General presentation for electronic document management systems (ProNet)
-
Upload
natasha-zaverukha-svichevska -
Category
Business
-
view
580 -
download
1
description
Transcript of General presentation for electronic document management systems (ProNet)
Система электронного
документооборота
(СЭД)
Как навести
порядок в документообороте?
2013 год Фирма «ПРОНЕТ» (www.pronet.ua)
Компания ProNET
15 лет на ИТ-рынке Украины
Законченные проекты, отмеченные
наградами и дипломами
Партнерские отношения с Вендорами
Сертифицированные специалисты
Индивидуальный подход к Заказчику
Гибкая ценовая политика
Автоматизированное управление
обработкой сервисных заявок
2 2
План
Типичные проблемы предприятия при организации документооборота
Какими средствами можно решить проблемы бумажного документооборота?
Выгоды внедрения СЭД
Подход PRONET к внедрению СЭД
3
Аудитория презентации
Ключевые пользователи Пользователи
Руководители
4
Пример 1. Файловая свалка....
5
Пример 2. Сложный маршрут обработки документов
Эксперт
Инициатор
Бухгалтер/Юрист
Архивариус
Внес ли свои
коррективы
эксперт?
Согласован ли
документ с
Функциональным
руководителем?
Почему не
согласовали
бухгалтер и
юрист?
А
руководитель
подписал?
Функциональный руководитель
Руководитель Предприятия
6
Разработка документа
Составление отчета
Согласование документа
Участие в проекте
Пример 3. Задач много, пользователь - один
Исполнитель
7
Что и кому я поручил? Хм…
Руководитель
Исполнитель 3 Исполнитель 1
Исполнитель 4 Исполнитель 2
Пример 4. Постановка задач
8
Нет
данных..
Z-z-z..
Пример 5. Контроль исполнения
Руководитель
Исполнитель 2 Исполнитель 1
Исполнить
!!! КОНТРОЛЬ !!! Готовлю
отчет
Принял в
работу
9
Бумажный документооборот
Операция Затраченное время (среднее)
Поручения
ТРЕТЬ поручений не
выполняются в срок или не
выполняются вообще
Поиск одного документа ЧЕТВЕРТЬ ЧАСА
Подготовка и согласование
приказа по основной
деятельности
НЕДЕЛЯ
Подготовка и согласование
исходящего письма ДЕНЬ
Поиск документов
ТРЕТЬ документов не находят
вовремя, до 10% теряется
безвозвратно
Подготовка отчета по
выполнению поручений ПОЛОВИНА ДНЯ
Проблемы бумажного документооборота
10
Типичные задачи документооборота
Оперативный поиск информации
Эффективное использование ресурсов
Централизованное хранение документов
Управление доступом к информации
Контроль сроков и этапов работ по документам
И много другое…
С увеличением количества задач, связанных с обработкой
документов, возникает необходимость внедрения
современных систем электронного документооборота (СЭД)
11
Что такое СЭД ?
СЭД (Система электронного документооборота) информационная
система, обеспечивающая процесс создания, управления
доступом и распространения электронных документов, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов на
предприятии.
12
Документ - совокупность сведений зафиксированных на материальном носителе для
хранения, ознакомления, повторного ознакомления. Обладает набором реквизитов.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления. Включает: прием,
регистрацию, рассылку, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное
использование документов, а также справочная работа.
Преимущества электронных документов
Проще использовать, искать,
восстанавливать
Выше скорость и эффективность
коллективной работы
Поддержка удаленной работы
Любые виды группировки и сортировки
Повышенный уровень безопасности
Экономия бумаги - сохранность
окружающей среды и площадей
предприятия 13
Возможности современных СЭД
Одновременная работа большого количества
пользователей
Поточное сканирование и полнотекстовый
поиск
Многоуровневый доступ к документам и
удаленная работа с ними
Поддержка шифрования и ЭЦП
Отчеты любой сложности
Широкие интеграционные возможности
14
Цели автоматизации документооборота
Создание управляемого предприятия за счет:
1. Своевременного предоставления достоверной
информации для принятия управленческих решений
2. Сокращение сроков выполнения бизнес-процессов
3. Информационная поддержка работы каждого
сотрудника
4. Непрерывного и независимого контроля
исполнительской дисциплины
5. Объединение всех прикладных информационных
систем
15
Возможности СЭД
• Управление документами (Document Management) —
регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и
библиотечные службы для деловых документов
• Управление потоками работ (Workflow) —поддержка БП и
маршрутизация контента в соответствии с рабочими
заданиями и состояниями
• Документ-ориентированная групповая работа (Document-
Centric Collaboration) —коллективная работа с документами и
поддержка проектных команд
16
Преимущества для руководителей
Формирование целостной картины о
ходе работы с документами
Эффективный инструментарий для
принятия своевременных
управленческих решений
Повышение управляемости бизнес-
процессов
Повышение уровня исполнительской
дисциплины подчиненных
17
Выгоды для Канцелярии
Сокращение количества ручных операций
при регистрация документов - ускоренный
ввод документов
Средства автоматизации создания
документов на базе шаблонов
Сокращение ошибок в реквизитах
Устранение потерь документов
Хранение промежуточных версий
Контроль выполнения задач
18
Способы доступа к документам
Способы доступа к документам
Почтовый сервер
Internet
Удаленный доступ
Web-сервер
Internet
Пользователи 1, 2, 3, 4 ……….
Локальная сеть
Сервер СЭД
19
Интеграция с ИТ-инфраструктурой
СЭД
20
Результаты внедрения СЭД
Показатель эффективности До После
Средняя длительность подготовки и
согласования документа, чел/час. 80 16
Процент согласованных в срок
документов, % 40 90
Средняя длительность поиска
документа сотрудником, чел/час. 4 0.5
Трудоемкость выполнения работ по
документу на этапе регистрации,
чел/час.
0.5 0.25
Среднее количество итераций
согласования документа в одном
подразделении, шт.
5 2
21
Выгоды от внедрения СЭД
Единая база для хранения документов
Разграничение прав доступа к документам
Предотвращение потерь документов
Ускоренный ввод и поиск документов
Повышение уровня исполнительской дисциплины
Обеспечение актуальной информацией для принятия
управленческих решений
22
Примеры интерфейсов СЭД
23
Папки системы
Папки системы – упорядоченное хранение информации
24
Папки и регистрационные карточки
25
Прикрепленные документы
26
Задачи
27
Примеры интерфейсов СЭД
Атрибутивный и контекстный поиск
28
Примеры интерфейсов СЭД
Контрольная панель руководителя
29
Примеры интерфейсов СЭД
Анализ показателей эффективности
30
Web - интерфейс
31
Мобильное рабочее место руководитея
Мобильное рабочее место
32
систем электронного документооборота
Методология внедрения
33
Этапы внедрения
Постановка задачи и целей проекта
Сбор первичной информации
Разработка макета решения
Тестирование решения в виртуальной
среде
Анализ выявленных недостатков и их
устранение
Передача решения в промышленную
эксплуатацию, техническая поддержка
34
Почему ProNET?
Ценим и уважаем каждого Заказчика
Авторизованный партнёр лидирующих компаний
рынка - DocsVision и DIRECTUM
Анкеты для сбора первичной информации о
требованиях Заказчика
Разработка технического задания и
сопроводительных документов
Предварительное тестирование предлагаемых
СЭД в виртуальной среде
Гибкая ценовая политика, скидки Заказчикам
35
Выгоды от внедрения
Автоматизация работы с документами и
бизнес-процессов
Эффективное хранение информации
Быстрый поиск документов
Повышение исполнительской
дисциплины
Сокращение затрат времени
руководителей и исполнителей
Повышение конкурентоспособности
предприятия в целом 36
04073, г. Киев, ул. Марка Вовчка, 18А
(+38) 044-390-09-11, 390-09-19
www.pronet.ua
Спасибо за внимание !
Пожалуйста,
задавайте вопросы
37