Gestión Documental con Alfresco - Imaginar ECM Complemento de un ... Alfresco Content Management
Transcript of Gestión Documental con Alfresco - Imaginar ECM Complemento de un ... Alfresco Content Management
Agenda
● Concepto de Sistema de Gestión Documental
● Pasos para una Implementación
● Alfresco ECM
● Complemento de un ECM
● Experiencia
Agenda
● Concepto de Sistema de Gestión Documental
● Pasos para una Implementación
● Alfresco ECM
● Complemento de un ECM
● Experiencia
Sistema de Gestión Documental
● Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.
http://es.wikipedia.org/wiki/Gestion_documental
Sistema de Gestión Documental
● Está conformado por:● Hardware
• Servidores• Escaners
● Software• Gestión Documental• Herramientas cliente
● Redes• Conectividad
Agenda
● Concepto de Sistema de Gestión Documental
● Pasos para una Implementación
● Alfresco ECM
● Complemento de un ECM
● Experiencia
1er Paso: Por Qué?
● Se deben hacer algunas preguntas:● Por qué y para qué?● Cuántos documentos?● Cuántos usuarios y desde dónde?● Qué unidades o áreas organizacionales van a usar?● Desde dónde se va a acceder?● …● …
2do Paso: Aspectos
● Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de iniciar un proyecto:● Estructura y Ordenamiento de Carpetas y
Documentos● Proceso de Gestión Documental● Seguridades y Acceso● Nomenclatura● Identificación y Clasificación
3er Paso: Implementación
● Presupuesto $$$● Licencias● Soporte● Implementación● Capacitación
● Alcance Técnico● Plataforma● Lenguaje
● Alcance Funcional● Versionamiento● Búsqueda en Contenido
4to Paso: Entrenamiento
● Culturización en el concepto de Gestión Documental
● Usuario Final:
● Administradores:
Agenda
● Concepto de Sistema de Gestión Documental
● Pasos para una Implementación
● Alfresco ECM
● Complemento de un ECM
● Experiencia
¿Que hace?
● Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo.● Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml,
multimedia etc.
● Gestión del ciclo de vida de los contenidos● Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar
● Facilita el trabajo colaborativo● Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, ‘Social Computing’
● Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares● Altamente escalable, disponible y extensible
Beneficios
● Inmediata localización de documentos
● Búsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre.
● Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo.
● Eliminación de los documentos duplicados.
● Total control y seguridad de acceso y alteración de documentos.
● No existen documentos extraviados y perdidos.
● Mejora de la calidad y el servicio ofrecido.
Alfresco: Más por Menos
Fijo
Variable Services/ Customization
Services/ Customization
Hardware
Hardware/ Software
Hardware/ Software
Proprietary
License
Alfresco
100%Reducción de
CostosReducción de
Costos
Services/ Customization
Fuente: Larry Augustin (OSBC2004)
o
Alfresco
Propietario Open Source Open Source
Alfresco Content Management
● 100% web
● Información estructurada o no-estructurada
● Múltiples formatos (word, open office,excel, multimedia, autocad, etc)
● Propiedades (metadatos)
● Contenidos relacionados
Alfresco Share
● Sitios Web● Dashboards
● Site, Personal
● Componentes● Biblioteca de
Documentos● Blog, Wiki● Búsqueda● Gente● Actividades● Calendario, ● Foros de
Discusión
20
ActivitiesActivities
PeoplePeople
Alfresco Enterprise:The fastest, most scalable ECM
Benchmark● 100 millones de objetos
● 140 objetos por segundo● Acceso Sub-segundo
● Linear scalability search
Prueba de Clientes
● Adobe: Millones de usuarios, terabytes de data en Acrobat.com
● 200M objetos en repositorio central del Dept. de Seguridad de USA
Agenda
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● Alfresco ECM
● Complemento de un ECM
● Experiencia
Es una solución de gestión de trámites institucional que permite dar seguimiento continuo y en tiempo real de todos los requerimientos de clientes internos y externos.
Permite almacenar los documentos digitalmente y tener una organización cero papeles.
Sistema de Trámites y Procesos
El trabajo no queda atascado o extraviado. Eficiencia y Eficacia.
Los procesos son seguidos de forma exacta y estándar.
Asignar las actividades de forma automática o según criterios como balanceo de trabajo
Recordar a las personas sus actividades y controlar tiempos
Beneficios de LAVA
Proveer el estatus actual de cualquier proceso en vivo
Integrarse con otros sistemas y aplicaciones
Parametrizar cualquier tipo de proceso con diferentes formularios
Beneficios de LAVA
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