GESTIÓN DE PAGOS

PROCEDIMIENTO

Coordinación General Financiera Versión 6.0

Marzo – 2021

GESTIÓN DE PAGOS

PRO-GAF-FIN-002

PRO-GPE-CGI-001

Procedimiento

GESTIÓN DE PAGOS - PRO-GAF-FIN-002

Coordinación General Financiera Pág. 2 de 19

Administración General

CÓDIGO: PRO-GAF-FIN-002

VERSIÓN: 6.0

RUBRO CARGO FIRMA

APROBADO POR: Ing. Mauricio Cruz

COORDINADOR GENERAL FINANCIERO

REVISADO POR:

Mgs. Mauricio Sarabia COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

Ing. Dora Mier Sánchez ANALISTA FINANCIERO 1

Ing. Gissela Ocaña. ESPECIALISTA SENIOR DE CONTABILIDAD

Ing. José Santillán CONTADOR

Abg. Jorge Sotomayor TÉCNICO EN ADMINISTRACIÓN 4

Ing. Johanna Espinoza OFICINISTA / COORDINACIÓN GENERAL FINANCIERA

Ing. Andrés Chanabá LÍDER DE PROCESOS Y CALIDAD

ELABORADO POR: Ing. Christian Madrid

ANALISTA LEGISLATIVO

PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PAGOS

Procedimiento




IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 1: Gestión Administrativa Financiera.

Proceso Nivel 2: Gestión Financiera.

Proceso Nivel 3: Gestión de Tesorería.

Responsable: Coordinador(a) General Financiero(a).

Versión del documento: 6.0 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda

TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Versión Descripción de la versión

(motivos y cambios) Realizado / autorizado por

Fecha de elaboración (mmm aaaa)

Documentos que se dan de baja con la vigencia de

este documento

1.0 Creación del documento

Ing. Gabriela Bedón RESPONSABLE DE GESTIÓN

PRESUPUESTARIA Mgs. Franklin Plaza


Ago 2016 No aplica

2.0 Actualización


PRESUPUESTARIA Ing. José Cabrera


Nov 2016 AP-FIN-GPR-04

3.0 Actualización


PRESUPUESTARIA Ing. José Cabrera


Mar 2017 AP-FIN-GPR-03

4.0 Registro y Control de Compromisos Presupuestarios

Lcdo. José Santillán Contador

ENCARGADO DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA

Ing. Robert Ruiz COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO

Sep 2017 AP-FIN-GPR-04

5.0

Actualización

• Cambio de Metodología

• Adopción ISO 37001-2017

• Actualización de las actividades del proceso

• Elaboración del diagrama de caracterización

• Elaboración de la conceptualización

Econ. Roberto Escandón COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO Ing. Cecilia Flores

ANALISTA DE GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD

Oct 2019 AP-FIN-GPR-04 v4.0

5.1

Actualización:

• Cambio de formato

• Inclusión de virtualidad

Ing. Patricio López COORDINADOR GENERAL

FINANCIERO Yila Carló

SERVIDOR DE GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD

Ago-2020 PRO-GAF-GPR-002 v5.0

Procedimiento




Versión Descripción de la versión

(motivos y cambios) Realizado / autorizado por

Fecha de elaboración (mmm aaaa)

Documentos que se dan de baja con la vigencia de

este documento

6.0

Actualización: Se unifica en un solo proceso de Pagos y se eliminan los siguientes 4 documentos:

1. LEGALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PREVIA AL PAGO (PRO-GAF-FIN-001 V5.1) 2. CONTROL Y CÁLCULO DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y AL EXTERIOR (PRO-GAF-FIN-005 V5.2) 3. REGISTRO Y CONTROL DE COMPROMISOS PRESUPUESTARIOS (PRO-GAF-FIN-002 V5.1) 4. REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS (PRO-GAF-FIN-008 V.4.1)

Eco. Mauricio Cruz Coordinador General

Financiero

Ing. Christian Madrid Servidor de Gestión de

Procesos y Calidad

Mar - 2021

1. LEGALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PREVIA

AL PAGO (PRO-GAF-FIN-001 V5.1)

2. CONTROL Y CÁLCULO DE VIÁTICOS AL INTERIOR Y AL

EXTERIOR (PRO-GAF-FIN-005 V5.2) 3. REGISTRO Y CONTROL

DE COMPROMISOS PRESUPUESTARIOS

(PRO-GAF-FIN-002 V5.2) 4. REGISTRO Y CONTROL

DE PAGOS (PRO-GAF-FIN-008 V.4.1)

Procedimiento




ÍNDICE

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 6

2. ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 6

3. NORMAS Y DISPOSICIONES GENERALES .......................................................................................................................... 6

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ........................................................................................................................................... 10

4.1. CONCEPTUALIZACIÓN ...................................................................................................................................... 10

4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ................................................................................................................... 11

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................................................................... 12

4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................................................................................... 13

5. MEDICIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................... 17

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................................................ 17

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS ................................................................................................................................ 18

7.1. FORMATOS ....................................................................................................................................................... 18

7.2. REGISTROS ........................................................................................................................................................ 18

7.3. ANEXOS ............................................................................................................................................................ 19

Procedimiento




1. OBJETIVO Establecer las actividades principales de las Unidades Administrativas dentro de la Coordinación General Financiera para asegurar el proceso de Pagos de: adquisición de bienes, obras y servicios, servicios básicos, viáticos al interior/exterior, anticipo de viáticos, reembolsos, reposición de caja chica y reposición de otros fondos. 2. ALCANCE Desde la recepción del memorando para realizar el pago, hasta la ejecución del clic de pago en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente. 3. NORMAS Y DISPOSICIONES GENERALES a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los asambleístas y/o servidores de la Asamblea

Nacional, en el ámbito de su competencia, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.

b) Los servidores que incumplieren sus obligaciones o las disposiciones de este documento, así como las leyes y

normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.

c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección:

7.3. Anexos => Anexo 1: Matriz de normatividad. d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser complementados

o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente. e) El pago y liquidación de viáticos se realizará de acuerdo con normativa legal vigente.

7.3. Anexos => Anexo 1: Matriz de normatividad. f) Este procedimiento aplica a todos los procesos de pago recibidos en la Coordinación General Financiera. g) Para las solicitudes de control previo al pago derivadas de la adquisición de obras, bienes y servicios, se deberá remitir

el expediente de contratación que contiene los documentos físicos y/o digitalizados (ORIGINALES) de los documentos enlistados en:

7.3. Anexos => Anexo 2: Control de documentos en los expedientes. h) El trámite será devuelto al requirente cuando sea necesario incorporar información adicional justificativa o

actualización de documentación, según la normativa legal vigente y documentos internos. 7.3. Anexos => Anexo 1: Matriz de normatividad.

i) El trámite será devuelto al requirente cuando los documentos enlistados no se encuentren completos de acuerdo con

literal anterior y deberá observarse lo siguiente:

• Las Actas de Entrega Recepción deben cumplir lo estipulado en la normativa legal vigente. 7.3. Anexos => Anexo 1: Matriz de normatividad.

• Los documentos elaborados en la Asamblea Nacional deben estar firmados por todos los roles involucrados.

• Las facturas deben cumplir con lo establecido en la normativa legal vigente. j) De acuerdo con la normativa legal vigente, los titulares de las áreas requirentes entregarán a la unidad de Gestión de

Control Interno el expediente completo con los todos los documentos físicos y/o digitalizados (ORIGINALES), de faltar documentos sustentatorios, se procederá conforme lo establecido en el literal “i)”.

k) El Coordinador General Financiero asegurará que se aplique el principio de “separación de funciones”, asignando la

responsabilidad de firmantes a los siguientes roles:

• El Responsable de Control Interno revisa y valida, la documentación ingresada para el control previo al pago.

• La documentación o expediente de control previo al pago es enviada a la Unidad de Presupuesto, Contabilidad, Nómina y Tesorería, dependiendo el caso; se enviará a:

Procedimiento




Unidad Detalle

Presupuesto - Pagos regulares.

Contabilidad

- Anticipos a proveedores por bienes y servicios. - Registros de Contratos. - Anticipos de viáticos y; - Anticipos de fondos con fines específicos.

Tesorería - Garantías.

Nómina - Detalles de descuentos (Viáticos o pasajes aéreos no justificados). - Deducibles que disponga el descuento la Coordinación General

Administrativa.

• El Servidor asignado de Control Interno, revisa y asegura, que la documentación cumpla lo solicitado en la Hoja de Control de documentos en los expedientes (7.3. Anexos => Anexo 2: Control de documentos en los expedientes).

l) La documentación habilitante para el registro de compromisos, previamente validada por Control Interno

comprenderá:

• Documento de requerimiento del bien o servicio.

• Respaldos a los que haga referencia el requerimiento.

• Autorizaciones de inicio del proceso por el Coordinador General Administrativo.

• Cuadro comparativo con las proformas, RUC de proveedores (Acorde a la competencia en la actividad a contratar).

• Documento de verificación en el Plan Anual de la Política Pública (PAPP) y certificado de verificación del Plan Anual de Contratación Pública (PAC).

• Documento de verificación del catálogo electrónico y certificado de verificación de bienes o servicios normalizados.

• Determinación del tipo de proceso.

• Solicitud de partida presupuestaria.

• Certificación presupuestaria.

• Contrato u orden de trabajo (Acorde al bien, obra o servicio contratado).

• Acta de entrega recepción del bien o verificación del servicio de la unidad requirente.

• Ingreso a bodega por parte de la unidad respectiva.

• Disposición de pago del Ordenador de Gasto (conforme a lo recibido).

• Factura que cumpla los requisitos de ley y reglamentos y disposiciones. Nota: Se considerarán otros documentos que establezca la normativa vigente y que puedan estar comprendidos en las matrices de Anexo 1. Control de documentos en los expedientes y Anexo 2 Matriz de Entradas y Salidas del Proceso, insumos que revisa la Unidad de Control Interno y que deben tenerlos como referencia las demás Unidades para la revisión de documentos.

m) La Gestión de Tesorería verificará que los pagos se encuentren debidamente autorizados por el ordenador de gasto

según la naturaleza del egreso. n) La Gestión de Tesorería previa a la ejecución del pago verificará que éste se encuentre debidamente justificado, con

sujeción a la norma vigente. o) La Gestión de Tesorería recibirá la documentación habilitante previo al pago de proveedores, con la aprobación del

Responsable de Gestión Contable y la autorización del Coordinador General Financiero. p) Gestión de Tesorería realizará el seguimiento a las solicitudes de pago requeridas a través del sistema del Ministerio

de Finanzas. q) En el caso de retornar expedientes por inconsistencias, será devuelto (Vía memorando) a las Unidades Administrativas

necesarias para que se corrija el registro erróneo en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental (Se tomará en cuenta el orden inverso del flujo señalado en el presente instrumento).

r) Todas las Unidades de la Coordinación General Financiera deberán registrar el estatus de los pagos en la matriz que

se encontrará en la Herramienta “Colabora” de la Asamblea Nacional, Ver 7.1 Formatos => F02-PRO-GAF-FIN-002 - Matriz de Registro de Pagos de la Coordinación General Financiera.

Procedimiento




s) La Unidad de Control interno deberá enviar los expedientes revisados y validados a través del formato “F01v01-PRO-

GAF-FIN-002 - Guía de Revisión y Validación de Expedientes”, menos en los casos de envío de información hacia las Unidades de Nómina y Tesorería, donde se utilizará la herramienta DTS (Memorandos y Oficios).

t) Todas las Unidades de la Coordinación General Financiera (Control Interno, Presupuesto, Contabilidad y Tesorería),

deberán revisar todo el expediente previo a realizar el pago. u) Todas las Unidades de la Coordinación General Financiera (Control Interno, Presupuesto, Contabilidad y Tesorería),

deberán emitir las respuestas borrador a la Coordinación General Financiera, por procesos de pago que deban ser devueltos a las Unidades Administrativas pertinentes de la Asamblea Nacional.

v) La Unidad de Control Interno realizará el control previo de todos los procesos de pago (adquisición de bienes, obras y

servicios, servicios básicos, viáticos al interior/exterior, anticipo de viáticos, reembolsos, reposición de caja chica y reposición de otros fondos), de conformidad con los términos y condiciones de la autorización; así como, de la normativa legal vigente.

w) La Unidad de Control Interno registrará el trabajo realizado en la base de datos interna y entregar los procesos

validados a la unidad de Gestión de Presupuesto o Gestión Contable, según corresponda, así como también la validación del informe de las comisiones de servicio autorizadas y pagadas.

x) La Unidad de Control Interno establecerá los lineamientos administrativos para el pago de anticipo y liquidación de

viáticos al interior y al exterior, correspondiente a las comisiones de servicio autorizadas con sujeción a la Reforma al reglamento de la Asamblea Nacional, para el pago de viáticos y movilización, dentro y fuera del territorio nacional.

y) La Unidad de Control Interno Informará oportunamente a la Unidad de Presupuestos o Contabilidad, según

corresponda, los expedientes y procesos de pago que han sido debidamente revisados y validados previo a proceder con el pago.

z) La Unidad de Control Interno debe validar los informes de las comisiones de servicio. aa) La Unidad de Presupuesto generará el CUR/Expediente de Comprometido/Compromiso en la Herramienta

Gubernamental de Gestión Financiera vigente. bb) La Unidad de Presupuesto informará oportunamente a la Unidad de Contabilidad los expedientes y procesos de pago

que han sido debidamente revisados y generados el CUR/Expediente de Comprometido/Compromiso, previo a proceder con el pago.

cc) La Unidad de Contabilidad generará el CUR/Expediente de Devengado en la Herramienta Gubernamental de Gestión

Financiera vigente. dd) La Unidad de Contabilidad debe cumplir el debido proceso de “Gestión de Archivo”, respetando la normativa legal

vigente y usar para el efecto las plataformas: Colabora (Archivo digital intermedio) y Alfresco (Archivo digital permanente), así como almacenar los documentos físicos que hayan sido entregados.

ee) La Unidad de Contabilidad realizará el registro contable pertinente de acuerdo con la normativa legal vigente y al tipo

de proceso que ha llegado a la Unidad. ff) La Unidad de Contabilidad debe informar oportunamente a la Unidad de Tesorería, los expedientes y procesos de

pago que han sido debidamente revisados (CUR/Expediente de Comprometido/Compromiso y CUR/Expediente Devengado), previo a proceder con el pago.

gg) La Unidad de Tesorería debe Informar oportunamente a la Coordinación General Financiera, que se han revisado los

expedientes/ procesos de pago, así como todos los documentos obligatorios que justificarán el pago. hh) La Unidad de Tesorería debe Realizar el pago en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental, previa

autorización del Coordinador(a) General Financiero(a).

Procedimiento




ii) La Coordinación General Financiera debe reasignar los trámites de pago a las Unidades correspondientes para dar cumplimiento al flujo establecido en el presente instrumento.

jj) La Coordinación General Financiera revisará todos los expedientes completos y autorizar los pagos que correspondan. kk) La Coordinación General Financiera debe disponer mediante memorando (DTS) cualquier mejora identificada en el

proceso y solicitar la actualización del mismo a la Coordinación General de Planificación. ll) La Coordinación General Financiera debe recibir las respuestas borrador (DTS) por parte de todas sus Unidades, por

pagos que deben ser devueltos a las a las Unidades Administrativas de la Asamblea Nacional.

Procedimiento




4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 4.1. CONCEPTUALIZACIÓN

PROCESO NIVEL 1: Gestión Administrativa Financiera

PROCESO NIVEL 2: Gestión Financiera

PROCESO NIVEL 3: Gestión de Pagos4.1. CONCEPTUALIZACIÓN

Generar CUR/Expediente de Compromiso.

Generar CUR/Expediente de Devengado.

DTS

Colabora

Alfresco

DTS

DTS

Colabora

Alfresco

DTS

Colabora

Alfresco

INICIO

Ingreso de solicitudes

de Pago

FIN

Finanzas

Guía Guía

Colabora

Alfresco

FinanzasDTS

Colabora

Alfresco

Finanzas

Receptar memorando y subir expediente a Colabora y/o

Alfresco

Reasignar mediante memorando a Control

Interno a través del DTS.

- Revisar expedientes en base a matrices de control por tipo de pago

y/o tipo de Compra.

*Se emitirá firmada digitalmente la Guía de revisión y validación de

expedientes.

Oficinista Coordinación General Financiera

Coordinador General Financiero

Responsable Control Interno

ResponsablePresupuestos

Responsable Contabilidad

Responsable Tesorería

Realizar el pago en la herramienta de Gestión Financiera Institucional.

*REQUIERE APROBACIÓN PREVIA del Coordinador General Financiero con * FIRMA ELECTRÓNICA, o a su vez lo establecido en el manejo de

la * HERRAMIENTA DE GESTIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL.*NOTA: Todas las Unidades Administrativas de la Coordinación General Financiera deberán actualizar la R7. Matriz de Registro de Pagos de la Coordinación General Financiera. con el estatus a la fecha de los trámites.

DTS

Procedimiento




4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN1. NOMBRE DEL PROCESO: Gestión de Pagos

3. OBJETIVO DEL PROCESO:Establecer las actividades principales de las Unidades Administrativas dentro de la Coordinación General Financiera para asegurar el proceso de Pagos de: adquisición de bienes, obras y servicios, servicios básicos, viáticos al interior/exterior, anticipo de viáticos, reembolsos, reposición de caja chica y reposición de otros fondos.

RESPONSABLE DEL RESULTADO:Coordinador General Financiero, Responsable de Control Interno, Responsable de Presupuestos, Responsable de Contabilidad y Responsable de Tesorería.

OBJETIVO ESTRATÉGICO AL QUE CONTRIBUYE:OE4. Optimizar la gestión administrativa institucional

12. CONTROLES:

1. ACTIVIDAD : 3. Revisar expedientes en base a matrices de control por tipo de pago y/o tipo de Compra. CONTROL : Revisar la documentación previo a realizar el pago (Validar con anexo A02-PRO-GAF-FIN-002).RESPONSABLE : Líder / Responsable de Control Interno. FRECUENCIA : Bajo demanda

2. ACTIVIDAD : 4. Revisión de documentos remitidos por Control Interno. CONTROL : Revisar la documentación previo a realizar el pago (Validar con anexo A02-PRO-GAF-FIN-002).RESPONSABLE : Líder / Responsable de Presupuesto. FRECUENCIA : Bajo demanda

3. ACTIVIDAD : 6. Revisión de documentos remitidos por Presupuesto. CONTROL : Revisar la documentación previo a realizar el pago (Validar con anexo A02-PRO-GAF-FIN-002). RESPONSABLE : Líder / Responsable de Contabilidad. FRECUENCIA : Bajo demanda

4. ACTIVIDAD : 8. Revisión de documentos remitidos por Contabilidad. CONTROL : Revisar la documentación previo a realizar el pago (Validar con anexo A02-PRO-GAF-FIN-002). RESPONSABLE : Líder / Responsable de Tesorería. FRECUENCIA : Bajo demanda

5. ACTIVIDAD : 10. Revisar si procede el pago. CONTROL : Revisar la documentación previo a realizar el pago (Validar con anexo A02-PRO-GAF-FIN-002).RESPONSABLE : Coordinador General Financiero FRECUENCIA : Bajo demanda

8. DOCUMENTACIÓN EXTERNA:

- Descritos en el anexo 1

9. DOCUMENTACIÓN INTERNA:

- Descritos en el anexo 1

10. ACTIVIDADES:

ACTIVIDAD INICIAL:1) Receptar memorando y subir expediente a Colabora Alfresco ACTIVIDAD FINAL:12) Realizar el pago en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental

7. PROVEEDORES:

- Todos los proveedores están en el Anexo 3 : Matriz entradas y salidas del Proceso D2).

2. SALIDAS:

- Registro de Pago en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental

4. USUARIOS:

- Unidades Administrativas.

6. ENTRADAS:

- Solicitud de pago (memorando receptado por DTS).

- Expediente, el contenido estará em el Anexo 2 : Control de documentos en los expedientes. (D1)

13. RECURSOS:

SOFTWARE:- Utilitarios de Oficina- Intranet Institucional- Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental- DTS- Herramientas externas (IESS, SRI, etc.)

HARDWARE:- Equipo de computo

INFRAESTRUCTURA:- Estaciones de trabajo

RECURSOS HUMANOS: - Coordinador General Financiero. - Responsable / Control Interno. - Responsable / Presupuesto. - Responsable / Contabilidad. - Responsable / Tesorería. - Oficinista de Coordinación General Financiera

5. INDICADOR DE RESULTADO:

1. NOMBRE DEL INDICADOR: 2. NOMBRE DEL INDICADOR:Cumplimiento de pagos en la Calidad en Trámites gestionados para pago Coordinación General Financiera. (Control Interno).

FORMULA DE CALCULO: FORMULA DE CALCULO:(# Pagos realizados / (# trámites devueltos / # Trámites ingresados para pago) * 100 # total trámites revisados y validados) * 100

3. NOMBRE DEL INDICADOR: 4. NOMBRE DEL INDICADOR:Calidad en Trámites Ingresados Calidad en trámites ingresados para registro Para pagos a Presupuesto . contable Devengado (Contabilidad)

FORMULA DE CALCULO: FORMULA DE CALCULO:(# de Compromisos presupuestarios aprobados / (# CURs devengados realizados/# Compromisos presupuestarios solicitados) *100 # Trámites ingresados para pago) * 100

5. NOMBRE DEL INDICADOR: FORMULA DE CALCULO:Calidad de revisiones efectuadas previo al pago. (# Pagos devueltos / # Trámites ingresados en Tesorería para pago) * 100

14. GESTIÓN DE RIESGOS:

- Descritos mediante el Procedimiento Gestión de Riesgos Institucionales

11. REGISTROS:

- Memorando (DTS).- Expediente.- Guía de revisión y validación de expedientes.- CUR/Expediente de Compromiso.- CUR/Expediente de Devengado.- Registro de Pago en la Herramienta de Gestión financiera Gubernamental.- Matriz de Registro de Pagos de la Coordinación G.Financ.

Procedimiento




4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

R7

R1. Memorando (DTS). S1. DTS.R2. Expediente. S2. Colabora (Archivo intermedio o de uso compartido de archivos).R3. Guía de revisión y validación de expedientes. . S3. Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental.R4. CUR/Expediente de Compromiso. S4. Alfresco (Repositorio del archivo digital).R5. CUR/Expediente de Devengado.R6. Registro de pago (Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental).R7. Matriz de Registro de Pagos de la Coordinación General Financiera.

Responsable Control Interno / Serv. Asignado

COORDINACIÓN GENERAL FINANCIERA

inicio3. Revisar expedientes en base a matrices de control por tipo

de pago.

R1

Administradores de Contrato

Coordinador Administrativo

Líder de Compras

Expediente (R2)

DTSExpediente

(R2)

R2D1

5. Generar CUR/Expediente de Compromiso.

Unidad Requirente

- Conductores- Seguridad

- Otros Servidores

- Servicios Básicos

- Viáticos al Interior

y Exterior

- Anticipo de viáticos

Reembolsos

R1R2

Responsable de Presupuestos/Serv. Asign.

¿Inconsistencia?

Si

R1

4. Revisión de documentos remitidos por Control Interno.

¿Inconsistencia?

No

Si

Oficinista Coordinación General Financiera

1. Receptar memorando y subir expediente a Colabora y/o

Alfresco

R1R2

R1R2R3

R1R2

R4

S1

S2

S1

S2

S1

S2

COMPRAS PÚBLICAS

ADMINISTRATIVO2. Reasignar mediante

memorando a Control Interno a través del DTS.

Coordinador General Financiero

S3

Adquisiciones de bienes, obras o servicios.

S3

S3

Gestión de Certificaciones

Presupuestarias


Presupuestarias


Presupuestarias

S1

S2R3

S1

D1

Responsable de Contabilidad/ Serv. Asig. Responsable de Tesorería / Serv. Asignado

7. Generar CUR/Expediente de Devengado.

S3

6. Revisión de documentos remitidos por Presupuestos/

Nómina.

¿Inconsistencia?

No

R1R2 S1

S2R3

D1

R4R5

No

Si

1

2

3

Se devuelve a requirente

Se devuelve a Control Interno

Se devuelve a Presupuestos

Se devuelve a Contabilidad

1

2

3

12. Realizar el pago en la Herramienta de Gestión

Financiera Gubernamental.

8. Revisión de documentos remitidos por Contabilidad.

¿Inconsistencia?

No

R1R2 S1

S2R3

D1

R4R5

Si

3.1 Revisar memorando borrador y enviar respuesta.

Memorando Borrador

Reasignación DTS

Reasignación DTS

Reasignación DTS

Fin

Fin

Expediente (R2)

Gestión de Archivo

R1R2R3R4R5

S2 S4

9. Envío para aprobación del pago.

5

4

4

5

10. Revisar si el pago debe ejecutarse.

¿Procede pago?

R1R2R3R4R5R6R7

11. Aprobar pago, firmar digitalmente el expediente.

Si

6 No

6

Expediente(R2)

S1

DTS

S1

DTS

S1

DTS

S1

- Reposición de caja chica

- Reposición de Otros Fondos


Presupuestarias

Se devuelve a Unidad requirenteEn caso de reposición de caja chica

Gestión de Caja Chica

(Reposición)

Reasignación DTS

Gestión de Caja Chica

(Reposisicón)

Gestión de Nómina

R2D1

R6

S4

S4

S4 S4 S4

R1R2

S1

S2 R3

D1

R4R5S4

D2

PROCESO NIVEL 1: Gestión Administrativa Financiera

PROCESO NIVEL 2: Gestión Financiera

PROCESO NIVEL 3: Gestión de Pagos

DOCUMENTOS Y REGISTROS:REFERENCIAS:

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

S1

S2

S4

R2

R7

R7

R7

R7

R7

R7

R7 R7

R7

R7

S3

R7

SIMBOLOGÍA:Inicio / Fin Actividad manual Actividad

automática¿Decisión?

PROCESO EXTERNO INTEGRADO AL FLUJO

ETAPA DENTRO DEL PROCESO

Base de datos

BDD# BDD#DocumentoD# D#Actividad crítica

Conector a página

AConector en página

#Aplicativo o

sistemaS# S#Correo

electrónicoC#C#

R# RegistroR#

D1. Control de documentos en los expedientes.D2. Matriz entradas y salidas del Proceso.

Procedimiento




4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# Actividad Descripción

1. Receptar memorando y subir expediente a “Colabora” y/o ”Alfresco”.

Oficinista Coordinación General Financiera - Recepta el trámite y empieza el proceso subiendo los documentos al archivo digital intermedio (Colabora) o archivo digital final

(Alfresco); en Alfresco aplica a los casos de **Proceso de Compras** donde ya otras Unidades Administrativas suben los documentos directamente en “Alfresco” y se deberá manejar la información directamente en ese repositorio.

2. Reasignar mediante memorando a Control Interno a través del DTS.

Coordinador General Financiero - Realiza la reasignación del memorando mediante DTS al Servidor Responsable de cada Unidad.

3.

Revisar expedientes en base a matrices de control por tipo de pago. ¿Inconsistencias?, Si: Se devuelve el trámite a quién corresponda según el flujo. ¿Inconsistencias?, No: Ir a actividad 4. Interacción con el proceso de

“Gestión de Caja Chica”, en lo que corresponde a Reposición.

El Servidor asignado de Gestión de Control Interno (bajo la supervisión del Responsable de Control Interno), revisa la conformidad de los documentos según las normas actualmente vigentes. Servidor asignado de Gestión de Control Interno - Organiza cronológicamente los documentos del proceso (de acuerdo con las etapas administrativas). - Verifica la existencia del acto administrativo de inicio de proceso. - Verifica el cumplimiento de términos y condiciones legales, técnicas y administrativas. - Registrar la documentación recibida en la base de datos de la Coordinación. - Solicita a la unidad requirente adjuntar o actualizar la documentación para la continuidad del trámite, mediante comunicación. - Solicita a los titulares de las áreas requirentes, entreguen a la unidad de Gestión de Control Interno el expediente de tramite

original (digitalizado) y completo, de no hacerlo se procederá a su devolución. - Verifica la documentación del expediente de comisión y la coherencia de la información, respecto a lo establecido en la normativa

legal vigente, debiendo determinar: o Lugar de domicilio (registro en ADEMPIERE TTHH) y grado ocupacional. o Calcular los viáticos de acuerdo con la norma legal.

- Redireccionar requerimientos injustificados de viáticos al interior y exterior hacia el Coordinador General Financiero. - En caso de liquidación del anticipo recepta el informe de comisión de servicio de parte de Coordinación General Administrativa

y se valida la información con la correspondiente solicitud autorizada y pagada, así también con el Informe de la Secretaría de Relaciones Internacionales e Interinstitucionales en Viajes al exterior.

Responsable de Gestión de Control Interno - Revisa y legaliza la documentación habilitante mediante sumilla de aprobación. Nota: El Registro “R3. Guía de revisión y validación de expedientes”, se enviará firmada digitalmente desde la Unidad de Control Interno hacia presupuestos (Registro Obligatorio). CONTROL: Revisión de procesos de pagos recibidos. RESPONSABLE: Servidor asignado de Control Interno y Responsable de Control Interno. FRECUENCIA: Bajo demanda

Procedimiento





4. Revisión de documentos remitidos por Control Interno.

Responsable de Presupuesto - Recibe y revisa el expediente enviado por Control Interno, verifica en memorandos, nombres de beneficiarios y valores a

comprometer. - Asigna responsable dentro de la Unidad de Presupuestos.

Servidor asignado de Presupuesto - Revisa el expediente de trámite (pago, contrato o subsidio) e identifica el tipo de compromiso. - En caso de existir observaciones será devuelto a Responsable de Presupuestos para la corrección respectiva o la devolución del

trámite. CONTROL: Revisión de procesos de pagos recibidos. RESPONSABLE: Servidor asignado de Presupuestos y Responsable de Presupuestos. FRECUENCIA: Bajo demanda.

5 Generar CUR/Expediente de Compromiso

Responsable de Gestión de Presupuestos y/o Servidor asignado de Presupuestos - Si corresponde al registro de un contrato, orden de compra o catálogo electrónico se “Generar CUR de compromiso con enlace

a certificación de valores netos y de IVA según el tipo de contratación”. - Si el compromiso no tiene enlace con una certificación presupuestaria “Generar CUR de compromiso sin enlace de certificación

presupuestaria”. - Registra cabecera de CUR con el enlace a la certificación presupuestaria original adjunta en el expediente con la que se emitió la

orden de compra, contrato o catálogo electrónico para la contratación, en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente y genera el Comprobante Único de Registro CUR de compromiso de valores netos y de IVA de acuerdo con el tipo de proceso.

- Registra cabecera de CUR de compromiso sin enlace a certificación presupuestaria por concepto de viáticos, reembolsos, subsidios terrestres, pago de servicios básicos de todos los edificios donde funciona la Asamblea a nivel nacional.

- Enviará el trámite mediante DTS (Sistema informático Institucionar para la gestión de memorandos) hacia la Unidad de Contabilidad.

6

Revisión de documentos remitidos por Presupuestos/Nómina. ¿Inconsistencias?, Si: Se devuelve el trámite a quién corresponda según el flujo. ¿Inconsistencias?, No: Ir a actividad 7.

Interacción con el proceso de

“Gestión de Nómina”.

Responsable de Contabilidad - Recibe y revisa la información completa del trámite (DTS). - Asigna responsable dentro de la Unidad de Contabilidad. Servidor asignado de Contabilidad - Recibe y revisa la información completa del trámite (DTS). - En caso de existir observaciones o inconsistencias será devuelto a Responsable de Contabilidad para la corrección respectiva o la

devolución del trámite. CONTROL: Revisión de procesos de pagos recibidos. RESPONSABLE: Servidor asignado de Contabilidad y Responsable de Contabilidad. FRECUENCIA: Bajo demanda.

Procedimiento





7

7. Generar CUR/Expediente de Devengado. Inicia el Proceso de: “Gestión de

Archivo”.

Responsable de Contabilidad - Aprobará los Expedientes de Pago (Devengados), regulaciones de IVA y compromisos y devengados por Remuneraciones. - Enviará el trámite a la Unidad de Tesorería, mediante DTS (Sistema informático Institucionar para la gestión de memorandos). Servidor asignado de Contabilidad - En caso de que el expediente de pago esté correcto generará el CUR/Expediente de Devengado y regulación del IVA, mediante

registro y solicitud dentro de la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente. - Genera el Comprobante Electrónico de retenciones de Impuestos. - Aplica retenciones de Impuesto a la Renta e IVA, conforme la normativa legal vigente. - Aplicará descuentos por anticipos, multas y otros.

8

8. Revisión de documentos remitidos por Contabilidad. ¿Inconsistencias?, Si: Se devuelve el trámite a quién corresponda según el flujo. ¿Inconsistencias?, No: Ir a actividad 9.

Servidor asignado de Tesorería - Recepta la documentación habilitante para pago remitida por Gestión Contable, donde estará adjunto el Comprobante Único de

Registro (CUR/Expediente) de devengado. - Realiza la verificación de la documentación sustentadora del pago: Que se encuentre completa y cumpla con la norma. - Informa sobre la inconsistencia al Responsable de Gestión de Tesorería, quien a su vez dispone la devolución del trámite, para la

rectificación necesaria a Gestión Contable. - Contacta a los beneficiarios mediante correo electrónico, telefónico entre otros, para la rectificación de información errónea

determinada por el sistema. Responsable de Gestión de Tesorería - Verifica la alerta emitida por el sistema y dispone al servidor de Gestión de Tesorería el requerimiento de información a

beneficiario. - Verificar la información completa (Expediente), previo a solicitud de pago. - Solicita reclasificación del pago rechazado en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente. - Reclasifica la solicitud de pago rechazada en el sistema, imprime reclasificación y solicita al Coordinador General Financiero la

aprobación. CONTROL: Revisión de procesos de pagos recibidos. RESPONSABLE: Servidor asignado de Tesorería y Responsable de Tesorería. FRECUENCIA: Bajo demanda.

9 Envío para aprobación del pago.

Responsable de Tesorería - Remite el trámite a la Coordinación General Financiera para aprobación del pago, con la documentación completa, sea la regular

o reclasificación (En caso de rebotar los pagos en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente).

Procedimiento





10

Revisar si el pago debe ejecutarse. ¿Procede pago?, Si: Ir a Actividad 11 ¿Inconsistencias?, No: Se devuelve el trámite a quién corresponda según el flujo.

Coordinador General Financiero - Revisa y valida la documentación, de existir observaciones solicitará la rectificación necesaria a las Unidades de la Coordinación. Nota: En caso de requerir reversar el trámite en los distintos sistemas, se deberá devolver el mismo a las Unidades en el siguiente orden: Tesorería => Contabilidad => Presupuestos => Control Interno. CONTROL: Revisión de procesos de pagos recibidos. RESPONSABLE: Coordinador General Financiero. FRECUENCIA: Bajo demanda.

11 Aprobar pago, firmar digitalmente el expediente.

Coordinador General Financiero - Aprueba la solicitud de pago, mediante firma del Comprobante Único de Registro devengado y la remite a Gestión de Tesorería

(en caso de que aplique). - Generará la autorización en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente (En caso de que la herramienta lo

permita). - Aprobará y firmará los memorandos borradores, reasignados por los responsables de las Unidades de la Coordinación General

Financiera, con el fin de oficializar la devolución de expedientes.

12

Realizar el pago en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental. Inicia el Proceso de: “Gestión de

Archivo” en Contabilidad.

Responsable de Tesorería - Solicita el pago al Ministerio de Finanzas a través de la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente. - Entrega documentos numerados y sellados para archivo a Gestión Contable.

Procedimiento




5. MEDICIÓN DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD RESPONSABLE

Cumplimiento de pagos en la Coordinación General Financiera.

(# Pagos realizados / # Trámites ingresados para pago) * 100

Anual Coordinador General Financiero

Calidad en Trámites gestionados para pago (Control Interno)

(# trámites devueltos / # total trámites revisados y validados) * 100

Anual Responsable de Control Interno

Calidad en Trámites ingresados para pagos a Presupuesto

(# de Compromisos presupuestarios aprobados / Compromisos presupuestarios solicitados) *100

Anual Responsable de Presupuestos

Calidad en trámites ingresados para registro contable Devengado (Contabilidad)

(# CURs devengados realizados / # Trámites ingresados para pago) * 100

Anual Responsable de Contabilidad

Calidad de revisiones efectuadas previo al pago en Tesorería.

(# Pagos devueltos / # Trámites ingresados para pago) * 100

Anual Responsable de Tesorería

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

• Control Previo: Es parte de la gestión administrativa de la entidad y comprende la revisión de la documentación sustentadora de la validación previa al pago”.

• Documentación habilitante: Es la documentación que se adjunta a un trámite de pago de bienes, obras o servicios remitido por el Ordenador de Gasto, como sustento de pago.

• Comprobante Único de Registro (CUR.) ó Expediente. - Documento generado en la herramienta de Gestión Financiera Gubernamental.

• Compromiso. - Acto administrativo por el cual la autoridad competente, compromete una parte o la totalidad de una asignación presupuestaria para la realización de un gasto. El reconocimiento de un compromiso requiere la existencia en el presupuesto de una asignación para la transacción, y saldo disponible suficiente en la misma. Se referirá obligatoriamente a la finalidad prevista en la asignación que consta en el presupuesto, subsistirá hasta que las obras se realicen, los bienes se entreguen o los servicios se presenten; y, podrá anularse, total o parcialmente mientras no haya dado lugar a una obligación exigible.

• Estructura presupuestaria. - Distribución y orden con que está compuesta una partida presupuestaria según los elementos que la conforman.

• Gasto. - Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir los medios indispensables en la realización de sus actividades de producción o bienes y servicios.

• Objeto contractual. - Obligaciones creadas entre el contratista y contratante.

• Presupuesto. - El presupuesto constituye una previsión de ingresos, financiamiento, gastos y amortizaciones. También se lo define como el instrumento por medio del cual se determinan y proyectan las fuentes de recursos, que permitirán financiar las autorizaciones máximas de gastos, para un período anual, con el propósito de ejecutar los programas de gobierno y alcanzar sus objetivos y metas, todo ello orientado a satisfacer las necesidades básicas de la población contribuyendo de esta manera al buen vivir. El presupuesto a través de la asignación de recursos vincula los programas y proyectos con la planificación. El presupuesto puede tener el nivel de institucional, regional, local o nacional.

Procedimiento




7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. FORMATOS

Código Nombre del documento

F01-PRO-GAF-FIN-002 Guía de revisión y validación de expedientes.

F02-PRO-GAF-FIN-002 Matriz de Registro de Pagos de la Coordinación General Financiera

7.2. REGISTROS

Nombre del registro

Contenido Responsable

de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso

Tiempo de

retención Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación

R1. Memorando (DTS)

Solicitud de pago y documentos.

Unidad de Gestión

Contable

Digital: Repositorio

Alfresco Cronológico

Servidores de la

Unidad de Gestión

Contable

Digital: 7 años

R2. Expediente.

Comprende todos los documentos que se anexan o deben estar anexos para poder realizar el pago. Ver Anexo. A02-PRO-GAF-FIN-002. Control de documentos en los expedientes.

Unidad de Gestión

Contable



Servidores de la

Unidad de Gestión

Contable

Digital: 7 años

R3. Guía de revisión y validación de expedientes.

Descripción del expediente que ha sido revisado y validada en Control Interno y que pasa con firma digital a las distintas Unidades de la Coordinación.

Unidad de Gestión

Contable



Servidores de la

Unidad de Gestión

Contable

Digital: 7 años

R4. CUR/Expediente de Compromiso.

Es el registro que avala que el dinero está comprometido previo a devengar los valores en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente.

Unidad de Gestión

Contable



Servidores de la

Unidad de Gestión

Contable

Digital: 7 años

R5. CUR/Expediente de Devengado.

Es el registro que avala que el dinero está registrado Contablemente (Devengado), previo a realizar el desembolso de los valores en la Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental vigente.

Unidad de Gestión

Contable



Servidores de la

Unidad de Gestión

Contable

Digital: 7 años

Procedimiento




Nombre del registro

Contenido Responsable

de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso

Tiempo de

retención Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación

R6. Registro de pago (Herramienta de Gestión Financiera Gubernamental).

Este es el registro de CLIC de pago que realiza el tesorero después de todas las revisiones y aprobaciones pertinentes.

Unidad de Gestión

Contable



Servidores de la

Unidad de Gestión

Contable

Digital: 7 años

R7. Matriz de Registro de Pagos de la Coordinación General Financiera

Es una BDD donde está el historial de los pagos ejecutados en la Coordinación.

Unidad de Gestión

Contable

Digital: Colabora

n/a

Servidores de la

Unidad de Gestión

Contable

Digital: 7 años

7.3. ANEXOS

Código Nombre de los anexos

A01-PRO-GAF-FIN-002 Matriz de Normatividad.

A02-PRO-GAF-FIN-002 Control de documentos en los expedientes.

A03-PRO-GAF-FIN-002 Matriz de Entradas y Salidas del Proceso.

GESTIÓN DE PAGOS

Documents

Transcript of GESTIÓN DE PAGOS