Gestión de documentos
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Y sus tipos de documentosGESTIÓN DE DOCUMENTOS
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Dentro del conjunto de tecnologías en el que se encuentran los documento existe algo llamado Ciclo de vida, este se puede hacer
mas rentable mediante técnicas manuales o aplicaciones tecnológicas y alcanzar una mayor funcionalidad y eficiencia de
estos.La misión principal de la gestión de documento es rastreo
almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel Y en la seguridad sus principales funciones son garantizar la integridad de los
documentos junto con restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.
INTRODUCCIÓN
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A diferencia de la información almacenada en una ERP no
tiene una organización clara de contenido a esto se le denomina
como información desestructurada.
La gestión documental es una manera de relacionar el uso de
los tipos de información.
¿QUÉ ES?
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El sistema de gestión de documentación nos han de
ofrece almacenamiento, seguridad, capacidad de
recuperación e indexación.Estos documentos han de estar
siempre disponible para cualquier ocasión ya sean de
emergencia o por necesidades personales o de la empresa la
cual utilice esta gestión
¿QUÉ NOS OFRECE?
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Los tipos de archivo son realizados para diferenciar sus
características teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos.
Sus tipos son:-Archivos de gestión
-Archivo central-Archivo histórico
TIPOS DE ARCHIVO
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Se reúnen los documentos transferidos por varias rutas de archivos de gestión para el lugar determinado, es vigente para algunos propósitos (comerciales,institucionales,etc)
y se conservan ,son especiales para la consulta los empleados y personas con permisos los usan con fines definidos.
Para recibirlos sus pasos son:
-Organización-Consulta
-Conservación-Disposición final
ARCHIVO CENTRAL
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Se le conoce como el que transporta la documentación del archivo central o del archivo de
gestión al terminar su vigencia es almacenadose permanentemente, con el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos
por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación, pero también cubre reclamos en
empresas con productos de venta.
ARCHIVO HISTÓRICO
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Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite o son recientes,
pueden estar en un lapso de 1 a 5 años antes de entrar al archivo histórico.
se desarrollan en siguientes etapas:-Producción-Recepción
-Distribución-Trámite
-Organización-Consulta
-Conservación-Disposición final
ARCHIVOS DE GESTIÓN
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FIN