Gestión del Alcance del Proyecto

Primera Sesión:

PMOLima, Octubre 2012

Agenda

1.Introducción

2.Que es Gestión del Alcance del Proyecto

3.Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto3.1. Recopilar Requisitos

3.2. Definir el Alcance

3.3. Crear EDT

3.4. Verificar el Alcance

3.5. Controlar el Alcance

Uno de los factores de éxito de un proyecto es una adecuada gestión del alcance.

Uno de los factores de éxito de un proyecto es una adecuada gestión del alcance.

1. Introducción1. Introducción

Muchos proyectos tienen serios problemas e incluso han fracasado debido a la inadecuada definición de los requerimientos del producto o inadecuada gestión del alcance del proyecto, lo que agrega trabajo no autorizado y esto a su vez altera el tiempo y presupuesto inicialmente estimado en el proyecto.

Muchos proyectos tienen serios problemas e incluso han fracasado debido a la inadecuada definición de los requerimientos del producto o inadecuada gestión del alcance del proyecto, lo que agrega trabajo no autorizado y esto a su vez altera el tiempo y presupuesto inicialmente estimado en el proyecto.

1. Introducción1. Introducción

Es responsabilidad del Gestor del Proyecto gestionar los cambios en el proyecto, para modificar, agregar o eliminar requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de la Declaración del Alcance inicialmente aprobado y de esta manera alcanzar los objetivos del proyecto.

Es responsabilidad del Gestor del Proyecto gestionar los cambios en el proyecto, para modificar, agregar o eliminar requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de la Declaración del Alcance inicialmente aprobado y de esta manera alcanzar los objetivos del proyecto.

Mediante la gestión de cambios, el Gestor del Proyecto controla el balance entre alcance, tiempo, presupuesto y otras áreas de conocimiento.

Mediante la gestión de cambios, el Gestor del Proyecto controla el balance entre alcance, tiempo, presupuesto y otras áreas de conocimiento.

2. Que es la Gestión del Alcance ? 2. Que es la Gestión del Alcance ?

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito.

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito.

El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

Que es la gestión del alcance ?Que es la gestión del alcance ?

Objetivo de la gestión del alcance ?Objetivo de la gestión del alcance ?

Tener bien claro que:Tener bien claro que:

2. Que es la Gestión del Alcance del Proyecto ?2. Que es la Gestión del Alcance del Proyecto ?

Refiere a las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

Refiere a las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

Refiere al trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Refiere al trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Alcance del productoAlcance del producto

Alcance del proyectoAlcance del proyecto

Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear WBS Verificar el Alcance Controlar el Alcance

Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear WBS Verificar el Alcance Controlar el Alcance

3. Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto 3. Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto

Los Grupos de Procesos de la Gestión del Alcance son: Los Grupos de Procesos de la Gestión del Alcance son:

3.1. Recopilar Requisitos3.1. Recopilar Requisitos

Los requisitos se identifican a partir de necesidades, deseos y expectativas del patrocinador, cliente y otros interesados.

Los requisitos se identifican a partir de necesidades, deseos y expectativas del patrocinador, cliente y otros interesados.

Estos requisitos deben ser recopilados, analizados y registrados a un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto.

Estos requisitos deben ser recopilados, analizados y registrados a un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto.

Por tanto, recopilar requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente.

Por tanto, recopilar requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente.

3.1. Como hacerlo ?3.1. Como hacerlo ?

Entrevistas Entrevistas

Grupos de opinión, reúne a los interesados y expertos en la materia para conocer sus expectativas respecto al producto, servicio o resultado propuesto.

Grupos de opinión, reúne a los interesados y expertos en la materia para conocer sus expectativas respecto al producto, servicio o resultado propuesto.

Las herramientas que nos permiten recopilar requisitos, son: Las herramientas que nos permiten recopilar requisitos, son:

Talleres facilitados, reúne a los interesados funcionales y técnicos claves para definir los requisitos del producto

Talleres facilitados, reúne a los interesados funcionales y técnicos claves para definir los requisitos del producto

Técnicas grupales de creatividad, tormenta de ideas, técnicas de grupo nominal, técnica delphi, mapa conceptual/mental, diagrama de afinidad

Técnicas grupales de creatividad, tormenta de ideas, técnicas de grupo nominal, técnica delphi, mapa conceptual/mental, diagrama de afinidad

Cuestionarios y encuestas Cuestionarios y encuestas

Etc. Etc.

Definir el Alcance es el proceso que consiste en identificar todo el trabajo que se realizará en el proyecto para alcanzar sus objetivos. Es decir, se realiza una descripción detallada del proyecto y del producto.

Definir el Alcance es el proceso que consiste en identificar todo el trabajo que se realizará en el proyecto para alcanzar sus objetivos. Es decir, se realiza una descripción detallada del proyecto y del producto.

3.2. Definir el Alcance3.2. Definir el Alcance

La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito ya que propicia un entendimiento común entre los interesados del proyecto. Su contenido puede incluir:

Objetivos del proyecto Justificación del proyecto Descripción del alcance del proyecto Beneficios Supuestos Restricciones Exclusiones Dependencias con otros proyectos

La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito ya que propicia un entendimiento común entre los interesados del proyecto. Su contenido puede incluir:

Objetivos del proyecto Justificación del proyecto Descripción del alcance del proyecto Beneficios Supuestos Restricciones Exclusiones Dependencias con otros proyectos

3.2. Definir el Alcance3.2. Definir el Alcance

Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando mayor información sobre el proyecto.

Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando mayor información sobre el proyecto.

La declaración del alcance es una herramienta que ayuda a controlar los cambios al proyecto, puesto que definen los límites para aceptar o rechazar cambios.

La declaración del alcance es una herramienta que ayuda a controlar los cambios al proyecto, puesto que definen los límites para aceptar o rechazar cambios.

Juicio de Expertos Juicio de Expertos

3.2. Como hacerlo ?3.2. Como hacerlo ?

Análisis del Producto, incluye técnicas tales como el desglose del producto, el análisis de sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis del valor.

Análisis del Producto, incluye técnicas tales como el desglose del producto, el análisis de sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis del valor.

Identificación de alternativas, incluye técnicas tales como la tormenta de ideas, el pensamiento lateral, la comparación entre pares, etc.

Identificación de alternativas, incluye técnicas tales como la tormenta de ideas, el pensamiento lateral, la comparación entre pares, etc.

Otros Otros

El propósito de la EDT es desarrollar una lista de todas las tareas requeridas por el proyecto para cumplir el objetivo deseado. A partir de la identificación de las tareas será posible estimar el tiempo, costo, recursos, etc. Es decir, la EDT sirve de base para generar el cronograma del proyecto y otros documentos de planificación.

El propósito de la EDT es desarrollar una lista de todas las tareas requeridas por el proyecto para cumplir el objetivo deseado. A partir de la identificación de las tareas será posible estimar el tiempo, costo, recursos, etc. Es decir, la EDT sirve de base para generar el cronograma del proyecto y otros documentos de planificación.

3.3. Crear EDT3.3. Crear EDT

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la descomposición jerárquica descendente de todo el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar hasta llegar a un nivel mas detallado conocido como paquetes de trabajo.

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la descomposición jerárquica descendente de todo el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar hasta llegar a un nivel mas detallado conocido como paquetes de trabajo.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente.

La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un árbol invertido y ayuda a visualizar todo el proyecto y sus principales componentes.

La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un árbol invertido y ayuda a visualizar todo el proyecto y sus principales componentes.

3.3. Crear EDT3.3. Crear EDT

No existe fórmula para calcular el nivel de profundidad de la EDT, esto dependerá del tamaño y complejidad del proyecto. Comúnmente tenemos:

• El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto, • El segundo nivel son las fases del proyecto• El tercer nivel son los entregables del proyecto• El cuarto nivel, el paquete de trabajo

No existe fórmula para calcular el nivel de profundidad de la EDT, esto dependerá del tamaño y complejidad del proyecto. Comúnmente tenemos:

• El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto, • El segundo nivel son las fases del proyecto• El tercer nivel son los entregables del proyecto• El cuarto nivel, el paquete de trabajo

Una Estructura de Desglose del Trabajo bien diseñada hace fácil asignar cualquier tarea, actividad u entregable del proyecto a uno y sólo un componente de la estructura..

Una Estructura de Desglose del Trabajo bien diseñada hace fácil asignar cualquier tarea, actividad u entregable del proyecto a uno y sólo un componente de la estructura..

3.3. Crear EDT3.3. Crear EDT

Un paquete de trabajo es un resultado; una regla básica para determinar el nivel más bajo de la EDT es usar la regla 80/8, la cual especifica que un paquete de trabajo no debe durar más de 80 horas ni menos de 8 horas.

Un paquete de trabajo es un resultado; una regla básica para determinar el nivel más bajo de la EDT es usar la regla 80/8, la cual especifica que un paquete de trabajo no debe durar más de 80 horas ni menos de 8 horas.

La EDT necesita ser construida con la ayuda del equipo del proyecto y/o personas de la organización que participaron en proyectos similares.

La EDT necesita ser construida con la ayuda del equipo del proyecto y/o personas de la organización que participaron en proyectos similares.

Otro componente de la EDT es el sistema de numeración utilizado para seguir cada elemento con un número único, esto es útil para desarrollar el cronograma del proyecto.

Otro componente de la EDT es el sistema de numeración utilizado para seguir cada elemento con un número único, esto es útil para desarrollar el cronograma del proyecto.

Ejemplo de EDT, desglosada hasta el nivel de paquete de trabajo:Ejemplo de EDT, desglosada hasta el nivel de paquete de trabajo:

Nivel 1: Objetivo del Proyecto

Nivel 2: Fases

Nivel 3: Entregables

Nivel 4: Paquete de Trabajo

3.3. Resultado del EDT:3.3. Resultado del EDT:

Como resultado de este proceso tenemos:Como resultado de este proceso tenemos:

EDT EDT

Diccionario de la EDT Diccionario de la EDT

Línea base del Alcance, la que incluye la declaración del alcance del proyecto, la EDT, el diccionario de la EDT

Línea base del Alcance, la que incluye la declaración del alcance del proyecto, la EDT, el diccionario de la EDT

Actualizaciones a los documentos del proyecto

Actualizaciones a los documentos del proyecto

3.4. Verificar el Alcance3.4. Verificar el Alcance

Verificar el alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado por parte del cliente.

Verificar el alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado por parte del cliente.

Verificar el alcance incluye revisar los entregables (resultados de los trabajos y servicios) con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal.

Verificar el alcance incluye revisar los entregables (resultados de los trabajos y servicios) con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal.

Verificar el alcance implica ejecutar actividades de inspección, validación, medición y comprobación que los entregables cumplan los criterios de aceptación acordados.

Verificar el alcance implica ejecutar actividades de inspección, validación, medición y comprobación que los entregables cumplan los criterios de aceptación acordados.

3.4. Verificar el Alcance3.4. Verificar el Alcance

La verificación del alcance difiere del control de calidad ya que el primero está enfocado principalmente a la aceptación formal de los resultados del proyecto y el segundo comprueba que se cumplan los requisitos de calidad acordados en el proyecto.

La verificación del alcance difiere del control de calidad ya que el primero está enfocado principalmente a la aceptación formal de los resultados del proyecto y el segundo comprueba que se cumplan los requisitos de calidad acordados en el proyecto.

La gerencia de la calidad es ejecutada generalmente antes de la verificación del alcance, pero estos dos procesos pueden ser ejecutados en paralelo

La gerencia de la calidad es ejecutada generalmente antes de la verificación del alcance, pero estos dos procesos pueden ser ejecutados en paralelo

3.4. Resultado de Verificar el Alcance3.4. Resultado de Verificar el Alcance

Como resultado de verificar el alcance tenemos:Como resultado de verificar el alcance tenemos:

Entregables aprobados Entregables aprobados

Solicitudes de cambio, las cuales se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Control Integrado de Cambios

Solicitudes de cambio, las cuales se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Control Integrado de Cambios

Actualizaciones a los documentos del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto

3.5. Controlar el Alcance3.5. Controlar el Alcance

Ya que los cambios en el proyecto son inevitables es necesario controlarlos.Ya que los cambios en el proyecto son inevitables es necesario controlarlos.

El Control del Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.

El Control del Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.

El Control del Alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios

El Control del Alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios

3.5. Como hacerlo?3.5. Como hacerlo?

Para controlar el alcance del proyecto realizamos el Análisis de Variación a partir de las medidas de rendimiento del proyecto, las que permiten evaluar el grado de variaciones respecto a la línea base del alcance creado.

Para controlar el alcance del proyecto realizamos el Análisis de Variación a partir de las medidas de rendimiento del proyecto, las que permiten evaluar el grado de variaciones respecto a la línea base del alcance creado.

Análisis de VariaciónAnálisis de Variación

A partir de la identificación de las variaciones, es posible enfocarse en algunos puntos para determinar las causas de los problemas o restricciones que impiden el progreso planificado del proyecto. Finalmente se tomará decisiones de aplicar acciones correctivas o preventivas, si fuera necesario.

A partir de la identificación de las variaciones, es posible enfocarse en algunos puntos para determinar las causas de los problemas o restricciones que impiden el progreso planificado del proyecto. Finalmente se tomará decisiones de aplicar acciones correctivas o preventivas, si fuera necesario.

3.5. Resultado del Controlar el Alcance3.5. Resultado del Controlar el Alcance

Como resultado del control del alcance, tenemos:Como resultado del control del alcance, tenemos:

Mediciones del Desempeño del Trabajo Mediciones del Desempeño del Trabajo

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización, pudiendo actualizar:

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización, pudiendo actualizar:

Las causas de las variaciones Las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance del

proyecto

Las causas de las variaciones Las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance del

proyecto

Solicitudes de Cambio Solicitudes de Cambio

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

GraciasPMP Mercedes GavilánAnalistamercedesgavilang@gmail.comhttp://www.scmsupport.com/home.html