1. 1. FUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL Mara Alejandra Vsquez PRESENTADO A : Diana Melo FILANDIA 20 DE MARZO DE 2014 1
2. 2. INTRODUCCION 2 LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Es el proceso mediante el cual se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas en las diferentes instituciones, teniendo como propsito principal el de centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas, garantizando la entrega a su destinatario de manera oportuna, rpida y eficaz para agilizar los diferentes procesos, a travs de un sistema que permita el control de la documentacin interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la Institucin y para alcanzar la eficiencia llevando los procedimientos adecuados para el
3. 3. FUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL. 1. Que es Gestin Documental 2. Que es un programa de Gestin Documental. 3. Que es una Unidad de Correspondencia. 4. Qu papel juegan las unidades de correspondencia dentro del programa de Gestin Documental. 5. Cul es la misin de las Unidades de Correspondencia. 6. Cules son las funciones 7. Cules son los servicios que presta la unidad de correspondencia 8. Cules son los complementos (equipo y mobiliario) que necesita una unidad de correspondencia para desarrollar sus actividades. 9. Es importante que las unidades de correspondencia establezca un horario de atencin al pblico. Por qu y cmo se debe hacer este requerimientoFUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL 1 3
4. 4. 10. Investigar las siguientes normas de marco normativo referentes a la Gestin que se debe hacer en la unidad de correspondencia : Ley 962 de 2005 articulo 10 Decreto 2150 de 1995 articulo 25 Decreto / ley 19 de 2012 anti tramite Acuerdo 060 de 2001 Ley 1369 de 2009 Decreto 229 de 1995 Ley 58 de 1982 PQRS Decreto 1122 de 1999 articulo 33 CPC articulo 23 Acuerdo 56 de 2000 CPC 20,74 y 112 Acuerdo 47 de 2000.FUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL 2 4
5. 5. 1. QUE ES GESTION DOCUMENTAL : R/ Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, Tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.FUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL 3 5
6. 6. 2. QUE ES UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL: FUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL 4 6 Es el conjunto de normas tcnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permite la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos mas valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa
7. 7. R/ Es el proceso mediante el cual se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas en las diferentes instituciones. 3. QUE ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA FUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL 5 7
8. 8. 4. QU PAPEL JUEGAN LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA DENTRO DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL. FUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL 6 8 R/.Son el medio por el cual se recibe, controla y distribuye la documentacin de carcter administrativo que ingresa a la empresa que proviene de diferentes fuentes. Entre sus funciones esta la radicacin y el registro de la documentacin interna
9. 9. 5. CUAL ES LA MISION DE LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA FUNDAMENTOS DE TRAMITACION DOCUMENTAL 7 9 R/ El propsito principal es centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas del rea administrativa garantizando eficaz y rpidamente la entrega a su destino
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