GESTIONE MANUTENZIONIgestione delle notifiche dal gestionale Gestione Manutenzioni verso gli Utenti...
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Via Artena, 48 - 00038 • Valmontone (RM) Tel. 06.95995160 • Fax 06.95995267 Partita I.V.A. 11174001005 www.golemict.it [email protected] GRUPPO Mod. 01 Mkt Carta Intestata rev. 0 GESTIONE MANUTENZIONI OGGETTO: Software Gestionale per l’organizzazione gli interventi di manutenzione/riparazioni nelle Strutture di competenza dell’Ente. STRUTTURA MODULARE: Il gestionale è composto da 6 Moduli realizzati appositamente per il Sistema Gestione Manutenzioni e 3 Moduli di Sistema. Sono Moduli realizzati: Strutture Referenti Evento Dannoso Manutentori Disponibilità del Manutentore Scheda Sono Moduli di sistema: Home Utente/Ruolo E-mail DESCRIZIONE MODULI: di seguito viene descritto nel dettaglio il funzionamento dei singoli moduli: UTENTE/RUOLO: Questo modulo consente all’Amministratore del Sistema di creare l’Utente ed associalo ad un Ruolo. Con il Ruolo viene definita la visibilità e l’operatività attribuita a ciascun Utente ad esso associato. Il Sistema Gestione Manutenzioni prevede 3 Ruoli: Referente: è la persona preposta alla Struttura di competenza dell’Ente. Manutentore: è la persona preposta ad eseguire gli interventi di manutenzione/riparazione. Gestore Sistema: è la persona preposta al Sistema Gestione Manutenzioni. Per quanto riguarda la visibilità e l’operatività attribuita a ciascun Ruolo: Il Referente ha la visibilità delle liste e del dettaglio dei dati inseriti. Non può inserire, modificare e cancellare i dati dei moduli. N.B: Per il modulo Schede il Referente ha visibilità delle sole schede alle quali è stato associato.
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GESTIONE MANUTENZIONI OGGETTO: Software Gestionale per l’organizzazione gli interventi di manutenzione/riparazioni nelle Strutture di competenza dell’Ente. STRUTTURA MODULARE: Il gestionale è composto da 6 Moduli realizzati appositamente per il Sistema Gestione Manutenzioni e 3 Moduli di Sistema. Sono Moduli realizzati:
Strutture Referenti Evento Dannoso Manutentori Disponibilità del Manutentore Scheda
Sono Moduli di sistema: Home Utente/Ruolo E-mail
DESCRIZIONE MODULI: di seguito viene descritto nel dettaglio il funzionamento dei singoli moduli: UTENTE/RUOLO: Questo modulo consente all’Amministratore del Sistema di creare l’Utente ed associalo ad un Ruolo. Con il Ruolo viene definita la visibilità e l’operatività attribuita a ciascun Utente ad esso associato. Il Sistema Gestione Manutenzioni prevede 3 Ruoli:
Referente: è la persona preposta alla Struttura di competenza dell’Ente.
Manutentore: è la persona preposta ad eseguire gli interventi di manutenzione/riparazione.
Gestore Sistema: è la persona preposta al Sistema Gestione Manutenzioni.
Per quanto riguarda la visibilità e l’operatività attribuita a ciascun Ruolo:
Il Referente ha la visibilità delle liste e del dettaglio dei dati inseriti. Non può inserire, modificare e cancellare i dati dei moduli. N.B: Per il modulo Schede il Referente ha visibilità delle sole schede alle quali è stato associato.
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Il Manutentore ha la visibilità delle liste e del dettaglio dei dati inseriti nei moduli. Non può inserire, modificare e cancellare i dati dei moduli ad eccezione del modulo Scheda Interventi dove può modificare alcuni dati della Scheda come lo Stato e la Data di Fine Intervento. N.B: Per il modulo Schede il Manutentore ha visibilità delle sole Schede alle quali è stato associato.
Il Gestore del Sistema ha la completa visibilità ed operatività di tutti i moduli del sistema potendo visualizzare le liste e il dettaglio dei dati dei moduli (come gli altri profili) e, soprattutto, inserire – modificare - cancellare i dati di ciascun modulo (ad eccezione del modulo Utente/Ruolo).
Il sistema consente la creazione un numero illimitato di Utenti. L’Utente può essere associato ad un solo Ruolo. Da un punto di vista operativo,l’Amministratore del Sistema, deve prima creare l’Utente Gestore del Sistema. Quindi,procedere con la creazione delle utenze con i Ruoli di Referente/Manutentore. Creato l’Utente Referente/Manutentore completa la creazione dell’utenza inserendo nel Modulo Referente/Manutentore il suo nominativo e l’indirizzo e-mail. Infine, di concerto con il Gestore del Sistema, viene completata l’anagrafica dell’utente Referente/Manutentore con altri dati (telefono, cellulare, indirizzo etc.) e, soprattutto, spetta al Gestore del Sistema associare l’utente al Modulo Strutture, se trattasi di utente con Ruolo di Referente, ovvero al Modulo Evento Dannoso se trattasi di utente con Ruolo di Manutentore. Infine, comunica all’utente appena creato il suo “Nome Utente” e “Password” per accedere al sistema. L’utente, che accede al sistema può modificare le proprie credenziale di accesso.
STRUTTURE E REFERENTI: Compete all’Utente con il Ruolo di Gestore del Sistema l’inserimento dei dati nel modulo Strutture. Quindi dopo avere creato la Struttura provvede ad associarla all’Utente con Ruolo di Referente inserito in precedenza di concerto con l’Amministratore di Sistema. EVENTO DANNOSO E MANUTENTORI: Compete all’Utente con Ruolo di Gestore di Sistema l’inserimento dei dati nel modulo Evento Dannoso. Quindi, dopo aver creato l’Evento Dannoso provvede ad associarlo all’Utente con il Ruolo di Manutentore inserito in precedenza di concerto con l’Amministratore di Sistema. SCHEDA: Compete all’Utente con Ruolo di Gestore di Sistema l’inserimento dei dati della Scheda Intervento. In particolare
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deve prima inserire i dati identificativi la Scheda: il Nome, la Data Inizio Intervento, la Struttura nella quale si deve provvedere con l’intervento di manutenzione/riparazione, l’Evento Dannoso che ha reso necessario l’intervento e una breve Descrizione del danno. Quindi, associare alla Scheda il Referente preposto alla Struttura e il Manutentore competente per l’Evento Dannoso. Infine, completa la scheda allegando i Documenti ed inviando l’E-mail a tutti i Manutentori selezionati nella Scheda. Compete all’Utente Manutentore e/o all’Utente Gestore di Sistema aggiornare lo Stato e la Data di Fine Intervento della Scheda. ( per dettagli vedi: “Riassunto delle Funzionalità Fondamentali” ) DISPONIBILITA’ DEL MANUTENTORE: Il sistema consente di gestire la Disponibilità dei Manutentori. Ossia, qualora il Manutentore sia stato associato ad una Scheda Intervento, il sistema ne tiene traccia e non consente di associare il Manutentore ad altre schede fino a quando questa non venga Chiusa. Inoltre, il sistema consente all’Utente con Ruolo di Gestore di Sistema di tracciare l’eventuale indisponibilità temporale del Manutentore (per ferie, malattia, permesso etc.) escludendo la possibilità di associarlo alle Schede Intervento fino al termine della sua indisponibilità. E-MAIL: Questo modulo è un client di posta che consente agli Utenti del sistema di ricevere/inviare E-mail. Per una corretta gestione delle notifiche dal gestionale Gestione Manutenzioni verso gli Utenti del Sistema e viceversa sono necessarie le seguenti indicazioni:
o Gli Utenti del sistema con il Ruolo di Referente o Manutentore devono configurare il client di posta con l’indirizzo e-mail inserito dall’Amministratore di Sistema.
o Gli Utenti del sistema con il Ruolo di Gestore del Sistema devono configurare il client di posta con uno stesso indirizzo e-mail condiviso.
Il dettaglio operativo del modulo e-mail all’interno del Sistema Gestione Manutenzioni è descritto di seguito in “Riassunto delle Funzionalità Fondamentali: Cronologia – Componi e-mail”. HOME: vengono visualizzate le dashlet contenenti la lista dei dati inseriti nei moduli del gestionale (Scheda Interventi, Referenti, Manutentori, Strutture ed Eventi Dannosi). La lista dei dati di ciascun modulo può essere ordinata e filtrata. RIASSUNTO DELLE FUNZIONALITA’ FONDAMENTALI: Completato l’inserimento dei dati strutturali del sistema (Referenti, Manutentori, Strutture ed Eventi Dannosi) ed effettuate le associazioni fondamentali (Referenti con Strutture e Manutentori
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con Eventi Dannosi) il Gestione Manutenzioni è pronto ad assolvere la sua funzione fondamentale: l’organizzazione gestita degli interventi di manutenzione/riparazioni, dei manutentori, dei referenti e delle strutture coinvolte. Al verificarsi dell’evento dannoso, l’utente con profilo di Gestore del Sistema, provvede a compilare la Scheda Intervento. La compilazione della Scheda viene espletata in due fasi successive:
I FASE: in questa prima fase devono essere valorizzati i seguenti dati obbligatori:
o Nome della Scheda Intervento. o Data Inizio Intervento. o Struttura per la quale si richiede l’intervento di
manutenzione/riparazione. ( selezionabile da una pop-up contenente la lista di tutte le Strutture inserite nel sistema ).
o Evento Dannoso. ( selezionabile da una pop-up contenente la lista degli Eventi Dannosi inseriti nel sistema ).
Quindi, i seguenti dati facoltativi: o Data Fine Intervento o Stato Interveto (valorizzato di default con “Aperto”) o Risposta Manutentori (valorizzato di default con “In
Attesa”) o Priorità (valorizzata di default con “Normale”) o Descrizione
II FASE: in questa fase l’utente Gestore di Sistema provvede a:
o Associare la Scheda Intervento al/i Referente/i Competente/i. ( che consiste nel selezionare il Referente da una lista ). Trattasi di una associazione “intelligente” in quanto nella lista dei Referenti “selezionabili” vengono visualizzati solo quelli associati alla Struttura pre-selezionata nella I FASE.
o Associare la Scheda Intervento al/i Manutentore/i Competente/i. ( che consiste nel selezionare il Manutentore da una lista ). Anche in questo caso la lista dei Manutentori “selezionabili” visualizza i soli Manutentori associati all’Evento Dannoso pre-selezionato nella I FASE. Inoltre,con la selezione del Manutentore il sistema non si limita a tener traccia della sola associazione Scheda Intervento Manutentore ma gestisce in automatico l’ “indisponibilità’” del Manutentore per il tempo in cui è impegnato nell’intervento di manutenzione/riparazione. In particolare, nel modulo Disponibilità del Manutentore viene tracciato la Data di Inizio e Fine Intervento e durante l’arco temporale
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tra la due date il sistema NON consente di associare il manutentore ad altre Schede Intervento. E ancora, nel caso non sia possibile definire la Data di Fine Intervento al momento della compilazione della Scheda, il sistema impedisce di associare il Manutentore ad altre schede con Data di Inizio Intervento successive alla Scheda “Aperta”.
o Documenti: viene data la possibilità di allegare documentazione attinente all’intervento da effettuare. Il documento allegato viene associato alla Scheda Intervento. I documenti possono essere allegati anche successivamente all’apertura della Scheda. Questo consente di documentare passo-passo tutte le dinamiche dell’intervento dal momento dell’apertura a quello della chiusura della Scheda.
o Cronologia – Componi E-mail: il “Componi E-mail” consente l’invio immediato dell’e-mail a tutti i Manutentori associati alla Scheda. Trattasi di un componente “intelligente” che in automatico valorizza il FROM dell’E-mail con l’indirizzo di tutti i Manutentori coinvolti nella Scheda. Inoltre, sempre in automatico, viene valorizzato l’oggetto con il riferimento al nome della Scheda e il corpo dell’e-mail con i dati fondamentali della scheda (Data Inizio Intervento, Struttura, Evento Dannoso, Descrizione etc.). All’e-mail che si sta per inviare è possibile allegare non solo i documenti presenti sul proprio pc ma anche i documenti associati alla scheda. Quindi,il sistema in automatico associa l’e-mail inviata alla scheda e sarà immediatamente visibile all’interno della “Cronologia – E-mail”. Inoltre, tutti gli utenti del sistema, qualora lo ritengano utile possono associare un’e-mail ricevuta o inviata alla Scheda rendendola visibile all’interno della “Cronologia – E-mail”.
Completato l’inserimento della Scheda Intervento, il Manutentore che ha ricevuto l’e-mail ( o comunque informato di essere stato impiegato per una certa riparazione/manutenzione ) accede al sistema e aggiorna nella Scheda Intervento la “Risposta Manutentori” da “In Attesa” a “Confermata”. Infine, terminata la manutenzione/riparazione, il Manutentore aggiorna lo Stato della Scheda da “Aperta” a “Chiusa” e la Data di Fine Intervento. Il sistema verifica che la Data di Fine Intervento non sia successiva alla data odierna. Con la chiusura della scheda il sistema in automatico aggiorna la “Disponibilità” del Manutentore consentendo al Gestore del Sistema di impegnarlo in successivi interventi di
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manutenzione/riparazione e quindi in altre Schede Intervento. In merito occorre precisare che la chiusura della Scheda con l’aggiornamento dello Stato e della Data di Fine Intervento può essere fatto anche dal Gestore del Sistema ALTRE FUNZIONALITA’: per come è stato strutturato, il sistema consente di usufruire di molteplici “utilità indirette”. In particolare tutti gli Utenti (Referenti, Manutentori e Gestore del Sistema) possono accedere al Gestore Manutenzioni anche solo per visualizzare ad esempio il nominativo del Referente preposto ad una certa Struttura, ovvero, conoscere il numero del centralino di una certa Struttura, oppure l’indirizzo e-mail del Manutentore etc. Inoltre, è possibile anche ricavare dei Report sugli interventi realizzati conteggiati per Stato (Aperto,Chiuso), Struttura, intervallo temporale, Evento Dannoso etc. GESTIONE MANUTENZIONI: VERSIONE MOBILE. Per il Sistema Gestione Manutenzioni è disponibile anche la “versione mobile” accessibile con tutti i dispositivi (Android e Apple). In particolare la versione mobile consente:
o Per tutti gli Utenti del sistema, la consultazione dei dati presenti nel Gestione Manutenzione (Strutture, Referenti, Manutentori e Schede).
o Per i soli Utenti Gestore di Sistema e Manutentore, la possibilità di aggiornare lo Stato e la Data di Fine Intervento della Scheda.
Con la versione mobile lo Stato delle Schede degli interventi di manutenzione/riparazione è praticamente aggiornabile in tempo reale in quanto consente al Manutentore, dotato di dispositivo mobile, di chiudere la Scheda appena terminato l’intervento.
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SCREENSHOT DEL SISTEMA GESTIONE MANUTENZIONI: LOGIN:
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HOME PAGE:
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REFERENTI: LISTA DEI REFERENTI INSERITI NEL SISTEMA.
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REFERENTI: NUOVO REFERENTE
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REFERENTI: DETTAGLIO DEL REFERENTE E DELLE ASSOCIAZIONI ALLE STRUTTURE E SCHEDE INTERVENTO
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STRUTTURE: LISTA DELLE STRUTTURE INSERITE NEL SISTEMA
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STRUTTURE: NUOVA STRUTTURA
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STRUTTURE: DETTAGLIO DELLA STRUTTURA E DELLE ASSOCIAZIONI AI REFERENTI E ALLE SCHEDE INTERVENTO.
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STRUTTURE: ASSOCIAZIONE DEL REFERENTE ALLA STRUTTURA. Nel pannello “Referenti” cliccando il Button <Seleziona> viene aperta la pop up con la lista dei referenti da associare alla Struttura
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EVENTO DANNOSO: LISTA DEGLI EVENTI DANNOSI INSERITI NEL SISTEMA
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EVENTO DANNOSO: NUOVO EVENTO DANNOSO
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EVENTO DANNOSO: DETTAGLIO DELL’EVENTO DANNOSO E DELLE ASSOCIAZIONI AI MANUTENTORI E ALLE SCHEDE INTERVENTO
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EVENTO DANNOSO: ASSOCIAZIONE DELL’EVENTO DANNOSO AI MANUTENTORI. Nel pannello “Manutentori” cliccando il Button <Seleziona> viene aperta la pop up con la lista dei manutentori da associare all’Evento Dannoso
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MANUTENTORI: LISTA DEI MANUTENTORI INSERITI NEL SISTEMA
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MANUTENTORI: NUOVO MANUTENTORE
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MANUTENTORI: DETTAGLIO DEL MANUTENTORE E DELLE ASSOCIAZIONI ALL’EVENTO DANNOSO, ALLA DISPONIBILITA’ E ALLE SCHEDE
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MANUTENTORI: DISPONIBILITA’è possibile creare l’indisponibilità del manutentore per ferie, permessi, malattia etc. Cliccando il Button <Crea> è possibile indicare il motivo e la durata dell’indisponibilità
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SCHEDA: LISTA DELLE SCHEDE D’INTERVENTO INSERITE NEL SISTEMA
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SCHEDA: DETTAGLIO DELLA SCHEDA CON LE ASSOCIAZIONI AI REFERENTI, MANUTENTORI, DOCUMENTI E E-MAIL.
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SCHEDA: NUOVA SCHEDA ( I FASE )
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SCHEDA: NUOVA SCHEDA ( II FASE ). In questa fase si procede con l’associazione della scheda al Referente e al Manutentore. Quindi, è possibile allegare documenti ed inviare l’e-mail auto composta a tutti i Manutentori associati
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E-MAIL: CLIENT E-MAIL. E’ possibile associare l’e-mail ad una qualsiasi scheda inserita nel sistema cliccando sul bottone <Importa in Sugar> e selezionando la Scheda
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NOTE LEGALI: GESTIONE MANUTENZIONI è un software realizzato sfruttando le API dell’ Open Source SugarCRM distribuito sotto licenza AGPLv3 e come tali sono software libero che è possibile ridistribuire e modificare secondo i termini della GNU Affero General Public License versione 3 come pubblicata dalla Free Software Foundation. Le API dell’Open Source SugarCRM sono state utilizzate per realizzare i moduli Strutture, Referenti, Manutentori, Eventi Dannosi, Disponibilità Manutentore e Scheda Intervento. Questi moduli sono a loro volta Open Source per l’acquirente del sistema che può liberamente ridistribuirli e modificarli secondo i termini sopra indicati
