GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF...

Garis Panduan Pelaksanaan

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017

1 | 43

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

JABATAN KESIHATAN NEGERI SELANGOR

VERSI 1/2017

Disediakan Oleh:

JAWATANKUASA PENYELARAS EKSA, JKNS




2 | 43

KANDUNGAN

1. Tujuan 4 2. Pengenalan EKSA 5 3. Penjenamaan Semula Amalan 5S Sektor Awam 7 4. Prinsip Amalan 5S 8 4.1 Sisih 8 4.2 Susun 8 4.3 Sapu 8 4.4 Seragam 9 4.5 Sentiasa Amal 9 5. Prinsip Pelaksanaan EKSA 9 5.1 Imej Korporat 9 5.2 Kreativiti dan Inovasi 9 5.3 Amalan Hijau 10 5.4 Persekitaran Kondusif 10 5.5 Kepelbagaian Agensi 10 6. Pelaksanaan EKSA di JKNS 11 6.1 Dasar EKSA 11 6.2 Objektif EKSA 11 6.3 Logo EKSA 11 6.4 Penubuhan Jawatankuasa 12 6.5 Pengwujudan Zon EKSA 14 6.6 Keperluan Zon EKSA 16 7. Tindakan Pelaksanaan EKSA 17 8. Keperluan Sudut EKSA 18 9. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi dan Zon 19 10. Ruang Pejabat 19 10.1 Peralatan Pejabat 19 10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat 19 10.3 Susunan Fail 20 10.4 Hiasan Dalaman 20 10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan 21 10.6 Ruang Kerja Terperingkat 21 10.7 Bilik Fail [PP Bil. 5/2007(Panduan Pengurusan Pejabat)] 22 10.8 Ruang Kaunter 23 10.9 Bilik Helpdesk/Call Center 23 11. Ruang Kerja/Bilik Pegawai 24 11.1 Lantai 24 11.2 Meja (di atas meja) 24 11.3 Meja (di bawah meja) 24 11.4 Laci Meja/Almari 25 11.5 Dinding/Partition Pegawai 26 11.6 Kerusi 26 11.7 Komputer dan Pencetak 26 11.8 Sistem Fail 27




3 | 43

11.9 Bilik Pegawai 27 12. Bahagian Pengeluaran 28 12.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi 28 12.2 Mesin dan Peralatan 28 13. Stor ( PP Bil. 5/2009- TPS) 29 13.1 Pintu Stor 29 13.2 Dalam Stor 29 13.3 Simpanan Barang Stor 30 13.4 Simpanan Barang Toxic 31 13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor 31 14. Tempat Umum 32 14.1 Surau/Bilik Solat 32 14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang 33 14.3 Pantri 34 14.4 Laluan Utama/ Laluan Awam 35 14.5 Kaunter Khidmat Pelanggan dan Ruang Menunggu 35 15. Kawasan Persekitaran Jabatan 40 15.1 Papan Tanda Jabatan/ Papan Tanda Arah/Petunjuk 40 15.2 Media/Bahan Pameran 40 16. Keupayaan Sumber Manusia 41 17. Keselamatan Persekitaran 42 18. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi 43 19. Amalan Hijau 43 20. Penutup 44 Lampiran 1 – Kriteria Audit Lampiran 2 – Wallpaper dan Screen Saver Lampiran 3 – Jawatankuasa EKSA Jabatan




4 | 43

1. TUJUAN

Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga dan zon Ekosistem Kondusif

Sektor Awam (EKSA) di Jabatan Kesihatan Negeri Selangor dalam melaksanakan

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan konsep

EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU dan kaedah

pelaksanaan EKSA di Jabatan Kesihatan Negeri Selangor.

Sebagai tambahan panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan

dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah

tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

EKSA sebagai kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai satu program yang

menggalakkan semua zon di JKNS agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan

persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti

penyampaian perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat memantapkan lagi

pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga JKNS dapat bekerja dalam

persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.

2. PENGENALAN EKSA

Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014

sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam oleh pihak MAMPU dengan

mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti

dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam. Langkah

penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak

semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping

menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga JKNS.

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang

ditambahbaik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan

untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik

elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pengwujudan persekitaran kerja yang lebih

kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

Imej korporat;

Kreativiti dan Inovasi;

Amalan Hijau;

Persekitaran Kondusif; dan

Kepelbagaian Agensi.




5 | 43

Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk

membolehkan :

Meningkatkan Imej Korporat.

Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selarasdengan tuntutan pihak berkepentingan.

Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaranhijau melalui pembudayaan Amalan Hijau.

Memperluaskan pelaksanaan di agensi kerajaan bagimewujudkan persekitaran yang kondusif.

Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluankepelbagaian agensi kerajaan.

A

E

D

C

B




6 | 43

3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM

MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui

Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa

Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu akan membawa maksud seperti di

bawah:

•merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barangyang tidak diperlukan di tempat kerja.SISIH

•peralatan disusun dengan teratur, kemas, berkesan,selamat dan mudah dicapai.SUSUN

•untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatanbersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskanfungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan.

SAPU

•bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama adapada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.SERAGAM

•ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu sisih, susun,sapu dan seragam di samping melaksanakanpenambahbaikan berterusan di zon masing-masing.

SENTIASA AMAL




7 | 43

4. PRINSIP AMALAN 5S

4.1 Sisih

Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan: a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera; b. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang

maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan

kaedah/kos yang paling rendah.

4.2 Susun

Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan:

a. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu);

b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item;

c. Menyimpan item mengikut kategori;

d. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat; dan

e. Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula ke tempat asal.

4.3 Sapu

Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam

keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini

melibatkan:

a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin;

b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah

ditetapkan; dan

c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan.




8 | 43

4.4 Seragam

Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih

dan teratur sepanjang masa tindakan yang diambil untuk mewujudkan keseragaman

prosedur, susun atur atau format.

4.5 Sentiasa Amal

Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan

seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA.

Aktiviti ini melibatkan:

a. Audit dalaman dilakukan secara berkala;

b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;

c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang

ditunjukkan oleh warga JKNS; dan

d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui

latihan.

5. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA

5.1 Imej korporat

Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap

persekitaran kerja JKNSdan mencerminkan imej korporat Jabatan. Keselamatan

persekitaran kerja juga diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan

penampilan imej korporat ialah:

i. Kaunter;

ii. Susun atur perabot; dan

iii. Ruang guna sama.




9 | 43

5.2 Kreativiti dan Inovasi

Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja Warga JKNS

digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan Inovasi semasa melaksanakan

tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga JKNS digalakkan untuk

sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran

kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan

Inovasi ialah:

i. Tempat simpanan alat tulis;

ii. Pelabelan; dan

iii. Memendekkan proses kerja.

5.3 Amalan Hijau

Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa penjimatan

kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan. Contoh amalan ialah:

i. Kitar semula;

ii. Peringatan penjimatan;

iii. Penjimatan elektrik; dan

iv. Penjimatan kertas.

5.4 Persekitaran Kondusif

Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan

memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah:

i. Kemudahan pekerja OKU;

ii. Ruang kerja yang kemas; dan

iii. Ruang menunggu.




10 | 43

5.5 Kepelbagaian Agensi

Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana

mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang

diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang

mencakupi keperluan kepelbagaian agensi.

6. PELAKSANAAN EKSA DI JKNS

6.1 Dasar EKSA

“Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) menjadi pemangkin kepada peningkatan

kualiti kerja, perkhidmatan dan produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra,

bersih, sihat, kondusif dan selamat.”

6.2 Objektif EKSA

a. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan selesa pada

setiap masa;

b. Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di kalangan

warga JKNS;

c. Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang

ditawarkan; dan

d. Mewujudkan budaya kerja yang ceria dan efektif.




11 | 43

6.3 Logo Amalan EKSA

6.4 Penubuhan Jawatankuasa

a. Jawatankuasa Penyelaras

PENGERUSI

PKN

SEKRETARIAT

Bahagian Pengurusan

JAWATANKUASA

LATIHAN

TPKN (Pergigian)

JAWATANKUASA

AUDIT

TPKN (Kesihatan

Awam)

JAWATANKUASA

PROMOSI

TPKN(Farmasi)

KETUA-KETUA

ZON




12 | 43

b. Peranan Penaung/Pengerusi Jawatankuasa Pemandu

i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA;

ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan;

iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan;

v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua-ketua zon;

vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah;

vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan EKSA ( dengan bantuan JK

Audit);

viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan bantuan JK

Promosi); dan

ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-amalan

kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).

c. Peranan Jawatan kuasa Latihan

i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada

warga JKNS;

ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan

EKSA kepada semua warga kerja JKNS;

iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi

mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain.

(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan

audit aktiviti Amalan EKSA); dan

iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk

menghadiri Latihan secukupnya.

d. Peranan Jawatan kuasa Audit

i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan

pelaksanaan audit;

ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA;

iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA;

iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang

dikenalpasti semasa proses audit;

v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;

vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Penyelaras

EKSA JKNS;




13 | 43

vii. Menggunakan kriteria audit EKSA yang disediakan oleh MAMPU (Lampiran

1);dan

viii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.

e. Peranan Jawatan kuasa Promosi

i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA;

ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran

Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;

iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti

promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang;

iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster,

banner dan lain-lain);

v. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan

vi. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di

kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Penyelaras.

f. Peranan Sekretariat

i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Penyelaras Amalan EKSA JKNS;

ii. Menyelaraskan Program Amalan EKSA JKNS;

iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA kepada

Jawatan Kuasa Penyelaras EKSA;

iv. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan

EKSA

v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit;

vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan EKSA dalam

organisasi; dan

vii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.




14 | 43

6.5 Pewujudan Zon EKSA

Tujuan pewujudan zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan

pengawasan amalan EKSA. Senarai 6 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA

di JKNS ialah:

BIL NAMA ZON BAHAGIAN

1. ZON PENGURUSAN PENGURUSAN

2. ZON PERUBATAN PERUBATAN

3. ZON KESIHATAN AWAM KESIHATAN AWAM

4. ZON PERGIGIAN PERGIGIAN

5. ZON FARMASI FARMASI

6. ZON KUALITI DAN

KESELAMATAN MAKANAN KUALITI DAN KESELAMATAN MAKANAN

6.6 Keperluan Zon EKSA

a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon EKSA seperti struktur di bawah:

PENGERUSI/ KETUA ZON

TPKN

PENYELARAS /

FASILITATOR

JAWATANKUASA

KECIL

LATIHAN

BPL

JAWATANKUASA

KECIL

AUDIT

JAWATANKUASA

KECIL

PROMOSI




15 | 43

i. Peranan Ketua Zon /Jawatankuasa Pelaksana Zon

i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli zon;

ii. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat Bahagian;

iii. Membentuk jawatankuasa di peringkat Bahagian;

iv. Mengenalpasti liputan zon pelaksanaan EKSA di Bahagian;

v. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli

kumpulan;

vi. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA di peringkat Bahagian;

vii. Melaksanakan pembudayaan kreativiti dan Inovasi serta tindakan

penjimatan/ go green.

viii. Memantau pelaksanaan EKSA Bahagian; dan

ix. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti mana yang

digariskan di peringkat Jabatan.

ii. Peranan Fasilitator

i. Memberikan Latihan dan panduan kepada Ketua zon dan ahli;

ii. Memastikan zon mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan;

iii. Menentukan liputan zon dalam Bahagian;

iv. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini; dan

v. Menyelaras dan memantau aktiviti.

iii. Peranan Penyelaras

i. Menyelaras program EKSA di zon masing-masing;

ii. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam zon;

iii. Menyedia dan mengemaskini fail zon;

iv. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan

v. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.




16 | 43

iv. Peranan Ahli-ahli

i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;

ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;

iii. Bekerjasama dalam zon; dan

iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbang idea bagi menjayakan

pelaksanaan EKSA di zon.

7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA

Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan EKSA ini terbahagi kepada 12 kategori utama

yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKNS iaitu:

a. Keperluan Sudut EKSA;

b. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi Dan Zon;

c. Ruang Pejabat;

d. Ruang Kerja/Bilik Pegawai;

e. Bahagian Pengeluaran;

f. Tempat Penyimpanan/Stor;

g. Tempat Umum;

h. Kawasan Persekitaran;

i. Keupayaan Sumber Manusia;

j. Keselamatan Persekitaran;

k. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi; dan

l. Amalan Hijau.




17 | 43

8. KEPERLUAN SUDUT EKSA

Kaedah penyaluran penyampaian. Ia boleh disediakan secara fizikal dengan menggunakan

ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau secara maya. Sudut EKSA setiap

zon di JKNS perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

a. Dasar dan Objektif Amalan EKSA JKNS;

b. Carta Organisasi Amalan EKSA (Induk dan zon);

c. Carta Perbatuan/Gantt Chart Zon;

d. Pelan Lantai Zon EKSA;

e. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA;

f. Informasi/ hebahan berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi;

g. Logo dan Slogan Amalan EKSA JKNS; dan

h. Tarikh kemaskini sudut EKSA.

9. KEPERLUAN FAIL INDUK, AUDIT, LATIHAN, PROMOSI DAN ZON

Dokumentasi pelaksanaan Amalan EKSA perlu disediakan di peringkat induk, jawatankuasa

dan zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti berikut:

i. Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA dan garis panduan EKSA JKNS;

ii. Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa dan zon;

iii. Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);

iv. Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;

v. Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;

vi. Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA;

vii. Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon; dan

viii. Audit( kriteria dan keputusan audit) - Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon.




18 | 43

10. RUANG PEJABAT

10.1 Peralatan Pejabat

10.1.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh

digunakan dengan selamat;

10.1.2 Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;

dan

10.1.3 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan

mengikut kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin faks dan CPU.

10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat

10.2.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik

serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

10.2.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya

dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat

serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan

10.2.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses

sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan

work station pegawai.

10.3 Susunan Fail

10.3.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;

10.3.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam

satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail); dan

10.3.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:-

i. Tetulang ring file mengandungi:

Singkatan nama kementerian, bahagian,cawangan/unit;

nombor fail;

tajuk fail; dan

nombor susunan fail.




19 | 43

ii. Muka depan ring file mengandungi:

Logo;

Tajuk;

Nama unit atau cawangan;

iii. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.

10.4 Hiasan Dalaman

10.4.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat

diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan

kesihatan pekerja;

10.4.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi

kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam

pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);

10.4.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

10.4.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak

digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk

terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan

dari segi kuantiti);

10.4.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam

ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu

penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik);

10.4.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan

sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan

pemandangan; dan

10.4.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan,

dan tidak mengancam keselamatan pekerja.




20 | 43

10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan

10.5.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko

seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU

SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit;

10.5.2 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik

pegawai; dan

10.5.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

10.6 Ruang Kerja Terperingkat

10.6.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja

Larangan;

10.6.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu

dan selesa;

10.6.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan

memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan

dalam peraturan keselamatan); dan

10.6.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) perlu dilantik

bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon

hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.




21 | 43

10.7 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat))

10.7.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan

di ruang yang strategik;

10.7.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan

indeks;

10.7.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya

menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan

disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail;

10.7.4 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum

tamat waktu bekerja;

10.7.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail

yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar

masuk fail);

10.7.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi

berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar

kabinet;

10.7.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;

10.7.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan

diparkirkan; dan

10.7.9 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).




22 | 43

10.8 Ruang Kaunter

10.8.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;

10.8.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas;


strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

10.8.4 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi

kuantiti dan sentiasa dikemaskini;

10.8.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;

10.8.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang

berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;

10.8.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan;

dan

10.8.8 Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pengguna ii. Direktori pegawai iii. Borang / brousar iv. Bahan bacaan/ informasi v. Piagam pelanggan

10.9 Bilik Helpdesk / Call Centre

10.9.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;


strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan

10.9.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan

dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi,

piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan

kepada telefonis).




23 | 43

11. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

11.1 Lantai

11.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang

kekotoran; dan

11.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di

sekitar ruang kerja.

11.2 Meja (Di atas Meja)

11.2.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan;

11.2.2 Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional);

11.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);

11.2.4 Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur

pada setiap masa;

11.2.5 Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan; dan

11.2.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk

self-ink rubber stamp).

11.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)

11.3.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah;

11.3.2 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan

menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing;

dan

11.3.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.




24 | 43

11.4 Laci Meja / Almari

11.4.1 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci

boleh seperti berikut:

i. Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan

penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas

mengikut kreativiti pegawai

ii. Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi

menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan

buku catatan

iii. Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi

menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan,

dompet, telefon bimbit dan lain-lain

Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam

(kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada

peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis,buku catatan

dan dokumen rasmi.

Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi

11.4.2 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di

dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas;

11.4.3 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang

yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh

bercampur; dan

11.4.4 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan

kemas, tersusun dan bersih.




25 | 43

11.5 Dinding/partition pegawai

11.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing

termasuk bilik pegawai:

i. Tanda Nama Penuh;

ii. Jawatan;

11.5.2 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan

teratur;

11.5.3 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan; dan

11.5.4 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan

partition.

11.6 Kerusi

11.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak

digunakan;

11.6.2 Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika

almari tidak disediakan); dan

11.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak

bergoyang, selesa dan bersih.

11.7 Komputer dan pencetak

11.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak

berhabuk dan sedia untuk diguna;

11.7.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri

keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau

membelakangkan pintu masuk;

11.7.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down);

11.7.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan; dan




26 | 43

11.7.5 Wallpaper menggunakan Dasar dan Objektif Amalan EKSA manakala

screensaver menggunakan Logo Amalan EKSA JKNS seperti di

Lampiran 2. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak

digunakan.

11.8 Sistem fail

11.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;

11.8.2 Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah

diseragamkan;

11.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam

kabinet fail; dan

11.8.4 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).

11.9 Bilik Pegawai

11.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga

diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;

11.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table

atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;

11.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti;

dan

11.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan

teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.




27 | 43

12. BAHAGIAN PENGELUARAN

12.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi

12.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang,

rekahan atau sebarang kecacatan lantai;

12.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu

dilabelkan dengan nama atau simbol alatan;

12.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh

dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau

almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan

semula; dan

12.1.4 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/

barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses,

rosak, pelupusan dan lain-lain).

12.2 Mesin dan Peralatan

12.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang

pergerakan proses kerja;

12.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,

berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan

jangka hayat mesin;

12.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin

terutamanya bahan yang berbentuk cecair;

12.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang

merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;

12.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut

kesesuaian;

12.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau

dilupuskan; dan

12.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan

mesin.




28 | 43

13. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS))

13.1 Pintu Stor

Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :

i. Pelan lantai stor;

ii. Borang permohonan stok;

iii. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan

iv. Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.

13.2 Dalam Stor

13.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;

13.2.2 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen

barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);

13.2.3 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut

diambil/dicapai/dicari;

13.2.4 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;

13.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi

(contoh: tangga dan troli);

13.2.6 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan

dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan

stor tetapi melambangkan imej korporat; dan



13.3 Simpanan Barang Stor

13.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan dan laluan kakitangan stor;

13.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar

Dulu /First In First Out (MDKD/FIFO);




29 | 43

13.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada

seperti berikut:

i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti

bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya;

ii. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau

nombor atau kedua-duanya sekali; dan

iii. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak

diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di

Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2)

* Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.

13.3.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya

hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;

13.3.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;

13.3.6 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang

berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun

dengan kemas;

13.3.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang

masih boleh digunakan;

13.3.8 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang

selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;

13.3.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa

(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor

utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan

13.3.10 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.




30 | 43

13.4 Simpanan Barang Toxic

13.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut

kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;

13.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan

barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;

13.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak

digunakan lagi;

13.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic

berkeadaan baik;

13.4.5 Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;

13.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan



13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor

13.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;

ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan

iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.

13.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose

reel);

13.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;

13.5.4 Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar” dipamerkan

dengan jelas; dan

13.5.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan

berparkir.




31 | 43

14. TEMPAT UMUM

Ruang Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain

merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa

digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan

pengguna.

14.1 Surau/Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat

tempat yang selesa untuk beribadat:

14.1.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan dengan baik;

14.1.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa

bersih untuk keselesaan ramai;

14.1.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau

digantung dengan kemas;

14.1.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;

14.1.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;

14.1.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari /

kabinet / rak yang disediakan;

14.1.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat

dengan jelas;

14.1.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;

14.1.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

14.1.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;

14.1.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan

suasana yang sentiasa segar;

14.1.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;

14.1.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;




32 | 43

14.1.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan;

dan

14.1.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi

menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor

telefon).

14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang

Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:

14.2.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;

14.2.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan baik;

14.2.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan

disusun kemas ketika tidak digunakan;

14.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

14.2.5 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7);

14.2.6 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik

mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);

14.2.7 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada

penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian

Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan,

program Kementerian/Bahagian dan lain-lain);

14.2.8 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat

selesai;

14.2.9 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam

diletakkan di tempat yang disediakan;

14.2.10 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;

14.2.11 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan

power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

14.2.12 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan;




33 | 43


menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai

dan nombor telefon); dan

14.2.14 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di

lokasi yang bersesuaian.

14.3 Pantri

14.3.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

14.3.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur

setelah digunakan;

14.3.3 Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan

seragam (mengikut kesesuaian/optional);

14.3.4 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki

selepas digunakan;

14.3.5 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun

dengan teratur di dalam kabinet/rak;

14.3.6 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;

14.3.7 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

14.3.8 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya

hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam

bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);

14.3.9 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;

14.3.10 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada

sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak

menyenangkan;

14.3.11 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang

tidak menyenangkan;

14.3.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;




34 | 43

14.3.13 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,

peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;

14.3.14 Dilarang merokok di dalam pantri; dan


menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon).

14.4 Laluan Utama/ Laluan Awam

14.4.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang

laluan;

14.4.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)

disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang

laluan;

14.4.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan

baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;

14.4.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan

14.4.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa

diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

14.5 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu

14.5.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun;

14.5.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan

pelanggan/tetamu luar;

14.5.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur

dan berada dalam keadaan baik;

14.5.4 Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan

kemas; dan

14.5.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan

yang mudah dilihat.




35 | 43

14.5.6 Maklumat seperti visi/misi/carta organisasi/piagam pelanggan dan lain-

lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat

14.5.7 Menyediakan perkara-perkara berikut:

i. Buku kedatangan pelawat

ii. Direktori pegawai

iii. Sudut informasi untuk pelanggan

iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

15. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

15.1 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk

15.1.1 Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di

lokasi penting iaitu bilik admin, bilik Setiausaha Bahagian (TPKN), tandas,

pintu keluar dan bilik mesyuarat;

15.1.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

15.1.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami;

15.1.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan

15.1.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

15.2 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk

15.2.1 Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di

lokasi penting iaitu bilik admin, bilik Setiausaha Bahagian (TPKN), tandas,

pintu keluar dan bilik mesyuarat;

15.2.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

15.2.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami;

15.2.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan

15.2.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.




36 | 43

16.1 Media/Bahan Pameran

16.1.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau

papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik,

tidak berdebu dan sentiasa bersih;

16.1.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;

16.1.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej

korporat, kemas dan teratur; dan

16.1.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan

supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

17. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

17.1 Penglibatan Pengurusan atasan

Penglibatan Pengurusan atasan seperti Pengarah Kesihatan Negeri, Timbalan

Pengarah Kesihatan Negeri Bahagian dalam pelaksanaan EKSA amat dikehendaki

demi kelangsungan amalan EKSA di JKNS.

17.2 Dari segi penampilan diri dan imej

Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat,

cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta

kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat awam.

17.3 Perhubungan dengan rakan sejawat;

Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti,

mesyuarat dan sebagainya.

17.4 Perhubungan dengan pelanggan; dan

Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi

bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

17.5 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan

komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas

hakiki dan berinisiatif.




37 | 43

18. KESELAMATAN PERSEKITARAN

Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang

selamat:

a. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak

diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya);

b. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang;

c. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;

d. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;

e. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : Dilarang

Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);

f. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra

pelupusan);

g. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman JKNS (contoh : pantri,

kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya);

h. Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;

i. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;

j. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini;

k. Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan

pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul

serta tanda arah laluan kecemasan;

l. Dokumen-dokumen terperingkat perlulah diselengarakan mengikut prosedur yang telah

ditetapkan dan maklumat kerajaan hendaklah dijaga keselamatannya;

m. Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii. Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai




38 | 43

n. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan

sebagaimana Arahan Keselamatan; dan

o. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

19. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI

i. Melaksanakan Inovasi atau best practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan

kualiti warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan

ii. Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk

hiasan setiap zona tau dalam kegunaan amaln EKSA.

20. AMALAN HIJAU

19.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti

contoh-contoh berikut:

i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.

ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.

iii. Penetapan suhu optimum.


v. Penjimatan air.

vi. Kempen hijau.

19.2 Melaksanakan program kitar semula di peringkat zon.

19.3 Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:

i. Kos

ii. Masa

iii. Tenaga Pekerja

iv. Ruang




39 | 43

21. PENUTUP

Dengan adanya garis panduan ini diharap dapat membantu warga JKNS dalam

melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan EKSA dan

membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di JKNS.

Sebarang pertanyaan berhubung dengan pelaksanaan EKSA di JKNS boleh diajukan

kepada Unit Pengurusan Am melalui:

Telefon : 03-51237231 / 03-51237244

Emel : [email protected]

[email protected]

Faks : 03-51237209

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




40 | 43

LAMPIRAN 1 Kriteria Audit

1a Menyediakan Dasar EKSA bagi agensi. Dasar tidak

disediakan

Dasar disediakan

kepada semua

warga agensi

b. Menyebar Dasar EKSA serta memastikan semua

warga kerja memahaminya.

Dasar dan Garis

Panduan EKSA

tidak disebarkan

Dasar EKSA

disebar dan

difahami oleh

sebahagian warga

Dasar EKSA

disebar dan

difahami oleh

semua warga

2a. Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar

EKSA agensi.

Garis panduan

tidak disediakan

Garis panduan

disediakan kepada

semua warga

agensi

b. Menyebar Garis Panduan EKSA serta memastikan

semua warga kerja memahaminya.

Garis Panduan

EKSA tidak

disebarkan

Garis Panduan

EKSA disebar dan

difahami oleh

sebahagian warga

Garis Panduan

EKSA disebar dan

difahami oleh

semua warga

3

Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA

termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan

sentiasa dikemaskini:

i. Minit mesyuarat

ii. Surat lantikan Jawatankuasa

iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa

Dokumentasi tidak

teratur dan tidak

dikemaskini

Sebahagian

dokumentasi

teratur dan

dikemaskini

Semua

dokumentasi

teratur dan

dikemaskini

4

Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti

ketetapan agensi/ garis panduan yang dibangunkan oleh

agensi.

Tiada

keseragaman

Keseragaman

pada sebahagian

agensi

Keseragaman

pada keseluruhan

agensi

5 Menyediakan Sudut EKSA secara maya Sudut EKSA tidak

disediakan.

Sudut EKSA

disediakan.

SUDUT EKSA mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Dasar EKSA agensi

ii. Carta organisasi

iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS

iv. Pelan lantai

v. Carta Perbatuan semasa

vi. Informasi/ hebahan

vii. Tarikh kemaskini sudut EKSA

Sudut EKSA

hanya

mengandungi satu

perkara seperti

dicadangkan

Sudut EKSA hanya

mengandungi dua

perkara seperti

dicadangkan

Sudut EKSA

mengandungi 3

perkara seperti

dicadangkan

Sudut EKSA

mengandungi 4-5

perkara seperti

dicadangkan

Sudut EKSA

mengandungi

semua perkara

seperti yang

dicadangkan

b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan

sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik.Tidak terkini dan

tidak berada dalam

keadaan baik

Sebahagian sahaja

yang terkini dan

dalam keadaan

baik

Terkini dan berada

dalam keadaan

baik

a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana

Amalan EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya 3

Jawatankuasa seperti berikut:

i. JK Latihan

ii. JK Promosi

iii. JK Audit

JK Pelaksana tidak

dibentuk dan tidak

dilantik

JK Pelaksana

dibentuk dan

dilantik tetapi

hanya mempunyai

1-2 jawatankuasa

yang disyorkan

JK Pelaksana

dibentuk serta

dilantik dan

mempunyai semua

jawatankuasa yang

disyorkan

b) Melantik penyelaras terlatih sebagai pakar rujuk

pelaksanaan Amalan EKSA. Penyelaras tidak

dilantik

Penyelaras dilantik

tapi tidak terlatih

Penyelaras telah

dilantik dan terlatih

8

Merancang dan melaksana program/aktiviti Amalan EKSA

secara berkala seperti berikut:

i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti.

ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit

iii. Melaksana program pemantapan amalan EKSA

iv. Mengadakan program pendedahan kepada amalan

EKSA (contoh: lawatan, taklimat kesedaran)

Program/aktiviti

Ekosistem tidak

dirancang dan

dilaksanakan

Program/aktiviti

Ekosistem

dirancang tetapi

tidak dilaksanakan

Program/aktiviti

Ekosistem

dirancang dan

dilaksanakan

a. Melibatkan pengurusan atasan sebagai

penaung/penasihat Amalan EKSA.

Pengurusan

atasan bukan

penaung/penasihat

Amalan EKSA

Pengurusan

atasan sebagai

penaung/penasihat

Amalan EKSA

b. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA

seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.

Tiada penglibatan

Pengurusan

atasan

Penglibatan

Pengurusan

atasan

KOMPONEN GENERIK

KOMPONEN A

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN1 2 3 4 5 MARKAH

A1) Dasar / Polisi EKSA

6

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

7

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

9

10Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA

dalam mesyuarat pengurusan/mesyuarat berkaitan.

Aktiviti EKSA tidak

dibentang dan

dilaporkan dalam

mesyuarat

pengurusan

Sebahagian aktiviti

EKSA dibentang

dan dilaporkan

dalam mesyuarat

pengurusan

Semua aktiviti

EKSA dibentang

dan dilaporkan

dalam mesyuarat

pengurusan

11

Melaksana audit pematuhan/ audit dalam secara

berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau

agensi luar/lain sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

Audit Dalam tidak

dilaksanakan

Audit Dalam

dilaksanakan

sekali dalam satu

tahun

Audit Dalam

dilaksanakan

mengikut jadual

12Menyebarkan hasil/ laporan Audit Dalam untuk makluman

dan tindakan susulan warga agensi.

Hasil/ laporan

Audit Dalam tidak

disebarkan

Hasil/ laporan

Audit Dalam

disebarkan kepada

sebahagian warga

Hasil/ laporan

Audit Dalam

disebarkan kepada

semua warga

13

Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada Ibu

Pejabat KKM selepas setahun menerima pensijilan

(hanya untuk pensijilan semula).

Laporan Penilaian

Kendiri tidak

dikemukakan

kepada IPKKM

Laporan Penilaian

Kendiri

dikemukakan

kepada IPKKM

14

Melaksanakan program pengiktirafan Amalan EKSA di

peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah berikut:

i. Zon Terbaik

ii. Bilik Terbaik

iii. Bahagian Terbaik

iv. Workstation Terbaik

v. Tandas Terbaik

vi. Hasil kreativiti terbaik

vii. Anugerah Go Green terbaik

Program

pengiktirafan tidak

dilaksanakan

1 hingga 2

program

pengiktirafan

dilaksanakan

Sekurang-

kurangnya tiga

program

pengiktirafan

dilaksanakan

Empat program

pengiktirafan

dilaksanakan

Lima atau lebih

program

pengiktirafan

dilaksanakan

15

Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di

peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-

lain.

Tiada pengiktirafan

diterima/ tidak

ditandaaras oleh

agensi lain

Menerima

pengiktirafan tetapi

tidak ditandaaras

oleh agensi lain

Menerima

pengiktirafan dan

ditandaaras oleh

agensi lain

16Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai

program pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Program

pengiktirafan tidak

disebarkan

Program

pengiktirafan

disebar dan

dipamerkan

kepada

sebahagian warga

Program

pengiktirafan

disebar dan

dipamerkan

kepada semua

warga

17

Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh

meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga.

(Contoh: inovasi sistem fail, simpanan rekod pesakit, stok

ubat-ubatan dsb)

Program inovasi/

Best Practice tidak

dilaksanakan

Program inovasi/

Best Practice

dilaksanakan

18

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti

contoh-contoh berikut:

i. Kreativiti mengguna barangan terpakai.

ii. Barang terpakai untuk hiasan

iii. Hiasan/ kegunaan EKSA

Program kreativiti

dan inovasi tidak

dilaksanakan

Program kreativiti

dan inovasi

dilaksanakan

a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber

secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.

ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.

iii. Penetapan suhu optimum.


v. Penjimatan air.

vi. Kempen hijau.

Tidak

melaksanakan

program

penjimatan tenaga

Melaksana

sekurang-

kurangnya dua

program

penjimatan tenaga

Melaksana

sekurang-

kurangnya tiga

program

penjimatan tenaga

b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.

Tiada

program/usaha

kitar semula

dilaksanakan.

Program/usaha

kitar semula

dilaksanakan

c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:

i. Kos

ii. Masa

iii. Tenaga Pekerja

iv. Ruang

Tiada analisis

penjimatan

disediakan

Analisis

penjimatan

disediakan

0

K.EKOSISTEM (A-

E)_v9

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)

A5) Pengiktirafan

A7) Tindakan Penjimatan / Go Green

19

JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)

Jumlah Markah : /130X 100% = %

(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)

1

Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai

iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak

iv. Tong sampah disediakan

Tidak bersih

Bersih dan

memenuhi satu

kriteria

Bersih dan

memenuhi dua

kriteria

Bersih dan

memenuhi tiga

kriteria

Bersih dan

memenuhi

kesemua kriteria

2 Menyediakan jadual pembersihan Tiada jadual

pembersihan

Ada jadual

pembersihan tetapi

tidak dipatuhi

Ada jadual

pembersihan dan

dipatuhi

3Melantik pegawai penyelia bagi memastikan jadual

pembersihan dipatuhi.

Tiada pegawai

penyelia

Ada pegawai

penyelia

Ada pegawai

penyelia dan

melaksanakan

tugas

4Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan

dalam keadaan baik.

Dinding kotor dan

rosak

Dinding dalam

keadaan baik tetapi

tidak bersih

Dinding dalam

keadaan baik dan

bersih

5Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras

dengan imej korporat.

Hiasan keterlaluan

dan tidak

bersesuaian

Hiasan sederhana

tetapi tidak selaras

dengan imej

korporat

Hiasan

bersesuaian dan

selaras dengan

imej korporat

6Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam

keadaan baik.

Ada lampu yang

rosak

Semua lampu

berfungsi

Semua lampu

berfungsi dan

dalam keadaan

baik

7Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan

baik.

Soket elektrik tidak

berfungsi

Sebahagian soket

elektrik berfungsi

dan dalam keadaan

baik

Semua soket

elektrik berfungsi

dan dalam keadaan

baik

8 Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile pedestal.Susunan laci meja/

mobile pedestal

tidak seragam

Sebahagian

susunan laci meja/

mobile pedesta l

seragam

Semua susunan

laci meja/ mobile

pedestal seragam

9

Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition

dalam keadaan teratur dan kemas:

i. CPU

ii. Tray IN/ OUT/Tiada tray KIV - Perlu berada di atas

meja (mengikut kesesuaian)

iii. Folder/ fail

iv. Perhiasan tidak keterlaluan

v. Kedudukan laci

Semua peralatan

tidak teratur dan

tidak kemas

Sebahagian

peralatan teratur

dan kemas

Semua peralatan

teratur dan kemas

10Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di dalam

laci.

Alat tulis tidak

disusun dengan

kemas dan teratur

Sebahagian alat

tulis disusun

dengan kemas dan

teratur

Semua alat tulis

disusun dengan

kemas dan teratur

11Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan

boleh digunakan.

Semua peralatan

tidak dalam

keadaan baik dan

tidak boleh

digunakan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik dan

boleh digunakan

Semua peralatan

dalam keadaan

baik dan boleh

digunakan

12Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang

disimpan dalam ruang tertentu / laci.

Tiada tanda/label

bagi barang yang

disimpan

Sebahagian barang

yang disimpan

bertanda/berlabel

Semua barang

yang disimpan

bertanda/berlabel

KOMPONEN B

RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

1 2 3 4 5 MARKAHFIZIKAL

B1) Lantai

B2) Dinding dan Siling

B3) Lampu Dan Soket

KEPERLUAN UMUM

B4) Susun Atur Peralatan

B5) Keadaan Peralatan

13Memastikan semua peralatan bebas daripada debu,

bersih dan kemas.

Semua peralatan

berdebu, tidak

bersih dan tidak

kemas

Sebahagian

peralatan berdebu,

tidak bersih dan

tidak kemas

Semua peralatan

tidak berdebu,

bersih dan kemas

14Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan

gunasama. (yang bersesuaian)

Tiada tatacara

penggunaan

dipamerkan

Mempamerkan

tatacara

penggunaan pada

sebahagian

peralatan

gunasama

Mempamerkan

tatacara

penggunaan

dengan jelas dan

mudah difahami

pada semua

peralatan

gunasama

15Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan

disusun kemas.

Tiada arahan/notis

dipamerkan

Arahan/notis

dipamerkan di

sebahagian tempat

(yang bersesuaian)

Arahan/notis

dipamerkan di

semua tempat

(yang bersesuaian)

16Susunan laci pedestal adalah seperti berikut ; 1. Alat

Tulis , 2. Dokumen , 3. Peribadi

Susunan laci tidak

dipatuhi

Susunan laci

dipatuhi

17Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik

atau kubikel yang seragam.

Tiada tanda nama

pada bilik/ kubikel

Sebahagian bilik/

kubikel

memaparkan tanda

nama pegawai

yang seragam

Semua bilik/ kubikel

memaparkan

tanda nama

pegawai yang

seragam

18Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi

menunjukkan seksyen/unit.Tidak berlabel

Label lengkap, jelas

tetapi tidak

seragam

Label lengkap, jelas

dan seragam

19Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan

yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.

Saiz yang tidak

sesuai dan sukar

dibaca

Saiz yang sesuai

tetapi sukar dibaca

Saiz yang sesuai

dan mudah dbaca

20Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan

strategik dan mudah dilihat.

Semua papan

tanda di kedudukan

tidak strategik dan

sukar dilihat

Sebahagian papan

tanda pada

kedudukan

strategik dan

mudah dilihat

Semua papan

tanda pada

kedudukan

strategik dan

mudah dilihat

21Penggunaan label yang minimum dan selaras dengan

imej korporat.

Penggunaan label

yang keterlaluan

dan tidak berimej

korporat

Label minima tetapi

tidak selaras

dengan imej

korporat

Label minima dan

selaras dengan

imej korporat

22 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras


Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima


dengan imej

korporat

Hiasan minima dan

selaras dengan

imej korporat

23Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu

dan dalam keadaan baik.

Perhiasan berdebu

dan usang

Sebahagian

perhiasan dalam

keadaan baik dan

tidak berdebu

Perhiasan dalam

keadaan baik,

bersih, dan tidak

berdebu

24Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat.

Pelan lantai tidak

disediakan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan pelan

lantai yang jelas

difahami

Semua bilik/ruang

menyediakan pelan

lantai yang jelas

difahami

25

Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang

gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi 1

suis).

Pelan lampu tidak

disediakan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan pelan

lampu yang jelas

difahami

Semua bilik/ruang

menyediakan pelan

lampu yang jelas

difahami

26Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua

bilik/ruang.

KEW-PA7 tidak

dipaparkan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

KEW-PA 7 tetapi

tidak dikemaskini

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

KEW-PA 7 dan

dikemaskini

Semua bilik/ruang

menyediakan

KEW-PA 7 tetapi

tidak dikemaskini

Semua bilik/ruang

menyediakan

KEW-PA 7 dan

dikemaskini

B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

B7) Perhiasan

B8) Keperluan Umum

27

Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap

ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk

dihubungi. Label PIC memadai mengandungi butiran

berikut : 1. Nama , 2. Ext No

PIC tidak dilantik

bagi setiap

ruang/bilik

Sebahagian

ruang/bilik

mempunyai PIC

tetapi tidak

mempunyai nama

dan nombor untuk

dihubungi

Sebahagian

ruang/bilik

mempunyai PIC

dan mempunyai

nama /nombor

untuk dihubungi

Semua ruang/bilik

mempunyai PIC

tetapi tiada

nama/nombor

untuk dihubungi

Semua ruang/bilik

mempunyai PIC

dan nama/nombor

untuk dihubungi

28Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan

bilik gunasama dengan jelas.

Etika/tatacara bilik

tidak disediakan


disediakan tetapi

tidak jelas


disediakan dengan

jelas

29Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan

sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).Tiada inisiatif

Merencanakan

inisiatif/tindakan

pembaikan proaktif

30Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian meja

kerja kemas dan

peralatan disusun

dengan baik

Semua meja kerja

kemas dan

peralatan disusun

dengan baik

31Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras


Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima


dengan imej

korporat

Hiasan minima dan

selaras dengan

imej korporat

32Menyediakan carta dan jadual pergerakan pegawai dan

dikemaskini

Tidak menyediakan

carta dan jadual

pergerakan

pegawai

Menyediakan carta

dan jadual

pergerakan dan

tidak dikemaskini

Carta dan jadual

pergerakan

disediakan dan

dikemaskini

33Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian meja

kerja kemas dan

peralatan disusun

dengan baik

Semua meja kerja

kemas dan

peralatan disusun

dengan baik

34 Memastikan susunan perabot kemas.Perabot tidak

disusun kemas

Sebahagian

perabot disusun

kemas

Semua perabot

disusun kemas



Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima


dengan imej

korporat

Hiasan minima dan

selaras dengan

imej korporat

36

Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Susunan kemas dan teratur

Tidak memenuhi

kriteria

Memenuhi dua

kriteria

Memenuhi

kesemua kriteria

37

Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan

teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan

cepat dan pantas.

Tidak menyediakan

sistem

Sistem kurang jelas

dan tidak teratur

Sistem jelas dan

teratur

38 Menyediakan label pada setiap barang/bahan. Tiada labelSebahagian barang

berlabel

Semua barang

berlabel

39

Menyediakan etika penggunaan dan peraturan

pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga

kerja.

Tidak menyediakan

etika penggunaan

Etika penggunaan

disediakan tetapi

tidak dipaparkan

kepada warga kerja

Etika penggunaan

disediakan dan

dipaparkan kepada

warga kerja

40Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang

sentiasa dikemaskini.

Tidak menyediakan

kad inventori

Sebahagian barang

sahaja

memaparkan kad

inventori dan tidak

dikemaskini

Sebahagian barang

memaparkan kad

inventori,dan

dikemaskini

Semua barang

memaparkan kad

inventori, tetapi

tidak dikemaskini

Semua barang

memaparkan kad

inventori dan

sentiasa

dikemaskini

41Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan

turut disimpan di dalam stor.

Terdapat bahan/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dan tidak

disusun dengan

kemas

Terdapat bahan/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dan

disusun dengan

kemas

Tiada barang/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dalam

stor

RUANG KERJA

B9) Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja

B10) Bilik Pegawai

B11) Stor Peralatan Pejabat

42 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.Tiada penanda

aras minima

Penanda aras

minima disediakan

pada sebahagian

barang sahaja

Penanda aras

minima disediakan

pada semua

barang

43

Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

Tidak memenuhi

kriteria

Memenuhi

sebahagian kriteria

Memenuhi

kesemua kriteria

44Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam

keadaan teratur, baik dan kemas

Tidak teratur, baik

dan kemas

Sebahagian

peralatan, kabinet

dan rak dalam

keadaan teratur,

baik dan kemas

Peralatan, kabinet,

dan rak dalam

keadaan teratur,

baik dan kemas

45

Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan

yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam

tempoh 30 saat.

Fail berselerak dan

tidak teratur.

Fail disusun kemas

tetapi tidak teratur

Fail disusun kemas

dan teratur

46Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

Senarai indeks dan

nombor fail tidak

disediakan

Senarai indeks dan

nombor fail

disediakan

47

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada

setiap fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

Tiada labelSebahagian sahaja

berlabel.

Setiap fail/

dokumen berlabel

48Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk

semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

Sistem kawalan

dan pergerakan fail

tidak disediakan

Sistem kawalan

dan pergerakan fail

disediakan, tetapi

tidak dikemaskini

Sistem kawalan

dan pergerakan fail

disedia dan

dikemaskini

49

Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi

kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

Tidak memenuhi

kriteria.

Hanya 2 kriteria

dipenuhi

Hanya 3 kriteria

dipenuhi

Hanya 4 kriteria

dipenuhi

Memenuhi

kesemua kriteria

tersebut.

50Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam

keadaan teratur, baik dan kemas

Tidak teratur, baik

dan kemas

Sebahagian

peralatan, kabinet

dan rak dalam

keadaan teratur,

baik dan kemas

Peralatan, kabinet,

dan rak dalam

keadaan teratur,

baik dan kemas

51Memastikan semua peralatan bersih, tidak berbau dan

disusun dengan baik.

Peralatan tidak

kemas, tidak

bersih,berbau dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian

peralatan kemas,

bersih dan

peralatan disusun

dengan baik

Semua peralayan

kemas, bersih,

tidak berbau dan

peralatan disusun

dengan baik



Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima


dengan imej

korporat

Hiasan minima dan

selaras dengan

imej korporat

53

Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria

berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

Tidak memenuhi

kriteria.

Memenuhi satu

kriteria

Memenuhi dua

kriteria

Memenuhi 3-4

kriteria

Memenuhi

kesemua kriteria

0

K.EKOSISTEM (A-E)_v9

B15) Bilik Server/Terperingkat

JUMLAH SKOR (KOMPONEN B)

Jumlah Markah : /265 X 100% = %


B12) Bilik Fail

B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

B14) Bilik Pemandu

1

Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan

sentiasa bersih, kemas dan selaras dengan imej korporat

seperti perhiasan yang tidak berlebihan.

Persekitaran lobi

kotor, tidak kemas

dan tidak selaras

dengan imej

korporat

Persekitaran lobi

bersih dan kemas


dengan imej

korporat

Persekitaran lobi

bersih, kemas dan

selaras dengan

imej korporat

2

Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang

terkini seperti contoh-contoh berikut:

i. Visi;

ii. Misi;

iii. Maklumat Pengurusan Atasan;

iv. Moto dan

iv. Piagam Pelanggan

Tiada maklumat

dipaparkan

Sebahagian

maklumat yang

dipaparkan terkini

Semua maklumat

yang dipaparkan

terkini

3

Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:

i. Buku kedatangan pelawat

ii. Direktori pegawai

iii. Sudut informasi untuk pelanggan

Tidak

menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

Menyediakan 1-2

perkara yang

disyorkan

Menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

4

Memastikan kaunter utama memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pelanggan

ii. Direktori warga agensi

iii. Borang-borang / brosur berkaitan

iv. Bahan bacaan/ informasi

v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan

vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

Kaunter

menyediakan satu

kriteria yang

disyorkan

Kaunter

menyediakan dua

kriteria yang

disyorkan

Kaunter

menyediakan

semua kriteria

yang disyorkan

5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan teratur.

Kaunter tidak

bersih, tidak

kemas dan tidak

teratur

Kaunter bersih

tetapi tidak kemas

dan tidak teratur

Kaunter bersih,

kemas dan teratur

6

Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti

persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan

dilaksanakan contohnya:

i. Menyediakan vending machine

ii. Menyediakan suratkhabar dan bahan bacaan lain

iii. Menyediakan tempat duduk

iv. Menyediakan televisyen

v. Menyediakan wi-fi

vi. Lain-lain

satu usaha

delighting the

customer

disediakan

dua usaha

delighting the

customer

disediakan

tiga usaha

delighting the

customer

disediakan

empat usaha

delighting the

customer

disediakan

Lebih daripada

empat usaha

delighting the

customer

disediakan

7

Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan

seperti senyum, informatif, bahasa yang mudah difahami

dan berbudi bahasa

Perkhidmatan

yang tidak mesra

pelanggan

Perkhidmatan

yang mesra

pelanggan

8Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan

yang dikemaskini.Tidak disediakan

Carta aliran

perkhidmatan

disediakan tetapi

tidak dikemaskini

Carta aliran

perkhidmatan

disedia dan

dikemaskini

9

Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan

bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan selaras


Sofa/tempat duduk

dan bahan bacaan

tidak disediakan

Sofa/tempat duduk

disediakan tetapi

tiada bahan

bacaan

Sofa/tempat duduk

dan bahan bacaan

bersesuaian

disediakan

10Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan

bersih, kemas dan teratur.

Semua peralatan

kotor, tidak kemas

dan tidak teratur

Sebahagian

peralatan bersih,

kemas dan teratur

Semua peralatan

bersih, kemas dan

teratur

11Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan

mencukupi.

Tong sampah tidak

disediakan

Tong sampah

disediakan tetapi

tidak bersesuaian

dan tidak

mencukupi

Tong sampah

yang bersesuaian

dan mencukupi

disediakan

12Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang

laluan kemas, bersih dan teratur.

Semua susunan

peralatan atau

hiasan tidak

kemas, tidak

bersih dan

berserabut

Sebahagian

susunan peralatan

atau hiasan

kemas, bersih dan

teratur

Semua susunan

peralatan atau

hiasan kemas,

bersih dan teratur

13Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu

kecemasan.

Terdapat halangan

di semua laluan

dan pintu

kecemasan

Terdapat halangan

di sebahagian

laluan dan pintu

kecemasan

Tiada halangan di

semua laluan dan

pintu kecemasan

KOMPONEN C

TEMPAT UMUM1 2 3 4 5 MARKAH

C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan

C2) Kaunter Utama

C3) Ruang Menunggu

C4) Laluan Utama/Koridor

14

Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja,

mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam

keadaan baik dan berfungsi

Semua peralatan

tidak berfungsi

Sebahagian

peralatan

berfungsi dengan

baik

Semua peralatan

berfungsi dengan

baik

15Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas

dan selamat.

Persekitaran bilik

kotor, tidak kemas

dan tidak selamat

Persekitaran bilik

bersih dan kemas

tetapi tidak

selamat

Persekitaran bilik

bersih, kemas dan

selamat

16Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih,

kemas dan teratur.

Ruang

perpustakaan

kotor, tidak kemas

dan tidak teratur

Ruang

perpustakaan

bersih tetapi tidak

kemas dan tidak

teratur

Ruang

perpustakaan

bersih, kemas dan

teratur

17Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan

bacaan yang memudahkan pelanggan.

Sistem susunan/

capaian tidak

disediakan

Sistem susunan/

capaian/ label

menyukarkan

pelanggan

Sistem susunan/

capaian/ label

memudahkan

pelanggan

18Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan

pemantauan bahan bacaan.

Tiada sistem rekod

kawalan

Sistem rekod

kawalan disedia,

tetapi tidak

dikemaskini

Sistem rekod

kawalan disedia

dan dikemaskini

19

Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam

keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan

bersih:

i. Telekung/Kain Pelekat;

ii. Sejadah; dan

iii. Tempat sangkut sejadah/telekung

Peralatan dalam

keadaan tidak baik

dan tidak

memenuhi kriteria

yang disyorkan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik dan

memenuhi kriteria

yang disyorkan

Semua peralatan

dalam keadaan

baik dan

memenuhi semua

kriteria yang

disyorkan

20

Menyediakan kemudahan berikut:

i. Tanda arah kiblat

ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan

iii. Tempat letak/ rak kasut

iv. Selipar

Hanya satu

kemudahan

disediakan

Dua kemudahan

disediakan

Semua

kemudahan

disediakan

21Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas

dan dalam keadaan baik.

Al-Quran/ bahan

bacaan tidak

kemas dan tidak

dalam keadaan

baik

Sebahagian Al-

Quran/ bahan

bacaan kemas dan

dalam keadaan

baik

Semua Quran/

bahan bacaan

kemas dan dalam

keadaan baik

22Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur,

kemas dan selesa.

Surau berkeadaan

tidak bersih, tidak

teratur dan tidak

selesa

Surau berkeadaan

bersih, tetapi tidak

selesa dan tidak

teratur

Surau berkeadaan

bersih, teratur dan

selesa

23Memastikan surau tidak berbau (bau yang

menyenangkan)

Bau surau tidak

menyenangkan

Bau surau

menyenangkan

24 Memastikan tempat wudhu' bersih.Tempat wudhu'

kotor

Tempat wudhu'

bersih

25Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan

berfungsi.Lif rosak & kotor

Sebahagian lif

dalam keadaan

baik dan bersih

Semua lif dalam

keadaan baik dan

bersih

26Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi

sekiranya berlaku kecemasan.

Tiada maklumat

pegawai

disediakan

Maklumat pegawai

ada disediakan

27Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras

dengan jelas.Tidak disediakan

Disediakan tetapi

kurang jelas

Disediakan

dengan jelas

28Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat

mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkalaTidak dipaparkan Dipaparkan

29Memastikan peralatan berada dalam keadaan bersih,

baik, tersusun dan boleh digunakan.

Peralatan tidak

bersih, tidak

terurus dan tidak

boleh digunakan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan bersih,

baik dan boleh

digunakan

Semua peralatan

dalam keadaan

bersih, baik dan

boleh digunakan

30 Memastikan pantri bersih dan dalam keadaan terurus.

Pantri dalam

keadaan tidak

bersih dan tidak

terurus

Pantri dalam

keadaan bersih

tetapi tidak terurus

Pantri dalam

keadaan bersih

dan terurus

31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

Persekitaran

tandas kotor dan

basah

Persekitaran

tandas bersih dan

kering

C5) Bilik Mesyuarat

C6) Perpustakaan/Pusat Sumber

C7) Surau/Bilik Solat

C8) Lif

C9) Pantri / Tempat Minum

C10) Tandas

32 Memastikan bau tandas menyenangkan.Bau yang tidak

menyenangkan

Tidak berbau/ bau

menyenangkan

33 Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.Semua peralatan

tidak berfungsi

Sebahagian

peralatan

berfungsi dengan

baik

Semua peralatan

berfungsi dengan

baik

34 Memastikan pengudaraan tandas baik.Pengudaraan tidak

baikPengudaraan baik

35

Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan

peraturan penggunaan tandasTiada pemakluman

disediakan

Sebahagian

maklumat

dipaparkan

Pemakluman

disediakan

36

Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

i. Cecair pencuci tangan

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari

iv. Cermin Muka

v. Bahan pewangi

Menyediakan satu

peralatan yang

disyorkan

Menyediakan dua

peralatan yang

disyorkan

Menyediakan tiga

peralatan yang

disyorkan

Menyediakan

empat peralatan

yang disyorkan

Menyediakan

semua peralatan

yang disyorkan

37Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik

dan bersihTiada tandas OKU

Tandas OKU

disediakan tetapi

tidak berfungsi

dengan baik dan

kurang bersih

Tandas OKU

disediakan dan

berfungsi dengan

baik dan bersih

0


JUMLAH SKOR (KOMPONEN C)

Jumlah Markah : /185 X 100% = % check markahJumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)

1

Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang

mengandungi:

i. Arahan Keselamatan.

ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill ).

iii. Tanda Amaran.

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.

v. Tanda arah laluan kecemasan.

Tiada Pelan

Tindakan

Kecemasan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi 2

kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi 3

kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi 4

kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

kesemua kriteria

yang disyorkan

2Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat,

berfungsi dengan baik dan tiada halangan.

Tiada lampu

kecemasan

Ada lampu

kecemasan dan

berfungsi tetapi

terhalang

Ada lampu

kecemasan,

berfungsi dan tidak

terhalang

3Menyediakan aktiviti kesedaran pelan tindakan

kecemasan

Tiada aktiviti

kesedaran

Ada aktiviti

kesedaran

4

Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel

komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur

dan selamat.

Pendawaian dalam

keadaan tidak

kemas, tidak

teratur dan tidak

selamat

Sebahagian

pendawaian dalam

keadaan kemas,

teratur dan

selamat

Semua

pendawaian dalam

keadaan

kemas,teratur dan

selamat

5Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan

eletrik yang digunakan.

Plag tidak dilabel /

tidak dilabel secara

menyeluruh

Plag dilabel

6

Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii.Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

Tiada alat

pemadam api

disediakan

Alat Pemadam Api

menepati

sebahagian kriteria

yang disyorkan

Alat Pemadam Api

menepati kesemua

kriteria yang

disyorkan

7Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan

boleh digunakan.

Tiada gelung hos

pemadam api

disediakan

Gelung hos

pemadam api

disediakan tetapi

tidak boleh

digunakan

Gelung hos

pemadam api

disediakan dan

boleh digunakan

8Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam

keadaan baikTerdapat halangan Tiada halangan

9 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Tidak ditutup Ditutup

10 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.

Tiada tanda arah

KELUAR yang

jelas

Sebahagian tanda

arah KELUAR

dipaparkan

dengan jelas

Semua tanda arah

KELUAR

dipaparkan

dengan jelas

11 Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.Terdapat halangan

di laluan/tangga

kecemasan

Tiada halangan di

laluan/tangga

kecemasan

12Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi

tatacara keselamatan.

Anak kunci tidak

dilabel/ditanda

Anak kunci

dilabel/ditanda

tetapi tidak

memenuhi tatacara

keselamatan

Anak kunci

dilabel/ditanda dan

memenuhi tatacara

keselamatan

13Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang

penyimpanan yang selamat.

Anak kunci tidak

disimpan di dalam

peti keselamatan

Anak kunci

disimpan di dalam

peti keselamatan

14Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat

oleh pegawai bertanggungjawab.

Senarai anak kunci

tidak disimpan

Senarai anak kunci

disimpan dengan

selamat

15Menyediakan buku log peminjaman kunci dan

dikemaskini.

Buku log

peminjaman kunci

tidak disediakan

Buku log

peminjaman kunci

disediakan tetapi

tidak dikemaskini

Buku log

peminjaman kunci

disediakan dan

dikemaskini

0


KOMPONEN D

KESELAMATAN PERSEKITARAN1 2 3 4 5 MARKAH

D1) Pelan Tindakan Kecemasan

D5) Kunci

JUMLAH SKOR (KOMPONEN D)



D2) Pendawaian/ Kabel

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran

D4) Laluan/Tangga Kecemasan

1Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai

untuk pekerja, pelawat dan OKU.

Tiada tempat

meletak kenderaan

disediakan untuk

pekerja, pelawat

dan OKU

Tempat meletak

kenderaan

disediakan untuk

pekerja sahaja

Tempat meletak

kenderaan

disediakan, tetapi

tidak sesuai untuk

pekerja, pelawat

dan OKU

. Tempat meletak

kenderaan

disediakan untuk

pekerja, pelawat

dan OKU tetapi

tidak mencukupi

Tempat meletak

kenderaan sesuai

untuk pekerja,

pelawat dan OKU

2

Menyediakan laluan kemudahan-kemudahan OKU

seperti: i.Tanjakan

ii. Kerusi Roda

iii. Laluan OKU/Kuning

iv.Tanda Arah OKU

Tiada kemudahan

disediakan

Satu kemudahan

disediakan

Dua kemudahan

disediakan

Tiga kemudahan

disediakan

Empat atau lebih

kemudahan

disediakan

3Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot

yang disediakan.

Garisan antara lot-

lot yang

disediakan tidak

jelas

Sebahagian

garisan antara lot-

lot disediakan

dengan jelas

Semua garisan

antara lot-lot yang

disediakan jelas

4 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.Tunjuk arah laluan

pelawat tidak

disediakan

Tunjuk arah laluan

pelawat disediakan

tetapi kurang jelas

Tunjuk arah laluan

pelawat disediakan

dengan jelas

5Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik

dan bersih.

Semua kawasan

persekitaran tidak

berada dalam

keadaan baik &

bersih

Sebahagian

kawasan

persekitaran

berada dalam

keadaan baik &

bersih

Semua kawasan

persekitaran

berada dalam

keadaan baik &

bersih

6Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih,

tidak berbau dan diuruskan dengan baik.

Kawasan/ tong

pengumpulan

sampah tidak

bersih, berbau dan

tidak diuruskan

dengan baik

Kawasan/ tong

pengumpulan

sampah bersih,

tidak berbau dan

diuruskan dengan

baik

7 Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.Laluan ke pintu

masuk terhalang

Laluan ke pintu

masuk tidak

terhalang

8Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej

korporat agensi.

Hiasan keterlaluan

dan tiada imej

korporat

Hiasan minima dan

menonjolkan imej

korporat

0


JUMLAH SKOR (KOMPONEN E2)



KOMPONEN E2 (Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan)

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 1 2 3 4 5 MARKAH

E1) Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di

Kawasan Sendiri)

BIL. KOMPONEN MARKAH

A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

B. RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

C. TEMPAT UMUM

D. KESELAMATAN PERSEKITARAN

E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

F. TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI MENGIKUT KEPERLUAN AGENSI)

0.00

AUDITOR: AUDITEE:

Pengiraan Purata Markah Keseluruhan

PURATA MARKAH KESELURUHAN

Ulasan Keseluruhan:




41 | 43

LAMPIRAN 2 Wallpaper dan screen saver




42 | 43

LAMPIRAN 2

1. Wallpaper

2. Screen saver




43 | 43

LAMPIRAN 3

Jawatankuasa EKSA Jabatan

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF...

Documents

Transcript of GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF...