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Fórmulas y Funciones

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación

hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda

o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón

arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o

rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función Descripción

AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año

DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre las dos

fechas

DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7

FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(núm_de_serie)Devuelve la hora como un número del 0 al

23

HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número

HOY() Devuelve la fecha actual

MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango

del 1 (enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos

dados como números

SEGUNDO(núm_de_serie)Devuelve el segundo en el rango de 0 a

59

Ejercicio paso a paso. Funciones de fechas y horas.

Objetivo.

Practicar el uso de las funciones de fechas y horas en Excel2007.

Ejercicio paso a paso.

1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

2 Sitúate en la celda A1 y pulsa sobre , selecciona la categoria de fecha y hora y elige la función AHORA().

3 Pulsa el botón Aceptar.

Aparece un cuadro de diálogo indicando que la función no tiene argumentos.

4 Pulsa de nuevo sobre Aceptar.

4 Sitúate en la celda B2 y escribe el día de hoy en número. Ej. 5

5 Sitúate en la celda B3 y escribe el mes actual en número. Ej. 8

6 Sitúate en la celda B4 y escribe el año actual en número. Ej. 2007

7 Sitúate en la celda C5 y pulsa sobre , escoge la función FECHA() y pulsa el botón Aceptar.

8 Selecciona como argumentos las celdas B4 --> para año, B3 --> para mes y B2 --> para día, pulsa Aceptar.

Vamos a calcular nuestra edad.

9 Sitúate en la celda D1 y escribe tu fecha de nacimiento en formato (dia/mes/año)

10 En la celda E1 escribe =HOY()

11 En la celda E2 selecciona la función DIAS360, como fecha inicial la celda D1 (fecha nacimiento), como fecha final E1 (el día de hoy) y en método escribe Verdadero.

Como resultado nos aparece los días transcurridos desde la fecha D1 y la fecha E1.

12 Ahora en la celda F3 escribe =E2/360 para obtener los años.

El resultado aparece con decimales, para que nos salga solo la parte entera podemos utilizar la función =ENTERO(E2/360).

Hemos utilizado cuatro de las funciones más utilizadas y que ofrecen muchas posibilidades.

13 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones con fechas.

14 Cierra el libro de trabajo.

Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.


CARACTER(número)

Devuelve el carácter

especificado por el número

CODIGO(texto)

Devuelve el código ASCII

del primer caracter del

texto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de

caracteres con la unión

DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)Redondea un número pasado

como parámetro

DERECHA(texto;núm_de_caracteres)Devuelve el número de

caracteres especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)Devuelve la posición inicial del

texto buscado

ESPACIOS(texto)Devuelve el mismo texto pero

sin espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)Devuelve los caracteres indicados de una cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)Encuentra una cadena dentro

de un texto

IGUAL(texto1;texto2)Devuelve un valor lógico

(verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)Devuelve el número de

caracteres especificados

LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto)Limpia el texto de caracteres no

imprimibles

MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas

MINUSC(texto) Convierte a minúsculas

MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto)Convierte a mayúscula la

primera letra del texto

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)Reemplaza el texto con texto

nuevo

T(valor)Comprueba que el valor es

texto

TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto

TEXTOBAHT(número)Convierte un número a texto

tailandés (Baht)

VALOR(texto) Convierte un texto a número

Ejercicio paso a paso. Funciones de texto.

Objetivo.

Practicar el uso de las funciones de texto en Excel2007.



2 Sitúate en la celda A1 y pulsa sobre , selecciona la Categoría Texto y elige la función CODIGO(), pulsa sobre Aceptar.

3 Escribe como argumento de esa función la letra a y pulsa Intro.

Vemos que obtenemos el código 97, este es el número asignado a la letra a, ahora vamos a comprobar que es cierto con la función CARACTER().

4 Sitúate en la celda B1 y pulsa sobre , selecciona la Categoría Texto y selecciona la función CARACTER().

5 Como argumento escribe 97. Comprobamos que efectivamente nos devuelve la letra "a".

6 Sitúate en la celda B2 y escribe "Hoy es ". Fíjate en dejar los espacios en blanco.

7 Sitúate en la celda B3 y escribe " Enero ". Fíjate en dejar los espacios en blanco.

8 En la celda B4 escribe 22 y en la celda B5 escribe 2006.

Ahora vamos a crear una frase concatenando varias celdas.

9 Sitúate en la celda C5 y pulsa sobre , selecciona la Categoría Texto

10 Selecciona la función CONCATENAR() y como argumentos escribe en el primer argumento B2, en el segundo B4, como tercer argumento escribe " de", como cuarto argumento escribe B3, como quinto argumento escribe "de " y como último argumento escribe B5.

11 Para que nos indique la fecha en una sola celda la función debe quedar así =CONCATENAR(B2;B4;" de";B3;"de ";B5).

Vamos a utilizar ahora la Función NOMPROPIO() que también es de gran utilidad para formatear una cadena de texto.

12 Sitúate en la celda A6 y escribe "pepe" en la celda B6 escribe "gutierrez" y en la celda C6 escribe "ruiz". No escribas mayúsculas.

13 Ahora en la celda D6 pulsa sobre , selecciona la categoria de Texto, selecciona la Función CONCATENAR() pulsa Aceptar y escoge como parámetros A6, B6 y C6. Debemos añadir los espacios para separar el nombre completo. La fórmula debe quedar así =CONCATENAR(A6;" ";B6;" ";C6).

Ya tenemos el nombre completo en una celda, ahora sí podemos hacer uso de la Función NOMPROPIO().

14 Sitúate en la celda G6 y selecciona la Función NOMPROPIO() y pásale como parámetro la celda D6.

Debemos obtener en la celda G6 Pepe Gutierrez Ruiz. Nos ha puesto las iniciales en mayúsculas.

15 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre Funciones con texto.


Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:


AREAS(ref)Devuelve el número de rangos de celdas

contiguas

BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una

fila

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Busca un valor en la primera columna de la izquierda

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posición relativa de un elemento

COLUMNA(ref)Devuelve el número de columna de una

referencia

COLUMNAS(matriz)Devuelve el número de columnas que componen

la matriz

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una accion de una lista de valores

FILA(ref) Devuelve el número de fila

FILAS(matriz) Devuelve el número de filas

HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)

Crea un acceso directo a un documento

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...)

Extrae datos almacenados en una tabla dinámica

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)Devuelve el valor de una celda en la intersección

de una fila y una columna

INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada

TRANSPONER(matriz)Intercambia las filas por las columnas en una

matriz

Ejercicio paso a paso. Funciones que buscan.

Objetivo.

Practicar el uso de las funciones que buscan valores en Excel2007.

Ejercicio paso a

paso.


2 Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por ejemplo Jose, Juan, Javi, Maria... Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B.

3 Ahora en la Columna C escribe números de teléfono al lado de cada nombre que has introducido antes.

Vamos a hacer uso de la función BUSCAR(), utilizaremos la celda D5 para introducir el nombre a buscar y la celda D11 para albergar el teléfono de la persona buscada.

4 Así pues, sitúate en la celda D11 y pulsa sobre , selecciona la categoria de búsqueda y referencia y elige la función BUSCAR().

5 Pulsa Aceptar.

6 En el parámetro valor_buscado introduce o selecciona la celda D5, en vector_de_comparación escribe "B:B" o selecciona la Columna B y en el parámetro vector_resultado escribe "C:C" o selecciona la Columna C.

7 Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y mira que ocurre. En la celda D11 debe aparecer el telefono de la persona.

Ahora vamos a utilizar la función TRANSPONER(), que es una poco más compleja, pero tampoco mucho.

Recordemos que transponer significa cambiar filas por columnas y viceversa. Es decir si tenemos los datos en fila, al transponer obtendremos los datos en columna.

8 Sitúate en la celda A15 y pulsa sobre , selecciona la categoria de búsqueda y referencia y elige la función TRANSPONER(). Pulsa Aceptar.

En el único parámetro que nos pide "Matriz" debemos seleccionar la matriz de filas y columnas que vamos a transponer.

9 Seleccionar la matriz de B1:C10.

La formula ya está hecha, pero vemos que nos dá un error de valor, esto se debe a que la fórmula hace referencia a una matriz y no a una única celda. Para que la transposición se efectue correctamente debemos repetir la fórmula para todas las celdas a transponer siguiendo los siguientes pasos.

10 A partir de la celda de la fórmula (A15) esta incluida, selecciona las celdas necesarias para cubrir la matriz transpuesta, es decir una matriz de 2 filas por 10 columnas que se corresponderán con la matriz A15:J16, pulsar F2 y seguidamente

Ctrl+Mayus+Enter. De este modo la formula se copia al resto de celdas y se ejecuta correctamente.

11 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones de búsqueda.


Funciones financieras.

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".

Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.

Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

Función Descripción y Ejemplo

DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, método de depreciación de

saldo fijo

DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo

DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, incluyendo periodos parciales

INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)Calcula el interés pagado durante un período

específico de una inversión

NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos

y tasas de interés constantes

PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el interés pagado por una inversión durante periodo determinado

PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada

SLN(costo;valor_residual;vida)Devuelve la depreciación por método directo de un

bien durante un período dado

SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)

Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período

específico

TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de interés por periodo de un

préstamo o una inversión

TIR(valores;estimar)Devuelve la tasa interna de retorno de una

inversión para una serie de valores en efectivo

TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión)

Devuelve la tasa interna de retorno modificada

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversión

VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)Devuelve el valor futuro de una inversión basada

en pagos periódicos y constantes más una tasa de interés constante

VNA(tasa;valor1;valor2;...)Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuentos y una serie de

pagos futuros

Ejercicio paso a paso. Funciones financieras.

Objetivo.

Practicar el uso de las Funciones Financieras en la creación de hojas de cálculo con Excel2007.


Vamos a desarrollar un ejemplo práctico para calcular el pago de un préstamo basándonos en pagos constantes y una tasa de interés constante.


Para realizar este ejercicio haremos uso de la función PAGO.

2 Haz clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función.

3 Selecciona del recuadro Selecciona una categoría la opción Financieras.

4 Elige del recuadro Selecciona una función, PAGO.

La sintaxis de la función PAGO es PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo), vamos a describir cada uno de sus parámetros:

tasa = es el tipo de interés del préstamo.

nper = es el número total de pagos del préstamo.

va = es el valor actual del total de pagos

vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr tras el último pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, tras el último pago no queda ningún saldo pendiente lo que ocurre cuando se trata de un préstamo.

tipo = indica el vencimiento de pagos.

(tipo = 0) --> al final del período

(tipo = 1) --> al inicio del período

Ahora que ya conocemos los parámetros que necesita la función, podemos crear el ejemplo:

Vamos a pedir un préstamo de 100,000 €, en un período de 30 años, es decir 30*12=360 nº de pagos mensuales, a un interés del 6%.

Así pues, ya tenemos un ejemplo de un préstamo.

5 Sitúate en la celda A1 y escribe Préstamo

6 Sitúate en la celda A2 y escribe Tasa

7 Sitúate en la celda A3 y escribe Nº Pagos

8 Sitúate en la celda A4 y escribe Tipo

9 Sitúate en la celda A5 y escribe Cuota Mensual

10 Sitúate en la celda B1 y escribe 100.000 €

11 Sitúate en la celda B2 y escribe 6 %

12 Sitúate en la celda B3 y escribe 360


14 Sitúate en la celda B5 y escribe =PAGO(B2/12;B3;B1;0;B4)

Con esta función indicamos que el vencimiento del pago se realiza al final del período y que no existen cuotas al finalizar los pagos.

Como resultado debemos obtener -599,55 € que será la cuota mensual. El número sale negativo porque el efectivo que se paga, por ejemplo depósitos en cuentas de ahorros, cuotas de un préstamos, se representa con números negativos; el efectivo que se recibe, se representa con números positivos.

Con la función PAGO también podemos calcular qué cuota mensual debemos ingresar para ahorrar una cantidad de dinero en X años.

Vamos a calcular cómo podemos ahorrar 30.000 € en 5 años, con un interés del 6%.

15 Sitúate en la celda C1 y escribe Ahorro

16 Sitúate en la celda C2 y escribe Tasa Anual

17 Sitúate en la celda C3 y escribe Años

18 Sitúate en la celda C4 y escribe Ingresos Mensuales

19 Sitúate en la celda D1 y escribe 30.000 €

20 Sitúate en la celda D2 y escribe 6%

21 Sitúate en la celda D3 y escribe 5

22 Sitúate en la celda D4 y escribe PAGO(D2/12;D3*12;0;D1)

Como resultado debemos obtener en la celda D4 la cantidad de -429,98 €.

Ejercicio paso a paso. Funciones financieras.


Vamos a calcular ahora los intereses pagados en un período de tiempo por un préstamo, por ejemplo los intereses del primer ejemplo.

Para realizar este ejercicio utilizaremos la función PAGOINT

Esta función tiene la siguiente sintaxis PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)


período = es el período para el que se desea calcular el interés y debe estar entre 1 y el parámetro nper



vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr trás el último pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, trás el último pago no queda ningún saldo pendiente.




23 Sitúate en la celda E1 y escribe Préstamo

24 Sitúate en la celda E2 y escribe Tasa Anual

25 Sitúate en la celda E3 y escribe Interés en la Cuota Nº

26 Sitúate en la celda E4 y escribe Cantidad de Cuotas

27 Sitúate en la celda E5 y escribe Interés

28 Sitúate en la celda F1 y escribe 100.000 €

29 Sitúate en la celda F2 y escribe 6%

30 Sitúate en la celda F3 y escribe 1

31 Sitúate en la celda F4 y escribe 360

32 Sitúate en la celda F5 y escribe PAGO(F2/12;F3;F4)

Esta función nos debe devolver -361,80 € que es el interés pagado en la primera cuota del préstamo. Cambiando el valor en F3 podrás ver el interés pagado en cada caso.

Vamos a calcular ahora las cuotas amortizadas para un préstamo, seguimos basándonos en el primer ejercicio.

Para realizar este ejercicio utilizaremos la función PAGOPRIN

Esta función tiene la siguiente sintaxis PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)


período = es el período para el que se desea calcular la amortización y debe estar entre 1 y el parámetro nper



vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr trás el último pago. Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, trás el último pago no queda ningún saldo pendiente.




33 Sitúate en la celda A8 y escribe Préstamo

34 Sitúate en la celda A9 y escribe Tasa Anual

35 Sitúate en la celda A10 y escribe Cálculo amortización en cuota nº

36 Sitúate en la celda A11 y escribe Cuotas Totales

37 Sitúate en la celda A12 y escribe Amortizado

38 Sitúate en la celda B8 y escribe 100.000 €

39 Sitúate en la celda B9 y escribe 6 %



42 Sitúate en la celda B12 y escribe PAGOPRIN(B9/12;B10;B11;B8)

Como resultado debemos obtener en la celda B12 la cantidad de -99,55 €.que si nos fijamos es el resultado de la diferencia de quitar los intereses a la cuota total del préstamo. Como vemos en la primera cuota de la amortización los intereses son más del 80% y la amortización propia del préstamo no llega al 20%.

43 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones Financieras.


Otras funciones.

Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.


Funciones matemáticas y Trigonométricas

ABS(número)Devuelve el valor absoluto de un

número

ALEATORIO() Devuelve un

número entre 0 y 1

COMBINAT(número;tamaño)

Devuelve el número de

combinaciones para un número determinado de

elementos

COS(número) Devuelve el

coseno de un ángulo

ENTERO(número)

Redondea un número hasta el

entero inferior más próximo

EXP(número)

Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un

número determinado

FACT(número) Devuelve el

factorial de un número

NUMERO.ROMANO(número,forma)

Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano

PI() Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(número;potencia)

Realiza el cálculo de elevar un número a la

potencia indicada

PRODUCTO(número1;número2;...)

Devuelve el resultado de

realizar el producto de todos los

números pasados como argumentos

RAIZ(número) Devuelve la raiz

cuadrada del número indicado

RESIDUO(número;núm_divisor)Devuelve el resto

de la división

Funciones estadísticas

MEDIA.ARMO(número1;número2;...)

Devuelve la media armónica de un

conjunto de números positivos

MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista

de valores

MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista

de valores

MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la

mediana de la lista de valores

MODA(número1;número2;...)

Devuelve el valor que más se repite

en la lista de valores

PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media

aritmética de la lista de valores

VAR(número1;número2;...) Devuelve la

varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)

Devuelve el valor k-ésimo mayor de

un conjunto de datos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor

k-ésimo menor de un conjunto de

datos

Funciones lógicas

FALSO() Devuelve el valor

lógico Falso

VERDADERODevuelve el valor lógico Verdadero

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una

condición

NO(valor_lógico) Invierte el valor

lógico proporcionado

Y(valor_logico1;valor_logico2;...)Comprueba si

todos los valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...)

Comprueba si algún valor lógico

es verdadero y devuelve

VERDADERO

Funciones de información

ESBLANCO(valor) Comprueba si se

refiere a una celda vacía

ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO(valor) Comprueba si un

valor es lógico

ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo

texto

ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo

texto

ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo

numérico

TIPO(valor)

Devuelve un número que

representa el tipo de datos del valor

Ejercicio paso a paso. Otras funciones.

Objetivo.

Practicar el uso de otras funciones en Excel2007.



2 Escribe en la Columna B unos 5 número enteros (mejor para el ejercicio si son de un solo dígito). Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B.

Vamos a multiplicar todos los valores de la columna B,

3 Sitúate en la celda C6 y pulsa sobre , selecciona la categoria de Matemáticas y trigonometría y elige la función PRODUCTO(). Pulsa Aceptar.

4 Selecciona la columna B como parámetro. Pulsa Aceptar.

Ya tenemos el resultado del producto en la celda C6.

Ahora vamos a pasar el resultado a números romanos. (Por esto mejor números de un dígito).

5 Sitúate en la celda D6 y pulsa sobre , selecciona la categoria de Matemáticas y trigonometría, selecciona la función NUMERO.ROMANO.

6 Selecciona como parámetro la celda donde tenemos el resultado del producto, la celda C6 y pulsa Aceptar. Debe de aparecer el resultado en números romanos.

Trabajemos un poco de estadística.

7 Añade 5 números más en la columna B y modifica los que existen por números más grandes, de más de un dígito.

8 Sitúate en la celda B12 y pulsa sobre , selecciona la función PROMEDIO de la categoría Estadísticas.

9 Selecciona como parámetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa sobre Aceptar.

Ahora vamos a ver la MEDIANA.

10 Sitúate en la celda B13 y pulsa sobre , selecciona la función MEDIANA de la categoría Estadisticas.


Y vamos a ver la MODA.

12 Sitúate en la celda B11 y pulsa sobre , selecciona la función MODA de la categoría Estadísticas.


14 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Otras Funciones de Excel.


Ejercicio 1: Venta frutas

1 Abrir el libro de trabajo Venta fruta de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Modificar la fórmula de la celda H5 para utilizar la función SUMA.

3 Escribir en la celda I4, €/KG, en la celda J4 €, en K4 IVA y en la celda L4 P.V.P.

4 En la celda I5 escribir 1,5, que será el precio del kilo de fresas.

5 En la celda I6 escribir 2,1, en I7 1,65, en I8 0,9, en I9 1,68, en I10 2,16, en I11 0,87 y en I12 2,4.

6 Escribir en la celda J5 la fórmula que nos calcule los kilos de fresas vendidos por el precio al kilo.

7 Escribir en la celda A14 IVA:

8 Escribir en la celda B14 16%, que será el IVA que tendremos que aplicar a las frutas.

9 Escribir en la celda K5 la fórmula del IVA por el precio € de las fresas.

10 Escribir en la celda L5 la fórmula para obtener el precio con IVA de las fresas.

11 Guardar nuestro modelo con el mismo nombre que tenía.

12 Cerrar el libro.

Ejercicio 2: Precipitaciones.

1 Empezar un nuevo libro de trabajo.

2 Crear un modelo para obtener una serie de estadísticas sobre los días con precipitaciones en diferentes poblaciones durante el año 1999. El modelo lo tienes a continuación, teniendo en cuenta que las celdas de color azul contienen fórmulas.

Solamente hemos realizado las fórmulas para el mes de Enero y para Madrid, pero no te preocupes que más adelante lo acabaremos.

3 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Precipitaciones.

4 Cerrar el libro.

Ejercicio 3: Vendedores.


La división de ventas de una empresa necesita hacer un seguimiento continuo de las ventas obtenidas por los vendedores para el primer cuatrimestre del año. Los datos van a servir para obtener información sobre las ventas de cada mes y para decidir la forma de actuar.

El jefe de ventas quiere tener un modelo que muestre los resultados de los vendedores con sus correspondientes totales por mes y por vendedor.

2 Crear el modelo que tienes a continuación, teniendo en cuenta que las celdas de color azul contienen fórmulas.

No te preocupes por los datos que faltan ya que lo acabaremos más adelante.

3 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Vendedores.

4 Cerrar el libro.

Ejercicio 4: Prestamo.


Vamos a pedir un préstamo de 60.000 € a pagar en 5 años con un interés fijo del 9 % a una entidad bancaria y queremos saber el desembolso mensual que deberemos efectuar y el desglose en intereses y amortización

2 Crear la tabla que ves en la

imagen. Ten en cuenta que las celdas resaltadas en azul son resultados obtenidos mediante funciones, no debes copiarlos.

3 Completa la tabla con los valores que se correspondan en las celdas de las columnas de Cuota, Interes y Amortización.

Para ello repasa las funciones PAGO, PAGOINT y PAGOPRIN.

Si no quieres escribir tanto puedes rellenar las celdas C7:E7 y cuando sepas copiar celdas en el próximo tema, completar el resto del rango (celdas C8:E12).

4 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Prestamo.

5 Cerrar el libro.

Manipulando celdas

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz

gruesa blanca, tal como: .

Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener

pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo

superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

Ejercicio paso a paso. Selección de celdas.

Objetivo.

Practicar los distintos métodos de selección de celdas en Excel2007.



Ahora supongamos que queremos seleccionar la celda D6:

2 Haz clic sobre la celda D6, automáticamente el recuadro aparecerá alrededor de dicha celda indicándonos que se encuentra seleccionada.

Vamos a realizar ahora una selección que englobe las celdas A1, A2, A3, A4, A5, A6, B1, B2... B6:

3 Sitúate sobre la celda A1, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta la celda B6, donde ya podrás soltar el botón del ratón.

Al realizar una nueva selección se ha eliminado la anterior.

Observa como las celdas aparecen de otro color excepto la celda activa, pero están todas seleccionadas.

Si lo que queremos es añadir otra celda u otro rango a nuestra selección:

4 Pulsa la tecla CTRL, y manteniéndola pulsada, haz clic sobre la celda D6 .

Observa como ahora la selección anterior no se ha eliminado.

5 Pulsando la tecla CTRL, añade el rango E1:E5.

6 Haz clic sobre la celda A1 y así sólo tendrás seleccionada la celda A1.

Si queremos seleccionar la columna B entera.

7 Sitúate sobre el identificativo de la columna B en la parte superior de la hoja de cálculo, y haz clic.

También podemos seleccionar varias columnas consecutivas, como por ejemplo desde la columna C hasta la E:

8 Sitúate sobre el identificativo de la columna C, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la columna E .

También se pueden seleccionar columnas no consecutivas, por ejemplo si queremos seleccionar la columna A y la D:

9 Selecciona la columna A.

10 Manteniendo pulsada la tecla CTRL, haz clic sobre el identificativo de la columna D.

Lo mismo ocurre con las filas.

Vamos a seleccionar la fila 2:

11 Haz clic sobre el identificativo de la fila 2, para seleccionar esta fila entera.

Vamos a seleccionar desde la fila 4 hasta la 7, como son consecutivas:

12 Sitúate sobre el identificativo de la fila 4, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrástralo hasta la fila 7.

Vamos a seleccionar ahora la fila 1 y la 5, como no son consecutivas:

13 Selecciona la fila 1.

14 Manteniendo pulsada la tecla CTRL, haz clic sobre el identificativo de la fila 5.

Si nos interesa seleccionar la hoja entera:

15 Haz clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja, situado entre la columna A y fila 1.

En ocasiones, la selección que queremos realizar es demasiado grande y no caben todas las celdas en pantalla, por ejemplo desde la celda A1 hasta la celda L40.

16 Prueba a situarte en la celda A1 y arrastrar manteniendo pulsado el botón del ratón hasta la celda L40.

Cuando se sobresale de la pantalla, la selección va muy rápida y a lo mejor nos perdemos en la selección. Si no quieres tener este problema, sigue estos pasos:

17 Selecciona la celda A1.

Ahora ampliaremos el rango hasta la celda L40:

18 Desplázate por la hoja con las barras de desplazamiento hasta que se vea en pantalla la celda donde queremos que termine nuestra selección, en nuestro caso, L40.

Cuidado, no hay que hacer clic sobre ninguna celda al realizar el paso 18.

19 Pulsa la tecla MAYUSy manteniéndola pulsada, haz clic sobre la celda L40.

Observa el resultado de la operación.

Este método también sirve para reducir la selección, por ejemplo si nuestra selección debía haber sido hasta la K38 en vez de L40:

19 Pulsa la tecla MAYUS y manteniéndola pulsada, haz clic sobre la celda K38.

Observa el resultado.

20 Cierra el libro de trabajo sin guardar los cambios.

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic en el botón Copiar.

O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Haz clic en el botón Pegar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.

En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel 2007 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón

.

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del panel.

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono

del portapapeles .

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del

número de elementos copiados .

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las

celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el básico correspondiente del Tema 4.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel 2007 rellenará las nuevas celdas continuando la serie. Si deseas más información sobre el uso del autorrelleno.

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:


Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.

O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las vistas anteriormente.

Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

Ejercicio paso a paso. Copiar Celdas

Objetivo.

Practicar las distintas formas de copiar o duplicar celdas dentro de un libro de trabajo en Excel.


1 Si no tienes abierto Excel, ábrelo para realizar el ejercicio.

2 Empieza un nuevo libro de trabajo.

3 Introduce en la celda A1 el valor 34.

4 Introduce en la celda B1 el valor 20.

5 Introduce en la celda A2 la fórmula =A1*2.

Ahora vamos a copiar la celda A2 en B2. Para ello vamos a utilizar el portapapeles.


7 Ve a la pestaña inicio.

8 Haz clic en el botón Copiar.

Ahora el contenido de la celda A2 se encuentra en el portapapeles.

9 Sitúate en la celda B2, que es donde queremos copiar la celda anterior.

10 Ve a la pestaña Inicio.

11 Haz clic en el botón Pegar.

El contenido de la celda que se encuentra en el portapapeles se colocará automáticamente donde nos encontramos.

Observa como el contenido de la celda copiada en B2, será =B1*2 .

Como hemos copiado la celda una columna hacia la derecha la referencia a la columna dentro de la fórmula cambiará una posición, en vez de A pondrá B, y como la copiamos en la misma fila la referencia a ésta no varía. Por lo tanto =B1*2. Lo único que puede cambiar de la fórmula son las referencias a celdas.

Podemos realizar la misma operación pero utilizando los botones de la Banda de opciones en vez del menú. Para utilizar este método vamos a copiar la celda A2 en D3, es decir 3 columnas hacia la derecha y dos filas hacia abajo.

12 Selecciona la celda a copiar, es decir, A2.

13 Haz clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio o pulsa las tecla CTRL+C.

14 Sitúate donde quieres copiar la celda, D3.

15 Haz clic en el botón Pegar de la pestaña Inicio o pulsa las teclas CTRL+V.

Observa ahora el resultado de la celda D3 situándonos en ella y mirando en la barra de fórmulas el contenido, como hemos copiado la fórmula 3 columnas hacia la derecha en la fórmula el valor de la columna se incrementará en 3 y en vez de A pondrá D, y el valor de la fila se incrementará en 1 por copiar la fórmula 1 fila hacia abajo, por lo tanto la fórmula resultante en la celda D3 será =D2*2.

Ahora vamos a copiar celdas pero sin utilizar el portapapeles. Empezaremos por copiar el contenido de la celda A1 en E6.


17 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los bordes de la selección.

18 Pulsa la tecla CTRL del teclado.

EL puntero del ratón se convertirá en .

19 Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra hasta la celda donde queremos copiarla, E6, donde ya podremos soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.

20 Observa la fórmula de la celda E6.

Ahora vamos a probar el copiado en celdas adyacentes, copiaremos la fórmula de A2 en la celdas B2, C2, D2 y E2.


22 Sitúa el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha donde hay un cuadrito negro (el controlador de relleno). El puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

23 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra hasta la derecha de forma que queden remarcadas todas la celdas donde queremos copiar la fórmula es decir, hasta E2.

Si intentas arrastrar hacia abajo verás como no nos deja ya que permite únicamente en la isma columna o en la misma fila.

24 Suelta el botón del ratón cuando quedan remarcadas todas las celdas donde queremos copiar la fórmula.

25 Observa las fórmulas de todas las celdas donde hemos copiado la fórmula.

26 Cierra el libro de trabajo, sin guardar los cambios realizados.

Manipulando celdas

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.

Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda

y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda

y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Ejercicio paso a paso. Mover Celdas

Objetivo.

Practicar las distintas formas de mover o desplazar celdas dentro de un libro de trabajo en Excel2007.



2 Empieza un nuevo libro de trabajo.

3 Introduce en la celda A1 el valor 34.

4 Introduce en la celda A2 la fórmula =A1*2.

Ahora vamos a cambiar de posición la celda A2, para colocarla en la celda C2. Para ello vamos a utilizar el portapapeles.



7 Haz clic en el botón Cortar.

Ahora el contenido de la celda A2 se encuentra en el portapapeles.

8 Sitúate en la celda C2, que es donde queremos mover la celda anterior.


10 Haz clic en el botón Pegar.

El contenido de la celda que se encuentra en el portapapeles se colocará automáticamente donde nos encontramos.

Observa como el contenido de la celda no ha variado, sigue siendo =A1*2.

Podemos realizar la misma operación pero utilizando los botones de la Banda de opciones en vez del menú.

Para utilizar este método vamos a mover la celda A1 a D1.

11 Selecciona la celda a mover, es decir, A1.

12 Haz clic sobre el botón Cortar de la pestaña Inicio.

13 Sitúate donde queremos dejar la celda, D1.

14 Haz clic sobre el botón Pegar de la pestaña Inicio o pulsa CTRL+V.

Observa como ahora el resultado de la celda C2 no ha variado, y si nos situamos en ella y miramos la barra de fórmulas el contenido sí habrá cambiado por =D1*2 .

Ahora vamos a mover celdas pero sin utilizar el portapapeles. Empezaremos por cambiar el contenido de la celda C2 a A2.

15 Selecciona la celda a mover, es decir, C2.

16 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los bordes de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha que apunta hacia la

izquierda .

17 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra hasta la celda donde queremos moverla, A2, entonces puedes soltar el botón del ratón.

18 Realiza los mismos pasos para cambiar el contenido de la celda D1 a A1.

19 Cierra el libro de trabajo, sin guardar los cambios realizados.

Manipulando celdas

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineación del texto, etc) o el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.

Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

Ir a la pestaña Inicio.

Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar.

Pulsar la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Ejercicio paso a paso. Borrado de celdas.

Objetivo.

Diferenciar entre las distintas opciones de borrado de celdas en Excel2007.



2 Abre el libro Borrado de la carpeta Ejercicios del curso y guárdalo como Borrado en la carpeta Mis Documentos.

Ahora vamos a probar los distintos tipos de borrado.

3 Selecciona la celda C3.

4 Pulsa la tecla SUPR del teclado.

Observa como el contenido de la celda se ha borrado pero no el formato, aún está el borde.



7 Elige la opción Borra.

8 Selecciona la opción Borrar Contenido.

Observa como obtenemos el mismo resultado que con la tecla SUPR, sólo borramos el contenido, el formato como puede ser el color de fondo sigue estando.

9 Haz clic sobre le botón de la Banda de opciones para deshacer la última operación realizada.

Volverá a aparecer el texto eliminado.

10 Selecciona el rango A2:A3.



13 Selecciona Borrar Formatos.

Observa como ahora el texto seguirá estando, únicamente se ha borrado el aspecto, es decir, el color de fondo.


15 Selecciona el rango A2:A3.



18 Selecciona Borrar Todo.

Ahora todo se ha borrado, tanto el formato como el contenido.

19 Selecciona la celda C6.

20 Borra únicamente el formato.

Observa como el formato Porcentaje se ha eliminado, pero también los bordes, ya que se borran todas las opciones del cuadro de diálogo Formato de celdas.


22 Selecciona la celda B6 y borra sólo el contenido.

23 Escribe 2000 en la celda B6.

Observa como aún conserva el formato Moneda, ya que se eliminó sólo el contenido.

24 Selecciona la celda B6 si ésta no lo está ya.

25 Borra Todo.

26 Escribe 1000 en la celda B6.

Observa como ya no está el formato Moneda ni tampoco el borde asignado.

27 Haz clic sobre le botón de la Banda de opciones hasta volver a la celda B6 con 2.000,00€.

Si lo que queremos es borrar alguno de los formatos de la celda pero no todos, no se podrá usar las opciones de borrado de celdas, sino que habría que eliminar los formatos desde el cuadro de diálogo Formato de celdas. Por ejemplo, vamos a borrar el formato Moneda pero conservar el borde:

28 Haz clic derecho sobre la celda B6.

29 Selecciona Formato de celdas en el menú contextual.

30 En el cuadro de diálogo que se abrirá la pestaña Número deberá estar seleccionada.

31 En el listado Categoría (a la derecha) estará seleccionada la clase Moneda.

32 Elige la clase General para que se muestre sin ningún formato en particular.

33 Haz clic sobre el botón Aceptar.

Observa el resultado.

34 Guarda el libro de trabajo como Borrado en la carpeta Mis documentos del disco duro.


EJERCICIOS

MANIPULANDO CELDAS

Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación.

Ejercicio 1: Venta frutas IV.

1 Abrir el libro de trabajo Venta frutas de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Copiar el rango C5:H5 en el rango C6:H12 sin utilizar el portapapeles.

Observa como en el resultado se ha copiado también el formato de las celdas y por lo tanto se ha borrado el formato anterior y no queremos que esto pase.

3 Deshacer la operación anterior.

4 Copiarlo otra vez, de forma que no se copie el formato.

5 Copiar el rango J5:L5 en J6:L12, utilizando también el pegado especial.

Observa lo que pasa en la columna del IVA. Como la fórmula utiliza la celda B14 que contiene el IVA, al copiar la fórmula en las celdas inferiores la fórmula variará y cogerá en cada caso las celdas B15, B16, B17...

¿Qué es lo que tendríamos que hacer?

6 Volver a copiar de tal forma que la fórmula siga utilizando B14 en todas las filas.

7 Guardar los cambios realizados y cerrar el libro.

Ejercicio 2: Precipitaciones II

1 Abrir el libro de trabajo Precipitaciones de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Seleccionar la celda A2.

3 Seleccionar el rango de celdas G4:H5.

4 Seleccionar la columna C.

5 Seleccionar la fila 4.

6 Seleccionar desde la fila 5 hasta la 16.

7 Seleccionar conjuntamente la celda A5 y la celda A9.

8 Seleccionar la hoja entera.

9 Seleccionar la fila 4 y la columna A al mismo tiempo.

10 Seleccionar desde la celda A1 hasta la F16 utilizando la tecla MAYUS.

Vamos a practicar cómo copiar fórmulas.

11 Terminar el modelo copiando fórmulas.

12 Guardar los cambios realizados y cerrarlo.

Ejercicio 3: Vendedores II.

1 Abrir el libro de trabajo Vendedores de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Terminar el modelo copiando fórmulas.

3 Guardar los cambios realizados, y cerrarlo.

Ejercicio 4: Robos

1 Empezar un nuevo libro de trabajo, para crear el modelo siguiente, de momento no nos fijaremos en el aspecto de las celdas sino en su contenido:

2 Guardar el libro de trabajo con el nombre de Robos en la carpeta Mis documentos del disco duro y cerrarlo.

Ejercicio 5: Tabla de multiplicar.

1 Empezar un nuevo libro de trabajo, para crear un modelo que obtenga las tablas de multiplicar desde la 1 hasta la 9, corresponde a la imagen siguiente (de momento no nos fijaremos en el aspecto de las celdas sino en su contenido):

2 Terminar el modelo escribiendo una fórmula en la celda C5 para el resultado de 1*1 , y a continuación copiarlo en las demás celdas.

(¡Cuidado con las referencias a celdas!)

3 Cerrar el libro de trabajo guardándolo con el nombre de Multiplicar en la carpeta Mis documentos del disco duro.

Ejercicio 6: Carrera2.

1 Abrir el libro de trabajo Carrera de la carpeta ejercicios del curso. Para no variar su contenido ejecuta la orden Guardar como en la carpeta Mis documentos y dale el nombre Carrera2.

2 Mover el rango A8:H15 hasta la celda C9 utilizando el portapapeles.

3 Mover ahora el rango C9:J16 hasta que vuelva a su posición original sin utilizar el portapapeles.

4 Mover el rango F6:H15 hasta la celda I6 utilizando el portapapeles.

5 Volver a dejar el rango en su posición original sin utilizar el portapapeles.

6 Mover el rango A1:E2 hasta la misma posición de la hoja 2.

7 Deshacer lo hecho en el punto 6.

Ahora vamos a practicar cómo borrar contenido, formato ...

8 Borrar únicamente el contenido del rango C8:E8.

9 Introducir los datos Gege llegó a las 11 horas, 59 minutos y 15 segundos.

10 Borrar únicamente el formato del rango C4:E4.

11 Borrar el contenido del rango A17 y C17:E17 para introducir los datos de un participante distinto de Dada.

12 Ahora nos damos cuenta que en la carrera sólo pueden participar 3 personas por lo tanto nos interesa borrar todo lo que hay en el rango A16:H18.

13 Borrar el color de fondo rango A1:H2, pero dejando todos los demás formatos.

14 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados con el nombre de Carrera2 en la carpeta Mis documentos del disco duro.

El resultado debe dar:

Ejercicio 1: Precipitaciones III.

1 Abrir el libro de trabajo Precipitaciones de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Modificar el formato de las celdas para que la hoja quede como te la presentamos a continuación:

3 Cerrar el libro guardando los cambios realizados.

Ejercicio 2: Vendedores III.

1 Abrir el libro de trabajo Vendedores de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Modificar las opciones de formato de celdas para que obtenga un aspecto parecido a:

3 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados.

Ejercicio 3: Carrera.


El club "Rapidito" organiza una carrera de bicicletas. Los participante tienen distintos tipos de bicicletas, por lo que el tiempo que utilizan para cubrir la carrera se multiplica por un factor de compensación para que el resultado sea justo. Los organizadores de la carrera desean realizar un modelo que les permita calcular el tiempo de carrera y poder elaborar una lista de clasificaciones.

2 El modelo tendrá el aspecto que aparece a continuación, teniendo en cuenta que los recuadros con fondo Azul claro serán fórmulas:

3 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados con el nombre de Carrera en la carpeta Mis documentos del disco duro.

Ejercicio 4: Robos

1 Abrir el libro de trabajo Robos de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Realiza los cambios oportunos para que la hoja quede con el formato:


Ejercicio 5: Tabla de multiplicar

1 Abrir el libro de trabajo Multiplicar de la carpeta Mis documentos del disco duro.

2 Realiza los cambios oportunos para que la hoja quede con el formato:

Fórmulas y Funciones · Fórmulas y Funciones Esta unidad es la unidad una de las más importantes...

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