Gerência de Projetos Gerenciamento de Grupos de Trabalho Daniela de Freitas Guilhermino Trindade...
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Gerência de Projetos
Gerenciamento de Grupos de Trabalho
Daniela de Freitas Guilhermino Trindade
Maio/ 2007
Universidade Estadual de MaringáDepartamento de Informática
Mestrado em Ciência da ComputaçãoMestrado em Ciência da Computação
Agenda
Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Risco Aquisições
Metodologia PMBOK / PMI
Integração
Cu
sto
Prazo
Escopo
RH
Risco
Comunicação
Aquisição
Qualidade
Fonte: Mylius & Marodin (2005)
As três dimensões da GP
Encerrar
Controlar
Executar
Planejar
Iniciar
AquisiçãoR HRiscoComunicaçãoCusto
CronogramaEscopo
QualidadeIntegração
Implementação
Teste
Desenvolvimento
Projeto Técnico
Requisitos
Definição e Justificação
Processos de GPProcessos de GP
Responsabilidades de GPResponsabilidades de GP
Ciclo de Vida Ciclo de Vida de Projetosde Projetos
Planejamento dos Recursos Humanos
Composição da equipe do projeto Matriz de responsabilidade
Iniciação Termo de referência,
Identificação de restrições e Premissas
Designação Gerente Projeto
Processos de GP - Abordagem em RH
Composição da Equipe
As equipes de projeto podem ter diferentes formas, que serão definidas
conforme o tamanho do projeto.
Estruturas organizacionais clássicas Funcional Força-tarefa ou projetos Matricial
Modelo Funcional
Organizados em torno de áreas funcionais Equipes: Administradas pelos gerentes funcionais; Equipe de projeto é composta por pessoas do mesmo
departamento Recursos para projeto
- Vêm da organização funcional- Projeto em parcelas
Vantagens:
Há autoridade clara; Não necessitam negociar com outras organizações em
relação aos recursos; Os membros da equipe tendem a ser familiarizados entre
si.
Desvantagens:
Falta de especialistas; Os membros da equipe poderão ter outras
responsabilidades fora do projeto.
Modelo Funcional
Orientado para tarefa e para equipe Desafios: mobilização e desmobilização do
pessoal
Modelo Força Tarefa/ Projeto
Vantagens:Clara autoridade Foco claro
Desvantagens:Duplicação de recursos, pois os recursos
escassos devem ser duplicados para os projetos diferentes
Modelo Força Tarefa/ Projeto
Modelo Matricial
As organizações matriciais permitem que os departamentos funcionais tenham seu foco nas competências específicas dos negócios, e permitem que os projetos sejam integrados por especialistas de toda a organização.
Duas chefias ao mesmo tempo.
Vantagens: Alocação com eficiência de todos os recursos, especialmente
as qualificações raras que não são necessárias a tempo integral no projeto. Mais flexível quando trata das mudanças das necessidades e das prioridades do negócio.
Desvantagens: Relações de subordinação são complexas. Torna-se mais importante para os funcionários desenvolver
habilidades de gerenciamento do tempo, para garantir que as expectativas de trabalho de múltiplos gerentes sejam atendidas.
Requer uma boa comunicação e a cooperação entre os diversos gerentes funcionais e gerentes de projetos que necessitam utilizar os mesmos recursos.
Modelo Matricial
Responsabilidades
Gerente de Projetos- Define o que vai
ser feito;- Define prazos;- Elabora estratégia
de trabalho;- Define Orçamento;- Controla a
execução do projeto.
Gerente Funcional- Define como o
trabalho vai ser feito;
- Define onde a tarefa será executada;
- Indica quem fará o trabalho;
- Garante que as entradas de uma tarefa sejam integradas corretamente.
Atributos do Gerente de Projetos Matricial•Maturidade como gerente;•Experiência em administração de projetos;•Habilidade de planejamento;•Boa visão das diferentes áreas envolvidas no projeto;•Capacidade de negociação e articulação;•Habilidade para definir responsabilidades;•Capacidade de coordenar reuniões objetivamente;•Habilidade para tomar decisões a partir das contribuições do grupo;•Capacidade de entendimento do clima emocional do grupo;
Análise Comparativa - Estruturas Organizacionais
AspectosFuncional
MatrizForça TarefaFuncional Projeto
Balanceada
Autoridade do Gerente de Projetos
Nehuma LimitadaModerada
Alta Total
Dedicação do Gerente de Projetos
Baixa Até 30 % Até 75% Até 100% Total
Alocação da Equipe
BaixaParte do tempo
Parte do tempo
Total Total
Fonte: Martins (2006)
Divisão de autoridade e atividades entre o GP, GF e Diretoria
X= toma decisão
• = é consultado
= executa
Fonte: Duarte (2000)
Fonte: CLELAND (2002)
Relação entre responsáveis pelo Planejamento, Controle e Execução do Projeto
Gerente Geral de Projetos
Executivo de Projetos
Gerente do Projeto
A
Gerente Funcional
Escritório Projetos
Líder Funcional do Projeto
A
O que?
Quando?
Quanto?
Status
Responsável pelo
pacote de trabalho
Responsável pelo
pacote de trabalho
Pessoas Responsáve
is
Pessoas Responsáve
is
Quem
Como
Como
Quão Bom
Status - Projeto
Status
Matriz de Responsabilidades
WBS José André Ricardo Mariana
1.1 - Modelo de Negócios A F E R
1.2 - Especificação Técnica A
E P
1.3 - Programação P
R E
1.4 -Testes P
E F
1.5 - Homologação
E/A F F
1.6 -Implantação
E/A P E
F = fornece informação ou dados / E = executa
R = revisa / P = participa ou apoia / A = aprova
Fonte: Martins (2006)
Execução e Controle - RH Gerenciamento RH:Desempenho e
Motivação Solução de Conflitos
- Retirada Estratégica- Panos Quentes- Negociação- Colaboração- Força
Atender necessidade de contratação ou treinamento não previstos
Encerramento Formaliza a finalização do projeto aos
olhos dos participantes. Encerramento dos contratos
estabelecidos com terceiros
Desenvolvimento da Equipe
É preciso que as pessoas “realmente” queiram fazer as coisas da forma como o gerente pede.
Equipe eficaz Propósito claro
- Delegação, Relacionamento, Comunicação, Flexibilidade e Reconhecimento
Uma boa equipe:- Tarefa- Limite- Nível de desempenho prometido- Prazo Final- Cliente
Eu sei o que preciso fazer e os objetivos da equipe são claros;
Todos assumem um certo grau de responsabilidade pela liderança;
Existe participação ativa de todos;
Eu me sinto valorizado e apoiado pelos outros;
Os membros da equipe me escutam quando eu falo;
Diferençcas de opinião são respeitadas;
Nós gostamos de trabalhar juntos e achamos nosso convívio prazeroso e divertido;
Equipes Eficazes
Formação
- Por que, Quem, Qualificações, Tamanho, Recursos, Descarte ?
Maturação
- Conflitos de Grupo e Mudanças
- O que, Quais papéis, Patrocinador, Comando, Decisões, Desacordos, Pontos Fortes, Quando, Comunicação?
Estágios – Formação de uma equipe
Estágios de Desenvolvimento de Equipe
Orientação
Insatisfação
Resolução
Produção
Comprometimento Alto e Competência Baixa
Comprometimento Baixo e Competência Média
Comprometimento Variável e Competência Alta
Comprometimento Alto e Competência Alta
Estilos de Liderança Parâmetros: Competência e Comprometimento Funções de tarefa e manutenção
Direção: Fornece instruções específicas - quais tarefas serão executadas e como serão. Supervisão rigorosa.
Orientação
Treinamento: Dirigir e Supervisionar. Treinar, Incentivar, Discutir decisões e Solicitar Sugestões.
Insatisfação
Apoio: Facilitar e apoiar esforços da equipe. Escutar, Compartilhar tomada de decisões. (Membros tem mais autonomia planejar e executar)
Resolução
Delegação:Responsabilidade do processo decisório e da solução de problemas dos subordinados.
Produção
Problemas comuns aos gerentes
IgnorânciaSupertreinadosTalentosos demaisMuito bondosoEstilos inapropriadosColocam-se adiante da equipeNão toleram o fracassoNegligência quanto às necessidades profissionais dos membrosMedo de assumir riscos
Os bons líderes...Projetam energia, fornecem motivaçãoEstão envolvidos, envolvem, compartilham informaçõesAuxiliam na evolução e na mudançaUsam persuação e perseverançaEnxergam além do óbvioVisão sistêmicaSão habituais professoresAlavancam o foco e a integração.Apóiam a criatividadeTomam iniciativasEsquivam-se da negatividadeNunca se acomodam