Gesprächsleitfaden für die ersten explorativen Gespräche mit Unternehmensvertretern

Vorbereitung:

Als Ansprechpartner1 werden Vertreter von Unternehmen gesucht, die einen Überblick über möglichst viele der verschiedenen Aufgabengebiete haben, bei den Webciety Medien / Dienste zum Einsatz kommen könnten. Bei Mittelständischen Unternehmen trifft dieses in der Regel am besten für die Geschäftsführung zu. Sollte es nicht möglich sein, mit der Geschäftsführung zu sprechen, versuchen Sie bitte einen Gesprächspartner aus dem IT Bereich zu erreichen. Gern kann der Gesprächspartner aber auch aus den Bereichen Marketing, Einkauf, Personal oder Organisation kommen. Diese werden dann einige Themenblöcke nicht so sehr im Blick haben, dann konzentrieren Sie sich im Gespräch eben einfach auf die Themen, zu denen der Gesprächspartner dann am meisten sagen kann. Bei großen Unternehmen werden Sie sich Allerwahrscheinlichkeit nach von vornherein auf einen Funktionsbereich konzentrieren müssen.

Bei der Gesprächsanbahnung sollten Sie vermeiden, Begriffe zu verwenden, die dem Gesprächspartner unter den Eindruck setzen, dass er zu Ihren Fragen nicht genug zu sagen hat. Das sind zum Beispiel und insbesondere: WEB 2.0, Webciety, Social Media, Enterprise 2.0 usw.

Die Sprachregelung für die Gesprächspartner Akquisition sollte sein:

„An der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin wird gerade ein Forschungsprojekt zu den Auswirkungen neuer internetbasierter Dienste durchgeführt. Ziel ist es, insbesondere für mittelständische Unternehmen Empfehlungen für den optimalen Umgang mit diesen Diensten zu entwickeln. Dazu wollen wir im ersten Schritt in Erfahrung bringen, welchen Optimierungsbedarf Unternehmen in einzelnen Aufgabenbereichen sein, um dann anschließend untersuchen zu können, ob Internetdienste dabei überhaupt helfen können. Daher würden gern mit einem Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen sprechen, der einen Überblick über möglichst viele Funktionsbereiche hat …“

1 Wenn im Folgenden nur von Ansprechpartner gesprochen wird, hat das damit zu tun, dass der Text lesbar bleiben soll. Selbstverständlich ist dieser Begriff aber geschlechtsunspezifisch gemeint. Ob Ihr Ansprechpartner männlich oder weiblich ist, spielt keine Rolle.

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Zu Ihrer Erinnerung: Die Funktionsbereiche bzw. Aufgabenbereiche sind:

1. Neukunden-Gewinnung / Werbung2. Bestandskundenpflege / Kundenbindung3. Public Relation, inkl. Krisen PR4. Marktforschung5. Wettbewerbsbeobachtung6. Recruiting 7. Innerbetriebliche Kommunikation / Kollaboration8. Betriebsübergreifende Kollaboration, insb. Produktentwicklung9. Distribution10. Sourcing

Außerdem wollen wir ‚nebenbei‘ das Thema Cloud Computing ansprechen.

Der Gesprächsleitfaden soll Ihnen helfen, das Gespräch zu strukturieren. Sehr gut ist es, wenn Ihr Gesprächspartner die Fragen ausgiebig beantwortet. Gern sammeln wir auch jede Form von weiterführenden Ideen, schließlich wollen wir von den Gesprächspartnern ja Erfahrungen, wo es Verbesserungsbedarf nicht und nicht als ‚Missionare‘ des Internets auftreten. Übrigens ist es für uns auch sehr interessant, auch harsche Kritik an den Internet-Moden einzusammeln.

Generell ist es wichtig, dass Sie dem Gesprächspartner NIE den Eindruck vermitteln, dass sein Unternehmen etwas grundsätzlich falsch macht oder nicht auf dem Stand der Zeit sei. Wenn Ihr Gesprächspartner das sagen sollte, nehmen Sie es zur Kenntnis aber kommentieren Sie es nicht. Vermitteln Sie ihm vielmehr, dass Sie als Studierende/r ein großes Interesse daran haben, den Unterschied zwischen dem, was man Ihnen an der Hochschule beizubringen versucht und dem, wie die wirkliche Welt funktioniert, zu erfahren.

Da es sich um einen Gesprächsleitfaden handelt, können Sie gern das Gespräch auch variieren. Wenn Fragen zum Beispiel schon im Zusammenhang mit anderen Themen beantwortet sind, dann stellen Sie diese nicht noch einmal. Außerdem können Sie gern auch die Reihenfolge ändern.

Die Beispiele sollen Ihnen für den Fall dienen, wenn Ihr Gesprächspartner danach fragt oder wenn er die Frage in eine andere Richtung beantwortet. Ansonsten ist es besser, den Ansprechpartner unbeeinflusst zu lassen. Ggf. nennen Sie einige Beispiele dann, wenn ihm nichts mehr einfällt.

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Gesprächsleitfaden

[Sehen Sie sich bitte vor dem Gespräch einmal den Internet-Auftritt des Unternehmens an und modifizieren Sie die Frage entsprechend]

Frage: Ihren Internet-Auftritt habe ich gesehen, dass Kunden, Lieferanten und Arbeitsuchende sich über diesen mit Ihnen in Verbindung setzen können. Welche Erfahrung haben Sie mit diesen ‚interaktiven Elementen‘ gemacht?Planen Sie weitere interaktive Elemente, wie zum Beispiel Produktbewertungen o.ä. aufzunehmen?

Frage: Einmal abgesehen vom Internet, welche Marketing-Instrumente (Anzeigen in Fachzeitschriften, Messen, Vertrieb …) nutzen Sie, um Neukunden zu gewinnen?

Frage: Sind Sie – ganz allgemein – mit diesen Instrumenten zufrieden oder haben Sie schon einmal die Erfahrung gemacht, dass für bestimmte Ziele diese Instrumente nicht ausreichen und / oder zum Beispiel zu teuer sind? (Beispielsweise wenn es darum geht, sehr speziell interessierte potentielle Kunden zu erreichen)

Frage: Setzen Sie die gleichen Instrumentarbereiche ein, um den Kontakt zu Bestandskunden zu pflegen? (ggf. Nachfragen, ob der Service- und Wartungsdienst in die Kundenpflege eingebunden ist)

Frage: Werten Sie Erfahrungsberichte Ihres Servicepersonals auch, um Ideen für Produktverbesserungen oder gar Innovationen zu gewinnen?

Frage: Einige Unternehmen nutzen die Internetpräsenz, um ‚kritische Informationen‘, wie zum Beispiel Produktrückrufe oder Werkschließungen zu publizieren. Was halten Sie von dieser Praxis?

Frage: Haben Sie in Ihrem Unternehmen einen Schubladenplan, mit dem für den Fall von ‚schlechten Nachrichten‘ der Umgang mit der Öffentlichkeit geregelt ist?

Frage: Wenn Sie Märkte analysieren wollen, greifen Sie dabei auf Daten des Statischen Bundesamtes, der EU und von Verbänden sowie Fachpressemeldung zurück?

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Frage: Nutzen Sie darüber hinaus weitere Quellen, wie zum Beispiel eigens für Sie durchgeführte Marktstudien?

Frage: Werten Sie Kundenbeurteilungen systematisch aus oder konzentrieren Sie sich zum Beispiel eher darauf durch gute Beziehungen zwischen Ihren Vertriebsbeauftragten und den Kunden, einen optimalen Service zu erreichen?

Frage: Welche Methoden der Wettbewerbsbeobachtung halten Sie für sinnvoll?

Frage: Nutzen Sie auch Internetplattformen – wie zum Beispiel Alibaba, eBay, um Ihre Produkte zu vertreiben, oder kommt das für Sie nicht in frage?

Frage: Ein ganz anderes Thema, dass uns interessiert, ist die innerbetriebliche Kommunikation. Wenn bei Ihnen im Unternehmen Arbeitsgruppen an einem Projekt arbeiten (zum Beispiel um eine neues Produkt zu entwickeln, oder eine neue Software zu implementieren), wie tauschen diese Arbeitsgruppen Informationen aus? (Papierdokumente, Telefonate, e-Mails …)

Frage: Könnten Sie sich vorstellen, zum Beispiel mit Dokumenten, die im Intranet oder im Internet abgelegt werden, oder Telefon- / Videokonferenzen zu arbeiten?

Frage: Ist es in Ihrem Unternehmen schon einmal vorgekommen, dass Lieferanten in Projektgruppen mitgewirkt haben?

Frage: Wenn ja, welche Techniken zum Informationsaustausch werden dabei üblicherweise eingesetzt?

Frage: Es gibt unterschiedliche Philosophien über den besten Umgang mit Lieferanten. Die einen sagen, das Beste ist es, feste und möglichst langjährige Beziehungen aufzubauen und diese allenfalls dann abzubrechen, wenn ein Partner Fehler macht. Die anderen sagen, vor allem unter Kostengesichtspunkten laufend nach neuen Lieferanten gesucht werden muss, zumal nur auf diese Weise auch langjährige Zulieferer ‚ausreichend unter Druck‘ stehen, sich

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stets zu bemühen, optimal zu arbeiten. Welcher dieser beiden Richtungen würden Sie Ihr Unternehmen am ehesten zuordnen?

Frage: Wenn Sie neue Lieferanten suchen, welche Informationsquellen nutzen Sie da üblicherweise? (z.B. Fachzeitschriften, Messen, Internetrecherchen, Datenbankrecherchen, Mitgliederverzeichnisse von Verbänden, Kataloge …)

Frage: Ein häufig in der Öffentlichkeit diskutiertes Thema, ist die Rekrutierung von Nachwuchskräften. Auch wenn es bei der aktuellen konjunkturellen Situation nicht ganz so dringlich ist, stellt sich die Frage, wie Unternehmen mit geeigneten Bewerbern in Kontakt treten können und vor allem, wie möglichst kostengünstig und schnell ein umfassendes Bild von möglichen neuen Beschäftigten gewonnen werden kann. Welche Instrumente setzen Sie für diese Aufgabenstellung üblicherweise ein? (Beispiel: Anzeigen in Zeitungen, Fachzeitschriften, Headhunter, Arbeitsvermittlungsagenturen, Internetdienste …)

Frage: Könnten Sie sich vorstellen, dass in Ihrem Unternehmen oder in anderen Unternehmen Ihrer Branche, in Zweifelfällen auch einmal das Facebook-Profil oder ähnliche öffentlich zugänglichen Informationsquellen zur Abrundung des Bildes genutzt werden?

Frage: Zum Abschluss noch ein ganz anderes, in letzter Zeit etwas intensiver diskutiertes Thema. Der Branchenverband BITKOM (Deutsche Verband der Anbieter von Informations- und Kommunikationstechnik sowie neuer Medien) sagt voraus, dass in Zukunft immer mehr Unternehmen ihre Daten im Internet ablegen werden und dass immer mehr internetbasierte Softwarelösungen zum Einsatz kommen werden. Zum Beispiel, um die Pflege von Datensätzen oder die Wartung von Software kostengünstiger zu machen. Glauben Sie, dass diese Prognose eintreffen wird?

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