Fulfillment - Circulation desk operator limited

Alma @ ULg - Fulfillment

à l’intention des agents ULgLibrary, des candidats jobistes, des stagiaires

Circulation Desk Operator Limited

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

[email protected]

2

visualiser la fiche d’un lecteur

ajouter une note sur la fiche d’un lecteur

effectuer des opérations de prêt

encaisser des amendes

effectuer des transits d’ouvrages

Le rôle de Circulation Desk Operator Limited

vous permettra de

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d


Notions préliminaires

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

3

4

1. pick-up location ou configuration des bibliothèques de retrait pour les documents en transit

2. Règles de circulation (nombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements)

3. Statuts de prêt

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

3 notions de base pour aborder la circulation des documents au sein des bibliothèques de l’ULg

5

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Pick-up location

6

Sart Tilman

Zone Sud Sart Tilman

Zone Nord

Gembloux

ArlonLiège centre

Louvrex -Botanique

7 campusavec

9 pick-up location

Bibliothèque des Sciences agronomiques

BST – Campus

Arlon

ALPHA – Bibliothèque

principale

Bibliothèque des Sciences

de la Vie

BibliothèqueGraulich

BSV avec son antenne VT

BST-Sciences

Liège centre XX Août

Liège centre

Outremeuse

BST - Sc. Appl. & Mathématiques

BST-Géosciences

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Direction Générale du Réseau des bibliothèques

7

7 campus 9 pick-up location

Arlon BST - Campus Arlon

Gembloux Bibliothèque des Sciences agronomiques

Liège centre – XX Août

Liège centre - Outremeuse Alpha - Bibliothèque principale

Liège centre – Louvrex - BotaniqueSart Tilman zone Nord Bibliothèque Graulich

BST - SciencesBST - Sciences appliquées & MathématiquesBST – GéosciencesDirection Générale du Réseau des bibliothèques

Sart Tilman zone Sud Bibliothèque des Sciences de la Vie

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

8

Règles de circulationnombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements

Location Type= Fulfillment Unit dans Alma

Personnel ULg + CHU

Master + Doctorant S

ULg Bachelier

ULgEtudiant & personnel NON ULg

Visiteur ( 1 an)

Visiteur(1 mois)

Empruntable long terme Extended 3 mois

R 9 mois3 mois

R 3 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 moisconsultableuniquement

Empruntable normal Regular 1 mois

R 3 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 mois1 mois

R 1 moisconsultableuniquement

Consultable sur demande Storage 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours

Empruntable court terme Short Loan 7 jours

R 3 semaines7 jours

R 1 semaine7 jours

R 1 semaine7 jours

R 1 semaine7 jours

R 1 semaineconsultableuniquement

Emprunt 1 jour Limited 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour consultableuniquement

Total des emprunts/consultations 60 D 60 D 30 D 30 D 30 D 5 D

Légende : D = document, R = durée maximale de renouvellement (durée de prêt initiale non incluse)

2 exceptions : Graulich : pas de prêt aux Bacheliers et MAL section B : durée de consultation plus longue

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

9

• Normal : prêt

• Normal (with user) : emprunt sur place (dans le cadre d’une Reading Room) ou à domicile dans le cadre d’un bureau de prêt normal

• Renew : prêt renouvelé

• Recalled : prêt rappelé par une request (= pas de renouvellement possible)pour le prêt d’un document Extended (emprunt 3 mois pour certains lecteurs), si une Request est faite pour le document - > la durée du prêt est raccourcie (avec une durée incompressible d’1 mois) -> le lecteur reçoit alors un mail lui indiquant la nouvelle date de retour

• Claimed return : retour contesté

• Lost : perdu (ouvrages non rentrés depuis plus de 75 jours)

Statuts de prêt :normal, renew, recalled

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d


Visualiser la fiche d'un lecteur(user / patron)

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

10

Trouver un lecteur

À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône Alma (ou raccourci F2) -> fulfillment -> Checkout/chekchin-> Manage Patron Services (ou raccourci Alt+F2)

11

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Trouver un lecteur : 2 options de recherche

12

• soit par le prénom et le nom de famille • en commençant par l’un ou par l’autre

• soit par l'identifiant ULg• En scannant la carte d'étudiant ou du membre du

personnel• En introduisant l'identifiant manuellement Al

ma

@ U

Lg –

Circ

ulati

on D

esk

Ope

rato

r Lim

ited

attendreque la liste déroulante des noms

apparaisse& sélectionner

13

Patron identification

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

14

Si le compte d’un lecteur est expiré : un pop up apparaît

• Ne pas cliquer sur Renew• Possibilité de cliquer sur OK pour visualiser la fiche• Si le lecteur souhaite se réinscrire, faire appel à un documentaliste ou

un scientifique

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

15

Patron Services : 3 zones d'informations différentes

1. informations sur le lecteur2. notes système et notes ajoutées par le personnel3. accès aux services : prêt, retour de prêt et requests (réservations…)

3.

2. 1.

⇒ renvoi au pavé Patron Identification pour chercher un autre lecteur (sans passer par le menu Alma) ou raccourci Ctrl+Alt+D

La fiche lecteur

16

User Details

-> 9 onglets « thématiques »

Zone 1: Informations sur le lecteur

17

dans le 1er onglet General information

trois pavés (seuls deux sont visualisables)

18

pavé User information

date d'expiration du compte lecteur

Purge date : date à partir de laquelle la fiche du lecteur pourrait être supprimée du

systèmeAvec possibilité d’adresser un mail

19

pavé User Roles

Les lecteurs ont seulement le rôle de Patron

juste une visualisation !

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

20

Alm

a @

ULg

- Ac

quisi

tions

- TI

TRE

DU P

PT

…ces informations sont strictement à usage professionnel ;-)

dans le 2e onglet Contact Information

21

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

dans le 3e onglet Identifiers

Juste une visualisation !

22

dans le 4e onglet Notes

1. Le premier élément : il peut s’agir d’une information expliquant où travaille le lecteur (u ou c) ou bien où étudie le lecteur (s) ATTENTION, ces informations, héritées de notre ancien logiciel, SONT OBSOLETES. Il ne faut pas pas en tenir compte.

2. Eléments suivants : notes ajoutées par le personnel des bibliothèques

correspond au contenu de l'onglet User Notes du Patron Services

Seuls les Circulation Desk Operators (non limited) pourront supprimer ou modifier une note insérée par un collègue

23User viewable : pour rendre la note visible au lecteur

quand il se connecte sur MyLibrary (Primo)

dans le 4e onglet Notes

Une note peut être ajoutée (Add Note)

24

un CD Limited peut uniquement visualiser les blocages (pas d'ajout, ni de suppression)

À partir de cet onglet "Blocks" : on visualise tous les blocages insérés par le personnel (mais pas les blocages générés par le système)

dans le 5e onglet Blocks

Un blocage empêche le lecteur de bénéficier de certains services de la bibliothèque : prêt, renouvellement de prêt, service de prêt interbibliothèques…

25

2 types de blocages

Les blocages système

Les blocages insérés par le staff

• outrepassables ou pas en fonction du rôle & de la gravité du motif de blocage

• visualisés (pop up) quand on accède à la fiche du lecteur et si on essaie de faire un prêt

• outrepassables ou pas en fonction du rôle et de la gravité du motif de blocage. Certains blocages ne sont outrepassables par personne

2 blocages système importants : -> conséquence : plus de prêt, ni de renouvellement possibles (sauf pour les U/C)

☑amende > 25 euros (Cash – limit of 25.00 EUR exceeded)

☑au moins 3 documents en retard (overdue limit of 3.0 exceeded)

non outrepassables !

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

26

Avec possibilité de tri sur :• les amendes à payer (Status Active)• les amendes déjà payées (Status Closed)• les amendes contestées (Status in Dispute)

dans le 6e onglet Fines/Fees

27

Il est possible d'ajouter manuellement une amende ou autre frais :

28

Active balance : montant total des amendes à payer (uniquement pour les documents déjà restitués OU DECLARES “Lost” par le système)

Disputed balance : montant total des amendes contestées (uniquement les documents déjà restitués ou LOST)

ATTENTION : ces Disputed balances ne sont pas bloquantes

Dispute : si contestation

View Loan : donne les détails du prêt (avec toutes

les dates)

29

Pour visualiser le montant total des transactions dues pour les documents déjà restitués

ne prend pas en compte les amendes pour les ouvrages en retard non rendus

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

30

L’onglet loan (Alt+1) : pour visualiser tous les prêts

-> permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés “Lost”

31

PAS d’accès au 7e onglet Statistics et au 9e onglet Proxy for

-> non accessibles pour le CD Limited" you do not have permission to access the requested page…"

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

32

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

dans le 8e onglet Attachment

Permet de visualiser les mails envoyés par Alma au lecteur

Ne rien supprimer

Juste une visualisation !

33

Les blocages, les notes et les transactions payantes sont visibles, dans Primo (= le catalogue en ligne d’ULgLibrary), par l'utilisateur lorsqu'il se connecte à MyLibrary

pour le lecteur ;-)

Concernant les notes : uniquement visibles si la fonction User Viewable est activée

! Les notes ajoutées à des blocages ne sont pas visibles par l’utilisateur ! Al

ma

@ U

Lg –

Circ

ulati

on D

esk

Ope

rato

r Lim

ited

Zone 2 : notes système (Notes)et notes ajoutées par le personnel (User Notes)

34

• Par défaut : apparaissent les notes automatiquement générées par le système (en dessous de l'onglet Notes)

Il s'agit de toutes les notes relatives aux opérations de prêt ou de requests

• User has x overdue item(s)• User has x item(s) waiting for pickup

avec précision de la bibliothèque

concernée

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

35

• onglet User Notes : la première peut indiquer dans quel service la personne travaillait en 2015 (U… ou C…) ou dans quelle section (et année d'étude) l'étudiant était inscrit en 2015 (S… ou B…) (DONC OBSOLETES) + des notes ajoutées par le personnel.

renvoie au contenu de l'onglet Notesdu User Details

36

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Zone 3 : gestion des prêts, des retours de prêt et des requests


Gérer les opérations de prêt

Faire un prêt Faire un retour de prêt Percevoir une amende Statuts de prêt et retour de cas particuliers

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

37

38

Visualiser la zone 3

3 onglets

• Loans (prêts) • Returns (retours)• Requests (réservations ou demandes de déplacement de documents

localisés dans une réserve distante ou dans une autre bibliothèque)

39

À partir de l'onglet Loans (Alt+1) : visualiser les prêts d'un lecteur

Par défaut : « All » -> visualise tous les prêts en cours

Pour voir uniquement les prêts de la session, sélectionner

« This session »

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

40

• permet de voir tous les documents en prêt pour un lecteur (tri possible par titre ou par date de retour (due date))

• permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés “Lost” (pas encore comptabilisés dans l’active balance)

Liste des prêts d'un lecteur

41L’active balance comptabilise uniquement : • Les ouvrages déjà rentrés• Les ouvrages Lost

Les documents en retard et non rentrés (statut de prêt Normal ou Renewed) ne sont pas comptabilisés dans l’active balance

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

42

L’active balance ci-dessous montre que les documents en retard et non rentrés n’y sont pas comptabilisés

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

43

• permet de voir tous les documents en prêt pour un lecteur (tri possible par titre ou par date de retour (due date))

• permet de renouveler (Renew) un prêt (à condition…) : boutons Renew Selected et Renew All ou bouton Actions, avec son menu déroulant

Liste des prêts d'un lecteur

À partir du menu déroulant Actions :

• permet de visualiser l'historique de prêt du document (-> Loan History)

• permet de contester un prêt (-> Claimed Return)

• permet de visualiser la file de réservation (View Queue)

• permet de voir les notes (-> View Notes)

44

Renouvellement d'un prêt (Renew)

à partir du bouton Actions disponible pour chaque document en prêtNB : le lecteur peut aussi le faire lui-même à partir de MyLibrary

45

1) le renew se calcule en durée maximale (et non pas en actions)

Exemple : Le 1er juillet 2016, un lecteur bachelier a emprunté un document regular (règles : 1 mois + 1 mois de renouvellement). La due date initiale est le 01/08/16. Dans ce cas, le lecteur « pourra » garder le document au plus tard jusqu’au 01/09/16 (si renouvellement).Scénario 1 : renew le 01/08/2016, nouvelle due date le 01/09/16Scénario 2 : 1e renew le 15/07/16 avec une nouvelle due date le 15/08/16 et 2e renew le 14/08/2016 avec une nouvelle due date le 01/09/16

2) Il est possible de renouveler un prêt alors que la première due date est dépassée : mais la nouvelle due date ne dépassera pas la due date initiale + durée maximale de renouvellement. Ce renouvellement ne supprime pas les amendes éventuelles due au dépassement de la due date initiale.

Retour sur notre exemple : Scénario 3 : renew le 4/08/15, nouvelle due date le 01/09/15

Précisions sur le Renouvellement

Le renew n’est pas possible si :- le document est demandé par un autre lecteur- le lecteur est bloqué

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

46

Idéalement en scannant le code-barres de l’ouvrage Alma qui se trouve le plus souvent sur le quatrième de couverture. (si non, taper le code-barres)

Effectuer un prêt

Le code-barres Alma est différent de celui de l’éditeur (généralement au dos de l’ouvrage)

47

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Due date = date limite à laquelle doit être rentré

Ne pas confondre Due date et Loan Date

48

Certains comptes lecteurs sont bloqués (Loan blocked) (pop up). Cela signifie que le lecteur ne peut plus emprunter, ni renouveler ses prêts.

Si le compte du lecteur est expiré, faire appel à un Circulation Desk Operator (Ne jamais cliquer sur le Renew)

En cas de blocage, faire appel à un Circulation desk Operator ou un Manager (si motif plus grave)

Les blocages

49

à partir de l'onglet Returns (raccourci Alt+F2) : visualiser l'historique des retours d'un lecteur

Après avoir sélectionné All

Pour visualiser ce qu'il y a derrière le

Effectuer un retour de prêt

50

Idéalement en scannant le code-barres(si non, introduire le code-barres)

retour de prêt : 1e option (à partir de l’onglet Returns de la fiche lecteur

ATTENTION : cliquer sur le bouton Done une fois que tous les retours sont effectués pour confirmer l’envoi (mail) de la liste des retours de prêts au lecteur

51

• Cette fonction n’apparaît que pour les circulation desk ayant des Reading Room

Retour de prêt Final/Not Final

Final : le lecteur n'a plus besoin du document qui a été mis en hold shelf -> le document passe en Expired Hold Shelf -> on peut donc le ranger en rayon

Not final : le lecteur a encore besoin -> le document restera en Active Hold Shelf

En principe cette fonction est réservée aux Reading Room mais pourrait être utilisée lors d’un retour de prêt. Par défaut, le mode est toujours Final Al

ma

@ U

Lg –

Circ

ulati

on D

esk

Ope

rato

r Lim

ited

52

Exemple de mail que le user reçoit confirmant le retour des ouvrages empruntés

53

plus rapide (sans passer par la fiche lecteur) MAIS Le lecteur reçoit un mail « reçu de retour » par document rentré

À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône Alma (ou raccourci Alt+R) -> Fulfillment -> Checkout/chekchin-> Return Items

retour de prêt : 2e option

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

54

Les livres en retard et les amendes

amende due pour le retard de ce livre

Attention : être vigilant car (actuellement) pas de pop up stipulant que l'ouvrage est rentré avec retard et qu'une amende est due

Pay : pour percevoir les amendes

55

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Exception pour les bibliothèques Alpha :Les lecteurs U/C ne paient pas les fines (amendes de retard)

Encaisser le paiement des amendes

56

toutes les amendes (all fines)

amendes spécifiques (specific fines)

percevoir l'entièreté du montant

ouune partie -> payment

amount

percevoir une amende : 2 options

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Exemple de perception de toutes les amendes (all fines)

57

amendes spécifiques (specific fines)

✓

1. sélectionner la(les) amende(s) qui seront payées (en totalité ou

partiellement)

Exemple : l'utilisateur va payer une partie de son

amende pour clef perdue

2.

3. clic sur Send pour enregistrer le payement ! + confirmer (pop up)

58

Exemple de mail que le user reçoit confirmant le payement des frais ou de l'amende

59

Les documents « lost »

Un document a un statut « lost » :• si le lecteur l’a spontanément déclaré perdu au bureau d’accueil• si le document n’a pas été rentré après 75 jours (traitement automatique)

Conséquences pour le lecteur1) Réception d’un mail (et ensuite d’une facture) l’invitant à payer :▪les frais de remplacement du document perdu (30 € ou prix de

remplacement réel)▪les frais de retard

2) Dans la plupart des cas, blocage du compte lecteur, car le montant de 25 € est dépassé (sauf pour les usagers U et C)

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

60

2 options sont possibles et Alma réagit différemment suivant le choix fait (avec des impacts différents sur la fiche du lecteur)

Option alternative : found item (pour nos récidivistes !!)• Les frais de remplacement du document perdu sont crédités de l’active balance• Les amendes sont calculées entre la date du « lost » et la date du « found item »

Option à privilégier : return items• Les frais de remplacement du document perdu sont crédités de l’active balance• Pas de calcul d’amendes supplémentaires

Que faire lors du retour d’un ouvrage « lost » ?

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

61

Les documents « recalled »

Lorsqu’un document est réservé par un autre lecteur (recalled), la demande n’apparaît pas du le Pick from Shelf., MAIS un pop-up apparaît lors du retour de prêt (on doit alors placer le document sur le hold shelf ou le mettre en transit si il doit aller dans une autre Pick up Location).

Bien lire les messages affichés par Alma lors du retour d’un document

Le statut de prêt « recalled » signifie qu’un autre lecteur a réservé ce document

62

Les documents « Claimed Return »

en sélectionnant Claimed Return

ajout de note possible

Changement du contenu Actions quand signalé Claim Returned : avec option Found Item si le document est retrouvé

63

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Claimed Return

Situation peu fréquente à utiliser quand le lecteur affirme avoir rendu le livre précédement stoppe le calcul des amendes (mais celles déjà comptabilisées restent) l’action Claimed Return doit être suivie d’une vérification en rayon

immédiate si le document n’est pas retrouvé en rayon, le problème doit être gardé

à l’œil, car après 75 jours l’ouvrage passera en Lost et les frais de remplacement seront ajoutés sur la fiche lecteur

64

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Les documents provenant de Services ULg

Lors du retour d’un ouvrage localisé d’un service, un pop-up apparaît indiquant que l’ouvrage doit être transféré vers le service

Prévenir un Circulation Desk Operator qui a les droits sur le Circulation Desk du service qui effectuera le retour physique et le scan in items pour que l’ouvrage soit à nouveau disponible

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

Visualiser les Requests d’un lecteur

65

66

Réservation d'un document présent sur place ou commande d'un document localisé dans une réserve distante ou dans une

autre bibliothèque

Si 0 : le lecteur est le premier dans la listeSi 1 : si le traitement de la request n’a pas encore commencé

possibilité d'annuler une request(en cliquant sur Actions)

Visualiser les requests (onglet Requests ou raccourci Alt+3))

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

67

Annulation d'une request (Request Cancellation)

L'ajout d'une note (Cancellation Note) : visible dans Analytics + mail envoyé au lecteur TOUJOURS EXPLIQUER UNE ANNULATION DE MANIÈRE DETAILLEE

Avec toujours l'option

Après accord d’un Circulation Desk Operator /Circulation Desk Manager

Les 4 choix les plus fréquents :

o le lecteur n'est plus intéressé (patron no longer interested)

o annulé à la demande du lecteur (cancelled at patron's request)

o attribué à un autre lecteur (Request switched)

o Livre intransportable par courrier interne (cannot be fulfilled)

Alm

a @

ULg

– C

ircul

ation

Des

k O

pera

tor L

imite

d

68

Exemple de mail reçu par le lecteur pour lui signifier que sa réservation a été annulée

Fulfillment - Circulation desk operator limited

Technology

Transcript of Fulfillment - Circulation desk operator limited