GESTION ADMINISTRATIVA ACTA DE REUNION … · ACTA DE REUNION COMITÉ ... extemporánea y por...

GESTION ADMINISTRATIVA ACTA DE REUNION COMITÉ

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 8

Hora:8:30 am Fecha: abril 29-30 de 2014

Lugar: Sede Regional Valle del Cauca

Dependencia que Convoca:

Grupo de Planeación y Sistemas

Proceso: Direccionamiento Estratégico, Gestión Financiero, Gestión Restablecimiento de Derechos, Gestión de Adopciones, Gestión de Responsabilidad Penal, Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia, Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la niñez y adolescencia, Gestión para la atención de las familias y comunidades

Objetivo:

Se realiza la introducción del comité estratégico ampliado, con la lectura del orden del dia, por parte del Coordinador del área de Planeación y sistemas.

DIA 29.

TEMA HORA

Indicadores primer trimestre 2014 y avances "Reto de Innovación". G.

Gestión de Servicios y Atención.

8 a.m. – 9 a.m.

Ejecución presupuestal por centro zonal. Seguimiento al PAC de los

programas de la Regional con la asistencia de cada Enlace y Financiero de

los grupos de la Regional.

9 a.m. – 11 a.m.

Planeación Estratégica 2014. G. Planeación y Sistemas - Prof. Épico 11:00 a.m. -12:00 p.m.

Seguimiento acciones de mejora y compromisos de RXD- Prof. Épico 12:00 p.m-1:30 p.m.

ALMUERZO (Libre) 1:30 p.m-2:30 p.m.

Avances plan de acción del SNBF 2014. G. SNBF. 2:30 m. - 3:30 p.m.

Adopción por cónyuges / Adopción de consanguíneos. / ABC ley 1448. G.

Protección.

3:30 p.m. - 5:30 p.m.



TEMA HORA

Metas Sociales y Gestor de Viáticos: G. Planeación y Sistemas. 8 a.m. - 9:30 a.m.

Gestión 2013 oficina TIC/Plan de trabajo 2014. G. Planeación y Sistemas. 9:30 a.m. - 10:30 a.m.

Formulación e Implementación del Plan de Asistencia Técnica PR5 MPE1.

G. Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. 10:30 a.m. - 11:30 a.m.

Socializar el resultado del indicador de archivos organizados y las

transferencias Secundarias a Bogotá. G. Administrativo. 11:30 a.m. – 12:30 p.m.

Estado actual utilización Documento Digital. G. Administrativo. 12:30 p.m. - 1 p.m.

ALMUERZO (Libre)

Seguimiento plan de capacitación. G. Administrativo. 2 p.m. - 2:30 p.m.

Socializar los programas de manejo de residuos (lámpara y/o bombillas, baterías y/o programa Pilin y el programa pos consumo tóner). G. Administrativo.

2:30 p.m-3:30 p.m.

Realizar seguimiento en los comités ampliados del envío de los documentos soporte, responsabilidad de los supervisores, para la proyección de las actas de liquidación.(G. Jurídico)

3:30 p.m.-4:00 p.m.

VARIOS:

1. Traslado cupos HCB del CZ CARTAGO al CZ NORORIENTAL. G. Atención

en Ciclos de Vida y Nutrición.

2. Caso pago servicios públicos El Buen Pastor. Dirección. 3. Entrega placas servidores públicos 2011-2012.Gestion Humana. 4. selección nueva representante por parte de las coordinadoras de cz al comité.

4:00 p.m. – 5:00 p.m.

Se asigna como moderador al Doctor William Marquez.

Dra. Martha Jurado:

INDICADORES PRIMER TRIMESTRE:

Se realiza la proyección de las graficas de comportamiento de indicadores, denuncias, quejas y reclamos, estos se han visto afectados negativamente por la falta de transporte y las contrataciones de personal.



Se presenta el registro de indicadores vigencia 2014.

Meta Ejec Ind Meta Ejec Ind Meta Ejec Ind

CZ BUENAVENTURA 6 6 100% 0 0 65 65 100% CUMPLE

CZ BUGA 12 12 100% 5 5 100% 23 23 100% CUMPLE

CZ CARTAGO 11 9 82% 0 0 61 61 100%3 denuncias vencidas debido a direccionamiento tardio de otros centros

zonales . ACCIONES: Retroal imentar a los cz que ocas ionaron el CZ CENTRO 57 57 100% 11 11 100% 90 90 100% CUMPLE

CZ JAMUNDI 10 10 100% 4 4 100% 15 14 93% 1 conci l iacion vencida. No envio informe

CZ LADERA 0 0 4 4 100% 0 0 CUMPLE

CZ NORORIENTAL 27 25 93% 6 6 100% 83 82 99%2 denuncias vencidas , 1 por transporte y 1 por incorrecto direccionamiento

de otro centro zonal .CZ PALMIRA 17 17 100% 8 7 88% 118 4 3%

114 asuntos conci l iables vencidos debido a regis tro inoportuno de las

actuaciones en el Apl icativo SIM por parte de los defensores de Fami l l ia CZ ROLDANILLO 6 5 83% 0 0 14 14 100%

1 denuncia vencida por fa l ta de regis tro de la profes ional responsable

quien identi fico el error y definió como acción a corregir, dar prioridad a CZ SEVILLA 8 8 100% 5 5 100% 17 17 100% CUMPLE

CZ SUR 23 23 100% 3 2 67% 51 22 43%1 reclamo vencido debido a que el radicado número 31817262 a la fecha se

esta rea l izando la investigación del caso. La causa de este resultado, es CZ SURORIENTAL 27 27 100% 1 1 100% 42 42 100% CUMPLE

CZ TULUA 14 13 93% 4 4 100% 19 18 95%1 asunto conci l iable vencido correspondiente a la petición 32318644

Debido a que en el mes de Marzo se presentaron rei terados inconvenientes CZ YUMBO 12 6 50% 2 0 0% 16 14 88%

6 denuncia vencidas debido a gestión inoportuna de las constataciones por

fa l ta de transporte.REGIONAL VALLE 0 0 4 4 100% 0 0 CUMPLE

TOTAL 230 218 95% 57 53 93% 614 466 76%

Ene FebDenuncias

Quejas y

ReclamosConciliables

SustentaciónCentro Zonal



PeticiónTotal 1er.

Trimestre

Total 2do.

Trimestre

Total 3er.

Trimestre

Total 4to.

Trimestre

TOTAL

VIGENCIA

As is tencia y Asesoría a la niñez y la Fami l ia 571 0 0 0 571

Denuncias PRD 650 0 0 0 650

Denuncias Violencia Intrafami l iar 5 0 0 0 5

Derecho de Petición 191 0 0 0 191

Derechos de Petición - Denuncias PRD 0 0 0 0 0

Información y Orientación 4.087 0 0 0 4.087

Informacion y Orientacion con Tramite 2.274 0 0 0 2.274

Quejas 43 0 0 0 43

Reclamos 120 0 0 0 120

Sol ici tud de Cupo 0 0 0 0 0

Sugerencias 7 0 0 0 7

Trámite de atención Extraprocesal 2.703 0 0 0 2.703

TOTAL 10.651 0 0 0 10.651

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

REGIONAL VALLE DEL CAUCA

DIRECCION DE SERVICIOS Y ATENCION

CONSOLIDADO PETICIONES - VIGENCIA 2014

PORMENORES:

ASUNTOS CONCILIABLES.

En Buena Ventura y Buga se cumplió, a raíz de algunas acciones que se implementaron.

Cartago, se incumplió con la atención por reporte extemporáneo.

DENUNCIAS: En marzo en el Centro Zonal Centro, está al 100%, atendiendo en marzo 57 denuncias. Con un desempeño de resaltar.

CONCILIABLES, en Palmira estuvieron con un bajo desempeño, por registros de manera extemporánea y por vacaciones del personal de defensoría.

COMPROMISO: Realizar visita al CZ Palmira para generar estrategia para mejorar el indicador.

Se debe revisar ya que se conoce que a los servidores nuevos se les da su respectiva inducción, debe ser monitoreado el empalme, porque esto afecta el desempeño del proceso, argumenta la Dra. Leonor Estrada.

CZ SUR, en Quejas y Reclamos y Conciliables, tiene un reclamo vencido por tema trasporte y 29 asuntos conciliables vencidos, este segundo es un tema crítico, se detecta que fue por la acción de un funcionario que altero la agenda del proceso. La Dra. Teresa Henao, es



conocedora del caso y está implementando acciones.

CZ SURORIENTAL. Esta al 100% en las tres variables, Denuncias, Quejas y Conciliables.

CZ TULUA, se le venció un asunto conciliable por caída del SIM, lo que afecto le indicador, a la denuncia se realizo la visita, pero se registro extemporáneamente, lo que de igual manera afecta el indicador.

CZ YUMBO, presento en marzo un comportamiento bajo en los indicadores de Denuncias ( 6 atendidas de 12) esto por motivo de transporte y Quejas y Reclamos ( 0 de 2), según el cz por que el funcionario no cuenta con usuario en el aplicativo, se tomo la acción correctiva, y para caos similares la sugerencia es realizar el registro con el usuario de otro funcionario.

RETO DE INNOVACION.

Disminuir los tiempos de espera de los usuarios en las salas de atención.

Es la prioridad en el proceso de servicio y atención al usuario, según la Dra. Martha Jurado, ese es el reto.

La premisa es “innovar es el placer de reinventarse”, como estrategia generada por la subdirección de mejoramiento organizacional.

Actividades realizadas:



JORNADA DE TRABAJO SATISFACCION DEL CLIENTE EXTERNO, donde se realizaron

diagnósticos realizados desde la perspectiva del cz y sus integrantes:

1. RETO DE INNOVACION REGIONAL VALLE DEL CAUCA 2013

“Cómo lograr que los usuarios accedan a la información necesaria para el trámite requerido por cada uno, desde el contacto inicial con el centro zonal?”

• Cuántos usuarios se atienden en promedio diario.

• Cuáles son los asuntos por los que más consultan.

• Cuanto tiempo de atención demanda un usuario, según el asunto.

• Cómo es el sistema de turnos para el orden de atención.

• Cuántas personas hay para la atención (incluyendo técnicos, profesionales, defensores de servicios y atención, y defensorías de apoyo)

• Hay algún “cuello de botella” para el acceso de los usuarios a los profesionales competentes?

• Cuáles son los horarios de atención para los casos de restablecimiento?

• Cuáles son las necesidades de personal para este macro proceso?

• Propuestas para elaborar protocolo de “Charla Informativa”.

• Propuestas de estrategias de innovación para aplicarlas

Dentro del diagnostico se menciona de manera visible:

- el aumento de demanda de atención por consumo de sustancias psicoactivas.

- el tiempo utilizado en atención de cada usuario, algunas veces no se maneja adecuadamente y se invierte mucho tiempo en la atención a un usuario.

- falta de credibilidad en la defensoría de familia.

Conclusiones y sugerencias del ejercicio:

Todos los integrantes del cz deben tener conciencia que la razón de ser son los usuarios, y que siempre por lo menos esta implicado un NNA.

Fortalecer los conocimientos de todos los funcionarios de los servidores públicos frente a procesos y el direccionamiento en los mismos.

Mantener actualizada la información sobre el organigrama de la entidad para la orientación de los usuarios frente a la ubicación geográfica de los funcionarios.



Combinar información institucional con la información de interés general para captar el interés del usuario y disminuir su nivel de ansiedad en al espera.

Se recomienda por parte del auditorio, que se monitoree la línea de servicio al cliente de la cual se han recibido quejas de que no es atendida.

Considerar la ubicación de dispensadores de snacks en los cz.

Aumento de talento humano en los equipos de apoyo de servicios y atención.

Señalización para la ubicación de de las oficinas, visualización y, marca institucional en CAIVAS.

JORNADA REALIZADA POR EL EQUIPO EPICO.

Se realiza el ejercicio directamente con el usuario, con el objetivo de conocer desde la perspectiva del usuario, analizando su comportamiento y expectativa del la atención.

PROPUESTAS:

DIARIO DE CAMPO.



Se hace énfasis en la posibilidad de utilizar pantallas informativas, en las salas de espera, ya que se puede manejar un menú de preguntas frecuentes, y otras alternativas para mejorar el nivel de atención de los usuarios.

Del ejercicio se destacan los siguientes datos:

Dentro del ejercicio se realiza la actividad de colocarse en los zapatos de algunos integrantes del equipo de atención del cz.

Ejemplo: Guarda CZ YUMBO.

1. “Cuando yo llegué por primera vez lo primero que observa uno es lo destapado del encerramiento de la parte anterior, es decir del límite del centro Zonal con el lote enmalezado”.

2. “Por la Noche siento mucho temor por el enmallado de alambre (no es muro de contención) de la zona de cafetería y parqueo de carros que ingresan al Instituto”.

3. “Me gustaría que la portería tuviera un timbre, porque yo me encuentro ubicado en la entrada a las oficinas (a la casa propiamente al segundo piso) y la portería está muy retirada y me gustaría que hubiera algo que abriera automáticamente la puerta para yo no tener que desplazarme 40 metros para abrir la puerta y bajar y subir una loma hasta la portería externa del Instituto, cada que se acerca un usuario”.



4. “Me gustaría que la zona de albergar a los usuarios en sala de espera fuera menos estrecho y tuviera más asientos para las madres Cabezas de familia y adultos Mayores “.

Ejemplo: Adulto Mayor.

1. “La subida de acceso a las oficinas de atención la siento muy parada y veo que la comunicación con el guarda para preguntar es muy complicado”.

2. “Que la gente que va llegando la hagan seguir y sentar y no dejarla en la portería en la parte exterior del Centro Zonal, especialmente cuando esperan parados y son adultos mayores”.

3. “Siento temor por la gente que baja por el camino que bordea el límite de la sede Zonal, por ser gente muy peligrosa (mariguaneros y basuqueros)”.

4. “Observo que el sitio donde se hace la espera en el segundo piso tiene paredes roídas y sin pintar y ve que el monte del lote está muy encima de los limites lindantes del Centro Zonal”.

5. “Yo vengo a hacer una llamada desde el Centro Zonal ICBF a la sede de Bogotá del ICBF, para solucionar un problema pero no está seguro si se lo resuelvan en el centro Zonal y no necesite hacer la llamada a Bogotá”.

En algunos CZ se está permitiendo a los usuarios llamar a la sede nacional para sus interrogantes, esta es una buena estrategia, y se siente el agradecimiento del usuario.

RECOMENDACIONES:

Utilización del SEAC, ya que agiliza el proceso.

LIBERACIONES POR CZ.

Dr. Wilmar Ruiz.

Se realizo la depuración de las cuentas por programa, su monto y formas de pago:

SEGUIMIENTO A POSIBLES LIBERACIONES.



CENTRO ZONAL TOTAL A LIBERAR ENERO-FEBRERO LIBERACIONES EN PRESUPUESTO LIBERACIONES PENDIENTES % LIBERACION

BUGA 21.766.498$ 21.766.498$ 0,0

CARTAGO 7.644.394$ 7.644.394$ 0,0

CENTRO 220.697.685$ 125.669.114$ 95.028.571$ 56,9

JAMUNDI 69.767.653$ 26.281.262$ 43.486.391$ 37,7

NORORIENTAL 43.113.534$ 43.113.534$ 0,0

PALMIRA 13.255.377$ 13.255.377$ 0,0

ROLDANILLO 6.259.470$ 6.259.470$ 0,0

SEVILLA 102.879.349$ 102.879.349$ 0,0

SUR 17.062.991$ 17.062.991$ 0,0

SURORIENTAL 234.459.828$ 234.459.828$ 0,0

TULUA 25.489.601$ 25.489.601$ 0,0

YUMBO 3.661.487$ 3.661.487$ 0,0

TOTAL 766.057.867$ 151.950.376$ 614.107.491$ 19,8

POSIBLES LIBERACIONES EN INSTITUCIONES

Se presentan todos los CZ, a excepción de Buenaventura que no ha presentado las cuentas de instituciones.

El Director sugiere que se tenga en cuenta en este informe, las liberaciones que están en trámite y en jurídico. Para ello se debe revisar el memorando generado desde Dirección y la ruta, donde está registrado que se debe cruzar con jurídico, para antes de presentar el informe se conozca la situación real, para evitar que en los comités desde los CZ se refute la información que se trae a sustentar.

En el ejercicio del área financiera se han detectado algunas inconsistencias en las liquidaciones de algunas instituciones.



CENTRO ZONAL TOTAL A LIBERAR ENERO-ABRIL LIBERACIONES EN PRESUPUESTO LIBERACIONES PENDIENTES % LIBERACION

BUGA 4.195.670$ -$ 4.195.670$ 0,0

CARTAGO 14.838.045$ -$ 14.838.045$ 0,0

JAMUNDI 3.208.403$ -$ 3.208.403$ 0,0

LADERA 2.568.795$ -$ 2.568.795$ 0,0

NORORIENTAL 17.581.770$ -$ 17.581.770$ 0,0

PALMIRA 4.488.066$ -$ 4.488.066$ 0,0

ROLDANILLO 4.426.076$ -$ 4.426.076$ 0,0

SEVILLA 13.783.702$ -$ 13.783.702$ 0,0

SUR 6.930.958$ -$ 6.930.958$ 0,0

SURORIENTAL 3.690.557$ -$ 3.690.557$ 0,0

TULUA 287.465$ -$ 287.465$ 0,0

YUMBO 287.465$ -$ 287.465$ 0,0

TOTAL 76.286.972$ -$ 76.286.972$ 0,0

POSIBLES LIBERACIONES EN HCB

El CZ Buenaventura solo a pagado 9 cuentas del segundo pago.

Hasta que el perfil 1 del cz revisé las cuentas y de sus visto bueno no se están autorizando. Confirma la Coordinadora del CZ BUENAVENTURA.

CENTRO ZONAL TOTAL A LIBERAR ENERO-ABRIL LIBERACIONES EN PRESUPUESTO LIBERACIONES PENDIENTES % LIBERACION

BUGA 20.310$ -$ 20.310$

BUENAVENTURA

CARTAGO 396.045$ -$ 396.045$

JAMUNDI 229.283$ -$ 229.283$

LADERA 13.363.936$ -$ 13.363.936$

NORORIENTAL 2.749.974$ -$ 2.749.974$

PALMIRA 3.336.992$ -$ 3.336.992$

ROLDANILLO -$ -$ -$

SEVILLA -$ -$ -$

SUR 2.180.011$ -$ 2.180.011$

SURORIENTAL 4.142$ -$ 4.142$

TULUA

YUMBO 1.054.089$ -$ 1.054.089$

TOTAL 23.334.782$ -$ 23.334.782$

* ROLDANILLO EL HOGAR INFANTIL PATITOS TRAVIESOS SOLO SE HA REALIZADO UN PAGO, PORQUE SE ENCUENTRA EN AUDITORIA.

POSIBLES LIBERACIONES EN HOGARES INFANTILES

SOLO HA REALIZADO UN PAGO Y TODOS AL 100%

SOLO HA REALIZADO UN PAGO Y TODOS AL 100%

En esta modalidad se tiene la directriz de no liberar, se debe llevar el consolidado de los recursos pendientes.



En Roldanillo el HI PATITOS TRAVIESOS, solo se ha revisado un pago, porque se encuentra en auditoria.

El tema se complementara el día de mañana con el cruce de la información financiera que tiene jurídico.

EJECUCION DEL PAC

Dra. ORLY TELLO.

Realiza la introducción recordando que las cuentas se deben verificar en el área de tesorería, el recurso 11 y 16, que son de manejo del Ministerio de Hacienda, quien revisa a diario los saldos, estos recursos que colocan tienen entre 2 y 3 días para su ejecución. El PAC que no se ejecuta lo quita inmediatamente por el Ministerio de Hacienda.

Como es de su conocimiento el Ministerio el día 11 de abril nos asignó recursos PAC Posición 3-8 Recursos Nación por $80.000 millones; de los cuales se distribuyó a cada una de las regionales ese mismo día, con fecha de hoy 21 de abril se realizó análisis del reporte PAC y se evidencia que a la fecha faltan por ejecutar la suma de $10.720.359.609.39 distribuidos según cuadro anexo:

REGIONAL PAC DISPONIBLE 21 abril de 2014

Sede Nacional 3,802,257,630.00

Choco 2,136,551,319.00

Bogotá 1,073,037,430.00

Boyacá 674,782,271.00

Bolivar 593,880,100.00

Santander 408,568,158.00

Risaralda 329,328,358.00

Cundinamarca 312,895,375.00

Magdalena 262,500,000.00

Guajira 246,096,986.00

San Andres 206,072,974.00

Córdoba 108,517,312.00

Sucre 101,979,747.00

Atlántico 82,536,815.00

Amazonas 81,675,285.00

Quindío 62,564,397.00

Meta 55,930,894.00

Guaviare 49,201,956.00

Nariño 37,585,168.00



Arauca 34,779,712.00

Casanare 21,443,751.00

Santander 12,181,257.00

Vaupés 11,990,000.00

Valle 4,436,800.00

Cauca 3,105,082.00

Caquetá 2,131,066.00

Putumayo 1,974,739.00

Guainía 1,709,731.00

Caldas 573,097.00

Cesar 39,131.00

Huila 13,165.00

Tolima 11,291.39

Antioquia 8,612.00

Vichada 0.00

total 10,720,359,609.39

Es importante recordarles a las regionales que se debe gestionar y pagar el valor total del PAC asignado para de esta manera solicitar el PAC restante al Ministerio. Con este saldo ($10.720.359.609.39) el Ministerio no autorizara asignación de mas PAC hasta tanto no se ejecute la totalidad.

Por ello se debe tener listas las cuentas para su pago.

El control de PAC se hace por proyecto, en conjunto con los gerentes de los proyectos.

La Dra. Juana María Soto, confirma que los tiempos que se están manejando para legalizar cuentas no alcanzan para cumplir.

El Director explica que la forma de pago actual es para que el operador no se quede sin recursos, para ejecutar el contrato:

Cuanto de lo asignado tiene ejecutado

Cuanto tiene en cuentas por pagar

Cuento tiene en caja.

Con estos tres ítems se hace el pago del periodo siguiente.

La Sede Nacional dio respuesta clara del tema como legalizar por parte de los operadores.



La Dra. Leonor Estrada sugiere que en la nueva contratación se debe tener en cuenta armonizar las fechas de pago y legalización así como los requisitos del operador para sus cobros.

CALENDARIO PAC 2014.

Circular externa N. 01 de enero de 2014.

MES FECHA CARGUE EN SIIF FECHA REUNION PAC MES A EVALUAR

ENERO 13-14 DE ENERO 21 DE ENERO ENERO

FEBRERO 3- 4 DE FEBRERO 11 DE FEBRERO FEBRERO

MARZO 3- 4 DE MARZO 11 DE MARZO MARZO

ABRIL 1- 2 DE ABRIL 09 DE ABRIL ABRIL

MAYO 2- 5 DE MAYO 12 DE MAYO MAYO

JUNIO 3- 4 DE JUNIO 11 DE JUNIO JUNIO

JULIO 1- 2 DE JULIO 09 DE JULIO JULIO

AGOSTO 1- 2 DE AGOSTO 12 DE AGOSTO AGOSTO

SEPTIEMBRE 1- 2 DE SEPTIMBRE 09 DE SEPTIMBRE SEPTIEMBRE

OCTUBRE 1- 2 DE OCTUBRE 09 DE OCTUBRE OCTUBRE

NOVIEMBRE 4- 5 DE NOVIEMBRE 12 DE NOVIEMBRE NOVIEMBRE

DICIEMBRE 1- 2 DE DICIEMBRE 10 DE DICIEMBRE DICIEMBRE

Se debe tener en cuenta que, el proceso de asociar los recursos que se colocan en PAC, y su ejecución se ven afectados por lo volátil del Aplicativo Siif Nación.

EJECUCION PAC.



Cupo PAC Vigente Cupo PAC Gestionado Cupo PAC Pagado Cupo PAC Disponible

CUANDO EL MINISTERIO ASIGNA EL PAC SEGÚN FECHA EN CALENDARIO

CUANDO CONTABILIDA OBLIGA LAS CUENTAS

CUANDO TESORERIA REALIZAS LAS ORDENES DE PAGO PRESUPUESTAL (OPP)

LA DIFERENCIA ENTRE PAC VIGENCA MENOS GESTIONADO Y PAGADO

LA SIGNACION LO ESTA HACIENDO FRACCIONADO.

ESTE SALDO ES EVALUADO A DIARIO POR EL MINISTERIO PARA VER POSIBLES ADICIONES DE PAC

CUPO PAC DISPONIBLE, es el saldo con el que el nivel nacional califica la gestión.

La Dra. Orly Tello, presenta la planilla de control que se ha venido afinando, para el control del PAC, este se ha generado a partir de trabajo conjuntamente con los involucrados.

CALENDARIO MAYO PAC.



DOMINGO LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO

1 23

FESTIVO

45 6 7 8 9

10

MINISTERIOS ASIGNA

PAC RESTANTE DE

ABRIL/14/ SE PASAS

CTAS PENDIENTES DE

ABRIL A ABOLIGARAS

TESORERIA REGISTRA

OPP CON FECHA MAYO 7

PAGO DE LAS OPP

PENDIENTES DE ABRIL .

PAGO RETENCIONES

MES ABRIL/

PROUCEVA/ICA

LLEGADA DE CUENTAS A

TESORERIA

1112 13 14 15 16

17

INFORME AL DIRECTOR

REGIONAL DEL ESTADO

DE INGRESO DE CTA/

ASIGNA PAC DE MAYO

MINISTERIO

SE PASA A

CONTABILIDAD CTAS

PARA BLIGAR

TESORERIA REGISTRA

OPP PARA PAGO MAYO

15** SE PASA A

CONTABILIDAD CTAS

PARA BLIGAR

TESORERIA REGISTRA

OPP PARA PAGO MAYO

16** SE PASA A

CONTABILIDAD CTAS

PARA BLIGAR

TESORERIA REGISTRA

OPP PARA PAGO MAYO

19** SE PASA A

CONTABILIDAD CTAS

PARA BLIGAR

1819 20 21 22 23

24

TESORERIA REGISTRA

OPP PARA PAGO MAYO

20** SE PASA A

CONTABILIDAD CTAS

PARA BLIGAR

TESORERIA REGISTRA

LAS OPP PARA PAGO

CON FECHA MAYO 21

……SE PASA CTA A

CONTABILIDAD PARA

OBLIGAR

TESORERIA REGISTRA

LAS OPP PARA PAGO

CON FECHA MAYO 22

……SE PASA CTAS A

CONTABILIDAD PARA

OBLIGAR

TESORERIA REGISTRA

LAS OPP PARA PAGO

CON FECHA MAYO 23


CONTABILIDAD PARA

OBLIGAR

TESORERIA REGSITRA

LAS OPP PARA PAGO

CON FECHA MAYO 26


CONTABILIDAD PARA

OBLIGAR

2526 27 28 29 30

31

ULTIMO DIA PARA

PASAR CTA A ABLIGAR

A CONTABILIDAD

PROVEEDORES

ULTIMO DIA PARA

PASAR CTA A ABLIGAR

A CONTABILIDAD -

PROGRAMAS _

TESORERIA HACE OPP

PROVEEDORES CON

FECHA MAYO 28

TESORERIA REGISTRA

LAS OPP PARA

PROGRAMAS CON

FECHA MAYO 29 ___

GIRO CTAS

PROVEEDORES.----

CUADRE RETENCIONES

CUADRE

DOBLIGACIONES VS

OPP= 0 _VS PPTO.---------

---

APOYO ARCHIVO

NO HA GROS A NIVEL

NACIONAL ------

APOYO ARCHIVO

MAYO 2014.

Este calendario se debe enviar a las coordinaciones de los CZ.

La Dra. Julieta confirma que se oficiara un memorando al Director Financiero, relacionado con los PAC, que se colocan los días viernes en horas de la tarde.

El Director Regional confirma que se avecina un Cambio manual contratación, La Dirección Nacional requiere que la mayoría de los programas se contraten por selección pública. Por lo que los operadores deben conductuarse para que sean tenidos en cuenta en las licitaciones.

ACLARACION TEMA FECHAS PAGOS.

El operador puede pagar sus parafiscales tiene fechas límite, puede pagar inclusive por anticipado pero no es puntual, y los estratos se les esta pidiendo del mes anterior, no son excusas para no tener las cuentas diligenciadas a tiempo, y no es correcto afirmar que el cronograma los afecte.

PAGOS MODALIDADES.

DRA JULIETA GUTIERREZ.

CENTRO ZONAL SURORIENTAL.



COMPROMETIDO PAGADO

15.825.422.422$ 7.928.107.481$

50,10%

Este cz ha hecho una buena gestión en los pagos.

Se debe revisar sobre todo el tema de los pagos a las Madres Sustitutas, ya que hay quejas recurrentes del no pago a tiempo de sus obligaciones. El operador debe ser responsable y puntual de realizar los pagos tiempo-

COMPROMISO: CZ SURORIENTAL revisar los datos el proceso VULNERABILIDA Y ADOPTABILIDAD que presenta bajo índice de pagos.

CZ NORORRIENTAL:



ATENCION INTEGRAL, presenta un nivel de ejecutado aceptable.

APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA FLIA, presenta un nivel de ejecutado aceptable.

Vulnerabilidad ADOPTABILIDAD. Se debe revisar, presenta una situación similar a Cz SURORIENTAL.

CZ SUR.

Atención integral presenta una ejecución acorde a su tiempo contractual.



CZ PALMIRA.

COMPROMETIDO PAGADO

13.922.003.436$ 7.362.109.855$

52,88%



VULNERABILIDAD Y ADOPTABILIDAD, (asignado $2447 pagos por $935) Presenta recursos por liberaciones pendientes.

CZ SEVILLA.

COMPROMETIDO PAGADO

4.940.059.388$ 2.124.881.234$

43,01%



VULNERABILIDAD Y ADOPTABILIDAD, se debe revisar la diferencia en recursos por ejecutar.

CZ TULUA

COMPROMETIDO PAGADO

4.664.513.790$ 1.378.991.285$

29,56%



ATENCION INTEGRAL. Presenta liberaciones por realizar, además no se han realizado los pagos de Fundacova, porque no están cumpliendo con los requisitos.

La sugerencia desde el área Financiera es que se mantenga actualizada la situación puntual en la que no se ha realizado pagos y su justificación.

CZ LADERA, Presenta un buen nivel de ejecución.

COMPROMETIDO PAGADO

14.185.566.044$ 6.646.513.155$

46,85%



Promoción y prevención para la protección integral de NNA, aun no se han realizado pagos.

Territorios étnicos con bienestar, está en buen porcentaje de ejecución.

En el caso del HI VILLA DEL SUR, que transito a CDI, se deben disminuir del contrato.

CZ BUGA,

COMPROMETIDO PAGADO

9.747.303.854$ 5.490.218.390$

56,33%



VULNERABILIDA ADOPTABILIDAD. Fundación hogar del niño, no ha firmado las liberaciones, está pendiente la aclaración de algunas liquidaciones de cuentas.

CZ JAMUNDI, ATENCION INTEGRAL, pendiente de algunas liberaciones.

COMPROMETIDO PAGADO

5.999.743.735$ 2.863.342.822$

47,72%



En el caso de Restablecimiento en la adm. De justicia, no se han cancelado los primeros dos meses. Los recursos están, lo que se debe es generar el requerimiento de adición al CDP y el proceso conciliatorio. Lo confirma el área de Ciclos de Vida y Nutrición.

CZ YUMBO,

COMPROMETIDO PAGADO

2.834.943.380$ 1.361.017.149$

48,01%



Presenta un buen comportamiento en los pagos, se recomienda revisar Vulnerabilidad y adaptabilidad.

EL Director Regional, solicita que se realice un comité financiero para analizar el porqué de las demoras en los cobros por parte de los operadores.

CZ CENTRO,

COMPROMETIDO PAGADO

15.832.323.050$ 6.537.583.194$

41,29%



Presenta un buen comportamiento en los pagos, se recomienda revisar Vulnerabilidad y adaptabilidad.

CZ BUENAVENTURA,

COMPROMETIDO PAGADO

23.164.456.098$ 7.403.204.572$

31,96%



La coordinadora del CZ, manifiesta que si no se cumplen con los requisitos no se puedan pasar a pago, ya se han evidenciado inconsistencias por parte de las comunidades indígenas.

CZ CARTAGO,

COMPROMETIDO PAGADO

9.101.593.089$ 5.598.136.139$

61,51%

Presenta un buen comportamiento en los pagos.



CZ ROLDANILLO.

COMPROMETIDO PAGADO

3.408.715.862$ 1.200.263.452$

35,21%

Presenta un buen comportamiento en los pagos.



PAGOS POR MODALIDADES GRUPOS DIRECCION REGIONAL.

COMPROMETIDO PAGADO

860.480.216$ 112.218.095$

13,04%



RESERVAS PRESUPUESTALES.

Saldo total $375.257.831, se espera que este saldo disminuya con algunos pendientes.

RESERVAPRESUPUESTAL CENTRO ZONAL CARTAGO

COMPROMETIDO

SALDO POR

UTILIZAR

482.242.466$ 181.965.791$

37,73%



RESERVAPRESUPUESTAL CENTRO ZONAL TULUA.

CONSTITUIDOSALDO PENDIENTE

DE PAGO

245.132.489$ 12.515.579$

5,11%



RESERVA PRESUPUESTAL CENTRO ZONAL PALMIRA

COMPROMETIDO SALDO POR

UTILIZAR

259.101.403$ 258.430.293$

99,74%



RESERVAPRESUPUESTAL CENTRO ZONAL LADERA



RESERVAPRESUPUESTAL CENTRO ZONAL YUMBO

COMPROMETIDO

SALDO POR

UTILIZAR

694.140$ 694.140$

100%



RESERVAPRESUPUESTAL CENTRO ZONAL CENTRO

COMPROMETIDO SALDO POR

UTILIZAR

379.344.520$ 33.061.245$

8,72%



RESERVAPRESUPUESTAL CENTRO ZONAL NORORIENTAL

COMPROMETIDO

SALDO POR

UTILIZAR

2.348.885$ 1.677.775$

71,43%

RESERVA PRESUPUESTAL GRUPO JURIDICO



PLANEACION ESTRATEGICA 2014.

PROF. GERARDO BAEZA

Realiza la presentación del temario de la exposición.



MEMORANDO PLANEACION ESTARTEGICA 2014.

Se debe dejar la trazabilidad de las acciones que se han realizado, desde la sede Regional, en lo relacionado con las fechas de solicitud de información.

Macro proceso de direccionamiento estratégico, es donde se encuentra la guía de

evaluación, donde encontraran los parámetros de evaluación.

Tablero de control. Se encuentra entrando por subdirección de monitoreo y evaluación, donde

se encuentran los indicadores de evaluación.

COMPROMISO: El Director solicita incluir en próximo comité el análisis de los indicadores nuevos y los cambios. De donde saldrán las instrucciones para los centros zonales.

INDICADORES:

S e presentan algunos cambios y otros nuevos:

E-23 nuevo aplica a partir de junio para buena ventura

E-08 cambio su formulación

Los indicadores están asociados con los objetivos del SIGE, la manera de aportar a l cumplimiento de los objetivos es cumpliendo con los indicadores.

MEMORANDO CRONOGRAMA SIMEI.

Presenta el cronograma cargue de información, revisión y reporte de análisis de indicadores plan de acción, tablero de control y compromisos de gestión institucional 2014.

Se recomienda que se puedan ir haciendo los análisis de los resultados, sin colocar aun el resultado, para adelantar y tener al día la información al momento de su requerimiento.

SEGUIMIENTO A:

NCS DOCUMENTADAS 2014.



Dependencia que reporta Total Cerradas Vencidas Macroprocesos/procesos

Grupo Administrativo 5 5 0 Gestión Humana

CZ Centro 4 4 0Restablecimiento derechosGestión AdministrativaAten. PQR

CZ Cartago 1 1 0 Gestión Administrativa

CZ Ladera 1 1 0 G. para la Nutrición

G. Planeación y Sistemas 6 5 1 Direccionamiento Estratégico

Totales 17 16 1

NCS ABIERTAS VENCIDAS

Núm. Tipo Solicitante Solicitado aFecha de Creación

ProcesoTiempo en Curso (días)

3594No Conformidad del Sistema

Julian Ernesto Swann Velasco

Solly Santa Celia 21-feb-14DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

63

SERVICIOS NO CONFORMES

Solo se han presentado tres (3) incumplimientos a requisitos en la prestación de servicio a usuarios y beneficiarios, en uno (1) de los catorce (14) centros zonales de la regional y dependencias del nivel regional para los siguientes macro procesos/procesos:

CNS DOCUMENTADOS 2014.

Dependencia que reporta Total Cerradas Abiertas Macroprocesos/procesos

CZ Centro 3 0 3Gestión Restablecimiento de Derechos

Totales 3 0 3



INDICADOR ACCIONES CORRECTIVAS.

Se realiza la evaluación mensual antes era trimestral.



AC ABIERTAS Y VENCIDAS.

Núm. Tipo Estado Solicitante Solicitado a Fecha de Creación Fecha de Cierre Fecha prevista de cierreDias

VencimientoSin trámite

4059 Accion Correctiva Abierta Cielo Abadia Cielo Abadia 08-abr-14 30-jun-14

3969 Accion Correctiva Vencida Leonor Estrada Ospina Solly Santa Celia 10-mar-14 27-mar-14 27

3965 Accion Correctiva Vencida Maria Ruth Popo Gonzalez Teresa Henao Jaramillo 28-feb-14 07-abr-14 17

3964 Accion Correctiva Vencida Maria Ruth Popo Gonzalez Maria Victoria Delgado Garrido 28-feb-14 09-abr-14 15

3963 Accion Correctiva Abierta Maria Ruth Popo Gonzalez Rita Aracely Cuaicuan Riascos 28-feb-14 20-jun-14

3962 Accion Correctiva Abierta Maria Ruth Popo Gonzalez Olga Victoria Molina Guevara 28-feb-14 ?????? 54

3961 Accion Correctiva Abierta Maria Ruth Popo Gonzalez Martha Nelvy Roldan Olave 28-feb-14 ?????? 54

3960 Accion Correctiva Vencida Maria Ruth Popo Gonzalez Juana Soto 28-feb-14 11-abr-14 13

3959 Accion Correctiva Vencida Maria Ruth Popo Gonzalez Nancy Gualtero Abella 28-feb-14 17-mar-14 37

3958 Accion Correctiva Vencida Maria Ruth Popo Gonzalez Diana Suarez Posso 28-feb-14 15-abr-14 9

3957 Accion Correctiva Abierta Maria Ruth Popo Gonzalez Alba Miriam Vergara Holguin 28-feb-14 ??????? 54

3956 Accion Correctiva Vencida Maria Ruth Popo Gonzalez ALBA YANETH BONILLA GARCIA 28-feb-14 10-abr-14 14

Corte jueves 24 -5pm

Se recomienda la revisión de las evidencias que se han subido al aplicativo y así dar por cerradas, lo que aportar a la mejora del indicador.

Se fija como fecha máxima para el cierre de las AC abiertas vencidas es el 9 de mayo.

COMPROMISOS POR LA DIRECCION



Cantidad de Compromisos: 115 100%

Cumplidos 53 46%

Pendientes dentro de Terminos 37 32%

C. Vencidos 25 22%

ResponsableCantidad total de

Compromisos

Pendientes dentro

de TerminosCumplidos % Cumplimiento C. Vencidos % C Vencidos

Profesional Líder Oficina Aseguramiento a

Estándares5 5 0 0% 0 0%

Coordinadores Centros Zonales Cartago, Palmira,

Tuluá, Roldanillo, Buga.1 0 0 0% 1 100%

Coordinadora CZ Cartago 1 0 0 0% 1 100%

Coordinadora Grupo Financiero 6 1 0 0% 5 83%

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas 9 0 9 100% 0 0%

Coordinadora Grupo Protección 11 0 11 100% 0 0%

Coordinadora Grupo Atención por Ciclos de Vida y

Nutrición16 6 9 56% 1 6%

Profesional líder Eje de SGSI 16 8 4 25% 4 25%

Coordinadora Grupo Administrativo 7 2 5 71% 0 0%

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

Profesional líder eje de SGSI

1 0 0 0% 1 100%

CONSOLIDADO COMPROMISOS - REVISIÓN DIRECCIÓN CORTE DICIEMBRE 2013

VIGENCIA - 2014

REPUBLICA DE COLOMBIA




GRUPO DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS





1 0 0 0% 1 100%

Profesional líder Coordinación y Articulación SNBF 5 2 3 60% 0 0%

Coordinadora Grupo Jurídico 7 0 4 57% 3 43%

Profesional Líder Gestión Servicio y Atención 11 6 0 0% 5 45%

Profesional Líder Eje de S y SO 3 2 1 33% 0 0%

Coordinadora Grupo Financiero

Coordinadora Grupo Jurídico

1 0 0 0% 1 100%

Supervisor de Contrato - Nutricionista Grupo Atención

Ciclos de Vida y Nutrición1 0 1 100% 0 0%

Coordinadores de Grupo y Oficina Regional.

Consolida y reporta el cumplimiento (al GPyS):

Coordinadora Grupo Administrativo

1 1 0 0% 0 0%

No reportan información:

Grupo Jurídico, Grupo ACVN,

Grupo Protección, Grupo

Planeación y Sistemas, Grupo

financiero, Oficina Gest.

Servicio y atención,

Aseguramiento a estándares y

SNBF.

Profesional Líder Eje Ambiental 4 2 0 0% 2 50%

Coordinadores Centros Zonales



1 1 0 0% 0 0%

Reportan información: CZ

Centro, CZ Nororiental y CZ Sur.

No reportan información: CZ

Suroriental, CZ Ladera, CZ

Palmira, CZ Yumbo, CZ Jamundí,

CZ Buga, CZ Tuluá, CZ Sevilla, CZ

Roldanillo, CZ Cartago y CZ

Buenaventura.Coordinador Grupo Administrativo

Director Regional

1 0 1 100% 0 0%

Coordinadora Grupo Protección

Director Regional

1 0 1 100% 0 0%

Profesionales Épico 2 1 1 50% 0 0%

Director Regional 2 0 2 100% 0 0%

Coordinadores de Grupo, Coordinadores de Centros

Zonales y Líderes de oficina Aseg. Estándares y SNBF

Consolida y reporta cumplimiento:

Profesionales Épico

1 0 1 100% 0 0%

Coordinadores de Grupos y Coordinadores de Centros

Zonales



1 0 0 0% 1 100%

Reportan información: Grupo

Administrativo y Grupo

Protección.

CZ Centro, CZ Buga, CZ Sur.

CZ Tuluá y CZ Jamundí reportan

información pero no el

cumplimiento del compromiso.

Sin reporte de información:


Grupo Planeación y Sistemas,

Grupo Financiero.

Esta herramienta facilita el seguimiento y control para realizar las actividades necesarias para colocar al día los compromisos.



COMPROMISOS CONSOLIDADO DISCRIMINADO.

Cantidad de Compromisos: 115 100%

Cumplidos 53 46%

Pendientes dentro de Términos 37 32%

C. Vencidos 25 22%

Responsable

Cantida

d total

de

Compro

misos

Pendient

es dentro

de

Términos

Cumplido

s

%

Cumpli

miento

C.

Vencido

s

% C

Vencid

os

Profesional Líder Oficina Aseguramiento a Estándares 5 5 0 0% 0 0%

Coordinadores Centros Zonales Cartago, Palmira, Tuluá,

Roldanillo, Buga.1 0 0 0% 1 100%


Roldanillo y CZ Tuluá

Sin reporte: CZ Cartago, CZ

Palmira y CZ Buga

Coordinadora CZ Cartago 1 0 0 0% 1 100%

Coordinadora Grupo Financiero 6 1 0 0% 5 83%

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas 9 0 9 100% 0 0%

Coordinadora Grupo Protección 11 0 11 100% 0 0%

Coordinadora Grupo Atención por Ciclos de Vida y

Nutrición16 6 9 56% 1 6%

Profesional líder Eje de SGSI 16 8 4 25% 4 25%

Coordinadora Grupo Administrativo 7 2 5 71% 0 0%



1 0 0 0% 1 100%

Profesional líder Coordinación y Articulación SNBF 5 2 3 60% 0 0%

Coordinadora Grupo Jurídico 7 0 4 57% 3 43%

Profesional Líder Gestión Servicio y Atención 11 6 0 0% 5 45%

Profesional Líder Eje de S y SO 3 2 1 33% 0 0%

Coordinadora Grupo Financiero


1 0 0 0% 1 100%

Supervisor de Contrato - Nutricionista Grupo Atención

Ciclos de Vida y Nutrición1 0 1 100% 0 0%

CONSOLIDADO COMPROMISOS - REVISIÓN DIRECCIÓN CORTE DICIEMBRE 2013

VIGENCIA - 2014

REPUBLICA DE COLOMBIA




GRUPO DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS



Coordinadores de Grupo y Oficina Regional.



1 1 0 0% 0 0%

No reportan información:


Grupo Protección, Grupo

Planeación y Sistemas, Grupo

financiero, Oficina Gest.

Servicio y atención,

Aseguramiento a estándares y

SNBF.

Profesional Líder Eje Ambiental 4 2 0 0% 2 50%

Coordinadores Centros Zonales



1 1 0 0% 0 0%


Centro, CZ Nororiental y CZ Sur.

No reportan información: CZ

Suroriental, CZ Ladera, CZ

Palmira, CZ Yumbo, CZ Jamundí,

CZ Buga, CZ Tuluá, CZ Sevilla, CZ

Roldanillo, CZ Cartago y CZ

Buenaventura.Coordinador Grupo Administrativo

Director Regional

1 0 1 100% 0 0%

Coordinadora Grupo Protección

Director Regional

1 0 1 100% 0 0%

Profesionales Épico 2 1 1 50% 0 0%

Director Regional 2 0 2 100% 0 0%

Coordinadores de Grupo, Coordinadores de Centros

Zonales y Líderes de oficina Aseg. Estándares y SNBF


Profesionales Épico

1 0 1 100% 0 0%

Coordinadores de Grupos y Coordinadores de Centros

Zonales



1 0 0 0% 1 100%

Reportan información: Grupo

Administrativo y Grupo

Protección.

CZ Centro, CZ Buga, CZ Sur.

CZ Tuluá y CZ Jamundí reportan

información pero no el

cumplimiento del compromiso.

Sin reporte de información:


Grupo Planeación y Sistemas,

Grupo Financiero.

El profesional épico Gerardo Baeza, reitera la necesidad de informar desde los CZ y procesos cuando se realicen acciones con miras a cumplir algún compromiso.

ACTIVOS INFORMATICOS.

Se realiza la presentación y recomendación del tema de seguridad informática y la importancia de cumplir con los protocolos de seguridad informática, campaña esta que se ha venido retroalimentando desde la oficina TIC de la Regional Valle.



Relacionado con el Compromiso por dirección que se rotaran los equipos de protección, la Dra., María Ruth popo, confirma que aun no ha sido posible obtener esta información, a pesar de que ha gestionado, por lo tanto será EL Director Regional quien defina esta redistribución.

PLAN DE ACCION SNBF 2014

Dr. William Marquez. SNBF.



RETOS TECNICOS DEL SNBF REGIONAL VALLE DEL CAUCA 2014

Importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Socializar el Manual Operativo del SNBF, el Decreto 0936/ 2013 que reorganiza el SNBF y la Resolución 11404/ 2013 (CPS)

Avanzar en la formulación de las POLITICAS PUBLICAS DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA

Fortalecer los CPS y las Mesas Municipales de Primera Infancia, Niñez y Adolescencia.

Gestionar con los Entes Territoriales y demás agentes del SNBF, recursos y asistencia técnica para apoyar programas ICBF: GCB, Primera Infancia, SRPA, Protección, fortalecimiento familiar, etc.

Reforzar la unidad de trabajo al interior de los Grupos internos del ICBF a nivel regional y con los CZ.



La contraloría ha venido llamando la atención acerca de que no hay credibilidad en las mesas de políticas públicas, se tiene el proyecto de implementar un software para el monitoreo y control de estas.

La doctora Leonor Estrada, sugiere al interior de los procesos y coordinadoras realizar un análisis de a que comités se debe asistir y quien debe hacerlo ya que en muchos casos, se acude de la Regional Valle, Cali, a tratar temas de cz diferentes.

MANUAL OPERATIVO DEL SNBF.

• Organizar las condiciones y mecanismos de interacción entre los agentes y las instancias de coordinación y articulación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, así como, identificar las responsabilidades de sus agentes frente a la protección integral de niñas, niños y adolecentes y el fortalecimiento familiar. (Resolución 4646/ 2013)

PLAN DE ACCION REGIONAL SNBF.

Se generaron las siguientes actividades:

E-28 Y E-29

Número de departamentos y municipios con

asistencia técnica del ICBF en la formulación

de Políticas diferenciales en favor de Niños,

Niñas y Adolescentes

Desarrollar herramientas para af ianzar la articulación del SNBF que facilite la

coordinación de instancias intersectoriales, de desarrollo técnico y la

participación de la sociedad civil, de los niños, niñas y adolescentes y de los

grupos étnicos en el Sistema.

Fortalecer capacidades técnicas de los agentes del SNBF en la formulación,

ejecución y seguimiento de políticas públicas de niñez y en rendición pública de

cuentas, en los ámbitos nacional y territorial.

Acompañar la formulación, implementación y monitoreo de políticas públicas

(Política de Reconciliación, Estrategia de Atención Integral a la Primera Infancia,

CONPES de Familia, Sistema Nacional de Convivencia Escolar y planes de

protección integral con enfoque diferencial étnico, territorial (rural) y de

fortalecimiento familiar).

Elaborar y brindar orientaciones técnicas en gasto público en niñez.

E-30 Y E-31

Número de departamentos y municipios con

los Consejos Departamentales y municipales

de Política Social monitoreados

Incluir prioridades territoriales relacionadas con la Infancia, la adolescencia y el

fortalecimiento familiar en la agenda del Consejo Nacional de Política Social (CNPS)

en el periodo 2014.

Hacer el monitoreo a los Consejos de Política Social.

E-32

Número de planes de acción del SNBF

implementados y monitoreados en entidades

territoriales e instituciones del nivel nacional.

Construir el plan de corto plazo del SNBF, con la participación de sus agentes e

instancias.

Construir el plan estratégico del SNBF 2014 - 2026, con la participación de sus

agentes e instancias.

Diseño e implementación del esquema de monitoreo a la implementación del

manual operativo del SNBF.

Operativizar la Red Territorial de Protección Integral en el ámbito nacional y

territorial.

Concertar con agentes del SNBF del orden nacional y territorial la formulación,

actualización o implementación de planes institucionales y territoriales de

protección integral, en el marco de la política de reconciliación, con enfoque

territorial (rural), étnico y de fortalecimiento familiar.



PLAN OPERATIVO SNBF.

NUMERO DE MUNICIPIOS CON ASISTENCIA TECNICA DEL ICBF EN EL DESARROLLO DE POLITICAS DIFERENCIALES EN FAVOR DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

(E-29) y (E-32

1 Plan y cronograma de Asistencia Técnica Regional, por macro zonas: Norte, centro y sur del Valle.

2 Estado de los diagnósticos sociales, inclusión de temas de Infancia y Adolescencia en los Planes de Desarrollo y en las Políticas Públicas, como insumo para la Asistencia Técnica en el SNBF.

3 Talleres por macro zonas (Norte, centro y sur) para el diseño y formulación de las políticas públicas con los 18 municipios que iniciaron el proceso y hacer seguimiento a los 24 municipios que ya tienen PP o están en ajustes.

4 Movilización ciudadana y la participación de los niños, niñas y adolescentes en la construcción de las políticas públicas y en las instancias de participación formal (CPS y Comités de Infancia y Familia). Lo anterior teniendo en cuenta el enfoque diferencial (Poblacional, étnico, género, discapacidad, ciclos de vida, etc.).

5 Articulación de la política pública de Infancia y Adolescencia y de otras políticas y CONPES, a los CPS y a las mesas de infancia, adolescencia y fortalecimiento familiar.

6 Elaboración, monitoreo y evaluación de los Planes de acción del SNBF por municipio.

7 Diseño y monitoreo de los Planes Territoriales de Protección Integral por Municipio.

8 Sistematizar los informes por CZ sobre la AT en PP y enviar los respectivos reportes trimestrales.



NUMERO DE MUNICIPIOS CON COOPERACION TECNICA PARA LA CONFORMACION DE LA RUTA DE

ATENCION INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA Y SEGUIMIENTO A LOS CONPES DE PRIMERA INFANCIA

42 1 Rutas de atención integral a la primera infancia Municipales, en coordinación con la Gobernación, operadores y Mesas de Infancia y familia.

2 Planes de acción conjunta entre referentes del SNBF y de primera Infancia, para la implementación de las RAIPI.

3 Seguimiento a la ejecución de los recursos conpes 152 y 162

MUNICIPIOS QUE CONFORMAN LA RED PARA LA PROTECCION INTEGRAL DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

42 1 Inventario institucional y comunitario sobre agentes del snbf y sobre los diversos escenarios para la Protección Integral.

2 Conformación de la red de proteccion integral

3 Sistematizar la información pertinente a la Red de Protección Integral de los Municipios.

SNBF CALI

Plan de acción CZ teniendo en cuenta actividades como:

1. Participación en RPBT (REDES DE PROMOCION DEL BUEN TRATO)

2. Proyectos de orden social orientados hacia PIIAF (PLANES INTEGRALES DE ATENCION A LAS FAMILIAS)

3. Coordinación con Calis y Jal: programas y políticas intersectoriales

4. Coparticipación en Comités: Abuso sexual, Trabajo Infantil, SSR, Convivencia escolar y familiar, Primera Infancia, Prevención reclutamiento, etc.

5. Procesos de formación a SP y agentes educativos institucionales y comunitarios.

6. Apoyo o participación en el CPS y/ o CMIF

7. Articulación con equipo de Primera Infancia, GCB, protección, etc. al interior del CZ.

8. Participación en procesos de diagnóstico social, construcción de POLITICA PUBLICA, PD en las localidades o el municipio.

9. Participación en investigación de tipo social aplicado

10. Participación en procesos formativos SNBF y en general de otras temáticas



sociales.

11. Otras actividades que consideren vitales

POLITICAS PUBLICAS DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA

El Director reitera que el SNBF es un proceso transversal y con los recursos del SNBF, puede salir cualquier funcionario, siempre y cuando sea una actividad de este proceso.

El Dr. William Márquez, socializa que en aras de atender lo relacionado son políticas públicas e conformara un equipo de 4 personas para apoyar los 12 centros zonales.

El Director reitera que se deben documentar los casos en que algún funcionario no cumpla con los requerimientos contractuales.

CONSEJOS DE POLITICA SOCIAL

NUMERO DE MUNICIPIOS CON LOS

CONSEJOS DE POLITICA SOCIAL

MONITOREADOS

(E-31)

42 1 Requerir formalmente a los mandatarios municipales, el cronograma, las agendas y los planes de acción de los consejos de politica social que se realizarán durante la vigencia 2014.

2 Reforzar la Asistencia Técnica a los municipios, a través de talleres del Manual operativo del snbf, el decreto 936 del mayo de 2013 y la Resolución 11404/ 2013.

3 Acompañamiento al Comité de Infancia y familia de la ciudad capital y a la secretaría técnica del COMPOS Cali, para que formulen sus planes de acción y se realice el respectivo seguimiento.

4 Realizar seguimiento y elaborar informes trimestrales en los que se dé cuenta de la realización de sesiones de los CMPS en los 42 municipios y de la ejecución de sus planes de acción, conforme a la Resolución 11404 y a las instrucciones de la Dirección SNBF.

Esquema de operación del SNBF - Municipal



CMPS

(D)

Concejo

Municipal. (D)Consejo de

Gobierno (D)

Red Deptal

Protección

Integral

Mesa de Infancia,

adolescencia, flia

(DT/O)

Trabajo

Infantil

(DT/O)

Otras (Primera

infancia,

abuso sexual,

etc) (DT/O) Sociedad Civil

organizada/Coope

raciòn

Internacional

Participación

(P)

Autoridades/in

stituciones

indígenas,

ANPR, ROM

Convenciones:

(D)= Instancias de Decisión

(O)= Instancias de Operación

(DT)= Instancias de Desarrollo Técnico

(P) = Instancias de Participación

= Instancias nuevas

= Instancias ya existentes

= Agentes del SNBF

= Instancias de Instancias de

Desarrollo Técnico

La resolución 11044 donde se dan las directrices para el apoyo a los municipios.

Por la cual se establece el Esquema de Seguimiento a los Procesos de Gestión de los Consejos de Política Social Territorial

Mesas Públicas Comunitarias y RPC

MESAS PÚBLICAS COMUNITARIAS Y

RENDICION PUBLICA DE CUENTAS DE LA REGIONAL

VALLE

29 1 Solicitar a los CZ los cronogramas de las Mesas Públicas y RPC a nivel regional.

2 Coordinar con la Contraloría, la PGN, las Personerías y otras instancias, capacitación y acompañamiento técnico a los SP del ICBF y del SNBF para el desarrollo de las Mesas Públicas Comunitarias y la RPC del ICBF.

3 Envío trimestral del seguimiento a las Mesas Públicas Comunitarias y de la RPC del ICBF.



MESAS PÚBLICAS COMUNITARIAS Y

RENDICION PUBLICA DE CUENTAS DE LA REGIONAL

VALLE

29 1 Solicitar a los CZ los cronogramas de las Mesas Públicas y RPC a nivel regional.

2 Coordinar con la Contraloría, la PGN, las Personerías y otras instancias, capacitación y acompañamiento técnico a los SP del ICBF y del SNBF para el desarrollo de las Mesas Públicas Comunitarias y la RPC del ICBF.

3 Envío trimestral del seguimiento a las Mesas Públicas Comunitarias y de la RPC del ICBF.

Con los recursos que llegaron desde la sede nacional se apoyaran a los centros zonales, por lo que desde donde se deben enviar al SNBF, los temas a tratar y los eventos.

PRESUPUESTO MESAS PUBLICAS 2014

La Dirección de Abastecimiento del ICBF Nacional envío a la Dirección Regional el Memorando # 201474300005885 del 26 de marzo donde se autoriza un traslado presupuestal por valor de $ 20.560.000 “para cubrir eventos relacionados con la socialización de los diferentes programas y estrategias del ICBF, con el fin de conocer las opiniones y sugerencias de la comunidad y los usuarios”. Se discriminan los rubros y áreas afectadas: Subdirección de Mejoramiento

organizacional, Dirección de primera Infancia y Dirección de Protección.

Posteriormente envía la Resolución 2080 del 8 de abril de 2014 donde se hace el traslado respectivo por el valor total de $ 20.560.000.

El 24 de abril la Subdirección de Monitoreo y Evaluación aclara a través de correo adjunto, que ese recurso está orientado para la realización de las 28 MESAS PUBLICAS COMUNITARIAS y 1 RENDICION DE CUENTAS así:

• LOGISTICA Y CONVOCATORIAS: las cuales se deben realizar a través de diferentes medios (de comunicación perifoneo, publicidad, carteleras y otros medios) cada evento tendrá un valor de 200.000 pesos, sea mesa pública o rendición de cuentas. Los eventos son el número de mesas públicas y rendición de cuentas de los cuales para el 2014 cada Regional programó en su cronograma de acuerdo con las orientaciones impartidas; el total de eventos de la Regional Valle son 29, multiplicados por $ 200.000 pesos, nos da un valor de $ 5`800.000,00 pesos.

• RENDICIÓN DE CUENTAS: se refiere al evento que realizará cada Regional y del cual



para el 2014 la Regional Valle lo programó para el 28 de Noviembre de 2014 ; para este evento se proyectó un promedio de 110 participantes; para cada participante se asignó $12.000 pesos estos recursos se deben invertir para refrigerio y papelería. El total para este ítem es de 1´320.000 pesos.

• EVENTOS MESAS PUBLICAS: Se refiere a las mesas públicas que cada Centro Zonal programó para el 2014 de acuerdo con los lineamientos definidos para la meta (2 mesas públicas en el año), Para cada mesa publica se proyectó un promedio de 40 participantes; para cada participante se asignó $12.000 pesos estos recursos se deben invertir para refrigerio y papelería. El total para este ítem es de $ 13.440.000,00 pesos, que corresponde a la multiplicación de 28 MP por 40 participantes por MP y por $12000 pesos asignados para cada participante.

Se realiza pausa activa, por iniciativa de la Dra. Maria Del Pilar Gutierrez.

La sumatoria de estos tres criterios da un total de $ 20.560.000,00 pesos.

ADOPCION POR CONYUGUES.

Dra. Leonor Estrada.

Realiza la introducción:

Se ha observado desde el comité de adopciones que el defensor de familia se alejara de la norma, y se ajusta a una jurisprudencia por fuera de la establecida.

Llama la atención porque no se tiene desde las alcaldías claro el panorama relacionado con la población desplazada, por lo que se hace un recordatorio para socializarlo en los concejos de política social.

Dra. Claudia Zape.

Proceso de restablecimiento de derechos es la gran sombrilla donde se resumen los procesos que se realizan desde las defensorías de familia.

Realizando una presentación donde se observa el deber ser y sus dificultades para llevar a

cabo un proceso eficaz.

ACTIVIDADES PREVIAS AL PARD.

1- ACTIVIDADES PREVIAS AL PARD:

EL DEBER SER

VERIFICACION DE DERECHOS – ART 52

• Corresponde a la Autoridad Administrativa como Director del PARD – Libro I / Titulo I

• Hacen parte los conceptos y valoraciones emitidas por el Equipo

Biopsicosocial que servirán de sustento para la toma de la medida.



• Entrevista al Niño, Niña y/o adolescente y su familia – Integrantes de la Defensoría

• Búsqueda de Familia biológica o vincular/ Identificación de Red Fliar. Genogramas – TS

DIFICULTADES: LO QUE MUCHAS VECES ES

• Falta de apropiación y aplicación de la Ley, Lineamientos, Procedimientos y Guías PARD y de OAyG

• Indebido cumplimiento de la norma en cuanto a la verificación de derechos por parte de la Defensoría.

• Incoherencias entre el motivo de ingreso de la creación de la petición y el resultado del motivo generado a partir de la verificación de derechos.

• Falta de Coordinación entre los Grupos de OAyG y Grupo de Protección en cuanto a la línea técnica impartida a las Defensorías de Familia en Atención, Apoyo y conocimiento, frente al trámite de Restablecimiento de Derechos a partir de la creación de la petición y su motivo de ingreso, desatendiendo las rutas en los diferentes procesos y la misma ley

A pesar de que se ha venido mejorando bastante en el tema aun se presentan falencias, que hay que subsanar.

Se está dejando todo en cabeza del defensor de familia como responsable del proceso de restablecimiento.

Se observa que la búsqueda de familia extensa se esta haciendo al terminar el proceso cuando la instrucción es hacer al inicio del mismo.

Como dato importante se menciona que se tiene como novedad un Indicador del tiempo desde que se constata la denuncia hasta que se da apertura al proceso.

La Dra. Zape reitera la necesidad de que debe existir una relación estrecha entre la oficina de servicio y atención al ciudadano y la oficina de protección.

Igualmente hace referencia a la gran demanda de casos en las defensorías de familia, lo que esta desbordando la capacidad de respuesta de estos funcionarios.

Es importante que en los procesos se tenga en cuenta la versión de los dos conyugues, esto no se está haciendo y se puede venir una demanda por vulneración de derechos del implicado.

Las publicaciones en medios masivos es importante tenerlo en cuenta, igualmente el manejo de las historias clínicas, es importante que el defensor de apoyo haga entrega oportuna de las historias al titular responsable, para no caer en la pérdida de competencia.

El Director reitera que ya la instrucción de la Procuraduría es enviar a control interno los casos que se identifiquen que están incumpliendo los lineamientos.



Además que es importante revisar una muestra de las listas de chequeo, no a todas pero si se debe hacer un control aleatorio, desde la Dirección se han dado las directrices y estas se deben llevar a cabo. Se deben hacer las revisiones en los casos de adopción, reintegro y demás.

La Dra. María Stella cuesta, argumenta que La dificultad es que no están correctamente diligenciadas y no contienen la información correcta.

2- ACTIVIDADES DEL PARD:

DEBER SER

AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN – ART. 99-

AUTO proferido por el Defensor de Familia que debe contar con: Suficiente Motivación, Relación de los hechos, así como el Concepto del estado de cumplimiento de derechos y los presuntos derechos I/A/V.

Dentro de dicho proveído da inicio a la actuación administrativa y realiza los siguientes ordenamientos:

• Ordena entrevista e identifica al niño, la niña o al adolescente.

• Identifica y Ordena la citación a los representantes legales del NNA, personas responsables de su cuidado y de los implicados en la violación o amenaza de los D.

• Ordena citar a familiares y/o terceras personas / Decreta pruebas a practicar, y especializadas / Denunciar el presunto delito

• Decreta Medidas de Restablecimiento de Derechos

• Ordena correr traslado por el termino de 5 días para que aporten las pruebas que pretenden hacer valer y Ordena la Notificación

• Promueve acciones con las instituciones del SNBF comprometidas en la garantía y restablecimiento de derechos


• Falta de motivación e identificación de la totalidad de los presupuestos indicados en el Art. 99

• Omisión en la remisión del auto al Operador.

• En los casos de indígenas se omite ordenar la citación a la autoridad tradicional indígena y su vinculación activa dentro del PARD

• Direccionamientos indebidos e inapropiadas aceptaciones y/o rechazos en el SIM

• Extravío de Historias de Atención y/o envíos tardíos que conllevan a perdidas de competencia y omisión de su reporte en la Matriz de control por parte del Coordinador Zonal ante el Grupo de Protección



• - Responsable Defensor de Familia

2- ACTIVIDADES DEL PARD:

NOTIFICACION DEL AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN – ART. 102

DEBER SER

El AUTO de Apertura de Investigación debe ser notificado personalmente de acuerdo a lo dispuesto en el CPC según el artículo 102:

CONOCE DIRECCION de los Representantes Legales y/o Cuidadores: Remite citación y es positiva (art.315); sino se presentan dentro del término, remite aviso (art.320).

Las citaciones se realizan mediante servicio postal autorizado por correo certificado a fin de obtener la prueba de entrega y garantizar el debido proceso.

NO CONOCE DIRECCION O PARADERO de los Representantes Legales y/o Cuidadores: Realiza PUBLICACION mediante pagina WEB del ICBF y medio masivo de comunicación.


• Se omite notificar a ambos progenitores y/o cuidadores vulnerando el debido proceso

• Se realizan publicaciones imperfectas (por uno solo de los medios) en los casos que se desconoce el paradero de uno de ellos.

• Se confunde al indicar el término para que las partes interpongan el recurso de reposición, CPC (3 días); así como, omite indicar el término para que las partes aporten las pruebas que pretenderán hacer valer (5 días) Ley 1098 art. 100 inc.3º

- Responsable Defensor de Familia

3- ETAPA PROBATORIA

TRASLADO A LAS PARTES PARA QUE APORTEN PRUEBAS

ART. 100 inc. 3º

DEBER SER

Se ordena en el AUTO DE APERTURA y el término para hacer uso de este derecho empieza a contar a partir de la notificación personal ordenada en el Art. 102, inciso 1º de la Ley 1098 de 2006.

Las pruebas solicitadas o presentadas por las partes se ordenaran en el auto de pruebas y se evacuaran en la etapa probatoria.


• Se omite indicar el término y dar oportunidad a las partes para que aporten las pruebas, generando vicios de procedimiento ( Ejercicio del derecho de Defensa – Debido proceso)



Responsable Defensor de Familia

ETAPA PROBATORIA

DEBER SER

AUTO QUE ORDENA DECRETO DE PRUEBAS–ART. 100 inc. 4-

AUTO motivado y proferido por el Defensor de Familia donde se decretan las pruebas aportadas o solicitadas por las partes y/o aquellas que no fueron ordenadas en el auto de apertura de investigación por parte de la autoridad administrativa y que este considera determinantes, relevantes, pertinentes, necesarias y eficaces para establecer los hechos que configuraron la amenaza o vulneración de los derechos


• Se omite descorrer el traslado de las pruebas indicando si estas fueron aportadas o no por las partes

• – Defensor de Familia

• Indebidas notificaciones del auto de pruebas incumpliendo lo dispuesto en el Art. 102 inc. 3º (Conoce dirección de los representantes legales y/o cuidadores: Aviso; Desconoce: Publicación web y estados),

- Responsable Defensor de Familia

• Remisión inoportuna de la familia para intervención por parte del Operador y falta de trazabilidad en las HA por parte de los equipos de Defensoría en las intervenciones realizadas con los niños y las familias que dilatan en el tiempo la permanencia del niño en el servicio, retardando la definición de la situación jurídica de fondo. –

Responsables, Defensoría de Familia. (DF, TS, PS, NT)

3- ETAPA PROBATORIA


• Los informes de carácter pericial de TS y PS, carecen de elementos básicos en su estructura y contenido, pues se fundan en lo discursivo y el comentario obtenido a partir de las intervenciones sin que se presente un concepto profesional que le permita al DF contar con elementos para la toma de la medida e igualmente se han centrado en el registro en el SIM, sin que reposen los informes estructurados en las HA físicas. Se desconoce el proceso PARD y lo que se espera del equipo psicosocial – Responsable Equipo Psicosocial

• El concepto del equipo psicosocial está alejado de la concepción de peritazgo. (eventualmente se utiliza un lenguaje coloquial o transcripciones de los afectados sin ninguna interpretación).

- Responsable Equipo Psicosocial



• Tanto en casos de legalizaciones, como en otras medidas de restablecimiento donde se conoce paradero de la familia nuclear o extensa omiten vincularlos y decretar las respectivas pruebas tales como declaraciones, visitas domiciliarias, valoraciones psicológicas, eventualmente se preparan informes a partir de llamadas telefónicas), que permitan conocer las condiciones que rodearían al niño en el medio familiar, la vinculación afectiva, perfil de vulnerabilidad y generatividad e idoneidad física, moral, económica y social

- Responsable Equipo Psicosocial.

• Omisión en la presentación de informes de resultados o retroalimentación al Equipo interdisciplinario del operador

que permita conocer la evolución del caso y/o dificultades para la toma de la medida de fondo

- Responsable Equipo Psicosocial.

“En la etapa probatoria, el equipo psicosocial y el defensor de familia no coinciden en la toma de decisiones respecto a casos reales.

Es importante como coordinadoras que tengan presente el artículo 96, donde se tienen responsabilidades, como funcionarios del ICBF, no se controlan las órdenes que se entregan desde el proceso de restitución de derechos.”

El Director Regional interviene reiterado que “Por lo anterior se deben documentar y reportar a control interno los casos en que los defensores de familia no estén cumpliendo con lo requerido”.

Las observaciones y oportunidades de mejora también son para el equipo psicosocial, pues se nota en algunos casos que no se cuenta con el concepto idóneo y profesional, sino que se fundan en los discursivo y el comentario obtenido de las entrevistas y no desde la perspectiva profesional, o sea no es un dictamen pericial fundamentado y estructurado.

En los informes de los profesionales de los operadores también ocurre lo mismo y se observa que no hay retroalimentación debida a las familias que requieren el apoyo.

4- PRACTICA DE PRUEBAS Y FALLO

DEBER SER

CITACION AUDIENCIA DE PRÁCTICA DE PRUEBAS Y FALLO–ART. 100, inc. 4

Mediante AUTO Fija fecha y hora para celebrar la audiencia de práctica de pruebas y fallo. Citar a las partes en la forma prevista en el Art. 102 inc. 3.

(Conoce: mediante aviso; /NO conoce Mediante publicación en pagina web y estado).



Dentro de la preparación de la audiencia deberá: Instalar la Audiencia; Practicar las pruebas; Traslado de pruebas, Proferir el fallo suficiente motivado (art. 101); Notificación y Recurso (Reposición / Homologación)


• Omiten citar por correo certificado a las partes para la audiencia de fallo; no se adjuntan las respectivas pruebas de entrega del 472.

• Omiten instalar la audiencia indicando si están o no presentes las partes, y si fueron citadas en debida forma.

• Omiten correr traslado de las pruebas practicadas para que las partes puedan ejercer el derecho de contradicción.

- Defensor de Familia

4- PRACTICA DE PRUEBAS Y FALLO

CITACION AUDIENCIA DE PRÁCTICA DE PRUEBAS Y FALLO–ART. 100, inc. 4

Se profiere fallo mediante Resolución tal como lo dispone el Artículo 101 la cual debe estar suficiente motivada.

El sentido del Fallo puede darse de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 107 en Vulneración o Adoptabilidad y en ella se ordenaran una o varias medidas de restablecimiento de derechos.


• Insuficiente motivación en el contenido del fallo (hechos, examen crítico de las pruebas, fundamentos jurídicos de la decisión).

• Omite indicar en la Resolución el recurso y el término para interponerlo, así como el de homologación.

• Confusión en la notificación del fallo; por ESTRADO (presentes en la audiencia)

ESTADOS (No se presentan).

• Confusión en los términos de Notificación por Estado (1 día) y Ejecutoria (3 días)

previstos en el CPC

• En los casos de vulneración con reintegro se omite indicarse las obligaciones específicas que se imponen a la familiar de acuerdo a cada caso.

• Responsable - Defensor de Familia

CONCLUSIONES



Como fortalezas generadas a partir de las estrategias de seguimientos a través de visitas, revisión de HA, estudios de caso y talleres, adelantadas por el Grupo de Protección (PARD/ADOP), se puede concluir que:

• Se han logrado avances significativos en cuanto al perfeccionando del trámite procesal e intervenciones psicosociales en general en el marco de la Ley de Infancia y Adolescencia y en cumplimiento a la sentencia T-844 de 2011.

• Incremento de estudios de caso entre Defensoría /Operador/ Ministerio Público, con el fin adelantar acciones que permitían la movilización de la familia y garantizar el debido proceso de forma integral.

• Se ha logrado la movilización de casos con permanencias mayores a un año que han afectado el resultado de los indicadores de protección (40 y 41).

Como dificultades que afectan el Proceso de Restablecimiento de los niños, niñas y adolescentes se logran evidenciar las siguientes:

• La alta ROTACION en los equipos de las Defensorías que se presentan al finalizar la contratación de los psicosociales y los CAMBIOS INTERNOS que se dan en los centros zonales, donde por la complejidad de los casos no han tenido una definición de fondo que interfieren en el impacto del proceso de preparación y fortalecimiento.

• Actitud negativa y desconocimiento de los casos por parte de los equipos psicosociales y poca intervención a los niños y familias que dificultan el trabajo en equipo e impiden la realización oportuna de acciones conjuntas que conlleven a la toma de decisiones, sin un debido seguimiento en el nivel zonal.

• Derivado del anterior, se detecta desconocimiento del proceso PARD y la intervención y el rol del área psicosocial en la asunción de su intervención en calidad de perito experto.

• Falta de empoderamiento de la normatividad, lineamientos, guías y protocolos por parte de los integrantes de las Defensorías de Familia que conllevan a violación al debido proceso y reclamos del servicio.

Falta de Seguimientos dentro de los términos previstos en el lineamiento que generan reingresos de los niños al servicio desde las Defensorías y seguimientos a cargo de las Coordinaciones Zonales a las medidas y casos de pérdidas de competencia tanto en Defensorías de Familia como en Comisarías de su zona de influencia y omisión en los

La Dra. Leonor reitera que se tiene un compromiso de apoyo con los defensores de familia y más aun con los niños.

Igualmente que es preocupante la actuación de algunos comisarios de familia, por lo que sugiere elevar un memorando a las alcaldías, en lo relacionado, manifestando la situación.

Acciones propuestas para la mejora del Proceso de Restablecimiento de Derechos desde el Grupo de Protección (PARD/ADOP) :



• Continuar en el fortalecimiento técnico y legal con las profesionales que integran las Defensorías de Familia de los Centros Zonales, a través de talleres que aborden temas relacionados con: Ruta de actuación y atención, Verificación de derechos, Entrevista al niño, niña y adolescente por parte del DF y el equipo psicosocial, Valoraciones iniciales donde se identifique el perfil de Vulnerabilidad y Generatividad, Informes de Psicología y de Trabajo Social de carácter pericial, intervención terapéutica o de psicología (en caso de requerirse).

Continuar brindando la asistencia técnica y legal a partir del seguimiento a través de los Comités Consultivos Regionales (PARD/ADOP), visitas a Defensorías, talleres formativos y estudios de caso por parte del grupo de protección.

Realizar dos talleres en Mayo (23) y Junio (20), utilizando la casuística desarrollada mediante la presentación de casos por Defensoría donde se logre el auto reconocimiento de fortalezas y debilidades en las acciones desplegadas dentro del PARD.

Desde el nivel zonal se requiere reforzar mensualmente los seguimientos a los casos PARD a cargo del Coordinador Zonal y la ruta de actuación y atención e los casos, así como las rutas emanadas desde la OAyG.

Acciones propuestas para la mejora del Proceso de Restablecimiento de Derechos desde el Grupo de Protección (PARD/ADOP) :

• Realizar reunión de articulación entre los grupos de Protección, Líderes SIM y OAyG en la revisión de rutas, lineamientos y Ley para unificar criterios desde los tipos de peticiones (denuncias PRD, Solicitud de Restablecimiento de Derechos) que vienen afectando desde el memento de creación y direccionamientos el proceso de PARD y elevar las propuestas ante el nivel nacional que se consideren pertinentes al tenor de la normatividad.

• Conocer la estadística detallada de los casos a cargo de las Defensorías de Familia, con el fin de conocer realmente el volumen de casos activos y generar estrategias de descongestión en casos de reintegros con reportes positivos, que permitan el cierre de las HA y mayor concentración de los equipos en los casos que queden activos.

• Realizar los SEGUIMIENTOS a los casos que cuentan con situación jurídica de Fondo, que permitan ejecutar acciones de restablecimiento acorde a las necesidades de los niños, niñas y adolescentes declarados en adoptabilidad con difícil adopción ( valoraciones, preparación para la vida independiente y laboral) y en los casos de medio familiar garantizar que se hayan superado las condiciones que motivaron el ingreso del niño al servicio para procurar su reintegro y fortalecer a las familias durante el seguimiento.

• Revisar por parte del Coordinador Zonal los objetivos concertados con los profesionales de las Defensorías de Familia, en el marco de las funciones establecidas en la ley.

La Dra. Martha Jurado socializa que el defensor por su carga laboral en algunos casos hace cambiar el concepto del Psicosocial, en ese caso el concepto del psicosocial debe mantenerse, ya que la responsabilidad es propia de su gestión, es la instrucción que ella ha impartido,



cuando es consultada en lo relacionado.

El Director reitera que no es pertinente que los equipos de las defensorías se utilicen en otras actividades.

DRA. MARIA STELLA CUESTA.

RESOLUCION DE AUTORIZACION DE ADOPCIONES.

En la regional Valle esta la oficina central de adopciones que precedido por el Director regional y del que hace parte la Dra. Leonor Estrada.

Son 3 casos únicos en los que procede una adopción:

Procede ante la falta del padre o de la madre, no solamente por fallecimiento, sino también porque le aqueja una enfermedad mental grave anomalía psíquica que le impide tener un hijo.

Estos casos deben ser certificados por el instituto nacional de medicina legal.

Cuando los padres han sido privados de la patria potestad, careciendo de representante

Legal. Art. 66, Art. 82, numeral 15, Art.124. C.I.A.

EL CONSENTIMIENTO.

Es la manifestación libre de y voluntaria otorgado por quienes ejercen patria potestad para la adopción de su hijo y este se encuentra en firme. (transcurrido un mes)

Debe ser IDONEO (han sido asesorados y debidamente informados frente alos efectos-consecuencias psicosociales y jurídicas de la decisión.)



Tener la APTITUD para otorgarlo (un mes después del día del parto). En los casos de los padres menores de 18 años deben estar asistidos por sus padres o persona que los tenga bajo su cuidado y por el Ministerio Público. Art.66

SITUACION DE MAYOR DE EDAD.

Podrá adoptarse al mayor de edad, cuando el adoptante hubiese tenido su cuidado personal y haber convivido bajo el mismo techo con el Adoptivo por lo menos 2 años antes de que éste cumpliera los 18 años (excluye Trámite Administrativo). La competencia corresponde al Juez de Familia. Art. 69 CIA.

Podrá adoptarse…

MODALIDADES DE SOLICITUD DE ADOPCION.

Solicitud Abierta.

• La solicitud de adopción se adelanta frente a un niño indeterminado (La Asignación se por el comité de adopciones a una familia, que con antelación ha sido aprobada como idónea. No existe parentesco

• La familia recibe toda la información del Niñ@.

Solicitud del hijo de cónyuge.

• El cónyuge o compañero permanente Requiere se demuestre una convivencia ininterrumpida de por lo menos 2 años). Art.68 numeral 5; Ambos padres deben otorgar su consentimiento si ha sido reconocido legalmente por el padre o haberse adelantado proceso judicial de privación de patria potestad.

• MEDIOS PARA DEMOSTRAR LA CONVIVENCIA: - Inscripción del compañer@ en los registros de la caja de compensación familiar.- Inscripción de la declaración de convivencia que realiza la pareja en la Notaria del lugar del domicilio de los mismos con antelación no menor de 2 años.- El registro civil de nacimiento de los hijos habidos por la pareja. Es el único caso en el cual No se pierde el parentesco frente a la familia. Art. 124. Parágrafo

Solicitud de Adopción consanguínea

• Es una solicitud frente a un niñ@ o adolescente determinado, procede la figura del consentimiento, se requiere que el adoptivo sea pariente del adoptante hasta el tercer grado de Consanguinidad, segundo de Afinidad. El niño pierde en este caso la vinculación legal con sus padres y se debe demostrar que existe una relación paterno



filial entre el adoptante y el adoptivo.

• En caso del pariente residente en el extranjero, la solicitud de adopción debe dirigirse a la subdirección de adopciones, expresando con claridad dicha intención.

Solicitud de Adopción del hijo de crianza

• Es la solicitud de una familia que se presenta con un niño niña o Adolescente con quien no tienen vínculo de consanguinidad ni afinidad entre sí, ha permanecido en esta familia durante un tiempo razonable durante el cual se ha protegido y se han creado lazos afectivos, que les permiten considerar la posibilidad de una adopción.

• Requiere se declare en situación de adoptabilidad al niño y/ adolescente porque el consentimiento no es procedente frente a adoptantes determinados, salvo las excepciones del Art. 66 CIA.

Desafortunadamente sostiene la Dra. Cuesta que se devuelvan muchos procesos de adopción por que se incumple con los requerimientos legales, y que para los integrantes del comité es difícil saber que se tienen todas las condiciones para mejorarle la vida a un NNA mediante la adopción, pero que no pueden ir en contra lo legal. Desafortunada mente se falla en el procedimiento.

En este momento se han cancelado los trabajos de preparación para familias adoptantes, ya que están represadas 46 solicitudes.

Etapas Administrativas en las solicitudes de Cónyuge/Pariente/Crianza

1. Adelantar el proceso de restablecimiento de derechos del niñ@ o adolescente definiéndose la situación Jurídica con los conceptos previos emitidos desde las áreas Psicosociales y Nutricionales (Adoptabilidad, Autorización para la Adopción o Consentimiento).

2. Adelantar el trámite pertinente para establecer la Idoneidad física, mental, moral y social de la familia aspirante a la Adopción. Incluye documentos legales Art.124 y solicitud de adopción.

SOLICITUD DEL HIJO DE CONYUGE O COMPAÑERO PERMANENTE.

En este caso es donde no se pierde la condición filial, ambos padres deben dar el consentimiento.



REQUISITOS PARA LA ADOPCION.

• Solicitud de adopción

• Registro civil de nacimiento

• Registro civil de matrimonio o prueba de convivencia.

• Fotocopia de la cedula de ciudadanía

• Certificado médico expedido por Medico debidamente registrado, Anexando los exámenes médicos. (Ver anexos: 2 y 3 Res.3748)

• Certificado de antecedentes penales

• Certificación de Ingresos

• Los documentos deben allegarse en original y con un duplicado, con una vigencia inferior a 6 meses.

ABC DE LA LEY 1448

Dra. Ma. Del Pilar Gutierrez.

“FORTALECIMIENTO INTRAINSTITUCIONAL PARA LA ATENCION, ASISTENCIA Y REPARACION INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO”

LEY 1448 DE 2011

HISTORIA.

• Desde la sede Nacional el ICBF adquiere nuevas responsabilidades que determinan la atención integral a la Población Victima del Conflicto Armado.

• En el Marco de la Ley 1448 de 2011 desde el Grupo de Protección brinda Asistencia Técnica a los CZ del ICBF Regional Valle del Cauca desde el año 2013.

• Elaboración de un documento llamado el ABC de la ley de víctimas y Restitución de tierras Responsabilidades y obligaciones del ICBF material que se entrega a las coordinadoras de los CZ.

• En el año 2014 se llevó a cabo la primera reunión del año con Servidores del ICBF Regional Valle del Cauca de “Fortalecimiento Interinstitucional con las dependencias para aplicar las Medidas la Atención, Asistencia y Reparación Integral a Víctimas del Conflicto Armado”. Con Calidad y Efectividad



FORTALECIMIENTO INTRAINSTITUCIONAL PARA LA ATENCION, ASISTENCIA Y REPARACION INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO” LEY 1448 DE 2011.

Por motivos de agenda, se recortan los tiempos de la presentación de la Dra. Maria Del Pilar Gutierrez. Se adjuntan apartes de su presentación en vista de que son excelente material para consulta.

Memorando responsabilidades y/o obligaciones del icbf en el marco de la ley 1448 de 2013, ley de víctimas y restitución de tierras. - información de asesoría y apoyo en los procesos judiciales (defensores de familia y comisarios de familia) - asesoría para la construcción de proyecto de vida (encargo fiduciario) -ayuda humanitaria en la transición – componente de alimentación - gestión de servicios y atención



- unidad de gestión documental - grupo jurídico -sistema nacional de bienestar familiar -grupo de atención de ciclos de vida y nutrición -grupo de protección -director regional y coordinadoras centro zonal icbf -centro zonal -principios del modelo de atención

CAPACITACONES REALIZADAS EN LEY DE VICTIMAS

• En el año 2013, Se realizaron 13 capacitaciones a los CZ.

• En el año 2014, hasta la fecha se ha realizado 4 capacitaciones al CZ suroriental, sur, Roldanillo y Cartago.

FUNCIONARIOS CAPACITADOS AÑO 2013

5%

5%

5%

15%

9%

7%

6%7%

5%

10%

8%

11%

7%

CZ JAMUNDI

CZ PALMIRA

CZ BUGA

CZ TULUA

CZ SEVILLA

CZ LADERA

CZ CENTRO

CZ CARTAGO

CZ ROLDANILLO

CZ NORORIENTAL

CZ SUR

CZ BTURA

CZ JUMBO

CAPACITACIONES 2014



31

28

22

32

0 5 10 15 20 25 30 35

CZ SURORIENTAL

CZ SUR

CZ ROLDANILLO

CZ CARTAGO

CZ SURORIENTAL

CZ SUR

CZ ROLDANILLO

CZ CARTAGO

Unidades Móviles para la atención a la población víctima del desplazamiento forzado:

Equipo de profesionales de las áreas Psicosocial y Nutricional en capacidad de atender a los niños, niñas y adolescentes, y su grupo familiar víctimas del conflicto armado, brindando la atención directamente en la zona en donde se presente la emergencia, y/o en su lugar de residencia.

Contribuir a la garantía y restitución de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, y su grupo familiar victimas del desplazamiento por conflicto armado, mediante el desarrollo de acciones integrales y diferenciales de acompañamiento orientadas a:

OBJETIVOS

Prestar asistencia alimentaria y acompañamiento nutricional. Apoyar los procesos de organización y participación comunitaria promoviendo la

construcción del tejido Social. Desarrollar acciones que atenúen las consecuencias traumáticas de los eventos vividos,

y prevengan los riesgos asociados. Promover y gestionar la articulación intersectorial para la atención Brindar acompañamiento psicosocial contribuyendo a la atención integral y reparación a

la población víctima de desplazamiento forzado.



PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN EN LA TRANSICIÓN A HOGARES DESPLAZADOS

Ayuda Humanitaria



Es focalizada en Tres Principios:

Aplicación del enfoque diferencial

Clasificación de los hogares según vulnerabilidad

Respeto al derecho de igualdad asignando turnos de acuerdo con el orden cronológico de recepción de las solicitudes.

ETAPAS DEL PROGRAMA



FOCALIZACIÓN

•Remisión de todas las solicitudes que ingresen por los canales de atención a la UARIV.

•Respuesta a casos por la UARIV y remisión de familias beneficiarias a ICBF.

ENTREGA DE ASISTENCIA

ALIMENTARIA

•Priorización según la condición jurídica de la solicitud, fallo,desacato, sanción.

•Priorización según las características de vulnerabilidad del hogar.

ACTIVACIÓN DE ACOMPAÑAMIENTO

• Se activa el acompañamiento al hogar por las Unidades Móviles, seguimiento psicosocial, nutrición básica, evaluación de la inversión del pago.

APLICACIÓN CRITERIOS DE

EGRESO

• Los hogares que tengan el acceso aalimentos se remiten a la UARIVpara que ingresen a programas degeneración de ingresos y seguridadalimentaria.

Emergencias por Desastre Natural

• Cuando estos eventos ocurren, se activa Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, del cual el ICBF no hace parte de manera directa (Articulo 8 Ley 1523 de 2012). En caso de presentarse una declaratoria de Desastre Natural (Articulo 55 Ley 1523 de 2012), el ICBF actuará conforme a las disposiciones del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y a las acciones que se coordinen en el Consejo departamental, distrital y municipal de Gestión del Riesgo de Desastres, como instancias de coordinación (Articulo 27 Ley 1523 de 2012). En tal caso, las acciones que se adelantarían por parte del ICBF las asumiría el Centro Zonal al cual corresponda el municipio afectado.

DIA 30.

ING. JAIVER ORDOÑEZ

INFORME OFICINA TIC REGIONAL VALLE.

EL Ing. Ordoñez, socializa que se han tenido avances, en la mejora de los enlaces y que actualmente se tienen 2 Gb de capacidad de navegación.



Los centros de responsabilidad penal quedaron conectados, solo el cz buenaventura esta



desconectado por obras de adecuación.

MICROSOFT LYNC.

Es una herramienta que ahorra tiempo y costos, a pesar de que se utiliza poco.

Se presenta alguna deficiencia en que no todos tienen los micrófonos, pero se está dotando con equipos que facilitan su uso.

Así como se están implementando esta semana capacitaciones en el uso y aprovechamiento de este medio de comunicación, estas capacitaciones están dentro del plan de capacitación de la sede Regional, al final todos los funcionarios de la Regional deberán hacer parte de estas



jornadas de capacitación-

Se realizaron estas actividades para actualizar e identificar equipos y mejorar el reconocimiento de los cableados al momento de actividades de mantenimiento y nuevas conexiones.

TELEFONIA IP.

Se integraron las líneas de telefonía local a las plantas de telefonía IP. (CZ SURORIENTAL,



JAMUNDI, ROLDANILLO, YUMBO, NORORIENTAL Y SEVILLA.)

Los requerimientos de líneas IP se deben canalizar por la oficina de Sistemas. En este momento hay varias solicitudes que están en trámite.

OFICCE 365.

Se migraron 657 cuentas de correo electrónico de usuarios de la regional al servidor en la nube.

Se realizó configuración e instalación de office 365 en los equipo migrados

En los equipos Lenovo con Winxp y los Dell GX520 se instaló la versión 2010 de Outlook para la configuración de del correo en la nube de los usuarios.

El Ingeniero Ordoñez, socializa que se está trabajando en una propuesta para generar un método de organización a los archivos documentales y que esto se tiene pensado generarlo por CZ, debido a la diferenciación en los documentos de los mismos.

CAMPAÑA DE SALUD INFORMATICA.

El objetivo fue disminuir el número de incidentes reportados por los usuarios, se eliminó música y programas no autorizados.

La recomendación es archivar por años los archivos almacenados, y ojala que no pasen de 4 Gb.

Se mejoró el desempeño de los equipos.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Se aplicó mantenimiento preventivo a 507 equipos, 44 impresoras láser, 14 escáneres sin garantía.

Se recomienda el envío de archivos pesados por el Link.

INSTALACION DE EQUIPOS NUEVOS.

S e instalaron 149 equipos, que son el 70% de los asignado a la regional Valle, en espera del 30% restante.

Se dio prioridad por estado de los equipos.



Colsoft es la empresa proveedora y es a la aseguradora, a la cual se le solicita garantía.

Las fallas más recurrentes son fallas en el display o el encendido.

CIUDADANOS DIGITALES.

Se cumplió con la fase II, se certificaron cerca de 400 colaboradores, y está en proyecto la fase III, se estará comunicando cuando el link respectivo este habilitado para la inscripción de los que faltan.

SGSI. SEGURIDAD DE LA INFORMACION.



REALIZAR SEGUIMIENTO EN LOS COMITÉS AMPLIADOS DEL ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS SOPORTE, RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES, PARA LA PROYECCIÓN DE LAS ACTAS DE LIQUIDACIÓN. (DRA. SOLLY SANTA). Se socializa por parte de la Dra. Solly Santa, se tiene aproximadamente 300 liquidaciones Puntos críticos los estados de cuenta, se está tratando de que no se deba generar más este documento.

Está en trámite la eliminación de este documento o su reemplazo.

CZ que no han enviado por primera vez actas de liquidación:

Palmira, actas de liquidación pendientes 245-338-339-340-341-342-343-344-345-350-351-352-353-354-454-455-456-457-498-499-500-539-544

Yumbo, acta de liquidación pendientes 431-432-433-434-435-436-437-438-440

Estas actas deben estar el día de hoy en jurídico, de lo contrario, por instrucción de la Dirección regional se pasara el caso a control disciplinario.

Los centros zonales restantes cumplieron con el compromiso.

DRA. SOLLY SANTA.

El tema de las liquidaciones pendientes por firma del 2010 ya se resolvió-

Pendiente contratos de PAE vigencia 2013, en espera de los conceptos en firme de la interventoría. No se tendrá en cuanta para evaluaciones porque es tema de Sede nacional.

La Dra. Solly Santa REITERA que Contratos de prestación de servicios no se liquidan, los estados de cuanta siguen apareciendo con saldo.

El otro SI de disminución, Sonia Calderon es la persona encargada, para los casos donde se extravié este documento.

TEMA CAMARAS.

La Dra. Cielo Abadía confirma que ya hablo acerca de la desinstalación de las cámaras de los cuartos de equipos de cómputo. A estos sitios no está permitido el ingreso de personal externo al área.

SOCIALIZAR EL RESULTADO DEL INDICADOR DE ARCHIVOS ORGANIZADOS Y LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS A BOGOTÁ. G. ADMINISTRATIVO.

Dra. Martha Judith Bañol.

La Dra. Alba Myriam Vergara, solicita que quede en acta la necesidad de una persona de tiempo completo dedicada a las labores relacionadas y que además debe ser competente.

La Dra. Bañol Presenta el informe de indicador de archivo organizado. Con corte a marzo 30 de 2014.



INFORME DEPENDENCIA/ CZ

Presentaron informe Dirección Regional

4 Grupos

8 Centros Zonales

No presentaron Informe 2 Grupos

6 Centros Zonales

Donde menciona que en el grupo de Atención en ciclos de vida se ha realizado un buen trabajo y que se notan los el compromiso y los avances en el tema de organización de archivo.

Recuerda que aunque se presente reporte y no se diligencia el FIUD, esto no se tiene en cuenta para el indicador, esta situación es reiterativa en varios centros zonales.

Es de resaltar el CZ SUR, presenta un excelente avance, se recomiendo mejorar en la parte de diligenciamiento del FUID.

Se socializa que los Metros reportados fueron 57.63 y los aprobados aprobados19.7.

PRIMER REPORTE DE ARCHIVOS ORGANIZADOS A MARZO 30.



INFORME DEPENDENCIA/ CZ

Validación reporte Dirección Regional, Grupos Atención en

Ciclos de Vida y Administrativo.

Centros Zonales Sur, Ladera, Centro y

Cartago.

Reporte No validado Grupos Protección y Financiera.

Centros Zonales Nororiental, Buga, Tuluá, y

Sevilla.

No presentaron Reporte Grupos Planeación y Sistemas, y Jurídica.

Centros Zonales Suroriental, Jamundí,

Yumbo, Palmira, Roldanillo y Buenaventura.

DESCRIPCION DOCUMENTAL.

• Almacenar los documentos ordenados y foliados en las carpetas y las Cajas

• Describir en los rótulos de las carpetas y cajas el contenido de los expedientes

• Seguidamente realizar el inventario y describir la información contenida en los expedientes

• Organizar las carpetas y/o cajas por años y al interior del año por series y sub series.

ROTULO EXPEDIENTE.



ROTULO DE LA CAJA.



Se debe tener especial cuidado en registrar la información completa.

FORMATO DE INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL FUID.



Es importante el diligenciamiento, y si es necesario consultar en la intranet los cambios.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

Transferencia primaria: esta comprende entre el archivo de gestión y el archivo central.

Transferencia secundaria: esta comprende entre el archivo central y el archivo histórico.



CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Documentos generados en los procesos de gestión administrativa y es sometida a consulta frecuente por las oficinas productoras.

ARCHIVO CENTRAL

Son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente.

ARCHIVO HISTÓRICO

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura

La tabla de gestión documental me dice cual es el tiempo de permanencia.

El director reitera que en algunos casos, sin detener la gestión prioritaria, se deben organizar jornadas intensivas para organizar los archivos existentes, ya algunos cz lo han realizado y se tienen resultados positivos.

Y solicita a la Dra. Martha Judith Bañol, establecer unas fechas para estas jornadas, para liberar espacios y utilizarlos en la mejoría de las condiciones del personal de los CZ.

TRANSFERENCIA SECUNDARIA.

Se hizo en el mes de diciembre 5000 cajas, y están en las bodegas de AGN en Bogotá.

Ya se están solicitando documentos y llegan escaneados.

Jamundí-sur-suroriental-nororiental-Palmira-Tuluá, si tienen expedientes ya no se pueden recibir en al regional Valle se deben enviar a Bogotá.

Se debe tener en cuenta que se debe implementar la Rotulación de documentos, diferenciando si es información pública, privada etc.

Los informes técnicos de supervisión son insumos de supervisión que deben ser enviados a Jurídico, teniendo en cuenta que pueda existir duplicidad. Estos archivos deben ser entregaos perfectamente cumpliendo los requisitos de la TRD.

El Director Reitera que “Todo lo que sea propio de la ejecución de contratos y su supervisión debe reposar en la carpeta del contrato en jurídico, inclusive desde le proceso de selección tanto del que salió favorecido como el que no”.

La Dra. Solly Santa argumenta que el inconveniente es el tema espacio físico, por lo que se genera la idea de que se entreguen en medio magnético, inclusive considerar solicitarlo a los operadores también que utilicen este método.



La Dra. Solly Santa debe dar el visto bueno para que desde el cz se organice y luego se traslade a las bodegas de Alpopular.

Se debe solicitar como apoyo a algunos operadores que en los Cz ayuden en la organización de archivos, se puede generar una ruta y recorrer los cz de fuera de Cali, el trasporte se brinda de sede Bogotá, mediante la gestión de la Dra. Martha Bañol.

VERSIONES DE TRD Y APLICACIÓN POR VIGENCIA.

DOCUMENTO DIGITAL.

Ing. Mauricio Sierra.

Socializa que el día 30 de abril (hoy) termina la gestión de 472 dentro de la regional Valle.

El día viernes recogerán los equipos.

A través del SIGA, se consigue que los documentos no se extravíen y que el radicado sea nacional, para todas las comunicaciones.

En el empalme se maneja no la digitalización de documentos, se tendrá en cuenta el RADICADO.

Desde el nivel nacional se impartió la directriz de que se inicie con el SIGA el día Viernes.

El tema de la digitalización e ingreso uno a uno al SIGA lleva tiempo, aunque no es

complicada.



El ing. Jaiver Ordoñez, socializa que no existen impresoras de punto suficientes y que los insumos (cinta) tampoco hay en existencia.

Algunas de estas impresoras ya se devolvieron desde los cz por su mal estado.

El consenso general de las coordinadoras es que los centros zonales que contaban con DOCUMENTO DIGITAL, no cuentan con el recurso humano y los recursos e insumos para cumplir con la directriz del nivel nacional.

PROCESO FORMALIZACION MADRES COMUNITARIAS.

La Dra. Claudia Inés Garcia Gongora, realiza la introducción haciendo la observación de que es consciente de que el proceso de formalización de madres comunitaria, a pesar de tener su cronograma se alteró y gracias al esfuerzo de los colaboradores de los cz, se logró sacar avante, por lo que desde el nivel regional agradece.

Resalta el trabajo realizado por la regional Valle, ya que el ejercicio se realizó muy bien sin caer en fallos administrativos.

Reitera además que como funcionarios del ICBF, No podemos brindar asistencia técnica en temas laborales, NO podemos ser empleadores solidarios.

La gestión de apoyo en esos temas es resorte del Ministerio de trabajo, hacia donde se debe direccionar a la madre comunitaria.

Es conveniente invitar representante de la oficina de trabajo a las asambleas y reuniones con las madres comunitarias, de esa manera se aclararan dudas para las partes. A las cuales se puede invitar y hacer partícipe vía telefónica a la Dra. Claudia Garcia.

En los diálogos o asambleas se deben dar apoyos técnicos, no acuerdos, no negociaciones, son conversatorios.

Se deben tener en cuenta solo los cambios y compromisos generados por el Nivel Nacional, soportados en actas y resoluciones.

Es importante que ellas entiendan que es beneficioso su formalización, pero que también es importante el cumplimiento de los lineamientos técnicos de los programas y su parte contractual.

Los cierres por incumplimientos se deben realizar, esto es aparte de la terminación de contrato.

El contrato de la madre comunitaria está sujeto a la existencia de:

Unidad de servicio y un agente educativo, si se pierde una de estas dos variables, cumpliendo el debido proceso se puede proceder al cierre del Hogar, lo que hará que se tenga la razón para dar por terminado el contrato por parte del operador, decisión esta última que es solo propia del operador, pero los niños deben será tendidos en otra unidad de servicio y otro agente educativo según el caso.

La Dra. García aclara que:

La relación contractual del ICBF es con la unidad administradora del servicio (operador), la



madre comunitaria es sujeto de supervisión, porque desde las coordinaciones son las veedoras para que el programa funcione de acuerdo a los lineamientos.

El Director Regional solicita que se realice en GET de Protección (mayo), se invite a los asesores jurídicos para tratar este tema.

La Dra. Garcia socializa que se debe tener presente:

El Decreto 605, se recomienda su lectura, y esperar el lineamiento desde la sede Nacional.

Es importante que se tenga en cuenta que este subsidio que hace referencia el decreto es SOLO para ex madres comunitarias.

Igualmente recordar que a las Madre comunitarias que esté a punto de pensionarse por pocas semanas, se deben postular, para su pensión. (Calculo actuarial-solidaridad pensional).

La Dra. Yulieth Celmira Rodriguez, recuerda que hay un tema pendiente de una mc que sufre de cáncer y que estuvo vinculada más de 23 años, se han cruzado correos pero aún no se tiene respuesta del nivel nacional.

Se están los temas de difícil empleabilidad analizando en mesas técnicas del ministerio de trabajo, desde la sede nacional del ICBF no se tiene la respuesta.

Metas Sociales y Gestor de Viáticos: G. Planeación y Sistemas.

Ing. Julián Swann-

TEMA GESTOR DE VIATICOS.

Se realiza la presentación de la herramienta que se ha generado para la liquidación de los viáticos, cuyo objetivo es agilizar el trámite y generar la resolución respectiva.

Explica el procedimiento, de programación y generación de la resolución.

Se reitera que las comisiones excepcionales no se programan se utilizan los formatos en blanco.

Y se presentan inquietudes acerca de los cobros de transportes:

De transporte de taxis en comisiones de varios días, ¿se cobra este ítem por cada día que se esté en comisión? La inquietud porque no es claro en los sitios donde se hay desplazamiento del sitio de alojamiento al sitio de la comisión.

El Director solicita que se eleve consulta sobre los soportes de pago (recibos) no tiquetes aéreos, si se deben o no presentar. La Dra. Julieta Gutiérrez realizara a gestión.

Además que ya se elevó consulta al nivel nacional acerca de los anticipos de viáticos, ya que existe un concepto jurídico que los hace viables. Está pendiente la respuesta.



INDICADOR DE METAS.

Se socializa el consolidado de metas, y sus registros.

Así como las tendencias de la ejecución de las diferentes modalidades.

También se socializa que para el mes de abril se mejoró la herramienta de registro de metas, ya se entregara por cz, en una estructura similar al SIM, para facilitar su manejo.

Se presenta la matriz que se ha generado para obtener el dossier, actualizado a partir del consolidado de metas.

Estas herramientas son de fácil manejo y reciben buenos conceptos de las coordinadoras de cz.

Dra. Rita Aracely Cuaicuan.

Hace referencia a que en los sitios donde se han creado proyectos de vivienda gratis, caso sector Llano Verde, donde se tiene conocimiento de que hay aprobada proyecto de construcción de dos CDI. Surge la inquietud de la comunidad de qué papel tiene el ICBF?

El Director Regional responde que actualmente el ICBF, no tiene partidas asignadas, se está definiendo en le Nivel nacional, ese tipo de construcción de CDI, pero nada aprobado aún.

Si la alcaldía lo construye será ella quien se encargue de los recursos para su sostenibilidad.

Las actas adicionales de instituciones, de contratos que terminan hoy, el día de ayer se realizó registro, son 21actas, las coordinadoras deben citar a los operadores a la sede regional para la firmas respectivas.

El Director Regional socializa que a partir del viernes la Dra. Leonor Estrada estará encargada de la Dirección Regional.

El director Nacional estará de visita en la Regional Valle, recorriendo Jamundí Cali yumbo candelaria florida cerrito Tuluá.

Se enviara agenda.

Se hace pertinente dar a conocer algunos pormenores de la reunión que se efectuó con el sindicato.

Básicamente en el tema relacionado con los permisos a los afiliados al sindicato, para asistir a la asambleas. Los cuales según informan no se están dando estos permisos.

De otro lado se reitera que el perfil II debe realizar lo relacionado con tema viáticos en los CZ.

Formulación e Implementación del Plan de Asistencia Técnica PR5 MPE1. G. Atención en Ciclos de Vida y Nutrición.

Dra. Orfa Valencia.



Plan de Asistencia Técnica PR5 MPE1

La Dra.Orfa Valencia, inicia su presentación haciendo énfasis en la necesidad de que se unifiquen criterios para la elaboración y cumplimiento del plan de asistencia técnica y su informe de resultados.

1. OBJETIVO

Orientar la operación de la asistencia técnica para operadores, colaboradores y agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar para un periodo determinado garantizando la transferencia e intercambio de conocimientos, saberes, metodologías e instrumentos, para el desarrollo y fortalecimiento de competencias y habilidades aplicadas a una disciplina o práctica específica, con el objeto de mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de los operadores misionales del ICBF. 2. ALCANCE

Inicia: Con la definición de la temáticas con las que deben fortalecerse la operación y prestación de los servicios y culmina con la elaboración del informe consolidado de los resultados de asistencia técnica y su presentación al Comité Directivo. Aplica para la Sede de la Dirección General, la Regional y Centro Zonal.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.



Nº Actividad Responsable Registro

1

Definir las temáticas prioritarias en las que debe fortalecerse la operación y prestación de los servicios misionales y comunicarla a la Subdirección General.

Direcciones Misionales Comunicación electrónica o física

2

Comunicar a las Direcciones Regionales las temáticas definidas por las direcciones misionales con las que deben fortalecerse la operación y prestación de los servicios.

Subdirección General Comunicación electrónica o física

3

Identificar las necesidades de asistencia técnica de su zona de influencia y establecer las temáticas, que orientan la asistencia técnica, las actividades y los medios para brindarla.

Equipo asistencia técnica del Centro Zonal

Formato de Plan de asistencia Técnica

4

Realizar reunión de coordinación para revisar los insumos, necesidades de asistencia técnica para la siguiente vigencia con los Centros Zonales (metas, coberturas, temáticas de asistencia técnica, etc.).

Grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional

Acta

5

Elaborar y enviar a la Dirección Regional el plan preliminar de asistencia técnica en el formato dispuesto para ello, para su verificación y aprobación.


Formato de asistencia Técnica

6

Revisa el plan preliminar de asistencia técnica elaborado por el equipo asistencia técnica del Centro Zonal. ¿El Plan de Asistencia Técnica zonal requiere ajustes? SI: Devolver el plan preliminar de asistencia técnica, señalando los ajustes que requiere. NO: Revisar la asistencia técnica que requiere apoyo.



7 Definir y concertar con los coordinadores de los Centros Zonales y los responsables de asistencia técnica el apoyo requerido.


Acta

8 Realiza los ajustes y envía el Plan de Asistencia Técnica a la Dirección Regional.



9

Elaborar el Plan de Asistencia Técnica orientado a aquellos colaboradores, operadores de servicios misionales o agentes del Sistema Nacional de Bienestar, según las necesidades comunicadas previamente por los centros zonales, direcciones misionales y SNBF.



10 Informar y coordinar con las Direcciones Misionales el apoyo requerido para el plan de asistencia técnica de la Regional.


Acta

11 Aprobar el plan de asistencia técnica del Centro Zonal ajustado.



12

Elaborar el Plan de Asistencia Técnica orientado a aquellos colaboradores, operadores o agentes del sistema nacional de bienestar, según las necesidades comunicadas respectivamente.

Direcciones Misionales, la Dirección del SNBF y Oficina de Aseguramiento a la Calidad.




13 Informar a la Subdirección General sobre necesidades de formación del equipo que brinda asistencia técnica.


Comunicación digital o física.

14

Presentar el resultado y recomendaciones al Comité Directivo de los planes de asistencia técnica enviados por el nivel regional y Direcciones Misionales

Subdirección General Presentación Acta

15

Coordinar con la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y demás áreas de apoyo a la gestión, que requieren las Direcciones Regionales para realizar la asistencia técnica

Subdirección General Acta

16 Ejecutar el Plan de Asistencia Técnica y registrar sus avances y contar con los soportes de verificación de las actividades ejecutadas.

Equipo asistencia técnica del Centro Zonal.

Grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional.

Dirección Misional.

Aseguramiento

SNBF


17

¿Se identifica una buena práctica en la prestación del servicio? SI: Registrar en la Bitácora (Acción de Gestión del Conocimiento). NO: Registrar la información de la ejecución del plan de asistencia técnica.

Equipo asistencia técnica del Centro Zonal.


Dirección Misional.

Aseguramiento.

SNBF

Bitácora

18 Elaborar el informe de resultados de la asistencia técnica y enviarlo a la Dirección Regional.


Informe asistencia Técnica

19 Elaborar el informe de resultados de la asistencia técnica y enviarlo a la Subdirección General.


Direcciones Misionales.

Informe de asistencia Técnica

20 Elaborar un informe consolidado de los resultados de asistencia técnica y presentarlo al Comité Directivo.

Subdirección General Acta

La Dra. Leonor Estrada sugiere que se pueda manejar un solo plan de asistencia técnica para la regional y definir en el las responsabilidades frente y desde cada proceso.

Criterios operativos Actividad 1

Previo a comunicar las temáticas de asistencia técnica de la vigencia, los grupos de asistencia



técnica de las Direcciones Misionales deben analizar la información registrada en:

Mapa de Riesgos.

Resultados, análisis, alarmas y recomendaciones de monitoreo y evaluación

Investigaciones y evaluaciones.

Informes de Verificación de estándares

Informes de inspección, vigilancia y control

Informes de auditoría Externa. Una vez determinadas estas temáticas se deben enviar a la Subdirección General, para que esta las revise y las valide, una vez sean validadas se les comunicara a las Direcciones Regionales por medio electrónico o físico. De esta actividad debe quedar como soporte un acta de concertación. Actividad 2 – Para asegurar un solo canal de comunicación y evitar riesgos de desinformación

sobre las temáticas de asistencia técnica, es la Subdirección General quien comunica las a las Direcciones Regionales esta información. Actividad 3 – Identificar las necesidades de asistencia técnica de su zona de influencia,

corresponde a la elaboración de un diagnóstico de las temáticas de asistencia técnica producto del monitoreo de las condiciones de operación de los servicios. Para elaborar esta lectura de necesidades se utiliza la información registrada por las dependencias en el nivel nacional, en el aplicativo de acciones de mejora u otras fuentes de información, correspondiente a:

Monitoreo de Mapa de Riesgos

Resultados, análisis, alarmas y recomendaciones de monitoreo y evaluación

Resultado de auditorías

Informes de certificación

Resultados de la supervisión

Resultados de las visitas de IVC

Resultados de las visitas de verificación de estándares

Avances de la estrategia permanente de innovación y cambio organizacional Igualmente se debe:

Tener en cuenta las solicitudes de asistencia técnica realizadas por los operadores y colaboradores.

Analizar las temáticas de asistencia técnica para el siguiente periodo, informadas por la Dirección Regional.

Actividad 4 – Para realizar la reunión con los centros zonales se debe:

Analizar y comunicar a los centros zonales las temáticas de asistencia técnica para el siguiente periodo enviadas por la Subdirección General.

El objetivo de esta reunión es asegurar una alineación de todos los equipos de trabajo respecto a diferentes temas de interés común como: las metas propuestas para el periodo, las coberturas



definidas, el presupuesto apropiado y las temáticas de asistencia técnica, entre otros. Actividad 7 – En la elaboración del plan preliminar de asistencia técnica se debe definir el

apoyo que se requiere para realizarla, esta definición se refiere a la claridad que se tenga sobre los recursos logísticos, la cantidad y perfil de los profesionales, capacitaciones previas, articulación, etc. Esta información debe quedar registrada en el formato de plan de asistencia técnica. Actividad 8 – La revisión del plan preliminar de asistencia técnica se hace verificando la coherencia entre las temáticas propuestas por el Centro Zonal y las temáticas registradas por el nivel nacional. Si el grupo de asistencia técnica de la Dirección Regional considera que es necesario realizar ajustes, revisa con el Centro Zonal el plan preliminar de asistencia técnica para sustentar las diferencias. Actividad 10 – La coordinación del apoyo requerido para brindar asistencia técnica es una labor

que lidera la Dirección Regional y busca, entre otros aspectos: organizar las necesidades de la regional en esta materia e identificar estrategias comunes y así facilitar la comunicación con la Subdirección General. Esta última es la dependencia responsable de coordinar lo pertinente con las instancias a nivel nacional para garantizar la respuesta a las Direcciones Regionales y por ende que los Centros Zonales reciban el apoyo requerido. Actividad 13 – Con la información sobre las necesidades de formación en materia de

asistencia técnica, la Dirección de Gestión Humana:

Analiza los requerimientos en materia de formación en asistencia técnica registrados por las Direcciones Regionales y que han sido comunicados por la Subdirección General. Esta es una acción propia de Gestión del Conocimiento, producto de la asistencia técnica.

Realiza la capacitación en asistencia técnica con el apoyo de la Dirección Regional, según el plan de capacitación. (Acción de Gestión del Conocimiento)

Elabora informe de evaluación de la capacitación en asistencia técnica y lo envía a la Subdirección General.

Actividad 15 – Para esta coordinación se hace necesario que la Dirección del SNBF , la Oficina de aseguramiento y las demás áreas de apoyo a la gestión realice las siguientes actividades a partir de requerimientos realizados por las Direcciones Regionales :

Diseñar y programar las estrategias y los recursos para brindar el apoyo a las Direcciones Regionales para realizar la asistencia técnica. (Planeación de la Propuesta Formativa)

Realizar las estrategias de apoyo a las Direcciones Regionales para realizar la asistencia técnica según los planes de asistencia técnica. (Realización de la Propuesta Formativa)

Elaborar informe sobre la evaluación del apoyo brindado a las Direcciones Regionales para realizar la asistencia técnica y presentarlo a la Subdirección General.

Actividad 17 – Para la realización de esta actividad la Subdirección de Mejoramiento



Organizacional debe consultar y analizar la información sobre buenas prácticas registrada en la bitácora por los centros zonales, regionales o sede y evaluar la viabilidad de su implementación como parte de un proceso institucional. Esta es una acción propia de Gestión del Conocimiento, producto de la asistencia técnica. Actividad 18 – Para la elaboración de este informe se debe analizar la información registrada y valorar los resultados de la asistencia técnica. La evaluación de los resultados de la asistencia técnica incluye la identificación de necesidades de formación para el equipo de servidores públicos que la brindan. Las necesidades de formación identificadas deben comunicarse a la Dirección Regional. Actividad 19 – Para la elaboración de este informe se deben analizar los informes de

evaluación de la asistencia técnica de los Centros Zonales y los resultados del plan de asistencia técnica de la Dirección Regional.

Una vez realizado este informe se debe retroalimentar a los Centros Zonales sobre los resultados de la asistencia técnica en la región. Es responsabilidad de la Dirección Regional comunicar a la Subdirección General las necesidades de formación que presentan los equipos de asistencia técnica en la Dirección Regional y en los Centros Zonales.

Actividad 20 – Para la elaboración de este informe se debe:

Analizar los resultados de la evaluación de asistencia técnica realizada por cada Dirección Regional.

Analizar los resultados de la evaluación de apoyo a la asistencia técnica realizada por la Dirección del SNBF, la oficina de Aseguramiento a la Calidad

Analizar los resultados de la evaluación de la capacitación en asistencia técnica presentada por la Dirección de Gestión Humana.

Duración del ciclo del procedimiento. De enero a Diciembre. 360 días

Para elaboración del Plan de asistencia técnica de los Centros Zonales con ajuste y aprobación por parte de la Dirección Regional (2 semanas). Para elaboración del Plan de asistencia técnica de la Dirección Regional (2 semanas) Para elaboración de Direcciones Misionales, SNBF y Aseguramiento (3 semanas),

Producto: Este procedimiento genera los siguientes productos:

Plan de asistencia Técnica Integral

Informe de resultados de la asistencia técnica



DEFINICIONES Asistencia técnica. La asistencia técnica integral es un proceso de transferencia e intercambio

de conocimientos, saberes, metodologías e instrumentos, para el desarrollo y fortalecimiento de competencias y habilidades aplicadas a una disciplina o práctica específica, con el objeto de mejorar el desempeño y fortalecer la capacidad de los operadores misionales del ICBF, de manera que se asegure la calidad en el desarrollo de los programas y en la prestación de los servicios. Mejora continua. Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

NOTA El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la

mejora es de carácter continuo, a través del uso de los hallazgos de auditoría, las conclusiones

de auditoría, el análisis de datos, la revisión por la dirección y otros medios, y generalmente

conduce a la acción correctiva y preventiva1.

Temáticas. Conjunto de los temas parciales contenidos en un asunto general2.

Documentos de referencia.

Modelo de asistencia técnica Integral operadores de servicios misionales.

Socializar los programas de manejo de residuos (lámpara y/o bombillas, baterías y/o programa Pilin y el programa pos consumo tóner). Ing. Alex Carabali.

Socializar el manejo de postconsumos.

ANTECEDENTES

Uno de los mayores problemas que tiene la sociedad actual es precisamente la gestión de los residuos sólidos. La creciente producción de residuos domésticos e inertes compromete la disponibilidad de superficies de vertido suficientes en condiciones ambientales aceptables. Con el ritmo actual de incremento de la producción de los residuos domésticos o domiciliarios, todos los espacios disponibles para la disposición final actualmente funcionando, se colmarán en muy pocos años.

No sólo este tipo de residuos presenta problemas de gestión, también existe el del inadecuado tratamiento de los residuos hospitalarios y de los residuos peligrosos de origen doméstico (pilas, baterías, medicamentos, etc.) y en especial los de origen industrial y doméstico.

• PROGRAMA PILIN

• PROGRAMA DE LUMINARIAS

• PROGRAMA POSTCONSUMO DE TONNER



MARCO LEGAL

• Decreto 4741 del 2005 Art. 20, 21 y 22 gestión de la devolución pos consumo.

• Resolución 1297 del 2010 residuos de pilas y acumuladores

• Resolución 1512 del 2010 residuos de computadores e impresoras.

Resolución 1511 del 2010 residuos de bombillas

PRINCIPIOS

La responsabilidad social ambiental es la imputabilidad de una valoración positiva o negativa por el impacto ecológico de una decisión. Se refiere generalmente al daño causado a otras especies, a la naturaleza en su conjunto o a las futuras generaciones, por las acciones o las no-acciones de otro individuo o grupo.

ESTRUCTURA DEL MANEJO POST CONSUMO.

• Segregación

• Almacenamiento

• Recolección

• Almacenamiento Central

• Disposición final

Si no se tiene continuidad en estos pasos se pierde la sostenibilidad.

LUMINARIAS.

El ICBF se afilia al programa de manejo de Post consumo, liderado por la ANDI, en el que el propio ICBF, hace la disposición final de sus residuos, única Regional en este programa.

La ANDI se encarga de la recolección en un punto determinado, y eso generara el documento ambiental que será requerido por la entidad ambiental.

• Programa Luminarias

Empacar los tubos fluorescentes, Bombillas ahorradoras y fluorescentes compactas, y Bombillas de Descarga de Alta densidad de descarga HID en cajas de cartón o contenedores adecuados, de tal forma que estén cubiertas y protegidas completamente. Deben estar rotuladas como “Residuos de bombillas”, incluir descripción del tipo de tecnología, la cantidad de unidades por caja y el peso. En caso de no contar con el empaque original completo, se deben empacar en contenedores que preserven su buen estado y reduzcan el riesgo de daño.

Se recomienda no botar las cajas de las bombillas, para empacar ahí las fundidas o quemadas.

BATERIAS.



Se continúa con la recolección en los puestos de trabajo y se llevaran al sitio de almacenamiento central establecido en la Regional Valle.

TONEER.

Cada que se tengan 10 tonner, se debe llamar a la empresa para su recolección.

Se enviara nuevamente el correo solicitando información para conocer el estado de los tonner para su disposición.

Se solicita que desde GPyS se gestione la unificación y se socialice el correo para las coordinadoras de la Regional Valle. Debido a que existen varios correos relacionados y se pierde la comunicación.

RECONOCIMIENTOS.

Se hace el respectivo reconocimiento por parte de la Dra. Luz Marina Zuluaga a los colaboradores William Felipe Márquez y Francisco Díaz por su destacado desempeño en sus labores en los años 2012 y 2013.

SEGUIMIENTO PLAN DE CAPACITACIÓN. G. Administrativo.

La Dra. Luz mariana Muñoz, inicia su presentación comunicando que la directriz del nivel nacional requiere que se utilicen en las campañas de capacitación las herramientas informáticas que ofrece el ICBF.

Se debe socializar los parámetros para considerar que se considera capacitación, como tal.

Actualmente no hay una persona asignada para la digitación de los formatos de evaluación de las capacitaciones, se asignó inicialmente una persona pero se trasladó a un centro zonal y no hay recurso disponible.

Aspectos a tener en cuenta en la construcción del PIC

El PIC de cada Regional debe estar construido con base en las capacitaciones que se tienen programadas desde la Dirección Regional, el Área Administrativa, Gestión Humana, Jurídica, Planeación, SySO, Servicio y Atención, Financiera, Aseguramiento a la Calidad, Protección y Ciclos de Vida y Nutrición. Este debe contener como mínimo 12 capacitaciones dentro de las cuales se deben incluir 1 capacitación del saber y 1 capacitación del hacer a las cuales se les debe realizar evaluación de eficacia.

Se les recuerda que para la construcción del PIC se deben tener en cuenta las capacitaciones que se realicen con los recursos que les han sido asignados a cada regional, más las capacitaciones que no generan costo como son:

• Capacitaciones internas dictadas por algún colaborador de la Regional.

• Capacitaciones solicitadas a las dependencias de la Sede de la Dirección General.

• Capacitaciones externas que se gestionen con la Gobernación, Alcaldía, Caja de compensación, SENA, ARL, EPS y Universidades.



PIC AVANCES ENERO-ABRIL

DEPENDENCIA NOMBRE DEL EVENTO HORAS

COMPONENTE

DE

COMPETENCIA

MODALIDAD

ESCUELA

ICBF

MES DE

PROGRAMAC

IÓN

EJECUT

ADO

SI/NO

FORMATOS

SI/NO

GRUPO DE

PREVENCION SISTEMA DE INNOVACIÓN PARA EL TRAMITE DE VIÁTICOS 2 Saber Presencial Enero SI NO

GRUPO

ADMINISTRATIVO CAPACITACIÓN EN DOCUMENTO DIGITAL 8 Saber Presencial Febrero SI SI

GRUPO

ADMINISTRATIVO CAPACITACIÓN EN EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 8 Saber Presencial Febrero SI SI

GRUPO DE

PROTECCION PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS 8 Saber Presencial Febrero SI SI

GRUPO

PROTECCIÓN CAPACITACIÓN APLICATIVO SIM 8 Hacer Presencial Febrero SI SI

GRUPO JURÍDICO CONTRATACIÓN ESTATAL DECRETO 1510/2013 4 Hacer Presencial

Febrero a

Octubre SI NO

GRUPO

FINANCIERO NUEVO MODELO FINANCIERO 4Saber

Presencial Marzo NO NO

GRUPO DE

PROTECCION GUÍA DEL PROCESO DE ADOPCIÓN 8 Saber Presencial Marzo NO NO

GRUPO

ADMINISTRATIVO

LEGISLACIÓN Y PROCESOS EN SYSO A LÍDERES EN S.O. Y

MIEMBROS COPASO 24

Hacer

Presencial Marzo NO NO

DIRECCION

REGIONAL CRECIMIENTO PERSONAL Y MANEJO DEL ESTRÉS 8Ser

Presencial Mayo

GRUPO DE

PLANEACION Y

SISTEMAS

CONCEPTOS GENERALES SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN 8

Saber

Presencial Abril NO NO

GRUPO DE

PLANEACION Y

SISTEMAS ACCIONES DE MEJORA 4 Saber Presencial Abril NO NO

GRUPO

PREVENCIÓN GUIAS ALIMENTARIAS PARA LA POBLACIÓN COLOMBIANA 4 Hacer Presencial ABRIL NO NO

GRUPO

ADMINISTRATIVO GESTIÓN DOCUMENTAL - TRD 4Saber

Presencial Mayo

GRUPO

ADMINISTRATIVO MANEJO DE RESIDUOS SOLIDOS Y RIESGOS AMBIENTALES 4 Saber Presencial Mayo

GRUPO

ADMINISTRATIVO

CAPACITACIÓN EN REACCIÓN Y ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS A LA BRIGADA VALLE 2014 8

Hacer

Presencial Mayo




COMPONENTE

DE

COMPETENCIA

MODALIDAD

ESCUELA

ICBF

MES DE

PROGRAM

ACIÓN

EJECUT

ADO

SI/NO

FORMAT

OS

SI/NO

GRUPO JURIDICO SUPERVISIÓN DE CONTRATOS 4 Saber Presencial Junio

GRUPO

ADMINISTRATIVO

ACTO EN HOMENAJE POR EL DIA DEL SERVIDOR

PÚBLICO 4 Ser Presencial Junio

GRUPO

PROTECCCIÓN CAPACITACIÓN SOBRE REFERENTES AFECTIVOS 4 Saber Presencial Junio

GRUPO

FINANCIERO NUEVO MODELO FINANCIERO 4 Saber Presencial Julio

GRUPO

ADMINISTRATIVO

MANEJO DE RESIDUOS SOLIDOS Y RIESGOS

AMBIENTALES 4 Saber Presencial Agosto

GRUPO

PREVENCIÓN

ENFOQUE DIFERENCIAL EN LA ATENCIÓN CON

FAMILIAS 4 Saber Presencial Agosto

GRUPO DE

PLANEACION Y

SISTEMAS

CONCEPTOS GENERALES SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN 4

Saber

Presencial Septiembre

GRUPO

ADMINISTRATIVOCODIGO GENERAL DEL PROCESO

8Saber

Presencial Septiembre

DIRECCION

REGIONAL HABILIDADES PARA LA NEGOCIACIÓN 8 Hacer Presencial Octubre

DIRECCION

REGIONAL RESOLUCIÓN PACÍFICA DE CONFLICTOS 8 Hacer Presencial Octubre

GRUPO

ADMINISTRATIVO CURSO DE NEGOCIACIÓN COLECTIVA 8 Saber Presencial Noviembre

ADICIONALES.


COMPONENTE

DE

COMPETENCIA

MODALIDAD

ESCUELA

ICBF

MES DE

PROGRAM

ACIÓN

EJECUT

ADO

SI/NO

FORMAT

OS

SI/NO

GRUPO

ADMINISTRATIVO CAPACITACIÓN EN DOCUMENTO DIGITAL 2 Saber Presencial

Febrero/mar

zo/abril SI SI

Los grupos que tienen eventos pendientes deben justificar del porque no se cumplió, ya que es requerimiento del nivel nacional.

La Dra. Cielo Abadía, reitera los asistentes que los contratistas no firman Carta de compromiso.

Aspectos a tener en cuenta en los eventos.

1. Convocatoria (correo electrónico)

2. Diligenciar y consolidar las cartas de compromiso de los asistentes que sean de planta.

3. Realizar la ficha de estructuración del evento.

4. Llenar el listado de asistencia por cada uno de los días que dure el evento.

5. Realizar y tabular la encuesta de satisfacción por cada evento realizado.

6. Consolidar en el formato Formato seguimiento PIC, los eventos realizados en el mes, si no realizan eventos, informar en el correo de reporte mensual.

7. Aplicar calificar y tabular las evaluaciones de eficacia y de impacto.



8. Diligenciar las evaluaciones de impacto de la capacitación, tres meses después del evento, por parte del Coordinador/Jefe Inmediato.

INDICADORES 2014.

En este aspecto los % de cumplimiento son muy buenos pero no se debe bajar el ritmo.

Se presenta el listado de personal que tiene pendiente acudir a las capacitaciones.

Las capacitaciones que programa el nivel nacional no cuentan en nuestros indicadores, se cargan a los indicadores del nivel nacional.



REVISION POR LA DIRECCION.

Se reitera el compromiso que tenía fecha de vencimiento el día de hoy, relacionado con capacitaciones programadas por fuera del PIC.

COMPONENTES DE LA INDUCCION.

Dra. Flor Lucelly Zambrano

Presenta los pormenores de los componentes de la inducción a colaboradores.

Por el tipo de naturaleza del ICBF, se hace necesario que el programa de inducción sea permanente.

El proceso de Inducción tiene como finalidad brindar información general y amplia que permita facilitar la integración del Servidor Público o Contratista a la cultura organizacional del ICBF estimulando su aprendizaje y desarrollo individual, al igual que fortalecer su sentido de pertenencia y la seguridad para realizar su trabajo de manera autónoma. Esta información debe ser suministrada en forma metodológica, flexible, práctica y participativa, para lo cual es indispensable llevar a cabo el procedimiento de Inducción teniendo en cuenta los componentes que se mencionan a continuación.

Importante que desde las coordinaciones de grupos y centro zonal, al momento de recibir un colaborador se le gestione el usuario de correo electrónico, así como designar una responsable en sus áreas y centro zonal de la inducción.

PRIMERA ACCION.

CORREO DE BIENVENIDA.

Enviado desde la Dirección de Gestión Humana. Todos los lunes del año.

SEGUNDA ACCION.

INDUCCIÓN EN PUESTO DE TRABAJO.



Responsabilidades:

En Grupos y centros zonales: Encargado de Inducción (Fijar compromiso en Comité)

TERCERA ACCION.

INDUCCIÓN VIRTUAL.

Correo enviado desde la Dirección de Gestión Humana con las indicaciones de cómo acceder a la plataforma de la escuela ICBF.

CUERTA ACCION.

INDUCCIÓN PRESENCIAL A TRAVÉS DE LYNC.

Correo enviado desde la Dirección de Gestión Humana con la convocatoria a la inducción presencial a través de videoconferencia con herramienta Lync.

QUINTA ACCION.

Si eres nuevo en el instituto y estás vinculado por medio de alguna de estas modalidades:

SERVIDOR DE CARRERA.

Máximo 15 días después de la posesión se deben concertar compromisos laborales y comportamentales. Anualmente se realiza la evaluación de desempeño.

PROVISIONAL SUPERNUMERARIO.

Máximo 15 días después de la posesión se deben concertar actividades laborales . En el año se realizan dos evaluaciones definitivas.

LISTA DE VERIFICACION DE INDUCCION.

Este está siendo solicitado escaneado por la sede nacional.

ESTADO ACTUAL ENTREGA DE DOCUMENTOS PROCESO DE INDUCCION.



NOMBRE GRUPO/CZ

Lista Verificación

Inducción (enviar

formato sin

diligenciar fecha)

Inducción en

el puesto de

trabajo

Inducción

virtual

Inducción

Videoconferenci

a Lync

Cuentan con

carnet

institucional

SI/NO

Observaciones

LINA MARCELA RAMIREZ

BONILLACZ CENTRO

X X XX

Seguimiento por correo

electrónico

TULIO ENRIQUE TOVAR VARGAS CZ ROLDANILLO X

CARLOS MARIO CADENA LOPEZ CZ SURORIENTAL X X X

EDWING ALFREDO CANDELO

CORTESATEN CICLOS V Y N X

SI

ORLANDO RANGEL ORTIZ JURIDICO XSI

VICTORIA EUGENIA DELGADO CZ NORORIENTAL Se encuentra incapacitada

SONIA CAROLINA PLAZA

DIRECCIÓN

REGIONAL

X X XSI

Solicitudes por correo

electrónico y memorando

No.4513 del 09/07/2014

CARLOS ERNESTO DOMINGUEZ

ACOSTAX X X

DIEGO FERNANDO GARCÍA

TABARESX X X X

GLORIA INES POLANCO ROA XSI

ALICIA VILLANI PECHENE XSI



VARIOS.

Se designa a la nueva representante de las coordinadoras de los Centros zonales a los comités estratégicos a la Dra. Claudia Milena Trujillo.

Por temas de cambio de agenda el tema de informe de registro en Pacco a marzo 30, no se expone en el presente comité.

COMPROMISOS

1. Envió del material separado de los residuos: Baterías, Luminarias.

2. Envió a la sede regional debidamente empacado y demarcado

3. Socializar el programa Pilin con el grupo de colaboradores y usuarios

Compromisos / tareas Responsables Fechas

1. CZ SURORIENTAL, SUR, TULUA, AJMUNDI, CENTRO deben revisar los datos el proceso VULNERABILIDAD Y ADOPTABILIDAD que presenta bajo índice de pagos.

Coordinadores de CZ 19-05-2014

El Director solicita incluir en próximo comité el análisis de los indicadores nuevos y los cambios. De donde saldrán las instrucciones para los centros zonales.

Profesional Épico 19-05-2014

2. Se solicita a la Dra. Martha Judith Bañol, establecer y socializar las fechas para las jornadas con el objetivo de liberar espacios de archivos físicos y utilizarlos en la mejoría de las condiciones del personal de los CZ.

Martha Judith Bañol. 19-05-2014

3. El Director Regional solicita que se realice en GET con el apoyo del Grupo Proteccion de Protección (mayo), se invite a

Dra. Orfa Valencia. 19-05-2014



los asesores jurídicos para tratar este tema de la parte contractual de las Madres Comunitarias y aclarar los puntos donde se tenga duda y/o versiones diferentes.

4. El Director solicita que se eleve consulta sobre los soportes de pago de transporte terrestre (recibos) no tiquetes aéreos, si se deben o no presentar para la legalización de viáticos.

Dra. Julieta Gutiérrez 19-05-2014

5. Se solicita que desde GPyS se gestione la unificación y se socialice el correo para las coordinadoras de la Regional Valle. Debido a que existen varios correos relacionados y se pierde la comunicación.

Coordinador GPyS. 19-05-2014

GESTION ADMINISTRATIVA ACTA DE REUNION … · ACTA DE REUNION COMITÉ ... extemporánea y por...

Documents

Transcript of GESTION ADMINISTRATIVA ACTA DE REUNION … · ACTA DE REUNION COMITÉ ... extemporánea y por...