Gerencia de Proyectos Aplicada
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GERENCIA DE GERENCIA DE
PROYECTOS APLICADAPROYECTOS APLICADA
PORTAFOLIO
Conjunto de inversiones de la empresa
PROGRAMA
La gerencia coordinada de un portafolio de proyectos para
lograr un conjunto de objetivos del negocio
Requiere un enfoque consolidado de la gerencia
PROYECTO
Las organizaciones realizan trabajosEl trabajo involucra generalmente Operaciones o ProyectosLas operaciones son rutinarias y repetitivasLos proyectos son temporales y únicos
Un proyecto es un trabajo temporal que se lleva a cabo con el objeto de crear un producto (bien + servicio único)
Limitado en tiempo
Tiene una fecha de inicio y de fin
Tiene entregables definidos
Tiene actividades interrelacionadas
Necesita de recursos
Tiene un patrocinador
No se ha hecho antes
CARACTERÍSTICAS DE UN
PROYECTO
GERENCIA DE PROYECTOS APLICADA
(GPA)
Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir
los requerimientos del proyecto
OBJETIVOS DE OBJETIVOS DE
LA GPALA GPA Definir el problemaDefinir el problema
Identificar actividades Identificar actividades
Alinear el trabajo con los objetivos del Alinear el trabajo con los objetivos del
negocionegocio
Minimizar los riesgosMinimizar los riesgos
Administrar los recursosAdministrar los recursos
Desarrollar los miembros del equipoDesarrollar los miembros del equipo
HABILIDADES DELHABILIDADES DEL GP GP
ContrataciónContratación
FinanzasFinanzas
Medición Medición
desempeñodesempeño
Seguimiento a la Seguimiento a la
calidadcalidad
Análisis de riesgosAnálisis de riesgos
ComunicaciónComunicación
NegociaciónNegociación
Satisfacción de clientesSatisfacción de clientes
Manejo del cambioManejo del cambio
Ser astuto políticamenteSer astuto políticamente
Pensamiento globalPensamiento global
Entender las necesidades de la Entender las necesidades de la
gentegente
Pensamiento sistemáticoPensamiento sistemático
LOS TRES ELEMENTOS CLAVE DE LAGPLOS TRES ELEMENTOS CLAVE DE LAGP
El alcanceEl alcance
El tiempo El tiempo
Los recursosLos recursos
PARTICIPANTESPARTICIPANTES
ClientesClientes• Los que contratanLos que contratan
Usuarios finalesUsuarios finales• Operan, usan y mantienen el sistemaOperan, usan y mantienen el sistema
Analistas de negociosAnalistas de negocios• Desarrollan los req’s de negocios basado en la Desarrollan los req’s de negocios basado en la
retroalimentación de los clientes y usuarios finalesretroalimentación de los clientes y usuarios finales Analistas de sistemasAnalistas de sistemas
• Toman los req’s de negocios y los traducen a Toman los req’s de negocios y los traducen a especificaciones técnicas para el desarrolladorespecificaciones técnicas para el desarrollador
Personal de verificación y validaciónPersonal de verificación y validación• Aseguran que se cubren los objetivos del proyectoAseguran que se cubren los objetivos del proyecto
GerentesGerentes• Tienen la visión general del procesoTienen la visión general del proceso
ROLES Y RESPONSABILIDADESROLES Y RESPONSABILIDADES
GPGP Equipo de proyectoEquipo de proyecto Patrocinador del proyectoPatrocinador del proyecto InvolucradosInvolucrados
• ClientesClientes• UsuariosUsuarios• SubcontratistasSubcontratistas• Gerentes FuncionalesGerentes Funcionales
CARACTERÍSTICAS DE UN GP EFECTIVOCARACTERÍSTICAS DE UN GP EFECTIVO
Compromiso con las tareasCompromiso con las tareas Orientado a metasOrientado a metas Soporte a su genteSoporte a su gente ComunicadorComunicador CreativoCreativo Resiliente (persistente)Resiliente (persistente) FlexibleFlexible InfluenciadorInfluenciador Consciente del presupuestoConsciente del presupuesto Global y detalladoGlobal y detallado Pensamiento independientePensamiento independiente
RESPONSABILIDADES DEL GPRESPONSABILIDADES DEL GP
Lograr que el trabajo se haga a tiempo, Lograr que el trabajo se haga a tiempo,
dentro del presupuesto y de acuerdo a las dentro del presupuesto y de acuerdo a las
especificacionesespecificaciones
Desarrollar el equipoDesarrollar el equipo
Servir de integrador entre la alta gerencia Servir de integrador entre la alta gerencia
y el equipoy el equipo
Transmitir lo aprendido a la organizaciónTransmitir lo aprendido a la organización
FUENTES E INFLUENCIAS DE AUTORIDADFUENTES E INFLUENCIAS DE AUTORIDAD
Definida por:Definida por:• El project charterEl project charter
• La estructura organizacionalLa estructura organizacional
• Personalidad y estilo del GPPersonalidad y estilo del GP
Influenciada porInfluenciada por• RelacionesRelaciones
• Proximidad a los miembros del equipoProximidad a los miembros del equipo
• Tiempo dedicado a proyectosTiempo dedicado a proyectos
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOCICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Ciclo de Vida del ProductoCiclo de Vida del Producto
Ciclo de vida del ProyectoCiclo de vida del Proyecto
Fases de un ProyectoFases de un Proyecto
Interrelación entre losInterrelación entre los
dos ciclos de vida
ESTÁNDAR INTERNACIONALESTÁNDAR INTERNACIONAL
PMI™PMI™
IPMAIPMA
PRINCE2PRINCE2
ESTÁNDAR INTERNACIONAL ESTÁNDAR INTERNACIONAL
IniciaciónIniciación
PlaneaciónPlaneación
EjecuciónEjecución
Seguimiento y Seguimiento y
ControlControl
CierreCierre
INICIACIÓN DE UN INICIACIÓN DE UN PROYECTOPROYECTO
PROPÓSITO DE LA INICIACIÓNPROPÓSITO DE LA INICIACIÓN
Formalización del inicio del proyectoFormalización del inicio del proyecto
Asignación del GPAsignación del GP
Autorización del Autorización del
PatrocinadorPatrocinador
Creación del Project CharterCreación del Project Charter
Creación del DPACreación del DPA
PLANEACIÓN PLANEACIÓN DE UN DE UN
PROYECTO PROYECTO
PROPÓSITO DE LA PLANEACIÓNPROPÓSITO DE LA PLANEACIÓN
Todo el trabajo identificadoTodo el trabajo identificado Programar actividadesProgramar actividades Identificar riesgosIdentificar riesgos Obtener compromisosObtener compromisos Tiempo para pruebas y Tiempo para pruebas y
documentacióndocumentación Staff disponibleStaff disponible
El plan del proyecto es la fuente básica El plan del proyecto es la fuente básica de información para el control del de información para el control del proyectoproyecto
PROPÓSITO DEL PLANPROPÓSITO DEL PLAN
Cómo se desarrollará el proyecto ?Cómo se desarrollará el proyecto ? Qué recursos se necesitarán ?Qué recursos se necesitarán ? Cómo se utilizarán dichos recursos ?Cómo se utilizarán dichos recursos ? Disponer de equipos y herramientas Disponer de equipos y herramientas
a tiempoa tiempo Disponer de personal a tiempoDisponer de personal a tiempo Provisión de planes de contingenciaProvisión de planes de contingencia Responsabilidades dentro del Responsabilidades dentro del
equipoequipo
CONTENIDO DE UN PLAN DE GPCONTENIDO DE UN PLAN DE GP
Visión general del proyectoVisión general del proyecto AlcanceAlcance Factores de éxitoFactores de éxito Project CharterProject Charter WBSWBS Estimados de costosEstimados de costos Programación e hitosProgramación e hitos Matriz de responsabilidadesMatriz de responsabilidades Personal clavePersonal clave Riesgos clavesRiesgos claves Planes subsidiariosPlanes subsidiarios SuposicionesSuposiciones RestriccionesRestricciones
TIPOS DE GERENCIA TIPOS DE GERENCIA
IntegraciónIntegración
AlcanceAlcance
TiempoTiempo
CostosCostos
CalidadCalidad
RRHHRRHH
ComunicacionesComunicaciones
RiesgosRiesgos
AdquisionesAdquisiones
GERENCIA DE LA INTEGRACIÓNGERENCIA DE LA INTEGRACIÓN
Cubre:Cubre:
La integración de las 8 áreas de conocimientoLa integración de las 8 áreas de conocimiento
Desarrolla el PMPDesarrolla el PMP
Cobija el Control Integrado de CambiosCobija el Control Integrado de Cambios
GERENCIA DEL ALCANCEGERENCIA DEL ALCANCE
Incluye:Incluye:
El establecimiento del trabajo a realizarEl establecimiento del trabajo a realizar
La declaración de los objetivosLa declaración de los objetivos
La definición de los entregablesLa definición de los entregables
WBSWBSWork Breakdown Work Breakdown
StructureStructure
Una agrupación de elementos del Una agrupación de elementos del proyecto orientado a entregables que proyecto orientado a entregables que organiza y define el alcance total del organiza y define el alcance total del proyectoproyecto
Direcciona todos los esfuerzos del Direcciona todos los esfuerzos del proyectoproyecto
Usa el enfoque de divide y vencerásUsa el enfoque de divide y vencerás Produce tareas de bajo nivelProduce tareas de bajo nivel IncluyeIncluye
• Tareas de desarrolloTareas de desarrollo• Tareas gerenciales y administrativasTareas gerenciales y administrativas• Tareas de soporteTareas de soporte
DESARROLLO DE UNA WBSDESARROLLO DE UNA WBS
Se definen todas las actividadesSe definen todas las actividades Todo el trabajo necesario para lograr los objetivosTodo el trabajo necesario para lograr los objetivos El tamaño y número de niveles varíaEl tamaño y número de niveles varía Un esquema de numeración muestra la relación Un esquema de numeración muestra la relación
entre elementosentre elementos El WP es el nivel más bajo donde se asignan los El WP es el nivel más bajo donde se asignan los
recursosrecursos La cuenta de costo es un nivel más arriba al WP La cuenta de costo es un nivel más arriba al WP
para efectos de reporte gerencialpara efectos de reporte gerencial El detalle se incluye en el diccionario de WBSEl detalle se incluye en el diccionario de WBS
DICCIONARIO DE WBSDICCIONARIO DE WBS
Registra informacion esencial para Registra informacion esencial para completar el WP e incluye:completar el WP e incluye:
• Descripción del trabajoDescripción del trabajo• DuraciónDuración• EntregablesEntregables• Conjunto de habilidades requeridasConjunto de habilidades requeridas• Tareas relacionadasTareas relacionadas• Preedecesores y SucesoresPreedecesores y Sucesores• Criterios de finalización y aceptaciónCriterios de finalización y aceptación
GERENCIA DEL TIEMPOGERENCIA DEL TIEMPO
Secuencia de la actividadSecuencia de la actividad
Estimado de la duración de la actividadEstimado de la duración de la actividad
Desarrollo de la programación Desarrollo de la programación
Control de la programaciónControl de la programación
Definir cómo se manejarán los cambios a la Definir cómo se manejarán los cambios a la
programaciónprogramación
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTOPROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
Una lista de actividades secuenciadas y Una lista de actividades secuenciadas y sus duraciones anticipadassus duraciones anticipadas
Fechas de inicio y finFechas de inicio y fin Iteración de procesosIteración de procesos Calendario del proyectoCalendario del proyecto Disponibilidad de recursos y su Disponibilidad de recursos y su
calendariocalendario Revisión de restricciones establecidasRevisión de restricciones establecidas
HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓNHERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓN
DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTT
• La más fácil de hacer y entenderLa más fácil de hacer y entender
• Apropiada para proyectos pequeños Apropiada para proyectos pequeños DIAGRAMA DE PERT/CPM DIAGRAMA DE PERT/CPM
• Despliegue esquemático de las Despliegue esquemático de las
relaciones lógicas de las actividadesrelaciones lógicas de las actividades
• Es la mejor para el análisisEs la mejor para el análisis
CAMINO CRÍTICOCAMINO CRÍTICO
Es el camino más largo de la redEs el camino más largo de la red
Es el tiempo más corto para Es el tiempo más corto para
completar el proyectocompletar el proyecto
El camino con la mínima cantidad de El camino con la mínima cantidad de
holguraholgura
Puede haber más de unoPuede haber más de uno
El camino crítico puede cambiarEl camino crítico puede cambiar
Las actividades en el camino deben ser Las actividades en el camino deben ser
gerenciadas con cuidadogerenciadas con cuidado
GERENCIA DE LOS COSTOSGERENCIA DE LOS COSTOS
Sirve para:Sirve para:
Describir cómo se manejarán las Describir cómo se manejarán las
varianzas de costovarianzas de costo
Ayudar a identificar los factores que Ayudar a identificar los factores que
influencian los cambios en los costos influencian los cambios en los costos
EstimaciónDel
Costo
WBS
Req. De Recursos
Tarifas Unitarias
Riesgos
Info. Historica
Eq. de Proyecto
Doc. de Alcance Costo x AcitividadSoportes , Premisas,Requerimientos
Conocimiento del Problema
Control de Cambios
Plan de Gestión de Costos
Se debe tomar especial cuidado en distinguir entre estimación del costo y estimación del precio.
La estimación del precio es una decisión de negocio que tiene en cuenta consideraciones adicionales a la estimación del costo (condiciones del mercado, utilidad esperada, ..)
Línea base del Costo
TIEMPO
COSTO
T
Precio
PresupuestaciónDel
Costo
WBS
Costos de las Actividades
Riesgos Globales
Cronograma
Calendario deRecursos
Doc. de Alcance Linea BaseCaso de Negocio(P&G)
Conocimiento del Problema
Flujo de Caja
Plan de Gestión de Costos
Contrato
El aspecto final con relación al Costo del Proyecto tiene que ver
con el establecimiento de un método para controlarlo.
El Control de los Costos se relaciona con:
a. Manejar los cambios a los costos
b. Asegurar que los sobrecostos no excedan el fondeo autorizado
c. Monitorear el desempeño de costos para detectar y entender las
varianzas de la línea de base del costo
Costo real
Ti
Línea base del Costo
TIEMPO
COSTO
T
Costo
Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas Análisis de Varianza: Implica comparar los resultados reales a los resultados esperados o planeados. Este método analiza costos y tiempos separadamente.
GERENCIA DE LA CALIDADGERENCIA DE LA CALIDAD
Involucra el identificar que estándares Involucra el identificar que estándares de calidad son relevantes al proyecto y de calidad son relevantes al proyecto y determinar cómo satifascerlosdeterminar cómo satifascerlos
Se realiza regularmente y en paralelo Se realiza regularmente y en paralelo con otros procesos de planeación del con otros procesos de planeación del proyectoproyecto
GERENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOSGERENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS
Sirve para:Sirve para:
Describir cuándo se involucrarán y se retirarán los Describir cuándo se involucrarán y se retirarán los
recursos humanos del proyectorecursos humanos del proyecto
Describir cómo asignar los recursos humanos al Describir cómo asignar los recursos humanos al
equipo y reasignarlos cuando ya no se necesitenequipo y reasignarlos cuando ya no se necesiten
LOS PROCESOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA SON:
PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO.
ADQUISICIÓN (SELECCIÓN) DEL EQUIPO DEL PROYECTO.
DESARROLLO PERMANENTE DEL EQUIPO QUE CONFORMA EL PROYECTO.
PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO.
El objetivo de esta planeación es:
todos los miembros del equipo de trabajo comprendan cuales son sus roles y responsabilidades durante el desarrollo del proyecto.Este objetivo lo podemos lograr a través de:
ORGANIGRAMA, DESCRIPCIÓN DE CARGOS, PLAN DE CAPACIDAD.
Activity General Manager
Manager of Projects
Project Manager
Functional Manager
Department policy / objectives 1 3 3 3
Integration of projects 2 1 3 3
Project direction 4 2 1 3
Project charter 6 2 1 5
Project planning 4 2 1 3
Project-Functional conflict resolut. 1 3 3 3
Functional direction 2 4 4 1
Project budget 4 6 1 3
Project WBS 4 6 1 3
Project control 4 2 1 3
Functional Control 2 4 3 1
Overhead Management 2 4 3 1
Strategic Projects 6 3 4 1
1=Actual Responsibility; 2=General Supervision; 3=Must be Consulted; 4=May be Consulted; 5=Must be Notified; 6=Approval Authority
RACI Chart Project Team Members
Activity Aliyah Sarfraz Qaisar Farhan Amjad
Define A R I I I
Design I A R C C
Develop I A R C C
Test A I I R I
RACI (R = Responsible; A = Accountable; C = Consult; I = Inform)
Matriz RACI
Ejemplo: HISTOGRAMA DE ASIGNACION DE RECURSOS
PARA DESARROLLO DE SOFTWARE.
COMPETENCIAS APLICADASCOMPETENCIAS APLICADASA GERENCIA DE PROYECTOSA GERENCIA DE PROYECTOS
• LIDERAZGO
• LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
• REUNIONES EFECTIVAS
• PRESENTACIONES
• LA DELEGACIÓN
• EL EQUIPO HUMANO
• MANEJO DE CONFLICTOS
• LA NEGOCIACIÓN
• SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
• MANEJO DEL TIEMPO
GERENCIA DE LAS GERENCIA DE LAS COMUNICACIONESCOMUNICACIONES
Sirve para:Sirve para: Detallar métodos a ser usados para recolectar y almacenar Detallar métodos a ser usados para recolectar y almacenar
los tipos de informaciónlos tipos de información
Detallar hacia quién la información debe fluirDetallar hacia quién la información debe fluir
Describir métodos a ser usados para distribuir la Describir métodos a ser usados para distribuir la
informacióninformación
Describir la información a ser distribuidaDescribir la información a ser distribuida
Mostrar cuándo se producira cada tipo de informaciónMostrar cuándo se producira cada tipo de información
Discutir las formas de acceder a información entre Discutir las formas de acceder a información entre
comunicaciones programadascomunicaciones programadas
GERENCIA DE LAS GERENCIA DE LAS COMUNICACIONESCOMUNICACIONES
GERENCIA DE LAS GERENCIA DE LAS COMUNICACIONESCOMUNICACIONES
GERENCIA DE LOS RIESGOSGERENCIA DE LOS RIESGOS
IdentificarIdentificar• Identificación del riesgoIdentificación del riesgo
Analizar y PriorizarAnalizar y Priorizar• Cuantificación del riesgoCuantificación del riesgo
PlanearPlanear• Desarrollo de la respuesta al riesgoDesarrollo de la respuesta al riesgo
Control de la respuesta al riesgoControl de la respuesta al riesgo• EjecutarEjecutar• EvaluarEvaluar• Documentar Documentar
COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
ELEMENTOS DEL PLAN DE GERENCIA DEL ELEMENTOS DEL PLAN DE GERENCIA DEL RIESGORIESGO
Eventos específicos de riesgoEventos específicos de riesgo Probabilidades de riesgoProbabilidades de riesgo Impactos de riesgoImpactos de riesgo Evaluación de riesgo generalEvaluación de riesgo general SuposicionesSuposiciones RestriccionesRestricciones Estrategias de respuesta al riesgoEstrategias de respuesta al riesgo Enlaces a tareas o WP’sEnlaces a tareas o WP’s
RBS para Identificación de RiesgosRBS para Identificación de Riesgos
GERENCIA DEL RIESGO EN LA GERENCIA DE PROYECTOSGERENCIA DEL RIESGO EN LA GERENCIA DE PROYECTOSDE TECNOLOGÍADE TECNOLOGÍA
Rol del GP en riesgosRol del GP en riesgos
• Identificar y entender los riesgosIdentificar y entender los riesgos
• Plan de manejo de los riesgosPlan de manejo de los riesgos
• Incorporar la GR en el proceso de Incorporar la GR en el proceso de
planeamientoplaneamiento
• Usar las herramientas adecuadas en las Usar las herramientas adecuadas en las
situaciones adecuadassituaciones adecuadas
• Educar al equipo, cliente y la gerencia en las Educar al equipo, cliente y la gerencia en las
prácticas de GRprácticas de GR
GERENCIA DE LAS ADQUISICIONESGERENCIA DE LAS ADQUISICIONES
Determinar qué Determinar qué
necesidades de necesidades de
proyecto se pueden proyecto se pueden
cubrir adquiriendo cubrir adquiriendo
productos o servicios productos o servicios
por fuera de la por fuera de la
organización organización
ejecutanteejecutante
Procesos Gestion de AquisicionesProcesos Gestion de Aquisiciones
EJECUCIÓN EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROL
GPGP
EJECUCIÓNEJECUCIÓNSEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROL
Ejecución del plan del proyectoEjecución del plan del proyecto Verificación del alcanceVerificación del alcance Aseguramiento de la calidadAseguramiento de la calidad Desarrollo del equipoDesarrollo del equipo Distribución de la informaciónDistribución de la información Solicitud de serviciosSolicitud de servicios Selección de la fuenteSelección de la fuente Administración del contratoAdministración del contrato DocumentaciónDocumentación
PROBLEMAS TÍPICOS EN EJECUCIÓNPROBLEMAS TÍPICOS EN EJECUCIÓN(GP)(GP)
Retardo en los equiposRetardo en los equipos Fallas en componentesFallas en componentes Confiabilidad sistemaConfiabilidad sistema Complicaciones internas o en Complicaciones internas o en
las interfaceslas interfaces Solicitudes de cambioSolicitudes de cambio Disponibilidad de fondosDisponibilidad de fondos Disponibilidad de recursos Disponibilidad de recursos Disputas laboralesDisputas laborales Rendimiento del Rendimiento del
subcontratistasubcontratista Productividad reducidaProductividad reducida Desastres naturalesDesastres naturales Complicaciones del sitioComplicaciones del sitio LicenciasLicencias
NECESIDAD DE DOCUMENTACIÓNNECESIDAD DE DOCUMENTACIÓN
Acuerdo entre el usuario y el Acuerdo entre el usuario y el desarrolladordesarrollador
Registra el por qué y el cómo del Registra el por qué y el cómo del desarrollodesarrollo
Solicitudes de cambioSolicitudes de cambio Asegura la operación del sistema tal y Asegura la operación del sistema tal y
como se acordócomo se acordó Suministra información técnica del Suministra información técnica del
mantenimiento del sistemamantenimiento del sistema Suministra mejores estimados para Suministra mejores estimados para
próximos proyectospróximos proyectos Educa rápidamente a los miembros Educa rápidamente a los miembros
nuevosnuevos Transmite los objetivos a otrosTransmite los objetivos a otros
DIFICULTADES EN LA DOCUMENTACIÓNDIFICULTADES EN LA DOCUMENTACIÓN
Es mucho trabajoEs mucho trabajo
No gustaNo gusta
Se piensa que es poco valorSe piensa que es poco valor
La mayor parte se usa pocoLa mayor parte se usa poco
Se desactualiza fácilmenteSe desactualiza fácilmente
Ocurre normalmente hacia el Ocurre normalmente hacia el
finalfinal
La presión afecta el tiempo La presión afecta el tiempo
necesario para documentarnecesario para documentar
GUÍAS PARA PRODUCIR BUENA GUÍAS PARA PRODUCIR BUENA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
Establezca objetivos para cada tipo de Establezca objetivos para cada tipo de
documentacióndocumentación
Describa el propósito y audiencia para cada Describa el propósito y audiencia para cada
documentodocumento
Integre la documentación en el proceso de desarrolloIntegre la documentación en el proceso de desarrollo
Establezca criterios de mediciónEstablezca criterios de medición
y conduzca pruebas de aceptacióny conduzca pruebas de aceptación
Incluya a todo el personalIncluya a todo el personal
Use buenos escritores y editoresUse buenos escritores y editores
EL LIBRO DEL PROYECTOEL LIBRO DEL PROYECTO(GP)(GP)
Es una carpeta que contiene toda la Es una carpeta que contiene toda la información del proyectoinformación del proyecto• Project charterProject charter• Definición y alcance del proyectoDefinición y alcance del proyecto• Estándares y procedimientosEstándares y procedimientos• Recursos y organizaciónRecursos y organización• Procesos gerenciales y controlesProcesos gerenciales y controles• Ambientes de desarrolloAmbientes de desarrollo• Seguridad Seguridad • Gerencia del contratistaGerencia del contratista
EL LIBRO DEL PROYECTOEL LIBRO DEL PROYECTO
Plan de comunicacionesPlan de comunicaciones Plan de documentaciónPlan de documentación Plan de transiciónPlan de transición Plan de mantenimientoPlan de mantenimiento Planes de adquisición de hardware y Planes de adquisición de hardware y
softwaresoftware Planes de incorporación y Planes de incorporación y
entrenamientoentrenamiento Especificaciones de requerimientosEspecificaciones de requerimientos WBSWBS ProgramaciónProgramación Plan de gerencia del riesgoPlan de gerencia del riesgo
EL LIBRO DEL PROYECTOEL LIBRO DEL PROYECTO
PresupuestoPresupuesto Plan de gerencia Plan de gerencia
de los cambios de los cambios Plan de verificaciónPlan de verificación Plan de validaciónPlan de validación Plan de integraciónPlan de integración
USO DE LA INFORMACIÓNUSO DE LA INFORMACIÓNHISTÓRICAHISTÓRICA
Identifique proyectos completos que sean Identifique proyectos completos que sean
similares al nuevosimilares al nuevo
Obtenga datos sobre el tamaño del Obtenga datos sobre el tamaño del
proyectoproyecto
Cuente el esfuerzo en la Gerencia de Cuente el esfuerzo en la Gerencia de
ProyectoProyecto
Aún con mucha experiencia, los estimados Aún con mucha experiencia, los estimados
son solamente aproximaciones crudasson solamente aproximaciones crudas
Descarte casos extremosDescarte casos extremos
BASELINESBASELINES
Qué:Qué:• El plan original, más El plan original, más
cambios aprobadoscambios aprobados Por qué:Por qué:
• Para definir un estándar Para definir un estándar contra el cual se puede contra el cual se puede juzgar el proyectojuzgar el proyecto
Cuándo:Cuándo:• Al aprobarse todos los Al aprobarse todos los
componentes del baselinecomponentes del baseline
BASELINEBASELINE
Define el trabajoDefine el trabajo
Establece el presupuestoEstablece el presupuesto
de línea de basede línea de base
Establece la programación de línea Establece la programación de línea
de basede base
Base para la reserva gerencial en Base para la reserva gerencial en
costoscostos
VARIANZASVARIANZASDE UN DE UN
PROYECTOPROYECTO
VARIANZAVARIANZAPLAN - REALPLAN - REAL
GERENCIA DE LA VARIANZAGERENCIA DE LA VARIANZA
Establezca:Establezca:• Qué se evaluará ?Qué se evaluará ?
• Quién evaluará y quién obtendrá Quién evaluará y quién obtendrá los resultados de la evaluación ?los resultados de la evaluación ?
• La programación de la evaluaciónLa programación de la evaluación
• Criterios objetivosCriterios objetivos
• Mecanismos de seguimientoMecanismos de seguimiento Usualmente:Usualmente:
• Produce sobrecostosProduce sobrecostos
• Produce corrimientos en la Produce corrimientos en la programaciónprogramación
• No cumplimiento con las No cumplimiento con las especificacionesespecificaciones
Costo real
Ti
Línea base del Costo
TIEMPO
COSTO
T
Costo
Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas Análisis de Varianza: Implica comparar los resultados reales a los resultados esperados o planeados. Este método analiza costos y tiempos separadamente.
Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas Análisis del Valor Ganado:
Es el método más completo de medida del desempeño. Integra medidas de alcance, costo y tiempo para ayudar al equipo de gerencia del proyecto a evaluar el desempeño del proyecto.
Implica calcular tres valores claves para cada actividad:
PV:PV: Planned ValuePlanned Value (Valor Planeado) o BCWS BCWS - - Budgeted Cost of Budgeted Cost of Work ScheduledWork Scheduled (Costo Presupuestado del Trabajo Programado)
ACAC:: Actual CostActual Cost (Costo Real) o ACWP ACWP - - Actual Cost of Work PerformedActual Cost of Work Performed (Costo Real del Trabajo Desarrollado)
EV:EV: Earned ValueEarned Value (Valor Ganado o Valor Logrado) o BCWPBCWP - - Budgeted Cost of Work PerformedBudgeted Cost of Work Performed (Costo Presupuestado del Trabajo Desarrollado). Es el valor del trabajo realmente terminado.
Técnicas y HerramientasTécnicas y Herramientas
Análisis del Valor Ganado
Línea base del costo (PV)
Valor Pagado (AC)
Valor Ganado (EV)
TIEMPOTIEMPO
CCOOSTSTOO
Varianza en Costo
Varianza en Schedule
Técnica del Valor ganado (EVT)Técnica del Valor ganado (EVT)
Variación del CosteVariación del Coste
CV = EV - ACCV = EV - AC Variación del CronogramaVariación del Cronograma
SV= EV - SV= EV - PV PV Índice de Rendimiento del Índice de Rendimiento del
Coste (CPI)Coste (CPI)
CPICPI= = EV/AC EV/AC Índice de Rendimiento del Índice de Rendimiento del
CronogramaCronograma
SPI SPI = = EV/PV EV/PV
PROCESO DE CAMBIOPROCESO DE CAMBIO
Solicitud de un cambioSolicitud de un cambio
Evaluación de un Evaluación de un
cambio - Change cambio - Change
Control BoardControl Board
Toma de decisiones Toma de decisiones
sobre el cambiosobre el cambio
Informe al solicitanteInforme al solicitante
CIERRE DE UNCIERRE DE UN
PROYECTOPROYECTO
CIERRE DEL PROYECTOCIERRE DEL PROYECTO
Es la base deEs la base de::
• La aceptación del proyecto por La aceptación del proyecto por
el clienteel cliente
• Las revisiones finales y la Las revisiones finales y la
generación de la documentación generación de la documentación
finalfinal
• La retención de la La retención de la
documentación esencial del documentación esencial del
proyecto proyecto
CIERRE DEL PROYECTOCIERRE DEL PROYECTO
Por qué es importante ?Por qué es importante ?
Prepara el pago finalPrepara el pago final
Finaliza el proyectoFinaliza el proyecto
Provee al cliente con toda la informaciónProvee al cliente con toda la información
Reasigna al personalReasigna al personal
Cierra las órdenes de compra y los Cierra las órdenes de compra y los
subcontratistassubcontratistas
Prepara los reportes de costo final y de Prepara los reportes de costo final y de
programación finalprogramación final
Comienza la garantía y la operaciónComienza la garantía y la operación
CIERRE DEL PROYECTOCIERRE DEL PROYECTO
Aspectos a tener en cuenta en el cierreAspectos a tener en cuenta en el cierre
Pérdida de interés en lo que faltaPérdida de interés en lo que falta
Miedo a perder el trabajoMiedo a perder el trabajo
Insatisfacción con el próximo trabajoInsatisfacción con el próximo trabajo
Pérdida de la identidad del equipoPérdida de la identidad del equipo
Selección del personal a ser reasignadoSelección del personal a ser reasignado
Cambios en la actitud del clienteCambios en la actitud del cliente
Metodología de reasignación del personalMetodología de reasignación del personal
CIERRE DEL PROYECTOCIERRE DEL PROYECTO
Evaluaciones finalesEvaluaciones finales
Lecciones aprendidas en cuanto Lecciones aprendidas en cuanto
a costo, programaciòn y a costo, programaciòn y
desempeñodesempeño Satisfacción del clienteSatisfacción del cliente Implicaciones para el futuroImplicaciones para el futuro Reconocimiento organizacional y Reconocimiento organizacional y
recompensasrecompensas Evaluación de logros Evaluación de logros
CIERRE DEL PROYECTOCIERRE DEL PROYECTO
FinalizaciónFinalización
Comunique el fin oficial del Comunique el fin oficial del
proyectoproyecto Notifique al equipoNotifique al equipo De las últimas De las últimas
recomendadciones y regístrelasrecomendadciones y regístrelas Señale las razones de las Señale las razones de las
últimas tomas de decisionesúltimas tomas de decisiones