Gestión de las...
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Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Capítulo 12
Gestión de las adquisiciones del proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de la gestión de las adquisiciones del
proyecto y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de
tecnología de la información
Describir el trabajo involucrado en la planificación de las compras y
adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestión de
las adquisiciones y la declaración del contrato de trabajo, y los cálculos
involucrados en el análisis de compra o realización directa
Conocer aspectos que están involucrados en la planificación de
contratación, incluidos la creación de varios documentos de compra y
criterios de evaluación para los proveedores
Objetivos de aprendizaje (continúa)
Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la
diferencia entre las propuestas y las ofertas
Describir el proceso de selección del proveedor y reconocer los
diferentes enfoques para la evaluación de las propuestas o la
selección de proveedores
Ver la importancia de una buena administración del contrato
Describir el proceso de cierre del contrato
Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la
gestión de las adquisiciones del proyecto
Términos
Adquisición
Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa
Otros términos
Compra
Arriendo
Arriendo con opción de compra (leasing)
Contratación externa (outsourcing)
¿Por qué hacer outsourcing?
Para reducir los costos fijos y recurrentes
Para permitir a la organización del cliente centrarse en su negocio
principal
Para acceder a conocimientos y tecnologías
Para proporcionar flexibilidad
Para aumentar la rendición de cuentas
Contratos
Contrato
Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se
obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y
el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestación válida
Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el
enfoque en resultados clave de un proyecto
Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor
responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el
contrato
Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de
los contratos
Procesos de la gestión de las adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo
Procesos
Planificar la gestión de las Adquisiciones Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo
Efectuar las Adquisiciones Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato
Controlar las Adquisiciones Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado)
Cerrar las Adquisiciones Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto
Planificar la gestión de las adquisiciones
Documentar las políticas relacionadas con las adquisiciones
Determinar qué adquirir, cómo, cuándo, cuánto, a quién, condiciones, recursos, riesgos
Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir mejor mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo del proyecto
Herramientas y técnicas para planear las
adquisiciones
Análisis de Fabricación Propia o Compra Parte del proceso de Planificar la gestión de las Adquisiciones Puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede comprarlo
Análisis financiero
Expertos (internos y/o externos) Pueden hacer aportes valiosos en las decisiones de las adquisiciones
Ejemplo
Se necesita un artículo en un proyecto
Opción 1: Alquilar
Costo: $800/día,
Opción 2: Comprar
Costo de adquisición: $12.000
Costo operativo: $400/día
¿Cuál opción tomar?
Solución
Establecer una ecuación en la que las dos opciones, alquilar y comprar, son iguales
800[$/día] * d [día] = 12.000[$] + $400 [$/día] * d [día]
d = 30
Si se necesita el artículo más de 30 días, es más económico
comprarlo que arrendarlo
d número de días a utilizar el artículo
Tipos de contratos
Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos
apropiados en diferentes situaciones
Contrato de precio fijo o suma global Precio total fijo para un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado FFP Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos FPIF Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio FP-EPA
Contrato de costo reembolsable Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por lo general, representa la ganancia del proveedor Contrato de costo más honorarios fijos CPFF Contrato de costo más honorarios con incentivos CPIF Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF
Contrato por tiempo y material T&M Tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo
Punto de asunción Total
Punto de Asunción Total Point of Total Assumption PTA Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del contrato
Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les
duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los
sobrecostos
Cálculo del PTA:
PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo
Contrato de costo reembolsable
Costo más honorarios fijos.
Cost Plus Fixed Fee CPFF Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de
los costos estimados al inicio del proyecto. El monto de los honorarios no varía
con los costos reales a menos que se modifique el alcance del proyecto
Costo más honorarios con incentivos Cost Plus Incentive Fee CPIF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y una bonificación de
incentivo, dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento
establecidos en el contrato
Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos Cost Plus Award Fee CPAF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte
de los honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto
criterio de desempeño definido e incorporado dentro del contrato
Tipos de Contrato vs Riesgo
Riesgo del Comprador
Riesgo del Proveedor
Alto
Alto
Bajo
Costo más
porcentaje
del costo
(CPPC)*
Costo más
honorarios
fijos
(CPFF)
Costo más
honorarios
con incentivos
(CPIF)
Incentivo
de precio fijo
(FPI)
Precio fijo
cerrado
(FFP)
Bajo
*CPPC Cost Plus Percentaje Cost.
Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.
Cláusulas del contrato
Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en
cuenta temas únicos del proyecto
Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional
diferente
Una cláusula de terminación es una cláusula contractual que
permite al comprador o proveedor terminar el contrato
Plan de gestión de las adquisiciones
Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición,
desde la elaboración de documentación para realizar compras
externas hasta el cierre de las adquisiciones
El contenido varía en función de las necesidades del proyecto
Enunciado del trabajo (SOW*)
Enunciado del trabajo relativo a la Adquisición (SOW)
Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto
Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto
Es un tipo de declaración de alcance
Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las expectativas del comprador
* SOW Statement Of Work
Plantilla de SOW*
I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el
hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo
II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de
hardware y software
III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el
trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado
el trabajo e información relacionada con el cronograma.
IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y
especifica cuando serán terminados
V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del
trabajo
VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo
es aceptable
VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como
certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,
requerimientos de viajes, etc
* SOW Statement Of Work
Términos
Propuesta Documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador
Oferta o cotización Documento preparado por los proveedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador
Planificar la contratación
Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los
potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los
criterios de evaluación para la adjudicación del contrato
Solicitud de propuesta Request For Proposals RFP Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicio
Solicitud de presupuesto Requests For Quotes RFQ Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles proveedores de productos o servicios comunes o estándar
Plantilla de solicitud de propuesta
I. Propósito del RFP*
II. Antecedentes de la organización
III. Requerimientos básicos
IV. Entorno de hardware y software
V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas
VI. Estado del trabajo e información del cronograma
VII. Posibles apéndices
A. Descripción general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamaño de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato
* RFP Request For Proposal
Solicitar respuestas de proveedores
Incluye:
Decidir a quién(es) invitar
Preparar documentación pertinente
Indicar qué se espera como respuesta
Propuestas
Ofertas
Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y
servicios de varias maneras
Ir al proveedor preferido
Buscar varios proveedores potenciales
Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores
Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)
Selección de proveedores
Selección de proveedores o selección de fuente
Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores
Escoger la mejor
Negociar el contrato (si hay lugar para ello)
Adjudicar el contrato
Criterios de selección de Proveedores
Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud
de adquisiciones
En muchas oportunidades se limita al precio de compra
Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad Costo total Capacidad técnica Riesgo Garantía Capacidad financiera Capacidad de producción Tamaño y tipo de negocio Desempeño pasado de los proveedores Referencias Derechos de propiedad intelectual Derechos de propiedad exclusiva
Criterios de evaluación de propuestas
Importante establecer los criterios de evaluación, y las preferencias,
antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o
Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)
Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel
Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el
enfoque de la gestión
Pedir/Exigir una presentación técnica, como parte de una propuesta
Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas
Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3
Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje
Enfoque
técnico
30%
Enfoque a la
gestión
30%
Rendimiento
pasado
20%
Precio 20%
Total 100%
Plan procurement Management
4.2 Develop Project
Management Plan
4.5 Perform Integrated
Change Control
5.2 Collect
requirements
6.4 Estimate Activity
Resources
6.6 Develop Schedule
7.2 Estimate Costs
11.2 Identify Risks
11.2 Identify Risks
12.1 Plan
procurement Management
12.2 Conduct
Procurements
12.3 Control
Procurements
12.4 Close Procurements
13.1 Identify
stakeholders
Project Procurement Management
13.1 Identify
stakeholders
Enterprise environmental factors
Organizational process assets
Project management plan
Project documents updates
Change requests
Requirements documentation
Stakeholder register
Risk register
Project schedule
Enterprise/
Organization
Project documents
Activity cost estimates
Activity resource requirements
Make-or-buy decisions
Procurement management plan
Procurement statement of work
Source selection criteria
Procurement documents
Plan procurement Management
Inputs 1. Project management plan
2. Requirements documentation
3. Risk register
4. Activity resource requirements
5. Project schedule
6. Activity cost estimates
7. Stakeholder register
8. Enterprise environmental factors
9. Organizational process assets
Outputs 1. Procurement management plan
2. Procurement statement of work
3. Procurement documents
4. Source selection criteria
5. Make-or-buy decisions
6. Change requests
7. Project documents updates
Tools & Techniques 1. Make-or-buy analysis
2. Expert judgment
3. Market research
4. Meetings
Seleccionar proveedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de
propuestas y después crean una lista más corta de proveedores
potenciales para su futura evaluación
Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final
(Best And Final Offer BAFO)
La salida final es un contrato firmado por el comprador y el
proveedor(es) seleccionado(s)
Conduct Procurements
4.1 Develop Project
Charter
4.2 Develop Project
Management Plan
4.5 Perform Integrated
Change Control
6.4 Estimate Activity
Resources
6.5 Estimate Activity
Durations
6.6 Develop Schedule
7.3 Determine Budget
9.3 Develop Project
Team
12.1 Plan procurement
Management
12.2 Conduct
Procurements
12.3 Control
Procurements
Project Procurement Management
Project documents updates
Change requests
Resource calendars
Project management plan updates
Sellers
Project documents
Agreements
Enterprise/
Organization
Project documents
Project documents
Procurement management plan
Procurement documents
Source selection criteria
Make-or-buy decisions
Procurement statement of work
Selected sellers
Seller proposals
Organizational process assets
Conduct Procurements
Inputs 1. Procurement management plan
2. Procurement documents
3. Source selection criteria
4. Seller proposals
5. Project documents
6. Make-or-buy decisions
7. Procurement statement of work
8. Organizational process assets
Outputs 1. Selected sellers
2. Agreements
3. Resource calendars
4. Change requests
5. Project management plan updates
6. Project documents updates
Tools & Techniques 1. Bidder conference
2. Proposal evaluation techniques
3. Independent estimates
4. Expert judgment
5. Advertising
6. Analytical techniques
7. Procurement negotiations
Controlar las adquisiciones
Asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los requisitos
contractuales
Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los
profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización
y la administración de los contratos
Sugerencias para el control de cambios en
contratos Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,
aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma
manera que fue aprobada la parte original del plan
La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de
impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y
calidad de los productos o servicios que se prestan?
Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del
equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones
importantes y las llamadas telefónicas
Sugerencias para el control de cambios en
contratos (continúa)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto
para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades
del negocio y del trabajo, en un entorno operativo
Tener planes de respaldo
Usar herramientas y técnicas, tales como
Tener un sistema de control de cambios del contrato
El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y auditorías, …
Control Procurements
4.2 Develop Project
Management Plan
4.3 Direct and Manage
Project Work
4.4 Monitor and
Control Project Work
4.5 Perform Integrated
Change Control
4.5 Perform Integrated
Change Control
12.1 Plan procurement
Management
12.2 Conduct
Procurements
12.3 Control
Procurements
Project Procurement Management
Project management plan
Approved change requests
Project documents updates Work performance data
Work performance reports
Work performance information
Change requests
Agreements
Procurement documents
Organizational process assets updates
Project management plan updates
Project documents
Enterprise/
Organization
Control Procurements
Inputs 1. Project management plan
2. Procurement documents
3. Agreements
4. Approved change requests
5. Work performance reports
6. Work performance data
Outputs 1. Work performance Information
2. Change requests
3. Project management plan updates
4. Project documents updates
5. Organizational process assets
updates
Tools & Techniques 1. Contract change control system
2. Procurement performance reviews
3. Inspections and audits
4. Performance reporting
5. Payment systems
6. Claims administration
7. Records management system
Buenas prácticas
Lista de las buenas prácticas para aplicarla con los compradores de servicios externos (según la empresa Accenture)
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente
2. Contratar un socio, no sólo un proveedor
3. Más que un contrato, establecer una relación de negocios
4. Intercambiar influencias/ganancias
5. Gobernar activamente
6. Asignar un ejecutivo dedicado
7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios
Cerrar las adquisiciones
Completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto
El equipo del proyecto debe:
Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la información para uso futuro
El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación
formal y cierre
Herramientas para ayudar en el cierre del
contrato
Auditorías de adquisiciones
Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones
Documentos organizados
Localización fácil y sencilla de los documentos
Archivo adecuado de los documentos
Close Procurements
4.2 Develop Project
Management Plan
12.1 Plan procurement
Management
12.4 Close
Procurements
Project Procurement Management
Project management plan Organizational process assets updates
Procurement documents
Enterprise/
Organization
Closed procurements
Close Procurements
Inputs 1. Project management plan
2. Procurement documents
Outputs 1. Closed procurements
2. Organizational process assets
updates
Tools & Techniques 1. Procurement audits
2. Procurement negotiations
3. Records management system
Software para la gestión de las adquisiciones
Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos
Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores
Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores
El software para presentaciones ayuda a mostrar información
El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente muchas
funciones de la adquisición
En Internet se puede encontrar información sobre proveedores