Gestão de projetos: Comunicação

Comunicação

Caetano Lemos GonçalvesFernando Suzuki Caneiro

Lucas MachadoTiago Klein de Santana

1

terça-feira, 20 de novembro de 12

Comunicação

2

Emissor Receptor


Comunicação

2

Emissor

___

Mensagem

Receptor


Comunicação

2

➠

Codificação

Texto, fala, gesto

Emissor

___

Mensagem

Receptor


Comunicação

2

canal de comunicação

Email, telefone, conversa, carta, reunião, relatório, memorando

➠

Codificação

Texto, fala, gesto

Emissor

___

Mensagem

Receptor


Comunicação

2



➠

Codificação

Texto, fala, gesto

➠

Decodificação

Leitura, escuta, interpretação

Emissor

___

Mensagem

Receptor


Comunicação

2



➠

Codificação

Texto, fala, gesto

➠

Decodificação


Emissor

___

Mensagem

Receptor

Mensagem

___


Comunicação

2



➠

Codificação

Texto, fala, gesto

➠

Decodificação


RuídoEmissor

___

Mensagem

Receptor

Mensagem

___


Comunicação

2



➠

Codificação

Texto, fala, gesto

➠

Decodificação


RuídoEmissor

___

Mensagem

Receptor

Mensagem

___ABC ADG


Dimensões da Comunicação

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Interna/Externa

4

outro projeto

projeto

outro projeto

público

cliente


Formal/Informal

5

Aos funcionários da empresa.

M E M O R A N D O I N T E R N O S O B R E O P R O J E TO

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Para: Lucas Machado <[email protected]>, Lucas Machado <[email protected]>Responder A: CAPES - Coord. Candidaturas a Bolsas no Exterior <[email protected]>Informações da Capes sobre inscrição no programa Ciência sem Fronteiras




Para: Lucas Machado <[email protected]>, Lucas Machado <[email protected]>Responder A: CAPES - Coord. Candidaturas a Bolsas no Exterior <[email protected]>Informações da Capes sobre inscrição no programa Ciência sem Fronteiras




@


mailto:[email protected]












Vertical/Horizontal

6

pleno pleno pleno

sênior sênior

gerentegerente

diretor


Oficial/Não oficial

7


I N F O R M A Ç Õ E S D O P R O J E TO






Confidencial


R E L AT Ó R I O O F I C I A L






0

25

50

75

100

2007 2008 2009 2010


Escrita/Oral

8

blá blá blá...

blá blá blá...

blá blá blá...


M E M O R A N D O I N T E R N O S O B R E O P R O J E TO







Verbal/Não verbal

9

:) :(

;) :p

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Gerenciamento de comunicações em projetos

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Gerenciamento de Comunicações

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• Processos que permitem que as informações sejam precisamente geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira adequada.

11




• O gerente de projetos gasta a maior parte de seu tempo se comunicando.

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• O gerente de projetos gasta a maior parte de seu tempo se comunicando.

• Comunicação com os membros das equipes e com partes interessadas - stakeholders.

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Habilidades do gerente

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Habilidades do gerente• Ouvir ativamente e de modo eficaz;

• Perguntar, investigando idéias e situações para garantir um melhor entendimento;

• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz;

• Levantar fatos para identificar ou confirmar as informações;

• Definir e administrar as expectativas;

• Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação;

• Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes;

• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos;

• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes. 12


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Gerenciamento de comunicações em projetosVisão Geral

1. Identificar Stakeholders

2. Planejar Comunicações

3. Distribuir Informações

4. Gerenciar expectativas dos Stakeholders

5. Reportar Desempenho


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entrada

entrada

entrada

entrada

entrada

saída

saída

saída

saída

saída


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Entrada

• Termo de abertura do projeto

•Documentos de aquisição

• Fatores ambientais da empresaCultura, estrutura, padrões, regulamentações.

• Ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.

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Ferramentas e técnicas• Análise das partes interessadas:

• 1: Identificar as partes - Papéis, departamentos, interesses, conhecimentos, expectativas e influência;

• 2: Identificar o impacto/influência de cada parte - Por grau de poder e influência/interesse/impacto;

• 3: Avaliar como lidar com cada parte em cada situação, a fim de obter apoio e mitigar impactos negativos.

•Opinião especializada17


Grade de poder/interesse

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Poder

Baixo

Alto

InteresseBaixo Alto

Manter satisfeito

Gerenciar fortemente

Monitorar (mínimo esforço)

Manter informado


Saída

•Registro das partes interessadas - Informações de identificação e avaliação, classificação das partes.

•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas:Stakeholder ➠ Interesses ➠ Impacto ➠ Estratégias

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Entrada

•Registro das partes interessadas

•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas

•Fatores ambientais da empresaCultura, estrutura, padrões, regulamentações.

•Ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.

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Ferramentas e técnicas

•Análise dos requisitos da comunicação - Levar as informações necessárias, da forma correta no tempo certo, com o impacto necessário.

• Tecnologia das comunicações - Urgência, disponibilidade, equipe, duração do projeto e ambiente.

•Modelo de comunicações - Clareza, feedback, ruído.

•Métodos de comunicação - Interativa, ativa e passiva.

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Saída

•Plano de gerenciamento das comunicações - Auxiliar ao plano de gerenciamento do projeto.

•Atualizações dos documentos do projeto

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3. DistribuirInformações

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Entrada

•Plano de gerenciamento do projeto

•Relatórios de desempenhoAndamento e desempenho do projeto. Devem ter o máximo de atualização e precisão possível.

•Ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.

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•Métodos de comunicaçãoReuniões, conferências, conversas, individuais e em grupo.

•Ferramentas de distribuição de informaçõesDocumentos impressos, emails, telefones, websites publicações, et cætera.

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Saída

•Constante atualização das partes interessadasA distribuição de informações ocorre em fluxo constante ao longo de todo o projeto.

•Atualizações em ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.

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Entrada•Registro das partes interessadas

•Estratégia para gerenciamento das partes interessadas

•Plano de gerenciamento do projeto

•Registro das Questões

•Registro das Mudanças

•Ativos de processos organizacionais29



•Métodos de comunicação

•Habilidades interpessoaisConfiança, solução de conflitos, escuta ativa, superação da resistência à mudança.

•Habilidades de gerenciamentoNegociação, redação, apresentação, falar em público.

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Saída

•Atualizações em ativos de processos organizacionais

•Solicitações de mudanças

•Atualizações no plano de gerenciamento de projeto

•Atualizações nos documentos do projeto

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5. Reportar o desempenho

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Entrada• Plano de gerenciamento do projeto

• Informações sobre o desempenho do trabalhoAndamento das entregas, cronograma e custos.

•Medições de desempenho do trabalhoMétricas sobre as informações de desempenho.

• Previsões de orçamentosAlterações nas necessidades de recursos financeiros.

• Ativos de processos organizacionaisModelos, Lições aprendidas, experiência.

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Ferramentas e técnicas•Análise da variação - Diferença entre a linha de

base e o real.

•Métodos de previsão - Prever o desempenho futuro com base no desempenho real: Uso de séries temporais, causas, subjetividade, entre outros.

•Métodos de comunicação - Geralmente usada abordagem ativa.

•Sistemas de distribuição de informações - Softwares de apoio.

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Saída

•Relatórios de desempenho - Informações, gráficos, variações, análises, indicadores, mudanças, previsões.

•Atualizações em ativos de processos organizacionais

•Solicitações de mudanças - Ações corretivas e preventivas.

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Gerenciamento de

Comuniçações




4. Gerenciar expectativas

dos Stakeholders

5. Reportar o desempenho

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37Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, PMI-Rio, 2005


Referências

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PMBOK®: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quarta edição, 2008. 337p.Uma Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2008.

ALVES, Plínio de Melo. Gerenciamento da Comunicação em Projetos: Estudo de caso em uma empresa de Metais. [Minas Gerais] 2008.Monografia - UFJF/Faculdade de Engenharia.

Editora Mundo. Planejamento de Comunicações em Projetos. Revista MPM Prática. Novembro de 2005.


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Obrigado!Dúvidas?

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