Gestión de fondos de archivos en empresas
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JANO; ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.
RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES JURÍDICAS EN LA GESTIÓN DE FONDOS DE ARCHIVOS DE EMPRESAS.
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PUESTA EN VALOR.
1.Se define por parte de la
organización los formatos,
procedimientos, actores, medidas de
seguridad y confidencialidad.
2.Se establece la posibilidad de poder
localizar los documentos al poder
evidenciar sus movimientos.
3.Identificamos riesgos de fugas de
información y pérdidas
documentales, tomamos medidas
para minimizarlos.
4.Establecimiento y conocimiento por
parte de la organización de un
procedimiento estandarizado de
Transferencias.
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1.1. TRASLADOS /TRANSFERENCIAS DE
DOCUMENTACIÓN
Art. 114 del RDLOPD nos indica una vez mas
que deben estar previamente establecidos
los procedimientos oportunos, además de
aquellas medidas que en un momento dado
se establezcan por el Responsable del
Fichero y el Encargado del Tratamiento.
1.2. TRASLADOS /TRANSFERENCIAS DE
DOCUMENTACIÓNIDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.
Seguridad en el traslado.
Pérdidas de documentación o
deterioro de la misma.
2.
Confidencialidad. Posibilidad de
accesos no autorizados, realizado
de forma pública.
3.
Personal/Proveedor
Concienciado y acreditado.
4.
¿Se siguen procedimientos
normalizados, estandarizados,
reconocidos por la dirección?
5.
Movimientos realizados sin
control.
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2.1. DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN .
PUESTA EN VALOR.
1.Establece claramente la obligación
de describir o inventariar la
documentación.
2.Se facilita el control en la gestión de
la documentación por su descripción.
3.Establece la necesidad de definir la
figura del USUARIO con acceso a los
documentos.
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En el Art. 92.1 se establece la
necesidad de que “sean
inventariados” y accesibles sólo al
personal autorizado.
El Art. 92.5 habla de la necesidad de
“etiquetar de forma comprensible”
las cajas o contenedores.
2.2. DESCRIPCIÓN.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
1.Documentación que no se describe,
no existe y pasa al Limbo de los
documentos.
2.Si no existe no se integra en los
procesos de la empresa.
3.Sin control los accesos son
movimientos incontrolados .
Provocan más pérdidas de
documentos.
4.Descripciones de fortuna.
Ineficientes para controlar.
5.Prolongación de tiempos de
consultas.
6.Consultas ineficientes.
7.Imposibilidad de realizar una
gestión avanzada.
8.Imposibilidad de reducción de
costes.
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3.1. ACCESOS Y CONSULTAS.
PUESTA EN VALOR.
1.Definición de la figura del
USUARIO, nominados e
identificados, controlados por la
organización.
2.El Responsable del Fichero
debe establecer, definir y
aprobar procedimientos y
formatos de Consulta y Acceso a
la documentación de archivo.
3.Se establece la identificación
inequívoca de los usuarios a la
hora de acceder documentación.
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La consulta debe ser realizada por personal
debidamente autorizado. (Art. 92.2 y 3)
El Art. 91 indica claramente que; Los usuarios sólo consultarán aquellos recursos necesarios para sus funciones.
Se establecerán mecanismos por parte del Responsable del Fichero para evitar lo contrario.
El Responsable del Fichero se encargará de que exista una relación actualizada de usuarios, así como de sus perfiles de acceso. Sólo el Responsable del Fichero podrán alterarlo.
En caso de que exista personal ajeno al Responsable del Fichero que tenga acceso, se someterá a las mismas regulaciones que se establecen para el personal propio.
El Art. 93 define la necesidad de identificar plenamente al usuario que acceda a los documentos.
3.2. ACCESOS Y CONSULTAS.
PUESTA EN VALOR.
1.El legislador estima crítico el acceso
a la documentación.
2.Entra incluso en los elementos que
debe tener el formato que
empleemos para controlar los accesos
a los fondos de archivo.
3.Dichos elementos se deben
considerar como mínimos, no como
máximos a cumplir.
4.El procedimiento de acceso debe
velar por la Conservación, Integridad
y Confidencialidad de los documentos
en sus salidas a los usuarios.
5.Establecimiento y conocimiento por
parte de la organización de un
procedimiento estandarizado de
Consulta.
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Para mayor claridad, el Art. 96 incide en una serie de elementos que deben registrarse en los accesos a los registros y documentos; Tipo de documento afectado.
Fecha.
Hora.
Número de documentos afectados.
Soporte.
Tipo de información. (Nivel de Acceso)
Emisor de los registros o documentos.
Forma de envío, que entendemos aquí como forma de entrega.
El Art. 103 establece una serie de elementos (Reiterados en el Art. 113) que deben ser registrados a la hora de realizarse los accesos a los fondos.
3.3. ACCESOS Y CONSULTAS.
IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.Falta de registros en los accesos, no
se sabe qué
documentos han salido.
2.No se sabe donde está
lo que ha
salido.
3.No se sabe quién ni cuando se han
sacado documentos.
4.Se produce patrimonialización de
los documentos sacados, no se les
quiere retornar al archivo.
5.Faltan documentos para consultas
críticas.
6.Documentos repartidos por todas
las instalaciones, en lugares
insospechados e inseguros.
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4.1. EL EXPURGO.
PUESTA EN VALOR:
1.Destrucción confidencial de los
fondos documentales predefinidos
como obsoletos.
2.Destrucción controlada de estos
fondos.
3.Destrucción de forma irrecuperable
de los documentos.
4.Establecimiento y conocimiento por
parte de la organización de un
procedimiento estandarizado de
Expurgo.
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Art. 92.4 contempla de que deben
realizarse destrucciones de registros
para evitarse el acceso a los mismos
por personas no autorizadas.
Art. 112.2 se manifiesta la necesidad
de evitar el acceso y la recuperación
de información que se pretende
destruir.
La “Praxis” del Expurgo.
4.2. EXPURGOS.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
1.Arbitrariedad en la selección de los
documentos a destruir.
2.Arbitrariedad en el procedimiento a
seguir.
3.Sin conocimiento real de la
documentación destruida.
4.Medidas de seguridad y
confidencialidad sin evidencias de su
cumplimiento o existencia.
5.Proveedor y personal involucrados
no concienciados.
6.Sin evidencias reales de destrucción
de los documentos.
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5.1. SEGURIDAD PARA LA DOCUMENTACIÓN;
LOCALES DE ARCHIVOPUESTA EN VALOR;
1.Se define la necesidad de que en
Documento de Seguridad defina
medidas, normas, procedimientos,
reglas, de aplicación inmediata
encaminadas a garantizar la
seguridad.
2.
Dotar de los medios necesarios a
las instalaciones de archivo para
evitar accesos no autorizados.
3.Cumplimiento de legislación sobre
locales con carga de fuego.
4.Medidas higiénicas anti plagas.
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Art. 89.1 Define la necesidad de que el Documento de Seguridad aclare y delimite las funciones y obligaciones.
Art.89.2 Establece la obligación que tiene el
Responsable de Fichero o Tratamiento de dar a
conocer las medidas de seguridad adoptadas y
las consecuencias de su incumplimiento.
Art. 99 Sólo se accede a locales por personal
expresamente autorizado.
Art. 108 y 107 Define al almacenamiento en
locales y dispositivos de apertura posible sólo
para personal autorizado.
Art .111 y 113 profundizan en este aspecto de
accesos restringidos.
5.2. GESTIÓN Y CONTROL DE LOCALES DE
ARCHIVOS.
IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.Incendio con pérdida total de la
documentación.
2.Acceso de personal no autorizado.
3.Falta de control del local de archivo,
en sus contenidos.
4.Personal poco concienciado.
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5.3. GESTIÓN Y CONTROL DE LOCALES DE
ARCHIVOS.IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
1.Personal negligente.
2.Sin limpieza ni controles anti plagas.
3.¿Medidas anti incendios y
cumplimiento de requisitos legales?
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5.4. GESTIÓN Y CONTROL DE LOCALES DE
ARCHIVOS.IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.Planes de emergencia o de
contingencia.
2.Disponibilidad de recursos.
3.Planes de continuidad.
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2.1. INGRESOS DE DOCUMENTOS EN LOS
ARCHIVOS.PUESTA EN VALOR.
1.Define competencias del
Responsable del Fichero.
2.Establece los fines del archivo de la
documentación.
3.La documentación se archivará
conforme a sus exigencias legales.
4.Establecimiento y conocimiento por
parte de la organización de un
procedimiento estandarizado de
Archivo de documentos.
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Art. 106. Criterios de Archivo se nos indica que
se realizarán según lo que indica su respectiva
legislación, y que se deberá garantizar la correcta
conservación de los documentos, su localización,
consulta, y posibilitar el ejercer los derechos de
acceso, rectificación y cancelación.
En aquellos en los que no exista norma aplicable,
el Responsable del Fichero deberá establecer los
criterios y procedimientos de actuación que
deberá seguirse para el archivo.
6.1. INGRESOS.IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.Ingresos descontrolados = Pérdidas
de documentación de los archivos o
oficinas.
2.Se convierte el archivo en un Pasivo
para la empresa.
3.Accesos largos, laboriosos e
ineficientes.
4.Desaprovechamiento del espacio.
5.Multiplicidad de criterios de archivo
y arbitrariedad en su aplicación.
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7.1. RECUPERACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN.
FASE PREVIA; ESTADO HABITUAL DE
LA DOCUMENTACIÓN.
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7.2. RECUPERACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN.
FASE DE RECUPERACIÓN;
TRATAMIENTO DE LOS FONDOS
DOCUMENTALES.
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7.3. RECUPERACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN.
FASE FINAL; ARCHIVO LISTO PARA SU
INTEGRACIÓN EN LOS PROCESOS DE
LA EMPRESA.
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8.1. MODELO DE GESTIÓN DE LOS FONDOS DE
ARCHIVO.
Art. 89.1 Define la necesidad de que el
Documento de Seguridad aclare y delimite las
funciones y obligaciones.
Art. 106. Criterios de Archivo se nos indica que
se realizarán según lo que indica su respectiva
legislación, y que se deberá garantizar la correcta
conservación de los documentos, su localización,
consulta, y posibilitar el ejercer los derechos de
acceso, rectificación y cancelación.
En aquellos en los que no exista norma aplicable,
el Responsable del Fichero deberá establecer los
criterios y procedimientos de actuación que
deberá seguirse para el archivo.
PUESTA EN VALOR.
1.Definición, normalización y
aprobación de;
Procesos.
Requisitos legales.
Formatos.
Responsabilidades
Manuales.
Bases de Datos referenciales.
2.Conocimiento y empleo por parte
de la organización.
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8.2. MODELO DE GESTIÓN DE LOS FONDOS DE
ARCHIVO.OPORTUNIDADES DADAS POR;
1.Eficiencia , Operatividad y Eficacia
en Sistemas de Archivo.
2.Convertir el Archivo de un Pasivo a
un Activo de la organización.
3.Integrarlo en los procesos de la
empresa.
4.Convertirlo en el arsenal jurídico de
las organizaciones.
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COMPARACIÓN EN EL ACCESO A FONDOS DE ARCHIVO.
A. ESCENARIO HABITUAL.
1.
Consultas realizadas por una
persona durante 20 minutos.
2.
Sobre el 30% de los documentos.
3.
70% de los accesos son exitosos.
4.
Sin registro alguno ni
procedimiento.
5.
Desconfianza en el archivo, los
documentos no retornan o no
ingresan en el mismo.
B. ESCENARIO COMPETITIVO.
1.
Consulta realizada por un usuario
en 4 minutos.
2.
Consultas multiplicadas por 5 o 7
veces con respecto al escenario A.
3.
99% de los accesos exitosos, en el
resto se tiene explicación de por
qué
no aparece.
4.
Queda registrada la documentación
sacada en consulta, según un
procedimiento normalizado,
conocido y aprobado.
5.
Documentos vuelven al archivo
pasado un tiempo.
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GRACIAS POR SU ATENCION
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