Øget datakvalitet og mere tid med digitale arbejdsprocesser (workflow)

Præsentation på inspirationsseminar om d. 11. november 2008 - Karsten Ley Poulsen, FlowIT A/S

Dagsorden

1. Om FlowIT A/S

2. Digitalisering af projektprocesserne

3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune

– De forretningsmæssige udfordringer

– Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune

– Forankring: Brugervenlighed i højsædet

– Forretningsmæssige fordele

4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen

5. Opsummering

• Mission: Styrke organisationers evne til at samarbejde

– Effektiv projektgennemførelse - ProjectFlow

– Videndeling og dokumenthåndtering - IntraFlow

– Effektive driftsprocesser (workflow, HR-Portal, kontraktportal) – CoreFlow

• Dansk softwarevirksomhed etableret i 1999

• Børsen Gazelle virksomhed 2007, 2008

• ProjectFlow implementeringspartnere

Om FlowIT A/S

TV 2

Københavns Kommune

Region Sjælland

Århus Kommune

Næstved Kommune

Region Sjælland

NRGI

Sparinvest

TAC (Schneider Electric)

Fødevareøkonomisk institut (FOI)

LO

HTH Køkkener A/S

Kræftens Bekæmpelse

OBH-Gruppen

Digital Sundhed (Sundhedsstyrelsen / EPJ)

DFDS

TietgenSkolen

International Business College (IBC)

A.P. Møller – Mærsk - Odense Staalskibsværft

Exhausto

Kommunedata (KMD)

GN Store Nord

Dong Energy

IT- og Telestyrelsen

Udvalgte referencer

Digitalisering af projektprocesser

Dagsorden

1. Om FlowIT A/S

2. Digitalisering af projektprocesserne

3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune

– De forretningsmæssige udfordringer

– Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune

– Forankring: Brugervenlighed i højsædet

– Forretningsmæssige fordele

4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen

5. Opsummering

Udfordringer - I

Gode pædagogiske tilbud, sikkerhed og hygiejne

Udfordringer - II

Publicering på eksterne websites via web services, data til SAS eller

generér OOXML dokument til journalisering i eDoc®

Udfordringer - III

De interne arbejdsprocesser

Flere

IT-systemer

Telefon

Pæd.

konsulent

E-mails

Politikere ogcentralforvalt.

Tilsyn

Medarbejder

Udfordringer - opsummering

1. Overholde lovmæssige og forvaltningsmæssige krav

– Herunder tilsyn af pædagogiske tilbud, sikkerhed

og hygiejne

2. Publicere information til eksterne datakilder

– Brugerinformation.dk, borger.dk etc.

3. Effektivisere interne processer

– Ressourcekrævende manuel indrapportering i

e-mail, dokumenter osv.

– Flere forskellige IT-systemer med forskellige

brugergrænseflader

– Begrænset genbrug af data på tværs af

systemer

– Dobbeltindtastning

– Manuel godkendelse af indrapportering og

tidskrævende journalisering i ESDH-system

– Øge datakvalitet

– Genbruge data på tværs af systemer

Møder

Telefon

Pæd.

konsulent

E-mails

Dokumenter

Tilsyn

Medarbejder

Eksempel på workflow: Før og efter

Tilsynsrapportering

Møder

Telefon

Pæd.

konsulent

E-mails

Dokumenter

Tilsyn

Medarbejder

Tilsynsrapport

Pæ

da

go

gis

k

ko

su

len

t

Institu

tio

ns-

led

er

Syste

me

rF

orv

altn

ing

s-

bru

ge

r

Opret

tilsynsrapport

2008

Inddatér Godkend

InddatérGodkend

tilsynsrapportPublicér

Rettelser/kommentarer

Active DirectoryKMD Institution MOSS 2007/CoreFlow/SQL Server eDoc

Eksempel på workflow: Udsnit af tilsynsrapportering

Tilsynsrapport

Pæ

da

go

gis

k

ko

su

len

t

Institu

tio

ns-

led

er

Syste

me

rF

orv

altn

ing

s-

bru

ge

r

Opret

tilsynsrapport

2008

Inddatér Godkend

InddatérGodkend

tilsynsrapportPublicér

Rettelser/kommentarer

Active DirectoryKMD Institution MOSS 2007/CoreFlow/SQL Server eDoc

…

…

NØKKEN

BARNETS

HUS

Institutionsweb+

København S +

København V +

Institutionsportal med workflow i Københavns Kommune med CoreFlow

Minimer administrativt arbejde

Institutionsleder

Optimer samarbejdet med de enkelte institutioner

Pædagogisk konsulent

Skab overblik

Forvaltning

KMD

Institution

Active

Directory

eDocBruger-

Informati

on.dkSAS

Pædagogisk konsulent kan oprette tilsynsrapporter på sine institutioner

Pædagogisk konsulent

kan oprette

tilsynsrapporter på sine

institutioner

Tilsynsrapport: Fanen Proces

Skemaet kan være

beriget med

information fra 3. parts

systemer (KMD

Institution)

Påkrævede felter

Påkrævet felt

Denne fane har

påkrævede felter, der

ikke er udfyldt

Detaljeret hjælp

Når institutionslederen har udfyldt alle påkrævede felter, kan han markere den

udfyldt. Aktøren ændres herved til distrikt

Afslutningskvittering

Nu er aktøren Distrikt, og den pædagogiske konsulent

kan se, at han har en aktiv tilsynsrapport

Centralforvaltningen

Overblik over spørgsmål og svar

Sammenlign data fra

flere tilsynsrapporter

Sammenlign besvarelser på tværs af institutioner

Forankring

Brugervenlighed er afgørende, når +1.000 brugere med forskellige it-færdigheder skal

anvende løsningen

• Ledelsesforankring

• Involvere slutbrugere, kommunikation, testworkshops på prototype, kommunikation og

uddannelse samt efterfølgende opfølgning

• Brugervenlighed

• Enkel brugergrænseflade uden støj

• Personificeret – målrettet mod den enkelte brugerrolle

• Ingen dobbeltindtastninger

• Genbrug af data på tværs af arbejdsprocesser og systemer

• Gemme selvom alt ”påkrævet” ikke er udfyldt

• Rettighedsstyring og rollespecifikvisning på feltniveau

• Context specifik hjælp på feltniveau

Forretningsmæssige fordele

”Vores brug af Microsoft Office SharePoint Server og CoreFlow til digitalisering af arbejdsprocesser

mellem institutioner, distrikter og forvaltninger giver en brugervenlig løsning, der bidrager til bedre

overblik mere effektive arbejdsprocesser og genbrug af data” – Specialkonsulent Lars Østergaard, Center

for Informatik, Københavns Kommune

• Forbedring af samarbejdsprocesser

• Mindskelse af administrativt arbejde

• Forbedret overblik på tværs af institutioner

• Genbrug af information

• Højere datakvalitet

• Frigørelse af tid

• Én samlet platform til en hel række processer

Dagsorden

1. Om FlowIT A/S

2. Digitalisering af projektprocesserne

3. Digitale arbejdsprocesser i Københavns Kommune

– De forretningsmæssige udfordringer

– Demonstration af Institutionsweb i Københavns Kommune

– Forankring: Brugervenlighed i højsædet

– Forretningsmæssige fordele

4. Digitalisering af ændringshåndtering i organisationen

5. Opsummering

Digitalisering af ændringshåndtering

Online demo

Tak for I dag

Præsentation af CoreFlow konfigureret til understøttelse af samarbejdsprocesser mellem institutioner

Arkitektur

• Microsoft Office SharePoint Server 2007

• Office Open XML (OOXML) – Microsofts åbne dokumentformat

• CoreFlow overbygning til MOSS 2007 fra FlowIT

• Windows Server 2003

• MS SQL Server 2005