Gestión del patrimonio documental secretaría distrital...
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Gestión del patrimoniodocumental secretaría
distrital de gobierno - sdg
Profesional en ciencias de la información,la documentación, bibliotecología y archivística.
Deisy Bravo Z.
¿qué es gestión documental?Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentaciónproducida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitarsu utilización y conservación.
NORMATIVIDAD gestión documental
LEY GENERALDE ARCHIVOS
ESTATUTOANTICORRUPCIÓN
LEY DE TRANSPARENCIAY DEL DERECHODE ACCESO A LAINFORMACIÓN
PÚBLICA NACIONAL
LEY 594 DE 2000
LEY 1474 DE 2011 LEY 1712 DE 2014
DECRETO ÚNICOREGLAMENTARIO
DEL SECTOR CULTURA
DECRETO 1080 DE 2015
BENEFICIOS gestión documental
1
2
3
5
4
MAYOR PRODUCTIVIDAD
AHORRO DE COSTOS
AHORRO DE TIEMPO
MEJORA EN LOS PROCESOS
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZODE LA MEMORIA HISTÓRICA / INSTITUCIONAL
Fases de los archivos
ARCHIVODE GESTÓN
Transferencia Secundaria
Transferencia Primaria
Valores Primarios
Valores Secundarios
- Cultural- Histórico- Científico
- Administrativo- Legal- Fiscal
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
Archivo de la oficina productora que reúne sudocumentación en trámite, sometida a continua utilización
y consulta administrativa.
archivos de gestión
Decreto 1080 de 2015
ciclo de la gestón documental
01
0208
0307
04
05
06
Planeación
Producción
Gestión yTrámite
Organización
Transferencia
Disposición deDocumentos
Valoración
Preservacióna largo
plazo procedimientos
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación yvaloración de los documentos la entidad, en cumplimiento con elcontexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis deprocesos, análisis diplomático y su registro en sistema de gestióndocumental.
ciclo de la gestón documental
Planeación
Actividades destinadas al estudio los documentos en la forma deproducción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competentepara trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
ciclo de la gestón documental
Producción
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación aun trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y accesopara consulta de los documentos, el control y seguimiento a lostrámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
ciclo de la gestón documental
Gestión y Trámite
Clasificar
RADICACIÓN
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento enel sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el niveladecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
*Documentación antigua que se empastaba, manuales de equipos,libros radicadores, etc.
ciclo de la gestón documental
Organización
ORGANIZACIÓN EN LA SDG
CAJAS FOLDER COLGANTEAZPAQUETES O LEGADOS
CARPETASTOMOS*PLANOS
Fase del proceso de organización documental, en el cual seidentifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdoa la estructura orgánico-funcional de la entidad productora(fondo, sección, subsección, series y/o asuntos).
ciclo de la gestón documental
Clasificación Documental
SERI
ESU
BSER
IES
CONTRATOS
Suministro Organismos deControl
Gestión
OtrasEntidades
Obra
Prestaciónde Servicio
INFORMES
SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO - SDGDESPACHO
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo
de Gestión
Archivo Central CT E MT S
311 2 ACTAS2.1 Actas del Subcomité de Autocontrol N.A. N.A. 2 2 X X
Actas del Subcomité de Autocontrol La subserie se conserva 2 años en el archivo de gestión; una vez cumplidos se transfiere al archivo central de la entidad, en donde permanece 2 años.Cumplido el tiempo de retención en la entidad, se transfiere al Archivo de Bogotá, ya que la documentación contiene toda la información relativa al desarrollo puntual de las funciones de la Oficina de Control Interno y se registran el devenir de las actividades, la asignación de responsabilidades, y las discusiones que determinaron la toma de decisiones.
311 3 ACTOS ADMINISTRATIVOS3.1 Circulares N.A. N.A. 2 18 X X
Consecutivo Circulares La subserie se conserva 2 años en el archivo de gestión; una vez cumplidos se transfiere al archivo central de la entidad en donde permanece por 18 años, se debe transferir al Archivo de Bogotá para su conservación total por considerarse documentación histórica debido a que ofrece posibilidades investigativas gerenciales y adminsitrativas.
311 3.2 ResolucionesResolución 2 18 X XConsecutivo Resoluciones Decreto 539 de
2006 Funciones del Despacho Art. 4 a.
La subserie se conserva 2 años en el archivo de gestión; una vez cumplidos se transfiere al archivo central de la entidad en donde permanece por 18 años, se debe transferir al Archivo de Bogotá para su conservación total por considerarse documentación histórica debido a que ofrece posibilidades investigativas gerenciales y adminsitrativas.
311 6 INFORMES6.1 Informes a Entes de Control y Vigilancia 2 8 X X
Comunicaciones oficiales Ayudas de memoriaLista de asistenciaInformes de visitasPlanes de mejoramientoPresentacionesActas de visitas administrativasInformes
311 6.2 Informes a Otras Entidades 2 8 X XComunicaciones oficiales Informes
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
CT= Conservación TotalE= EliminaciónMT= Medio TecnológicoS= Selección
La subserie se conserva 2 años en el archivo de gestión; una vez cumplidos se transfiere al archivo central de la entidad en donde permanece por 8 años, se debe transferir al Archivo de Bogotá para su conservación total por considerarse documentación histórica debido a que ofrece posibilidades investigativas gerenciales y adminsitrativas.
Responsable Dependencia: Miguel Uribe Turbay Firma____________________________________________
Dirección Administrativa: José Fernando Florez Sánchez Firma____________________________________________
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
ENTIDAD PRODUCTORAOFICINA PRODUCTRA
La subserie se conserva 2 años en el archivo de gestión; una vez cumplidos se transfiere al archivo central de la entidad en donde permanece por 8 años, se debe transferir al Archivo de Bogotá para su conservación total por considerarse documentación histórica debido a que ofrece posibilidades investigativas gerenciales y adminsitrativas.
ciclo de la gestón documental
Agrupaciones Documental
SDG FondoDocumental
SECCIÓN DOCUMENTAL(UNIDAD ADMINISTRATIVA)
SUBSECCIÓN DOCUMENTAL(OFICINA PRODUCTORA)
Corresponde al conjunto de documentosproducidos por una persona natural o jurídica(institución ) en desarrollo de sus funcionesy actividades.
Comprende el conjunto de documentosagrupados en series o asuntos que fueronproducidos y acumulados, en las diferentessubdivisiones del fondo, los cuales debencorresponder con la estructura orgánica dela entidad.
Es una subdivisión de la sección documental(división administrativa) en algunos casosrecibe el nombre de oficina, división o sección.
Subsecretaría deGestión Institucional
DirecciónAdministrativa
Acuerdo 005 de 2013 “Criterios básicos para clasificación, ordenación y descripción de archivos en entidades públicas y privadas “
Ubicación física de los documentos conforme las respectivasseries en el orden previamente establecido.
Sub - actividades
Conformación y apertura de expedientes.
Determinación de los sistemas de ordenación(cronológica, numérica).
Foliación (únicamente al cierre delexpediente).
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
02 - ENE - 2009
05 - MAY - 2009
02 - JUN - 2009
19 - DIC - 2009
RESOLUCIÓN No. 002
RESOLUCIÓN No. 003
RESOLUCIÓN No. 004
Series con unidades documentales simples
Son series conformadas por unidadesdocumentales simples (tipos documentales),donde cada una es independiente de lasotras unidades documentales simples dela misma serie.
Ordenación consecutivanuméricamente
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
RESOLUCIÓN No. 001
Series con unidades documentales complejas
Son series conformadas por unidadesdocumentales complejas comúnmentellamadas expedientes.
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
Contrato
ContratoContrato
Contrato
Tenga en cuenta que debe introducirel gancho de adelante hacia atrás, losdocumentos deben estar alineados en
la parte superior, no en el centro, por loque debe tomar como base una hoja detamaño oficio. Si el contrato no generadocumentos tamaño oficio la alineación
es por el centro del tamaño carta.
ciclo de la gestón documental
Ordenación Interna de los Documentos
Los documentos deben serarchivados en ordencronológico, de la fechamás antigua a la másreciente.
Fecha másantigua
Fecha másreciente
6
4
5
6
Código: M4FD0601F01
Versión: 02
Vigente desde: 07-2014
CÓDIGO
CÓDIGO
CÓDIGO
CÓDIGO
FECHA INICIAL FECHA FINAL No. FOLIOS No. CAJA
TÍTULO O ASUNTO:
MI EMPRESASUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO - SIGA -
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA
SERIE:
SUBSERIE:
CARPETA N°: N° CORRELATIVO:
________ DE __________
De anexar documentos en soportes especiales (Planos – MediosMagnéticos / Ópticos - Fotografías), estos deben almacenarse ensobres de acetato, anexarse a la carpeta e identificar con unsticker la relación del soporte.
CADA SOBRE OCUPA UN (1) FOLIO.
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
(Planos - Medios Magnéticos / Ópticos - Fotografías
Norma NTC 1687, Formato y Plegado de Dibujo Técnico. Se haráen Zig-Zag, tanto en sentido vertical como horizontal, hasta dejarloreducido a tamaño A4, el cuadro de rotulación, siempre debe quedaren la parte inferior derecha.
Plegado de soportes a gran formato (Planos)
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
Numerar de manera consecutiva desde uno (1) enadelante con lápiz de mina negra y blanda.
En la esquina superior derecha de la cara legible ysin enmendaduras.
La numeración existente no debe borrarse y si sedetecta algún error debe numerarse nuevamente,trazando una línea oblicua sobre la numeraciónexistente.
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
Foliación Documental
Los anexos impresos (folletos. boletines, periódicos,revistas.) que se encuentren se numerarán como unsolo folio.
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
Foliación Documental
1A
Cuando se encuentren varios documentosde formato pequeño adheridos a una hoja,a ésta se le escribirá su respectivo númerode folio. (Ocupa un solo folio)
3
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
Foliación Documental
La foliación del expediente se hace teniendo en cuenta la totalidad de carpetasgeneradas con un máximo de 200 folios por carpeta.
En este ejemplo se generaron 3 carpetas, la carpeta 1 se numerará de 1 a 200,la segunda inicia la foliación en 201 a 400 y la última será foliada de401 a 600.
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
Foliación Expedientes Colectivos
Carpeta 1 de 3Folios: 1 - 200
Carpeta 3 de 3Folios: 401 - 600
Carpeta 2 de 3Folios: 201 - 400
Actividades que contribuyen a la identificación de las unidades dealmacenamiento y conservación y, le confieren características únicas pararealizar la recuperación de la información.
ciclo de la gestón documental
Ordenación Documental
Descripción Documental
Rótulo de unidad de conservación (carpeta) Rótulo de unidad de conservación (cajas)
Código: M4FD0601F01
Versión: 02
Vigente desde: 07-2014
CÓDIGO
CÓDIGO
CÓDIGO
CÓDIGO
FECHA INICIAL FECHA FINAL No. FOLIOS No. CAJA
TÍTULO O ASUNTO:
MI EMPRESASUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO - SIGA -
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA
SERIE:
SUBSERIE:
CARPETA N°: N° CORRELATIVO:
________ DE __________
MI EMPRESAFORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
ENTIDAD REMITENTE: __________________________________________________________________________ HOJA No.:_________DE:__________ENTIDAD PRODUCTORA:________________________________________________________________________UNIDAD ADMINISTRATIVA:_____________________________________________________________________OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________________ AÑO MES DIA No. T
No. T: Numero de Transferencia
INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO
ELABORADO POR: ENTREGADO POR:CARGO: CARGO:FIRMA: FIRMA:LUGAR Y FECHA: LUGAR Y FECHA:
RECIBIDO POR: RECIBIDO PARA INSTALACIÓN:CARGO: CARGO:FIRMA: FIRMA:LUGAR Y FECHA: LUGAR Y FECHA:
NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTOSNo.
ORDEN
OBJETO: _____________________________________________________________________________________
UNIDAD DE CONSERVACION NUMERO
DE FOLIOS
REGISTRO DE ENTRADA
FRECUENCIA DE
CONSULTANOTAS
FECHAS EXTREMAS(AAAA-MM-DD)
CODIGO SOPORTE
Formato único de inventario documental
Consiste en el alistamiento y remisión de los documentos, de maneraordenada, del Archivo de Gestión al Central, y/o del Central al Histórico.Teniendo en cuenta lo establecido en la Tabla de Retención Documental (TRD).
Eliminación de material metálico. • Eliminar copias y fax que no contenga información adicional. • Cambio de unidades de conservación, cuando se requiera. • Utilizar gancho plástico . • Utilizar la rotulación aprobada . • Toda la documentación debe ir foliada. • La cantidad máxima de folios por carpeta debe ser de 200. • Ubicar las carpetas en cajas.Elaboración de Inventario.Verificación y recepción en el Archivo central de la entidad.
ciclo de la gestón documental
Transferencias
Preparación físicade la documentación
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
CRONOGRAMA DETRANFERENCIAS
ACTAS
ACTAS
CONTRATOS
CONTRATOS
INFORMES
INFORMES
Elaborar FUID
DisposiciónTRD
ACTAS
ACTAS
CONTRATOS
CONTRATOS
INFORMES
INFORMES
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a suconservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuestoen las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
ciclo de la gestón documental
Disposición de los Documentos
Selección Eliminación Conservación Total
Medio Técnico
ACTAS
CONTRATOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizarla integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterarsu contenido.
Garantizar las condiciones mínimaspara la protección de los documentos.
Almacenamiento
Seguridad de la información
ciclo de la gestón documental
Preservación a Largo Plazo
ciclo de la gestón documental
Valoración
VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS
Legal Fiscal Administrativo Contable
CULTURAL HISTÓRICO CIENTÍFICO