Gestion planification
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Adil NADAM Responsable du bureau d’organisation des soins infirmiers CHR Mohamed V Safi
Adil NADAM Surveillant des services de santé 1
المملكة المغربية
وزارة الصحة المديرية الجهوية للصحة
جهة دكالة عبدة
المركز االستشفائي الجهوي محمد الخامس اسفي
Royaume du Maroc ministère de la santé direction régionale de la sante a la région de Doukkala Abda Centre hospitalier régional Mohammed V de Safi
Une diversité de définitions: « planifier c’est appliquer un processus qui
amène à décider quoi faire, comment le faire et comment évaluer ce qui sera fait avant l’action, i.e. avant de le faire »
BEGIN
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«Méthode qui essaie d’assurer que les ressources disponibles maintenant et dans le futur soient utilisées d’une façon efficiente pour atteindre des objectifs fixes »
Andrew gren
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« la planification est un processus continu de prévision de ressources et de services requis pour atteindre des objectifs déterminés selon un ordre de priorité établi, permettant de choisir la ou les solutions optimales parmi plusieurs alternatives; ces choix prennent en considération le contexte de contraintes internes et externes, connues actuellement ou prévisibles dans le futur ».
Pineault et Daveluy
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Schaefer propose une définition en terme de processus:
« un processus méthodologique consistant à définir un problème pour analyse, à repérer les besoins et demandes non satisfaits qui constituent le problème, à fixer des buts réalistes et atteignables et en déterminer l’ordre de priorité, à recenser les ressources nécessaires pour les atteindre et à projeter les actions administratives en posant les diverses stratégies d’interventions possibles pour résoudre le problème ».
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Étape 1: Recherche d’un consensus sur les finalités et buts: Identification du problème établissement des priorités fixation des buts Étape 2: Fixation d’objectifs spécifiques prioritaires: fixation des objectifs généraux et spécifiques détermination des actions pour atteindre les objectifs prévision des ressources requises
Étape 3: Programmation des moyens et des activités fixation des objectifs opérationnels mise en œuvre du programme
Étape 4: Évaluation: concerne toutes les étapes ci-dessus
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Objectifs
Activités
RESPONSABLES
RESSOURCES
Echéancier
indicateurs
De
résultats 2010 2011 2
0
1
2
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Démarche d’analyse quantitative et/ ou
qualitative qui consiste à apprécier soit le déroulement d’une action ou d’un programme, soit à mesurer leurs effets, (ANDEM,)
C’est déterminer la valeur d’une chose, et d’apprécier les points forts et les points faible d’un système (Hubinon,2004).
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« La performance recouvre à la fois l’efficacité socio-économique (la prestation de soins répond-elle aux besoins de santé, est elle adaptée au standard de qualité attendu ?), l’efficience (la réalisation du service se fait-elle au moindre coût ?) et la qualité de service (l’accessibilité des soins, les délais d’attente, etc.) ». Blanc et al. (2007).
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Approche fonctionnelle
Hôpital = Ensemble de fonctions
Performance hospitalière = Réalisation des missions de l’hôpital
(Efficacité)
Assurer les fonctions des hôpitaux (fonctionnalité)
Rentabiliser les ressources (efficience)
Cadre de l’analyse de la performance
systémique
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Prérequis 1: Fonctions de l’Hôpital
1. Diagnostic
2. Traitement
3. Hôtellerie
10. Achat
11. Gestion des
productions
12. Direction
4. Enseignement
5. Recherche
6. Expertise
7. Service public
8. Appui au RESSB
9. Assistance
Mission
de soins
Mission
économique et
managériale
Mission de
santé
publique
Mission
Développemen
t professionnel
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Prérequis 3 : Attributs de performance
ACTIVITE/PRODUIT
(FONCTION) Bénéficiaires Résultat
Mesure de l’efficacité Mesure de la production
Ressources
Mesure de l’efficience
Productivité
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Matrice d’analyse de la performance hospitalière
FONCTIONS ATTRIBUTS DE PERFORMANCE
Production Efficacité Efficience
Soins
Urgence
CSE
Hospitalisation
Diagnostic
Imagerie
Laboratoire
Hôtellerie
Séjour
Gestion
Finance
Ressources humaines
Logistique
Prérequis 4 :
Indicateurs de mesure de la performance
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Exemples d’indicateurs de mesure FONCTIONS ATTRIBUTS DE PERFORMANCE
Production
(V. Absolue et relative)
Efficacité/Qualité Efficience/Productivité
Soins
Urgence Tx de Fréquentation des
urgences
% admissions urgentes
CSE Tx de Fréquentation des CSE Délai de RV pour CSE
Admission Tx d’hospitalisation Mortalité intra-
hospitalière
Délai RV pour admission
Tx infections
nosocomiales
DMS
Diagnostic
Imagerie Nb d’ex. d’imagerie /hab
Laboratoire Nb d’ex. de labo /hab
Hôtellerie
Séjour Fréquentation litière TROT TOM
Gestion
Finance Évolution des ressources
propres
Capacité
d’autofinancement
Recouvrement des
recettes
Dépenses par admission
Couverture des dépenses
Ressources humaines
Logistique
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Un document d'information, sur mesure, de
synthèse, orienté vers le contrôle et la prise de
décision. Il doit permettre au responsable
d'analyser les situations, d'anticiper les
évolutions, de réagir dans des délais brefs.
C'est également un instrument de
communication privilégié pour les différents
acteurs de l’organisation;
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Le TB montre des données qui, après analyse, doivent permettre une prise des décisions et une réaction face à la situation décrite. C’est un outil de synthèse et de visualisation des situations constatées par des indicateurs. C’est un ensemble permanent d’indicateurs cohérents permettant à un observateur d’identifier et d’appréhender rapidement la situation globale d’une organisation; Adil NADAM Surveillant des services de santé 18
C’est un instrument qui permet de suivre la réalisation des objectifs fixés et d’entreprendre des actions correctives. C’est un outil de décision et d’action à partir d’une synthèse d’informations sélectionnées ; il comprend un référentiel d’indicateurs utiles à la réflexion et donc un instrument de contrôle et de pilotage.
C’est un outil dynamique et évolutif qui vise à identifier les dysfonctionnements et à préparer l’intervention. Il contient des mesures quantitatives et qualitatives sur les activités de l’organisation.
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Un outil destiné au responsable, pour lui
permettre, grâce à des indicateurs
présentés d’une manière synthétique, de
contrôler le fonctionnement de son
système, d’analyser les écarts
significatifs afin de prévoir et de décider;
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Bref;
Le TB n’est pas un simple panneau d’affichage présentant les
derniers résultats; il est:
Un outil réactif: sonne l’alarme et met l’accent directement
sur les sources des problèmes/dysfonctionnements dans un
langage adapté au décideur;
Un instrument qui permet de suivre la réalisation des
objectifs fixés et d’entreprendre des actions correctives;
Un outil de réflexion, de décision et d’action ;
Un instrument de contrôle et de pilotage,
Un outil d’animation des équipes
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Outil de gestion et de régulation qui donne une
vision instantanée de la situation et de
l’évolution de la qualité perçue et de la qualité
produite;
Un instrument de mesure de la performance,
une clé de la démarche progrès/qualité;
En somme, le TB est un véritable baromètre de
la santé de l’établissement.
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Le tableau
de bord
Stabilise
l’information
Facilite la
communication
Dynamise la
réflexion
Maîtrise le
risque
Réduit
l’incertitude
Alain Fernandez
Le TB doit être: Synthétique : Permet de capter rapidement l’essentiel du
contexte afin de décider. Évolutif : Met en résonance l’unité et son contexte. Réactif: Sonne l’alarme, permet d’identifier les
dysfonctionnements et de préparer l’intervention; Maniable : Facilite la diffusion des informations Périodique et adaptable; Paramétrable : Il doit avoir la faculté de s’adapter à
chaque niveau de responsabilité Prospectif : Doit être un système de pilotage performant
pour suivre/anticiper la progression des efforts et de la situation par rapport aux objectifs fixés.
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Préalables: Possession d’une connaissance éclairée de l’organisation (FFOM, mission, orientations stratégiques, objectifs et plans…);
Étape 1 : Étude de faisabilité et de pertinence : étudier la
pertinence/possibilité de se doter d’un TB et faire une réflexion sur l’information dont on aura besoin.
Étape 2 : Définition des objectifs et des activités (objets de gestion) qui feront l’objet du suivi et de contrôle: Que veut on mesurer ? Que veut-on suivre ?
Étape 3 : Choix des indicateurs qui vont refléter le mieux l’état de fonctionnement de l’unité (nombre des ind, sources des données, collecte, compilation, périodicité…). La définition des:
Indices de contrôle qui constituent les « normes ». Le clignotant (Valeurs cibles et seuils de tolérance).
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Étape 4 : Détermination du design du TB : Choisir un support approprié pour en faire un outil facilement exploitable et agencer les indicateurs par catégorie homogène.
Étape 5 : Validation du TB: Il faut tester l’outil dans sa forme définitive (tester la collecte des données, l’élaboration du TB et la lecture du TB) et s’assurer que l’outil convient aux nécessités de la gestion de l’unité.
Étape 6 : Exploitation du TB : Piloter, animer,contrôler, décider, agir. Veiller à l’amélioration continue (Le TB correspond-il toujours aux attentes ? Audit, suivi, adaptation permanente aux évolutions de l’unité et de son contexte).
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« Information choisie, associée à un phénomène, destinée
à en observer périodiquement les évolutions au regard
d'objectifs périodiquement définis » Norme ISO 8402
« Une donnée permettant de caractériser une situation et
d’effectuer des comparaisons dans le temps et dans
l’espace. Il fait objet d’un enregistrement permanent ou
périodique. C’est surtout un révélateur c'est-à-dire que
toute variation significative entre deux valeurs doit
entraîner la recherche d’une explication »
Michel et Mouget.
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Dans les orientations de l’OMS pour l’évaluation des programmes de santé, les indicateurs sont « des variables aidant à mesurer les changements. On les utilise surtout lorsque ces changements ne peuvent être mesurés directement ».
« Une information contribuant à l’appréciation d’une situation par le décideur. Il n’est jamais muet. Il entraîne une réaction. Cette réaction peut être de ne rien faire. Mais tout de même une démarche active. C’est la signalisation portée par l’indicateur qui entraîne ce comportement. » Alain Fernandez
Un indicateur est un « capteur » implanté dans le système afin d’obtenir une information chiffrée, dont la comparaison avec une base de référence (ex: norme) permet d’évaluer son état de fonctionnement .
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Simple et acceptable: facile à élaborer, à recueillir et à calculer, compréhensible et compris de la même façon par tous et bien accepté.
Valide et pertinent : reflète ce qu'il est censé mesurer, c'est à dire apte à fournir les repères nécessaires à l'appréciation de l'état ou de l'évolution du phénomène pour lequel il a été choisi. Un indicateur est notamment supposé varier dans le même sens que ce qu'il mesure. Pertinent s'il permet d'identifier simplement des problèmes pour les quels des actions de prévention ou de correction efficaces existent.
Fiable : apte à une mesure précise et reproductible Sensible et spécifique : apte à varier rapidement lorsque
apparaissent des variations, même de faible amplitude, du phénomène étudié, il est spécifique lorsqu'il ne varie que si le phénomène à l'étude subit une modification. Adil NADAM Surveillant des services de santé 31
Selon le positionnement par rapport à l'action : Indicateurs de ressources (ex: ratio inf/hab.….) Indicateurs de processus (ex: délai de RDV…) Indicateurs de résultats.(ex: taux de vaccination, taux d’infection du
site opératoire…) OMS: (Atelier de Rabat, 17-20 Mai 2005, Gestion basée sur les
résultats au sein de l’OMS, Approche logique de gestion des programmes) détermine les types d’indicateurs comme suit :
Indicateurs quantitatifs: font l’objet des énoncés statistiques (incidence, pourcentage, nombre).
Indicateurs qualitatifs : jugements et perceptions, fondés pour l’essentiel sur une analyse objective.
Indicateurs combinés : combinent des mesures qualitatives et quantitatives.
Indicateurs Proxy ou de substitution : sont des mesures indirectes d’une situation; ils peuvent être quantitatifs, qualitatifs ou combinés.
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Le SEIS a catégorisé les types d’indicateurs comme suit : Les indicateurs de production ou d’activités : Ils permettent de
rendre compte des activités des différents centres d’activité (hospitalisation, Pharmacie, Laboratoire, Radiologie, Bloc…)
Les indicateurs de moyens : Ils s’intéressent aux divers moyens que l’unité met en oeuvre pour réaliser ses missions (le personnel…..).
Les indicateurs de productivité : C'est le résultat d'un rapport entre deux quantités, soit la quantité de biens et services produits durant une période de temps (t) = (Output) et la quantité de ressources nécessaires à fournir ces biens et services durant cette même période (Intrants ou facteurs de production) (ex: examens de RX/TRX…)
Indicateurs de qualité : complexes, difficiles à élaborer et souvent entachés de subjectivité du fait de la multitude des dimensions de la qualité
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En veillant aux critères du bon indicateur, définir: L’objectif et l’intérêt Processus concernés Responsable de l’indicateur Données à collecter: source, mode, outil et la
fréquence de collecte Circuit d’information Méthode de calcul et unité avec laquelle il est
exprimé Valeur cible et/ou de comparaison Le libellé/dénomination.
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1- Délais des Rendez-vous
A- Hospitalisation
B- Consultation et HDJ
C- Examens par
Para cliniques (3 par EH)
- Chirurgie :
- Pathologies complexes
- Pathologies simples
- Consultation par spécialités
- HDJ par nature des actes
(Chimiothérapie,…)
Patients hospitalisés et patients externes
- Examens biologiques et/ou d’ana-path
- Examens Radiologiques (IRM, Scanners…)
- Examens d’explorations (Endoscopie…)
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2- DMS • Par pôle
• DMS préopératoire
3- Taux d’infections nosocomiales
4- Incidents de transfusion sanguine
5- Mortalité primaire et secondaire
6- Plaintes et réclamations
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7- Nombre de jours d’immobilisation des plateaux technique
Radiologie
Laboratoire
Salles Opératoires
• Scanners
• IRM
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8- Ressources Humaines
Taux d’absentéisme
Grèves
• Maladie
• Accident de travail…
• Nombre de journées
9- Deux enquêtes de satisfaction par établissement et par an
1 Enquête en Février
1 Enquête en Septembre
Résultats à soumettre
au Conseil d’Administration
Merci de votre attention
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