GESTIÓN DOCUMENTAL Informática II Profesor: Lic. Carlos Leal Universidad Mariano Gálvez.
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GESTIÓN DOCUMENTALInformática IIProfesor: Lic. Carlos LealUniversidad Mariano Gálvez
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GENERALIDADES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
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Definición Conjunto de actividades administrativas
y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Cada institución produce documentos en su diario vivir.
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La Gestión Documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones.
Administrar los documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una organización, se registren adecuadamente.
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Propósito de la Gestión Documental La gestión de documentos tiene como
fin último servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran.
Se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir a cabalidad con tal objetivo.
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Los pasos de la Gestión Documental Producción (creación de los documentos) Recepción (recibir los documentos con las normas y técnicas
adecuadas) Distribución (forma de repartir la información a los usuarios
internos o externos) Trámite (el tiempo de respuesta que debemos darle a los
documentos) Organización (organizar los documentos para asegurar su
permanencia y su seguridad) Consulta (préstamo a los usuarios de los documentos) Conservación (el lugar y forma como guardamos los documentos,
Ej. digital, electrónico, físico, etc.) Disposición final (si los vamos a eliminar, almacenar, digitalizar,
etc.)
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Objetivos de la Gestión Documental Resaltar importancia de los documentos
y archivos. (Nos va a facilitar conocer la importancia del documento según su categoría)
Apoyo a decisiones administrativas. (Los documentos siempre respaldan las decisiones que se han tomado en un antes y un después y así hacer mejoras)
Control y garantía de los procesos. (Nos permiten llevar a diario el control de cada proceso, como un contrato, la continuidad de un servicio, etc.)
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¿Qué pasa si hay un mal manejo de los documentos en mi institución? Se estancan procesos de vital importancia. Se corre el riesgo de incumplir con respuestas a
asuntos que surgen en las actividades de la institución.
La desorganización hace imposible la consulta y el préstamo documental en un archivo.
Los documentos físicos pueden sufrir graves consecuencias como: pérdida de folios, deterioro documental, contaminación por hongos, etc.
Los documentos electrónicos, sin prever backups o un buen sistema de almacenamiento, se pueden adulterar o perder.
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Ciclo vital de los documentos de archivo Hace referencia a las edades que
cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.
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Ciclo vital de los documentos de archivo
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Software para gestión documental Existen varios, entre ellos programas como:
OnBase SGA Archivatec Adapting Athento
Sin embargo, existen programas hechos a la medida de la institución por programadores.
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Video http://www.youtube.com/watch?
v=XgcyjWAoX-Y
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PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DEL CURSO La Zona del curso será de la siguiente
manera:25 pts. Actividades10 pts. Primer parcial15 pts. Segundo parcial50 pts. Examen final (25 ptos. de un proyecto y 25
de examen final)
La Zona mínima: Para tener derecho a examen final se debe tener 20 puntos sobre 50.
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TAREA PRÓXIMA CLASE: LECTURA DEL DOCUMENTO 1 Y CONTESTAR CUESTIONARIO CORTO. El otro viernes traer cuestionario lleno impreso.
Se enviará por correo.