Gestión documental calidad meci

Los Archivos y los Sistemas de Control de la Gestión y de la Calidad

José Luis Vargas Forero

Archivista y AdministradorArchivista y Administrador

Medellín, Julio a Septiembre

de 2010

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALISO 15489

Control Interno MECI 1000:2005

Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 NTCGP1000:2004

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ISO 9001:2008 NTCGP1000:2004

Seguridad de la Información ISO 27000

ArchivísticasISAAR CPF, ISAD(g), ISIDIAH, ISDF,

Patrimonio Documentos como fuente de memoria e identidad

ORGANIZACIÓN: OBJETIVO NATURAL

objetivo natural de las organizaciones

RENTABILIDAD A TRAVÉS DE

Calidad

Productividad

Competitividad

MétodosProcedimientosActuacionesAccionesInformaciónRecursos

SUBSISTEMA

DE CONTROL

SUBSISTEMA DE CONTROL DE

DEFINICIÓN

4

OrganizaciónPlanes PrincipiosNormas Mecanismos de

Evaluación yVerificación

DE CONTROL

ESTRATEGICO GESTIÓN

SUBSISTEMA DE

EVALUACION

¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

AMBIENTE DECONTROL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ADMINISTRACIÓN DERIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROL

5

AUTOEVALUACIÓN

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

PLANES DE MEJORAMIENTO

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

SUBSISTEMA DE CONTROL EVALUACIÓN

COMUNICACIÓN PÚBLICA

INFORMACIÓN

Claudia Rivera Osorio y Jaime Obando Cárdenas

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I.C.A. Consejo Internacional de Archivos

El CIA es la organización profesional de la comunidad de archivos, dedicada a promover la conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los archivos. Reúne a gestores de archivos nacionales, asociaciones profesionales de archiveros, archivos locales, regionales y archivos de otras organizaciones así como archiveros a título individual.

POR QUE: Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos,

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POR QUE: Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la democracia y el buen gobierno. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el CIA se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad.

El CIA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios, por lo que tiene un carácter verdaderamente internacional.

Es una organización no gubernamental, independiente de los avatares o procesos políticos y que sus socios incluyen a personas e instituciones de archivos públicas y privadas.


El Consejo internacional de Archivos es una organización descentralizada regida por una Asamblea general y administrada por un Comité ejecutivo.

RAMAS constituyen otros tantos foros regionales para los archiveros de todas las partes del mundo

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mundo

SECCIONES reúnen a archiveros e instituciones interesadas en determinados aspectos o áreas de la profesión;

COMITÉS Y GRUPOS DE TRABAJO se forman para lograr la contribución de expertos a la solución de problemas concretos. La Secretaria del

El CIA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones intergubernamentales tales como la UNESCO y el ICCROM. También está vinculada a otras organizaciones no gubernamentales.


NORMAS:

ISAD (g) Norma Internacional de Descripción ArchivísticaISAAR CPF Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y FamiliasISDF Norma internacional para la descripción de funcionesISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo

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ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo

DOCUMENTOS TÉCNICOS:

Construcción de edificios para archivos en climas tropicalesLos archivos en la era digitalLos archivos de la ONGArchivos y Derechos Humanos

¿Qué es ISO 27000 ?

• Familia de normas internacionales para Sistemas deGestión de la Seguridad de la Información (SGSI).– Requisitos para la especificación de SGSI

– Proceso del análisis y gestión del riesgo

– Métricas y medidas de protección– Métricas y medidas de protección

– Guías de implantación

– Vocabulario claramente definido para evitar distintasinterpretaciones de conceptos técnicos y de gestión ymejora continua.

Alcance ISO27000

• General

Cubre todos los tipos deorganizaciones.

Especifica requerimientos aestablecer, poniendo en

• Aplicación

Los requisitos precisados en esteestándar internacional songenéricos son aplicables a todaslas organizaciones, sin importar

establecer, poniendo enejecución, funcionando,supervisando, repasando,manteniendo y mejorando ladocumentación del Sistema deAdministración en la Seguridadde la Información (ISMS),dentro del contexto de latotalidad de los riesgos delnegocio.

las organizaciones, sin importarsu tipo, tamaño y naturaleza.

Beneficio del SGSI

• Conocer cuales los riesgos de la información ayuda a poder tratarlos de un poder tratarlos de un manera sistemática y optimizando las inversiones. De esta manera se minimiza la pérdida de continuidad en el negocio.

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Gestión Documental ISO 15489

• Define buenas prácticas de gestión de los documentos en las organizaciones públicas y privadas.

• •Parte 2: Directrices Informetécnico que especifica lametodología de diseño eimplementación de unsistema de gestión dedocumentos.

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• Parte 1: Generalidades”.Establece los principiosgenerales de la gestión dedocumentos, independientedel soporte o formato.

ISO 15489 Aplicación

• Gestión de documentos en todos los soportes y formatos, creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus actividades.

• Asignación de responsabilidades respecto a los • Asignación de responsabilidades respecto a los documentos.

• Gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad.

• Diseño e Implementación de un sistema de gestión de documentos.

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Principios Gestión Documental

• Determinar qué documentos deberían crearse en cada proceso de negocio y qué información han de contener estos documentos;documentos;

• Decidir la forma y la estructura los documentos y las tecnologías a usar

• Acordar los metadatos ha crear con los documentos y a lo largo de los procesos documentales

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� Establecer requisitos para recuperar, usar y transmitir documento entre los diferentes procesos.

� Decidir cómo organizar los documentos de forma

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� Decidir cómo organizar los documentos de forma que se facilite su uso

� Valorar los riesgos que comportaría no disponer de documentos como evidencia de las actividades realizadas

� Preservar los documentos y hacerlos accesibles a lo largo del tiempo


� Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, normas aplicables y la política de la organización

� Garantizar que los documentos se conservan en

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� Garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro

� Conservar los documentos únicamente durante el período de tiempo necesario

� Identificar y evaluar oportunidades para mejorar la eficacia, la eficiencia y la calidad de los procesos.

Gestión Documental Pasos implementación

1. Determinar los documentos ha incorporar al sistema: identificación de los tipos documentales que formaran parte del sistema.

2. Establecer plazos de conservación de los documentos: valoración precisando el tiempo que ha de conservarse cada valoración precisando el tiempo que ha de conservarse cada uno de ellos.

3. Especificar los procesos de la gestión de documentos: definición de los procesos y los procedimientos para gestionar el ciclo de vida de los documentos.

4. Documentar los procesos de gestión de documentos: descripción del sistema (procesos, procedimientos e instrumentos de la

gestión de documentos).

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GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS

Suceden habitualmente de una forma secuencial aunque pueden tener lugar de manera simultánea o en un orden diferente al descrito, sobre todo en sistemas electrónicos.

a) Incorporación: (captura de documentos). Se determina si un documento, creado o recibido por una organización, debe conservarse.conservarse.

b) Registro: Consiste en dejar constancia de la incorporación o ingreso de un documento en el sistema mediante un identificador único y una breve información descriptiva

c) Clasificación (organización): Se identifica la categoría a la que pertenece un documento teniendo en cuenta la actividad de la organización con la que está relacionado y de la cual es evidencia.

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GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS

d). Almacenamiento y manipulación: Proceso mediante el cual undocumento, en función de su soporte y formato, su uso y su valor, esconservado de manera que se asegure su autenticidad, fiabilidad,integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario.

e) Acceso (consulta) Determinar quién tiene acceso a los documentos yen qué circunstancias estableciendo los controles apropiadosen qué circunstancias estableciendo los controles apropiados

f)Trazabilidad: Controlar el uso y movimiento de los documentos demanera que se garantizando que sólo los usuarios con los permisosadecuados realizan tareas para las que han sido autorizados

g)Implementación de la disposición (Disposición Final): Proceso por elcual se llevan a cabo las acciones de disposición establecidas en el T.R.D.ó T.V.D. (destrucción física, conservación, traslado a otro sistema dealmacenamiento, transferencia a otra unidad u organización).

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GESTIÓN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS

�Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en diferentes niveles) las funciones, actividades y operaciones de la organización.

�Calendario de conservación y disposición (T.R.D. y T.V.D): especifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y su especifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y su disposición final (conservación permanente, eliminación, transferencia).

�Tabla de acceso y seguridad (Reglamento de consulta) identifica los derechos y las restricciones de acceso (consulta, modificación, eliminación) de los miembros de la organización a los documentos.

�Instrumentos de consulta (sistemas de recuperación): Inventarios, índices tesauros, listas de términos autorizados…

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Cuadro de ClasificaciónT.R.D.T.V.D.

DisposiciónFinal

Incorporacióncaptura de documentos

Registro

Trazabilidad

Docum

entación

Sistem

a

Iden

tific

ació

n

Val

orac

ión

Sistema de Gestión Documental ISO 15489

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T.V.D.Reglamento de Consulta

Instrumentos de Recuperación

ClasificaciónOrganizacióndocumental

Almacenamiento y

manipulación

Acceso

consulta

Docum

entacióndel

Sistem

a

Iden

tific

ació

ny

Val

orac

ión

Sistema

Nacional de Archivos

PROGRAMA DE

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DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Gestión documental

• Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

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La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la

Gestión documental

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archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.

El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático

�Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente.

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normatividad archivística vigente.�Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.

EL COMITÉ DE ARCHIVO

Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de

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las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

COMPONENTES DE UN PGD

�Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.archivístico.

�Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.

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�La adopción e implementación de las tablas de retención documental.

�La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)

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�Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de sus correspondientes flujos de información

�La implementación y seguimiento.

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PROCESOS

DE UN

2. RECEPCIÓN

3. DISTRIBUCIÓN

8. DISPOSICIÓN FINAL

1. PRODUCCIÓN

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7. CONSERVACIÓNDE UN

PGD 3. DISTRIBUCIÓN

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

5. ORGANIZACIÓN

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

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cumplimiento de sus funciones.


PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

1. Creación y diseño de

�Medios y técnicas de producción y métodos de

Planear - Planeación

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diseño de documentos

producción y métodos de impresión� Determinación y selección de soportes documentales� Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.


PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

1. Creación y diseño de

�Instrucciones para el diligenciamiento de formularios


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diseño de documentos

diligenciamiento de formularios�Determinación de uso y finalidad de los documentos�Diplomática: imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas�Adecuado uso de la reprografía



2.Normalización �Identificación de dependencias

productoras


2.Normalización de la producción

documental

productoras �Definición de tipologías

documentales, formatos y formularios según TRD

�Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas

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2. Normalización �Directrices relacionadas con el

número de copias


2. Normalización de la producción documental

número de copias�Control de la producción de

nuevos documentos�Determinación de la periodicidad

de la producción documental

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Instrumentos

Manual de producción documental


GESTIÓN

SUBSISTEMA

DE

CONTROL

ESTRATEGICO

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Manual de producción documentalManual de autorización de firmasProcedimiento de producción documental



3. Producción �Redactar el contenido.�Firma

Hacer - Gestionar

3. Producción de Documentos

según lo planeado

�Firma

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4. Verificación que los

�Revisión de contenido ajuste técnico y jurídico

Verificar - Controlar Subsistema de control de Gestión

que los Documentos se produjeron según lo planeado

técnico y jurídico

�Verificación de calidad diplomática; uso de formatos diseñados y contenido ortográfico.

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Corrección �Corrección y ajuste del documento (si es posible)

Actuar - Subsistema de Control de Evaluación

Planes de Mejoramiento

Acción Correctiva


Acción Preventiva

documento (si es posible)

�Volver a producir el documento

�Reentrenamiento del personal

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que

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para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Radicación:

Procedimiento por el cual, se asigna un


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Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

Registro:

Procedimiento por el cual, las entidades


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Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta


�Definición de medios de recepción�Diseño de formatos de registro y

1. Planificación del Registro de

ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO


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�Diseño de formatos de registro y entrega

�Determinación de oficinas y recepción(ubicación, personal, Equipos)

del Registro de documentos

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos

Procedimiento de Recepción


GESTIÓN

SUBSISTEMA

DE

CONTROL

ESTRATEGICO

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Procedimiento de RecepciónHorarios de atenciónListado de palabras clavesFormatos de registro


�Recibo de documentos oficiales�Verificación y confrontación de

2. Registro de documentos

ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO

Hacer – Incorporar y Registrar -

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�Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

�Constancia de recibo�Asignación de datos (Acuerdo

AGN 060/2001 Art. 2)�Asignación consecutivo de envíos

documentos



2. Radicaciónde documentos

�Asignación de consecutivo, fecha y hora

Hacer - Incorporar y Registrar -

de documentos y hora�Impresión de rótulo de radicación�Relación entre los documentos

recibidos y enviados �Registro impreso de planillas de

radicación y control�Elaboración de estadísticas

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Corrección �Corrección del registro, solicitud de anexos, datos (si es posible)



Acción Correctiva


Acción Preventiva

de anexos, datos (si es posible)

�Recepción y registro del documento correcto

�Estadísticas�Reentrenamiento del personal

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

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los documentos lleguen a su destinatario.


1.Planificación de la Distribución de documentos

�Identificación de dependencias ydeterminación de competencia

�Definición de medios de

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Planear - Planeación

de documentos recibidos

�Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

�Diseño de formatos e indicadores�Diseño de rutas internas y

externas.50/69


2. Distribución de �Asignación de código de

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Planear - Planeación

2. Distribución de documentos internos

�Asignación de código de dependencias

�Enrutamiento y entrega de documentos a dependencia competente

�Registro de control de entrega de documentos internos

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos

Codificación de puntos de oficina


GESTIÓN

SUBSISTEMA

DE

CONTROL

ESTRATEGICO

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Codificación de puntos de oficinaRutas de distribuciónIndicadoresProcedimientos de distribución Formatos de registro


�Entrega y recibo interna

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Hacer - Trazabilidad

3. Distribución de documentos enviados

�Entrega y recibo interna

�Control y firma de guías y planillas de entrega

�Envío

�Entrega por mensajería externa

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3. Verificación de �Constatación de entrega de


Verificar – Subsistema de control de gestión - Trazabilidad

3. Verificación de la distribución

�Constatación de entrega de comunicaciones internas y externas

�Verificación de tiempo de entrega.�Verificación de cantidad entregada

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Corrección �CASI IMPOSIBLE (Recuperación Pacto

de no divulgación)



Acción Correctiva


Acción Preventiva

de no divulgación)

�Re-entrega del documento, firma de registro de

�Estadísticas�Reentrenamiento del personal

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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

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función administrativa


Respuesta a una solicitud orequerimiento

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1. Planificación deGestión de trámites

-Determinar requisitos deltrámite


Gestión de trámites trámite-Identificar competentes pararesolver el trámite

-Asignar responsabilidades-Procedimientos para cadatrámite (relación con otrosprocesos)

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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Instrumentos


GESTIÓN

SUBSISTEMA

DE

CONTROL

ESTRATEGICO

59/69

Manual de trámites con sus requisitosProcedimientosTiempos de respuesta definidosNormograma para cada procesoManual de autorización de firmas



2.Recepción desolicitud o trámite

-Confrontación ydiligenciamiento de planilla

Hacer -

solicitud o trámite

3. Respuesta

diligenciamiento de planillade control y ruta del trámite

-Determinación decompetencia

-Preparación y proyección de respuesta

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2. Recepción de solicitudo trámite

-Confrontación y diligenciamientode planilla de control y ruta del

Hacer - Gestionar

o trámite

3. Respuesta

4. Revisión técnica

de planilla de control y ruta deltrámite

-Determinación de competencia

-Preparación y proyección de respuesta

-Revisión por técnicos profesionales y abogados firma.

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4. Comprobación de -Medición de satisfacción del

Verificar - Actuar - Controlar

4. Comprobación desatisfacción detrámite

-Medición de satisfacción delusuario: tiempo derespuesta, solución de lorequerido.

-Tiempo de respuestas-Respuestas dadas acorde arequerimientos técnicos

-Respuestas dadas acorde aprocedimientos legales 62/69



Corrección �Redacción nuevo documento



Acción Correctiva


Acción Preventiva

�Edición y entrega de documento corregido

�Reentrenamiento del personal�Mas fuentes de consulta�Revisión procedimientos

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

220.13 ACTAS 220.13.03 Actas Comité Directivo

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los

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y descripción de los documentos



1. Planeación de la Organización Documental

-Identificación de unidades administrativas funcionales

-Conformación de Cuadro de Clasificación documental


Clasificación documental-Elaboración de Tablas de Retención Documental

-Elaboración de Tablas de Valoración Documental

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-Realizar cronograma de trasferencias

-Diseñar Instructivos de organización y transferencias


organización y transferencias-Determinación de los sistemas de ordenación

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-Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices


Índices-Diseño de formatos. -Diseño de Bases de Datos

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos


GESTIÓN

SUBSISTEMA

DE

CONTROL

ESTRATEGICO

68/69

Tabla de Retención DocumentalTabla de Valoración DocumentalInstructivos o procedimientos de aplicaciónSistemas de OrdenaciónProcedimientos de DescripciónCalendario de Transferencias



2. Clasificación documental

-Separar la tipologías yagruparlas en Unidades de

Hacer - Gestionar

documental agruparlas en Unidades deconservación según Cuadrode Clasificación Documental,Aplicando de la T.R.D. óT.V.D. según corresponda

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3. Ordenación documental

-Disposición de tipologíasdocumentales según fecha de

Hacer - Gestionar

documental documentales según fecha detrámite al interior de la unidad deconservación

-Foliación-Ordenación de los expedientesque conforman las series ósubseries documentales, segúnsistema de ordenación escogido

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�4. Descripcióndocumental

-Análisis de información y extracción de contenidos

Hacer - Gestionar

documental extracción de contenidos-Registro y digitación de información en la Base de Datos

-Publicación del Instrumento de recuperación y descripción.

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5. Archivo �Ubicación de la unidad de conservación en el mobiliario de archivo.�Actualización del inventario

Hacer - Gestionar

�Actualización del inventario topográfico de documentos�Ubicación de tipologías en las unidades especiales C.D., Planos etc., diligenciamiento de los controles cruzados e índice

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6. Transferencias documentales

�Escoger unidades documentales a transferir según las TRD o TVD

Hacer - Gestionar

�Preparación y embalaje documentos a transferir�Diligenciar inventario de transferencias�Entrega y Recibo de transferencia documental según las TRD y/o TVD

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Corrección�Archivar nuevamente repitiendo

todo los pasos



Acción Correctiva


Acción Preventiva

� Ubicación del documento mal archivado y repetir todas las actividades para lograr su correcto archivo

�Reentrenamiento del personal�Mejora de las Tablas�Revisión procedimientos

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

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2. Reglamentación de la consulta

-Determinar necesidades deinformación internas y externas-Decidir medios de atención deconsulta.

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOSPlanear - Planeación

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consulta.-Decidir tiempos de respuesta.-Establecer niveles competencia deusuarios consultantes-Formular estrategia para hacerdisponible la información dedocumentos con restricciones porconservación o confidencialidad


Instrumentos


GESTIÓN

SUBSISTEMA

DE

CONTROL

ESTRATEGICO

77/69

Reglamento de consultaTiempos de atenciónProcedimiento y formatos para la atender la consulta


2. Atención de la consulta

-Precisar la necesidad informativa aconsultar.-Verificar la competencia delconsultante

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOSHacer - Gestionar

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consultante-Precisar Disponibilidad de informaciónen términos de restricciones porreserva o por conservación



3. Atención de la consulta

-Solicitar autorización para consulta encaso de requerirse-Registro de la consulta-Localización de la información en

Hacer - Gestionar

-Localización de la información eninstrumentos descriptivos-Ubicación del documento en el archivo-Registro en tarjeta de afuera-Facilitación de consulta en sala-Reproducción del documento (sencillao autenticada)

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Corrección

� Volver a repetir todo el procedimiento y archivar el documento servido erronéamente, (si se filtro información confidencial negociar acuerdo de no divulgación)



Acción Correctiva


Acción Preventiva

divulgación)

�Re-entrega del documento, firma de registro de prestamo

�Estadísticas�Reentrenamiento del personal�Publicación reglamento�Revisión del reglamento

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Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

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alterar su contenido

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Planear

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

1.Planeacióndel SistemaIntegrado

�Diseñar campaña sensibilización y toma deconciencia�Determinar Sistema de Reproducción, duplicación ymigración de informaciónIntegrado

deConservación

migración de información�Diseñar plan de Inspección y mantenimiento deinstalaciones�Establecer Periodos y estándares de Control decondiciones ambientales�Formular plan de atención y prevención dedesastres�Planes de contingencia (copias de seguridad,protección en incendios, robos, inundaciones,catástrofes naturales, atentados, guerras)

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PROCESO DE CONSERVACIÓ DE DOCUMENTOS Instrumentos


GESTIÓN

SUBSISTEMA

DE

CONTROL

ESTRATEGICO

83/69

Campaña de SensibilizaciónPlan de Aseguramiento Archivístico IntegralEstándaresPlan de reprografía y realmacenamiento


Sensibilización �Educación�Visitas guiadas�Campaña


84/69

�Campaña


Mantenimiento �Limpieza de unidades deconservación�Limpieza de depósitos


85/69

�Limpieza de depósitos�Verificación de estándares dealmacenamiento



�Control de plagas�Almacenamiento,realmacenamiento y empaste�Realizar primeros auxilios y�Realizar primeros auxilios yreparaciones menores�Simulacros de atención dedesastres�Aplicar plan de reprografía(copias de seguridad, protecciónen incendios, robos,inundaciones, catástrofesnaturales, atentados, guerras) 86/69



Corrección

� Corrección de condiciones de ambientales



Acción Correctiva


Acción Preventiva

�Realización de primeros auxilios�Restauración

�Estadísticas�Reentrenamiento del personal�Facilitar copias documentos�Revisión de la totalidad del proceso

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Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

88/69

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

CONSERVACIÓN TOTAL




-Elaboración de Tablas de Retención Documental

-Elaboración de Tablas de Valoración Documental


Valoración Documental-Cronograma de transferencias-Métodos de eliminación documental

89/69

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hacer


La conservación total

�Preparación documentos a transferir�Solicitar aprobación por comité�Recepción de transferencias total�Recepción de transferencias secundarias�Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios �Conservación y preservación de los documentos�Modificación de inventarios

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Eliminación de documentos

�Selección de documentos a eliminardocumentos eliminar�Presentar propuesta �Aval por el Comité de Archivo. �Levantamiento de acta �Eliminar según procedimiento.�Modificación de inventario

91/69



Selección documental

�Escogencia de documentos para Aplicación de seleccióndocumental Aplicación de selección�Aprobación de propuesta por Comité�Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio�Preparar documentos a transferir�Aplicar eliminación de documentos

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS


Corrección�Si se detecto antes de la

aplicación final repetir el proceso



Acción Correctiva


Acción Preventiva

proceso

�Localizar copias, reconstruir�Destruir�Reformular TVD TRD�Reentrenamiento del personal�Verificación

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Bibliografía

• Archivo General de la Nación, Manual de Archivística primera fase, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión, Bogotá 2006 y Presentación Programa de Gestión Documental.

• ICONTEC, Norma Técnica de Gestión de la Calidad NTCGP1000:2009

• Consejo Internacional de Archivos: – Normas ISAD(G), Norma General de Descripción Archivística; – ISAAR-CPF, Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos – ISAAR-CPF, Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos

relativos a Instituciones, Personas y Familias, – ISDF Norma internacional para la descripción de funciones – ISIDIAH, Norma internacional para las instituciones que custodian recursos

archivísticos

• ISO Normas ISO 9001:2008 Gestión de la Calidad, ISO 27000 Seguridad de la Información

Gestión documental calidad meci

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