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Gerencia de Suministros y/o Adquisiciones

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Objetivo General

Proporcionar un procedimiento y guías asociadas para facilitar al gerente de proyectos la administración de los suministros.

Nota: Esta fase asume que si es necesaria la adquisición de bienes o servicios, el departamento de compras de la organización (o su equivalente) será responsable por la mayoría de los roles y responsabilidades de su adquisición.

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Objetivos Específicos

• Selección de Proveedores

• Adquisición de requerimientos específicos

• Colocación de ordenes de compra y seguimiento

• Administración de Contratos

• Monitoreo del desempeño del proveedor

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TAREAS

N1Definir los procesos de la

administración de suministros así como los roles y responsabilidades

N2Implementar los Procesos,

roles y responsabilidades de la administración de

suministros

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Definición de la Administración

• Seguimiento a compras y fuentes de costos.

• Costos y seguimiento de datos

1Definir los procesos de la

administración de suministros así como los roles y responsabilidades

• Datos de adquisiciones• Formas (plantillas) de

seguimiento• Administración de

Proveedores• Reportes de

requerimientos• Responsabilidad de las

tareas• Matriz

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Definición de la Administración

OBJETIVO:

Definir los procesos de administración de los suministros así como los roles y las responsabilidades.

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Definición de la Administración

PASOS:

1. Determinar los actuales procesos de administración de las adquisiciones de la organización así como los roles, responsabilidades y sistemas.

2. Crear una forma para la solicitud de bienes o servicios y su correspondiente seguimiento.

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Forma para seguimiento

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Definición de la Administración

PASOS:

3. Definir las posibles fuentes de solicitudes de bienes o servicios: departamentos, otras áreas de la organización, etc.

4. Definir la información que será recibida de todos los solicitantes de bienes o servicios: proveedores, números de ordenes, fechas de entrega, métodos de recepción, etc.

5. Determinar el tiempo y la frecuencia con la que se recibirán requerimientos de bienes o servicios de cada tipo de solicitantes.

6. Determinar las fuentes de los recursos con las se adquirirán los bienes y servicios que se requieran.

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Definición de la Administración

PASOS:

7. Determinar los procesos formales a seguir después de colocada la orden de suministro para poder obtener su aprobación.

8. Definir reportes de requerimiento de la administración de proveedores que posiblemente se tendrán en cada fase.

9. Preparar una matriz de responsabilidad sobre las tareas de administración de suministros.

10. Obtener aprobación formal escrita de los procesos de administración.

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Implementación de la Administración

• Costos y seguimiento de datos

2Implementar los Procesos, roles y

responsabilidades de la administración de

suministros

• Costos y seguimiento de datos

• Costos colaterales• Administración del

suministro.• Reportes• Ordenes de suministro

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Implementación de la Administración

OBJETIVO:

Implementar los procesos, roles y responsabilidades de la administración de suministros.

Nota: Una vez recibido el seguimiento y la información de costos del departamento de adquisiciones, es necesario analizar la información para determinar que oficinas del proyecto deben ser alimentadas con estos datos.

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Implementación de la Administración

PASOS:

1. Asignación de roles y responsabilidades de la administración de suministros.

Identificar los miembros del equipo a los que se les asignará funciones siguiendo los lineamientos de la gerencia del recurso humano cuando así fuese necesario.

2. Recepción, análisis y seguimiento de las solicitudes de adquisición de bienes y servicios.

Análisis de los datos para determinar donde deben ser imputados los costos de adquisición. Se deben sumar costos totales sin importar si las procedencias de los bienes o servicios provienen de distintos sitios.

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Implementación de la Administración

PASOS:

3. Localización de las ordenes de compra

Localización de las ordenes de compra que se recibe en la oficina del proyecto siguiendo los procesos formales de la organización para su aprobación.

Recepción de los bienes y servicios y aseguramiento de que los costos son almacenados y los recibos de pago debidamente procesados para su pago

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Implementación de la Administración

PASOS:

4. Preparación, diligenciamiento y distribución de los reportes de adquisiciones a las áreas del proyecto que lo requieren.

5. Proveer soporte administrativo a la gerencia de suministros: Asistencia para la preparación de términos de referencia (RFP), con los contactos de proveedores, gerencia documental de todos los documentos contractuales, seguimiento a los subcontratistas y proveedores, seguimiento a los contratos de renta y leasing.

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Implementación de la Administración

PASOS:

6. Cierre de proyecto. Cuando el proyecto se cierra, se debe asegurar que cualquier evento o acción remanente relacionado con la gerencia de suministros quede incluida en la fase de cierre.