Gestão de Bens e Serviços Instrução de Trabalho -...
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Gestão de Bens e Serviços
Instrução de Trabalho - IT
Versão
01/2018
Data de Emissão
03/09/2018
Processo
Autorizar Baixa de Veículo Inservível ou Excedente
1. INFORMAÇÕES DO PROCESSO
Descrição do processo
A baixa de veículos inservíveis ou excedentes é a retirada do bem do patrimônio do Estado,
sendo destinado a reaproveitamento ou alienação. É de iniciativa do órgão interessado e será
dirigida à Diretoria de Gestão Patrimonial (DGPA) desta Secretaria de Estado da Administração
(SEA), quando preencher a condição de inservível ou excedente. A solicitação é feita através de
processo específico constituído no Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico – SGP-e.
Objetivo
Orientar sobre a autorização de baixa de veículos inservíveis ou excedentes, os quais serão
destinados a alienação, por leilão ou doação, fornecendo instruções relacionadas aos trâmites
exigidos pela legislação, bem como às operações necessárias no Sistema de Gestão de Protocolo
Eletrônico (SGP-e), no Sistema de Gestão Patrimonial (PAT) e no Sistema de Gerenciamento de
Veículos e Equipamentos (GVE).
Responsável
Nome Setor Telefone E-mail
Mário Menezes DGPA/GEMOV 48 3665-1665 [email protected]
Interessados
Órgão solicitante.
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Atores envolvidos
Órgão solicitante e DGPA/GEMOV.
Recursos tecnológicos (sistemas e integrações)
Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e);
Sistema de Gestão Patrimonial (PAT);
Sistema de Gerenciamento de Veículos e Equipamentos (GVE);
Intranet do Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN.
Parâmetros SGPE
Assunto Classe Controle de acesso (sigilo)
165 Baixa de Bens Móveis
2 Processo sobre Baixa de Bens Móveis
Público
Legislação, normativas e outras referências
Decreto 1.382, de 29 de novembro de 2017.
Indicadores de performance
Optativo nesse momento. São os indicadores que serão utilizados para monitoramento do
processo;
Alguns indicadores padrão de custo, tempo e volume de tramitações serão elaborados pelo
EPROC após a implantação.
Definições
Aviso de Recebimento (AR) – É o serviço de envio de correspondência que, por meio do
preenchimento de formulário próprio, permite comprovar, junto ao remetente, a entrega do objeto;
CRV – Certificado de Registro de Veículo. Documento indispensável para a transferência de
propriedade do veículo;
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Gestão de Frotas – Área específica da Diretoria de Gestão Patrimonial (DGPA) desta Secretaria de
Estado da Administração (SEA) responsável pelas atividades de gestão da frota de veículos oficiais do
Estado;
GVE – Sistema de Gerenciamento de Veículos e Equipamentos;
PAT – Sistema de Gestão Patrimonial;
Relatório IPAT 720 – relação de bens a serem baixados ou retirados do patrimônio, emitido pelo
Sistema de Gestão Patrimonial (PAT);
SGP-e – Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico;
Veículo Inservível ou Excedente – veículos automotores, próprios ou de terceiros, objetos de
declaração de inservibilidade, conforme modelo constante do Anexo I deste Decreto, firmada pelo
responsável da unidade administrativa descentralizada e seccional, ou veículos que não forem
abastecidos por período superior a 120 (cento e vinte) dias corridos, sem a inclusão das devidas
justificativas, caracterizando ausência de utilidade ou de necessidade efetiva do órgão, entidade ou
fundo;
Veículo Oficial – veículo automotor, próprio ou de terceiro, sob a responsabilidade de órgãos da
Administração Direta, fundos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo estadual,
que esteja registrado no Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN) ou na Base de Índice Nacional
(BIN).
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2. DIAGRAMA DO PROCESSO
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3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
Para cada atividade existente no diagrama do processo é preciso uma descrição, a qual deve ser
feita aqui. Esta descrição deve ser elaborada visando orientar os atores do processo, tornando-os
aptos a executar todo o processo a partir dela.
Órgão Solicitante
1. Cadastrar processo digital (SGPE)
Logado no SGPE, cadastrar processo digital;
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o ASSUNTO: 165 – Baixa de Bens Móveis;
o CLASSE: 2 – Processo sobre Baixa de Bens Móveis;
o Setor de competência: SEA/GEMOV;
o Interessado: CNPJ do responsável pela solicitação (CPF caso seja pessoa física);
o Detalhamento do assunto: Autorização de Baixa de Veículo Inservível ou Excedente;
o Controle de acesso: Público.
2. Inserir peça (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Tipo de documento: 13 - Ofício;
o Nome: Solicitação de baixa de veículos oficiais por inservibilidade.
3. Assinar peça (SGPE)
Selecionar as peças a serem assinadas e clicar em assinar ou em rejeitar, se for o caso.
4. Tramitar processo (SGPE)
SEA/DGPA/GEMOV
5. Receber processo (SGPE)
6. Analisar solicitação (SGPE)
Na aba Processos, apresenta os dados a ser analisado. Verificar nesta aba os dados do processo
para certificar-se do que se trata e clicar na aba Peças para analisar o ofício de solicitação e os
documentos que compõem o processo.
- Caso haja documentos pendentes, realizar as atividades 7 a 14. Caso contrário, ir para a atividade
15.
7. Elaborar despacho (SGPE)
Solicitar ao órgão a inserção dos documentos pendentes no processo.
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8. Inserir peça (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Tipo de documento: 97 – Despacho;
o Nome: Solicitação de documento pendente.
- Necessário marcar opção requer minha assinatura.
9. Assinar peça (SGPE)
Selecionar as peças a serem assinar e clicar em assinar ou em rejeitar, se for o caso.
10. Tramitar processo (SGPE)
Órgão Solicitante
11. Receber processo (SGPE)
12. Inserir peça (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Tipo de documento:
o Nome:
- O tipo de documento deve ser preenchido com a categoria que se adequa.
13. Tramitar processo (SGPE)
SEA/DGPA/GEMOV
14. Receber processo (SGPE)
- Caso a solicitação seja recusada, realizar as atividades de 15 a 20. Caso contrário, ir para a
atividade 22.
15. Elaborar despacho (SGPE)
Motivar a recusa da solicitação da autorização de baixa de veículo inservível.
16. Inserir peça (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Tipo de documento: 97 – Despacho;
o Nome: Motivação da recusa da solicitação.
17. Assinar peça (SGPE)
Selecionar as peças a serem assinadas e clicar em assinar ou rejeitar, se for o caso.
18. Tramitar processo (SGPE)
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Órgão Solicitante
19. Receber processo (SGPE)
20. Arquivar Processo (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Despacho: inserir o motivo do arquivamento;
- Caso seja seguido o caminho padrão seguir para a atividade 21.
21. Verificar débitos (Intranet do DETRAN)
Podem ocorrer duas situações: débitos pendentes ou o caminho padrão.
- Caso haja débitos pendentes cujo valor seja superior a 20% da avaliação do bem, realizar as
atividades de 22 a 29. Caso contrário, ir para a atividade 30.
22. Elaborar despacho (SGPE)
Solicitar ao órgão o pagamento dos débitos.
23. Inserir peça (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Tipo de documento: 97 – Despacho;
o Nome: Solicitação de pagamento de débito.
24. Assinar peça (SGPE)
Selecionar as peças a serem assinadas e clicar em assinar ou rejeitar, se for o caso.
25. Tramitar processo (SGPE)
26. Receber processo (SGPE)
27. Inserir peça (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Tipo de documento: 111 – Comprovante;
o Nome: Comprovante de pagamento de débitos.
28. Tramitar processo (SGPE)
SEA/DGPA/GEMOV
29. Receber processo (SGPE)
- Caso haja débitos pendentes cujo valor não exceda a 20% da avaliação do bem, realizar as
atividades 30 a 36. Caso contrário, ir para a atividade 37.
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30. Elaborar despacho (SGPE)
Solicitar à DIAF/GEAFC o pagamento dos débitos.
31. Inserir peça (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Tipo de documento: 97 – Despacho;
o Nome: Solicitação de pagamentos de débitos.
32. Assinar peça (SGPE)
Selecionar as peças a serem assinadas e clicar em assinar ou rejeitar, se for o caso.
33. Tramitar processo (SGPE)
SEA/DGPA/GEAFC
34. Receber processo (SGPE)
35. Pagar débitos (SIGEF)
Verificar saldo do empenho, liquidar e pagar débitos.
36. Tramitar processo (SGPE)
SEA/DGPA/GEMOV
37. Receber processo (SGPE)
- Caso seja seguido o caminho padrão.
38. Providenciar alienação
- Podendo ser de três formas. A primeira é por leilão (disponibilizar o bem para leilão, através da
publicação do edital), por doação (providenciar a doação do veículo ao órgão estatual interessado)
e por reaproveitamento (mediante solicitação de [órgão estadual interessado).
39. Autorizar baixa do veículo
Emitir a comunicação de venda ao DETRAN, no prazo de 30 (trinta) dias após o leilão ou doação
do veículo oficial, conforme previsto no art. 134 da Lei federal nº 9.503, de 1997
Autorizar a baixa definitiva do veículo no Sistema Administrativo de Gestão Patrimonial, no
prazo de 30 (trinta) dias após o leilão ou doação do veículo oficial;
Efetivar a baixa do registro de veículos alienados como sucatas no prazo de 30 (trinta) dias, no
DETRAN, nos termos da Resolução do CONTRAN nº 11, de 23 de janeiro de 1998, sob pena de
incorrer nas sanções previstas no art. 240 da Lei federal nº 9.503, de 1997.
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40. Comunicar autorização à Gestão de Frotas
Enviar comunicação da autorização da baixa de veículo inservível para o e-mail
[email protected], contendo o número do processo no SGP-e.
41. Arquivar processo (SGPE)
Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:
o Despacho: inserir o motivo do arquivamento;
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4. HISTÓRICO DE REVISÕES
Versão nº Responsável Data Síntese da Revisão
01/2018 Mylene Mendonça 03/09/2018 Primeira versão da Instrução de Trabalho
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5. ANEXOS
ANEXO I
MODELO DE PORTARIA PARA DESIGNAR A COMISSÃO DE BAIXA
O SECRETÁRIO DE ESTADO DX XXXXXXX, no uso de suas atribuições legais, resolve baixar a(s)
seguinte(s) Portaria(s):
Portaria nº xxx/xxxx - xx/xx/xxxx
O SECRETÁRIO DE ESTADO DX XXXXXXXXX, no uso de suas atribuições, RESOLVE: Designar os
servidores xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, cargo, matrícula nº xxxxxxxxxxxx; xxxxxxxxxxxxxxxxx
cargo xxxxxxx, matrícula nº xxxxxxxxxxxx; e xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, cargo, matrícula nº
xxxxxxxxxxxx, para, sob a Presidência do primeiro, comporem a COMISSÃO CENTRAL a fim de
proceder à Reavaliação, Redução ao Valor Recuperável do Ativo, Depreciação, Amortização,
Exaustão e Baixa dos Bens Móveis da Secretaria de Estado dx XXXXXXX.
_______________________________________________
Local e data
_______________________________________________
Assinatura do Secretário de Estado
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ANEXO II
MODELO DE ATA DA COMISSÃO DE BAIXA
Aos ______________ dias do mês de _________________ do ano de _______, nas dependências
da ___________________________________________, no Município de
______________________________, a Comissão de Baixa, designada por meio da Portaria ou
Resolução nº _______, publicada no Diário Oficial do Estado de _____ de _______________ de
______, formada pelos servidores _________________________, matrícula nº __________ ;
___________________________, matrícula nº _________ ; e _________________, matrícula nº
___________, sob a Presidência do primeiro, em obediência à norma vigente, reuniu-se e decidiu
pela baixa patrimonial dos bens considerados inservíveis descritos no relatório emitido pelo
Sistema Administrativo de Gestão Patrimonial.
Nada mais havendo a tratar, os membros da Comissão de Baixa encerram os trabalhos declarando
que as informações aqui mencionadas são a expressão da verdade.
Assinaturas:
_______________________________
Presidente