Gestion des ressources - La gestion des exemplaires dans Alma

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Prsentation PowerPoint

La gestion des exemplaires dans Alma

diteur dexemplaire physique(Physical Item Editor)

Version du 6 dcembre 2016

Alma @ ULg - Acquisitions

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Menu Rles et primtres Accder aux exemplaires et les trier Comment se prsentent les exemplaires? Longlet Information gnrale (General information) Longlet Notes Longlet Historique (History) Autres onglets (Rsum (Summary) et Information ENUM/CHRON) Actions proposes dans la liste des exemplaires Larborescence BIB-HOL-Exemplaires Supprimer un exemplaire dpendant dun HOL qui en chapeaute plusieurs Supprimer un exemplaire unique et son holding Ajouter un exemplaire une notice HOL existante Modifications de bibliothque, de localisation et de cote : synthse2Alma @ ULg Resource Management Physical Item Editor

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Rles des utilisateursOprateur dinventaire physique (physical inventory operator ) : pour crer et modifier des exemplaires et modifier les donnes des notices de fonds (HOL)Oprateur dinventaire physique tendu (physical inventory operator extended) : + droit de suppressionPour que le rle tendu soit fonctionnel, il doit tre associ au rle de base doprateur dinventaire physique.

Associ au rle oprateur de rception (limit) (receiving operator (limited)) : permet la procdure de rception (monographies et fascicules de priodiques) incluant les modifications de lexemplaire. La fonctionnalit de bulletinage fait partie de la formation Print serials3Alma @ ULg Resource Management Physical Item Editor

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Primtre (scope) associ aux rlesLe primtre est une bibliothque. Si loprateur est amen travailler sur differents sites, le rle est attribu plusieurs fois avec un primtre diffrent.

Oprateur dinventaire physique Seuls les exemplaires de la bibliothque qui constitue le primtre du rle peuvent tre dits pour modification. Les donnes dexemplaires appartenant une autre bibliothque peuvent tre visualises uniquement.

Seules les notices de fonds (HOL) de la bibliothque qui constitue leprimtre du rle peuvent tre dites pour modification. Les notices de fonds appartenant une autre bibliothque peuvent tre visualises uniquement.

Oprateur dinventaire physique tendu Seuls les exemplaires de la bibliothque qui constitue le primtre du rle peuvent tre supprims. Par consquent, seules les notices de fonds (HOL) de la bibliothque qui constitue le primtre du rle peuvent tre supprimes.4Alma @ ULg Resource Management Physical Item EditorNew Sept. 2016

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Accder aux exemplaires et les trierPour diter une liste dexemplaires : cliquer sur Exemplaires (Items) dans les liens daction en dessous de la notice dans les rsultats de la recherche

5Alma @ ULg Resource Management Physical Item Editor partir dune recherche Tous les titres (All titles) ou Titres physiques (Physical titles), vous visualiserez toujours lensemble des exemplaires (items) attachs la notice slectionne, prsents sous forme de liste (mme sil ny en a quun). partir dune recherche Titres physiques , vous visualiserez les exemplaires lis la notice de fonds (holding) dont dpend lexemplaire que vous avez slectionn dans les rsultats de recherche. Ces exemplaires sont prsents sous forme de liste, sauf sil ny en a quun. Dans ce cas, cet exemplaire unique sera immdiatement dit dans lditeur dexemplaire physique (Physical item editor).

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6Alma @ ULg Resource Management Physical Item Editor

Choix pour limiter la liste aux exemplaires disponibles ou nonChoix de tris

Tri par dfaut = Chron/Enum : porte sur les niveaux de chronologie et dnumration, puis la description, bibliothque et localisation,

Liste des exemplaires

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7Alma @ ULg Resource Management Physical Item Editor Comment se prsentent les exemplaires ?Vous pouvez visualiser (sans possibilit de modifier) le dtail des exemplaires en cliquant sur le code barres, ou en cliquant sur le bouton Actions ( droite) et en choisissant Voir (View)

Les informations relatives lexemplaire sont rparties dans 5 onglets :

Longlet Information gnrale (General information) . 1

Longlet est divis en 3 cadres:

8Alma @ ULg Resource Management Physical Item Editor

Informations gnrales de linventaireInformations de localisation permanenteInformations de localisationtemporaire

Longlet Information gnrale (General information) . 2

Au sein de cet onglet, vous pouvez: Au niveau des informations gnrales dinventaire modifier et complter les informations gnrales dinventaire9Alma @ ULg Resource Management Physical Item Editor

Nouvelle fonctionnalit

Uniquement sil sagit dune exception(***) Si autre quun achat(**)Zones obligatoires (*)

Nouveauts :Pages(nombre de pages de lexemplaire) : linfo napparat nulle part laffichage, mais constitue un critre pour la recherche avance [cf. Guide, sept. 2015, p. 162 et tableau 63, p. 569] utilit ? Peut-tre pour la commande de photocopies ?Pieces (nombre de pices de lexemplaire) : idemReplacement cost (cot de remplacement) : montant qui pourra tre rclam lusager en cas de perte ou de dtrioration du document.Process type (type de processus) Inventory number (numro dinventaire) : possibilit dattribuer un numro dinventaire manuellement ou automatiquement, ce qui ncessite une configuration [cf. Guide, tableau 63, p. 570]Issue date (date de publication / date du fascicule) : date gnre par le modle de prdiction.Inventory date (date dinventaire) : la date du jour saffiche si on appelle le calendrier et il est possible de dfinir une autre date. Inventory price (prix de linventaire) : daprs le guide (p. 571, tabl. 63), il serait possible de rcuprer le prix encod dans la PO line (ligne de commande), mais cela requiert une configuration.

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10Alma @ ULg Resource Management Physical Item Editor(*) Type de matriel : information obligatoirecas particulier des mmoires et thses : slectionner le type de matriel Thesis et pas Book. exemplaire factice (virtual item) : vous ne devez pas crer de nouveaux exemplaires factices! Ils ont t ajouts massivement pour pouvoir amliorer les demandes faites dans Primo sur certains types de documents, mais il nest pas prvu que des exemplaires factices soient crs dans dautres cas que celui de priodiques non bulletins. (**) Provenance : Deposit (dpt), Dissertation (cas des thses et mmoires), Exchange (change), Gift (don), Visa (Acquisitions des services) => pour tout ce qui ne passe pas par les Acquisitions et nest pas du rtrocatalogage.

(***) Exception de circulation (item policy) sadresser au service : pour les exemplaires localiss dans un service (localisations X90) et lenregistrement des visas.non empruntable est rserv au MAL (magasin livres)non consultable : les exemplaires/notices qui ont cette exception de circulation seront peu peu traits autrement si aucun exemplaire nest consultable : supprimer la notice bibliographique de la publicationsi le statut concerne le(s) exemplaire(s) li(s) une localisation parmi dautres (plusieurs HOL existants) : supprimer la notice de fonds (HOL) de la publicationcas particuliers des mmoires et travaux non consultables : travailler avec des localisations spcifiques [septembre 2016 : en cours de configuration]

Longlet Information gnrale (General information) . 3

11Alma @ ULg Resource Management Physical Item EditorLonglet Information gnrale (General information) . 4

N.B. : lusage et la modification de la PO Line (ligne de commande) sont abords dans les supports de formation Acquisitions

Au niveau des informations de localisation permanente

visualiser la bibliothque et la localisation permanenteNous vous demandons de ne pas modifier les bibliothques et les localisations ce niveau car la mise jour du HOL ne se fait pas de manire correcte actuellement (perte du $$a BeLU et date incorrecte en 008)ajouter une seconde cote permanente (alternative call number)

La cote permanente ne figure pas dans les informations accessibles par le dtail de lexemplaire.

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12Alma @ ULg Resource Management Physical Item EditorAu sein de cet onglet, vous pouvez:

Au niveau des informations de localisation temporaire

Activer ou dsactiver une localisation temporaire (boutons No, Yes Paramtrer la localisation temporaire : bibliothque, localisation, cote, date de retour (due back date) Litem policy temporaire ne fonctionne pas !

La date de retour permet de dterminer une date au-del de laquelle il est prvu que le document quitte sa localisation temporaire pour retourner son emplacement permanent. la date dchance, Alma gnre automatiquement via le traitement de Demande de restauration (Restore requests) une demande (request) de remise en place (restore) de lexemplaire.

! Alma nefface pas automatiquement la localisation temporaire la date dchance

Aboutit aux mmes rsultats que le Change item information.Une localisation temporaire active via le Change item information peut tre dsactive par ici et inversement.

Longlet Information gnrale (General information) . 5

A propos des donnes temporaires (Additional information) : la suppression automatique est utiliser avec prudence (voir la fonctionnalit Change item information vue la prcdente formation).Item policy : ne complter que sil sagit dune exception (pour rappel).

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13Alma @ ULg Resource Management Physical Item EditorPrcision sur les informations de localisation temporaire

Si vous dsactivez une localisation temporaire (bouton No, les informations restent prsentes.Ainsi, lorsque vous recherchez des documents en localisation temporaire via la recherche Physical items, vous devez slectionner en plus lindex In Temporary location

Alma permet de conserver ces informations en mode non actif dansle dtail de lexemplaire