Dr. Isti I.F. Iman, MSc. (CM FM)Dr. Faisal Balatif, M.Kes, P.A Bag. IKM/IKP/IKK Fak. K edokteran UISU

*

*

Manfaat PerencanaanMelalui perencanaan program akan dapat diketahui:1. Tujuan dan cara mencapainya2. Jenis/ struktur organisasi yang dibutuhkan3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan, dan uraian tugasnya4. Sejauh mana efektifitas kepemimpinan5. bentuk dan standar pengawasan yg akan dilakukan.*

Keuntungan perencanaan yang baik:Aktifitas organisasi lebih terarah untuk mencapai tujuanMengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktifAlat pengukur hasil kegiatan yang dicapaiMemberikan landasan pokok fungsi manajemen lainnya yaitu fungsi pengawasan*

Kerugian perencanaan:Keterbatasan dalam ketepatan informasi dan fakta2 tentang masa yadMemerlukan biaya yang cukup besarHambatan psikologisMenghambat timbulnya inisiatifTerhambatnya tindakan yang perlu diambil*

Langkah-langkah Perencanaan:Analisis situasiTujuan, mengumpulkan data/ fakta. Ilmu epidemiologi (distribusi penyakit dan determinannya), Ilmu antropologi (aspek budaya dan perilaku sehat, sakit masyarakat), Ilmu demografi (angka2 vital statistik), Ilmu statistik (mengolah dan mempresentasikan data), Ilmu ekonomi (pembiayaan kesehatan)

*

Langkah-langkah Perencanaan Mengidentifikasi masalah dan penetapan prioritas masalahMerumuskan tujuan program dan besarnya target yang ingin dicapaiMengkaji kemungkinan adanya hambatan dan kendala dalam pelaksanaan programMenyusun rencana kerja operasional (RKO)*

Langkah 1- Analisis situasi:jenis informasi yang diperlukan untuk perencanaan:Penyakit dan kejadian sakit di wil. KerjaData kependudukanJenis dan organisasi pelayanan kesehatan yang tersediaKeadaan lingkungan dan aspek geografisnyaSarana dan sumber daya penunjang *

Pengumpulan data (langsung dan tidak langsung):Mendengarkan keluhan masy. di lapanganMembahas masalah2 kesehatan dgn tokoh2 formal dan informal masyarakatMembahas bersama petugas lapangan kesehatanMembaca laporan kegiatan program kesehatanMempelajari peta wilayah, sensus penduduk, laporan khusus, hasil suatu survei, juklak program, laporan tahunan*

Masalah kesehatanMasalah penyakit (medis), intervensi medis yaitu diagnosa penyakit, pengobatan dan tindak lanjutMasalah kesehatan masyarakat (Public health), surveilen, analisis epidemiologi, intervensi yaitu promosi kesehatan, perlindungan spesifik/ imunisasi, deteksi dini*

Masalah kesehatan Contoh masalah kesehatan:KIA/ KB, tingginya prevalensi anemia pada remaja putri dan wanita hamil, partus kasep, kematian ibu bersakin, BBLR, Kematian neonatal dan perinatal (mis. akibat tetanus neonatorum, ISPA, diare), infertility, mioma, Ca. Cervix, Ca. Mammae, masalah komplikasi pemakaian IUD*

Masalah ProgramSumber: in-put, proses, output, dan efekMasalah program dinilai dari dampak sistem pelayanan kesehatan (outcome)Contoh: Masalah programMasalah input, jml. staf kurang, keterampilan dan motivasi kerja rendah, peralatan kurang memadai, jenis obat yg. tersedia tidak sesuai

*

Masalah Program Masalah proses, terkait dengan fungsi manajemen (POAC), kurang jelas tujuan program, kurang jelas rumusan masalah program (P), pembagian tugas tidak jelas (O), kepemimpinan kurang (A), pengawasan/ supervisi lemah (C)*

Langkah-2: mengidentifikasi masalah dan prioritasnyaTiga kategori masalah, masalah tentang penyakit, masalah manajemen pelayanan kesehatan (masalah program), dan masalah perilaku, sikap dan pengetahuan masy. Tentang kegiatan pelayanan kesehatan:Jumlah anak penderita diareAir minum terkontaminasi air limbahMasyarakat membutuhkan penyuluhan kesehatan

*

Banyak tumpukan sampah di sepanjang jalan umumPemilikan jamban keluara masih rendahKurangnya persediaan oralit di PosyanduStaf yang mampu melakukan deteksi dini diare sangat terbatasPrioritas, masalah utama ad. tingginya jumlah anak yang menderita diare

*

Kriteria penetapan prioritas masalah kesehatan:Apakah masalah tersebut menimpa sebagian besar penduduk?Apakah masalah tersebut potensial sebagai penyebab tingginya kematian bayi?Apakah masalah tersebut mempengaruhi kesehatan dan kematian anak balita?Apakah masalah tersebut mengganggu kondisi kesehatan dan makibatkan kematian ibu hamil?*

Kriteria penetapan prioritas masalah kesehatan Apakah masalah kesehatan tersebut bersifat kronis, mnimbulkan kecatatan, dan mganggu produktifitas kerja masyarakat di suatu wilayah?Apakah masalah tersebut makibatkan kepanikan masyarakat secara luasBeri skor 1-10*

Kriteria berdasarkan fisibilitas di lapangan:Apakah daerah itu mudah dicapai?Bagaimana partisipasi masyarakat setempat?Berapa cakupan kegiatan program yang telah mampu dicapai selama ini?Apakah masalah kesehatan tersebut ad. salah satu prioritas program kesehatan nasional?Apakah masalah kesehatan tsb. dapat dipecahkan dengan potensi yg. Ada?Beri skor 1-10*

Langkah-3: Penentuan tujuan programKriteria penentuan tujuan program:Tujuan adalah hasil yang diinginkan (tolok ukur keberhasilan kegiatan)Tujuan harus sesuai dengan masalah, bisa dicapai, bisa diukur, bisa dilihat hasilnyaTujuan penting untuk membuat perencanaan dan mengevaluasi hasilnya

*

Kriteria penentuan tujuan program Target operasional berhubungan dengan waktuTetapkan kegiatan program untuk mencapai tujuanTetapkan masalah dan faktor2 penghambat sebelum tujuan dan target operasional ditetapkan

*

Contoh: Untuk mekatkan cakupan pemeriksaan ante natal care ibu2 hamil, dirumuskan tujuan pelayanan meningkatnya cakupan K1 (kunjungan ibu hamil yang pertama) dari 80% menjadi 100%, dan K4 60% menjadi 80%. Perlu didistribusikan bidan di setiap desa. Perlu penyediaan kit bidan lengkap.

*

Langkah 4: Mengkaji hambatan dan kelemahan programHambatan pada sumber daya, motivasi rendah pada staf pelaksana, partisipasi masyarakat rendah, peralatan (-), informasi tidak valid, dana kurang, waktu kurang Hambatan pada lingkungan, geografis (jalan rusak), iklim, tingkat pendidikan rendah, sikap dan budaya masy. (mitos, tabu, salah persepsi), perilaku masy. yang kurang partisipatif*

Langkah-langkah:Daftar hambatan dan kendala programEliminasi, modifikasi, kurangi, tidak bisa?Sesuaikan dengan tujuan operasional kegiatan program

Langkah-5: Membuat rencana kerja operasionalMengapa kegiatan ini penting dilaksanakan?Apa yang akan dicapai?Bagaimana cara mengerjakannya?

*

Langkah-5: Membuat rencana kerja operasional

Siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran kegiatannya?Sumber daya pendukung?Dimana kegiatan akan dilaksanakan?Kapan kegiatan ini akan dikerjakan?Untuk keperluan pengawasan dan pengendalian*

ad. langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan, penetapan tugas, wewenang, pendelegasian wewenang untuk mencapai tujuanAlat untuk memadukan semua kegiatan: personil, finansil, material, dan tatacara untuk mencapai tujuan*

Manfaat: Dapat diketahui:Pembagian tugas perorangan dan kelompokHubungan organisatoris Pendelegasian wewenangPemanfaatan staf dan fasilitas fisik

*

Langkah langkah pengorganisasian:Tujuan organisasi harus difahami oleh stafPembagian tugasMenggolongkan kegiatan2 pokok dalam elemen kegiatan (praktis)Kewajiban staf dan fasilitas yang diperlukanPenugasan personil yang cakapMendelegasikan wewenang*

Wewenang dalam organisasi:Wewenang, kekuasaan a/ hak untuk memerintah a/ meminta orang lain untuk berbuat sesuatu. Dibatasi melalui uraian tugasnya sesuai dengan fungsi dan kedudukan staf di dalam organisasi.Wewenang lini (Linie authority), vertikal, pelimpahan wewenang dari atas ke bawahWewenang staf (staff authority), mengalir ke samping untuk membantu melancarkan tugas staf yg memiliki wewenang lini*

Wewenang dalam organisasiWewenang staf dan lini, campuran.- Sentralisasi- Desentralisasi- Dekonsentrasi- Perbantuan (Medebewyn)*

Fungsi penggerak semua kegiatan yang telah dituangkan dalam fungsi pengorganisasian untuk mencapai tujuan organisasi yang telah dirumuskan pada fungsi perrencanaanManajer: peranan pimpinan, motivasi staf, kaerjasama dan komunikasi antar staf*

Tujuan fungsi aktuasi:Menciptakan kerjasama yang lebuh efisienMengembangkan kemampuan dan keterampilan stafMenumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaanMengusahakan lingkungan kerja: motivasi dan prestasi kerjaMembuat organisasi berkembang lebih dinamis*

Faktor-faktor penghambat fungsi aktuasi:Hambatan utama: kegagalan manajer dalam menumbuhkan motivasi.Abraham H. Maslow (tingkatan kebutuhan manusia) Hierarchy of Needs:1. Kebutuhan fisik 2. kebutuhan rasa aman dan tentram3. Kebutuhan diterima lingkungan sosial4. kebutuhan untuk diakui5. kebutuhan untuk menunjukan kemampuan diri*

kepemimpinanad. kemampuan seseorang untuk memberikan pengaruh kepada perubahan perilaku orang lain baik secara langsung maupun tidak langsung.Memotivasi dirinya sendiri untuk bekerja Memiliki kepekaan yanng tinggi terhadap permasalahan organisasiMenggerakkan (memotivasi) stafnya *

PemimpinMemberi semangat pengikutnyaMenyelesaikan pekerjaan dan mengembangkan pengikutnyaMenunjukkan kepada pengikutnya bagaimana menjalankan suatu pekerjaanBertanggungjawabMemperbaiki kegagalan yang terjadi dalam pencapaian tugas*

Bukan pemimpinMemaksa/ menarik pengikutnyaMenyelesaikan pekerjaan dengan mengorbankan pengikutnyaMemberikan kekuatan dengan ancaman dan paksaanMelepas tanggung jawabMenyalahkan orang lain atas kegagalan yang dialami*

Teori KepemimpinanBlake and Mouton (teori dua dimensi)1. Tipe disaster (pembelot)2. Tipe missionary (berorientasi pada orang atau penganjur)3. Tipe autocrat (berorientasi pada produk)4. Tipe compromiser (memelihara keseimbangan)5. Executive (produktivitas dan HAM tinggi)

*

Teori KepemimpinanTannenbaum & Schmidt, 1958:1. Otoriter2. Paternalistik3. Demokrasi4. Laisses-FaireMc. Gregor (1960): teori X-Y1. Teori Y, gaya kepemimpinan paternalistik dan demokratis*

Teori KepemimpinanTeori X, gaya kepemimpinan yang tough minded (otoriter)Hersey and Blanchard (1972)Didasarkan pada kemampuan dan kematangan stafnya. Mengembangkan kemampuan sesuai dengan kemampuan dan inisiatif staf

*

Pemimpin berdasarkan cara pemimpin terpilih:Tradisi (warisan)Kekuatan pribadi (kharisma)Pengangkatan (wakil rakyat/ staf, penunjukan)Pemilihan (wakil rakyat/ staf, sesuai UU)

*

Pemimpin berdasarkan kekuasaan:Pemaksaan (coersive power)Penghargaan (reward)KharismaKeahliannyaPenunjukan *

Aspek komunikasi dalam organisasi:Kurangi kesimpangsiuran arus informasi dalam organisasiSesuaikan denngan pengalaman penerima informasiSistem umpan balikPenggunaan mediaKomunikasi langsung*

Tujuan agar efisiensi penggunaan sumber daya dapat lebih berkembang, dan efektifitas tugas2 staf untuk mencapai tujuan program dapat lebih terjaminPrinsip pengawasan:Dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukurPenting untuk pencapaian tujuanStandar kerja *

Manfaat pengawasan:Mengetahui kegiatan/program telah dilaksanakan sesuai standar/ rencana kerjaMengetahui penyimpangan pengetahuan dan pengertian staf dalam melaksanakan tugasMengetahui apakah waktu dan sumber daya telah digunakan secara benarMengetahui sebab2 terjadinya penyimpanganMengetahui staf yg perlu penghargaan, promosi, latihan lanjutan

*

Jenis PengawasanPengawasan fungsional (struktural)Fungsi: pengawasan melekat (waskat) seorang pimpinan thd kegiatan staf di bawah koordinasinyaPengawasan publikPengawasan non fungsionalOleh badan yg berwenang (DPR, BPK, BPKP)*

Evaluasi terhadap input, sebelum kegiatan program, bersifat pencegahanEvaluasi proses, pada saat kegiatan berlangsung, untuk mengetahui apakah metode yg dipilh sudah sudah efektif, komunikasi?, dll.Evaluasi output (summative evaluation), sesudah kegiatan selesai dilakukan*

Perbandingan Evaluasi dan Pengawasan*

KriteriaEvaluasiPengawasan Sumber DataData sekunder dan PrimerData primerPelaksana Pihak luar (agar lebih efektif)Pihak dalam (manajer)WaktunyaBiasanya setelah kegiatan selesaiSetiap saat sesuai fungsi seorang manajerSifatFormatif (evaluasi proses)Sumatif (evaluasi thd hasil/ dampak, output dan outcome)Formatif Sebagai bagian dari upaya manajer untuk membaiki tugas2 staf, kualitas dan produktifitasnya

Fungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi ManajemenFungsi Manajemen*Fungsi Manajemen