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GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE PERSONAL: DE PERSONAL: ANÁLISIS Y ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS CARGOS

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE PERSONAL:DE PERSONAL: ANÁLISIS Y ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE DESCRIPCIÓN DE CARGOSCARGOS

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LA GESTION DE PERSONALLA GESTION DE PERSONAL

•• Consiste en dar normas que permitan Consiste en dar normas que permitan describir los procesos de todo el personal de describir los procesos de todo el personal de una organización para cumplir y hacer una organización para cumplir y hacer cumplir los objetivos del área de recursos cumplir los objetivos del área de recursos humanos dentro de la organización.humanos dentro de la organización.

•• Esta gestión comprende 3 aspectos Esta gestión comprende 3 aspectos importantes:importantes:

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�� Solicitud de empleoSolicitud de empleo�� Registro del empleadoRegistro del empleado�� Fólder o carpeta Fólder o carpeta personal.personal.

-- hoja de vidahoja de vida

-- Documentos de ingresoDocumentos de ingreso

-- Evaluación del personal Evaluación del personal

-- Novedades de personal Novedades de personal

-- Presentaciones socialesPresentaciones sociales

1. REGISTRO CONTROL

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Las situaciones administrativas que Las situaciones administrativas que podemos encontrar son:podemos encontrar son:

-- En servicio activoEn servicio activo-- En licencia ordinaria En licencia ordinaria -- En permiso En permiso -- En comisión En comisión -- En vacaciones En vacaciones

-- Prestando servicio militarPrestando servicio militar

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•• Control de asistencia:Control de asistencia:Para regular el cumplimiento Para regular el cumplimiento de la jornada laboral:de la jornada laboral:

•• Control de pago de Control de pago de nómina del personal:nómina del personal:Para el registro de los pagos Para el registro de los pagos efectuados por concepto de efectuados por concepto de sueldo o salario.sueldo o salario.

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1. Evaluación de desempeño:1. Evaluación de desempeño:Es el proceso donde se confrontan las funciones de un Es el proceso donde se confrontan las funciones de un cargo con respecto a lo que realiza y el comportamiento cargo con respecto a lo que realiza y el comportamiento del empleado que ejecuta.del empleado que ejecuta.

2. Normas disciplinarias:2. Normas disciplinarias:Tienen por objetivo ejercer control sobre el Tienen por objetivo ejercer control sobre el comportamiento de los empleados de una comportamiento de los empleados de una organización en el trabajo a fin de mantener el organización en el trabajo a fin de mantener el orden y asegurar el desarrollo normal de sus orden y asegurar el desarrollo normal de sus actividades.actividades.Para una persona que tiene mas de 5 trabajadores es Para una persona que tiene mas de 5 trabajadores es obligatorio tener un reglamento interno de trabajo y obligatorio tener un reglamento interno de trabajo y este hace parte del contrato individual de trabajo.este hace parte del contrato individual de trabajo.

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•• ØØ Condiciones de admisión, aprendizaje y Condiciones de admisión, aprendizaje y periodo de prueba.periodo de prueba.

•• ØØ Trabajadores accidentales y transitorios.Trabajadores accidentales y transitorios.•• ØØ Hora de entrada y salida de los trabajadoresHora de entrada y salida de los trabajadores•• ØØ Horas extras y trabajo nocturno, su Horas extras y trabajo nocturno, su autorización, reconocimiento y pago.autorización, reconocimiento y pago.

•• ØØ Tiempo de descanso legalmente obligatorio, Tiempo de descanso legalmente obligatorio, horas o días de descanso convencional o adicional, horas o días de descanso convencional o adicional, vacaciones remuneradas, permisos.vacaciones remuneradas, permisos.

•• ØØ Salario mínimo legal o convencional.Salario mínimo legal o convencional.•• ØØ Lugar, día, hora de pagos y periodo que los Lugar, día, hora de pagos y periodo que los regula.regula.

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•• ØØ Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios médicos que el patrono suministre.servicios médicos que el patrono suministre.

•• ØØ Prescripciones de orden y seguridad Prescripciones de orden y seguridad •• ØØ Indicaciones para evitar los riesgos profesionales e Indicaciones para evitar los riesgos profesionales e

instrucciones para prestar los primeros auxilios en caso de instrucciones para prestar los primeros auxilios en caso de accidentes.accidentes.

•• ØØ Orden jerárquico de los representantes del patrono, jefes de Orden jerárquico de los representantes del patrono, jefes de sección, capataces, vigilantes.sección, capataces, vigilantes.

•• ØØ Especificaciones de las labores que no deben hacer las Especificaciones de las labores que no deben hacer las mujeres o menores de edad.mujeres o menores de edad.

•• ØØ Obligaciones y prohibiciones especiales para el patrono y los Obligaciones y prohibiciones especiales para el patrono y los trabajadores.trabajadores.

•• ØØ La persona o personas ante quienes se deben presentar los La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y tramitación de éstos.reclamos del personal y tramitación de éstos.

•• Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si existen.Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si existen.

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ANÁLISIS DE CARGOSANÁLISIS DE CARGOS

•• Es el proceso por el cual se determina la información Es el proceso por el cual se determina la información pertinente a un trabajo específico mediante pertinente a un trabajo específico mediante observación y estudio.observación y estudio.

•• MÉTODOS PARA OBTENER INFORMACIÓNMÉTODOS PARA OBTENER INFORMACIÓN•• Métodos de ObservaciónMétodos de Observación•• Método de cuestionarioMétodo de cuestionario•• Método de EntrevistaMétodo de Entrevista•• Método MixtoMétodo Mixto

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METODO DE OBSERVACIÓNMETODO DE OBSERVACIÓNConsiste en observar directamente el trabajo, en Consiste en observar directamente el trabajo, en el momento que este se desarrolla.el momento que este se desarrolla.

•• Ventajas:Ventajas:•• Se evita que el Se evita que el trabajador, sea el trabajador, sea el mismo que describa su mismo que describa su propio trabajo.propio trabajo.

•• Los datos obtenidos Los datos obtenidos son más objetivos son más objetivos porque son descritos porque son descritos por un analista.por un analista.

•• Desventajas:Desventajas:•• Requiere demasiado Requiere demasiado tiempo, para recolectar tiempo, para recolectar y ordenar la y ordenar la información.información.

•• Los trabajadores no Los trabajadores no toman parte activa en toman parte activa en el análisis.el análisis.

•• No suministra No suministra información completa.información completa.

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METODO DE CUESTIONARIOMETODO DE CUESTIONARIO

Los datos sobre un trabajo se obtienen mediante Los datos sobre un trabajo se obtienen mediante la respuesta directa que el trabajador, el la respuesta directa que el trabajador, el supervisor o ambos, dan a un cuestionario que supervisor o ambos, dan a un cuestionario que incluye todos los aspectos del trabajo y del incluye todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el cual se realiza.ambiente en el cual se realiza.

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VentajasVentajas::•• La información se La información se obtiene con mayor obtiene con mayor rapidez rapidez

•• A quienes llenan el A quienes llenan el formulario, les formulario, les permite ver el permite ver el trabajo en forma trabajo en forma integral.integral.

DesventajasDesventajas::•• La elaboración La elaboración

diligenciamiento del diligenciamiento del formulario es una tarea formulario es una tarea dispendiosa y compleja.dispendiosa y compleja.

•• Es difícil obtener una Es difícil obtener una Interpretación consistente y Interpretación consistente y uniforme del formulario.uniforme del formulario.

•• El poco contacto entre El poco contacto entre quienes proporcionan la quienes proporcionan la información y quienes la información y quienes la solicitan.solicitan.

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METODO DE ENTREVISTAMETODO DE ENTREVISTASe obtienen todos los datos mediante preguntas Se obtienen todos los datos mediante preguntas

directamente de la persona elegidadirectamente de la persona elegida

VENTAJAS:VENTAJAS: Información más completa yInformación más completa yprecisa.precisa.

•• Alto grado de participación de Alto grado de participación de empleadosempleados

•• Elimina aspectos subjetivos.Elimina aspectos subjetivos.

DESVENTAJAS:DESVENTAJAS:

Este método requiere mucho tiempo.Este método requiere mucho tiempo.

Es más costosoEs más costoso

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METODO MIXTOMETODO MIXTO

Es la combinación de los Es la combinación de los métodos anteriores:métodos anteriores:

•• Observación directa y Observación directa y entrevista.entrevista.

•• Entrevista y cuestionarioEntrevista y cuestionario

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DETERMINACIÓN DE LA DETERMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN A OBTENERINFORMACIÓN A OBTENER

•• Para que un departamento de personal sea Para que un departamento de personal sea eficaz, sus miembros deben poseer una eficaz, sus miembros deben poseer una compresión solida de los puestos compresión solida de los puestos comprendidos en toda la organización.comprendidos en toda la organización.

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La información que debe obtenerse en un La información que debe obtenerse en un análisis de un cargo puede clasificarse en:análisis de un cargo puede clasificarse en:

•• Identificación del trabajoIdentificación del trabajo

•• Descripción de funcionesDescripción de funciones

•• Análisis de los requisitos Análisis de los requisitos de habilidad, de habilidad, responsabilidad y responsabilidad y esfuerzo.esfuerzo.

•• Análisis de las Análisis de las condiciones y riesgos del condiciones y riesgos del trabajotrabajo

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DESCRIPCIÓN DEL CARGODESCRIPCIÓN DEL CARGO

•• Es el registro ordenado de la Es el registro ordenado de la información obtenida en el análisis información obtenida en el análisis del trabajo .del trabajo .

•• La descripción debe definir, La descripción debe definir, identificar y determinar las identificar y determinar las funciones de un trabajo.funciones de un trabajo.

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PARTES COMPONENTES DE LA PARTES COMPONENTES DE LA DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN

•• Una descripción consta generalmente de Una descripción consta generalmente de cuatro partes principales :cuatro partes principales :

�� IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN

�� ENUMERACIÓNENUMERACIÓN

�� EXPLICACIÓN DE FUNCIONESEXPLICACIÓN DE FUNCIONES

�� EXPLICACIÓN DEL TRABAJO EXPLICACIÓN DEL TRABAJO

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IDENTIFICACIÓNIDENTIFICACIÓNComprende :Comprende :•• El título del cargo: debe ser conciso, El título del cargo: debe ser conciso, descriptivo y referirse comcretamente a las descriptivo y referirse comcretamente a las labores que se desempeñan.labores que se desempeñan.

•• Localización: se indica el departamento Localización: se indica el departamento donde se desarrolla el trabajo. donde se desarrolla el trabajo.

•• Fecha de la descripción: se coloca la fecha Fecha de la descripción: se coloca la fecha en que se realizó dicha descripción o el en que se realizó dicha descripción o el análisis, para servir de referencia si hay análisis, para servir de referencia si hay variaciones.variaciones.

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RESUMEN DEL TRABAJORESUMEN DEL TRABAJO

•• Consiste en una explicación breve y concisa Consiste en una explicación breve y concisa de las actividades del trabajo . de las actividades del trabajo .

En el resumen se deben resaltar los aspectos En el resumen se deben resaltar los aspectos mas importantes del trabajo, dando mas importantes del trabajo, dando respuesta a las preguntas : qué, cómo y para respuesta a las preguntas : qué, cómo y para que se hace?.que se hace?.

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FUNCIONES DEL CARGOFUNCIONES DEL CARGO

•• Se hace una exposición detallada de Se hace una exposición detallada de todas las funciones y todas las funciones y responsabilidades que se deben responsabilidades que se deben realizar en un trabajo. realizar en un trabajo.

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ESPECIFICACIONES DEL ESPECIFICACIONES DEL TRABAJOTRABAJO

•• Se deben detallar aquellos requísitos que se Se deben detallar aquellos requísitos que se exigen para que el trabajo sea desempeñado exigen para que el trabajo sea desempeñado de una manera eficiente. de una manera eficiente.

Estos requisitos se conocen con el nombre Estos requisitos se conocen con el nombre de factores. de factores.

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ACTIVIDAD ACTIVIDAD

•• Que entendió Usted como descripción del Que entendió Usted como descripción del cargo?. cargo?.