Gestão de Mudanças
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Pós-graduação Gestão Estratégica da Comunicação
IGEC/FACHA
GESTAO DE PESSOASProf Rodrigo Goecks
Aluna Carla Viola
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INSTITUTO DE PESOS E MEDIDASDO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
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CONHECENDO A
INSTITUIÇÃO
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Perfil da Organização
O Instituto de Pesos e Medidas do Estado do Rio de Janeiro – IPEM/RJ, é uma Autarquia Estadual vinculada
administrativamente à Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico, Energia, Indústria e Serviços –
SEDEIS e, que por força de convênio, é o Órgão fiscalizador dos Regulamentos Técnicos emanados do Instituto Nacional de
Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial – INMETRO.Atua como Órgão de defesa do consumidor no campo da
Metrologia Legal e Qualidade Industrial.
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Áreas de Atuação Área da Qualidade - exerce importante papel no que se refere ao
controle de produtos que envolvem, basicamente, os segmentos de saúde, segurança e meio ambiente.
Área Técnica - exerce atividades na fiscalização de instrumentos de medição (hidrômetros, termômetros clínicos, bombas de combustível, balanças, taxímetro, radares).
Área Fiscal - podemos destacar alguns produtos sujeitos à certificação compulsória e que são fiscalizados pelo IPEM/RJ, como: brinquedos, mamadeiras, preservativos masculinos, pneus, capacete para motociclista, entre outros.
Áreas de Serviços - atuamos na verificação e avaliação de empresas prestadoras de serviços em diversos segmentos, tais como: instaladoras de sistemas de gás natural veicular e manutenção de extintores de incêndio, avaliando toda a documentação e estrutura dessas empresas e após a nossa aprovação elas recebem o Registro do INMETRO para o funcionamento.
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VISÃO Ser centro de Excelência em Metrologia, Qualidade Industrial
e Serviços, na defesa da Sociedade.
MISSÃO Garantir para a Sociedade a execução da Metrologia,
Qualidade Industrial e serviços com eficácia e confiabilidade.
CRENÇAS E VALORES baseiam-se: No comportamento ético e profissional Na adoção de tecnologia atualizada e na capacitação dos
servidores nela envolvida No desenvolvimento e comprometimento nos processos de
trabalho e na sinergia como resultante desse processo. No reconhecimento e valorização do ser humano e na
existência de seu desempenho. Na Visão e na Missão com competência, ética e na
honestidade de propósitos.
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CRITÉRIOS UTILIZADOS
NO
PROCESSO DE MUDANÇA
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Estratégia utilizada no Processo de Mudança
Geral, pois a mudança se aplicou aos objetivos gerais da organização.
Abdicou-se de fazer uso da estratégia específica, por não se tratar de uma mudança restrita a um processo definido, ou mesmo a funcional, em razão da mudança não englobar apenas uma área ( departamento ou seção).
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Métodos utilizados no Processo de Mudança
Tecnológico – Aplicar a mudança via introdução de nova tecnologia na organização.
Estrutural – Realizar alterações no organograma, introduzindo maior diferenciação vertical na forma que a organização era gerida.
Humano – Transformar as pessoas da organização, através da aquisição de novas habilidades, mudanças comportamentais e de atitudes.
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Objetivos daImplantação das Mudanças
Sedimentar a cultura da instituiçãoCapacitar a força de trabalhoFomentar melhorias nas atividades
desempenhadasCriar e melhorar os postos de serviços
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Tempo Estimadono Processo de Mudança
Em razão da complexidade e dimensão dos processos, do estado de conhecimento e documentação, e ainda dos recursos financeiros disponíveis; a implantação das mudanças, ou seja, a introdução completa das alternativas escolhidas para melhoria da instituição levará de 1 ano a 2 anos.
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DIAGNÓSTICO CRÍTICO
DAS MUDANÇAS
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Cultura OrganizacionalPROBLEMAS IDENTIFICADOS
Valores diferenciados e equivocados do corpo de servidores da Instituição (funcionários públicos x comissionados x contratados)
Falta de comprometimento com o interesse global da instituição, prevalecendo os interesses individuais de cada classe.
AÇÕES A SEREM IMPLEMENTADAS
Ministrar palestras institucionais informativas sobre os valores da instituição.
Criar uma política única entre os servidores, levando em conta os requisitos legais, o comprometimento ético e a preocupação com a promoção da cidadania, o desenvolvimento sustentável e a transparência de suas atividades.
Uniformizar a linguagem e comportamento dos servidores, independentemente da classe de servidores a que ele pertença.
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Cultura Organizacional
CONSEQUÊNCIAS
Verifica-se que a médio prazo as ações motivacionais a serem implantadas, teriam excelentes resultados quanto a valorização do conjunto organizacional da instituição: missão, visão, crenças e valores.
A longo prazo identifica-se a necessidade de manutenção do processo implementado, em razão da substituição dos funcionários contratados (período de 2 anos) e a impossibilidade de recontratação previstos na legislação do Estado.
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LiderançaPROBLEMAS IDENTIFICADOS
Falta de continuidade e monitoramento das ações estabelecidas pela gestão anterior.
Ausência de planejamento estratégico para previsão de ações futuras necessárias para desenvolvimento e alcance das metas estabelecidas pelo INMETRO.
Precário relacionamento entre superintendentes e diretores, ocasionando falta de parâmetro para o alcance do rendimento estabelecido.
AÇÕES A SEREM IMPLEMENTADAS
Criar de um Conselho Gestor formado pela presidente, 4 diretores (áreas técnica, qualidade, jurídica e administrativa/financeira) e 3 assessores.
Estabelecer reuniões trimestrais do Conselho Gestor para acompanhamento do desempenho do Instituto.
Estabelecer reuniões mensais de cada diretoria com seus superintendentes para colher resultados e identificar problemas existentes.
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Liderança
CONSEQUÊNCIAS
Verifica-se que a médio prazo, ter-se-ia um desenvolvimento crescente de resultados e um excelente aproveitamento na aplicação da gestão democrática e participativa.
A longo prazo estima-se que gestão da presidente seja duradoura, pois havendo troca de gestor, consequentemente trocar-se-ão diretores e assessores, fazendo-se necessário a manutenção de todas as ações estabelecidas anteriormente.
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PessoasPROBLEMAS IDENTIFICADOS
Política salarial totalmente defasada do Mercado Global.
Sentimento de baixa estima do corpo funcional.
Necessidade de implantação de um programa de capacitação e desenvolvimento dos funcionários em razão das atualizações tecnológicas e administrativas.
Diferenciação entre funcionários da casa e os servidores extra quadro/contratados.
AÇÕES A SEREM IMPLEMENTADAS
Elaborar e buscar a aprovação de um Plano de Cargos e Salários para melhor remunerar os funcionários do Instituto.
Remanejar os funcionários, evidenciando que as mudanças estavam ocorrendo em função do saber, do mérito e da produtividade.
Identificar os multiplicadores de cada área para inscrição em cursos para posteriormente repassarem a outros funcionários os ensinamentos recebidos por meio de palestras.
Ministrar palestras que enfatizem a consciência corporativa e organizacional, para engajar todo corpo funcional na busca do objetivo comum.
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Pessoas
CONSEQUÊNCIAS
A médio e a longo prazo verifica-se necessidade da manutenção das ações implementadas, em razão de aposentadoria dos funcionários efetivos, troca de pessoas nos cargos comissionados e término de contrato que tem duração de dois anos , visto que por previsão legal regue a impossibilidade de recontratação dos mesmos funcionários.
A Implantação do Plano de Cargos e Salários resultará em funcionários satisfeitos e participativos com a Gestão atual.
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ProcessosPROBLEMAS IDENTIFICADOS
Internamente existe falta de padronização e definições dos processos executados.
Vários sistemas de informática funcionando separadamente nos diversos setores existentes.
Externamente além da não padronização, encontra-se falta de publicidade nas ações para nortear possíveis fornecedores.
AÇÕES A SEREM IMPLEMENTADAS
Identificar os processos a partir de cada atividade executada, formalizar em fluxograma para futura validação pela diretoria responsável.
Implantação de um Sistema de Gestão Integrada – SGI, para possibilitar a comunicação entre os diversos setores.
Criar um manual de procedimentos para nortear o processo de licitação.
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Processos
CONSEQUÊNCIAS
Como as normas que norteiam os processos da Instituição são emanados pelo INMETRO, em razão do convênio adotado, faz-se necessário avaliações fraquentes quanto a conformidade da padronização, adotada na prática das atividades.
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Estrutura Física de TrabalhoPROBLEMAS IDENTIFICADOS
Necessidade de obras nas instalações existentes, para melhor adequar os processos e funcionários.
Morosidade nas atividades exercidas devido a obsolescência dos equipamentos.
Desestruturação do departamento de RH devido a falta de espaço.
Ausência de local apropriado para realização de reuniões, cursos e treinamentos.
Falta de local apropriado para que os funcionários pudessem fazer suas refeições.
AÇÕES A SEREM IMPLEMENTADAS
Construir um anexo para adequações dos serviços prestados nos laboratórios.
Reestruturar a localização do arquivo geral e depósitos.
Aquisição de equipamentos mais modernos para atender com maior agilidade a demanda.
Integração das salas do departamento do RH para melhor atender as necessidades dos funcionários.
Criar um espaço para reuniões e construir um auditório para cursos e treinamentos.
Construir de um Refeitório.
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Estrutura Física de TrabalhoCONSEQUÊNCIAS
A adequação das salas e a construção do anexo para alocar os laboratórios resultarão na melhoria das atividades empenhadas pela instituição, além de atender as novas demandas.
A criação da sala de reuniões e a construção do auditório possibilitará a interatividade em diversos aspectos dos funcionários com sua gestora, além do desenvolvimento profissional.
A aquisição de equipamentos modernos possibilitará maior agilidade no atendimento ao consumidor e a melhoria na execução dos processos.
A construção do refeitório proporcionará uma maior satisfação dos funcionários e ainda momentos de convívio e troca de experiências.
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PLANEJAMENTO DA
MOTIVAÇÃO
PARA A APLICAÇÃO
DA GESTÃO DE MUDANÇAS
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Plano de ComunicaçãoCriar uma intranet no órgão que será fonte de informação e comunicação das mudanças estabelecidas.Ministrar palestra informativa aos funcionários, segmentada por área afetada pela mudança.Realizar Workshop anual com todos os funcionários para disseminação das informações e resultados alcançados.Promover anualmente reunião de planejamento estratégico com a presidente, diretores e assessores para tratar das diretrizes e metas para o próximo ano.Reestruturar o site da instituição para transformá-lo em uma ferramenta vital de comunicação do IPEM/RJ e a sociedade.Equipar a ouvidoria do órgão com módulos de atendimento, resultando em um moderno Call Center.Construção de um Centro de Mémoria do IPEM/RJ, para divulgação de sua história.Criação do Projeto “Educação para o Consumo”, que possibilitaria a visitação de alunos ao Instituto, mediante agendamento pela responsável da Instituição de Ensino.