Gestion du temps stratégique

Gestion du tempsstratégique

Tous droits réservés: Laurent Marcoux, Québec, Qc., Canada, 2015.

Quelques principes de base

• Il y a 24 heures dans une journée• La procrastination est un phénomène

probablement lié à des fonctions biologiques d’abord et avant tout– Manque de sommeil– Digestion

• Vous ne serez jamais aussi performant qu’un robot

Comment arrêter de procrastiner?

• Procrastiner = remettre le travail à plus tard• La technique Pomodoro:

– Tranches de 25 minutes de travail = 5 minutes de repos– Ratio 5/25– On alterne travail et repos au lieu de faire de longs blitz de travail– On se chronomètre au besoin

• Mes réflexions personnelles– Si vous accumulez le travail, vous devez aussi accumuler le repos…– 1 heure de travail continu = 15 minutes de repos– 8 heures de travail continu = 2 heures de repos– N’oubliez pas de boire beaucoup d’eau, prendre de l’air frais et vous nourrir

convenablement!

Journal intime

• Créez-vous un journal de vos activités• Notez les moments de stress exagérés• Cherchez des patterns (modèles) de moments

où se répètent toujours des disfonctionnements

• Faîtes du ménage dans vos activités et réorganisez votre emploi du temps

Journal intime

• Pendant une semaine, notez toutes vos tâches dans un fichier– Catégorisez les tâches par types de tâches• Pouvez-vous regrouper des tâches ensemble?• Pouvez-vous faire plusieurs tâches en même temps?• Un outil pourrait-il vous aider à réduire votre nombre

de tâches?

– Comptabilisez aussi vos moments de détente et de loisirs• Combien est-ce que je dois dépenser en détente et

loisirs pour être performant dans mes tâches?

Anecdotes

• Un chirurgien a réalisé que pour être très performante au travail, il devait répéter mentalement à chaque matin durant son jogging les étapes de ses chirurgies pour s’assurer d’éviter de faire des erreurs.

• Un entraîneur sportif a réalisé que les meilleurs hockeyeurs étaient mariés. Il y aurait une certaine corrélation entre la stabilité qu’offre le mariage au plan de la sexualité et les performances des joueurs de hockey!

Jugez vos tâches

• Est-ce une tâche…?– Urgente et importante– Urgente, mais pas importante– Pas urgente, mais importante– Pas urgente et pas importante– Complètement inutile– Nuisible– Qui me rend négligent sur d’autres tâches– Que vous pourriez déléguer à quelqu’un de plus

compétent que vous?

Dormez plus et mieux!

• Les performances sont meilleures quand on dort mieux!

• Mal gérer sont temps a comme pour symptôme fréquent un disfonctionnement du rapport au sommeil

• Faîtes des siestes

Les gros cailloux en premier

• Quelles sont les éléments de votre routine qui ne doivent absolument pas être déplacés?– Alimentation– Sport– Santé (prise de médicaments, etc.)– Famille– Travail– Amis– Etc.

Mais il reste de la place…

• Quelles sont les tâches « secondaires » que vous préférez ne pas éliminer?– Loisirs moins fréquents– Etc.

• Finalement, qu’est-ce que vous pourriez/devriez éliminer de votre emploi du temps actuel?– Quelles sont vos tâches parasitaires (celles qui

vous bouffent du temps pour rien)?

Investir prend du temps

• Gardez toujours une marge d’erreur de 10%– 10% de votre temps devrait être accordé à:• L’ennui (qui favorise une certaine créativité)• Les rendez-vous imprévus• La gestion de crise potentielle

• Passez au moins une heure par semaine à penser à vos ressources– Une heure par semaine à réfléchir à comment

devenir plus riche, moins perdre de temps et optimiser l’utilisation de vos ressources…

Avez-vous les bons outils?

Pouvez-vous combiner des tâches?

Pouvez-vous rendrefun des tâches plates?

Pouvez-vous réorganiser/accélérer des tâches?

Quelques idées

• Lire dans l’autobus• Travailler avec des amis dans un café• Prendre sa douche au travail plutôt qu’à la

maison• Manger en regardant un documentaire• Au lieu de mobiliser quatre jours avec un

rendez-vous par jour, invitez les quatre personnes des rendez-vous durant la même journée dans vos locaux et mobilisez une seule journée complète sans vous déplacer

Selon Marilyn Waring

• Le meilleur moyen d’optimiser son temps est de placer des technologies dans les moments de surcharge– Lave-vaisselle dans un restaurant– Tracteur– Moulin à eau

SOURCE:https://www.onf.ca/film/whos_counting

Selon Frederick Winslow Taylor

• Time and motion study• Pour réduire les tâches inutiles et donc

réduire la surcharge de travail, il faut mesurer le temps et les opérations nécessaires à chaque tâche afin de trouver la structure de tâches idéale.

• Cette stratégie a permis de réduire considérablement les tâches inutiles dans de nombreuses industries.

Quel est le meilleur ordre d’opération?

• Si on a trois opérations (A, B et C)…• Est-ce plus logique de faire les tâches dans

l’ordre…?– ABC– ACB– BCA– BAC– CAB– CBA

Ergonomie du poste de travail

• Si vous êtes inconfortable, vous risquez de vous fatiguer plus rapidement.

• Exemples:– Être debout toute la journée– Devoir forcer des yeux dans la noirceur– Être assis toute la journée– Entendre trop de bruits forts

• À la longue, ça peut même rendre malade!

Gérer les risques

• Pouvez-vous prévoir les moments de surcharge?– Dans l’heure– Dans la journée– Dans la semaine– Dans le mois– Dans l’année

Théorie du goulot d’étranglement

• Quand il y a surcharge de travail ou qu’une tâche entraîne une surcharge de demande en ressources, il y a goulot d’étranglement.– Ce que ça entraîne…• Frustrations des employés et des clients• Augmentation des risques et donc dangers de blessure• Problèmes de communications• Etc.

Êtes-vous stressé?

• Le stress est une réponse biologique• Tension psychologique en lien avec de

multiples causes probables– Relations (décès d’un proche, divorce, etc.)– Disfonctionnement quelconque– Catastrophe, etc.

• Comorbidité (accumulation de plusieurs problèmes psychologiques en même temps)– Plutôt fréquent

Évaluer son niveau de stress

• Aperçu de l’Échelle Holmes-Rahe:– Les 5 sources de stress les plus hautes:

SOURCE:https://vie-etudiante.uqam.ca/medias/fichiers/conseils-soutien/

echelle_evaluation_stress_an.pdf

Mes tâches

Mes compétences

Avez-vous perdu la tête?

• Beaucoup de problèmes de gestion du temps liés à un déséquilibre entre la charge de la tâche et les compétences de celui qui l’a fait.

• Vous devez équilibrer la charge de la tâche (ce qu’elle demande en terme de ressources) avec la compétence de la personne qui accomplit la tâche.

Attention à vos relations!

• « Cette personne me bouffe un temps fou! »• Importance des relations dans l’Histoire de

l’humanité pour favoriser la survie de l’espèce• Meilleurs performances des cyclistes qui font

la course à deux que seul (Triplett)

Gérer les flux

• Flux = ce qui bouge dans le système• Quelles sont les entrées et les sorties de votre

système?– Exemples d’entrées:• Recevoir un colis• Devoir ranger son épicerie dans son réfrigérateur• Devoir ranger sa petite monnaie

– Exemples de sorties:• Devoir payer une facture• Devoir jeter les déchets• Perte de l’essence lors du transport

Avoir une politique pour chaque flux

• Vous devez organiser la manière dont vous allez procéder normalement pour gérer chacun de vos flux.

• Exemple: « Je vais toujours ranger ma petite monnaie dans ma tirelire. »– Si vous devez faire de la formation d’employé,

vous économisez beaucoup de temps en communicant vos politiques préétablies au lieu de devoir réinventer la politique pour chaque employé.


Niveau 1: alerte des urgences

Niveau 2: stabilise le flux

Niveau 3: archivage

BLOC URGENCE

TOUT LE FLUX


Niveau 1: Téléphoniste 911

Niveau 2: Police, pompiers, ambulanciers, etc.

Niveau 3: Archivage des appels pour des fins légales

Premiers soins directs au téléphone

TOUS LES APPELS AU 911911


Niveau 1: Premier contact

Niveau 2: Transfert de la communication au bon département

Niveau 3: Transfert de la communication à la bonne personne et suivi

Référé rapidement à l’équipe de vente

COMMUNICATIONS CLIENTSPME

Soyez mathématique

• Faîtes des statistiques de vos flux• Courbes de croissance/décroissance de la

surcharge de travail en raison de la croissance/décroissance des flux

Exemple 1: les emails

• L’entrée d’un email est un flux• C’est normal de recevoir plus de courriels à

certains moments de l’année, du mois, de la semaine ou du jour

• Qui envoie un courriel urgent à 3h AM?


• Structurer ses emails par silos pour organiser les flux– Email A: flux entreprise• Ne contient que les emails d’entreprise

– Email B: flux famille• Ne contient que les emails de la famille

– Email C: flux « désorganisé/autre »• Ne contient que les lettres d’envoi (newsletter) et les

abonnements divers à des plateformes


• Quelques trucs:– Assurez-vous d’avoir des outils rapides à la base– Mon choix personnel:• Gmail• Google Chrome• Extension: Vérificateur de messages Google

– Au lieu de supprimer chaque courriel un à la fois, supprimez les tous ensemble une fois par mois.• Économie de temps estimé : 10 secondes par email.• Si vous avez 60 emails à chaque jour, ça vous

économise 10 minutes par jour.

Exemple 2: les études

• Rush d’examens prévisibles– À quelle date?

• Il est prouvé scientifiquement qu’on apprend par répétition– Comment augmenter mon nombre de

répétitions?– Faire une répétition de 30 minutes par jour au lieu

de faire une répétition de 8 heures la veille de l’examen!

Exemple 3: en entreprise

• Revenons à la base:– Avez-vous les bons outils technologiques pour

vous enlever de la surcharge de travail?– Avez-vous donné les tâches aux gens les plus

compétents pour les faire?– Êtes-vous dans un rush que vous n’avez pas prévu

d’avance?• Si oui, embauchez du personnel avant de faire un burn-

out!

Exemple 3: en entreprise

• Êtes-vous en train d’aliéner vos employés?• Avez-vous le contrôle sur la gestion ou est-ce

géré à partir des États-Unis sans votre mot à dire?– Si vous n’avez pas de contrôle, alors demandez-

en!– Beaucoup de stress lié au sentiment

d’incompétence et d’impuissance– Êtes-vous écouté?• Si non, il est temps d’alerter vos supérieurs du danger.

Quelques choses à noter

• Le multitâche n’est pas idéal pour tous les types de travail

• Les interruptions fréquentes sont une source majeure de perte de temps en entreprise– Solution: déléguer les communications à une

personne qui ne fait que ça de sa journée– Fermez votre cellulaire!– Demandez qu’on ne vous dérange pas pendant X

temps et forcez plutôt des réunions qu’équipe rapides et fréquentes (SCRUM)

Testez!

• Avant de décider qu’une politique de gestion des tâches s’appliquera par tout de la même manière, testez-le en petit système fermé (projet pilote)– Analysez les résultats scientifiquement– Produisez des conclusions généralisables– Évitez de frustrer vos employés avec des va-et-

vient et des décisions de politiques adoptés et puis réformées après sans explication

Prenez-vous du repos?

Flânez!

• Flâner et déambuler permet l’éclosion d’idées de génie qui permettront l’automatisation de tâches et la réduction des pertes de temps.

• Einstein prendrait 95% de son temps pour penser au problème et 5% pour penser à la solution au problème.

Renforcez vos forces, réduisez vos faiblesses

• Trouvez des outils pour automatiser les tâches qui vous rendent riche

• Développez des moyens efficaces de gérer ce qui est désagréable à faire– Exemple: J’ai le droit d’écouter de la musique en

faisant le ménage

• Arrêtez de demander à des gens non créatif d’être créatif!

« L’effort est le signe de l’erreur » – André Moreau

Êtes-vous en train de perdre votre vie à faire des efforts que vous pourriez ne pas faire en adoptant de meilleures solutions?

Pourriez-vous engager des paresseux ou des incompétents et le travail se ferait quand même très bien?

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