Caracterizacin

Cdigo CA-GQ-01

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IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: GESTIN DE MERCADEO(GM) 2. Tipo de Proceso: Apoyo 3. Responsable del Proceso: Director de Gestin de

Mercadeo 4. Objetivo del Proceso: Identificar las necesidades de

los servicios de docencia, investigacin y extensin a nivel binacional, nacional y regional contribuyendo a la creacin y desarrollo de nuevos servicios, as como promocionar el portafolio de servicios y atender eficaz y oportunamente solicitudes, inquietudes y quejas de la comunidad en general

5. Alcance del Proceso : Inicia desde la identificacin de las necesidades, promocin de los servicios hasta la prestacin de un servicio de calidad al cliente

A. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.1 Interrelaciones con otros

procesos y entes: PROCESOS: Direccionamiento Estratgico Docencia, Investigacin y Extensin Gestin de la Tics Gestin Financiera Gestin de Comunicaciones y relaciones Externas

6.2 Requisitos

Externos ( usuarios, beneficiarios ) y

Legales

Internos ( de la institucin )

MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004

Legales: ver normograma Requisitos de los Beneficiarios:

Acuerdo 126 Estructura Orgnica Acuerdo 051 del 2002 Sistema de Investigacin de la

Elemento 5:Modelo de operacin por procesos. 6: Estructura

Numerales 5.2 7.2 8.2.1 8.2.3 8.4 8.5

Caracterizacin

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Gestin del Sistema Integrado de Calidad ENTES Sector productivo Instituciones de educacin media y superior Sector pblico

Atencin quejas y

reclamos Orientacin e

informacin al estudiante

Difusin y promocin portafolio de servicios

UFPS. Normatividad SNIES Acuerdo 022 del 2006 Plan de Desarrollo Fortalecimiento Acadmico 2006- 2012 Acuerdo 081 del 2007 Proyecto Educativo Institucional. Decreto 2566/03 Por el cual se establecen las condiciones mnimas de calidad y dems requisitos para el ofrecimiento y desarrollo de programas acadmicos de educacin superior.

organizacional 7: Contexto estratgico 8: Identificacin de riesgos 9: Anlisis de riesgos 10: valoracin de riesgos 11: Polticas de administracin de riesgos 12: Polticas de operacin 13: procedimientos 14: controles 15: indicadores

Caracterizacin

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16: Manual de procedimientos 17: Informacin primaria 18: Informacin secundaria 19: Sistemas de informacin 20: Comunicacin organizacional 21: Comunicacin informativa 22: medios de comunicacin

Caracterizacin

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C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar )

7. Emisor

8. Entradas

9. Actividades ( P_H_V_A )

10. Salidas (Productos o Resultados)

11. Receptor

Gobernacin del Departamento Direccionamiento Estratgico Gestin financiera Docencia Investigacin Extensin Gestin de Mercadeo Gestin de las TICS Comunidad en General

Plan de Desarrollo Departamental Plan de Desarrollo Institucional Solicitud de informacin de necesidades Solicitud de Promocin de servicios Solicitud de estudios de mercado Sistemas de Informacin Solicitud de informacin y orientacin

P Identificar necesidades del entorno por reas estratgicas

Necesidades y Expectativas del entorno Presupuesto de Mercadeo Institucional Programa de Promocin de servicios Informe de resultados De la investigacin Difusin portafolio de Servicios Sistema de informacin actualizado Satisfaccin del cliente

Docencia Investigacin Extensin Gestin financiera Gestin de Mercadeo Comunidad en General Todos los procesos

P Elaborar el presupuesto de mercadeo institucional.

P Disear el programa de promocin de servicios

H Aplicacin de instrumentos de investigacin del entorno

H Sistematizacin de la Informacin

H Presentacin de resultados de investigacin

H Ejecucin del programa de promocin de servicios

H Mantener actualizada la base de datos de clientes potenciales

H Suministrar informacin y orientacin a la comunidad en general

H Establecer alianzas

Caracterizacin

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Gestin Secretara de Educacin Departamental y Municipal Cmara de Comercio Comunicacin y relaciones externas. Prensa, Radio, Televisin Gestin documental Gestin del Sistema Integrado de Calidad

Emisora, Oriente Universitario, Siente la U, Base de Datos Instituciones Pblicas y Privadas Circulares, Memorandos, Cartas, Comunicados Acuerdos Resoluciones Actas Informe de Auditora

estratgicas Interinstitucionales.

Contratos y convenios interinstitucionales Nivel de Satisfaccin del cliente Productos y servicios no conformes Resultado de los indicadores de gestin Informe sobre el nivel de eficiencia, efectividad y eficacia del proceso. Plan de mejora del proceso

Direccionamiento Estratgico Gestin del Sistema Integrado de Calidad

V Seguimiento y medicin de la satisfaccin del cliente

V Identificar y registrar los productos y servicios no conformes

V Realizar seguimiento y medicin al proceso

V Seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora

A Formular e implementar acciones preventivas, correctiva y de mejora del proceso

Caracterizacin

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D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas

E. RECURSOS

F. Identificacin de Riesgos del Proceso ( Ver mapa de riesgos

asociados a cada proceso ), cdigos :

13. Tecnolgicos 14. Fsicos 15. Humanos Recurso Condicin Recurso Condicin Cargo G.CONTROLES AL PROCESO

Computadores Personales

Excelente rendimiento

Instalaciones Adecuada Jefe Divisin de Mercadeo Sistemas de Informacin

Articulacin en red

Muebles y Enseres

Diseo Ergonmico Coordinador Unidad de Investigacin de Mercados

Intranet Excelente flujo de

datos Iluminacin Adecuada Coordinador Unidad de Promocin de

Servicios

Internet Banda Ancha Impresoras giles Auxiliares Administrativos Telfonos En buen estado Secretaras

H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO

Caracterizacin

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I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO

NOMBRE DE INDICADOR FORMULA META

TIPO DE INDICADOR RESPONSABLE

FRECUENCIA DE MEDICION

FUENTE DE INFORMACION

Cumplimiento de las

actividades programadas

# de estudios de

mercado ejecutados # de estudios de

mercado programados

80%

Eficacia

Coordinador unidad de

investigacin de mercados

Semestral

Informe de resultados

de estudios de mercado

# de programas de

promocin de servicios ejecutados # de programas de

promocin de servicios

programadas

80%

Eficacia

Coordinador unidad de

promocin de servicios

Semestral

Informe de seguimiento

de programas de promocin de servicios

Cumplimiento de atencin a estudiantes

# de Consultas resueltas

#Total de consultas

80%

Efectividad

Auxiliares administrativos

Semestral

Ficha de atencin al estudiante

Caracterizacin

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Ejecucin presupuestal en mercadeo

# de quejas resueltas

# total de quejas recibidas

80%

Efectividad

Auxiliares administrativos

Semestral

Ficha de atencin al estudiante

Presupuesto de mercadeo ejecutado

Presupuesto de mercadeo

programado

100%

Eficiencia

Jefe Divisin de mercadeo

Semestral

Ejecucin presupuestal

J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, Formatos, Guas, )

18. Documentos Externos ( Si los hay)

( Ver listado maestro de documentos internos )

( Ver listado maestro de documentos externos )

Control de Cambios Fecha Cambio

Justificacin y Qu se Modifico? Versin Distribucin

Caracterizacin

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Elabor Revis Aprob

JOS ORLANDO GARCIA MENDOZA Lder Proceso de Gestin de Mercadeo

ADRIANA GONZALEZ HEERERA

Asesor Proceso de Gestin de Mercadeo

MARIA ROCIO GIRN Asesor Proceso de Gestin de Mercadeo

Fecha Diciembre 2 de 2008 Fecha Fecha