Gestión del tiempo en el trabajo. 2 ¿QUÉ ES LA GESTION DE...

“Cumplimos 26 Años al Servicio de la Prevención de Riesgos Laborales y Ambientales“ 1988 - 2014

“Entidad dedicada a Prestar un servicio integral y eficiente TRIPLE A: Asesorías, Auditorías y Adiestramiento en Salud Ocupacional y Seguridad industrial”

Sugerencias o comentarios a

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DIRECTORIO EJECUTIVO

PERIODO 2013 – 2017

DR. MOISES EDUARDO CASTRO CARRASCO PRESIDENTE EJECUTIVO

DR. JORGE CAMACHO VACA VICEPRESIDENTE

LIC. KARINA REYES PEREZ SECRETARIA GENERAL

ING. MERLE IGLESIAS TESORERO

ING. JULIO VACAS SALAZAR COORDINADOR GENERAL

EDITORIAL

¿QUÉ ES LA GESTION DE TIEMPO? Dr. Moisés Castro Carrasco Presidente Ejecutivo – S.E.S.O.

a gestión del tiempo crece cada vez más en interés en nuestros tiempos por la vida bulliciosa que tenemos. Cada vez tenemos más obligaciones y complicaciones en

nuestra vida diaria que nos obligan a gestionar mejor nuestro tiempo. Aunque en realidad el tiempo no podemos gestionarlo como lo hacemos con el dinero, porque el tiempo fluye sin parar. Lo que si podemos hacer es gestionar lo que hacemos nosotros con el tiempo que tenemos, es decir, gestionarnos a nosotros mismos. Con la gestión del tiempo lo que hacemos en planificar las tareas, priorizando unas sobre otras (se suele decir que hay que hacer primero lo urgente y después lo importante). También se incluye el análisis y la definición de objetivos que deben alcanzarse en un tiempo determinado. Existen multitud de métodos de gestión del tiempo. Normalmente están separados por un lado los de gestión de un equipo (gestión de proyectos, dirección, planificación estratégica, etc.) relevantes al ámbito empresarial de los de gestión del tiempo personal de cada uno. En general, los métodos de gestión del tiempo suelen estar enfocados a ordenar las tareas por prioridad y por impacto. También muchas veces están enfocados a evitar tareas que se pueden automatizar o a decir no a algunas pericones y compromisos que no aportan demasiado pero que consumen tiempo. Es decir, no se trata sólo de hacer lo que hay que hacer eficientemente, sino también de elegir lo que se hace con el tiempo. Una buena gestión de nuestro tiempo nos puede ayudar a que nuestra vida personal y profesional sea mejor.

SOCIEDAD ECUATORIANA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y GESTION AMBIENTAL – S.E.S.O. Dolores Sucre #606 y Francisco Segura, (Barrio del Centenario) - Casilla (P.O. Box) 7015

Teléfono (593-4) 2330 706 / 2345 548 / 2448676 - Fax (593-4) 2580 189 - Celular 09-8554 8242 E-mails: [email protected] / [email protected] / [email protected] / [email protected] / [email protected]

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Órgano oficial de S.E.S.O. – Sociedad Ecuatoriana de Seguridad, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental Miembro de

REVISTA AÑO 2014, Nº 005 GUAYAQUIL - ECUADOR EDICION: GESTION DEL TIEMPO JULIO - AGOSTO

EN ESTA EDICIÓN

Editorial……….…………………. 1

Gestión del tiempo en el trabajo. 2

Gestión del tiempo: claves para optimizar el tiempo de trabajo… 3

La matriz de gestión del tiempo.. 5

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo: consejos y trucos para la optimización de recursos…………………………… 6

Las diez herramientas prácticas para la gestión del tiempo……… 9

Gestión del tiempo: hacer balance y poner soluciones…… 12

Actividades & eventos……….. 13

Próximos eventos…………….. 20

Descargas………………………. 20

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REVISTA PREVENCION DE RIESGOS LABORALES - PRL JULIO – AGOSTO 2014 – EDICION: GESTION DEL TIEMPO

GESTIÓN DEL

TIEMPO EN EL

TRABAJO

l tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿quién no ha ido en alguna

ocasión al dentista?). Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo. Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente atareadas, cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones parecidas. ¿Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él? Ésa es la cuestión que cualquier directivo debería plantearse.

FACTORES IMPORTANTES Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a:

La falta de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata.

No distinguir entre lo que es importante

y lo que es urgente.

La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.

Negación de la propia evidencia. No

aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.

La insuficiente delegación de tareas.

Exceso de información para analizar. O información desordenada, imprecisa o tardía.

Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.

Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí lo son. Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas. Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones mal planificadas, con hora de inicio pero sin hora de salida. Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada.

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Ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan. Evidentemente siempre y cuando nuestro puesto y cargo nos lo permita. Aprender a utilizar correctamente el uso del teléfono. Tanto cuando efectuamos llamadas como cuando las recibimos. Establecer filtros de llamadas y visitas mediante nuestra/o secretaria/o.

Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación entre sí. Podemos de esta forma aumentar nuestra concentración en ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersión (recordar, al respecto, la Ley de Carlson: "Toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua"). Por lo tanto, el tiempo es relativo, como también lo es el uso que hacemos de él en nuestro trabajo. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (de nuevo la "relatividad") y debemos aprender a identificarlas. Se dice que generalmente tan sólo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, en definitiva, desorden.

GESTIÓN DEL TIEMPO:

CLAVES PARA

OPTIMIZAR EL TIEMPO

DE TRABAJO

a capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor

mejora la productividad y la competitividad de la organización. Un profesional polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo siempre es rentable. Pero alcanzar ese nivel no es fácil. El primer paso para lograrlo consiste en reflexionar sobre cuál es nuestra misión en la empresa y qué objetivos debemos cumplir en ella. El siguiente es analizar las tareas concretas que habremos de llevar a cabo para lograr esos objetivos y decidir cuáles nos corresponde ejecutar directamente y cuáles podemos delegar o debemos traspasar a otros departamentos pues no son de nuestra competencia, aunque por algún motivo alguien nos las ha asignado. 'Retornar' trabajos es uno de los puntos más delicados, pero también uno de los más importantes si realmente queremos centrarnos en el core business de nuestra actividad. Una vez delimitada ésta, convendrá que reflexionemos sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas que hemos de ejecutar, y si la suma supera el total de horas de nuestra jornada estudiaremos la posibilidad de reducir el tiempo asignado a cada tarea mediante un nuevo sistema de trabajo.

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En ocasiones, la pérdida de tiempo está causada por hábitos obsoletos que sin embargo seguimos utilizando pues hemos fijado en nuestra mente un patrón de trabajo muy rígido. Casi siempre es posible hacer una misma labor de otra forma y obtener un buen resultado o al menos un resultado aceptable. Pero si realmente el volumen nos supera y no es posible realizar todo el trabajo ni con la mejor de las planificaciones convendrá que nos planteemos hablar con nuestros superiores y exponerles la situación.

PLANIFICAR CON CRITERIO La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo. La utilizaremos para anotar el listado de tareas diario ordenándolas de forma lógica. Primero las más urgentes, aunque sean las que menos nos gustan (eso no va a hacerlas desaparecer) y luego las menos relevantes. Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria. Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega a las empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes. A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la medida de lo posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello. Pero hay que ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día: si surgirán imprevistos, si recibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informáticos, etc. También hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar, algo que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es indispensable para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir,

crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes. Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita constancia y voluntad. El tipo de personalidad también influye en ello. Los profesionales controladores y paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre salen tarde pues no se fían de su equipo y lo quieren revisar todo, y los segundos porque absorben más trabajo del que pueden realizar.

LADRONES DE TIEMPO

Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos

ayudará a combatirlos. Estos son los más destacados: Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento. Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar ceñirse a él para







evitar divagaciones que alarguen el encuentro innecesariamente. Si algunos de los temas no nos incumben podemos pedir permiso para salir de la reunión cuando se llegue a ellos. Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, sólo para los documentos necesarios y haciéndola con cierta rapidez. Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena. Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro. Escasa disciplina personal. Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única forma de cambiar es con voluntad.

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LA MATRIZ DE GESTIÓN

DEL TIEMPO

wight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los EE.UU., pensaba que debemos dedicar atención y tiempo a nuestras

actividades en función de su importancia y urgencia. Decía, con razón, que tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes a la vez, lo que genera un comportamiento reactivo ante lo que se tiene que hacer ahora mismo, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes, lo que sería la base de un comportamiento más estratégico, orientado a objetivos a largo plazo. Stephen R. Covey popularizó la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, afirmando que nos encontramos ante una cuarta generación de gestión del tiempo, mucho más efectiva, en la que ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento.

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Algo es urgente cuando requiere una atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención, te presionan constantemente. La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas, o son populares, pero son poco importantes. Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida. Para no desatender las actividades que son importantes, pero no son urgentes, necesitas ser proactivo, ya que éstas no demandan tu atención. Si las dejas de lado, llegará un momento en que se convertirán en urgentes, y este comportamiento te llevará al circulo vicioso que implica vivir siempre en modo reactivo, en una situación de crisis continua. Si prestas demasiada atención al Cuadrante I (cosas urgentes e importantes), éste se irá haciendo cada vez más grande y te llegará a dominar por completo. Los Cuadrantes III y IV incluyen cosas que, urgentes o no, no son importantes. La gente efectiva pasa más tiempo en el Cuadrante II, reduce en lo posible el tiempo que está en el Cuadrante I, y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV. En el Cuadrante II (cosas importantes, aunque no urgentes) reside el núcleo de una gestión personal eficaz. Aquí están las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuando preventivamente, en vez de resolviendo problemas. Cosas como crear y reforzar relaciones personales, hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte hacia este cuadrante, primero debes tener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir no a otras actividades, algunas urgentes y aparentemente importantes.

CÓMO MEJORAR LA

GESTIÓN DEL TIEMPO EN

EL TRABAJO: CONSEJOS Y

TRUCOS PARA LA

OPTIMIZACIÓN DE

RECURSOS

o tengo tiempo. Todos hemos oído esta recurrente expresión. Sin embargo no deberíamos hablar de escasez de tiempo sino

de una mala planificación del mismo. Todos disponemos de los mismos 7 días de la semana con sus 24 horas cada uno y su adecuada administración depende únicamente de nosotros.

La gestión del tiempo es fundamental en una sociedad en la que vivimos sobrecargados de tareas y distracciones, informalmente conocidos como “ladrones de tiempo”. Con la gestión del tiempo nuestra productividad se dispara mejorando la calidad del trabajo y, en última instancia, los beneficios generados para la empresa. A nivel personal, una adecuada gestión del tiempo es esencial para mantener una adecuada calidad de vida: la mala gestión del tiempo puede llegar a provocar estrés, ansiedad y caos.

N

SESO realizará el Curso Seguridad en Trabajo de Alturas

Guayaquil, 29 al 30 de Septiembre del 2014

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En primer lugar, debemos trabajar en un entorno ordenado y organizado. No podemos comenzar a hablar de la gestión y administración del tiempo si nuestra mesa de trabajo está totalmente desordenada. Deberemos dedicar unos minutos, preferiblemente al final de la jornada laboral, para recoger y clasificar documentos, folios y herramientas de trabajo con el propósito de contar con un entorno organizado. La agenda es nuestra mejor herramienta en la gestión del tiempo. Algo tan simple como una libreta y un bolígrafo nos permite planificar, organizar y priorizar todas nuestras tareas además de nuestras citas y nuestros compromisos. Debemos tenerla siempre disponible para apuntar nuestros nuevos compromisos y poder revisarla regularmente para recordarlos.

Paso previo a la planificación de las tareas es el establecimiento de los objetivos. Estos deben ser ambiciosos pero también realistas y alcanzables para ser capaces de motivarnos y estimularnos. En función de los objetivos marcados planificaremos nuestras tareas y funciones. Es recomendable identificar por adelantado las tareas a realizar cada semana (o cada mes, en función de la magnitud del proyecto).

Con la agenda en la mano podremos priorizar. Al otorgar una jerarquía a las tareas podremos reservar el tiempo suficiente para realizar las importantes. Es fundamental definir cuáles son las tareas prioritarias para asegurarnos de su ejecución. Cuando ya tengamos tiempo asignado para realizar cada tarea prioritaria podremos planificar la realización de las tareas no prioritarias. Siempre tenemos que contar con un margen para afrontar posibles imprevistos. Debemos conocer cuáles son nuestras horas de mejor rendimiento, en las que estamos más concentrados. Intentaremos realizar las tareas prioritarias en estos tiempos para realizarlas del modo más eficiente posible. Las tareas no prioritarias las realizaremos siempre en nuestras franjas horarias de menor rendimiento (que aunque dependen de cada persona por lo general suele ser después de comer o al final de la jornada laboral). Si contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas. Por ejemplo, la metodología Scrum permite abordar proyectos complejos descomponiendo el proyecto en pequeñas tareas y optimizando recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo. Tenemos que aprender a delegar responsabilidades. No todos ejecutamos con la misma eficiencia. Tenemos que centrarnos en aquellas tareas que realizamos especialmente bien delegando el resto en personas de confianza con competencias para realizarlas mejor que nosotros: realizarán la tarea en un tiempo menor, a un coste inferior y con una calidad superior. Al finalizar el plazo que habíamos reservado para la ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver qué tareas de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles no hemos acometido y por qué no lo hemos hecho.







El descanso es elemental en la gestión del tiempo. Para aprovechar al máximo nuestro tiempo no hace falta estar trabajando toda la jornada laboral sino que el tiempo que lo hagamos saquemos toda nuestra productividad. Los descansos nos permiten recobrar energías, desconectar de tareas poco agradables y llenarnos de optimismo. Muchas veces la mala gestión del tiempo tiene su origen en malos hábitos. Nunca dejes de cuestionarte tu mecánica de trabajo para implementar mejoras. Y, por último, identifica tus principales vías de pérdida de tiempo (los famosos ladrones de tiempo) y prepara un plan para combatirlos. Los principales ladrones de tiempo: cómo identificarlos y propuestas de solución. Los ladrones de tiempo son aquellos factores que consumen tiempo indiscriminadamente. Si los identificamos podremos preparar una estrategia para minimizarlos todo lo posible. Las interrupciones son las peores enemigas de la organización y la gestión del tiempo. Cada vez que se produce una interrupción tardamos unos cuantos minutos en recuperar completamente la concentración. Concentración baja implica productividad baja y un aumento en la probabilidad de cometer un error (que posteriormente deberemos subsanar consumiendo tiempo). El teléfono es uno de los mayores ladrones de tiempo. Interrumpir una tarea prioritaria por atender el teléfono nos hará perder nuestra concentración y nuestro tiempo. Todos tenemos la necesidad imperiosa de coger el teléfono tan pronto como lo oímos pero no nos engañemos, una llamada telefónica en sí no es prioritaria aunque puede que lo sea el mensaje. Si recibes una llamada y estás realizando una tarea prioritaria no te preocupes, el interlocutor te dejará un mensaje en el buzón de voz al que podrás acceder una vez finalizada la tarea.

Si no tienes más remedio que coger la llamada se breve y directo. No des rodeos y ve directamente al grano para concluir la conversación en el menor tiempo posible. Mantén tu Smartphone bien alejado y, al ser posible, desconectado. Las distracciones de este dispositivo son múltiples y muy dañinas para nuestra productividad: mensajería instantánea, redes sociales, Internet, etcétera.

Las visitas no deseadas son totalmente inaceptables. Salvo que el motivo de la visita sea urgente o el visitante sea alguien al que tengamos que dar prioridad (nuestro principal cliente por ejemplo) no deberemos aceptar visitas no planificadas. El correo electrónico es uno de los males de la era digital ¿Cuántas veces al día, a la hora, somos capaces de revisar el correo? Seguramente demasiadas. Bien usado es una herramienta muy útil pero por lo general está muy mal gestionada. Las cuentas de correo electrónico están invadidas de spam, cadenas de mails y tareas importantes sin catalogar. Gestionar el correo electrónico es una tarea que puede prolongarse mucho más de lo recomendable. Por ello, deberías usar un buen filtro antispam, fijar un intervalo de tiempo fijo para revisar correos y contestarlos, poner filtros, etiquetar correctamente, fragmentar la bandeja de entrada son algunas opciones básicas que todos deberíamos tener.







Respecto a las reuniones, si queremos gestionar adecuadamente nuestro tiempo deberemos asistir sólo a aquellas que tengan un objetivo definido. Las reuniones no tienen por qué ser improductivas, es más, una reunión con los objetivos bien definidos ayudará a planificar las tareas ahorrándonos mucho tiempo. Aplazar tareas desagradables o complejas es contraproducente a la hora de gestionar el tiempo: se pierde demasiado tiempo buscando excusas para aplazar la tarea. Afróntalas cuanto antes y en tus momentos más productivos para quitártelas de encima en el menor tiempo posible. No comiences nunca las tareas sin haberlas planificado. La planificación tiene que preceder siempre a la acción o perderemos mucho tiempo bloqueados y sin saber qué dirección tomar. La falta de comunicación es otro de los grandes problemas a nivel de la organización. Si la comunicación de los nuevos objetivos y tareas no se hace del modo adecuado posiblemente se tendrá que repetir consumiendo tiempo innecesariamente. Y, por último, la multitarea es otro de los grandes ladrones de tiempo. ¿Cuántas veces estamos terminando un informe pero antes de terminar recordamos que tenemos que contestar un correo? Si estás realizando una tarea lo mejor es que anotes la nueva tarea para realizarla posteriormente y prosigas hasta terminarla.

LAS DIEZ

HERRAMIENTAS

PRÁCTICAS PARA LA

GESTIÓN DEL TIEMPO

n este articulo tratamos sobre la mejor gestión y aprovechamiento del tiempo a través de una serie de consejos. Dichos consejos se

planteaban a modo de principios generales. Con una finalidad eminentemente práctica, vamos a profundizar en la materia, ofreciendo, a modo de decálogo, las herramientas que se puede emplear para la gestión del tiempo.

1°.- Ordenar la mesa de trabajo: Si bien la organización tiene múltiples aspectos, quizás el mas relacionado con el aprovechamiento del tiempo es disponer la mesa de trabajo lo mas despejada y organizada posible. Para ello, al final de la jornada de trabajo dejamos la mesa completamente libre de documentos y objetos y, de esta forma, al comienzo de la jornada no tenemos que ocuparnos de realizar la limpieza, pudiendo comenzar nuestro trabajo de forma inmediata y con mayor productividad.

E

S.E.S.O. se complace en poner a su disposición nuestros Kit de

entrenamiento de Seguridad y Salud Ocupacional





http://www.seso.org.ec/index.php/component/content/article/88-institucion/122-kit-de-entrenamiento







De hecho, una mesa ordenada es reflejo de una mente ordenada. Por otro lado, no olvidemos que cuando se empieza la tarea, debemos disponer de toda la información necesaria para trabajar evitando con ello seguras interrupciones. 2º.- Usar Agendas: Para una eficaz gestión del tiempo de un abogado, es fundamental disponer de un registro preciso de señalamientos, vencimientos y citas. En el despacho solemos usar tanto agendas manuales como agendas de programas informáticos. Lo importante de su gestión es mantenerlas siempre a la vista; tomarse el tiempo de apuntar los compromisos en el momento en que se produzcan, y examinarla regularmente para recordar nuestros compromisos, a ser posible cada x tiempo (una vez a la semana).

3º.- Hacer Listas de Tareas: La planificación anticipada de las tareas a realizar a corto, medio o largo plazo es fundamental para disponer de un itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. En tal sentido, y centrados en el corto plazo, utilizamos diariamente una Lista de Tareas en las que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada. Esta Lista, cuyo formato hemos confeccionado para todos los compañeros, nos permite apuntar todas las tareas que vamos a realizar durante la jornada, tachar las que vayamos haciendo y, en su caso, agregar las tareas que vayan generándose y aquellas que nos conviene recordar para listar en días siguientes.

La elaboración de la lista de tareas es conveniente realizarla al concluir la jornada o como primera acción de la mañana. 4º.- Establecer prioridades: Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarquía en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga será un ahorro. En el despacho consideramos que, a modo de principio fundamental en la priorización, debemos comenzar siempre por las tareas de más alta prioridad, si bien es conveniente intercalar estos bloques de concentración intensa con periodos dedicados a tareas más sencillas, 5º.- Ajustarse a los ritmos de trabajo: Todos disponemos de una energía para realizar nuestro trabajo que fluctúa hasta alcanzar un nivel máximo y que después desciende. No obstante, cada persona tiene su ritmo personal. Para el mejor aprovechamiento del tiempo, todos debemos conocer nuestros ritmos físicos y mentales con el fin de sacar el mejor partido de los periodos de tiempo en los que nuestros rendimientos son más elevados o, por el contrario, menores. En el primer caso se realizarán las tareas más complejas y en el segundo las más sencillas. 6º.- Saber asignar tiempos: A la hora de asignar espacios de tiempo a las tareas, partimos de la base de los siguientes principios: a) Las primeras horas de la jornada suelen ser las horas en las que se dispone de mayor concentración b) Un periodo de tiempo de entre 25 y 35 minutos es el ideal para trabajar con máxima concentración en la tarea







c) A las tareas secundarias y auxiliares (organización de documentos, examen de la bandeja de entrada, etc...) conviene asignar espacios de tiempo en los que la concentración es menor (últimas horas de la jornada, bien sea de mañana como de tarde) d) Contar siempre con un plan de contingencias o plan B para el caso de que se produzcan imprevistos que pueden alterar nuestra organización. 7º.- Dividir las tareas: Las tareas se consiguen mejor progresando desde un nivel de logros hasta el siguiente, mediante pequeños pasos que contienen un elemento concreto del trabajo al que hay que asignar un tiempo de ejecución. Por lo tanto, frente a una tarea compleja, es conveniente dividir la misma en varias fases de trabajo asignándole a cada una de ellas un periodo de tiempo determinado, bien durante la misma jornada o en jornadas sucesivas. Esto es muy práctico a la hora de preparar un juicio o una audiencia previa. 8º.- Interrupciones: Las interrupciones son incompatibles con una eficaz gestión del tiempo. Si estamos decididos a gestionarlo, debemos adoptar medidas para evitarlas, tanto en lo que atañe a nuestra conducta (distracciones, dedicarse momentáneamente a otras tareas, etc...) como a las de terceros (compañeros, llamadas telefónicas, visitas inesperadas, etc...). En el despacho, cerramos el correo electrónico, filtramos las llamadas a través de las Secretarias o avisamos a nuestros compañeros al respecto (en ocasiones, alguno coloca un cartel en la puerta de su oficina bastante ilustrativo...). 9º.- Descasar: Es obvio que aprovechar el tiempo al máximo no significa que pasemos toda la jornada trabajando sin solución de continuidad sino todo lo contrario. Por ello, es conveniente establecer una serie de descansos entre tareas con actividades que nos sean agradables y nos gratifiquen: tomar un café; pasear durante unos minutos; charlar con algún compañero, ojo, que también esté

descansando; estirar las piernas, etc... Se recomiendan 5 minutos de descanso cada 25 a 35 minutos y entre 15 y 30 minutos cada 2 horas. 10º.- Respeto a los demás: Al hablar de gestión del tiempo siempre pensamos en nuestro tiempo, pero ¿Qué pasa con el tiempo de los demás? Debemos de aprender a respetar las necesidades de los demás y procurar no interrumpirlos ya que si tú no respetas el tiempo de los demás, probablemente los demás no respetarán el tuyo. Una buena comunicación interna y un conocimiento general de estas prácticas en el despacho facilitan el bienestar de todos.

Si bien hemos empleado en este post la forma de decálogo, existen muchas otras herramientas para la gestión del tiempo, tan interesantes como las anteriores. Saber delegar; cómo actuar en las reuniones; organizar el flujo de documentos; tratar las llamadas; la programación del tiempo libre y un largo etc... No obstante, pensamos que con el contenido del presente post y el anterior, hemos ayudado un poco a sintetizar esta importante materia que todos hemos tenido que aprender en la universidad del día a día.

SESO realizará el Curso Seguridad en Procesos y Analisis de Riesgos

Guayaquil, 24 al 25 de Septiembre del 2014 Informes [email protected]










GESTIÓN DEL TIEMPO:

HACER BALANCE Y

PONER SOLUCIONES

artiendo de que el tiempo es un recurso limitado, es la autogestión donde se marca el rumbo que tomarán las cosas y por eso, al

final de la jornada el balance puede ser: Negativo: cuando no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto. O positivo: si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar, en términos de calidad en ambos casos.

Si la realidad se asemeja a la primera opción, a la mala gestión como causa de origen, hay que añadir los ladrones del tiempo, que consiguen aumentar las proporciones del problema dificultando su solución. Un time management ineficiente agravado por el mal uso de los emails, reuniones mal programadas, constantes interrupciones, llamadas y multitarea dan como resultado: estrés, tareas inacabadas, actividades pospuestas, necesidad de dedicación en horas extra, desmotivación en la plantilla, reducción

de los niveles de satisfacción laboral, descenso de la competitividad y disminución también de la productividad. Por ello, podría decirse que los principales problemas de la gestión del tiempo en las empresas proceden de:

Falta de consciencia.

Falta de objetivos.

“Reunionitis”.

Abuso o mal uso de herramientas como el correo electrónico.

Interrupciones excesivas.

Incapacidad para distinguir entre lo

importante y lo urgente.

Insuficiente delegación de tareas. Sin embargo, darse cuenta de que éste es el caso, de que se cae en alguno o varios de estos errores (más comunes de lo que pudiera parecer) y que además la gestión de tiempo ineficiente se está convirtiendo en un problema generalizado no es el fin, sino el principio. Reconocer el conflicto es el primer paso para ponerle solución. Y esta solución pasa por medir cómo trabajamos y optimizar nuestro tiempo. De esta forma es posible reconocer más fácilmente a las actividades que más valor aportan para poner todo nuestro foco y atención en ellas, renunciando a recurrir a la falta de tiempo como excusa..

P

¿Cómo gestionas los riesgos en tu empresa?

Curso de Auditorias de Riesgos del Trabajo – SART

Guayaquil, 13 al 22 de Octubre del 2014 Informes [email protected]









ACTIVIDADES & EVENTOS DE S.E.S.O.

Recuerde: " La Seguridad empieza con la Planificación y termina con

Buenos Resultados "

Curso de Auditorias de Riesgos del

Trabajo - SART

SESO dicto dicho curso en las instalaciones de CIFOS - SESO en la

ciudad de Guayaquil del 21 al 30 de Julio.

VIII CONGRESO ECUATORIANO DE

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Hotel Ramada de la ciudad de Guayaquil del 4 al 6 de Agosto, asistencia de 120

participantes de diversas empresas públicas y privadas.











Recuerde: "Trabajos saludables = cero estrés"



Hotel Ramada de la ciudad de Guayaquil del 4 al 6 de Agosto, cuerpo docente del

evento consta Ing. Luis Sarmiento, Dr. Jonh Astete, Ing. Norman Mejía, Dr. Moisés Castro, Ing. Ricardo Pérez, Ing. Luis Romero, Psic. Miguel Banchon, Dr.

Jorge Camacho, Psic. Victoria Ospina y Dr. Jens Juhling.



Hotel Ramada de la ciudad de Guayaquil del 4 al 6 de Agosto, participantes

durante las conferencias.











Recuerde: "Trabajando juntos hacemos Prevención"



Hotel Ramada de la ciudad de Guayaquil del 4 al 6 de Agosto, participantes y

docentes.



Hotel Ramada de la ciudad de Guayaquil del 4 al 6 de Agosto, consta Ing. Norman

Mejía; Psic. Victoria Ospina; e Ing. Ricardo Pérez (Colombia).











Recuerde: "Mi Trabajo Seguro Lo Hago Con Una Actitud Positiva"



Mesa Directiva de la Inauguración del evento.



Palabras de bienvenida por parte del Dr. Jonh Astete, Presidente de la ALSO – Asociación Latinoamericana de Salud

Ocupacional.











Recuerde: "El minimizar las pérdidas es tan provechoso como

maximizar las utilidades"



Palabras de bienvenida del Dr. Jens Juhling, Director del Instituto de

Prevención de Riesgos Eléctricos de la AISS.



Participantes de la Empresa Eléctrica de Guayaquil, con su maqueta de

exposición.











Recuerde: "La salud es la unidad que da valor a todos los ceros de la

vida"



Vista completa del salón con los participantes del evento.



Hotel Ramada de la ciudad de Guayaquil del 4 al 6 de Agosto, consta

participantes de Perú.










PROXIMOS EVENTOS DE S.E.S.O.

CURSO DE SEGURIDAD EN PROCESOS Y ANALISIS DE RIESGOS

Duración: 16 horas Guayaquil, Cifos, 24 al 25 de Septiembre

CURSO SEGURIDAD EN TRABAJOS DE ALTURAS

Duración: 16 horas Guayaquil, Cifos, 29 al 30 de Septiembre.

CURSO AUDITORIAS DE RIESGOS DEL TRABAJO - SART

Duración: 80 horas Guayaquil, Cifos, 13 al 23 de Octubre

I ENCUENTRO NACIONAL DE COMITES DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL - COPASO

Duración: 10 horas Guayaquil, Hotel Ramada, 7 de Noviembre.

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DESCARGAS

S.E.S.O. pone a su disposición una serie de material, que pueden descargar en estos link:

AFICHE: “Evite Interrupciones” NOTA TECNICA DE PREVENCION: Gestión Eficaz del Tiempo y Técnicas de Delegación

Pautar en nuestra Revista PRL representa entre muchos otros… Llegar a uno de los segmentos más exclusivos de directivos de alto nivel del

país… Mayor información: [email protected] / [email protected]




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profesionales en las empresas “








Gestión del tiempo en el trabajo. 2 ¿QUÉ ES LA GESTION DE...

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