Fundamentos da Administração

JEFFERSON BUENO

O que é a Administração ?

É o processo de trabalhar com pessoas e recursos para realizar objetivos organizacionais.

O perfil do administrador Internacionalização dos valores de responsabilidade social, justiça e ética;

Formação humanística e visão global que o habilite a compreender o meio social, político, econômico e cultural;

Formação técnica e científica para atuar na administração das organizações, além de desenvolver atividades da prática profissional;

Competência para empreender analisando criticamente as organizações, antecipando e promovendo transformações;

Capacidade para atuar em equipes multidisciplinares;

Capacidade para compreender da necessidades do contínuo aperfeiçoamento profissional

As funções da administração

Planejamento

Organização

Liderança

Controles

O papel básico do administrador

Obtenção de resultados por meio das pessoas: Mary Parker Follet disse que a administração é a arte de fazer coisas por meios das pessoas

Prioridades para resultados econômicos: o administrado deve sempre em toda ação e decisão, colocar em primeiro lugar, o desempenho econômico.

Planejamento

É especificar os objetivos a serem atingidos, e decidir antecipadamente as ações apropriadas que devem ser executadas para atingir esses objetivos.

Os planos são desenvolvidos para as organizações como um todo,para unidades de trabalho e para as pessoas.

Esses planos podem cobrir um longo período de tempo ( anos) ou cobrir um pequeno horizonte temporal ( dias, semanas ou meses).

Podem ser genéricos ou específicos.

Planejamento

Planejar é decidir antecipadamente.

O que De que maneira

QuandoQuem deve

Os custosOs benefícios

Os recursosnecessários

Fazer

Do que vai ser feito

Para fazer o que deseja

O planejamento deve identificar antecipadamente

Previsibilidade do futuro

A precisão dos plano varia na proporção inversa do tempo de projeção. Quanto maior o prazo menor a precisão.

Varia também na proporção inversa dos fatores considerados. Quanto mais específico é o estudo maior é a probabilidade de chegarmos a uma precisão razoável.

Os planos de prazo mais longo devem conter poucos detalhes.

Só devem ser detalhados os planos de curto prazo.

Incertezas quanto ao futuro

Necessidade de embutir flexibilidade ao plano

Pode ter um custo, mas pode ser vista como um “seguro” contra incertezas.

“A grande arte da guerra consiste em saber mudar durante a batalha.”

Napoleão

Ambientes

As incerteza aumentam com a instabilidade dos ambientes.

A estabilidade permite planos de longo prazo, globais e detalhados.

A instabilidade exige planos genéricos e de curto prazo.

Uma visão dos três níveis de planejamento

Há três níveis de planejamento: o estratégico, o tático e o operacional.

As linhas com setas indicam o processo de feedback que existem entre os três níveis de planejamento.

P. Estratégico

P. Tático

P. Operacional

1 ano

1 mês

1 dia

Planejamento estratégico

Planejamento sistêmico das metas de longo prazo e dos meios disponíveis para alcançá-los.

Deve definir o rumo do negócio. Deve responder as questões:

Onde estamos? Onde queremos chegar? Como faremos para chegar? Que recursos serão necessários? Em quanto tempo chegaremos lá?

Planejamento Estratégico

Profissionais inseridos no nível estratégico: Diretores, Acionista, Consultorias e o Presidente.

Missão do nível estratégico Relacionamento institucional com fornecedores, acionistas, stakholders e consultoria. Tomada de decisão estratégica Investimentos em novos negócios Definição de visão para a organização

Cenários

Previsão da situação geral do ambiente externo e interno da empresa para determinada época futura, feita em geral com a finalidade de formular um plano estratégico.

Planejamento tático O planejamento tático envolve uma unidade da organização, que

pode ser um departamento ou uma divisão, (vendas, compras, marketing, RH, finanças, logística).

É comum os planos táticos se fixarem no prazo de trinta dias e a responsabilidade pela sua elaboração é dos gerentes de departamentos ou divisão. Profissionais inseridos no nível tático: Gerentes de Compras, Marketing, RH, Finanças, Comercial e

Logística.

Missão do nível tático: Planejamento tático de trabalho de cada unidade de gestão. Tomada de decisão no campo operacional e tático.

Planejamento operacional

O planejamento operacional tem em conta o curto prazo. É decorrente do planejamento tático.

Os planos operacionais cuidam da rotina da organização, para assegurar que todas as pessoas executem as tarefas e operações.

Profissionais inseridos no nível operacional:Supervisores, gerentes, farmacêuticos e todo o staff de loja.

Missão do nível operacional:Cumprir com todos os procedimentos e rotinas de trabalho assim

comoManter o foco nos objetivos do plano tático, uma vez que este tem o papel de coordenar e acompanhar os resultados da área operacional.

Objetivos e metas

São resultados a serem alcançados.

Metas: São vinculadas a uma data. São conseqüências de um plano, programa ou

projeto Tem prazo previsto para a execução.

Processo de planejamento estratégico

Objetivos e metas

Objetivos:

São propósitos permanentes a serem atingidos. Constituem a primeira etapa do processo de

planejamento.

As metas são partes de um objetivo.

Objetivos

Principais: propósitos mais gerais da organização, resultantes de suas premissas básicas.

Setoriais: objetivos das unidades da organização.

Ambiente externo ( macro e micro)

Macro ambiente externo : procura-se entender o ambiente mais amplo que influencia a empresa e por ela é pouco influenciado.

1. No contexto da análise do macro ambiente externo, há necessidade de entender quais variações ambientais podem estar afetando ou afetarão os resultados da empresa.

2. Para análise do macro ambiente externo devemos segmenta-lo:

3. sociocultural4. demográfico5. econômico6. tecnológico7. político-legal8. natural

Micro ambiente externo: analise sobre o entorno da empresa.Do setor onde ela atua ou irá atuar.

Conjunto de fatores que influenciam o segmento industrial

1. Força dos fornecedores2. Força dos clientes3. Ameaça dos novos entrantes4. Ameaça dos produtos substitutos

Ambiente externo ( macro e micro)

Análise do setor de negócio ( Modelo das cinco forças de Porter)

Concorrênciae

Rivalidade

Fatores críticos

Ameaças de produtos serviços substitutos

Ameaças Entrantes potenciais

FornecedoresDistribuição

Indústria

Influencias de controle De preços

Concentração de distribuição

consumidores

Consumidores

InfluenciasAtitudes

ComportamentosHábitosCulturasClasses

Barreiras de entradaBarreiras de saída

Barreiras de entradaBarreiras de saída

Ambiente interno da empresa

Estudo da empresa, realizado a partir de seu interior.

São variáveis que estão sob o domínio da organização

Recursos ( humanos, físicos, estruturais) Capacidade( investimento, crescimento) Competências para a implementação das estratégias e ou

atuar de forma competitiva e sustentável.

Analise Swot

Pontos fortes Pontos fracos

Ameaças Oportunidades

INTERNO

EXTERNO

Tomada de decisão

Nada acontece até que as pessoas tomem decisões e ajam em nome da empresa.

As decisões são tomadas em função do seu custo benefício

A indecisão é fatal. As vezes, é preferível tomar uma decisão errada a criar o hábito da indecisão.

Tipos de decisões

Programadas:decisões que ocorrem com uma certa freqüência.

Não programadas:sem precedentes, que requerem tratamento especial. Uma nova análise.

Tipos de decisões

Decisões estratégicas: decisões que envolvem a definição precisa do negócio ou sua alteração a tem impacto a longo prazo e grande dificuldade de serem desfeitas.

  Etapas do processo de tomada de decisões 

IDENTIFICAR E DIAGNOSTICAR O PROBLEMA

Fazer o levantamento das possíveis causas e de que forma elas possam ter atuado no surgimento do problema.

GERAÇÃO DE SOLUÇÕES ALTERNATIVAS

Desenvolver soluções e confronta-las com as causas levantadas.

AVALIAÇÃO DAS ALTERNATIVAS

Medir os prováveis resultados e de que forma cada uma das alternativas possam ser otimizadas em seus níveis de custo e tempo.

ESCOLHA Definir a alternativa baseando a escolha em um critério de análise que respeite todas as etapas anteriores.

IMPLEMENTAÇÃO DA DECISÃO

Definir quem, onde e como, para a implementação da decisão.

AVALIAÇÃO DA DECISÃO

Acompanhar o resultado final e fazer a análise da alternativa implantada, assim como todas as variáveis que fizeram parte dessa escolha.

Erros comuns nas tomadas de decisões

Precipitação: Cegueira estrutural: Falta de referencia de controle: Excesso de confiança: Uso de atalhos: Falta de auditoria no processo decisório

Aspectos psicológicos no processo de decisões

SAD- Sistemas de apoio da decisão

Sistema interativo que proporciona ao usuário acesso fácil a modelos decisórios e dados a fim de dar apoio à tomada de decisões semi estruturadas ou não estruturada.

Procura manter uma simbiose entre a mente humana e o computador.

São montados em redes de computadores.

Implementação das estratégias

Devemos responder as seguintes perguntas antes de decidirmos pela estratégia ideal. Se o objetivo já foi definido então: Quais são nossos objetivos?

Estratégia : O QUE FAZER? O que faremos para alcançá-los? Quais são os custos dessa estratégia? Quais são os riscos? Quantas e quais pessoas estarão envolvidas( suas

respectivas responsabilidades e áreas)

Foco da estratégia

Terá foco na diferenciação: Quais são os diferenciais que serão trabalhados? Como esses diferenciais serão apresentados ao

mercado?

Terá foco no custo

Terá foco nicho

Controle

É uma função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de subordinados para assegurar que os objetivos e metas sejam atingidos.

Acompanhar ou medir alguma coisa, comparar resultados obtidos com previstos e tomar medidas corretivas cabíveis.

Padrão de desempenho

Valores válidos, mensuráveis, compreensíveis para medir o progresso ou resultados desejado.

Medidas: registros do trabalho efetuado, à proporção que vai sendo realizado, de modo que o desempenho possa ser comparado.

Ação corretiva

Etapa do controle voltada para o futuro.

Administração por objetivo: conjunto de procedimentos pelos quais as metas de cada unidade são identificadas, juntamente com os compromissos e responsabilidades individuais para alcança-las.

Controles

Monitora o progresso e implementa as mudanças necessárias.

Assegura que os objetivos sejam atingidos. Estabelecer padrões de desempenho da empresa. Monitorar o desempenho das pessoas. Fornecer feedback. Identificar problemas pela comparação de

desempenhos. Executar ações de correções.

Organização

É reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros, físicos, de informação e outros necessários ao alcance dos objetivos.

Organizar é o processo de identificar e agrupar logicamente as atividades da empresa, de delinear as atividades, autoridades e responsabilidades, a fim de que a empresa e seus funcionários realizem seus objetivos mútuos.

Atrair pessoas para a organização. Especificar responsabilidades por tarefas. Agrupar tarefas e pessoas. Ordenar e alocar recursos. Criar condições para a sinergia empresarial.

Departamentalização

FuncionalProdutos/serviçosClientelaGeográficaProcessos/equipamentos

Relações formais

Autoridade de linha:chefe de um órgão exerce diretamente sobre seus subordinados.

Autoridade funcional:é confiada a determinada pessoa para que no âmbito de uma empresa possa regulamentar atividades homogêneas.

Fiscalização: zela pela observância de um conjunto de regras verificando se sua execução

está de acordo com um conjunto de regras

Motivação

Maslow define que as pessoas buscam suprir as necessidades básicas, de segurança, de associação, status e de auto-realização, nessa ordem especificamente.

Quero existir

Quero continuar a existir no futuro

Quero ser aceito pelo grupo

Quero ser reconhecido

Quero contribuir com valor

Teoria motivacional de McGregor

Estudou os métodos de influências e as limitações da autoridade concluindo ser preciso adequar a forma de exercício da autoridade ao grau de dependência dos subordinados.

Concluiu que os empregados estavam se tornando mais independente e as chefias continuavam agindo com base na dependência.

Teorias X e Y

X: O ser humano tem aversão ao trabalho e, portanto,a maioria das pessoas precisa ser coagida, controlada, dirigida e ameaçada de punição.

Y: O ser humano aceita responsabilidades e pode considerar o trabalho da mesma forma que um jogo, para conduzirem eficientemente e deve ser motivado em função das necessidades específicas.

Teoria de Herzberg

Existem dois tipos de fatores que motivam os empregados.

Fatores motivacionais: Relacionado aos aspectos pessoais, de realização profissional e ao conteúdo do trabalho, intrínseco a pessoa.

Fatores higiênicos: Dizem respeito ao ambiente de trabalho, tipo de supervisão e salários.

Liderança É estimular as pessoas a serem grandes executores.

É dirigi, motivar e comunicar-se com funcionários, individualmente e em grupos.

Liderar ocorre em equipes,departamentos, divisões e no topo da organização.

Que tipo de líder você é?

Carismático: Possui capacidade de comunicação e desperta a empatia e admiração dos liderados mediante o que você faz.

Autoritário: Toma decisão por si só, estabelece padrões e dita regras.

Democrático: Trabalha em grupo e auxilia seus liderados a tomarem suas próprias decisões.

Liberal: Deixa que o grupo por si só realize o trabalho. Empoderador : Ensina e delega atividades, observando

apenas os resultados.

No Sec. XXI a liderança deve ser transformadora!!!

Provocar a reflexão do grupo.Motivar para a mudança.Encorajar novas respostas.Permitir o recomeço.Aprender a aprender.

O QUE SE ESPERA DOS LÍDERESQue ele tenha um mapa.

“ Não nascemos com mapas. Temos de desenha-los, e esse desenho requer esforço.Quanto mais esforço fizermos para perceber a realidade, maiores e mais detalhados serão nossos mapas. Mas muitos não querem fazer esse esforço. Seus mapas são pequenos e incompletos, suas visões do mundo, estreitas e ilusórias.”

M. Scott Peck

Que ensine algo que seja relevante

“ Ensina-se ao herdeiro do reino que ele só se tornará um rei governando primeiro seus próprios desejos.”

Platão

Que motive os sonhos

“ Em cada bloco de mármore vejo uma estátua; vejo-a tão claramente como se estivesse na minha frente, Moldada e perfeita na pose e no efeito. Tenho apenas de desbastar as paredes brutas que aprisionam a adorável aparição, para revele-la a outros olhos como os meus já a vêem.”

Michelangelo

Que ajude a superar o medo

“ Podemos escolher recuar em direção à segurança ou avançar em direção ao crescimento. A opção pelo crescimento tem que ser feita repetidas vezes. E o medo tem que ser superado a cada momento.”

Abraham Maslow

Conclusão

Considerando o que foi visto, podemos partir para uma definição abrangente de administrar: planejar, organizar, liderar, coordenar e controlar as atividades de uma unidade organizacional, empresa ou grupo de empresas, diagnosticando suas deficiências e identificando seus aspectos positivos, estabelecendo metas, planos e programas para sanar as deficiências e expandir e desenvolver os aspectos positivos, tomando dentro de seu âmbito das decisões e providencias necessárias para transformar em ações e realidade esses planos e programas, controlando os seus resultados, visando ao cumprimento das metas estabelecidas.

Circulo das atividades gerenciais

Planejar

Controlar

Organizar

Liderar Pessoas

GruposEquipes

Processosprocedimentos

setoresdepartamentos

IndicadoresResultados

Desempenho

PlanosMetas

ObjetivosTáticas/Estratégias

EXERCÍCIO DE CONCLUSÃO

O que você achou mais interessante na disciplina? Das funções do administrador, em qual delas você se sente mais a

vontade para realizar? Que tipo de competências você deverá desenvolver para realizar

essa competência? Das atividades do administrador, qual delas lhe parece menos

atrativa? Que competências você julga necessitar para desenvolver essa

atividade? Em que qual área da administração você deseja atuar? Para essa área, qual atividade será mais demandada?