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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
EMPRESA NACIONAL PROMOTORA DEL DESARROLLO TERRITORIAL
ENTERRITORIO
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
GRUPO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DE 2019
BOGOTA D.C.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN __________________________________________________________ 3
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO ________________________________________________ 4
1.1 Misión ___________________________________________________________________ 4
1.2 Visión ____________________________________________________________________ 4
1.3 Principios éticos ____________________________________________________________ 4
1.4 Valores éticos ______________________________________________________________ 5
1.5 Políticas de calidad _________________________________________________________ 5
1.6 Objetivos de calidad ________________________________________________________ 5
2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ____________________________ 6
2.1 Aspectos críticos y riesgos de la labor archivística _________________________________ 6
2.2 Priorización de aspectos críticos. ______________________________________________ 8
3. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA ________________________________ 10
3.1 Formulación de los objetivos estratégicos. __________________________________ 11 3.1.1 Planes y proyectos asociados a los objetivos estratégicos _____________________________ 12
3.2 Formulación de planes y proyectos ___________________________________________ 13 3.2.1 Anexo Plan - 1 _________________________________________________________________ 13 3.2.2 Anexo Plan - 2 _________________________________________________________________ 14 3.2.3 Anexo Plan - 3 _________________________________________________________________ 15 3.2.4 Anexo Plan - 4 _________________________________________________________________ 16 3.2.5 Anexo Plan - 5 _________________________________________________________________ 17 3.2.6 Anexo Plan - 6 _________________________________________________________________ 18 3.2.7 Anexo Plan - 7 _________________________________________________________________ 19 3.2.8 Anexo Plan – 8, 9, 10, 11. ________________________________________________________ 20
3.3 Mapa de Ruta ____________________________________________________________ 21
3.4 Seguimiento y control ______________________________________________________ 22
4. CONTROL DE CAMBIOS _________________________________________________ 23
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INTRODUCCIÓN
El Plan Institucional de Archivos– PINAR es un instrumento para la planeación de la función
archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la
entidad.
Se resalta su importancia como soporte a la planeación estratégica de la entidad en los aspectos
archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico, tomando como
referencia el Decreto 1080 de 2015 donde establece en el artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos
archivísticos para la gestión documental” el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el cual es un
instrumento que permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos la
función archivística de la entidad de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y
oportunidades.
A partir de lo anterior, el Archivo General de la Nación en el desarrollo de la Ley 594 de 2000, la Ley
1712 de 2014 y el Decreto 1080 de 2015 se formula el presente documento con el fin de establecer
el Plan Institucional de Archivos – PINAR al interior de ENTERRITORIO.
Para la elaboración de este instrumento se identificaron las necesidades de mejoramiento,
objetivos, metas y proyectos encaminados para garantizar una adecuada necesidad de la gestión y
conservación de los documentos de la entidad.
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1. CONTEXTO ESTRATÉGICO
Empresa Nacional Promotora del Desarrollo Territorial - ENTERRITORIO, tiene por objeto principal
ser Agente en cualquiera de las etapas del ciclo de proyectos de desarrollo, mediante la preparación,
financiación y administración de estudios, y la preparación, financiación, administración y ejecución
de proyectos de desarrollo en cualquiera de sus etapas.
1.1 Misión ENTERRITORIO, es una organización comprometida con el desarrollo del país a través de alianzas
con entidades públicas o privadas orientadas a estructurar y ejecutar con calidad y oportunidad
proyectos estratégicos dirigidos a transformar vidas en beneficio de las Entidades territoriales y de
las Regiones.
1.2 Visión ENTERRITORIO, busca ser motor del desarrollo socioeconómico del país y sus regiones, al ser
reconocido como el estructurador y ejecutor de proyectos estratégicos más efectivo de la nación.
1.3 Principios éticos Los principios son las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento y la conducta de los
miembros de la organización y que, deben ser tenidos en cuenta por los servidores públicos y
demás colaboradores, en desarrollo de sus funciones y actividades.
Empresa Nacional Promotora del Desarrollo Territorial - ENTERRITORIO, ha adoptado los
siguientes principios:
• El interés general prevalece sobre el interés particular.
• Los bienes y recursos públicos son sagrados.
• La finalidad del Estado es contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de toda la
población.
• La función primordial de los servidores públicos y demás colaboradores es servir a la
ciudadanía.
• Quien administra recursos públicos rinde cuentas a la sociedad sobre su utilización y los
resultados de su gestión.
• Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.
• Los servidores públicos y demás colaboradores, actúan con respeto y profesionalismo
en las relaciones con los clientes, proveedores, autoridades, compañeros de trabajo y en
general con las personas y entidades con las que interactúan.
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1.4 Valores éticos COMPROMISO: disposición y actitud de servicio que refleja la capacidad y constancia para servir al
interés público y al cumplimiento de la misión y los objetivos de Empresa Nacional Promotora del
Desarrollo Territorial - ENTERRITORIO.
TRANSPARENCIA: independencia, imparcialidad, equidad y el respeto de los derechos de las
personas en cada una de nuestras actuaciones.
HONESTIDAD: cumplimiento de los compromisos de manera recta, clara y leal con la misión de
ENTERRITORIO, procedimiento conforme a los valores y principios institucionales.
RESPONSABILIDAD: rectitud y oportunidad, para reconocer y asumir las consecuencias de los actos
y para toma de decisiones de acordes a la filosofía del Estado y de la Entidad.
EFICIENCIA: compromiso con nuestros clientes y de la sociedad para cumplir con los propósitos
optimizando los recursos.
1.5 Políticas de calidad Empresa Nacional Promotora del Desarrollo Territorial - ENTERRITORIO, está comprometida con
satisfacer las necesidades de sus clientes, mediante la estructuración y ejecución de proyectos, de
acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional y el fortalecimiento de las regiones. Mejorando
continuamente su gestión de calidad con eficiencia, eficacia y efectividad. Apoyada en un equipo
humano interdisciplinario enfocado a trasformar vidas.
1.6 Objetivos de calidad
• Incrementar el nivel de satisfacción del cliente cumpliendo sus requerimientos.
• Optimizar y simplificar los procesos de la Entidad mediante la autoevaluación y control.
• Llevar a cabo proyectos con calidad y oportunidad, haciendo la gestión para mitigar los
riesgos.
• Orientar la actividad misional con la estrategia del Gobierno Nacional
• Fortalecer la cultura organizacional de la Entidad orientada al servicio.
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2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Para su creación y desarrollo del presente documento se tomó como referencia el Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR, MAP300 Programa de Gestión Documental, procedimientos, Resoluciones de cambios de la estructura organizacional, organigrama y normatividad referente a la función archivística.
2.1 Aspectos críticos y riesgos de la labor archivística Se estudió y evalúo el modelo integrado de planeación y gestión – MIPG, los planes de acción del proceso de Gestión Documental resultado de las auditorías internas, tomando como referencia los informes de las visitas realizadas, para lo cual se identificaron los siguientes aspectos críticos y sus riesgos:
ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS
1 Manejo de la información en papel.
1. Pérdida y/o divulgación de información confidencial.
2. Incumplimiento o inoportunidad en la entrega de respuestas a requerimientos, comunicaciones internas y externas.
2
No se encuentra toda la información digitalizada en el aplicativo de gestión documental ORFEO.
1. Indisponibilidad de los documentos para dar respuesta a los requerimientos de información.
2. Incumplimiento o inoportunidad en la entrega de respuestas a requerimientos, comunicaciones internas y externas.
3. Inoportunidad en el cumplimiento dentro de los términos de Ley de las PQRD (Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias), y solicitudes de información pública.
3
Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.
1. Incumplimiento o inoportunidad en la entrega de respuestas a requerimientos, comunicaciones internas y externas.
2. Inoportunidad en el cumplimiento dentro de los términos de Ley de las PQRD (Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias), y solicitudes de información pública.
4
Inadecuado manejo del aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su gestión y archivo.
1. Indisponibilidad de los documentos para dar respuesta a los requerimientos de información.
2. Diferencias entre el físico entregado y la comunicación generada en el Aplicativo de Gestión Documental.
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3. Incumplimiento o inoportunidad en la entrega de respuestas a requerimientos, comunicaciones internas y externas.
4. Alteración o eliminación de la información almacenada en el aplicativo ORFEO.
5. Inoportunidad en el cumplimiento dentro de los términos de Ley de las PQRD (Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias), y solicitudes de información pública.
5 Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos
1. No estar alineados al decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental” y demás normas aplicables.
6
Finalizar el trámite de elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, conforme a la determinación de Grupos dada por la resolución 241 de 2018.
1. Incumplimiento al decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental” y demás normas aplicables.
7
Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID
1. No estar alineados al decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental” y demás normas aplicables.
8
Adoptar cronograma de transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central
1. Indisponibilidad de los documentos para dar respuesta a los requerimientos de Información.
2. Incumplimiento o inoportunidad en la entrega de respuestas a requerimientos, comunicaciones internas y externas.
9
Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
1. Pérdida y/o divulgación de información confidencial.
2. Diferencias entre el físico entregado y la comunicación generada en el Aplicativo de Gestión Documental.
3. Alteración o eliminación de la información almacenada en el aplicativo ORFEO.
10
Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental.
1. Pérdida y/o divulgación de información Confidencial.
2. Alteración o eliminación de la información almacenada en el aplicativo ORFEO.
11
Ausencia de sensibilización y capacitación a funcionarios y contratistas sobre archivos - PGD
1. No estar alineados al decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.14 “Plan de Capacitación.” y demás normas aplicables.
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2.2 Priorización de aspectos críticos.
EJES ARTICULADORES
ASPECTOS CRÍTICOS Administración de archivos
Acceso a la Información
Preservación de la
información
Aspectos tecnológicos y de seguridad
Fortalecimiento y articulación
TOTAL
1 Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos.
8 7 9 7 10 41
2
Finalizar el trámite de elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, conforme a la determinación de Grupos dada por la resolución 241 de 2018.
8 5 10 7 9 39
3 Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental.
7 5 6 10 9 37
4 Adoptar cronograma de transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central.
10 6 8 6 6 36
5 No se encuentra toda la información digitalizada en el aplicativo de gestión documental ORFEO.
8 7 8 8 5 36
6 Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental – FUID
6 4 9 6 7 32
7 Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de
7 5 6 7 5 30
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Nota: La valoración responde al número de requisitos cumplidos en la entidad frente a los solicitados por el Archivo General de la Nación – ver tabla 3 criterios
de evaluación. Manual de formulación PINAR
Una vez identificados los aspectos críticos, se evaluó el impacto frente a cada eje articulador. El resultado final en la matriz identifica once (11)
prioridades frente a aspectos esenciales archivísticos de ENTERRITORIO, resaltando como necesidad principal la “Elaboración y utilización del
Diagnóstico Integral de Archivos”
los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
8 Inadecuado manejo del aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su gestión y archivo.
8 7 4 6 3 28
9 Ausencia de sensibilización y capacitación a funcionarios y contratistas sobre archivos – PGD
6 7 6 4 5 28
10 Manejo de la información en papel. 7 6 6 1 3 23
11 Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.
5 7 3 3 3 21
80 66 75 65 65
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3. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA De acuerdo con los resultados obtenidos en la priorización de las actividades de los aspectos críticos y los ejes articuladores con mayor impacto, se establece la formulación de la visión estratégica documental de la entidad de la siguiente manera:
NO ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR
1 Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos. 41 Administración de
archivos 80
2
Finalizar el trámite de elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, conforme a la determinación de Grupos dada por la resolución 241 de 2018.
39 Preservación de la
información 75
3 Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental.
37 Acceso a la
Información 66
4 Adoptar cronograma de transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central.
36 Aspectos tecnológicos
y de seguridad 65
5 No se encuentra toda la información digitalizada en el aplicativo de gestión documental ORFEO.
36 Fortalecimiento y
articulación 65
6 Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID
32
7
Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
30
8 Inadecuado manejo del aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su gestión y archivo.
28
9 Ausencia de sensibilización y capacitación a funcionarios y contratistas sobre archivos - PGD
28
10 Manejo de la información en papel. 23
11 Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.
21
ENTERRITORIO, garantizara la administración, preservación y el acceso a la información mediante el mejoramiento continuo de la Gestión Documental, por medio de las herramientas archivísticas físicas y tecnológicas, para así brindar un manejo integral del ciclo vital de los documentos, generados y recibidos por la entidad.
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3.1 Formulación de los objetivos estratégicos.
No ASPECTOS CRITICOS OBJETIVOS
1 Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos.
Elaborar el Diagnóstico Integral de Archivos, como instrumento para el PGD y PINAR, en cumplimiento de la función archivística.
2
Finalizar el trámite de elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, conforme a la determinación de Grupos dada por la resolución 241 de 2018.
Realizar el proceso actualización, aprobación, tramite de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD en los nuevos grupos de ENTERRITORIO, dando alcance a las modificaciones originadas por los cambios en los procedimientos, funciones y reestructuraciones.
3 Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental.
Definir y parametrizar las tablas de control de acceso y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
4 Adoptar cronograma de transferencias de documentos de los archivos de gestión al archivo central.
Actualizar los expedientes físicos en el archivo de gestión centralizado y su envió al archivo de custodia externa.
5 No se encuentra toda la información digitalizada en el aplicativo de gestión documental ORFEO.
Fortalecer el personal disponible para el desarrollo de la digitalización e indexación en el sistema de gestión documental Orfeo, los documentos físicos pendientes por procesar.
6 Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID
Actualizar el Formato Único de Inventario Documental – FUID, conforme a las especificaciones del acuerdo 042-2002 del AGN.
7
Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
Desarrollar el software sobre el sistema de gestión documental ORFEO y el módulo de portafirmas.
8 Inadecuado manejo del aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su gestión y archivo.
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado del sistema de gestión documental ORFEO.
9 Ausencia de sensibilización y capacitación a funcionarios y contratistas sobre archivos - PGD
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado del sistema de gestión documental ORFEO.
10 Manejo de la información en papel.
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado del sistema de gestión documental ORFEO.
11 Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado del sistema de gestión documental ORFEO.
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3.1.1 Planes y proyectos asociados a los objetivos estratégicos
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
ASPECTOS CRITICOS/EJES ARTICULADORES OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
No se encuentra toda la información digitalizada en el
aplicativo de gestión documental ORFEO.
Fortalecer el personal disponible para el desarrollo de la digitalización e
indexación en el sistema de gestión documental Orfeo, los documentos
físicos pendientes por procesar.
Inventario de la documentación de su archivo central en
el Formato Único de Inventario Documental - FUID
Actualizar el Formato Único de Inventario Documental – FUID, conforme a
las especificaciones del acuerdo 042-2002 del AGN.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALParametrización de Tablas de control de acceso en el
Sistema de Gestión Documental.
Definir y parametrizar las tablas de control de acceso y restricciones de
acceso y seguridad aplicables a los documentos
Adoptar cronograma de transferencias de documentos de
los archivos de gestión al archivo central.
Actualizar los expedientes físicos en el archivo de gestión centralizado y su
envió al archivo de custodia externa.
Carencia de un Diagnóstico Integral de Archivos.Elaborar el Diagnóstico Integral de Archivos, como instrumento para el PGD
y PINAR, en cumplimiento de la función archivística.
Finalizar el trámite de elaboración, aprobación,
tramitación de convalidación, implementación y
publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD,
conforme a la determinación de Grupos dada por la
resolución 241 de 2018.
Realizar el proceso actualización, aprobación, tramite de convalidación,
implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental - TRD
en los nuevos grupos de FONADE, dando alcance a las modificaciones
originadas por los cambios en los procedimientos, funciones y
reestructuraciones.
Implementación de los requisitos de integridad,
autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad,
preservación y metadatos de los documentos
electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de
Documento Electrónico.
Desarrollar el software sobre el sistema de gestión documental ORFEO y el
módulo de portafirmas.PLAN INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
Inadecuado manejo del aplicativo de Gestión
Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su
gestión y archivo.
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión
documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado
del sistema de gestión documental ORFEO.
PLANES INSTITUCIONALES DE CAPACITACIÓN - PIC
Ausencia de sensibilización y capacitación a
funcionarios y contratistas sobre archivos - PGD
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión
documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado
del sistema de gestión documental ORFEO.
Manejo de la información en papel.
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión
documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado
del sistema de gestión documental ORFEO.
Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión
Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión
documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado
del sistema de gestión documental ORFEO.
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3.2 Formulación de planes y proyectos
3.2.1 Anexo Plan - 1
NOMBRE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PLAN:
RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONESGrupo de Servicios
AdministrativosFebrero de 2019 Octubre de 2019
Documento
consolidadoPlan de accion - MIPG
Grupo de Servicios
AdministrativosNoviembre de 2019 Diciembre de 2019
Control de
asistenciaPlan de accion - MIPG
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Documento elaborado Documento elaborado /
documento aprobadocreciente 100%
TIPO
Humano
Financiero y económico
Tecnológico
Inicia con el levantamiento de la información, de acuerdo a lo establecido en la Normatividad Archivistica Vigente, y finaliza con la entrega del documento consolidado.
Grupo de Servicios Administrativos
ACTIVIDAD
Elaboración diagnóstico integra l de archivos
Divulgación y socia l i zación
PLAN - 1Elaboración del Diagnostico Integral de Archivos.
Elaborar el Diagnóstico Integral de Archivos, como insumo para la actualización de los instrumentos archivisticos PGD y PINAR, en cumplimiento de la función archivística.
INDICADORES
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
N/A Profesional - calificado.
N/AEstimado para la contratación del
recurso humano.
N/A Los necesarios para su elaboración
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3.2.2 Anexo Plan - 2
NOMBRE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PLAN:
RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES
Grupo de Servicios
AdministrativosMayo de 2019 Julio de 2019
Propuesta Primera
Versión TRD -
ENTERRITORIO
Esta propuesta se incial el montaje con el Proyecto de
Resolución de Grupos, entregada el 10 de mayo del 2019,
por consiguiente de realizarsen cambios en la Resolución
definitiva, se debe reevaluar la propuestas de TRD.
Grupo de servicios
administrativosAgosto de 2019 Agosto de 2019
Acta de aprobación
de Instrumento
Subgenrecia
Administrativa - Gerencia
General
Septiembre de 2019 Septiembre de 2019
Resolución de
Aprobación del
Instrumento
Archivis tico
Grupo de Servicios
AdministrativosSeptiembre de 2019 Septiembre de 2019
Comunicación
envío
Esta comunicacón esta sujeta a la emisón del Acto
Administrativo de aprobación por parte dela Gerencia
General.
Grupo de Servicios
AdministrativosDiciembre de 2019 Diciembre de 2019
Comunicación
Respuesta
Es importante aclarar que el AGN, por Norma tiene 90 dias
para emitir concepto tecnico de evalución.
Grupo de Servicios
AdministrativosEnero de 2020 Enero de 2020
Citación a
Precomite
Esta Citación esta sujeta a la programanción del
precomite evaluador del AGN.
Grupo de Servicios
AdministrativosFebrero de 2020 Febrero de 2020 Citación a Comité
Esta Citación esta sujeta a la programanción del comite
evaluador del AGN.
Archivo General de la
NaciónMarzo de 2020 Marzo de 2002
Certificado de
convalidación
Grupo de Servicios
Administrativos - Grupo
de comunicaciones
Marzo de 2020 Marzo de 2020 Publicacion TRD
Grupo de Servicios
AdministrativosMarzo de 2020 Mayo de 2020
Capacitación y
Pieza de
comunicación
Todos los Grupos de
EnterritorioMarzo de 2020 PERMANTEMENTE
Archivos de
gestión
organizados
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Documento elaborado
Documento elaborado /
documento aprobado
AGN
creciente 100%
TIPO
Humano
Financiero y económico
Tecnológico N/A Los necesarios para su elaboración
ACTIVIDAD
Elaboración de los Instrumentos Archvis ticos : Cuadro
de Clas i ficación Documental y Tablas de Retención
Documental - TRD de ENTERRRITORIO
INDICADORES
RECURSOS
N/AEstimado para la contratación del
recurso humano.
PLAN - 2
N/A Profesional - calificado.
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Elaboración, aprobación, tramite de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, de ENTERRITORIO, de accuerdo con los
estabelecido en el Decreto 495 de 2019.
Realizar el proceso elaboración, aprobación, tramite de convalidación ante el Archivo General de la Nación, implementación y publicación de la Tabla de Retención
Documental - TRD en los grupos de ENTERRITORIO, dando alcance a las modificaciones originadas por los cambios en los procedimientos, funciones y reestructuraciones.
Emis ión del Acto Adminis trativo de Aprobación del
Instrumento por parte del Representante Legal de la
Entidad
Grupo de Servicios Administrativos
Inicia con las entrevistas cono los productores documentales, la deterninación de series, subseries y tipologías documentales, de acuerdo con los cambios normativos o de
estructura y termina con emisión del certificado de convalidación de las TRD por el AGN y la publicacion en la pagina web de la entidad.
Presentación Ante el Comite de Gestión y Desempeño
Radicación para Eva luación y conval idación ante el
Archivo Genera l de la Nación - AGN
Respuesta a las observaciones del Archivo Genera l de
la Nación.
Publ icación de las TRD en la página wed de la
entidad
Implementación del Instrumento conval idado
Sustentación a l Pre-comite eva luador de Documentos
del Archivo Genera l de la Nación -AGN
Sustentación a l Comite eva luador de Documentos del
Archivo Genera l de la Nación -AGN
Emis ión del Certi ficado de Conval idación por parte
del AGN.
Divulgación y socia l i zación
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.2.3 Anexo Plan - 3
NOMBRE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PLAN:
RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONESGrupo de Servicios
Administrativos -
Tecnología de la
información
Agosto de 2019 marzo de 2020 TCA Elaboradas
Previa Aprobación de la TRD, por parte del Comité de
Gestión y desmpeño y de la coonvalidación por parte de
Agn.
Grupo de Servicios
Administrativos -
Tecnología de la
información
Marzo de 2020 marzo de 2020 Acta de Aprobación
Grupo de Servicios
Administrativos -
Tecnología de la
información
Abril de 2020 Diciembre de 2020Tablas de control de
acceso
implementadas
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Acciones implementadasAcciones implementadas /
total de acciones a
implementar
creciente 100%
TIPO
Humano
Financiero y económico
Tecnológico
ACTIVIDAD
Definir las tablas de control de acceso
Presentar documento a l Comité de Gestión y
desempeño
Implementación tablas de control de acceso Al
s is tema de gestion documental ORFEO
PLAN - 3Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental.
Definir y parametrizar las tablas de control de acceso y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
Definir las Tablas de Control de Acceso y aplicarlas en el sistema de gestión documental ORFEO
Grupo de Servicios Administrativos
N/A Profesional - calificado.
N/AEstimado para la contratación del
recurso humano.N/A Los necesarios para su elaboración
INDICADORES
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.2.4 Anexo Plan - 4
NOMBRE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PLAN:
RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONESGrupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Definida en el
Cronograma
Definida en el
Cronograma
Base de datos de
transferenciasProceso permanente
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Definida en el
Cronograma
Definida en el
Cronograma
Expediente
conformadoProceso permanente
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Definida en el
Cronograma
Definida en el
Cronograma
Expediente
conformadoProceso permanente
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Definida en el
Cronograma
Definida en el
Cronograma
Base de datos -
FUIDProceso permanente
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Definida en el
Cronograma
Definida en el
Cronograma
Base de datos -
FUIDProceso permanente
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Folios incluidos en
expedientes
Folios incluidos en
expedientes / Total de Folios
transferidos
creciente 60%
TIPO
Humano
Financiero y económico
Tecnológico
ACTIVIDAD
Recepcion de transferencias regis tradas en el
s i s tema de gestión documental ORFEO
Actual ización de los expedientes fís icos en el archivo
de gestión centra l izado.
Ubicación topográfica y organización de las Unidades
Documentales transferidas a l archivo de custodia
externa.
INDICADORES
Real izar los procesos de organización fís ica de los
documentos transferidos a l archivo de gestión
centra l izado.
Di l igenciar y actual izar los Formatos Únicos de
Inventarios Documentales (FUID) de las Unidades
Documentales transferidas a l archivo de custodia
externa.
PLAN - 4
Adoptar cronograma de transferencias primarias de los archivos de gestión al archivo central, e incoporacion de documentos de las series documentales de CONTRATOS,
CONVENIOS Y COMPROBANTES CONTABLES; que se encuentran en custodia por el Grupo de Servicios Administrativos.
Actualizar los expedientes físicos en el archivo de gestión centralizado y su envió al archivo de custodia externa.
Inicia con la recepcion de transferencias registradas en el sistema de gestión documental ORFEO y termina con el envio de la documentacion al archivo de custodia externa.
Grupo de Servicios Administrativos - Persona Natural o Jurídica (Contratista) – Sistema de gestión documental Orfeo
N/AEstimado para la contratación del
recurso humano.N/A Los necesarios para su elaboración
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
N/A Persona Natural o Jurídica (Contratista)
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.2.5 Anexo Plan - 5
NOMBRE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PLAN:
RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONESGrupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Permanente PermanenteBase de datos de
transferenciasProceso permanente
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Permanente PermanenteExpediente
conformadoProceso permanente
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Permanente PermanenteExpediente
conformadoProceso permanente
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Permanente Permanente
Reporte de
imágenes
digitalizadas Orfeo
Proceso permanente
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Folios digitalizadosFolios digitalizados / total
de Folios transferidoscreciente 60%
TIPO
Humano
Financiero y económico
Tecnológico
ACTIVIDAD
Recepcion de transferencias regis tradas en el
s i s tema de gestión documental ORFEO
Real izar los procesos de organización fís ica de los
documentos transferidos a l archivo de gestión
centra l izado (contratos , convenios y comprobantes
contables ).
Digi ta l i zación e indexación de los documentos en el
apl icativo gestión documental ORFEO, (contratos ,
convenios y comprobantes contables ).
Actual ización de los expedientes fís icos en el archivo
de gestión centra l izado.
PLAN - 5No se encuentra toda la información digitalizada en el aplicativo de gestión documental ORFEO.
Fortalecer el personal disponible para el desarrollo de la digitalización e indexación en el sistema de gestión documental Orfeo, los documentos físicos pendientes por
procesar.
Inicia con la recepcion de documentación interna , registrada en el sistema de gestión documental ORFEO y termina con la digitalización e indexación de los documentos en
el aplicativo.
Grupo de Servicios Administrativos - Persona Natural o Jurídica (Contratista) – Sistema de gestión documental Orfeo
N/A Persona Natural o Jurídica (Contratista)
N/AEstimado para la contratación del
recurso humano.
N/A Los necesarios para su elaboración
INDICADORES
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.2.6 Anexo Plan - 6
NOMBRE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PLAN:
RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONESGrupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Febrero de 2019 Febrero de 2020Base de datos y FUID
actualizado
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Marzo de 2020 Marzo de 2020Control de
asistencia
Grupo de Servicios
Administrativos - Grupo
de comunicaciones
Abril de 2020 Abril de 2020 Publicacion FUID
Grupo de Servicios
Administrativos -
contratista
Permanente PermanenteBase de datos y FUID
actualizadoProceso continuo
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Documento elaborado Documento elaborado /
documento publicadocreciente 100%
TIPO
Humano
Financiero y económico
Tecnológico
ACTIVIDAD
Real izar el levantamiento y consol idación de la
información a di l igenciar en el FUID.
Presentación, aprobación, divulgación y socia l i zación
Publ icación FUID en la página wed de la entidad
Implementar las actual izaciones en el FUID
PLAN - 6Inventario de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental - FUID
Actualizar el Formato Único de Inventario Documental – FUID, conforme a las especificaciones del acuerdo 042-2002 del AGN
Inicia con la actualización del Formato Único de Inventario Documental – FUID y termina con la publicaciónen la pagina web de la entidad.
Grupo de Servicios Administrativos - Persona Natural o Jurídica (Contratista) – Sistema de gestión documental Orfeo
N/AEstimado para la contratación del
recurso humano.
N/A Los necesarios para su elaboración
INDICADORES
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
N/A Persona Natural o Jurídica (Contratista)
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.2.7 Anexo Plan - 7
NOMBRE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PLAN:
RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONESGrupo de Servicios
AdministrativosFebrero de 2019 Abril de 2019 Proceso actualizado
Grupo de Servicios
Administrativos - Grupo
Desarrollo
Organizacional
Mayo de 2019 Mayo de 2019Documento publicado
catálogo documental
Grupo de Tecnologia de la
InformaciónJunio de 2019 Diciembre de 2019
Grupo de Servicios
Administrativos - Grupo
de Tecnologia de la
Información
Enero de 2020 Febrero de 2020Comunicación con
firma digital
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Acciones implementadasAcciones implementadas /
Total de Acciones a
implementar
creciente 100%
TIPO
Humano
Financiero y económico
Tecnológico
PLAN - 7
Actual izacion procedimiento PAP 327 “Envió y
recepción de comunicaciones internas y externas”
Implementación y paso a producción
INDICADORES
Publ icación catálogo documental y socia l i zacion.
Implementación de los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos de los documentos electrónicos de archivo en el
Sistema de Gestión de Documento Electrónico.
Desarrollar el software sobre el sistema de gestión documental ORFEO y el módulo de portafirmas.
Inicia con la actualización del procedimiento PAP 327 “Envió y recepción de comunicaciones internas y externas” y termina con la implementación de la firma digital en las
comunicaciones generadas por la Entidad.
Grupo de Servicios Administrativos - Grupo de Tecnologia de la Información - Grupo Desarrollo Organizacional - Persona Natural o Jurídica (Contratista).
ACTIVIDAD
N/AEstimado para la contratación del
recurso humano.
N/A Los necesarios para su elaboración
Desarrol lar el software sobre el s i s tema de gestión
documental ORFEO y el módulo de portafi rmas .
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
N/A Persona Natural o Jurídica (Contratista)
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.2.8 Anexo Plan – 8, 9, 10, 11.
NOMBRE:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE DEL PLAN:
RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES
Grupo de Servicios
AdministrativosFebrero de 2019 Diciembre de 2019 Control de asistencia
Grupo de Servicios
Administrativos -
Subgerencia
Administrativa
Febrero de 2019 Diciembre de 2019Piezas gráficas,
correos masivos,
portal web
Grupo de Servicios
Administrativos -
Subgerencia
Administrativa
Febrero de 2019 Diciembre de 2019Piezas gráficas,
correos masivos,
portal web
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Personal capacitado
Personal capacitado /
Total de personal
entidad.
creciente 70%
TIPO
Humano
Financiero y económico
Tecnológico
ACTIVIDADCapacitar trimestra lmente a los colaboradores de la
entidad en el uso adecuado del s is tema de gestión
documental ORFEO y sus funcional idades .
Forta lecer los controles de la implementación de los
procedimientos asociados a la gestión documental , a
través de piezas publ ici tarias para campañas
internas
Difus ión del programa de gestión documental de la
entidad y la importancia en su cumpl imiento, a través
de piezas publ ici tarias para campañas internas
PLANES - 8, 9, 10, 11PLAN GENERAL DE CAPACITACIÓN EN EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – ORFEO. (PLANES - 8, 9, 10, 11)
Fortalecer los procesos internos de capacitación en el programa de gestión documental a contratistas y funcionarios, promoviendo el uso adecuado del sistema de gestión
documental ORFEO
sensibilización a colaboradores de la entidad sobre el el programa de gestión documental y del sistema de gestión documental – ORFEO
Grupo de Servicios Administrativos - Subgerencia Administrativa.
N/A N/A
N/A Los necesarios para su elaboración
INDICADORES
RECURSOS
CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
N/A Persona Natural o Jurídica (Contratista)
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.3 Mapa de Ruta
Corto plazo
(1 año)2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027
1Elaboración y utilización del Diagnóstico Integral de
Archivos
2
Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación,
implementación y publicación de la Tabla de Retención
Documental - TRD.
3 Parametrización de Tablas de control de acceso
4Transferencias de documentos de los archivos de gestión
al archivo central
5No se encuentra toda la información digitalizada en el
aplicativo de gestión documental ORFEO.
6Inventario de la documentación de su archivo central en
el Formato Único de Inventario Documental - FUID
7
Implementación de los requisitos de integridad,
autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad,
preservación y metadatos de los documentos
electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de
Documento Electrónico.
8
Se generan comunicaciones en el aplicativo de Gestión
Documental (ORFEO), sin el tramite adecuado para su
gestión y archivo.
9Sensibilización y capacitación funcionarios sobre
archivos - PGD
10 Envió de la información física a puestos de trabajo.
11Bajo índice de consulta en el aplicativo de Gestión
Documental (ORFEO), sobre la información digitalizada.
No PLAN O PROYECTOMediano Plazo ( 1 a 4
años)Largo plazo (4 años en adelante)
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.4 Seguimiento y control
1 2 3 4
1Elaboración y utilización del Diagnóstico
Integral de Archivos
Documento elaborado / documento
aprobado100%
2
Elaboración, aprobación, tramitación de
convalidación, implementación y
publicación de la Tabla de Retención
Documental - TRD.
Documento elaborado / documento
aprobado AGN100%
3Parametrización de Tablas de control de
acceso
Acciones implementadas / total de
acciones a implementar100%
4Transferencias de documentos de los
archivos de gestión al archivo central
Folios incluidos en expedientes /
Total de Folios transferidos60% Proceso permanente
5
No se encuentra toda la información
digitalizada en el aplicativo de gestión
documental ORFEO.
Folios digitalizados / total de Folios
transferidos60% Proceso permanente
6
Inventario de la documentación de su
archivo central en el Formato Único de
Inventario Documental - FUID
Documento elaborado / documento
publicado100%
7
Implementación de los requisitos de
integridad, autenticidad, inalterabilidad,
disponibilidad, preservación y metadatos
de los documentos electrónicos de archivo
en el Sistema de Gestión de Documento
Electrónico.
Acciones implementadas / Total de
Acciones a implementar100%
8
Se generan comunicaciones en el aplicativo
de Gestión Documental (ORFEO), sin el
tramite adecuado para su gestión y archivo.
9Sensibilización y capacitación funcionarios
sobre archivos - PGD
10Envió de la información física a puestos de
trabajo.
11
Bajo índice de consulta en el aplicativo de
Gestión Documental (ORFEO), sobre la
información digitalizada.
Personal capacitado / Total de
personal entidad.70%
PLAN O PROYECTO INDICADORES METAMedición Trimestral 2019
OBSERVACIONES
CUADRO SEGUIMIENTO INDICADORES DE GESTION
No
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR 2019
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
4. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO APROBACIÓN
01 2019-01-24 Elaboración Comité Institucional de Gestión y Desempeño
No. 12
02 2019-05-29
Se realiza modificación en las fechas establecidas en el PINAR aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en enero de 2019. Para: El plan #1, Elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos. El plan # 2, Elaboración, aprobación, tramitación de convalidación, implementación y publicación de la Tabla de Retención Documental – TRD, de ENTERRITORIO, de acuerdo con los establecido en el Decreto 495 de 2019. El plan # 3, Parametrización de Tablas de control de acceso en el Sistema de Gestión Documental. El comité en pleno aprueba las modificaciones a las fechas en el PINAR.
Comité Institucional de Gestión y Desempeño
No. 16