GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES(HOSHIN KANRI)

FALCONI

Quando as exigências do mercado e o desempenho dos concorrentes crescem mais rapidamente que a capacidade de melhoramento do Gerenciamento da Rotina em sua organização, é necessário introduzir o Gerenciamento pelas Diretrizes, para responder a estes desafios.

2.1 CONCEITO DE GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES

CONDIÇÕES VITAIS:

a. Liderança (comprometimento, fé e participação intensa) da Alta Administração.

b. Focalização da emoção, do entusiasmo e do conhecimento de todos os funcionários nos temas estabelecidos para solução.

Figura 2.1: Conceituação do Gerenciamento pelas Diretrizes

Nível do Resultado

da Empresa

Tempo

Prazo

Meta Atingível pelo Gerenciamento da Rotina

Meta necessária à sobrevivência

SituaçãoAtual

Diferença

• Busca das causas que impossibilitam o atingimento• Ideias de medidas

Medidas de rompimento com a situação atual

(Breakthrough)

Desdobramento das medidas

GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES

Melhoria dos produtos e processos existentes

Novos produtos e novos processos (nova tecnologia)

Análise

*

*

*

Numa época como a que estamos vivendo, em que as organizações têm sido forçadas a fazer grandes mudanças em sua estrutura para atender às exigências do mercado, é muito importante:

2.2 CONCEITO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

a. Um planejamento de médio e longo prazo, referente à inovação de sua estrutura, considerando novas tecnologias de fabricação e de administração.

b. Um planejamento de médio e longo prazos, referente à inovação de sua linha de produtos, considerando novas tecnologias e novos materiais.

Portanto, o estabelecimento de um Plano Estratégico torna-se a tarefa mais importante da Alta Administração.

PDCA, significa:

P – Estabelecimento das Diretrizes para todos os níveis gerenciais.

D – Execução das Medidas prioritárias e suficientes.

C – Verificação dos resultados e do grau de avanço das medidas.

A – Reflexão (análise da diferença entre as metas e os resultados alcançados, determinação da causas deste desvio e recomendações de medidas corretivas [contramedidas]).

2.3 MÉTODO DE GERENCIAMENTO

Esta reflexão significa analisar através de informações (fatos e dados) a diferença entre o resultado obtido e o valor previsto no plano, identificar as CAUSAS que geraram tal diferença e apresentar as CONTRAMEDIDAS a essas causas.

A base do trabalho de uma empresa é o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-A-Dia. Todo o faturamento da organização decorre de trabalho executado através deste gerenciamento.

2.4 RELACIONAMENTO ENTRE O GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES E O GERENCIAMENTO DA ROTINA

O relacionamento entre estes dois tipos de gerenciamento é retratado na Figura 2.2. Observa-se que existem dois tipos de melhorias: a incremental (dentro do Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-A-Dia) e a rompedora (dentro do Gerenciamento pelas Diretrizes).

Figura 2.2: Relacionamento entre o Gerenciamento pelas Diretrizes e o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia

DIRETRIZES ANUAIS DA ORGANIZAÇÃO

ATIVIDADE PARA MELHORAR (ROMPEDORA)

GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES

PROBLEMAS IMPORTANTES

A S

C D

A P

C D

A P

C D

PROBLEMAS

PROBLEMAS DA ROTINA

GER

ENCI

AMEN

TO D

A RO

TIN

A

ATIV

IDAD

ES

PA

RA M

ANTE

RAT

IVID

ADES

PAR

A M

ELH

ORA

R (IN

CREM

ENTA

L)

INICIATIVAS DE CADA GERENTE PARA MELHORAR O NÍVEL DE CONTROLE

PADRÃO ATUAL

PADRONIZAÇÃO

PRODUTOS

NORMAS DA ORGANIZAÇÃO

O Gerenciamento pelas Diretrizes baseia-se na inovação. É uma busca permanente da melhor forma de se fazerem as coisas.

2.6 FILOSOFIA DO GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES

O mercado impõe metas desafiadores, de difícil atingimento. Se nada for feito no processo que gera o resultado, a meta não será atingida. Atingir estas metas implica CONDUZIR MUDANÇAS RIGOROSAS na organização.

Figura 2.3: Sistema de Gerenciamento pelas Diretrizes

PDCA

DIRETRIZES DE LONGO PRAZO• VISÃO• ESTRATÉGIAS

DIRETRIZES DE ANUAIS• METAS• MEDIDAS (TÁTICAS)

EXECUÇÃO DOS

PLANOS DE AÇÃO

VERIFICAÇÃO• ITENS DE CONTROLE• ACOMPANHAMENTO DA

IMPLEMENTAÇÃO DO PLANO• DIAGNÓSTICOS

REFLEXÃO

Uma META é constituída de três partes:

a. um objetivo gerencial;

b. um valor;

c. um prazo.

3.1 CONCEITO DE META

O entendimento de que todas as coisas estão ligadas entre si por um relacionamento meio-fim (abordagem holística) é fundamental para o domínio do gerenciamento.

3.2 CONCEITO DE PROBLEMA

Para compreender melhor, considere o seguinte: o que é um problema?

“Um problema é um resultado indesejável de um processo”.

Tem sido observado, em todos os níveis gerenciais de uma organização, que grandes erros e desperdícios são evitados quando se define perfeitamente o problema. As pessoas devem ser educadas e treinadas para isto.

+

Figura 3.1: Conceito de Diretriz e Problema

PROCESSO PESSOAS

SOCIEDADEPRODUTO

SATISFAÇÃO E SEGURANÇA DAS

PESSOAS DO PROCESSO

AQUI SÓ EXISTEM CAUSAS

AQUI ESTÃO OS PROBLEMAS

MEDIDAS META

DIRETRIZ

DIRETRIZ = META + MEDIDAS

3.3 CONCEITO DE DIRETRIZ

Se você quiser manter sua organização viva e rentável é bom que comece a tomar providências para desenvolver um gerenciamento cada vez mais científico. É disto que trata o Gerenciamento pelas Diretrizes.

3.4 MÉTODO DE PLANEJAMENTO

É imperioso que se aprenda que TUDO que é feito dentro de uma organização faz parte de um plano de ação (mesmo que este não tenha sido escrito) para se atingir uma meta.

É imperioso que se aprenda que o estabelecimento de um plano se inicia pelo anúncio da meta e do problema que se deseja resolver.

O planejamento consta das etapas básicas (observe a estrita obediência ao relacionamento meio-fim) mostradas na figura 3.2:

1. Conhecer a meta e, portanto, o problema (fins);2. Analisar o fenômeno (fins);3. Analisar o processo (meios);4. Estabelecer o plano (meios);

Figura 3.2: Roteiro do Planejamento

ANÁLISEDO

PROCESSO

ANÁLISEDO

FENÔMENOSOCIEDADE

PESSOAS(MERCADOS)

INÍCIO

3 2

4 1PLANO META

SATISFAÇÃO E SEGURANÇA

DAS PESSOAS (SUA EQUIPE)

PRODUTO

PROCESSO(SEU NEGÓCIO)

DIRETRIZ

A análise transforma a informação em conhecimento que pode, então, ser utilizado na tomada de decisões.

3.4 MÉTODO DE PLANEJAMENTO

DIRETRIZ = META + PLANO

Cada pessoa, em cada nível hierárquico, deverá ter seu próprio Plano de Ação.

3.5 MÉTODOS DE DESDOBRAMENTO DE DIRETRIZES3.5.2 CARACTERÍSTICAS DAS MEDIDAS DE UMA DIRETRIZ

No método A, em cada nível, para cada meta, são estabelecidas as medidas prioritárias e suficientes para seu atingimento, das quais se originam as novas metas em níveis hierárquicos inferiores.

3.5 MÉTODOS DE DESDOBRAMENTO DE DIRETRIZES3.5.3 MÉTODOS DE DESDOBRAMENTO

No método B é feito o desdobramento da metas em todos os níveis hierárquicos, para depois ser feito o estabelecimento das medidas em cada nível.

Figura 3.3: Métodos de Desdobramento

META

MEDIDAS

META

MEDIDAS

META

MEDIDAS

DesdobramentoOrientaçãoAnálise

Diretriz

META

MEDIDAS

META

MEDIDAS

META

MEDIDAS

(A)

(B)

Figura 3.4: Desdobramento das Diretrizes pelo Método A

Medida 3 + Valor + Prazo = META

MEDIDASMedida 1Medida 2

.

.

.Medida n

META

Medida 3 + Valor + Prazo = META

MEDIDASMedida 1Medida 2

.

.

.Medida n

MEDIDAS

WHAT

Medida 1Medida 2...Medida n

WHO WHEN WHERE WHY HOW

PLANO DE AÇÃO DO GERENTE

DIRETRIZ DO GERENTE

DIRETRIZ DO DIRETOR

DIRETRIZ DO PRESIDENTE

DESDOBRAMENTODAS

DIRETRIZES

Figura 3.5: Desdobramento das Diretrizes pelo Método B

META META META

Medida 1Medida 2...Medida n

Diretriz do Presidente

Medida 1Medida 2...Medida n

Diretriz do Diretor

Medida 1Medida 2...Medida n

Diretriz do Gerente

1

2DESDOBRAMENTO

DASMEDIDAS

DESDOBRAMENTODAS

METAS

A Estrutura Organizacional é a maneira de se distribuir o trabalho e delegar a autoridade na organização.

3.6 DESDOBRAMENTO DAS DIRETRIZES E A ESTRUTURA DAS ORGANIZAÇÕES

3.6.1 TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

Várias destas opções podem ser utilizadas conjuntamente. No entanto, é conveniente ressaltar que são apenas formas de estruturar o trabalho. Não são sistemas gerenciais. Sistema gerencial é um sistema voltado para atingir as metas necessárias à sobrevivência de uma organização, como o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia e o Gerenciamento pelas Diretrizes.

Figura 3.6: Alguns Tipos de Estrutura Organizacional

ESTRUTURA VERTICALGerenciamento por função ocupacional

Compras Produção . . . . . . Vendas

Novo Produto Gerenciamento por Projeto

ESTRUTURA HORIZONTAL

:

Qualidade

Gerenciamento Interfuncional

Custo

Quantidade: : : : :

AGerenciamento por

Unidades de Negócios

B

C: : : : :

(Modelo Especializado) (Modelo Multiforme)

VERTICAL

HORIZONTAL

Figura 3.7: Procedimento de Desdobramento das Diretrizes com Métodos e Estruturas Diferentes

2

Método de Desdobramento

Tipo de Estrutura

Meta

Medida

Meta

Medida

Meta

Medida

Meta

Medida

Meta

Medida

Meta

Medida

Método A Método B

1

3

Faixa Branca Faixa Marrom

Faixa Preta

A análise é a essência do Planejamento. O conhecimento é fundamental para a análise.

3.8 FATORES PARA UM BOM PLANEJAMENTO3.8.1 CONHECIMENTO DAS PESSOAS

Solicita-se a especial atenção do empresário brasileiro para o fato de que suas empresas faturam cada vez mais este conhecimento, que está contido em seus produtos e processos.

Quanto melhor o gerenciamento (busca incessante do atingimento das metas), melhor a utilização da capacidade mental das pessoas. Quando o gerenciamento é fraco, a capacidade mental é desperdiçada.

Figura 3.8: Esquema mostrando o domínio da informação ao transformá-la em conhecimento e ao utilizar este para atingir metas

UNIVERSO DAS INFORMAÇÕESFATOS = Informações Qualitativas DADOS = Informações Numéricas

CONHECIMENTO DOS FATORES ATUAIS DO PROBLEMA• QUE?• ONDE?

• QUEM?• QUANTOS?

• COMO?• QUANDO?

CONHECIMENTO TÉCNICO ACUMULADO• PSCICOLOGIA• ECONOMIA• ENGENHARIA, ETC

META PROBLEMA

ANÁLISE DO

FENÔMENO

ANÁLISE DO

PROCESSO

PLANOSDE

AÇÃOATINGIR A META

Várias Ferramentas da Administração e do

Planejamento

Estatística e Ferramentas da

EstatísticaPROCESSAMENTO

COLETA

DISPOSIÇÃO

Quanto maior a experiência de todas as pessoas da empresa no método de solução de problemas (PDCA), melhores serão os resultados do Gerenciamento pelas Diretrizes. ISTO NÃO PODE SER NEGLIGENCIADO.

3.8 FATORES PARA UM BOM PLANEJAMENTO3.8.5 CAPACIDADE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS