G4s Secure Solutions Ecuador Cía. Ltda.

EcuadorJulio 2015

Objetivos

● Coordinar las acciones inmediatas para el cumplimiento del cronograma regional establecido para el Proyecto G4S going Google LAT.

● Implementar a nivel local las aplicaciones de Google en la gestión administrativa y operativa de la empresa.

● Apoyar el cumplimiento de la meta de que el país ingrese al programa hasta el 13 de Agosto improrrogablemente.

● Generar compromisos en todos los niveles para realizar una migración a Google sin contratiempos y acorde a las fechas establecidas por el Grupo Regional.

● Aprovechar en beneficio de G4S todos los beneficios tecnológicos y aplicaciones que Google pone a disposición de los usuarios a nivel mundial.

Descripción del Proyecto

● G4S está migrando los 75.000 usuarios actuales de correo electrónico corporativo a Google para trabajar el año 2015.

● Se migrarán correo electrónico, calendario, contactos y otras aplicaciones.

● Un equipo de grupo (Centro de Excelencia) proporcionará orientación sobre el proceso de implementación de Google, para aprovechar las mejores prácticas, optimizar la migración de datos, así como proporcionar apoyo y asistencia a los equipos regionales y nacionales.

● Cada equipo de país es responsable de la entrega de los componentes locales, los cuales se integran a las metas globales propuestas.

¿Por qué G4S va a Google?

● Para migrar a una plataforma moderna y única de correo electrónico y colaboración.

● Mejorar la fiabilidad y la seguridad de nuestros sistemas.

● Habilitar y mejorar el trabajo en equipo y la colaboración dentro y entre los equipos y las empresas de G4S a nivel mundial. Acceda a sus archivos desde cualquier dispositivo y compártalos al instante con sus compañeros de equipo.

● Hacer su trabajo más fácil cuando no se encuentra en su escritorio (móvil).

● Acceder a la última plataforma de tecnología de un socio tecnológico líder en el mundo.

● Los calendarios integrados, la potente búsqueda y la protección contra spam de Gmail lo ayudan a mejorar la productividad.

● Entre las funciones empresariales mejoradas, se ofrecen una garantía de tiempo de actividad del 99.9% y 30 GB de almacenamiento. Además, no incluye anuncios.

Fase LATAM del ProgramaMonth Commencing 10/08 17/08 24/08 31/08

Global Go Live - Phase - Brazil 11/08

Global Go Live - Phase - Ecuador 13/08

Global Go Live - Phase - Chile 14/08

Global Go Live - Phase - Colombia 18/08

Global Go Live - Phase - Argentina 25/08

Global Go Live - Phase - Guatemala2 26/08

Global Go Live - Phase - Dominican Republic 27/08

Global Go Live - Phase - Barbados 27/08

Global Go Live - Phase - Trinidad & Tobago 27/08

Global Go Live - Phase - Puerto Rico 27/08

Global Go Live - Phase - Nicaragua 27/08

Global Go Live - Phase - Mexico 28/08

Global Go Live - Phase - Paraguay 28/08

Global Go Live - Phase - Uruguay 28/08

Global Go Live - Phase - Venezuela 28/08

Global Go Live - Phase - Peru 01/09

Global Go Live - Phase - Bolivia 01/09

Global Go Live - Phase - Costa Rica 01/09

Global Go Live - Phase - El Salvador 02/09

Global Go Live - Phase - Honduras 02/09

Ecuador ingresa al programa el

13 de agosto de 2015.

Cronograma local del Programa

Tema Descripción Gestión a realizar Funcionario Responsable

Fecha Objetivo Otros

Comunicación Comunicado Institucional Enviar Comunicado Institucional a los Early Adopters informándoles sobre su elección y socializando el proyecto

Gabriela Becerra - Lilián Galárraga 15/07/2015

ReuniónReunión revisión presentaciones de capacitación

Revisión por parte de los asistentes de la presentación para las capacitaciones

Asistentes 16/07/2015

Capacitación Capacitación Directores Capacitar en Google Apps Empresarial a los Directores

Fausto Alvear - Javier Toapanta 20/07/2015

Lugar - Sala de Reuniones Piso 2 Bosmediano

Capacitación Capacitación Early Adopters Quito

Capacitar en Google Apps Empresarial a los Early Adopter seleccionados

Fausto Alvear - Javier Toapanta

21/07/2015 - 15H00 A 18H00

Lugar - Sala de Capacitación Bosmediano

Capacitación Capacitación Early Adopters Provincias

Capacitar en Google Apps Empresarial a los Early Adopter seleccionados

Fausto Alvear - Javier Toapanta

22/07/2015 - 07H00 A 10H00

Google - Hangouts

Programas destacados

● América del Norte activo: (EE.UU., Canadá, G4S Tech)

● Europa parcialmente activo: (Lux, Aleta, Isr, Hun, Cyp)

● Hoy tenemos 10.5k cuentas de usuarios activos (23k creados)

Lecciones Aprendidas

● Trabajar en la preparación técnica temprana en los países de LATAM

● Fijar listas de usuarios en todos los niveles

● Implementar el proceso en los dispositivos móviles inmediatamente

● Asumir el compromiso local y colaborar con el equipo local y regional del programa

● Esto no es ciencia aeroespacial!

Estructura del Proyecto - Roles

● Centro de Excelencia – Tiene la responsabilidad liderar el proyecto global, diseño e implementación.

● Campeón regional – Su papel es coordinar con los campeones locales del país y mantener el progreso acorde a lo planificado.

● Campeón País – Su rol es coordinar con los representes locales del área de sistemas, incluyendo asesorías para conocer Google. Motiva el ingreso a Google a todos los colegas!

● Gerentes Regionales & Country Proyecto G4S - La gestión de la migración a nivel local

● Guías Google – Su papel es proporcionar el apoyo en terreno para garantizar una transición sin problemas.

Gestión del Proyecto

Núcleo de Sistemas

“Core IT”

Los primeros en

adoptar“Early Adopters”

“Todos a Google

“Global Go-Live”

Planeación Soporte

1 2 3

1. Core IT (Sistemas G4S)● Confirmar y poner a prueba el diseño técnico● Identificar puntos de integración● Familiarizarse con las herramientas y la tecnología

2. Early Adopter (primeros en adoptar)

● Validar el enfoque de migración● Elementos de gestión del cambio y prueba piloto● Recopilar información sobre la capacitación y las comunicaciones● Activar guías de Google

3. Global Go-Live (todos)

● Llevar al resto de la organización al mismo sistema basado en Google.

● Empleo de Correo, Calendario, Contactos, Hangouts, Docs y Drive● Transición a los esfuerzos de adopción y de transformación a largo

plazo

~ 90 Days

Flujos de trabajo

Información General

Gestión Del CambioDesarrollar la formación, la comunicación y los materiales de apoyoReducir el costo del cambio organizacionalAsegurar que los usuarios están capacitados para adoptar plenamente las capacidades del producto

Gestión de ProyectosDefinir el alcance del proyectoPriorizar despliegue de casos simples y avanzadas de usoAdministrar los recursos y flujos de trabajo

Configuración TécnicaDefinir los requisitos de aplicación y sistema de configuraciónIdentificar puntos de integraciónHabilitar la resolución de problemas a principios de desafíos técnicos

Incrementar el apoyo en todos nivelesAsegurar que los usuarios tienen mejor experiencia y apoyo posibleCapacitar a los funcionarios de segunda línea de soporteActualización del modelo operativo

Áreas críticas de éxito

Preparación técnica

● Puesta en marcha y pruebas de tecnología

● Designación de los usuarios del área de sistemas y primeros en adoptar Google

Compromiso de negocios y comunicación

● Compromiso de Colegas (Marketing y Comunicaciones)

● Alto compromiso de los usuarios: ejecutivos, administrativos y operativos

Una detallada implementación del programa.

● Ensayo de proceso y sistema actual con los primeros adoptantes.

● Identificación de guías y formación de Google

Apoyo

● Al nivel 1 gestión

Preparación técnica

La preparación detallada del proyecto nos permite:

● Iniciar migraciones históricas tempranas y ágiles - Aumento de la satisfacción del cliente

● Preparar las listas de usuarios de comunicaciones - Mejora de la preparación

● Identificar los problemas con tiempo para abordarlos

● El aumento de la percepción del proyecto y el equipo de proyecto de calidad

Funciones clave: El campeón del país

Necesitan:

● Tomar posesión y asumir la responsabilidad por el éxito del proyecto● Asegúrese de que los colegas están al tanto de los cambios y listos para

subir a bordo● Encuentre aliados para defender el cambio en toda la empresa● Motive a los usuarios que lean las comunicaciones por correo

electrónico, revise el sitio de Google ● Lleve a cabo la capacitación previa a la migración● Motive a los voluntarios para actuar como “Primeros en Adoptar”

y “Guías de Google”

NOTA: Se solicita en locaciones u oficinas centrales etc. que alrededor del 5% del personal sea entrenado como Guías de Google (floorwalkers).

Primeros en adoptar – Encontrar a las personas adecuadas

Se necesita personas que tengan una motivación especial para el desarrollo del proyecto:

● Motivados para entregar un resultado exitoso● Disponibles para probar Google en sus funciones diarias● Las personas que pueden ser guías de Google (el 5% del

personal de país)

Guías de Google- Encontrar a las personas adecuadas

Disfrute trabajar con las nuevas tecnologías:

● Son usuarios activos de computadoras, con experiencia en tecnología y que pueden aprender rápidamente cómo utilizar las nuevas aplicaciones.

● Proporcionará información detallada sobre los recursos de documentación y formación

● Disfrutarán de ayudar a sus compañeros de trabajo ● Establecerán sus aplicaciones Google para su trabajo y

comenzarán a usar los servicios (esto es lo más importante)

NOTA: Estos miembros del equipo proporcionarán la mayor parte de la ayuda diaria.

¿Qué apoyo recibirán?

● Evaluación pre-despliegue y asistencia en la planificación

● Proporcionar plantillas y comunicaciones estándar para apoyar

sus comunicaciones y el plan de compromiso

● Proporcionar auto conocimiento de la ayuda de formación

(Inglés)

● Capacitación para Guías de Google y de nuestros equipos de

apoyo

● Ingreso al contenido del sitio de Google (Inglés)

Publish

Find

Temas de conversación y materiales que se pueden compartir

Recursos de comunicación entre usuarios

Durante el proceso de implementación se van a utilizar activamente las siguientes aplicaciones:

Posters y material de marketing

Visitar videos de Google

Ir a la página de Google y crear grupos de trabajo

Correo electrónico y notificaciones

Crear plantillas en Google

G4S Posters para el proyecto

CapacitaciónTraining analysis, delivery and schedule

Capacitación indispensable

Recursos de capacitación

ConsideracionesCompañeros

Requiere entrenamiento?

Personal de SistemasPersonal del Proyecto

● Conozca la configuración de Google, el medio ambiente y la gente● Capacidad de aprender sobre el producto● Necesidad de formación sobre cómo ser un entrenador● Puede requerir una coordinación adicional para la logística

Yes

Capacitadores internos

● Conocer el entorno y las personas● Experto en gestión de registro, seguimiento, etc.● Puede tener conocimientos de idiomas locales● Necesidad de capacitación sobre el producto y la configuración

Yes

Entrenadores asociados (colegas)

● Experimentado

● Tener formación previa en el empleo de Google

● Algunos ofrecen formación en varios idiomas

● Ofrecer diferentes formatos (vídeo, sala de clase, aprendizaje electrónico)

● Necesitas aprender configuración y el entorno

No

Comprometer a un colega para proporcionar capacitación es a menudo la manera más conveniente y eficaz para capacitar a su organización; Sin embargo, hay otras opciones que pueden ayudar a su organización, que los compañeros de trabajo pueden apoyar

Explorando Google appsProcedimientos

Ingrese a GMAIL a través del siguiente link:

https://www.gmail.com

Ingreso a GMAIL

En este panel el usuario tendrá la opción de ingresar su correo o crear cuenta.

Si el usuario tiene cuenta escribe su cuenta y coloca los siguientes datos:

A continuación:

Ingreso a GMAIL

Una vez puesto siguiente el panel muestra la casilla para

ingresar contraseña

Ingreso a GMAIL

Una vez verificados los datos, el usuario podrá ingresar a su panel de bandeja de entrada en donde recibirá los correos

Ingreso a GMAIL

Resuelva las actividades de aprendizaje del

curso