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E-INVOICING

Frequently Asked Questions Ariba Network 01/13

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Contents Who is Ariba Network?........................................................................................................................ 4

I’m new to Ariba and how to register on Ariba Network? .............................................................................. 4 What is Unilever’s expectation from the supplier regarding mandate e-Invoicing? .................................................4

Is there any alternate way of submitting invoices other than E-Invoicing? .......................................................... 4

What is the last date or deadline to get registered on Ariba network? .............................................................. 5 Who can use the service? ................................................................................................................... 5

How does it work?............................................................................................................................ 5

How do I get started?........................................................................................................................ 5 What if I already subscribe to the Ariba network?...................................................................................... 5

Is invoicing via Ariba Network a requirement for doing business with UNILEVER? ................................................ 5

What are the benefits of using Ariba Network? ........................................................................................ 6

Do I need to install additional hardware or software?................................................................................. 6 Will I need to use this service if my account is currently paid on time?............................................................ 6

What if I don’t have a system capable of creating electronic invoices?............................................................ 6

What happens if I continue to send paper invoices? .................................................................................. 6 What e-invoicing options does Ariba offer to suppliers using their network? ..................................................... 7

How to Integrate my ERP with Ariba Network?......................................................................................... 7

Can we attach supporting documents on Ariba while submitting invocies? And How?........................................... 8 What costs are associated with enrolling on Ariba Network?........................................................................ 8












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Contents Will Unilever pay the fees? ................................................................................................................... 9

Does this electronic invoicing requirement apply across all of UNILEVER entities?.................................................. 9

Does Contract and PO T&C include mandate e-invoicing?................................................................................ 10 Whom can I contact within UNILEVER?...................................................................................................... 10

I already send some invoice data directly to other customers; can I send EDI/XML Invoices directly to Unilever?............. 10

I already have the facility to make invoices available to my customers via the Internet - allowing them to view an

image of an invoice on the web. Can I use this facility instead of Ariba Network?.................................................. 10 Will Unilever make payments using Ariba Network? ..................................................................................... 10

How is the switch from paper to E-Invoicing managed? ................................................................................ 10

Can I send electronic invoices using Ariba Network to all of my customers?......................................................... 10 Can I send transactions for more than one customer in one file?...................................................................... 11

My organization is planning to change its invoicing software soon, should I wait before subscribing?........................... 11

Can I contact Ariba Network support team? .............................................................................................. 11 Is there further information available on the Ariba Network service? ................................................................ 12

Does Ariba Network has any tutorial videos to understand the process?.............................................................. 12

Where to find Ariba Network Unilever-Specific Supplier Education Materials?....................................................... 12










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Who is Ariba Network? Ariba Network is a global electronic invoicing network. As the world’s largest web-based trading community, the Ariba Network connects leading global organizations with their trading partners and provides a broad-based platform for all key business collaboration needs. It supports everything from trading partner discovery and e-procurement to e-invoicing and working capital management, allowing participants to buy, sell, and manage cash rapidly and effectively. The Ariba Network delivers unparalleled ROI, reach, flexibility, and value to both buyers and sellers, helping to make business commerce as easy as consumer commerce. Today, more than 2 million companies – including more than half of the Global 2000 – use Ariba to streamline and automate their collaborative business processes.

I’m new to Ariba and how to register on Ariba Network? Ariba Network is the leading business network with over one million trading partners in 190 countries transacting more than 450 billion dollars (USD) annually. Join the Ariba Network to transact electronically with your customers and find new business opportunities.

Next Steps • Register on the Ariba Network. Follow the instructions within the E-Commerce Trading Relationship Request communication. • Connect with Unilever through your Ariba account. After registration is complete, ensure that you have accepted the Relationship Request with Unilever in the

Customer Relationships area of your account. • Configure your Ariba account. Ensure that your account is configured to receive purchase orders and send invoices in the manner that can be supported by your

organization. • Create a Test account. Creating a Test account will allow you to become familiar with Unilever’s processes in a Test environment prior to moving into the live

(Production) environment. • Review training materials. Located below you will find Unilever’s training materials to assist you with the tasks listed above. You will be invited to attend training

in the coming weeks if you need more help with these processes.

What is Unilever’s expectation from the supplier regarding mandate e-Invoicing? Unilever has mandated e-invoicing for all our suppliers billing to Unilever Europe, North America and Supply Chain entities. We expect and strongly recommend all suppliers to sign-up for e-invoicing to improve and optimize the invoice payment process. Refer Appendix A for the list of countries to adhere to e- invoicing.

Is there any alternate way of submitting invoices other than E-Invoicing? No, E-Invoicing is the only option to submit invoices to Unilever from 1st Oct 2016.










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What is the last date or deadline to get registered on Ariba network? Given the benefit to both supplier and customer, e-Invoicing will be the default invoicing route and the handling of paper invoices will be phased out. Upon receipt of the communication pack, suppliers for Unilever North America, Europe and Supply Chain entities will be expected to be ready to send electronic invoices by 01st Oct 2016. Unilever would therefore encourage you to adopt this initiative early.

Who can use the service? Unilever vendors who are issued Purchase Orders payable. Fee based and invoices paid by credit card are not in scope.

How does it work? Once you registered on Ariba Network and ordering method is changed to online. All new PO’s issued by Unilever would be sent to your Ariba Network account. Once you receive the PO on your inbox (AN Inbox) you can flip the PO into Invoice and update the invoice number and date and submit through Ariba Network.

How do I get started? Your account has been created on your behalf by the Unilever with Ariba Network. Subsequent to this communication, Ariba Network will be contacting you to introduce the program and set you up on the Ariba network. If you do not hear from Ariba or would want to expedite the process, please email [email protected] with the name of your company for priority. After setup, you will then receive a “Ready to Transact” email from Ariba at which point you can begin invoicing the Unilever.

What if I already subscribe to the Ariba network? If you already have an account with Ariba, please log on with your credentials, and log a support ticket requesting the Unilever be added as a new buyer to your account. Ariba will then update the account to allow invoicing after verification by the Unilever.

Is invoicing via Ariba Network a requirement for doing business with UNILEVER? UNILEVER is actively phasing out the processing of paper invoices to take advantage of the benefits that electronic invoicing provides to our business and our suppliers.

mailto:[email protected]?subject=












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What are the benefits of using Ariba Network? • Secure and guaranteed invoice delivery - no more lost invoices • You can check the status of your invoice online - from delivery through to payment • Reduced processing time - we receive your invoices faster which means you are able to pay you on time • Instant invoice validation - Fewer delays due to missing information • Any-to-any data formatting technology - no additional software or hardware • Higher processing transparency and better cash flow management due to 24/7 access and reporting • VAT compliant - regardless of where invoices are sent from or received • Easy and cost efficient - send invoices at any time

Do I need to install additional hardware or software? Ariba Network is web-based, therefore all you require to access the E-Invoicing platform is a browser and internet access.

Will I need to use this service if my account is currently paid on time? Your use of Ariba Network will ensure that we continue to pay you on time. In addition, you will receive notification when your invoice has been received by us along with the status of your invoice.

What if I don’t have a system capable of creating electronic invoices? All you need is an Internet connection and standard Internet browser.

What happens if I continue to send paper invoices? Unilever will not accept any more paper invoices from 01st of Oct 2016 Once you start sending invoices through Ariba Network you will need to discontinue sending paper copies












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What e-invoicing options does Ariba offer to suppliers using their network? PO Flipping: The PO flipping is designed for companies who receive the PO’s through Ariba and you can flip the PO into invoice updating few details on Ariba network. The Portal or Network offers a secure connection and guarantees delivery of the invoice to the customers within hours. Integrated Solution: The Integrated Solution gives a fully automated process where invoice data is extracted directly from suppliers billing system and delivered directly into the customers finance systems. CSV Solution: The CSV solution allows supplier to load multiple invoice via a Comma delimited files. This is generally used when large suppliers do not have the immediate means to implement integrated solution

How to Integrate my ERP with Ariba Network? The Ariba Network offers possibility to integrate with your back-end ERP system for automatic exchange of electronic documents. For more information please review below guides.

Technical Specifications, documentation and examples: • Integration Quick Start Guide • Integration Questionnaire • cXML Transaction Guideline NAMER • EDIFACT Transaction Guideline NAMER • CSV Invoice Upload Guide NAMER

Go to http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf to find the current cXML User’s Guide.

Ariba cXML Solution Guide can be found in the Product Documentation section under Help in your Supplier account.

Integration Testing All suppliers transacting through the Ariba Network using one of the following integration methods will be required to test with Unilever:

• cXML Transactions • EDI Transactions

Find out more about test account creation in Account Configuration guide.

http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf












08/13

Can we attach supporting documents on Ariba while submitting invoices? And How? The requirements for certifying the invoice are determined by the local certifying official. In some cases, supporting documentation will be required to accompany the invoice.. This can be provided by creating an electronic file either by using print drivers on your computer or scanning the paper. Once uploaded at the time the invoice is entered into Ariba, the supporting documentation is permanently attached to the electronic invoice and sent to the Unilever certifying official.

What costs are associated with enrolling on Ariba Network? The Ariba Supplier Membership Program (SMP) helps supplier to maximize the benefits business receives by combining value-added functionality and services tailored to supplier level of participation on the Ariba Network. There are two components to the Supplier Membership Program: the Network Transaction Service subscription and the package subscriptions.

Suppliers that are new to the Ariba Network, generally start transacting for free, though based on the volume of transactions you do – with Unilever, as well as with other buyers on the Network – there may eventually be fees associated with your use. These fees will be billed by and payable to Ariba.

With higher subscription levels, the features and benefits expand – to help your e-commerce program drive more sales, collaboration, automation, and competitive differentiation through:

• value-added functionality • commerce management tools and training • catalog and connectivity solutions • technical support • project management resources












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There are two components to the Supplier Membership Program: the Network Transaction Fees and the Subscription Fees

For more information about the Ariba Supplier Membership program and regional pricing, please go to the *Sellers transact at no cost if no single customer relationship transacts 5 or more documents and $50K or more annually ** Only 1.2% of transacting sellers reach the $20,000 cap… Note: Sellers that use cXML or EDI technologies and transact 5+ documents and $50K+ annually automatically receive the $495 Premier or higher level subscription Supplier Membership Program website, or check out this data sheet.

Will Unilever pay the fees? Unilever doesn’t pay any fees on behalf of suppliers. Benchmarking studies have shown that the switch to E-Invoicing offers competitive costs for invoice administration. Ariba Network will assist you to select the most cost effective option for your business based on size, complexity and the volume and frequency of invoices expected.

Does this electronic invoicing requirement apply across all of UNILEVER entities? Electronic invoicing applies to all counties in Europe (Excluding Greece), North America (US and Canada) and Supply Chain (UASCC and USCC).












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Does Contract and PO T&C include mandate e-invoicing? Yes, all supplier contracts and PO T&C‘s would be amended to send only electronic invoices from 1st of Oct 2016

Whom can I contact within UNILEVER? The implementation of E-Invoicing will be managed on behalf of UNILEVER by Ariba Network. In the first instance you should contact Ariba Network to discuss your queries for the Integrated Solution; if Ariba Network is unable to solve your queries then you can contact Unilever E-Invoicing program team: [email protected]

I already send some invoice data directly to other customers; can I send EDI/XML Invoices directly to Unilever? No, EDI and XML are just data formats as far as Ariba is concerned; therefore you can use this preferred format to deliver the data to Ariba. Unilever cannot take any electronic invoices directly from suppliers (even if these suppliers are already exchanging information for other supplier integration programmes like e4US). * Sellers transact at no cost if no single customer relationship transacts 5 or more documents and $50K or more annually ** Only 1.2% of transacting sellers reach the $20,000 cap Note: Sellers that use cXML or EDI technologies and transact 5+ documents and $50K+ annually automatically receive the $495 Premier or higher level subscription

I already have the facility to make invoices available to my customers via the Internet - allowing them to view an image of an invoice on the web. Can I use this facility instead of Ariba Network? No, the Ariba network ensures that the data that you send can be uploaded into the Unilever payment processing system (DCIW) and where applicable can then be matched to a goods receipt record. Offering Unilever an image of the invoice or an option to download the data in a fixed format does not meet this requirement.

Will Unilever make payments using Ariba Network? Ariba Network is not a payment platform. Unilever will continue to use their current payment process.

How is the switch from paper to E-Invoicing managed? Once you are set-up and ready to transact via the network, Ariba Network will send you an alert to notify you that you are ready to submit invoices to our accounts department.

Can I send electronic invoices using Ariba Network to all of my customers? Ariba Network allows you to send electronic invoices to any other customers that are using the network once you have enrolled

mailto:[email protected]












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Can I send transactions for more than one customer in one file? For the Integrated Solution/CSV solution, Ariba Network can accept data files in any format covering as many customers as you require. Ariba Network will agree with you how each customer is identified in your data file and will then deliver each transaction to the correct customer.

My organization is planning to change its invoicing software soon, should I wait before subscribing? Ariba Network accepts any incoming data format therefore you should join the network as soon as possible and send your invoices now to ensure your payments are not interrupted. You can simply advise Ariba of the changes when you are ready to use your new software. They will make the necessary changes without interruption of invoice delivery.

Can I contact Ariba Network support team? Yes, below are the modes of contacting Ariba support team. Registration or Configuration Support

Please contact Ariba Supplier Enablement Team for any questions regarding registration, configuration, fees, catalogs or general Ariba Network questions. ✓ EMEA & Asia Suppliers: [email protected] ✓ North America Suppliers: [email protected]

Post Go-Live Support (for transacting suppliers) • Go to http://supplier.ariba.com or connect to your account. • Click the Help Center link on the top right corner. • Search for any topic you would like to know more about, or click on Support • Click on Get help by phone and fill in the form to access the helpdesk phone number.

Username & Password recovery Go to http://supplier.ariba.com and click on the Forgot Username or Forgot Password link in login section. Ariba will forward an email to the email address on record on the Ariba Network after Username/Password recovery request was submitted, for the protection of your company information.

EDI/cXML Support Contact If you are transacting POs to Unilever via EDI or cXML, you can get direct assistance from Ariba. Send an email to Ariba's technical team at [email protected]. Ariba will respond to your email directly. Please ensure that the Subject field of the email references Unilever.

http://supplier.ariba.com













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Is there further information available on the Ariba Network service? Yes, please visit

Ariba Network Terms of Use Data Policy Security Disclosure Legal notices

Does Ariba Network have any tutorial videos to understand the process? Yes, please refer the below video links.

• Enablement Training Videos Create and Configure your Supplier Account Transact on the Ariba Network

• Introduction to the Seller Collaboration Console • Creating a PO-Based Invoice (Introduction) • Creating an Invoice (Advanced Topics)

Where to find Ariba Network Unilever-Specific Supplier Education Materials? The following manuals contain compulsory instructions, as well as tips regarding the management of your Ariba Network account when transacting with Unilever:

• Quick Start Guide • Registration Guide • Account Configuration Guide (EMEA/APAC version, NAMER version) • Invoice Guide (EMEA/APAC version, NAMER version) • SMP Guide












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Appendix – A – List of Countries











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E-INVOICING

Veelgestelde vragen Ariba Network 01/12


https://www.unilever.com/Images/dutch-standard-faqs-ariba-network_tcm244-484250_en.pdf










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Inhoud Wat is Ariba Netwerk? ...................................................................................................................... 4

Ik ben nieuw bij Ariba. Hoe kan ik me registreren voor het Ariba Netwerk?....................................................... 4 Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren?............................ 4

Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren?..................... 4

Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Ariba Netwerk? ............................................... 5 Wie kan gebruikmaken van de dienst? .................................................................................................. 5

Hoe werkt het?.............................................................................................................................. 5

Hoe kan ik starten? ........................................................................................................................ 5 Wat als ik al ben ingeschreven bij het Ariba Netwerk?............................................................................... 5

Is factureren via Ariba Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER?................................................ 5

Wat zijn de voordelen van Ariba Netwerk? ............................................................................................ 6

Moet ik extra hardware of software installeren? ..................................................................................... 6 Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald? ........................................... 6

Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? ............................................. 6

Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen?............................................................................ 6 Welke opties voor elektronisch factureren biedt Ariba aan leveranciers die gebruikmaken van het netwerk? ............. 7

Hoe kan ik mijn ERP integreren met Ariba Netwerk? ................................................................................. 7

Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Ariba tijdens het indienen van facturen? En hoe?................... 8 Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Ariba Netwerk?........................................................... 8











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Inhoud Zal Unilever de kosten betalen? .......................................................................................................... 9

Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten?....................................... 9 Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C?............................................................. 10

Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER? ................................................................................. 10

Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XML- facturen

direct naar Unilever sturen?.............................................................................................................. 10 Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken in plaats van

Ariba Netwerk? ............................................................................................................................. 10

Verricht Unilever betalingen via Ariba Netwerk?...................................................................................... 10

Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd? ...................................................... 10

Kan ik elektronische facturen versturen met Ariba Netwerk naar al mijn klanten?............................................. 10 Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden? ......................................................... 11

Mijn organisatie is van plan om de facturering software binnenkort te wijzigen, moet ik wachten voordat ik me

abonneer? .................................................................................................................................. 11 Kan ik contact opnemen met het supportteam van Ariba Netwerk? .............................................................. 11

Is er overige informatie beschikbaar op over de Ariba Netwerk-service? ........................................................ 12

Biedt Ariba Netwerk ook tutorialvideo's om meer te weten te komen over het proces?....................................... 12 Waar kan ik Unilever-specifieke leverancierslesmaterialen voor Ariba Netwerk vinden?...................................... 12










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04/12

Wat is Ariba Netwerk? Ariba Netwerk is een internationaal elektronisch factureringsnetwerk. Het Ariba Netwerk is 's werelds grootste webgebaseerde handelscommunity en verbindt toonaangevende internationale organisaties met hun handelspartners. Daarnaast biedt het een breed platform voor alle belangrijke zakelijke samenwerkingsbehoeften. Het ondersteunt alles, van handelspartners zoeken tot elektronisch(e) inkopen en factureren, en het beheer van werkkapitaal, waarbij deelnemers kunnen kopen, verkopen en snel en effectief geld kunnen beheren. Het Ariba Netwerk levert ongeëvenaarde ROI, zoekopties, flexibiliteit en waarde voor zowel kopers als verkopers, waardoor zakelijke commercie net zo eenvoudig wordt als die voor consumenten. Vandaag de dag gebruiken meer dan 2 miljoen bedrijven - waaronder meer dan de helft van de internationale top 2000 - gebruik van Ariba voor de stroomlijning en automatisering van hun gezamenlijke bedrijfsprocessen.

Ik ben nieuw bij Ariba. Hoe kan ik me registreren voor het Ariba Netwerk? Ariba Netwerk is het toonaangevende netwerk met meer dan een miljoen handelspartners in 190 landen, en heeft jaarlijks meer dan 450 miljard Amerikaanse dollar aan transacties. Sluit u aan bij Ariba Netwerk om elektronische transacties met uw klanten aan te gaan en om nieuwe zakelijke kansen te ontdekken.

Volgende stappen • Registreren voor het Ariba Netwerk. Volg de instructies in het bericht E-Commerce Trading Relationship Request. • Maak verbinding met Unilever via uw Ariba-account. Nadat de registratie is voltooid, moet u controleren of u het relatieverzoek met Unilever hebt geaccepteerd

in het gedeelte Klantrelaties van uw account. • Configureer uw Ariba-account. Zorg ervoor dat uw account is geconfigureerd om inkooporders te ontvangen en facturen te verzenden op de manier die wordt

ondersteund door uw organisatie. • Maak een testaccount. Met een testaccount kunt u bekend raken met de processen van Unilever in een testomgeving voordat u overschakelt naar de

(productie)omgeving. • Bekijk het trainingsmateriaal. Hieronder vindt u Unilevers trainingsmateriaal om u te helpen met de hierboven genoemde taken. U wordt de komende weken

uitgenodigd voor trainingen als u meer hulp nodig hebt met deze processen.

Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren? Unilever heeft elektronisch factureren verplicht gesteld voor al onze leveranciers die factureren aan Unilever Europa, Noord-Amerika en Supply Chain-entiteiten. We verwachten en dringen er ten sterkste op aan dat alle leveranciers zich aanmelden voor elektronisch factureren om het betalingsproces van facturen te verbeteren en optimaliseren.

Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren? Nee, u kunt vanaf 1 oktober 2016 alleen nog elektronisch facturen indienen bij Unilever.










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Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Ariba Netwerk? Gezien het voordeel voor zowel de leverancier als de klant, zal elektronisch factureren de standaard worden en wordt de verwerking van papieren facturen afgebouwd. Na ontvangst van het communicatiepakket wordt van leveranciers van Unilever Noord-Amerika, Europa en de Supply Chain-entiteiten verwacht dat zij klaar zijn om elektronisch te factureren vanaf 1 oktober 2016. Unilever zou u dan ook willen aanmoedigen om dit initiatief zo vroeg mogelijk te initiëren.

Wie kan gebruikmaken van de dienst? Unilever-leveranciers aan wie inkooporders worden verstrekt. Vergoeding op basis van honoraria en facturen betaald met een creditcard vallen buiten het toepassingsgebied.

Hoe werkt het? Zodra u bent geregistreerd voor Ariba Netwerk en de bestelmethode is gewijzigd naar online. Alle nieuwe PO's die worden uitgevaardigd door Unilever worden naar uw Ariba Netwerk-account gestuurd. Zodra u de PO in uw postvak ontvangt (AN-inbox) kunt u de PO omzetten in een factuur en het factuurnummer en de datum bijwerken, en het geheel indienen via het Ariba Netwerk.

Hoe kan ik starten? Uw account is uit uw naam gemaakt door Unilever op het Ariba Netwerk. Hierna neemt Ariba Netwerk contact met u op om u kennis te laten maken met het programma en uw setup voor Ariba Netwerk te regelen. Als u niets hoort van Ariba of als u het proces wilt versnellen, stuurt u een e-mail naar [email protected] met de naam van uw bedrijf om het proces te versnellen. Na de setup ontvangt u een ‘klaar voor transactie’-mail van Ariba, waarna u kunt beginnen met het factureren van Unilever.

Wat als ik al ben ingeschreven bij het Ariba Netwerk? Als u al een account bij Ariba hebt, kunt u zich aanmelden met uw gegevens en een ticket indienen waarin u Unilever vraagt om u toe te voegen als nieuwe koper aan uw account. Ariba werkt uw account vervolgens bij om factureren na verificatie door Unilever toe te staan.

Is factureren via Ariba Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER? UNILEVER is actief bezig om de verwerking van papieren facturen uit te bannen, om zo te profiteren van de voordelen van elektronisch factureren voor ons bedrijf en onze leveranciers.











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06/12

Wat zijn de voordelen van Ariba Netwerk? • Veilige en gegarandeerde factuurlevering- nooit meer zoekgeraakte facturen • U kunt de status van uw factuur online controleren - van levering tot betaling • Kortere verwerkingstijd - wij ontvangen uw facturen sneller, wat betekent dat we u op tijd betalen • Onmiddellijke factuurvalidatie - minder vertragingen als gevolg van ontbrekende informatie • Allesomvattende technologie - geen extra software of hardware nodig • Hogere verwerkingstransparantie en beter cash flow management dankzij dag en nacht toegang en rapportering • Btw-naleving - ongeacht waar de facturen vandaan of naartoe worden gestuurd • Eenvoudig en kostenbesparend - stuur facturen wanneer u wilt

Moet ik extra hardware of software installeren? Ariba Netwerk is webgebaseerd, het enige wat u nodig hebt voor toegang tot het platform voor elektronisch factureren is een browser en internettoegang.

Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald? Als u Ariba Netwerk gebruikt, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Daarnaast ontvangt u een melding wanneer uw factuur door ons is ontvangen, samen met de status van uw factuur.

Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? Alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaard internetbrowser.

Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Unilever zal geen papieren facturen meer accepteren vanaf 1 oktober 2016 Zodra u facturen verstuurt via Ariba Netwerk, moet u stoppen met het versturen van papieren facturen










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07/12

Welke opties voor elektronisch factureren biedt Ariba aan leveranciers die gebruikmaken van het netwerk? PO-omzetting: De PO-omzetting is ontworpen voor bedrijven die de inkooporders (PO's) ontvangen via Ariba. U kunt de PO omzetten naar een factuur door slechts een paar details aan te passen in Ariba Netwerk. Het portaal of Netwerk biedt een veilige verbinding en garandeert de bezorging van de factuur bij de klanten binnen een paar uur. Geïntegreerde oplossing: De geïntegreerde oplossing biedt een volledig geautomatiseerd proces waarbij factuurgegevens rechtstreeks via het factureringssysteem van leveranciers wordt ingelezen en rechtstreeks wordt geleverd aan de financiële systemen van klanten. CSV-oplossing: Via de CSV-oplossing kunnen leveranciers meerdere facturen laden via kommagescheiden bestanden. Deze optie wordt over het algemeen gebruikt wanneer grote leveranciers niet de onmiddellijke middelen hebben om de geïntegreerde oplossing te implementeren

Hoe kan ik mijn ERP integreren met Ariba Netwerk? Het Ariba Netwerk biedt de mogelijkheid om te integreren met uw back-end ERP-systeem voor automatische uitwisseling van elektronische documenten. Raadpleeg voor meer informatie onderstaande handleidingen.

Technische specificaties, documentatie en voorbeelden: • Snelstartgids integratie • Vragenlijst integratie • cXML Transactierichtlijn NAMER • EDIFACT Transactierichtlijn NAMER • Handleiding uploaden CSV-factuur NAMER

Ga naar http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf voor de huidige cXML-gebruikershandleiding. De Handleiding cXML-oplossing Ariba vindt u in het productdocumentatiegedeelte onder Help in uw leveranciersaccount.

Integratietests Alle leveranciers die transacties afhandelen via het Ariba Netwerk en daarbij een van de volgende integratiemethoden gebruiken, worden geacht om het volgende te testen bij Unilever:

• cXML-transacties • EDI-transacties

Ontdek meer over het maken van een testaccount in de Handleiding voor accountconfiguratie.











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08/12

Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Ariba tijdens het indienen van facturen? En hoe? De vereisten voor het certificeren van de factuur worden bepaald door de lokale certificerende ambtenaar. In sommige gevallen is het bijvoegen van ondersteunende documenten bij de factuur verplicht. U kunt dit doen door een elektronisch bestand te maken, hetzij met behulp van printerdrivers op uw computer of door de papieren te scannen. Zodra de ondersteunende documenten zijn geüpload samen met de in Ariba ingevoerde factuur, blijven deze documenten voorgoed bevestigd aan de elektronische factuur en worden ze naar de certificerende ambtenaar van Unilever gestuurd.

Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Ariba Netwerk? Het leveranciersabonnement voor Ariba (Supplier Membership Program, SMP) helpt leveranciers om de zakelijke inkomsten te maximaliseren door waardetoevoegende functionaliteit te combineren met services die zijn afgestemd op het leveranciersniveau van deelname aan het Ariba Netwerk.

Er zijn twee onderdelen van het leveranciersabonnement: het netwerktransactieservice-abonnement en de pakketabonnementen.

Leveranciers die nieuw zijn bij het Ariba Netwerk beginnen over het algemeen met gratis transacties, gebaseerd op het aantal transacties-met Unilever en met andere kopers in het Netwerk -, maar er kunnen naar verloop van tijd wel kosten verbonden zijn aan uw gebruik. Deze kosten worden in rekening gebracht door en betaald aan Ariba.

Bij hogere abonnementsniveaus worden de functies en voordelen uitgebreid - om u te helpen om elektronisch meer verkopen te realiseren, samen te werken, automatisering mogelijk te maken, evenals competitieve onderscheiding, via:

• Waardetoevoegende functionaliteit • Commerciële beheermiddelen en training • Catalogus- en verbindingsoplossingen • Technische ondersteuning • Projectmanagementbronnen

Er zijn twee onderdelen van het leveranciersabonnement: de netwerktransactieservice-kosten en de abonnementskosten










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Voor meer informatie over het leveranciersabonnement voor Ariba en regionale prijzen, gaat u naar de website Leveranciersabonnement, of bekijkt u dit gegevensoverzicht.

Zal Unilever de kosten betalen? Unilever betaalt geen kosten voor rekening van leveranciers. Benchmarking-onderzoeken hebben aangetoond dat de overstap naar elektronisch factureren competitieve kosten voor de factuuradministratie biedt. Ariba Netwerk helpt u om de meest kosteneffectieve optie te selecteren voor uw bedrijf gebaseerd op omvang, complexiteit en het volume, en de frequentie van de verwachte facturen.

Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten? Elektronische facturatie geldt voor alle landen in Europa (met uitzondering van Griekenland), Noord-Amerika (VS en Canada) en Supply Chain (UASCC en USCC).










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Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C? Ja, alle contracten met leveranciers en PO T&C's moeten worden gewijzigd om alleen elektronische facturen te verzenden vanaf 1 oktober 2016

Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER? De implementatie van elektronisch factureren wordt door Ariba Netwerk beheerd uit naam van UNILEVER. In eerste instantie moet u contact opnemen met Ariba Netwerk om uw vragen voor de geïntegreerde oplossing te bespreken; als Ariba Netwerk uw vragen niet kan beantwoorden, kunt u contact opnemen met het team voor elektronisch factureren van Unilever:[email protected]

Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XML-facturen direct naar Unilever sturen? Nee, EDI en XML zijn alleen maar bestandsindelingen wat Ariba betreft; u kunt daarom de voorkeursindeling gebruiken om gegevens naar Ariba te sturen. Unilever kan geen elektronische facturen rechtstreeks van leveranciers aanvaarden (ook als deze leveranciers al informatie voor andere leverancierintegratieprogramma's, zoals e4US, uitwisselen).

Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken in plaats van Ariba Netwerk? Nee, het Ariba Netwerk zorgt ervoor dat de gegevens die u verstuurt, kan worden geüpload naar het Unilever- betalingsverwerkingssysteem (DCIW), en indien van toepassing kan worden gekoppeld aan een ontvangen goederenrecord. Het aanbieden aan Unilever van een afbeelding van de factuur of een optie om de gegevens in een vaste indeling te downloaden, voldoen niet aan deze eis.

Verricht Unilever betalingen via Ariba Netwerk? Ariba Netwerk is geen betalingsplatform. Unilever blijft het huidige betalingsproces gebruiken.

Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd? Zodra uw setup is voltooid en u klaar bent voor transacties via het netwerk, stuurt Ariba Netwerk u een bericht om u te melden dat u klaar bent om facturen in te dienen bij onze administratie

Kan ik elektronische facturen versturen met Ariba Netwerk naar al mijn klanten? Met Ariba Netwerk kunt u, zodra u bent aangemeld, elektronische facturen naar alle klanten te sturen die gebruikmaken van het netwerk











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Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden? Voor de geïntegreerde oplossing/CSV-oplossing accepteert Ariba Netwerk alle bestandsindelingen, met zo veel klanten als u wenst. Ariba Netwerk spreekt met u af hoe elke klant wordt geïdentificeerd in uw dossier en bezorgt vervolgens elke transactie bij de juiste klant.

Mijn organisatie is van plan om de factureringssoftware binnenkort te wijzigen, moet ik wachten voordat ik me abonneer? Ariba Netwerk accepteert alle inkomende bestandsindelingen. Sluit u daarom zo snel mogelijk aan bij het netwerk en verstuur uw facturen om te voorkomen dat uw betalingen worden onderbroken. U kunt Ariba op de hoogte brengen van de wijzigingen als u klaar bent om de nieuwe software te gebruiken. Zij zullen de nodige wijzigingen doorvoeren zonder de levering van de facturen te onderbreken.

Kan ik contact opnemen met het supportteam van Ariba Netwerk? Ja, hieronder vindt u de manieren waarop u contact kunt opnemen met het Ariba-supportteam.

Registratie- of configuratieondersteuning

Neem contact op met het Ariba SupplierEnablement-team voor vragen over registratie, configuratie, kosten, catalogi of algemene Ariba Netwerk-vragen. ✓ ︎ LeveranciersEMEAenAzië: [email protected]

✓ ︎ LeveranciersNoord-Amerika: [email protected]

Ondersteuning na live gaan (voor transactieleveranciers) • Ga naar http://supplier.ariba.com of naar uw account. • Klik op de koppeling van het Help Center rechts bovenin. • Zoek naar een onderwerp waarover u meer te weten wilt komen, of klik op Support • Klik op Telefonische hulp en vul het formulier in voor toegang tot het telefoonnummer van de helpdesk.

Herstel van gebruikersnaam en wachtwoord Ga naar http://supplier.ariba.com en klik op de koppeling Gebruikersnaam vergeten of Wachtwoord vergeten in het aanmeldingsgedeelte. Ariba stuurt een e-mail naar het e- mailadres dat is bewaard in het Ariba Netwerk nadat het verzoek om herstel van de gebruikersnaam/het wachtwoord is ingediend, ter bescherming van uw bedrijfsinformatie.












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Supportcontract EDI/cXML Als u inkooporders (PO's) uitvaardigt aan Unilever via EDI of cXML, kunt u rechtstreeks hulp krijgen van Ariba. Stuur een e-mail naar Ariba's technische team [email protected]. Ariba beantwoordt uw e-mail onmiddellijk. Zorg ervoor dat u in het onderwerpveld Unilever vermeldt.

Is er overige informatie beschikbaar op over de Ariba Netwerk-service? Ja, ga naar Gebruiksvoorwaarden Ariba Netwerk Gegevensbeleid Kennisgeving beveiliging Wettelijke kennisgevingen

Biedt Ariba Netwerk ook tutorialvideo's om meer te weten te komen over het proces? Ja, zie de video-koppelingen hieronder.

• Trainingsvideo's activering Uw leveranciersaccount maken en configureren Transacties via het Ariba Netwerk

• Inleiding op de console voor verkoperssamenwerking • Een PO-gebaseerde factuur maken (inleiding) • Een factuur maken (geavanceerde onderwerpen)

Waar kan ik Unilever-specifieke leverancierslesmaterialen voor Ariba Netwerk vinden? De volgende handleidingen bevatten verplichte instructies, plus tips over het beheer van uw Ariba Netwerk- account tijdens transacties met Unilever:

• Snelstartgids • Registratiehandleiding • Handleiding accountconfiguratie (EMEA/APAC-versie, NAMER-versie) • Factureringshandleiding (EMEA/APAC-versie, NAMER-versie) • SMP-handleiding











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E-INVOICING

Questions fréquemment posées Ariba Network 01/12


https://www.unilever.com/Images/french-standard-faqs-ariba-network-reviewed_tcm244-484252_en.pdf










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Table des matières Qu’est-ce qu’Ariba Network ? ............................................................................................................. 4

Je ne connais pas Ariba et je ne sais pas comment m'inscrire sur Ariba Network ? ............................................... 4

Qu'attend Unilever du fournisseur quant au mandat de facturation électronique ? .............................................. 4 Existe-t-il d'autres moyens d'envoyer des factures autrement qu'avec la facturation électronique ? ......................... 5

Quelle est la date limite ou délai pour s'inscrire à Ariba Network ? ................................................................ 5

Qui peut utiliser le service ? .............................................................................................................. 5 Comment ça marche ? ..................................................................................................................... 5

Comment puisje commencer ? ........................................................................................................... 5

Et si je suis déjà inscrit à Ariba Network ?.............................................................................................. 5

La facturation via Ariba Network est-elle une condition pour travailler avec UNILEVER ?...................................... 5 Quels sont les avantages d'Ariba Network ? ............................................................................................ 6

Dois-je installer d'autres logiciels ou matériels ? ..................................................................................... 6

Devrais-je utiliser ce service si mes factures sont actuellement payées dans les délais ? ..................................... 6 Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ?.................................................................. 6

Que se passe-t-il si je continue d'envoyer des factures papier ? ................................................................... 6

Quelles options de facturation électronique Ariba offre-t-il aux fournisseurs utilisant son réseau ? ......................... 7 Comment intégrer mon ERP avec Ariba Network ? .................................................................................... 7

Puis-je joindre des justificatifs sur Ariba lors de l'envoi de factures ? Et comment ?............................................ 8

Quels sont les frais associés à l'inscription à Ariba Network ? ....................................................................... 8












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Table des matières Unilever payera-t-il les frais ? ............................................................................................................ 9

Cette obligation de facturation électronique s'applique-t-elle à toutes les entités d'UNILEVER ?............................. 9

Le T&C de contrat et de PO inclut-il le mandat de facturation électronique ? ................................................. 10 Qui puis-je contacter chez UNILEVER ?................................................................................................. 10

J'ai déjà envoyé des données de facture directement à d'autres clients ; puis-je envoyer des Factures EDI/XML directement à Unilever ? ................................................................................................................. 10

Je possède déjà l'équipement pour mettre des factures à la disposition de mes clients sur Internet - leur permettant

de voir l'image d'une facture sur le Web. Puis-je utiliser cet équipement au lieu de Ariba Network ? ...................... 10

Unilever enverra-t-il les paiements via Ariba Network ?............................................................................. 10

Comment le passage de la facturation papier à la facturation électronique sera-t-il géré ?.................................. 10 Puis-je envoyer des factures électroniques en utilisant Ariba Network à tous mes clients ? .................................. 10

Puis-je envoyer des transactions pour plus d'un client dans un fichier ?.......................................................... 11

Mon entreprise envisage bientôt de changer son logiciel de facturation, dois-je attendre pour m'inscrire ? .............. 11 Puis-je contacter l'équipe d'assistance Ariba Network ? ............................................................................ 11

Y a-t-il d'autres informations disponibles sur le service Ariba Network ?......................................................... 12

Ariba Network propose-t-il des tutoriels vidéo expliquant le processus ? ....................................................... 12 Où trouver le contenu éducatif spécifique aux fournisseurs du réseau Ariba d'Unilever ? .................................... 12












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Qu’est-ce qu’Ariba Network ? Ariba Network est un réseau de facturation électronique global. En tant que plus grande communauté d'échangedu monde sur le Web, Ariba Network connecte les plus grandes multinationales du monde et leurs partenaires commerciaux et fournit une large plate-forme pour tous les besoins de collaboration des entreprises clés. Il prend tout en charge, de la découverte de partenaires commerciaux et de l'approvisionnement électronique à la facturation électronique et à la gestion de capital d'exploitation, permettant aux participants d'acheter, de vendre et de gérer les espèces rapidement et efficacement. Ariba Network offre un ROI, une portée, une flexibilité et une valeur inégalés aux acheteurs et vendeurs, aidant à rendre le commerce d'affaires aussi simple que le commerce de consommation. Actuellement, plus de 2 millions d'entreprises – dont plus de 2 000 internationales – utilisent Ariba pour normaliser et automatiser leurs processus de partenariats commerciaux.

Je ne connais pas Ariba et je ne sais pas comment m'inscrire sur Ariba Network ? Ariba Network est le meilleur réseau d'affaires avec plus d'un million de partenaires commerciaux dans 190 pays générant des transactions de plus de 450 milliards de

dollars (USD) par an. Rejoignez Ariba Network pour faire des transactions électroniques avec vos clients et trouver de nouvelles opportunités d’affaires.

Étapes suivantes • Inscription sur Ariba Network. Suivez les instructions contenues dans le courrier Demande de relation d'échange de commerce électronique. • Connectez-vous avec Unilever par le biais de votre compte Ariba. Une fois l'inscription terminée, veillez à accepter la Demande de relation avec Unilever dans la

zone Relations clientèle de votre compte. • Configuration de votre compte Ariba. Veillez à ce que votre compte soit configuré pour recevoir des bons de commande et envoyer des factures de la manière la

mieux adaptée à votre entreprise. • Création d'un Compte test. La création d'un Compte test vous permettra d'apprendre à connaître les processus d'Unilever dans un environnement de test avant de

passer à l'environnement réel (Production). • Révision du contenu de formation. Vous trouverez ci-dessous le contenu de formation d'Unilever qui vous aidera pour les tâches répertoriées ci-dessus. Vous serez

invité à assister à la formation dans les semaines à venir si vous avez besoin de plus d'aide avec ces processus.

Qu'attend Unilever du fournisseur quant au mandat de facturation électronique? Unilever a un mandat de facturation électronique pour tous ses fournisseurs facturant à des entités Unilever d'Europe, d'Amérique du Nord et de la chaîne logistique. Nous attendonsde et recommandons fortement à tous les fournisseurs de s'inscrire à la facturation électronique pour améliorer et optimiser le processus de paiement de facture.












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Existe-t-il d'autres moyens d'envoyer des factures autrement qu'avec la facturation électronique ? Non, la facturation électronique serala seule option pour envoyer des factures à Unilever à partir du 1er Octobre 2016

Quelle est la date limite ou délai pour s'inscrire à Ariba Network ? Offrant des avantages aux fournisseurs et aux clients, la facturation électronique sera le mode de facturation par défaut et le traitement des factures papier n'existera plus. À compter de la réception d'une communication, les fournisseurs des entités Unilever d'Amérique du Nord, d'Europe et de la Chaîne logistique devront être prêts à

envoyer des factures électroniques à partir du 1er Oct 2016. Unilever vous encourage par conséquent à adapter cette initiative le plus tôt possible.

Qui peut utiliser le service ? Les fournisseurs d'Unilever recevant des Bons de commande payables. Les frais basés et les factures payées par carte de crédit n'entrent pas dans le cadre du projet.

Comment ça marche ? Une fois que vous êtes inscrit sur Ariba Network et que la méthode de commande passe en ligne,tous les nouveaux PO émis par Unilever doivent être envoyés à votre

compte Ariba Network. Dès que vous recevez le PO dans votre boîte de réception (Boîte de réception AN) vous pourrez transformer le PO en facture et mettre à jour le numéro de la facture et la date et l'envoyer à travers Ariba Network.

Comment puis-je commencer ? Votre compte a été créé à votre nom par Unilever avec Ariba Network. Suite à cette communication, Ariba Network vous contactera pour vous présenter le programme et vous entrer dans le réseau Ariba. Si Ariba ne vous contacte pas ou si vous souhaitez accélérer le processus, veuillez envoyer un email à e- [email protected] avec le nom de votre entreprise en priorité. Une fois entré, vous recevrez un email « Prêt à faire des transactions» d'Ariba et vous pourrez commencer à facturer Unilever.

Et si je suis déjà inscrit à Ariba Network ? Si vous avez déjà un compte Ariba, connectez-vous avec vos identifiants et enregistrez un ticket d'assistance demandant l'ajout d'Unilever en tant que nouvel acheteur à

votre compte. Ariba mettra le compte à jour pour autoriser la facturation après vérification par Unilever.

La facturation via Ariba Network est-elle une condition pour travailler avec UNILEVER ? UNILEVER n'acceptera bientôt plus aucune facture papier pour passer à la facturation électronique et profiter des avantages qu’elle offre à ses entreprises et fournisseurs .












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Quels sont les avantages d'Ariba Network ? • Fourniture de facture sécurisée et garantie - plus de factures perdues • Vous pouvez vérifier l'état de votre facture en ligne - de la fourniture au paiement • Temps de traitement réduits - nous recevons vos factures plus rapidement ce qui signifie que nous pourrons vous payer à temps • Validation de facture instantanée - Moins de retards à cause d'informations manquantes • Technologie de formatage de n'importe quelles données vers n'importe quelles données - sans logiciel ou matériel supplémentaire

• Une transparence de traitement supérieure et une meilleure gestion du flux de trésorerie grâce à l'accès 24h/24 et 7j/7 et au rapport • Conformité de la TVA- indépendant du pays dans lequel vos factures sont envoyées ou reçues • Facile et rentable - envoi de factures n'importe quand

Dois-je installer d'autres logiciels ou matériels ? Ariba Network est basé sur Internet, par conséquent tout ce dont vous aurez besoin pour accéder à la plate- forme de facturation électronique sera un navigateur et un accès Internet.

Devraisje utiliser ce service si mon compte est actuellement payé dans les délais ? Votre utilisation d'Ariba Network garantira que nous continuerons de vous payer dans les délais. De plus, vous recevrez une notification lorsque votre facture sera reçue ainsi que l'état de votre facture.

Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ? Vous n'avez besoin que d'une connexion Internet et d'un navigateur Internet standard.

Que se passe-t-il si je continue d'envoyer des factures papier ? Unilever n'acceptera plus les factures papier à partir du 1er Octobre 2016

Dès que vous commencerez à envoyer des factures via Ariba Network vous devrez cesser d'envoyer des factures papier.












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Quelles options de facturation électronique Ariba offre-t-il aux fournisseurs utilisant son réseau ? Transformation de PO : La transformation de PO a été conçue pour les entreprises recevant les PO via Ariba et vous pouvez transformer le PO en facture en mettant à

jour quelques détails sur le réseau Ariba. Le Portail ou Réseau offre une connexion sécurisée et garantit l'envoi de la facture aux clients en quelques heures.

Solution intégrée : La Solution intégrée offre un processus complètement automatisé dans lequel les données de facture sont extraites directement du système de facturation des fournisseurs et envoyées directement aux systèmes financiers des clients. Solution CSV : La solution CSV permet au fournisseur de charger plusieurs factures via des fichiers délimités par une virgule. Elle est généralement utilisée lorsque de gros fournisseurs n'ont pas les moyens immédiats pour implanter la Solution intégrée

Comment intégrer mon ERP avec Ariba Network ? Ariba Network permet de s'intégrer avec votre système ERP principal pour l'échange automatique de documents électroniques. Pour en savoir plus veuillez consulter les guides ci-dessous.

Particularités techniques, documentation et exemples : • Guide de démarrage rapide de l'intégration • Questionnaire sur l'intégration • Directive sur les transactions cXMLNAMER • Directive sur les transactions EDIFACT NAMER • Guide de téléchargement de factures CSV NAMER

Allez sur http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf pour trouver le Guide de l'utilisateur cXML actuel.

Vous pourrez trouver le Guide de la solution cXML d'Ariba dans la section Documentation du produit sous Aide dans votre compte Fournisseur.

Test d’intégration Tous les fournisseurs faisant des transactions à travers Ariba Network en utilisant l'une des méthodes d'intégration suivantes devront tester avec Unilever :

• Les transactions cXML • Les transactions EDI

Vous en saurez plus sur la création de compte test dans le guide de Configuration de compte.













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Puis-je joindre des justificatifs sur Ariba lors de l'envoi de factures ? Et comment ? Les exigences relatives à la certification de la facture sont déterminées par le responsable de la certification locale. Dans certains cas, un justificatif sera demandé

avec la facture. Celui-ci peut être fourni en créant un fichier électronique en utilisant les pilotes d'impression sur votre ordinateur ou en scannant le document. Une fois téléchargée, la facture est entrée dans Ariba, le justificatif est joint de manière permanente à la facture électronique et envoyé au responsable de la certification d’Unilever.

Quels sont les frais associés à l'inscription à Ariba Network ? Le Programme d'abonnement des fournisseurs (SMP) d'Ariba aide les fournisseurs à optimiser les bénéfices que les entreprises font en combinant une fonctionnalité à

valeur ajoutée à des services personnalisés au niveau de la participation du fournisseur sur Ariba Network.

Le Programme d'abonnement des fournisseurs inclut deux composantes : l'abonnement au Service de transaction en réseau et les abonnements forfaitaires.

Les fournisseurs venant tout juste d'arriver sur Ariba Network, font généralement leurs premières transactions gratuitement, en fonction de leur volume de transactions – avec Unilever, ainsi que d'autres acheteurs sur le Réseau – des frais peuvent être associés à votre utilisation. Ces frais seront facturés par et payables à Ariba.

Avec des niveaux d'abonnement plus élevés, les fonctions et les avantages s'étendent – pour aider votre programme de commerce électronique à générer plus de ventes, collaborations, automatisation et différenciation compétitive :

• fonctionnalité à valeur ajoutée • outils de gestion commerciale et formation • catalogue et solutions de connectivité

• assistance technique • ressources de gestion de projet

Le Programme d'abonnement des fournisseurs inclut deux composantes : les Frais du service de transaction en réseau et les Frais d'abonnement.












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Pour en savoir plus sur le programme d'Abonnement des fournisseurs d'Ariba et sur les tarifs régionaux, veuillez aller sur le site Web du Programme d'abonnement des fournisseursou consultez cettefiche technique.

Unilever payera-t-il les frais ? Unilever ne paie pas les frais au nom des fournisseurs. Des études comparatives ont démontré que le passage à la facturation électronique offrait des coûts compétitifs pour l'administration des factures. Ariba Network vous aidera à choisir l'option la plus rentable pour votre entreprise selon sa taille, complexité et selon le volume et la fréquence de factures attendus.

Cette obligation de facturation électronique s'applique-t-elle à toutes les entités d'UNILEVER? La facturation électronique s'applique à tous les pays d'Europe (Sauf la Grèce), l'Amérique du Nord (US et Canada) et la Chaîne logistique (UASCC et USCC).












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Le T&C de contrat et de PO inclut-il le mandat de facturation électronique ? Oui, tous les T&C de contrats et de PO de fournisseur seront modifiés pour n'envoyer que des factures électroniques à partir du 1er Octobre 2016

Qui puis-je contacter chez UNILEVER ? L'implantation de la facturation électronique sera gérée au nom d'UNILEVER par Ariba Network. Vous devriez en premier lieu contacter Ariba Network pour poser vos questions sur la Solution intégrée, si Ariba Networkn'est pas en mesure de répondre à vos questions, vous pouvez contacter l'équipe du programme de facturation électronique d'Unilever à : [email protected]

J'ai déjà envoyé des données de facture directement à d'autres clients ; puis-je envoyer des Factures EDI/XML directement à Unilever ? Non, l'EDI et le XML sont simplement des formats de données pour Ariba ; vous pouvez donc utiliser ce format préféré pour fournir les données à Ariba. Unilever ne peut prélever aucune facture électronique directement des fournisseurs (même si ces fournisseurs échangent déjà des informations avec d'autres programmes d'intégration de fournisseur comme e4US).

Je possède déjà l'équipement pour mettre des factures à la disposition de mes clients sur Internet - leur permettant de voir l'image d'une facture sur le Web. Puis-je utiliser cet équipement au lieu de Ariba Network ? Non, le réseau d'Ariba s'assure que les données que vous envoyez puissent être téléchargées dans le système de traitement des paiements (DCIW) d'Unilever et, le cas échéant, elles peuvent être mises en correspondance avec des registres de reçus de marchandises. L'offre à Unilever d'une image de la facture ou d'une option de téléchargement des données dans un format fixe ne répond pas à cette exigence.

Unilever enverra-t-il les paiements via Ariba Network ? Ariba Network n'est pas une plate-forme de paiement. Unilever continuera d'utiliser son processus de paiement actuel.

Comment le passage de la facturation papier à la facturation électronique sera-t-il géré ? Une fois que vous êtes inscrit et prêt à faire des transactions via le réseau, Ariba Network vous enverra une alerte pour vous indiquer que vous êtes prêt à envoyer des factures à notre service comptes.

Puis-je envoyer des factures électroniques en utilisant Ariba Network à tous mes clients ? Ariba Network vous permet d'envoyer des factures électroniques à n'importe quel autre client utilisant le réseau une fois que vous êtes inscrit.













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Puis-je envoyer des transactions pour plus d'un client dans un fichier ? Pour la Solution intégrée/Solution CSV, Ariba Network peut accepter des fichiers de données sous n'importe quel format couvrant autant de clients que vous le souhaitez. Ariba Network conviendra avec vous de la manière dont chaque client sera identifié dans votre fichier de données et enverra chaque transaction au bon client.

Mon entreprise envisagebientôt dechanger son logiciel de facturation, dois-je attendre pour m'inscrire ? Ariba Network accepte n'importe quel format de donnée entrant, vous devriez donc rejoindre le réseau le plus tôt possible et envoyer vos factures dès maintenant pour être sûr que les paiements ne seront pas interrompus. Vous pouvez simplement informer Ariba des changements lorsque vous êtes prêt à utiliser votre nouveau logiciel. Ils feront les changements nécessaires sans interrompre la fourniture des factures.

Puis-je contacter l'équipe d'assistance Ariba Network ? Oui, veuillez trouver ci-dessous les modes de contact de l'équipe d'assistance d’Ariba.

Assistance à l'inscription ou configuration Veuillez contacter l'équipe d'Aide aux fournisseurs d'Ariba pour toute question concernant l'inscription, la configuration, les frais, les catalogues ou des questions générales sur Ariba Network. ✓ ︎ FournisseursEMEAetAsie:[email protected]

✓ ︎ Fournisseursd’AmériqueduNord:[email protected]

Assistance post Go-Live (pour les fournisseurs faisant des transactions) • Allez sur http://supplier.ariba.com ou connectez-vous à votre compte. • Cliquez sur le lien Centre d'aide en haut à droite. • Recherchez la rubrique sur laquelle vous souhaitez obtenir de plus amples informations, ou cliquez sur Assistance • Cliquez sur Obtenir de l'aide par téléphone et remplissez le formulaire pour accéder au numéro de téléphone du bureau d'aide.

Récupération du nom d'utilisation et du mot de passe Allez sur http://supplier.ariba.com et cliquez sur le lien Nom d'utilisateur oublié ou Mot de passe oublié dans la section connexion. Ariba enverra un e-mail à

l'adresse e-mail enregistrée dans Ariba Network une fois la demande de récupération du Nom d'utilisateur/Mot de passe envoyée, pour la protection des informations de votre entreprise.

http://ariba.com














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Contact de l'assistance EDI/cXML Si vous envoyez des BC à Unilever via EDI ou cXML, vous pouvez directement contacter l'assistance d'Ariba. Veuillez envoyer un email à l'équipe technique d'Ariba à

[email protected]. Ariba répondra directement à votre email. Veuillez vous assurer que le champ Objet de l'email contienne Unilever.

Y a-t-il d'autres informations disponibles sur le service Ariba Network ? Oui, veuillez visiter:

Conditions d'utilisation d'Ariba Network Politique relative aux données

Divulgation sécurisée Avis légaux

Ariba Network propose-t-il des tutoriels vidéo expliquant le processus ? Oui, veuillez suivre les liens suivants:

• Vidéos de formation Créez et configurez votre Compte fournisseur Faire des transactions sur le Réseau Ariba

• Présentation de la Console de collaboration des vendeurs • Création d'une Facture basée sur un PO (Introduction) • Création d'une facture (Rubriques avancées)

Où trouver le contenu éducatif spécifique aux fournisseurs du réseau Ariba d'Unilever ? Les manuels suivants contiennent des instructions obligatoires, ainsi que des conseils sur la gestion de votre compte Ariba Network lors des transactions avec Unilever :

• Guide de démarrage rapide • Guide d'inscription • Guide de configuration du compte (Version EMEA/APAC, Version NAMER) • Guide sur les factures (Version EMEA/APAC, Version NAMER) • Guide SMP











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Domande più Frequenti Ariba Network 01/12


https://www.unilever.com/Images/italian-standard-faqs-ariba-network-reviewed_tcm244-484256_en.pdf










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Contenuti Cos'è Ariba Network? ........................................................................................................................ 4

Non conosco Ariba, come faccio a registrarmi su Ariba Network? ................................................................... 4 Cosa si aspetta Unilever dai fornitori per quanto riguarda la fatturazione elettronica obbligatoria? ......................... 4

Ci sono altri modi, oltre alla fatturazione elettronica, per poter inviare la fattura?............................................. 5

Qual è l'ultimo giorno disponibile o qual è la scadenza per potersi registrare su Ariba Network?.............................. 5 Chi può usare questo servizio? ............................................................................................................ 5

Come funziona?............................................................................................................................... 5

Come comincio?.............................................................................................................................. 5 E se mi sono già registrato su Ariba Network? .......................................................................................... 5

La fatturazione tramite Ariba Network è un requisito per poter commerciare con UNILEVER? ................................ 6

Quali sono i vantaggi di usare Ariba Network? ......................................................................................... 6

Devo installare hardware o software aggiuntivi? ...................................................................................... 6 Devo usare questo servizio anche se le mie fatture vengono già pagate con puntualità?....................................... 6

E se non ho un sistema capace di creare le fatture elettroniche?.................................................................. 6

Cosa succede se continuo a inviare fatture cartacee? ............................................................................... 6 Quali opzioni di fatturazione elettronica offre Ariba ai fornitori che usano questa rete? ..................................... 7

Come integro il mio sistema ERP con Ariba Network? ............................................................................... 7

È possibile allegare dei documenti di supporto su Ariba quando si inviano le fatture? E come? .............................. 8 Quali costi sono associati alla registrazione su Ariba Network?..................................................................... 8












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Contenuti Unilever copre questo costo?............................................................................................................... 9

Questa richiesta di fatturazione elettronica si applica a tutti gli enti di UNILEVER? ............................................. 9 Il contratto e i T&C del PO implicano l'obbligo di fatturazione elettronica?....................................................... 10

Chi posso contattare in UNILEVER?....................................................................................................... 10

Invio già i dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare le fatture EDI/XML direttamente a Unilever?...................................................................................................................................... 10

Ho già gli strumenti per rendere disponibili le fatture per i miei clienti tramite Internet e consento loro di

vedere un'immagine della fattura sul web. Posso usare questi strumenti invece di Ariba Network?........................... 10 Unilever emetterà i pagamenti usando Ariba Network?............................................................................... 10

Come viene gestito il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica? .............................................. 10

Posso inviare le fatture elettroniche a tutti i miei clienti usando Ariba Network? ............................................... 10

Posso inviare le transazioni a più di un cliente in un unico file?..................................................................... 11 La mia azienda sta programmando l'uso di un nuovo software di fatturazione a breve, devo attendere prima di iscrivermi?.................................................................................................................................... 11

Posso contattare il team di assistenza di Ariba Network? ............................................................................ 11 Sono disponibili ulteriori informazioni (eliminato) sul servizio Ariba Network?................................................... 12

Ariba Network fornisce dei video tutorial per comprendere il processo? ......................................................... 12

Dove trovare i materiali informativi specifici per il fornitore di Unilever di Ariba Network? .................................. 12












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Cos'è Ariba Network? Ariba Network è una rete globale per la fatturazione elettronica. Essendo la più grande comunità di trading basata sul web al mondo, Ariba Network collega le organizzazioni leader globali con i propri partner commerciali e offre un'ampia piattaforma per tutte le principali esigenze di collaborazione commerciale. Supporta tutto, dalla ricerca di partner commerciali e approvvigionamento tramite Internet alla fatturazione elettronica e alla gestione del capitale circolante, consentendo ai partecipanti di acquistare, vendere e gestire il denaro in modo rapido ed efficace. Ariba Network offre un ROI senza paragoni, portata, flessibilità e valore sia per i compratori che per i venditori, contribuendo a rendere il business commerce facile come il consumer commerce. Oggi, più di 2 milioni di aziende, tra cui oltre la metà

del Global 2000, utilizzano Ariba per semplificare e automatizzare i processi aziendali collaborativi.

Non conosco Ariba, come faccio a registrarmi su Ariba Network? Ariba Network è la rete commerciale leader con oltre un milione di partner commerciali in 190 paesi che sposta più di 450 miliardi di dollari (USD) all'anno. Unitevi ad Ariba Network per effettuare transazioni elettroniche con i vostri clienti e trovare nuove opportunità di business.

Passaggi successivi

• Registratevi su Ariba Network. Seguire le istruzioni dellacomunicazione Richiesta per avviare collaborazioni E-Commerce. • Collegatevi con Unilevertramite il vostro account di Ariba. Dopo aver completato la registrazione, assicuratevi di aver accettato la richiesta di collaborazione con

Unilevernell'area Relazioni con i clienti del vostro account. • Configurate il vostro account di Ariba. Assicuratevi che il vostro account sia stato configurato per ricevere ordini di acquisto e inviare le fatture secondo le

modalità supportate dalla vostra organizzazione. • Create un Account di prova. La creazione di un Account di prova vi permetterà di acquisire familiarità con i processi di Unilever in un ambiente di prova prima di

passare nell'ambiente reale (produzione). • Rivedete il materiale di formazione. Di seguito troverete i materiali di formazione di Unilever che vi aiuteranno con le attività sopra descritte. Sarete invitati a

partecipare a una sessione di formazione nelle prossime settimane, nel caso richiediate una maggiore assistenza con questi processi.

Cosa si aspetta Unilever dai fornitori per quanto riguarda la fatturazione elettronica obbligatoria? Unilever ha stabilito la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti i nostri fornitori che fatturano a Unilever Europa, America del nord e agli enti della Catena di produzione. Ci aspettiamo e consigliamo caldamente a tutti i fornitori di registrarsi al sistema di fatturazione elettronica per migliorare e ottimizzare il processo di pagamento delle fatture.












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Ci sono altri modi, oltre alla fatturazione elettronica, per poter inviare la fattura? No, la fatturazione elettronica è l'unica opzione per inviare le fatture a Unilever dal 1 ottobre 2016

Qual è l'ultimo giorno disponibile o qual è la scadenza per potersi registrare su Ariba Network? Dati i vantaggi sia per i fornitori che per i clienti, la fatturazione elettronica sarà il metodo di fatturazione predefinito e la gestione delle fatture cartacee verrà

eliminata. Dal momento della ricezione delle comunicazioni, i fornitori di Unilever America del nord, Europa e gli enti delle Catene di produzione dovranno essere pronti a inviare le fatture elettroniche dal 1 ottobre 2016. Unilever vi consiglia pertanto di adottare questa iniziativa prima di questa data.

Chi può usare questo servizio? I fornitori di Unilever a cui sono stati indirizzati Ordini di acquisto pagabili. Non vengono prese in considerazione le fatture a pagamento e quelle pagate tramite carta di credito.

Come funziona? Una volta eseguita la registrazione su Ariba Network il metodo di ordinazione viene impostato su online. Tutti i nuovi PO generati da Unilever verranno inviati al vostro account di Ariba Network. Quando ricevete il PO nella vostra casella di posta (casella di posta AN) potete trasformarlo in fattura, aggiornare il numero di fattura e la data e inviare tramite Ariba Network.

Come comincio? Il vostro account viene creato per conto vostro da Unilever con Ariba Network. In seguito a questa comunicazione, Ariba Network vi contatterà per presentarvi il programma e impostare il vostro profilo in Ariba Network. Se non venite contattati da Ariba o se volete accelerare il processo, inviate un'e-mail all'indirizzo [email protected] con il nome della vostra azienda come priorità. In seguito all'inserimento, riceverete un'e-mail "Pronto per la transazione" da Ariba. A questo punto potete iniziare a fatturare a Unilever.

E se mi sono già registrato su Ariba Network? Se avete già un account su Ariba, eseguite l'accesso con le vostre credenziali e inserite una richiesta di assistenza nella quale chiedete che Unilever venga aggiunto come nuovo compratore al vostro account. Ariba aggiornerà quindi l'account per consentire la fatturazione in seguito alla verifica da parte di Unilever.













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La fatturazione tramite Ariba Network è un requisito per poter commerciare con UNILEVER? UNILEVER sta eliminando attivamente l'elaborazione delle fatture cartacee per approfittare dei vantaggi che la fatturazione elettronica offre alla nostra azienda e ai nostri fornitori.

Quali sono i vantaggi di usare Ariba Network? • Invio sicuro e garantito della fattura: non verranno perse altre fatture • È possibile controllare lo stato della fattura online: dall'invio al pagamento • Tempo di elaborazione ridotto:riceviamo le vostre fatture più velocemente il che significa che possiamo emettere dei pagamenti puntuali • Convalida istantanea della fattura: meno ritardi dovuti a informazioni mancanti • Tecnologia di formattazione di tutti i dati: non sono richiesti software o hardware aggiuntivi • Maggiore trasparenza dell'elaborazione e migliore gestione del flusso di cassa grazie all'accesso e alla creazione di report 24 ore su 24, 7 giorni su 7 • Conformità all'IVA: indipendentemente dal luogo di provenienza o di ricezione delle fatture • Facile ed economicamente efficiente: è possibile inviare le fatture in qualsiasi momento

Devo installare hardware o software aggiuntivi? Ariba Network è basata sul web, pertanto per accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica basta avere un browser e accesso a Internet.

Devo usare questo servizio anche se le mie fatture vengono già pagate con puntualità? L'uso di Ariba Network garantisce che continueremo a pagare con puntualità. Inoltre, riceverete una notifica quando riceviamo la fattura insieme allo stato della fattura.

E se non ho un sistema capace di creare le fatture elettroniche? Basta avere una connessione Internet e un browser Internet standard.

Cosa succede se continuo a inviare fatture cartacee? ✓ Unilever non accetterà altre fatture cartacee dal 1 ottobre 2016 ✓ Quando iniziate a inviare le fatture con Ariba Network dovete interrompere l'invio delle copie cartacee












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Quali opzioni di fatturazione elettronica offre Ariba ai fornitori che usano questa rete? Trasformazione del PO in fattura: la trasformazione del PO in fattura è indicata per quelle aziende che ricevono i PO tramite Ariba ed è possibile trasformare il PO in fattura aggiornando alcuni dettagli su Ariba Network. Il portale o la rete offrono una connessione sicura e garantiscono l'invio della fattura ai clienti in poche ore. Soluzione integrata: la Soluzione integrata offre un processo completamente automatizzato in cui i dati della fattura vengono estratti direttamente dal sistema di fatturazione dei fornitori e inviati direttamente ai sistemi finanziari dei clienti. Soluzione CSV: la soluzione CSV permette al fornitore di caricare più fatture tramite file con valori delimitati da virgole. Viene generalmente utilizzato quando i grandi fornitori non hanno i mezzi immediati per implementare la soluzione integrata

Come integro il mio sistema ERP con Ariba Network? Ariba Network offre la possibilità di integrarsi con il vostro sistema ERP di back-end per attivare lo scambio automatico di documenti elettronici. Per ulteriori informazioni consultate le seguenti guide.

Specifiche tecniche, documentazione ed esempi: • Guida rapida all'integrazione per l’utente • Questionario sull'integrazione • Linee guida per la transazione cXML NAMER • Linee guida per la transazione EDIFACT NAMER • Guida al caricamento di una fattura CSV NAMER

Andate all'indirizzo http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf per trovare la più recente Guida per l'utente al cXML.

Potete trovare la Guida alle soluzioni cXML di Ariba nella sezione Documentazione del prodotto nell'Assistenza del vostro account.

Test di integrazione

Tutti i fornitori che effettuano transazioni tramite Ariba Network usando uno dei seguenti metodi di integrazione dovranno eseguire un test con Unilever: • transazioni cXML • transazioni EDI

Per saperne di più sulla creazione di un account di prova consultate la Guida alla configurazione dell'account.













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È possibile allegare dei documenti di supporto su Ariba quando si inviano le fatture? E come? I requisiti per la certificazione della fattura sono determinati dall'addetto alla certificazione locale. In alcuni casi verrà richiesta la documentazione di supporto in allegato alla fattura. Questa può essere fornita creando un file elettronico, usando i driver di stampa sul computer o eseguendo una scansione del foglio. Una volta caricata, la fattura viene inserita in Ariba, la documentazione di supporto viene allegata in maniera permanente alla fattura elettronica e inviata all'addetto alla certificazione di Unilever.

Quali costi sono associati alla registrazione su Ariba Network? Il Supplier Membership Program di Ariba (SMP), Programma di associazione dei fornitori di Ariba, aiuta il fornitore a massimizzare i benefici commerciali combinando le funzionalità e i servizi a valore aggiunto realizzati su misura in base al livello di partecipazione dei fornitori ad Ariba Network.

Ci sono due componenti per il Programma di associazione dei fornitori: la sottoscrizione al servizio di transazione nella rete e le sottoscrizioni dei pacchetti.

I fornitori che non conoscono Ariba Network, in genere iniziano eseguendo delle transazioni gratuite, sebbene in base al volume delle transazioni eseguite, con Unilever, così come con altri acquirenti sulla rete, ci possono diversi possibili costi associati all'uso che ne fate. Questi costi verranno fatturati da e pagati ad Ariba.

Con i livelli di sottoscrizione superiori, le caratteristiche e i vantaggi aumentano, per aiutare il vostro programma di e-commerce ad aumentare le vendite, le collaborazioni, l'automazione e la differenziazione competitiva attraverso:

• funzionalità dal valore aggiunto • strumenti e formazione sulla gestione del commercio • cataloghi e soluzioni di connettività

• supporto tecnico • risorse di gestione dei progetti

Ci sono due componenti per il Programma di associazione dei fornitori: i Costi per il servizio di transazione nella rete e i Costi di sottoscrizioni












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Per ulteriori informazioni sul Supplier Membership Program di Ariba e le tariffe regionali, visitate il sito webSupplier Membership Program, o consultate questo foglio dati.

Unilever copre questo costo? Unilever non copre alcun costo per conto dei fornitori. Gli studi di analisi comparativa hanno mostrato che il passaggio alla fatturazione elettronica offre costi competitivi per l'amministrazione della fattura. Ariba Network vi aiuterà nella scelta dell'opzione più efficiente in termini di costi per la vostra attività in base a una stima delle dimensioni, della complessità, del volume e della frequenza delle fatture.

Questa richiesta di fatturazione elettronica si applica a tutti gli enti di UNILEVER? La fatturazione elettronica si applica a tutti i paesi in Europa (con esclusione della Grecia), nell'America del nord (USA e Canada) e alla Catena di produzione (UASCC e USCC).












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Il contratto e i T&C del PO implicano l'obbligo di fatturazione elettronica? Sì, tutti i contratti con i fornitori e i T&C del PO verranno modificati per l'invio delle sole fatture elettronica a partire dal 1 ottobre 2016

Chi posso contattare in UNILEVER? L'implementazione della fatturazione elettronica verrà gestita per conto di UNILEVER da Ariba Network. In un primo momento dovrete contattare Ariba Network per discutere le vostre domande sulla Soluzione integrata; se Ariba Network non è in grado di rispondere alle vostre domande potete contattare il team di programmazione della fatturazione elettronica di Unilever: [email protected]

Invio già i dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare le fatture EDI/XML direttamente a Unilever? No, EDI e XML sono i formati dati propri di Ariba; pertanto potete usare questo formato preferito per inviare i dati ad Ariba. Unilever non può ricevere le fatture elettroniche direttamente dai fornitori (anche se questi fornitori scambiano già le informazioni per altri programmi di integrazione dei fornitori come e4US).

Ho già gli strumenti per rendere disponibili le fatture per i miei clienti tramite Internet e consento loro di vedere un'immagine della fattura sul web. Posso usare questi strumenti invece di Ariba Network? No, Ariba Network garantisce che i dati che inviate vengano caricati nel sistema di elaborazione dei pagamenti di Unilever (DCIW) e dove possibile confronta questi dati con i record delle bolle di ricevimento merci. Dare a Unilever un'immagine della fattura o un'opzione per scaricare i dati in un determinato formato non soddisfa questi requisiti.

Unilever emetterà i pagamenti usando Ariba Network? Ariba Network non è una piattaforma di pagamento. Unilever continuerà ad usare l'attuale processo di pagamento.

Come viene gestito il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica? Una volta inseriti nel sistema e pronti per eseguire le transazioni nella rete, Ariba Network vi invierà un avviso per notificare che potete iniziare a inviare le fatture al

nostro reparto di contabilità.

Posso inviare le fatture elettroniche a tutti i miei clienti usando Ariba Network? Dopo aver eseguito la registrazione, Ariba Network vi consente di inviare le fatture elettroniche a tutti i clienti che usano questa rete













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Posso inviare le transazioni a più di un cliente in un unico file? Per la Soluzione integrata/soluzione CSV, Ariba Network può accettare i file di dati in qualsiasi formato, relativi a tutti i clienti richiesti. Ariba Network stabilirà con voi come identificare i clienti nel file di dati e quindi invierà ogni transazione al cliente corretto.

La mia azienda sta programmando l'uso di un nuovo software di fatturazione a breve, devo attendere prima di iscrivermi? Ariba Network accetta tutti i formati dati inviati, pertanto dovete registrarvi alla rete il prima possibile e inviare ora le vostre fatture per essere sicuri che i pagamenti non vengano interrotti. Basta avvisare Ariba dei cambiamenti non appena siete pronti a usare il nuovo software. Saranno loro ad apportare le modifiche necessarie senza interrompere l'invio delle fatture.

Posso contattare il team di assistenza di Ariba Network? Sì, di seguito sono elencate le modalità per contattare il team di assistenza di Ariba.

Assistenza alla registrazione e alla configurazione

Per qualsiasi domanda su registrazione, configurazione, costi, cataloghi o domande generali su Ariba Network, contattate il team di attivazione del fornitore di Ariba. ✓ ︎ FornitoriEMEAedell'Asia:[email protected]

✓ ︎ Fornitoridell’Americadelnord:[email protected]

Assistenza in seguito alla distribuzione (per i fornitori che eseguono le transazioni) • Visitate la pagina http://supplier.ariba.com o collegatevi al vostro account. • Fare clic sul link del Centro assistenza nell'angolo in alto a destra. • Cercate l'argomento che vi interessa approfondire o fate clic su Assistenza • Fate clic su Ottieni assistenza telefonica e compila il modulo per accedere al numero di telefono di dell'assistenza tecnica.

Recupero nome utente e password Visitate il sito http://supplier.ariba.com e fate clic sul link Ho dimenticato il nome utente oppure Ho dimenticato la password nella sezione per l'accesso. Ariba inoltrerà un'e-mail all'indirizzo e-mail indicato nella registrazione ad Ariba Network dopo aver inviato la richiesta di recupero nome utente/password, per la protezione dei dati della vostra azienda.

http://ariba.com














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Contatto per l'assistenza EDI/cXML Se inviate i PO a Unilever con EDI o cXML, potete avere assistenza direttamente da Ariba. Inviate un'e-mail al team tecnico di Ariba all'indirizzo [email protected]. Ariba risponderà direttamente alla vostra e-mail. Assicuratevi che il campo Oggetto dell'e-mail faccia riferimento a Unilever.

Sono disponibili ulteriori informazioni disponibili sul servizio Ariba Network? Sì, visitate il sito Termini d'uso di Ariba Network Politica sui dati Informativa sulla sicurezza Informazioni legali

Ariba Network fornisce dei video tutorial per comprendere il processo? Sì, fate riferimento ai link video di seguito indicati.

• Video per la formazione sull'attivazione Crea e configura il tuo account del fornitore Esegui le transazioni con Ariba Network

• Introduzione alla console di collaborazione del venditore • Creare una fattura basata sul PO (Introduzione) • Creare una fattura (Argomenti avanzati)

Dove trovare i materiali informativi specifici per il fornitore di Unilever di Ariba Network? I seguenti manuali contengono istruzioni obbligatorie, consigli relativi alla gestione del vostro account Ariba Network per le transazioni con Unilever:

• Guida rapida per l'utente • Guida alla registrazione • Guida alla configurazione dell'account (versione EMEA/APAC, versione NAMER) • Guida alla fatturazione (versione EMEA/APAC, versione NAMER) • Guida SMP











German

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E-INVOICING

Häufig gestellteFragen Ariba Network 01/14


https://www.unilever.com/Images/german-standard-faqs-ariba-network-reviewed_tcm244-484254_en.pdf










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02/14

Inhalte Was ist das Ariba Network? ................................................................................................................. 4

Ich bin neu bei Ariba, wie registriere ich mich beim Ariba Network?................................................................. 4 Was erwartet Unilever vom Lieferanten in Bezug auf die Mandat-e-Invoicing?..................................................... 5

Gibt es einen anderen Weg, außer e-Invoicing, um Rechnungen einzureichen? ................................................... 5

Was ist das letzte Datum oder die Frist, um sich beim Ariba Network zu registrieren?........................................... 5 Wer kann den Service verwenden? ........................................................................................................ 5

Wie funktioniert es? ......................................................................................................................... 5

Wie kann ichbeginnen? ...................................................................................................................... 6 Was ist, wenn ich bereits im Ariba Network angemeldet bin?......................................................................... 6

Ist die Rechnungsstellung durch das Ariba Network eine Forderung, um Geschäfte mit UNILEVER zu machen?............... 6

Was sind die Vorteile bei Verwendung des Ariba Networks? ........................................................................... 6

Muss ich zusätzliche Hardware oder Software installieren? ........................................................................... 7 Muss ich diesen Service verwenden, wenn mein Konto derzeit rechtzeitig bezahlt wird? ....................................... 7

Was ist, wenn ich kein System habe, das die elektronischen Rechnungen erstellen kann? ...................................... 7

Was passiert, wenn ich weiterhin Papierrechnungen sende?.......................................................................... 7 Welche e-Invoicing-Optionen bietet Ariba den Lieferanten, die ihr Netzwerk verwenden? ..................................... 7

Wie integriere ich mein ERP mit dem Ariba Network?.................................................................................. 8

Kann ich bei der Einreichung von Rechnungen bei Ariba Begleitdokumente anhängen? Und wie?..Error! Bookmark not defined.

Welche Kosten sind mit der Registrierung beim Ariba Network verbunden? ........................................................ 9












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Inhalte Wird Unilever die Gebühren bezahlen? .................................................................................................. 10

Betrifft die Anforderung der elektronischen Rechnungsstellung alle UNILEVER-Gesellschaften?.Error! Bookmark not defined.

Enthalten Vertrag- und PO T&C-Bedingungen Mandat-e-Invoicing?.................................................................. 11

Wen kann ich bei UNILEVER kontaktieren? .............................................................................................. 11

Ich habe bereits einige Rechnungsdaten direkt an andere Kunden gesendet; kann ich EDI/XML- Rechnungen

direkt an Unilever senden? ................................................................................................................ 11 Ich habe bereits den Service, um meinen Kunden die Rechnungen durch das Internet zur Verfügung zu stellen-

erermöglichtihnen die Rechnung, über das Internet anzusehen. Kann ich diesen Seviceanstatt des Ariba

Networkszu verwenden?.....................................................................................Error! Bookmark not defined.

Wird Unilever das Ariba Network für Zahlungen verwenden?........................................................................ 11

Wie wird die Änderung von Papier zu e-Invoicing organisiert? ...................................................................... 11

Kann ich elektronische Rechnungen über Ariba Network an alle meinen Kunden senden? ..................................... 12 Kann ich die Transaktionen für mehr als einen Kunden in einer Datei senden?................................................... 12

Meine Organisation beabsichigt, die Rechnungsstellungssoftware bald zu ändern. Sollte ich mit der Registrierung

warten?.........................................................................................................Error! Bookmark not defined.

Kann ich das Ariba Network Support-Team kontaktieren? ............................................................................ 12

Gibt es weitere Informationen über den Service Ariba Network? .....................................Error! Bookmark not defined.

Bietet das Ariba Network irgendwelche Tutorial-Videos, damit ich den Prozess besser verstehen kann?..................... 13 Wo sind die Ausbildungsmaterialien für den Lieferanten in Ariba Network zu finden?.............Error! Bookmark not defined.












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Was ist das Ariba Network?

Ariba Network ist ein globales Netzwerk für elektronische Rechnungsstellung. Als weltgrößte Web-basierte Handelsgemeinschaft verbindet das Ariba Network führende

globale Organisationen mit ihren Handelspartnern und bietet eine umfangreiche Plattform für alle Schlüsselbedürfnisse der Geschäftskollaboration. Es unterstützt alles:

von dem Gewinnen des Handelspartners und e-Procurement bis zu e-Invoicing und Arbeitskapitalmanagement. Es ermöglicht Teilnehmern zu kaufen, verkaufen und

Barmittel schnell und effizient zu verwalten. Das Ariba Network gewährleistet beispielloses ROI, Reichweite und Flexibilität und hat einen Wert für beide, Käufer und

Verkäufer, und hilft Geschäftskommerz so einfach wie Konsumentenkommerz zu machen. Heute verwenden mehr als 2 Millionen Unternehmen - inklusive mehr als die

Hälfte des Global 2000 Rankings - Ariba, um ihre kollaborativen Geschäftsprozesse zu verbessern und zu automatisieren.

Ich bin neu bei Ariba, wie registriereich mich beimAriba Network?

Ariba Network ist das führende Geschäftsnetzwerk mit mehr als einer Million Handelspartnern in 190 Ländern, die jährlich Transaktionen in Höhe von mehr als 450

Milliarden Dollar (USD) vornehmen. Treten Sie dem Ariba Network bei, um die Transaktionen mit Ihren Kunden elektronisch durchzuführen und neue

Geschäftsmöglichkeiten zu finden.

Nächste Schritte

• Registrieren Sie sich beim Ariba Network. Folgen Sie den Anweisungen in der e-Commerce Handelsbeziehung-Anfrage Kommunikation.

• Verbinden Sie sich mit Unilever durch Ihr Ariba-Konto. Nachdem die Registrierung fertiggestellt ist, vergewissern Sie sich, dass Sie die Beziehungsanfrage mit

Unilever im Bereich Kundenbeziehungen auf Ihrem Konto akzeptiert haben.

• Konfigurieren Sie Ihr Ariba-Konto. Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto so konfiguriert ist, dass SIe Bestellungen erhalten und Rechnungen versenden können, und zwar in

der Art, die durch Ihre Organisation unterstützt wird.

• Erstellen Sie ein Test-Konto. Das Erstellen eines Test-Kontos wird Ihnen ermöglichen, sich mit den Unilever-Prozessen in einer Testumgebung vertraut zu machen,

bevor Sie sich in die Live- (Produktion) Umgebung begeben.

• Sehen Sie sich Schulungsmaterialien an. Unten finden Sie die Schulungsmaterialien von Unilever, die Sie bei den oben aufgelisteten Aufgaben unterstützen können.

Sie werden in den kommenden Wochen eingeladen, an der Schulung teilzunehmen, wenn Sie mehr Hilfe bei diesen Prozessen benötigen.












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Was erwartet Unilever vom Lieferanten in Bezug auf die Mandat-e-Invoicing?

Unilever hat Mandat-e-Invoicing für alle unseren Lieferanten, die an Unilever Europa, Nordamerika und den Lieferketteneinrichtungen abrechnen. Wir erwarten von allen

Lieferanten, und empfehlen es auch dringend, sich für das e-Invoicing zu registrieren, um die Zahlungsprozesse der Rechnungen zu verbessern und zu optimieren.

Gibt es einen anderen Weg, außer e-Invoicing, um Rechnungen einzureichen? Nein, ab dem 1. Okt. 2016 ist e-Invoicing die einzige Option, um Rechnungen bei Unilever einzureichen.

Was ist das letzte Datum oder die Frist, um sich beim Ariba Network zu registrieren?

Aufgrund der Vorteile sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden, wird e-Invoicing der Standardweg der Rechnungsstellung sein und die Abwicklung mit

Papierrechnungen wird allmählich abgebaut. Nach Eingang des Kommunikationspakets wird von den Lieferanten für Unilever Europa, Nordamerika und den

Lieferketteneinrichtungen erwartet, dass Sie bereit sind, elektronische Rechnungen zu senden, und zwar ab dem 01. Okt. 2016. Unilever möchte Sie daher ermutigen,

diese Initiative frühzeitig anzuwenden.

Wer kann den Service verwenden?

Unilever-Lieferanten, die zahlbare Bestellungen ausgestellt haben. Gebührenbasierte Leistungen und

Rechnungen, die durch Kreditkarte bezahlt werden, sind nicht enthalten.

Wie funktioniert es? Sobald Sie im Ariba Network registriert sind, wird die Auftragsmethode auf online umgestellt. Alle neue von Unilever ausgestellte POs werden dann an Ihr Konto bei Ariba

Network gesendet. Sobald Sie die PO in Ihrem Eingangspostfach (AN-Eingangspostfach) erhalten, können Sie die PO zu einer Rechnung umwandeln, Rechnungsnummer und

Datum aktualisieren und sie durch Ariba Network einreichen.












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Wie kann ich beginnen? Ihr Konto in Ariba Network ist dann in Ihrem Namen durch Unilever erstellt worden. Nachfolgend zu dieser Kommunikation wird Ariba Network Sie kontaktieren, um das

Programm vorzustellen und Sie im Ariba Network einzurichten. Wenn Sie keine Nachricht von Ariba erhalten oder Sie den Prozess beschleunigen möchten, senden Sie bitte

eine E-Mail an [email protected] mit dem Namen Ihres Unternehmens für den Vorrang. Nach der Einrichtung werden Sie dann eine E-Mail „Bereit zur Transaktion“

von Ariba erhalten, an diesem Punkt können Sie mit der Rechnungsstellung für Unilever beginnen.

Was ist, wenn ich bereits im Ariba Network angemeldet bin? Wenn Sie bereits ein Konto bei Ariba haben, melden Sie sich bitte mit Ihren Benutzerdaten an und erstellen Sie ein Support-Ticket, mit der Anforderung, dass Unilever

Ihrem Konto als neuer Käufer hinzufügen soll. Ariba wird dann das Konto nach der Überprüfung durch Unilever aktualisieren.

Ist die Rechnungsstellung durch das Ariba Network eine Forderung, um Geschäfte mit UNILEVER zu machen?

UNILEVER baut aktiv die Verarbeitung von Papierrechnungen ab, um die Vorteile zu nutzen, die die elektronische Rechnungsstellung unserem Geschäft und unseren

Lieferanten bietet.

Was sind die Vorteile bei Verwendung des Ariba Networks? • Sichere und garantierte Rechnungslieferung - keine verlorenen Rechnungen mehr

• Sie können den Status Ihrer Rechnung online prüfen - von der Lieferung bis zur Zahlung

• Verringerte Verarbeitungszeit - wir erhalten Ihre Rechnungen schneller, was bedeutet, dass wir fähig sind, Sie rechtzeitig zu bezahlen

• Sofortige Rechnungsüberprüfung - weniger Verzögerungenaufgrund fehlender Informationen

• Any-to-any Datenformatierungstechnologie - keine zusätzliche Software oder Hardware

• Größere Verarbeitungstransparenz und besseres Cashflow-Management 24/7 Zugriff und Berichterstattung

• Mehrwertsteuerkonform - unabhängig davon, woher Rechnungen gesendet oder empfangen werden

• Einfach und kostengünstig -senden Sie zu jeder Zeit Rechnungen













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Muss ich zusätzliche Hardware oder Software installieren?

Ariba Network ist webbasiert, daher alles, was Sie zum Zugriff auf die e-Invoicing-Plattform benötigen, ist ein Browser und Internet.

Muss ich diesen Service verwenden, wenn mein Konto derzeit rechtzeitigbezahlt wird?

Ihre Verwendung des Ariba Networkswird gewährleisten, dass wir Sie weiterhin rechtzeitig bezahlen. Zusätzlich werden Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn Ihre

Rechnung entgegengenommen worden ist, zusammen mit dem Status Ihrer Rechnung.

Was ist, wenn ich kein System habe, das die elektronischenRechnungen erstellen kann?

Alles, was Sie benötigen, ist eine Internet-Verbindung und ein Standard-Internet-Browser.

Was passiert, wenn ich weiterhin Papierrechnungen sende? Unilever wird ab dem 01. Okt. 2016 keine Papierrechnungen mehr akzeptieren.

Sobald Sie damit beginnen, Ihre Rechnungen durch das Ariba Network zu senden, können Sie keine Papierkopien mehr senden.

Welche e-Invoicing-Optionen bietet Ariba den Lieferanten, die ihr Netzwerk verwenden?

PO-Umwandlung: Die PO-Umwandlung wurde für Unternehmen konzipiert, die POs durch Ariba erhalten. Sie können die PO in eine Rechnung umwandeln und einige

Details im Ariba Network aktualisieren. Das Portal oder Netzwerk bietet eine sichere Verbindung und garantiert die Lieferung der Rechnung an die Kunden innerhalb von

Stunden.

Integrierte Lösung: Die Integrierte Lösung verschafft einen voll automatisierten Prozess, wo die Rechnungsdaten direkt aus dem Abrechnungssystem des Lieferanten

extrahiert werden und direkt in das Finanzsystem des Kunden geliefert wird.

CSV-Lösung: Die CSV-Lösung ermöglicht dem Lieferanten mehrere Rechnungen durch kommagetrennte Dateien zu laden. Dies wird im Allgemeinen verwendet, wenn große

Lieferanten nicht die unmittelbaren Mittel haben, um die Integrierte Lösung zu implementieren.












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Wie integriere ich mein ERP mit dem Ariba Network?

Das Ariba Network bietet die Möglichkeit zum automatisierten Austausch der elektronischen Dokumente mit Ihrem Back-End ERP-System. Für weitere Details sehen Sie

bitte die Leitfäden unten.

Technische Spezifikationen, Dokumentation und Beispiele:

• Integration-Kurzanleitung

• Integration-Fragebogen

• cXML Transaktion-Leitfaden NAMER

• EDIFACT Transaktion-Leitfaden NAMER

• CSV Rechnung hochladen-Leitfaden NAMER

Gehen Sie auf http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf um den derzeitigen cXML Benutzer-Leitfaden zu sehen.

Ariba cXML Lösung-Leitfaden kann im Abschnitt Produkt-Dokumentation unter Hilfe in Ihrem Lieferanten- Konto gefunden werden.

Integration testen

Alle Lieferanten, die Transaktionen durch das Ariba Network unter Verwendung einer der folgenden Integrationsmethoden durchführen, werden aufgefordert, es mit

Unilever zu testen:

• cXML-Transaktionen

• EDI-Transaktionen

Erfahren Sie mehr über die Test-Konto-Erstellung im Kontokonfiguration-Leitfaden.













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Kann ich bei der Einreichung von Rechnungen bei Ariba Begleitdokumente anhängen? Und wie?

Die Anforderungen für die Zertifizierung der Rechnung werden durch den lokalen zertifizierenden Angestellten festgelegt. In einigen Fällen wird eine

Begleitdokumentation, die mit der Rechnung gesendet wird, erforderlich sein. Dies kann durch das Erstellen einer elektronischen Datei mittels Druckertreiber auf Ihrem

Computer oder durch Scannen des Papiers vorgenommen werden. Wenn die Rechnung hochgeladen wird, wird sie bei Ariba eingegeben. Die Begleitdokumentation ist

dauerhaft an die elektronische Rechnung angehängt und wird zum zertifizierenden Angestellten bei Unilever gesendet.

Welche Kosten sind mit der Registrierung beim Ariba Network verbunden?

Das Ariba Lieferanten-Mitgliedschaft-Programm (SMP) hilft dem Lieferanten, die Vorteile zu maximieren, die das Geschäft durch Kombinieren von Mehrwert-Funktionen

und Services, die auf der Lieferantenebene der Teilnahme am Ariba Network maßgeschneidert sind zu erhalten.

Es gibt zwei Komponenten im Lieferanten-Mitgliedschaft-Programm: das Abonnement beim Netzwerk- Transaktionsservice und das Paket-Abonnement.

Lieferanten, die neu beim Ariba Network sind, beginnen die Transaktionen im Allgemeinen kostenlos, obwohl es auf dem Volumen der Transaktionen basiert, die Sie

vornehmen - mit Unilever sowie mit anderen Käufern beim Netzwerk - es können letztendlich Gebühren in Verbindung mit Ihrer Nutzung entstehen. Diese Gebühren

werden durch Ariba abgerechnet und an Ariba bezahlt.

Mit höheren Abonnement-Levels erweitern sich die Funktionen und Vorteile - um Ihrem e-Commerce- Programm dabei zu helfen, mehr Verkäufe, Kollaboration,

Automatisierung und wettbewerbsfähige Differenzierung anzutreiben, durch:

• Mehrwert-Funktionalität • Kommerz-Management Werkzeuge und Schulung

• Katalog- und Konnektivitätslösungen

• Technischer Support

• Projekt-Management-Quellen

Es gibt zwei Komponenten im Lieferanten-Mitgliedschaft-Programm: die Netzwerk-Transaktion- Servicegebühren und die Abonnementgebühren












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Für weitere Informationen über das Ariba Lieferanten-Mitgliedschaft-Programm und die regionalen Preise, gehen Sie bitte auf dieLieferanten-Mitgliedschaft-Programm-Webseite oder schauen Sie sich Folgendes an Datenblatt.

Wird Unilever die Gebühren bezahlen? Unilever zahlt keine Gebühren im Namen von Lieferanten. Benchmark-Studien haben gezeigt, dass der Umstieg auf e-Invoicing wettbewerbsfähige Kosten für die Rechnungsadministration bietet. Ariba Network wird Sie dabei unterstützen, die kostengünstigste Option für Ihr Unternehmen zu wählen, basierend auf Größe, Komplexität und dem Volumen und der Häufigkeit der erwarteten Rechnungen.

Betrifft die Anforderung der elektronischen Rechnungsstellung alle UNILEVER- Gesellschaften? Elektronische Rechnungsstellung wird in allen Ländern in Europa (außer Griechenland), Nordamerika (USA und Kanada) und der Lieferkette (UASCC und USCC) angewendet.












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Enthalten Vertrag- und PO T&C-Bedingungen Mandat-e-Invoicing? Ja, alle Lieferanten-Verträge und PO T&C werden abgeändert, um ab dem 1. Okt. 2016 nur elektronische Rechnungen zu senden.

Wen kann ich bei UNILEVER kontaktieren? Die Implementierung des e-Invoicing wird im Namen von UNILEVER durch Ariba Network verwaltet. Zunächst sollten Sie Ariba Network kontaktieren, um Ihre Fragen zur Integrierten Lösung zu diskutieren; wenn Ariba Network nicht fähig ist, Ihre Fragen zu beantworten, dann können Sie das e-Invoicing Programm-Team von Unilever kontaktieren:[email protected]

Ich habe bereits einige Rechnungsdaten direkt an andere Kunden gesendet; kann ich EDI/XML-Rechnungen direkt an Unilever senden? Nein, soweit es Ariba betrifft, sind EDI und XML nur Datenformate; daher können Sie dieses bevorzugte Format verwenden, um die Daten an Ariba zu liefern. Unilever kann keine elektronischen Rechnungen direkt von den Lieferanten annehmen (auch nicht, wenn die Lieferanten bereits Informationen über andere Integrationsprogramme für Lieferanten wie e4US austauschen).

Ich habe bereits den Service, um meinen Kunden die Rechnungen durch das Internet zur Verfügung zu stellen - er ermöglicht ihnen die Rechnung, über das Internet anzusehen. Kann ich diesen Sevice anstatt des Ariba Networks zu verwenden? Nein, das Ariba Network stellt sicher, dass die Daten, die Sie senden, in das Zahlungsverarbeitungssystem (DCIW) von Unilever hochgeladen werden und wo es möglich ist, können Sie dann mit einem Wareneingangsdatensatz abgeglichen werden. Das Anbieten eines Bildes der Rechnung oder eine Option zum Herunterladen der Daten in einem

festen Format für Unilever erfüllt diese Anforderungen nicht.

Wird Unilever das Ariba Network für Zahlungen verwenden? Ariba Network ist keine Zahlungsplattform. Unilever wird weiterhin den derzeitigen Zahlungsprozess verwenden.

Wie wird die Änderungvon Papier zu e-Invoicing organisiert? Sobald Sie eingerichtet und bereit sind, Transaktionen durch das Netzwerk durchzuführen, wird Ariba Network Ihnen einen Alarm senden, um Sie zu benachrichtigen, dass Sie Rechnungen an unsere Buchhaltung einreichen können.













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Kann ich elektronische Rechnungen überAriba Network an alle meinenKunden senden? Sobald Sie sich eingetragen haben, ermöglicht Ihnen Ariba Network elektronische Rechnungen an alle anderen Kunden zu senden, die das Netzwerk verwenden.

Kann ich Transaktionen für mehr als einen Kunden in einer Datei senden? Für die Integrierte Lösung/CSV-Lösung kann Ariba Network Dateien in jedem Format akzeptieren und so viele Kunden abdecken, wie Sie benötigen. Ariba Network wird mit Ihnen vereinbaren, wie jeder Kunde in Ihrer Datei identifiziert wird und wird dann jede Transaktion an den korrekten Kunden senden.

Meine Organisation beabsichigt, die Rechnungsstellungssoftware bald zu ändern. Sollte ich mit der Registrierung warten? Ariba Network akzeptiert jedes eingehende Datenformat, daher sollten Sie dem Netzwerk so schnell wie möglich beitreten und Ihre Rechnungen jetzt senden, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlungen nicht unterbrochen werden. Sie können Ariba einfach über die Änderungen informieren, wenn Sie bereit sind, Ihre neue Software zu verwenden. Sie werden die notwendigen Änderungen ohne Unterbrechung der Rechnungslieferung vornehmen.

Kann ich das Ariba Network Support-Team kontaktieren? Ja, unten sind die Modi, wie das Ariba Support-Team kontaktiert werden kann.

Registrierung- oder Konfiguration-Support

Bitte kontaktieren Sie das Ariba Lieferanten-Enablement-Team bei allen Fragen bezüglich Registrierung, Konfiguration, Gebühren, Kataloge oder allgemeiner Ariba Network Fragen. ✓ ︎ EMEA&AsiaLieferanten:[email protected]

✓ ︎ NordamerikaLieferanten:[email protected]

Nach Go-Live Support (für Lieferanten, die Transaktionen durchführen) • Gehen Sie auf http://supplier.ariba.com oder verbinden Sie sich mit Ihrem Konto. • Klicken Sie den Hilfe-Center-Link in der oberen rechten Ecke. • Suchen Sie nach jedem Thema, über das Sie mehr erfahren möchten oder klicken Sie Support • Klicken Sie auf Hilfe per Telefon erhalten und füllen Sie das Formular aus, um Zugriff auf die Helpdesk Telefonnummer zu erhalten.













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Benutzername- und Passwort-Wiederherstellung Gehen Sie auf http://supplier.ariba.com und klicken Sie im Anmelde-Bereich auf Link Benutzername vergessen oder auf den Link Passwort vergessen. Nachdem eine Benutzername/Passwort-Wiederherstellung-Anfrage eingereicht wurde, wird Ariba zum Schutz Ihrer Unternehmensinformation eine E-Mail an die im Ariba Network angegebene E- Mail-Adresse weiterleiten.

EDI/cXML Support-Kontakt Wenn Sie die Transaktion der POs an Unilever durch EDI oder cXML vornehmen, können Sie direkte Unterstützung von Ariba bekommen. Senden Sie eine E-Mail an das Technische Team von Ariba unter [email protected]. Ariba wird auf Ihre E-Mail direkt antworten. Bitte stellen Sie sicher, dass im Betreff-Feld der E-Mail Unilever steht.

Gibt es weitere Informationen über den Service Ariba Network? Ja, bitte besuchen Sie: Ariba Network Nutzungsbedingungen Datenpolitik Sicherheitsoffenlegung Rechtliche Hinweise

Bietet das Ariba Network irgendwelche Tutorial-Videos, um den Prozess zu verstehen? Ja, bitte schauen Sie die Video-Links unten: • Enablement-Schulung-Videos

Erstellen und Konfigurieren Sie Ihr Lieferanten-Konto Transaktionen bei Ariba Network durchführen

• Einführung in die Verkäufer-Kollaboration-Konsole • Erstellen einer PO-basierten Rechnung (Einführung) • Erstellen einer Rechnung (Fortgeschrittene Themen)













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Wo sind die Ausbildungsmaterialien für den Lieferanten in Ariba Network zu finden? Die folgenden Handbücher enthalten notwendige Anleitungen sowie Tipps bezüglich der Verwaltung Ihres Ariba Network Kontos, wenn Sie Transaktionen mit Unilever durchführen:

• Kurzanleitung • Registrierung-Leitfaden • Kontokonfiguration-Leitfaden (EMEA/APAC Version, NAMER Version) • Rechnung-Leitfaden (EMEA/APAC Version, NAMER Version) • SMP-Leitfaden











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E-INVOICING

Najczęściej Zadawane Pytania Ariba Network 01/12


https://www.unilever.com/Images/polish-standard-faqs-ariba-network-reviewed_tcm244-484258_en.pdf










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Treść Czym jest Ariba Network? .................................................................................................................. 4

Ariba to dla mnie nowość. Jak się zarejestrować na Ariba Network?................................................................ 4

Jakie są oczekiwania Unilever wobec dostawcy dotyczące obowiązkowego e-fakturowania? ................................... 4 Czy jest jakiś inny sposób przekazywania faktur niż e-fakturowanie? .............................................................. 5

Jaki jest ostatni dzień lub ostateczny termin zarejestrowania się na Ariba network? ........................................... 5

Kto może korzystać z tej usługi?........................................................................................................... 5 Jak to działa? ................................................................................................................................. 5

Jak zacząć? ................................................................................................................................... 5

Co jeśli zarejestrowałem się już na Ariba network?.................................................................................... 5

Czy fakturowanie przez Ariba Network stanowi wymóg prowadzenia interesów z UNILEVER? .................................. 5 Jakie są korzyści związane z używaniem Ariba Network? ............................................................................. 6

Czy muszę instalować dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie? ...................................................................... 6

Czy będę musiał korzystać z tej usługi, jeśli obecnie płatności na moje konto wpływają terminowo?........................ 6 Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych?............................................. 6

Co się stanie, jeśli w dalszym ciągu będę przesyłać faktury papierowe?........................................................... 6

Jakie opcje związane z e-fakturowaniem oferuje Ariba dostawcom korzystającym z ich sieci?................................ 7 Jak zintegrować mój system ERP [system planowania zasobów przedsiębiorstwa] z Ariba Network? ......................... 7

Czy przesyłając faktury, możemy załączyć na Ariba dokumenty uzupełniające? A jeśli tak, to jak to zrobić? ............... 8

Jakie koszty wiążą się z rejestracją w Ariba Network?................................................................................ 8











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Treść Czy Unilever pokryje te opłaty?............................................................................................................ 9

Czy wymóg e-fakturowania dotyczy wszystkich podmiotów UNILEVER? ............................................................ 9

Czy warunki umów i zamówień (PO) obejmują obowiązkowe e-fakturowanie? .................................................. 10 Z kim w UNILEVER mogę się skontaktować?............................................................................................. 10

Wysłałem już trochę danych do faktury bezpośrednio do innych klientów; czy mogę przesłać faktury EDI/XML

bezpośrednio do Unilever? ................................................................................................................ 10 Mam już narzędzie pozwalające na udostępnianie moim klientom faktur przez Internet - pozwalające im na przeglądanie obrazu faktury w Internecie. Czy mogę korzystać z tego narzędzia zamiast z Ariba Network? ................ 10

Czy Unilever będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Ariba Network?..................................................... 10

Jak dokona się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie?................................................................. 10 Czy mogę przesyłać e-faktury za pośrednictwem Ariba Network wszystkim moim klientom?................................... 10

Czy mogę przesyłać transakcje dla więcej niż jednego klienta w jednym pliku? ................................................. 11

Moja organizacja planuje wkrótce zmienić swoje oprogramowanie do wystawiania faktur; czy powinienem

wstrzymać się z tym przed rejestracją?.................................................................................................. 11 Czy mogę się skontaktować z zespołem wsparcia Ariba Network?.................................................................... 11

Czy można uzyskać dodatkowe informacje na temat usługi Ariba Network? ....................................................... 12 Czy Ariba Network udostępnia jakieś filmy instruktażowe, pomagające zrozumieć ten proces? ............................... 12

Gdzie w Ariba Network mogę znaleźć materiały edukacyjne dla dostawców Unilever? .......................................... 12











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Czym jest Ariba Network? Ariba Network jest globalną siecią elektronicznego fakturowania. Jako największa internetowa społeczność handlowa na świecie, Ariba Network łączy wiodące globalne organizacje z ich partnerami handlowymi, zapewniając szeroką platformę dla wszystkich kluczowych potrzeb związanych ze współpracą w biznesie. Obsługuje wszystkie obszary, od znajdowania partnerów handlowych i elektronicznego składania zamówień po e-fakturowanie i zarządzanie kapitałem obrotowym, umożliwiając uczestnikom szybkie i skuteczne kupowanie, sprzedawanie i zarządzanie gotówką. Ariba Network zapewnia niezrównany wskaźnik ROI, zasięg, elastyczność i wartość, zarówno kupującym, jak i sprzedającym, dzięki czemu handel pomiędzy firmami jest równie łatwy jak handel pomiędzy firmą a klientem. Dziś ponad 2 miliony firm - w

tym ponad połowa firm z rankingu Global 2000 - korzysta z Ariba, aby usprawnić i zautomatyzować swoje procesy współpracy w biznesie.

Ariba to dla mnie nowość. Jak się zarejestrować na Ariba Network? Ariba Network jest wiodącą siecią biznesową z ponad milionem partnerów handlowych w 190 krajach, realizującą transakcje na ponad 450 miliardów dolarów (USD) rocznie. Dołącz do Ariba Network, aby przeprowadzać elektroniczne transakcje ze swoimi klientami i odkrywać nowe możliwości biznesowe.

Kolejne kroki • Zarejestruj się w Ariba Network. Postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w wiadomości Wniosek o nawiązanie relacji w handlu elektronicznym. • Połącz się z Unilever za pośrednictwem swojego konta w Ariba. Po zakończeniu rejestracji upewnij się, że zaakceptowałeś wniosek o nawiązanie relacji z

Unilever w obszarze Relacje z klientami swojego konta. • Skonfiguruj swoje konto Ariba. Upewnij się, że twoje konto jest skonfigurowane tak, aby móc otrzymywać zamówienia i wysyłać faktury w sposób obsługiwany

przez twoją organizację. • Utwórz konto testowe. Utworzenie konta testowego pozwoli ci zapoznać się lepiej z procesami Unilever w środowisku testowym, zanim przejdziesz do środowiska

rzeczywistego (produkcyjnego). • Dokonaj przeglądu materiałów szkoleniowych. Poniżej znajdują się materiały szkoleniowe Unilever, które pomogą ci w realizacji zadań wymienionych powyżej.

Jeżeli potrzebujesz więcej pomocy dotyczącej tych procesów, w nadchodzących tygodniach zostaniesz zaproszony na szkolenie.

Jakie są oczekiwania Unilever wobec dostawcy dotyczące obowiązkowego e-fakturowania? W Unilever e-fakturowanie obowiązuje wszystkich naszych dostawców rozliczających się z Unilever w Europie, Ameryce Północnej oraz podmiotów Łańcucha Dostaw. Oczekujemy, że wszyscy dostawcy zarejestrują się na e- fakturowanie, ab ulepszyć i zoptymalizować proces płatności faktur i zdecydowanie zalecamy to wszystkim dostawcom.











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Czy jest jakiś inny sposób przekazywania faktur niż e-fakturowanie? Nie, od 1 października 2016 r. e-fakturowanie stanowi jedyną możliwość przekazywania faktur Unilever.

Jaki jest ostatni dzień lub ostateczny termin zarejestrowania się na Ariba network? Biorąc pod uwagę korzyści zarówno dla dostawcy, jak i dla klienta, e-fakturowanie będzie domyślną drogą fakturowania, a obsługa faktur papierowych zostanie wycofana. Oczekuje się, że po otrzymaniu pakietu komunikacyjnego, dostawcy Unilever w Ameryce Północnej i Europie oraz podmioty Łańcucha Dostaw będą gotowi do wysyłki faktur elektronicznych od 1 października 2016 r. Dlatego też Unilever zachęca, aby wdrożyć tę inicjatywę wcześniej.

Kto może korzystać z tej usługi? Dostawcy Unilever, którym wystawiono zamówienie do zapłaty. Nie dotyczy to [usług] świadczonych za opłatą oraz faktur opłacanych kartą kredytową.

Jak to działa? Kiedy już zarejestrujesz się na Ariba Network i metoda zamawiania zostanie zmieniona na internetową, wszystkie nowe zamówienia (PO) wysłane przez Unilever

zostaną przesłane na twoje konto Ariba Network. Kiedy już otrzymasz zamówienie (PO) w swojej skrzynce (skrzynce odbiorczej AN), możesz przerzucić zamówienie (PO) do faktury i zaktualizować numer i datę faktury oraz przesłać ją przez Ariba Network.

Jak zacząć? Twoje konto w Ariba Network zostało utworzone w twoim imieniu przez Unilever. Po otrzymaniu tej wiadomości, Ariba Network będzie kontaktować się z tobą w celu

przedstawienia programu i zdefiniowania twoich ustawień w Ariba network. Jeśli nie otrzymasz wiadomości od Ariba lub chcesz przyspieszyć cała procedurę, napisz na adres [email protected], podając nazwę swojej firmy, aby uzyskać pierwszeństwo. Po zapisaniu ustawień otrzymasz od Ariba wiadomość e-mail „Gotowość do przeprowadzania transakcji”. Od tego momentu możesz zacząć wystawiać faktury dla Unilever.

Co jeśli zapisałem się już do Ariba network? Jeżeli masz już konto w Ariba, zaloguj się, używając swoich danych do logowania i zarejestruj zgłoszenie z prośbą o dodanie Unilever do twojego konta jako nowego kupującego. Następnie Ariba zaktualizuje konto, aby umożliwić fakturowanie po dokonaniu weryfikacji przez Unilever.

Czy fakturowanie przez Ariba Network stanowi wymóg prowadzenia interesów z UNILEVER? UNILEVER aktywnie wycofuje rozliczanie faktur papierowych, aby skorzystać z możliwości, jakie daje naszej firmie i naszym dostawcom fakturowanie elektroniczne.












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Jakie są korzyści związane z używaniem Ariba Network? • Bezpieczne i gwarantowane przekazanie faktury - koniec ze zgubionymi fakturami • Możesz sprawdzić status swojej faktury przez Internet - od momentu jej przekazania do opłacenia • Krótszy czas rozliczania faktur - otrzymujemy twoje faktury szybciej, co oznacza, że możemy zapłacić ci w terminie • Natychmiastowe sprawdzanie poprawności danych faktury- Mniej opóźnień związanych z brakującymi informacjami • Technologia formatowania danych „any-to-any” (jakikolwiek format zamieniany na jakikolwiek inny) - bez dodatkowego sprzętu komputerowego lub

oprogramowania • Większa przejrzystość rozliczania i lepsze zarządzanie przepływem gotówki dzięki całodobowemu dostępowi i raportowaniu 7 dni w tygodniu • Zgodność z VAT - niezależnie od tego, skąd lub dokąd wysyłane są faktury • Łatwy i tani sposób - wysyłaj faktury, kiedy chcesz

Czy muszę instalować dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie? Ariba Network jest systemem internetowym, dlatego jedyne, czego potrzebujesz, aby uzyskać dostęp do platformy e-fakturowania to przeglądarka i dostęp do Internetu.

Czy będę musiał korzystać z tej usługi, jeśli obecnie płatności na moje konto wpływają terminowo? Korzystając z Ariba Network będziesz mieć pewność, że w dalszym ciągu będziemy płacić ci w terminie. Ponadto, w momencie, kiedy odbierzemy twoją fakturę, otrzymasz powiadomienie, wraz z informacją o statusie faktury.

Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych? Wystarczy dostęp do Internetu i standardowa przeglądarka internetowa.

Co się stanie, jeśli w dalszym ciągu będę przesyłać faktury papierowe? Od 01. października 2016 r. Unilever nie będzie już przyjmował żadnych faktur papierowych. Kiedy już zaczniesz przesyłać faktury przez Ariba Network, będziesz musiał zaprzestać przesyłania kopii papierowych.











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Jakie opcje związane z e-fakturowaniem oferuje Ariba dostawcom korzystającym z ich sieci? Przerzucanie zamówień (PO): Przerzucanie zamówień (PO) zostało stworzone dla firm, które otrzymują zamówienia (PO) przez Ariba. Możesz przerzucić zamówienie (PO) do faktury, aktualizując pewne dane w Ariba network. Portal lub sieć Ariba zapewniają bezpieczne połączenie i gwarantują dostawę faktury do klienta w ciągu kilku godzin. Zintegrowane Rozwiązanie: Zintegrowane Rozwiązanie zapewnia w pełni zautomatyzowany proces, w którym dane do faktury są pobierane bezpośrednio z systemów

rozliczeniowych dostawców i dostarczane bezpośrednio do systemów finansowych klientów. Rozwiązanie CSV: Rozwiązanie CSV pozwala dostawcy na przesłanie wieli faktur za pośrednictwem plików oddzielanych przecinkiem. Zwykle korzysta się z niego, kiedy duży dostawca nie ma w danej chwili środków na wdrożenie Zintegrowanego Rozwiązania.

Jak zintegrować mój system ERP [system planowania zasobów przedsiębiorstwa] z Ariba Network? Ariba Network umożliwia zintegrowanie twojego wewnętrznego systemu ERP w celu automatycznej wymiany dokumentów elektronicznych. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z poniższymi przewodnikami.

Specyfikacje techniczne, dokumentacje i przykłady: • Integracja - przewodnik „szybki start” • Integracja - kwestionariusz • Przewodnik po transakcjach cXML NAMER • Przewodnik po transakcjach EDIFACT NAMER • Przewodnik po przesyłaniu faktur CSV NAMER

Przejdź do http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf aby znaleźć aktualną Instrukcję użytkowania cXML.

Przewodnik Ariba po rozwiązaniu cXML można znaleźć w sekcji Dokumentacja produktu pod zakładką Pomoc na twoim koncie dostawcy.

Testowanie integracji Wszyscy dostawcy dokonujący transakcji za pośrednictwem Ariba Network, korzystający z jednej z poniższych metod integracji, muszą przetestować z Unilever:

• Transakcje cXML • Transakcje EDI

Dowiedz się więcej o tworzeniu kont testowych w przewodniku po konfiguracji konta.












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Czy przesyłając faktury, możemy załączyć na Ariba dokumenty uzupełniające? A jeśli tak, to jak to zrobić? Wymogi dotyczące poświadczania faktur określane są przez miejscowego urzędnika dokonującego poświadczeń. W niektórych przypadkach do faktury należy dołączyć

dokumentację uzupełniającą. Można ją przekazać tworząc plik elektroniczny, korzystając ze sterowników druku na swoim komputerze lub skanując dokument. Kiedy

już dokumentacja uzupełniająca zostanie przesłana, w momencie przekazywania faktury do sieci Ariba, będzie ona dołączona na stałe do faktury elektronicznej i przesłana do urzędnika poświadczającego Unilever.

Jakie koszty wiążą się z rejestracją w Ariba Network? Program członkowski dostawcy Ariba (SMP) pomaga dostawcy zmaksymalizować korzyści, jakie otrzymuje firma, łącząc funkcjonalności o wartości dodanej z usługami dopasowanymi do stopnia uczestnictwa dostawcy w Ariba Network.

Program członkowski dostawcy zawiera dwa elementy: subskrypcję usługi transakcji sieciowej oraz subskrypcje pakietowe.

Dostawcy, którzy dopiero rozpoczynają współpracę z Ariba Network, zwykle zaczynają przeprowadzać transakcje bezpłatnie, mimo że odbywa się to w oparciu o liczbę

przeprowadzanych transakcji - zarówno z Unilever, jak i z innymi kupującymi w sieci Ariba - korzystanie z usługi może ostatecznie wiązać się z opłatami. Opłaty te zostaną naliczone przez Ariba i należy je uiścić na konto Ariba.

W przypadku wyższych poziomów subskrypcji, funkcje i korzyści ulegają rozszerzeniu, aby pomóc twojemu programowi handlu elektronicznego w osiągnięciu większej sprzedaży, we współpracy, automatyzacji i zróżnicowaniu konkurencyjnym.

• funkcjonalność o wartości dodanej • narzędzia i szkolenia z zakresu zarządzania handlem • katalog i rozwiązania z zakresu łączności • wsparcie techniczne • zasoby z zakresu zarządzania projektami

Program członkowski dostawcy zawiera dwa elementy: opłatę za usługę transakcji sieciowej oraz opłaty za subskrypcję











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Aby uzyskać więcej informacji na temat programu członkowskiego dostawcy Ariba oraz miejscowych cenach, odwiedź stronę internetową programu członkowskiego dostawcy lub sprawdź ten arkusz danych.

Czy Unilever pokryje te opłaty? Unilever nie pokrywa żadnych opłat za dostawców. Badania benchmarkingowe wykazały, że przejście na e- fakturowanie wiąże się z najbardziej konkurencyjnymi kosztami zarządzania fakturami. Ariba Network pomoże ci wybrać najkorzystniejszą pod względem cenowym opcję dla twojej firmy, w oparciu o szacowane rozmiary, złożoność, ilość i częstotliwość wysyłanych faktur.

Czy wymów e-fakturowania dotyczy wszystkich podmiotów UNILEVER? E-fakturowanie dotyczy wszystkich krajów w Europie (z wyłączeniem Grecji), Ameryce Północnej (USA i Kanada) oraz w Łańcuchu Dostaw (UASCC i USCC).











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Czy warunki umów i zamówień (PO) obejmują obowiązkowe e-fakturowanie? Tak, do wszystkich warunków umów z dostawcami i zamówień (PO) zostanie wprowadzony zapis, aby od 1 października 2016 r. przesyłać wyłącznie faktury elektroniczne.

Z kim w UNILEVER mogę się skontaktować? Wprowadzeniem e-fakturowania w imieniu UNILEVER będzie zarządzać Ariba Network. Aby przedstawić swoje pytania dotyczące Zintegrowanego Rozwiązania, należy w pierwszej kolejności skontaktować się Ariba Network. Jeżeli w Ariba Network nie będą w stanie udzielić odpowiedzi, można wówczas skontaktować się z zespołem ds. programu e-fakturowania Unilever:[email protected]

Wysłałem już trochę danych do faktury bezpośrednio do innych klientów; czy mogę przesłać faktury EDI/XML bezpośrednio do Unilever? Nie, jeżeli chodzi o Ariba, EDI i XML są jedynie formatami danych; możesz więc korzystać z preferowanego przez ciebie formatu, aby przekazywać Ariba dane. Unilever

nie może przyjmować żadnych faktur elektronicznych bezpośrednio od dostawców (nawet jeśli dostawcy ci wymieniają już informacje w innych programach integrowania dostawców, takich jak e4US).

Mam już narzędzie pozwalające na udostępnianie moim klientom faktur przez Internet - pozwalające im na przeglądanie obrazu faktury w Internecie. Czy mogę korzystać z tego narzędzia zamiast z Ariba Network? Nie, sieć Ariba gwarantuje, że dane, które przesyłasz, zostaną przekazane do systemu przetwarzania płatności Unilever (DCIW) i tam, gdzie to możliwe, zostaną

połączone z zapisem o odbiorze towaru. Udostępnianie Unilever obrazu faktury lub opcji pobrania danych w ustalonym formacie nie spełnia tego wymogu.

Czy Unilever będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Ariba Network? Ariba Network nie jest platformą płatniczą. Unilever będzie w dalszym ciągu korzystać ze swojego obecnego systemu przetwarzania płatności.

Jak dokona się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie? Po wprowadzeniu twoich ustawień, kiedy będziesz już mógł dokonywać transakcji przez sieć, Ariba Network prześle ci powiadomienie o tym, że możesz już przesyłać

faktury do naszego działu księgowości.

Czy mogę przesyłać e-faktury za pośrednictwem Ariba Network wszystkim moim klientom? Kiedy już się zarejestrujesz, Ariba Network umożliwi ci przesyłanie e-faktur wszelkim innym klientom korzystającym z sieci.












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Czy mogę przesyłać transakcje dla więcej niż jednego klienta w jednym pliku? W przypadku Zintegrowanego Rozwiązania/ rozwiązania CSV, Ariba Network akceptuje pliki z danymi w jakimkolwiek formacie, obejmujących dowolną liczbę klientów. Ariba Network uzgodni z tobą, w jaki sposób identyfikować każdego z klientów w twoim pliku z danymi, a następnie dostarczy każdą z transakcji odpowiedniemu klientowi.

Moja organizacja planuje wkrótce zmienić swoje oprogramowanie do wystawiania faktur; czy powinienem wstrzymać się z tym przed rejestracją? Ariba Network akceptuje wszelkie formaty danych przychodzących, dlatego powinieneś dołączyć do sieci jak najszybciej i przesyłać swoje faktury już teraz, aby mieć

pewność, że nie nastąpi przerwa w płatnościach. Możesz po prostu poinformować Ariba o tych zmianach, kiedy będziesz już mógł rozpocząć korzystanie ze swojego nowego oprogramowania. Tungsten dokona odpowiednich zmian bez wprowadzania przerw w przekazywania faktur.

Czy mogę się skontaktować z zespołem wsparcia Ariba Network? Tak; poniżej wymienione sposoby kontaktowania się z zespołem wsparcia Ariba.

Wsparcie w zakresie rejestracji lub konfiguracji Skontaktuj się z zespołem Ariba ds. optymalizacji dla dostawców w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z rejestracją, konfiguracją, opłatami, katalogami lub ogólnych pytań do Ariba Network. ✓ ︎ DostawcyzEMEAiAzji: [email protected]

✓ ︎ Dostawcy z Ameryki Północnej: [email protected]

Wsparcie Post Go-Live (dla dostawców realizujących transakcje) • Przejdź do http://supplier.ariba.com lub wejdź na swoje konto. • Kliknij link Centrum pomocy w prawym górnym rogu. • Wyszukaj dowolny temat, który cię interesuje i kliknij Wsparcie • Kliknij Uzyskaj pomoc przez telefon i uzupełnij formularz, aby uzyskać dostęp do numeru telefonu do helpdesku.

Odzyskiwanie nazwy użytkownika i hasła Przejdź do http://supplier.ariba.com i kliknij link Zapomniałem nazwy użytkownika lub Zapomniałem hasła w sekcji logowania. Po przekazaniu prośby o odzyskanie nazwy użytkownika/hasła, w celu ochrony danych twojej firmy, Ariba przekaże wiadomość e-mail na adres mailowy podany w Ariba Network.













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Kontakt z zespołem wsparcia ds. EDI/cXML Jeśli realizujesz transakcje zamówień (PO) dla Unilever przez EDI lub cXML, możesz uzyskać od Ariba pomoc bezpośrednią. Prześlij wiadomość e-mail do zespołu

technicznego Ariba, na [email protected]. Ariba odpowie na twoją wiadomość bezpośrednio. Upewnij się, że w polu tematu wiadomości znajduje się

wzmianka o Unilever.

Czy można uzyskać dodatkowe informacje na temat usługi Ariba Network? Tak. Sprawdź proszę stronę

Warunki korzystania z sieci Ariba Network Zasady dotyczące danych Ujawnianie kwestii związanych z bezpieczeństwem Informacje prawne

Czy Ariba Network udostępnia jakieś filmy instruktażowe, pomagające zrozumieć ten proces? Tak, kliknij w linki do filmów, znajdujące się poniżej. • Filmy szkoleniowe z optymalizacji

Utwórz i skonfiguruj swoje konto dostawcy Dokonuj transakcji w Ariba Network

• Wprowadzenie do konsoli współpracy sprzedających • Tworzenie faktury w oparciu o zamówienie (PO) (Wprowadzenie) • Tworzenie faktury (tematy zaawansowane)

Gdzie w Ariba Network mogę znaleźć materiały edukacyjne dla dostawców Unilever? Poniższe przewodniki zawierają obowiązkowe instrukcje, jak również wskazówki dotyczące zarządzania twoim kontem Ariba Network przy przeprowadzaniu transakcji z Unilever:

• Przewodnik „szybki start” • Przewodnik po rejestracji • Przewodnik po konfiguracji konta (wersja EMEA/APAC, wersja NAMER) • Przewodnik po fakturach (wersja EMEA/APAC, wersja NAMER) • Przewodnik po programie członkowskim dostawcy (SMP)











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Preguntas más Frecuentes Ariba Network 01/1301/13

Download FAQView FAQ

https://www.unilever.com/Images/spanish-standard-faqs-ariba-network-reviewed_tcm244-484260_en.pdf










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01/1302/13

Contenido ¿Qué es la Red Ariba? ..................................................................................................................................... 4

Soy nuevo en Ariba y ¿cómo registrarse en la Red Ariba? ........................................................................................... 4

¿Cuál es la expectativa de Unilever por parte de los proveedores con respecto a la Facturación electrónica obligatoria?............. 4

¿Existe alguna forma alternativa para la presentación de facturas que no sea la Facturación electrónica?............................... 5

¿Cuál es la última fecha límite para registrarse en la Red Ariba? ................................................................................. 5

¿Quién puede usar el servicio? .......................................................................................................................... 5

¿Cómo funciona?........................................................................................................................................... 5

¿Cómo empiezo? .......................................................................................................................................... 5

¿Qué sucede si ya estoy suscrito a la Red Ariba?...................................................................................................... 5

¿Es la facturación a través de la Red Ariba un requisito para realizar negocios con UNILEVER?.............................................. 6

¿Cuáles son los beneficios de usar la Red Ariba? ..................................................................................................... 6

¿Preciso instalar hardware o software adicional?..................................................................................................... 6

¿Precisaré usar este servicio si se le paga a mi cuenta a tiempo en la actualidad?............................................................. 6

¿Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? ..................................................................... 6

¿Qué sucede si continúo enviando facturas en papel?............................................................................................... 6

¿Qué opciones de facturación electrónica ofrece Ariba a los proveedores que usan su red?.................................................. 7

¿Cómo integrar mi ERP con la Red Ariba?.............................................................................................................. 7

¿Podemos adjuntar documentos de respaldo en Ariba cuando presentamos las facturas? ¿Y cómo?......................................... 8

¿Cuáles son los costos asociados con el registro en la Red Ariba? ................................................................................. 8

¿Abonará Unilever las tarifas? .......................................................................................................................... 9











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01/1303/13

Contenido ¿Aplica el requisito de facturación electrónico a todas las entidades de UNILEVER? .......................................................... 9

¿Incluyen el Contrato y los Términos y condiciones de la PO (Orden de compra) la facturación electrónica?............................ 10

¿A quién puedo contactar en UNILEVER?.............................................................................................................. 10

Ya envié algunos datos de facturación directamente a otros clientes: ¿puedo enviar Facturas EDI/XML directamente a Unilever?... 10

Ya tengo la aplicación para realizar facturas disponible para mis clientes a través de Internet, les permite ver una

imagen de una factura en la Web. ¿Puedo usar esta aplicación en vez de la Red Ariba? ..................................................... 10

¿Realizará Unilever pagos utilizando la Red Ariba?.................................................................................................. 10

¿Cómo se maneja el cambio del papel a la Facturación electrónica?............................................................................ 10

¿Puedo enviar facturas electrónicas usando la Red Ariba a todos mis clientes?................................................................. 11

¿Puedo enviar transacciones a más de un cliente en un archivo?.................................................................................. 11

Mi organización planifica cambiar su software de facturación pronto: ¿debería esperar antes desuscribirme?........................... 11

¿Puedo contactar al equipo de soporte de la Red Ariba?............................................................................................ 11

¿Existe más información disponible sobre el servicio de la Red Ariba?........................................................................... 12

¿Tiene la Red Ariba algún tutorial en video para entender el proceso? ......................................................................... 12

¿Dónde puedo encontrar materiales de educación del proveedor en específico de Unilever sobre la Red Ariba? ........................ 13











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¿Qué es la Red Ariba? La Red Ariba es una red de facturación electrónica global. Dado que somos la comunidad comercial más grande del mundo, la Red Ariba conecta las organizaciones globales líderes con sus socios comerciales y proporciona una plataforma para todas las necesidades de cooperación comercia. Brinda soporte desde el

descubrimiento del socio comercial y la contratación electrónica a la facturación electrónica y la gestión de capital de trabajo, permitiendo a los participantes comprar, vender y administrar efectivo de modo rápido y efectivo. La Red Ariba proporciona un retorno de la inversión sin igual, alcance, flexibilidad, y valor tanto a compradores como vendedores, ayudando a que las transacciones del negocio sean tan fáciles como las del consumidor. En el presente, más de 2 millones de empresas - incluyendo más de la mitad de las Global 2000 - utilizan Ariba para optimizar y automatizar sus procesos comerciales cooperativos.

Soy nuevo en Ariba y ¿cómo registrarse en la Red Ariba? La Red Ariba es la red comercial líder con más de un millón de socios comerciales en 190 países que realizan transacciones por más de 450 mil millones de dólares (U $S) al año. Únase a la Red Ariba para realizar transacciones electrónicas con sus clientes y encontrar nuevas oportunidades comerciales.

Próximos pasos • Regístrese en la Red Ariba. Siga las instrucciones en la comunicación de Solicitud de relación comercial de comercio electrónico. • Conéctese con Unilever a través de su cuenta Ariba. Una vez que el registro esté completo, asegúrese de haber aceptado la Solicitud de relación con Unilever

en el área Relaciones del cliente de su cuenta. • Configure su cuenta Ariba. Asegúrese de que su cuenta esté configurada para recibir órdenes de compra y enviar facturas de forma que puedan ser admitidas

por su organización. • Crear una Cuenta de prueba. La creación de una Cuenta de prueba le permitirá familiarizarse con los procesos de Unilever en un entorno de prueba antes de

mudarse al entorno en vivo (Producción). • Revisar los materiales de capacitación. Encontrará debajo los materiales de capacitación de Unilever para asistirlo con las tareas enumeradas debajo. Se lo

invitará a asistir a una capacitación en las próximas semanas si precisa más ayuda con estos procesos.

¿Cuál es la expectativa de Unilever por parte de los proveedores con respecto a la Facturación electrónica obligatoria? Unilever tiene facturación electrónica obligatoria para todos nuestros proveedores que facturan a Univeler Europa, América del Norte y las entidades de la Cadena de proveedores. Esperamos y recomendamos firmemente a todos los proveedores que se registren con la facturación electrónica para mejorar y optimizar el proceso de pago de facturas.











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¿Existe alguna forma alternativa para la presentación de facturas que no sea la Facturación electrónica? No. La Facturación electrónica es la única opción para presentar facturas a Unilever desde el 1 de octubre de 2016

¿Cuál es la última fecha límite para registrarse en la Red Ariba? Dado el beneficio que implica tanto para el proveedor como el cliente, la Facturación electrónica será la ruta de facturación predeterminada y se discontinuará la facturación en papel. Una vez recibido el paquete de comunicación, se esperará que los proveedores de Unilever América del Norte, Europa y de las entidades de la Cadena de suministro estén listos para enviar las facturas electrónicas a partir del 1 de octubre de 2016. Por lo tanto, Unilever le alienta a adoptar esta iniciativa cuanto antes.

¿Quién puede usar el servicio? Los proveedores de Unilever a quienes se les emitan Órdenes de compra abonables. No se contempla el pago de las facturas y honorarios por tarjeta de crédito.

¿Cómo funciona? Una vez que se haya registrado en la Red Ariba, el método para realizar los pedidos cambiará a en línea. Todas las PO (Órdenes de compra) emitidas por Unilever serían enviadas a su cuenta de la Red Ariba. Una vez que reciba la PO (Orden de compra) en su bandeja de entrada (Bandeja de entrada AN), podrá cambiar la PO (Orden de compra) por una Factura y actualizar el número de factura y la fecha e ingresarla en la Red Ariba.

¿Cómo empiezo? Unilever ha creado su cuenta en la Red Ariba de su parte. Después de esta comunicación, la Red Ariba lo contactará para presentar el programa y configurar su cuenta en la Red Ariba. Si no sabe de Ariba o desea acelerar el proceso, envíe un correo electrónico a [email protected] con el nombre de su empresa para que le demos prioridad. Luego de la configuración, recibirá un correo electrónico indicando que "Está listo para realizar transacciones" de Ariba en el cual se le indica que puede comenzar a facturarle a Unilever.

¿Qué sucede si ya estoy suscrito a la Red Ariba? Si ya tiene una cuenta con Ariba, inicie sesión con sus credenciales, y registre un ticket de soporte solicitando que Unilever sea añadido como un comprador nuevo a su cuenta. Luego Ariba actualizará la cuenta para permitir la facturación después de la verificación de Unilever.












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¿Es la facturación a través de la Red Ariba un requisito para realizar negocios con UNILEVER? UNILEVER está eliminando el proceso de facturación en papel para aprovechar los beneficios que proporciona la facturación electrónica para nuestro negocio y para nuestros proveedores.

¿Cuáles son los beneficios de usar la Red Ariba? • Entrega de facturas de modo seguro y garantizado: no habrá más facturas perdidas • Usted puede comprobar el estado de su factura en línea: desde la entrega hasta el pago • Tiempo de procesamiento reducido: recibimos sus facturas más rápido lo que significa que podremos abonarle a tiempo • Validación de la factura instantánea: menos retrasos debido a falta de información • Tecnología de formateo de datos de cualquier tipo a cualquier tipo: sin software o hardware adicional • Una mayor transparencia de procesamiento y un mejor manejo del flujo de efectivo debido a un acceso y presentación de informes 24 horas al día, los 7 días

de la semana • Cumple con la normativa sobre el IVA: indistintamente de desde dónde se envían o reciben las facturas • Fácil y eficiente desde el punto de vista del costo: envíe facturas en cualquier momento

¿Preciso instalar hardware o software adicional? La Red Ariba tiene una base sólida, por lo que todo lo que requiere para acceder a la plataforma de Facturación electrónica es un navegador y acceso a Internet.

¿Precisaré usar este servicio si se le paga a mi cuenta a tiempo en la actualidad? Su uso de la Red Ariba garantizará que continuemos pagándole a tiempo. Además, recibirá la notificación cuando su factura haya sido recibida por nosotros con el estado de su factura.

¿Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? Todo lo que precisa es una conexión a Internet y un navegador de Internet estándar.

¿Qué sucede si continúo enviando facturas en papel? Unilever no aceptará más facturas en papel a partir del 1 de octubre de 2016

Una vez que comience a enviar facturas a través de la Red Ariba, deberá dejar de enviar copias en papel.











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¿Qué opciones de facturación electrónica ofrece Ariba a los proveedores que usan su red? Cambio de PO (Orden de compra): El cambio de PO (Orden de compra) ha sido diseñado para las empresas que reciben las PO a través de Ariba y usted puede cambiar la PO en una factura actualizando algunos detalles en la red Ariba. El Portal o Red ofrece una conexión segura y garantiza la entrega de la factura a los

clientes en horas. Solución integrada: La Solución integrada proporciona un proceso totalmente automatizado donde los datos de la factura se extraen directamente del sistema de facturación de los proveedores y se entregan directamente a los sistemas financieros del cliente. Solución CSV: La solución CSV le permite al proveedor cargar facturas múltiples a través de archivos delimitados por coma. Se usa generalmente cuando grandes proveedores no tienen los medios inmediatos para implementar una solución integrada

¿Cómo integrar mi ERP con la Red Ariba? La Red Ariba ofrece la posibilidad de integración con su sistema ERP integral para el intercambio automático de documentos electrónicos. Para obtener más información, revise las guías debajo.

Especificaciones técnicas, documentación y ejemplos: • Guía de inicio rápido de integración • Cuestionario de integración • Lineamientos para transacción cXML NAMER • Lineamientos para la transacción EDIFACT NAMER • Guía para subir facturas CSV NAMER

Vaya a http://xml.cxml.org/current/cXMLUsersGuide.pdf para encontrar la Guía del usuario cXML.

La Guía para la solución cXML de Ariba puede encontrarse en la sección de Documentación del producto en Ayuda en la cuenta de su Proveedor.

Prueba de integración

Deberán evaluarse todas las transacciones de los proveedores en la Red Ariba utilizando uno de los siguientes métodos de integración con Unilever: • Transacciones cXML • Transacciones EDI

Encuentre más sobre la creación de la cuenta de prueba en la Guía de configuración de la cuenta.












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¿Podemos adjuntar documentos de respaldo en Ariba cuando presentamos las facturas? ¿Y cómo? Los requisitos para la certificación de la factura son determinados por el oficial certificante local. En algunos casos, se requerirá que la factura sea acompañada por documentación de respaldo. Esto puede ser proporcionado creando un archivo electrónico utilizando las unidades de impresión en la computadora o escaneado del

papel. Una vez cargada, la factura se ingresa en Ariba, la documentación de respaldo se adjunta de modo permanente a la factura electrónica y se envía al oficial certificante de Unilever.

¿Cuáles son los costos asociados con el registro en la Red Ariba? El Programa de suscripción del proveedor de Ariba (SMP) ayuda al proveedor a maximizar los beneficios que el negocio recibe combinando la funcionalidad de valor agregado y servicios a la medida del nivel de participación del proveedor en la Red Ariba.

Existen dos componentes del Programa de suscripción del proveedor: la Suscripción al servicio de transacciones de la red y las suscripciones del paquete.

Los proveedores que son nuevos en la Red Ariba, generalmente comienzan las transacciones de modo gratuito, aunque en base al volumen de transacciones que realicen - con Unilever, al igual que con otros compradores en la Red - pueden existir tarifas eventualmente asociadas con su uso. Estas tarifas serán abonadas por y pagaderas a Ariba.

Con niveles de suscripción más altos, se expanden las características y beneficios, para ayudar a que su programa de comercio electrónico tenga más ventas, cooperación, automatización y una diferenciación competitiva, utilizando:

• funcionalidad de valor agregado • herramientas y capacitación de administración comercial • catálogo y soluciones de conectividad • soporte técnico • recursos para la gestión del proyecto

Existen dos componentes del Programa de membresía del proveedor: las Tarifas de transacción de la red y las Tarifas de suscripción











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Para obtener más información acerca del programa de Suscripción del proveedor de Ariba y los precios regionales, visite el sitio web del Programa de membresía del proveedor,o consulte esta hoja de datos.

¿Abonará Unilever las tarifas? Unilever no abona tarifas de parte de proveedores. Los estudios de evaluación comparativa han demostrado que el cambio a la Facturación electrónica ofrece costos competitivos para la administración de las facturas. La Red Ariba lo asistirá con la selección de la opción de costo más efectiva para su negocio en base al tamaño, complejidad y volumen y frecuencia esperados de las facturas.

¿Aplica el requisito de facturación electrónico a todas las entidades de UNILEVER? La facturación electrónica aplica a todos los países en Europa (excluyendo a Grecia), América del Norte (EE. UU. y Canadá) y la Cadena de suministro (UASCC y USCC).











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¿Incluyen el Contrato y los Términos y condiciones de la PO (Orden de compra) la facturación electrónica? Sí, todos los contratos del proveedor y los Términos y condiciones de la Orden de compra serán enmendados para enviar solamente las facturas electrónicas a partir del 1 de octubre de 2016

¿A quién puedo contactar en UNILEVER? La implementación de la facturación electrónica será administrada de parte de UNILEVER por la Red Ariba. En primera instancia, usted debe contactar a la Red Ariba para conversar acerca de sus dudas sobre la Solución integrada. Si la Red Ariba no puede solucionar sus dudas, entonces puede contactar al equipo del programa de Facturación electrónica de Unilever: [email protected]

Ya envié algunos datos de facturación directamente a otros clientes: ¿puedo enviar Facturas EDI/XML directamente a Unilever? No. EDI y XML son solamente formatos de datos en lo que respecta a Ariba. Por lo tanto, usted puede usar este formato preferido para entregar los datos a Ariba. Unilever no puede aceptar facturas electrónicas directamente del proveedor (aún si fuesen proveedores que ya han intercambiado información de otros programas de integración del proveedor como e4US).

Ya tengo la aplicación para realizar facturas disponible para mis clientes a través de Internet, les permite ver una imagen de una factura en la Web. ¿Puedo usar esta aplicación en vez de la Red Ariba? No. La red Ariba garantiza que todos los datos que usted envía puedan subirse al Sistema de procesamiento de pagos de Unilever (DCIW) y cuando corresponda pueden hacerse coincidir con un registro de recibo de mercaderías. Ofrecerle a Unilever una imagen de la factura o una opción de descarga de datos en un formato fijo no cumple con este requisito.

¿Realizará Unilever pagos utilizando la Red Ariba? La Red Ariba no es una plataforma de pago. Unilever continuará usando su proceso de pago actual.

¿Cómo se maneja el cambio del papel a la Facturación electrónica? Una vez que configura y está listo para realizar transacciones a través de la red, la Red Ariba le enviará un alerta para notificarle que está listo para presentar las facturas a nuestro departamento de cuentas.












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¿Puedo enviar facturas electrónicas usando la Red Ariba a todos mis clientes? La Red Ariba le permite enviar facturas electrónicas a cualquier otro cliente que está usando la red una vez que se haya registrado

¿Puedo enviar transacciones a más de un cliente en un archivo? Para la Solución integrada/Solución CSV, la Red Ariba puede aceptar archivos de datos en cualquier formato para tantos clientes como sean necesarios. La Red Ariba estará de acuerdo con usted sobre cómo se identifica cada cliente en su archivo de datos y entregará después cada transacción a su cliente correcto.

Mi organización planifica cambiar su software de facturación pronto: ¿debería esperar antes de suscribirme? La Red Ariba acepta cualquier formato de datos entrantes por lo que debe unirse a la red en cuanto pueda y enviar sus facturas ahora para asegurarse que sus pagos no se interrumpan. Puede simplemente informar a Ariba acerca de los cambios cuando esté listo para usar el software. Realizarán los cambios necesarios sin interrumpir la entrega de las facturas.

¿Puedo contactar al equipo de soporte de la Red Ariba? Sí, encontrará debajo los modos de contactar al equipo de soporte de Ariba.

Soporte con el registro o la configuración Contante al equipo de facilitación de Ariba para el proveedor si tiene alguna pregunta con respecto al registro, configuración, tarifas, catálogos o preguntas en general sobre la Red Ariba. ✓ ProveedoresdeEMEAyAsia:[email protected]

✓ ︎ ProveedoresdeAméricadelNorte:[email protected]

Soporte después de la entrada en funcionamiento (para proveedores de transacciones) • Vaya a http://supplier.ariba.com o conéctese a su cuenta. • Haga clic en el enlace de Centro de ayuda en la esquina superior derecha. • Busque cualquier tema sobre el que le gustaría saber más, o haga clic en Soporte • Haga clic en Obtenga ayuda por teléfono y complete el formulario para acceder al número de teléfono de la mesa de ayuda.












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Recuperación del nombre de usuario y contraseña Vaya a http://supplier.ariba.com y haga clic en el enlace Olvidé mi nombre de usuario y Olvidé mi contraseña en la sección inicio de sesión. Ariba enviará un correo electrónico a la dirección de correo electrónico en la Red Ariba una vez presentada la solicitud de recuperación de Nombre de usuario/Contraseña, para la protección de la información de su empresa.

o Contacto al soporte EDI/cXML Si está realizando transacciones de PO (Órdenes de compra) a Unilever a través de EDI o cXML, puede obtener asistencia directa de Ariba. Envíe un correo electrónico al equipo técnico de Ariba a [email protected]. Ariba responderá a su correo electrónico de modo directo. Asegúrese de que el campo Asunto del correo electrónico haga referencia a Unilever.

¿Existe más información disponible sobre el servicio de la Red Ariba? Sí, visite: • Términos de uso de la Red Ariba • Política de datos • Divulgación de seguridad • Avisos legales

¿Tiene la Red Ariba algún tutorial en video para entender el proceso? Sí, consulte los enlaces a los videos debajo.

• Videos de facilitación de la capacitación Creación y configuración de su cuenta del proveedor Transacciones en la Red Ariba

• Introducción a la Consola de cooperación del vendedor • Creación de una factura en base a una PO (Orden de compra) (Introducción) • Creación de una factura (Temas avanzados)












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¿Dónde puedo encontrar materiales de educación del proveedor en específico de Unilever sobre la Red Ariba? Los siguientes manuales contienen instrucciones obligatorias, al igual que consejos con respecto a la gestión de su cuenta en la Red Ariba cuando realiza transacciones con Unilever:

• Guía de inicio rápido • Guía de registro • Guía de configuración de la cuenta (Versión EMEA/APAC, Versión NAMER) • Guía de facturación (Versión EMEA/APAC , Versión NAMER) • Guía SMP










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E-INVOICING

Frequently Asked Questions Tungsten Network 01/1301/1301/11


https://www.unilever.com/Images/faq_tungsten-network_29june_tcm244-483951_en.pdf









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01/1301/1302/11

Contents Who is Tungsten Network?................................................................................................................................ 4 What is Unilever’s expectation from the supplier regarding mandate e-Invoicing? ............................................................ 4 Is there any alternate way of submitting invoices other than E-Invoicing? ...................................................................... 4 What is the last date or deadline to get registered on Tungsten network? ...................................................................... 4 Who can use the service? ................................................................................................................................ 4

How does it work?......................................................................................................................................... 4 How do I get started?..................................................................................................................................... 4 What if I already subscribe to the Tungsten network? .............................................................................................. 5 Is invoicing via Tungsten Network a requirement for doing business with UNILEVER? ......................................................... 5 What are the benefits of using Tungsten Network? ................................................................................................. 5 Do I need to install additional hardware or software?.............................................................................................. 5 Will I need to use this service if my account is currently paid on time? ........................................................................ 5 What if I don’t have a system capable of creating electronic invoices?......................................................................... 5 What happens if I continue to send paper invoices? ............................................................................................... 6 What e-invoicing options does Tungsten offer to suppliers using their network? .............................................................. 6

Can we attach supporting documents on Tungsten while submitting invocies? And How?.................................................... 6 What costs are associated with enrolling on Tungsten Network? ................................................................................ 6 What does the membership fee for the Integrated Solution cover?.............................................................................. 7 Will Unilever pay the fees? ............................................................................................................................. 7 Do I need to sign an agreement with Tungsten Network? .......................................................................................... 7 Does this electronic invoicing requirement apply across all of UNILEVER entities?............................................................ 7










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01/1301/1303/11

Contents Does Contract and PO T&C include mandate e-invoicing?........................................................................................... 7 Whom can I contact within UNILEVER?.................................................................................................................. 7 What if I don’t have a system capable of creating electronic invoices?........................................................................... 7 I already send some invoice data directly to other customers; can I send EDI/XML Invoices directly to Unilever? ........................ 8 I already have the facility to make invoices available to my customers via the Internet - allowing them to view an image of an invoice on the web. Can I use this facility instead of Tungsten Network? ......................................................... 8

Will Unilever make payments using Tungsten Network?.............................................................................................. 8 How is the switch from paper to E-Invoicing managed? ............................................................................................. 8 Can I send electronic invoices using Tungsten Network to all of my customers? ................................................................ 8










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01/1301/1304/11

Who is Tungsten Network? Tungsten Network is a global electronic invoicing network. Tungsten Network’s E-Invoicing platform enables suppliers to send invoice data directly from their accounting systems in any format to customers who are enrolled on the Tungsten Network.

What is Unilever’s expectation from the supplier regarding mandate e-Invoicing? Unilever has mandated e-invoicing for all our suppliers billing to Unilever Europe, North America and Supply Chain entities. We expect and strongly recommend all suppliers to sign-up for e-invoicing to improve and optimize the invoice payment process.

Is there any alternate way of submitting invoices other than E-Invoicing? No, E-Invoicing is the only option to submit invoices to Unilever from 1st Oct 2016. Refer Appendix A for the list of countries to adhere to e-invoicing.

What is the last date or deadline to get registered on Tungsten network? Given the benefit to both supplier and customer, e-Invoicing will be the default invoicing route and the handling of paper invoices will be phased out. Upon receipt of the communication pack, suppliers for Unilever North America, Europe and Supply Chain entities will be expected to be ready to send electronic invoices by 01st Oct 2016. Unilever would therefore encourage you to adopt this initiative early.

Who can use the service? Unilever vendors who are issued Purchase Orders payable. Fee based and invoices paid by credit card are not in scope.

How does it work? Tungsten receives invoice data from you through the Internet and verifies certain data fields on behalf of the Unilever key to AP routing and approval, and sends a confirmation report to a contact (or group email) of your choosing. Tungsten will then create an invoice PDF from that data and have the data and PDF image delivered into the Unilever accounts payable system. The certifying official at the station can then have the data and image available for certification. This process typically takes no longer than 30 minutes.

How do I get started? Your account has been created on your behalf by the Unilever with Tungsten. Subsequent to this communication, Tungsten will be contacting you to introduce the program and set you up on the Tungsten network. If you do not hear from Tungsten or would want to expedite the process, please email [email protected] with the name of your company for priority. After setup, you will then receive a “Ready to Transact” email from Tungsten at which point you can begin invoicing the Unilever.










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01/1301/1305/11

What if I already subscribe to the Tungsten network? If you already have an account with Tungsten, please log on with your credentials, and log a support ticket requesting the Unilever be added as a new buyer to your account. Tungsten will then update the account to allow invoicing after verification by the Unilever.

Is invoicing via Tungsten Network a requirement for doing business with UNILEVER? UNILEVER is actively phasing out the processing of paper invoices to take advantage of the benefits that electronic invoicing provides to our business and our suppliers.

What are the benefits of using Tungsten Network? • Secure and guaranteed invoice delivery - no more lost invoices • You can check the status of your invoice online - from delivery through to payment • Reduced processing time - we receive your invoices faster which means you are able to pay you on time • Instant invoice validation - Fewer delays due to missing information • Any-to-any data formatting technology - no additional software or hardware • Higher processing transparency and better cash flow management due to 24/7 access and reporting • VAT compliant - regardless of where invoices are sent from or received • Easy and cost efficient - send invoices at any time

Do I need to install additional hardware or software? Tungsten Network is web-based; therefore all you require to access the E-Invoicing platform is a browser and internet access.

Will I need to use this service if my account is currently paid on time? Your use of Tungsten Network will ensure that we continue to pay you on time. In addition, you will receive notification when your invoice has been received by us along with the status of your invoice.

What if I don’t have a system capable of creating electronic invoices? All you need is an Internet connection and standard Internet browser.










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What happens if I continue to send paper invoices? Unilever will not accept any more paper invoices from 01st of Oct 2016 Once you start sending invoices through Tungsten Network you will need to discontinue sending paper copies.

What e-invoicing options does Tungsten offer to suppliers using their network? Tungsten Network offers flexible electronic options for submitting e-invoices that accommodate a variety of supplier sizes, systems, and processing needs. In addition, suppliers do not need to install any hardware or software or change the way their systems are configured. There are two primary methods/options for sending invoices and credit notes through the Tungsten network: the Integrated Solution and the Web Form:

Integrated Solution: This option is the best fit for suppliers submitting a high volume of invoices and it allows them to send a billing (invoice or credit note) data file from their financial system directly to Tungsten. Web Form: This option is the best fit for suppliers submitting a low volume of invoices and it allows them to create their billing invoices and/or credit notes directly in the on-line Tungsten portal and submit them electronically to their customers.

Can we attach supporting documents on Tungsten while submitting invoices? And How? The requirements for certifying the invoice are determined by the local certifying official. In some cases, supporting documentation will be required to accompany the invoice.. This can be provided by creating an electronic file either by using print drivers on your computer or scanning the paper. Currently supported files are limited to TIF (or TIFF) files, however in the future the Unilever will support PDF files generated by any number of free PDF print drivers available on the web, or as a direct output from a scanner. Once uploaded at the time the invoice is entered into Tungsten, the supporting documentation is permanently attached to the electronic invoice and sent to the Unilever certifying official.

What costs are associated with enrolling on Tungsten Network? Tungsten Network offers two types of invoice delivery; an integrated solution and a web form solution.

The Integrated Solution enables suppliers to send their invoice data in any format directly to our accounting system. This integrates your current billing system into Tungsten’s E-Invoicing network so that data is transferred without manual intervention; this solution has an annual membership fee plus a transaction fee if you exceed the number of free invoices which this solution offers.

The Web Form solution allows you to manually enter data into Tungsten Network’s secure online form. If you choose to use the web form solution you are not required to pay a set-up or joining fee to start using this service. You will receive 52 free transactions per annum; if your invoicing requirement exceeds the free transactions, you will be able to purchase more. Please refer Tungsten Network pricing link:http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf










http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf

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01/1301/1307/11

What does the membership fee for the Integrated Solution cover? The membership fee covers the cost to Tungsten Network for setting you up on their network and the general costs of maintaining the network. The membership fee is an annual cost regardless of the number of customers that you invoice via the network.

Will Unilever pay the fees? Unilever doesn’t pay any fees on behalf of suppliers. Benchmarking studies have shown that the switch to E-Invoicing offers competitive costs for invoice administration. Tungsten Network will assist you to select the most cost effective option for your business based on size, complexity and the volume and frequency of invoices expected.

Do I need to sign an agreement with Tungsten Network? If you select the Integrated Solution you will sign a supplier specific agreement with Tungsten Network. If you choose the Web Form solution you will be required to accept Tungsten Network’s standard terms and conditions.

Does this electronic invoicing requirement apply across all of UNILEVER entities? Electronic invoicing applies to all counties in Europe (Excluding Greece), North America (US and Canada) and Supply Chain (UASCC and USCC).

Does Contract and PO T&C include mandate e-invoicing? Yes, all supplier contracts and PO T&C‘s would be amended to send only electronic invoices from 1st of Oct 2016

Whom can I contact within UNILEVER? The implementation of E-Invoicing will be managed on behalf of UNILEVER by Tungsten Network. In the first instance you should contact Tungsten Network to discuss your queries for the Integrated Solution; if Tungsten Network is unable to solve your queries then you can contact Unilever E-Invoicing program team: [email protected]

What if I don’t have a system capable of creating electronic invoices? If you print invoices generated by any invoicing system, you can send invoice data files to Tungsten Network using the Integrated Solution. If you raise invoices manually (Word, Excel etc.) you can access Tungsten’s E-Invoicing platform via the secure web site and create invoices online using the Web Form. No software installation is required; all you need is an internet connection and standard browser.











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01/1301/1308/11

I already send some invoice data directly to other customers; can I send EDI/XML Invoices directly to Unilever? No, EDI and XML are just data formats as far as Tungsten is concerned; therefore you can use this preferred format to deliver the data to Tungsten. Unilever cannot take any electronic invoices directly from suppliers (even if these suppliers are already exchanging information for other supplier integration programmes like e4US).

I already have the facility to make invoices available to my customers via the Internet - allowing them to view an image of an invoice on the web. Can I use this facility instead of Tungsten Network? No, the Tungsten network ensures that the data that you send can be uploaded into the Unilever payment processing system (DCIW) and where applicable can then be matched to a goods receipt record. Offering Unilever an image of the invoice or an option to download the data in a fixed format does not meet this requirement.

Will Unilever make payments using Tungsten Network? Tungsten Network is not a payment platform. Unilever will continue to use their current payment process.

How is the switch from paper to E-Invoicing managed? Once you are set-up and ready to transact via the network, Tungsten Network will send you an alert to notify you that you are ready to submit invoices to our accounts department.

Can I send electronic invoices using Tungsten Network to all of my customers? Tungsten Network allows you to send electronic invoices to any other customers that are using the network once you have enrolled.

Can I send transactions for more than one customer in one file? For the Integrated Solution, Tungsten Network can accept data files in any format covering as many customers as you require. Tungsten Network will agree with you how each customer is identified in your data file and will then deliver each transaction to the correct customer.

What contract duration will be offered and what happens if you stop supplying Unilever in that time? Tungsten Network will offer a standard contract for 3 years. You may also request shorter contract duration of 1 year. In the event that your business relationship with Unilever ends, then you may cancel your Tungsten Network contract at any point. Once you stop transacting, no further transaction fees will be charged and no further membership fees will be charged from the point of cancellation.










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My organization is planning to change its invoicing software soon, should I wait before subscribing? Tungsten Network accepts any incoming data format therefore you should join the network as soon as possible and send your invoices now to ensure your payments are not interrupted. You can simply advise Tungsten of the changes when you are ready to use your new software. They will make the necessary changes without interruption of invoice delivery.

Can Tungsten Network work with non-English speaking technical staff? If you require language assistance to get your account set up please call +44(0)8701657420/7430 and ask for assistance in the following languages; French, German, Dutch and Spanish. Tungsten Network also has local client services numbers for the following countries: France 0170708100 Germany 069222220290 Netherlands 0207121385 Spain 0914141472 Ireland 012477709 Sweden 0850578418 Finland 800118871 Denmark 080885818

If I currently submit consignment invoices, will I still be able to do this electronically via Tungsten Network? Yes, as long as the standard European Unilever consignment process is followed. Please ask the Tungsten Network implementation manager or support desk for specific details.

If I currently use self-billing as part of my business process for invoicing Unilever, will I still be able to do this electronically via Tungsten Network? No, self billing is not yet supported in the Unilever Tungsten Network setup.

When and how do I pay the membership fee? Integrated Solution: Payment of the initial annual subscription fee for Integrated Solution is due upon contract signing. Tungsten will not commence Supplier implementation until credit card, ACH or other payment is confirmed. The annual charge(s) includes set-up, mapping, maintenance and support for the service covered. Prices are subject to change with 30 days prior written notice. All fees are exclusive of taxes, which are the sole responsibility of the Integrated Supplier.










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Web Form: Upon completion of the Web Form registration, each supplier’s account will be credited with an initial 52 transactions at no charge. These 52 transactions will be renewed after 12 months from the date of registration, unless they are completely used and additional transactions are needed within the 12 month period. At that time, a batch of 25 will be the minimum quantity you can purchase

Is there further information available on the Tungsten Network service? Yes, please visit http://www.tungsten-network.com/unilever/

Does Tungsten Network have any tutorial videos to understand the process? Yes, please refer the below video links.

How to register for the Tungsten Network portal? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718

How to connect with Unilever? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077

How to create an Invoice and Credit Note? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366

How to open a support ticket and track its progress? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671

How to view the status of invoices on Tungsten Portal? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961










http://www.tungsten-network.com/unilever/

http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718





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Appendix – A – List of Countries










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E-INVOICING

Veelgestelde vragen Tungsten Network 01/1301/1301/11


https://www.unilever.com/Images/dutch-standard-faqs-tungsten-network_tcm244-484251_en.pdf









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Inhoud

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Wat is Tungsten Netwerk? ................................................................................................................................4 Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren?..........................................4 Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren?...................................4 Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Tungsten Netwerk?..........................................................4 Wie kan gebruikmaken van de dienst?..................................................................................................................4

Hoe werkt het?.............................................................................................................................................4 Hoe kan ik starten? .......................................................................................................................................5 Wat er als ik al ingeschreven ben op het Tungsten Netwerk?.......................................................................................5 Is factureren via Tungsten Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER? ..........................................................5 Wat zijn de voordelen van Tungsten Netwerk?........................................................................................................5 Moet ik extra hardware of software installeren? .....................................................................................................5 Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald? ...........................................................6 Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? .............................................................6 Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen?............................................................................................6 Welke opties voor elektronisch factureren biedt Tungsten aan leveranciers die gebruikmaken van het netwerk? ........................6

Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Tungsten Netwerk tijdens het indienen van facturen? En hoe? ..................6 Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Tungsten Netwerk?......................................................................7

Wat wordt door het abonnementsgeld van de geïntegreerde oplossing gedekt? ................................................................7 Betaalt Unilever de kosten?..............................................................................................................................7 Moet ik een overeenkomst tekenen met Tungsten Netwerk?........................................................................................7

Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten?.....................................................7










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Inhoud

01/1301/1303/11

Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C?.............................................................................8 Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER? .................................................................................................8 Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? .............................................................8 Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XML- facturen direct naar Unilever sturen?......................................................................................................................................8

Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken in plaats van Tungsten Netwerk? .................8 Verricht Unilever betalingen via Tungsten Netwerk?.................................................................................................8 Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd? .....................................................................9 Kan ik elektronische facturen versturen met Tungsten Netwerk naar al mijn klanten? .......................................................9










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01/1301/1304/11

Wat is Tungsten Netwerk? Tungsten Netwerk is een internationaal elektronisch factureringsnetwerk. Via het elektronisch factureringssysteem van Tungsten kunnen leveranciers factuurgegevens direct vanaf hun boekhoudsystemen in elke indeling sturen aan klanten die zijn aangemeld bij het Tungsten Netwerk.

Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren? Unilever heeft elektronisch factureren verplicht gesteld voor al onze leveranciers die factureren aan Unilever Europa, Noord-Amerika en Supply Chain-entiteiten. We verwachten en dringen er ten sterkste op aan dat alle leveranciers zich aanmelden voor elektronisch factureren om het betalingsproces van facturen te verbeteren en optimaliseren.

Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren? Nee, u kunt vanaf 1 oktober 2016 alleen nog elektronisch facturen indienen bij Unilever.

Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Tungsten Netwerk? Gezien het voordeel voor zowel de leverancier als de klant, zal elektronisch factureren de standaard worden en wordt de verwerking van papieren facturen afgebouwd. Na ontvangst van het communicatiepakket wordt van leveranciers van Unilever Noord-Amerika, Europa en de Supply Chain-entiteiten verwacht dat zij klaar zijn om elektronisch te factureren vanaf 1 oktober 2016. Unilever zou u dan ook willen aanmoedigen om dit initiatief zo vroeg mogelijk te initiëren.

Wie kan gebruikmaken van de dienst? Unilever-leveranciers aan wie inkooporders worden verstrekt. Vergoeding op basis van honoraria en facturen betaald met een creditcard vallen buiten het toepassingsgebied.

Hoe werkt het? Tungsten ontvangt factuurgegevens van u via internet en verifieert bepaalde gegevensvelden namens Unilever die belangrijk zijn voor AP-routing en goedkeuring, en stuurt een bevestigingsrapport naar een contactpersoon (of groepsmail) van uw keuze. Tungsten maakt dan een factuur-PDF van deze gegevens en levert de gegevens en de PDF-afbeelding aan het Unilever-crediteurensysteem. De certificerende ambtenaar op de post heeft dan de gegevens en afbeeldingen beschikbaar voor certificering. Dit proces duurt meestal niet langer dan 30 minuten.










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01/1301/1305/11

Hoe kan ik starten? Uw account is uit uw naam gemaakt door Unilever op het Tungsten Netwerk. Hierna neemt Tungsten contact met u op om u kennis te laten maken met het programma en uw setup voor Tungsten Netwerk te regelen. Als u niets hoort van Tungsten of als u het proces wilt versnellen, stuurt u een e-mail naar [email protected] met de naam van uw bedrijf om het proces te versnellen. Na de setup ontvangt u een ‘klaar voor transactie’- mail van Tungsten, waarna u kunt beginnen met het factureren van Unilever.

Wat er als ik al ingeschreven ben op het Tungsten Netwerk? Als u al een account bij Tungsten hebt, kunt u zich aanmelden met uw gegevens en een ticket indienen waarin u Unilever vraagt om u toe te voegen als nieuwe koper aan uw account. Tungsten werkt uw account vervolgens bij om factureren na verificatie door Unilever toe te staan.

Is factureren via Tungsten Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER? UNILEVER is actief bezig om de verwerking van papieren facturen uit te bannen, om zo te profiteren van de voordelen van elektronisch factureren voor ons bedrijf en onze leveranciers.

Wat zijn de voordelen van Tungsten Netwerk? • Veilige en gegarandeerde factuurlevering- nooit meer zoekgeraakte facturen • U kunt de status van uw factuur online controleren - van levering tot betaling • Kortere verwerkingstijd - wij ontvangen uw facturen sneller, wat betekent dat we u op tijd betalen • Onmiddellijke factuurvalidatie - minder vertragingen als gevolg van ontbrekende informatie • Allesomvattende gegevenstechnologie - geen extra software of hardware nodig • Hogere verwerkingstransparantie en beter cash flow management dankzij dag en nacht toegang en rapportering • Btw-naleving - ongeacht waar de facturen vandaan of naartoe worden gestuurd • Eenvoudig en kostenbesparend - stuur facturen wanneer u wilt

Moet ik extra hardware of software installeren? Tungsten Netwerk is webgebaseerde, het enige wat u nodig hebt voor toegang tot het platform voor elektronisch factureren is een browser en internettoegang.











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01/1301/1306/11

Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald? Als u Tungsten Netwerk gebruikt, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Daarnaast ontvangt u een melding wanneer uw factuur door ons is ontvangen, samen met de status van uw factuur.

Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? Alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaard internetbrowser.

Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Unilever zal geen papieren facturen meer accepteren vanaf 1 oktober 2016 Zodra u facturen verstuurt via Tungsten Netwerk, moet u stoppen met het versturen van papieren facturen

Welke opties voor elektronisch factureren biedt Tungsten aan leveranciers die gebruikmaken van het netwerk? Tungsten Netwerk biedt flexibele elektronische opties voor het indienen van facturen, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende groottes van leveranciers, systemen en verwerkingsbehoeften. Daarnaast is het niet nodig dat leveranciers hardware of software installeren of de manier wijzigen waarop hun systeem is geconfigureerd. Er zijn twee voornaamste methoden/opties om factureren en creditnota's te versturen via het Tungsten Netwerk: via de geïntegreerde oplossing en het webformulier:

Geïntegreerde oplossing: Deze optie is het meest geschikt voor leveranciers die een groot aantal facturen indienen en het stelt hen in staat om een bestand met facturatiegegevens (factuur of creditnota) rechtstreeks van hun financieel systeem naar Tungsten te sturen. Webformulier: Deze optie is het meest geschikt voor leveranciers die een laag volume aan facturen indienen en het stelt hen in staat om hun facturen en/of creditnota's direct in het online Tungsten-portaal te maken en elektronisch bij hun klanten in te dienen.

Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Tungsten Netwerk tijdens het indienen van facturen? En hoe? De vereisten voor het certificeren van de factuur worden bepaald door de lokale certificerende ambtenaar. In sommige gevallen is het bijvoegen van ondersteunende documenten bij de factuur verplicht. U kunt dit doen door een elektronisch bestand te maken, hetzij met behulp van printerdrivers op uw computer of door de papieren te scannen. De momenteel ondersteunde bestanden zijn beperkt tot TIF (of TIFF) bestanden, maar in de toekomst ondersteunt Unilever PDF-bestanden, gegenereerd door gratis PDF-printerdrivers die beschikbaar zijn op het web, of als een directe uitvoer van een scanner. Zodra de ondersteunende documenten zijn geüpload samen met de in Tungsten ingevoerde factuur, blijven deze documenten voorgoed bevestigd aan de elektronische factuur en worden ze naar de certificerende ambtenaar van Unilever gestuurd.










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01/1301/1307/11

Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Tungsten Netwerk? Tungsten Netwerk biedt twee soorten factuurlevering; een geïntegreerde oplossing en een webformulieroplossing.

Via de geïntegreerde oplossing kunnen leveranciers hun factuurgegevens in elke indeling rechtstreeks naar ons boekhoudsysteem sturen. Deze integreert uw huidige facturatiesysteem in het netwerk voor elektronisch factureren van Tungsten, zodat gegevens worden overgedragen zonder handmatige tussenkomst; deze oplossing kent jaarlijkse abonnementskosten plus transactiekosten als u het aantal gratis facturen die deze oplossing biedt overschrijdt.

Via de webformulieroplossing kunt u handmatig gegevens invoeren in het beveiligde online formulier van Tungsten Netwerk. Als u ervoor kiest om de webformulieroplossing te gebruiken, bent u niet verplicht om setupkosten of inschrijfgeld te betalen om te beginnen met het gebruik van deze service. U ontvangt 52 gratis transacties per jaar; als u het aantal gratis transacties overschrijdt, kunt u er meer kopen. Raadpleeg de prijslijst van het Tungsten Network via deze koppeling: http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf

Wat wordt door het abonnementsgeld van de geïntegreerde oplossing gedekt? De abonnementskosten dekken de setupkosten voor het Tungsten Netwerk en de algemene kosten voor het onderhoud van het netwerk. De abonnementskosten zijn jaarlijks, ongeacht het aantal klanten dat u factureert via het netwerk.

Betaalt Unilever de kosten? Unilever betaalt geen kosten voor rekening van leveranciers. Benchmarking-onderzoeken hebben aangetoond dat de overstap naar elektronisch factureren competitieve kosten voor de factuuradministratie biedt. Tungsten Netwerk helpt u om de meest kosteneffectieve optie te selecteren voor uw bedrijf gebaseerd op omvang, complexiteit en het volume, en de frequentie van de verwachte facturen.

Moet ik een overeenkomst tekenen met Tungsten Netwerk? Als u de geïntegreerde oplossing kiest, tekent u een leveranciersspecifieke overeenkomst met Tungsten Netwerk. Als u de webformulieroplossing kiest, moet u akkoord gaan met de standaard voorwaarden en bepalingen van Tungsten Netwerk.

Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten? Elektronische facturatie geldt voor alle landen in Europa (met uitzondering van Griekenland), Noord-Amerika (VS en Canada) en Supply Chain (UASCC en USCC).











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01/1301/1308/11

Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C? Ja, alle contracten met leveranciers en PO T&C's moeten worden gewijzigd om alleen elektronische facturen te verzenden vanaf 1 oktober 2016

Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER? De implementatie van elektronisch factureren wordt door Tungsten Netwerk beheerd uit naam van UNILEVER. In eerste instantie moet u contact opnemen met Tungsten Netwerk om uw vragen voor de geïntegreerde oplossing te bespreken; als Tungsten Netwerk uw vragen niet kan beantwoorden, kunt u contact opnemen met het team voor elektronisch factureren van Unilever: [email protected]

Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? Als u facturen afdrukt die worden gegenereerd door een facturatiesysteem, kunt u factuurgegevensbestanden naar het Tungsten Netwerk sturen met behulp van de geïntegreerde oplossing. Als u facturen handmatig (Word, Excel etc.) opmaakt, hebt u toegang tot Tungstens platform voor elektronisch factureren via de beveiligde website en kunt u online facturen maken via het webformulier. Er is geen software-installatie vereist; alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaardbrowser.

Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XML-facturen direct naar Unilever sturen? Nee, EDI en XML zijn alleen maar bestandsindelingen wat Tungsten betreft; u kunt daarom de voorkeursindeling gebruiken om gegevens naar Tungsten te sturen. Unilever kan geen elektronische facturen rechtstreeks van leveranciers aanvaarden (ook als deze leveranciers al informatie voor andere leverancierintegratieprogramma's, zoals e4US, uitwisselen).

Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken in plaats van Tungsten Netwerk? Nee, het Tungsten Netwerk zorgt ervoor dat de gegevens die u verstuurt, kunnen worden geüpload naar het Unilever-betalingsverwerkingssysteem (DCIW), en indien van toepassing kunnen worden gekoppeld aan een ontvangen goederenrecord. Het aanbieden aan Unilever van een afbeelding van de factuur of een optie om de gegevens in een vaste indeling te downloaden, voldoen niet aan deze eis.

Verricht Unilever betalingen via Tungsten Netwerk? Tungsten Netwerk is geen betalingsplatform. Unilever blijft het huidige betalingsproces gebruiken.










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01/1301/1309/11

Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd? Zodra uw setup is voltooid en u klaar bent voor transacties via het netwerk, stuurt Tungsten Netwerk u een bericht om u te melden dat u klaar bent om facturen in te dienen bij onze administratie.

Kan ik elektronische facturen versturen met Tungsten Netwerk naar al mijn klanten? Met Tungsten Netwerk kunt u, zodra u bent aangemeld, elektronische facturen naar alle klanten te sturen die gebruikmaken van het netwerk.

Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden? Voor de geïntegreerde oplossing accepteert Tungsten Netwerk alle bestandsindelingen, met zo veel klanten als u wenst. Tungsten Netwerk spreekt met u af hoe elke klant wordt geïdentificeerd in uw dossier en bezorgt vervolgens elke transactie bij de juiste klant.

Welke contractduur wordt aangeboden en wat gebeurt er als ik stop met leveren aan Unilever in die periode? Tungsten Netwerk biedt standaard een contract voor 3 jaar. U kunt ook om een kortere contractduur van 1 jaar vragen. In het geval dat uw zakelijke relatie met Unilever eindigt, kunt u uw contract met Tungsten Netwerk op elk moment annuleren. Zodra u stopt met uw transacties, zullen geen verdere transactiekosten in rekening worden gebracht en geen verdere abonnementskosten worden gerekend vanaf het moment van annulering.

Mijn organisatie is van plan om de factureringssoftware binnenkort te wijzigen, moet ik wachten voordat ik me abonneer? Tungsten Netwerk accepteert alle inkomende bestandsindelingen. Sluit u daarom zo snel mogelijk aan bij het netwerk en verstuur uw facturen om te voorkomen dat uw betalingen worden onderbroken. U kunt Tungsten op de hoogte brengen van de wijzigingen als u klaar bent om de nieuwe software te gebruiken. Zij zullen de nodige wijzigingen doorvoeren zonder de levering van de facturen te onderbreken.

Kan Tungsten Netwerk samenwerken met technisch personeel dat geen Engels spreekt? Als u taalondersteuning nodig heeft voor de setup van uw account, kunt u bellen met +44 (0) 8701657420/7430 en om hulp vragen in de volgende talen; Frans, Duits, Nederlands en Spaans. Tungsten Netwerk heeft ook lokale klantenservicenummers voor de volgende landen: Frankrijk 0170708100 Duitsland 069222220290 Nederland 0207121385 Spanje 0914141472 Ierland 012477709 Zweden 0850578418 Finland 800118871 Denemarken 080885818










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01/1301/1310/11

Als ik op dit moment consignatiefacturen indien, kan ik dit straks nog steeds doen via Tungsten Netwerk? Ja, zolang het standaard Europese Unilever-consignatieproces wordt gevolgd. Vraag de implementatiemanager van Tungsten Netwerk of de helpdesk naar specifieke details.

Als ik op dit moment gebruikmaak van self-billing als deel van mijn bedrijfsproces voor facturering aan Unilever, kan ik dat straks elektronisch doen via Tungsten Netwerk? Nee, self-billing wordt nog niet ondersteund in de Unilever Tungsten Netwerk setup.

Wanneer en hoe betaal ik de abonnementskosten? Geïntegreerde oplossing: De betaling van het initiële jaarlijkse abonnementsgeld voor de geïntegreerde oplossing is verschuldigd bij de ondertekening van het contract. Tungsten begint pas met de implementatie van de leverancier als de creditcard, ACH of andere betalingsmethode is bevestigd. De jaarlijkse kosten omvatten setup, mapping, onderhoud en dekken de ondersteuning voor de dienst. Prijzen zijn onderhevig aan wijzigingen met 30 dagen voorafgaande schriftelijke kennisgeving. Alle tarieven zijn exclusief belastingen, die de exclusieve verantwoordelijkheid van de geïntegreerde leverancier zijn.

Webformulier: Na voltooiing van de webformulierregistratie krijgt elke leveranciersaccount kosteloos 52 transacties. Deze 52 transacties zullen worden verlengd na 12 maanden vanaf de datum van registratie, tenzij ze volledig worden gebruikt en extra transacties nodig zijn binnen de periode van 12 maanden. Vanaf dat moment is een partij van 25 de minimale hoeveelheid die u kunt kopen

Is er overige informatie beschikbaar over de Tungsten Netwerk-service? Ja, u kunt terecht op http://www.tungsten-network.com/unilever/

Hoe kan ik me registreren voor het Tungsten Netwerk-portaal? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718

Hoe kan ik in verbinding komen met Unilever ? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077













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01/1301/1311/11

Hoe kan ik een factuur en creditnota maken? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366

Hoe kan ik een supportticket openen en de voortgang ervan controleren? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671

Hoe kan ik de status van de facturen op het Tungsten-portaal bekijken? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961













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E-INVOICING

Questions fréquemment posées Tungsten Network 01/1301/1301/11


https://www.unilever.com/Images/french-standard-faqs-tungsten-network-reviewed_tcm244-484253_en.pdf









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01/1301/1302/11

Table des matières Qu’est-ce que Tungsten Network ? .................................................................................................................... 4

Qu'attend Unilever du fournisseur quant au mandat de la facturation électronique ? ....................................................... 4

Existe-t-il d'autres moyens d'envoyer des factures qu'avec la facturation électronique ? ................................................... 4

Quelle est la date limite ou délai pour s'inscrire à Tungsten Network ?......................................................................... 4 Qui peut utiliser le service ? ........................................................................................................................... 4

Comment ça marche ? .................................................................................................................................. 4 Comment puis-je commencer ? ....................................................................................................................... 5

Et si je suis déjà inscrit à Tungsten Network ?...................................................................................................... 5

La facturation via Tungsten Network est-elle une condition pour travailler avec UNILEVER ?.............................................. 5 Quels sont les avantages de Tungsten Network ?................................................................................................... 5

Dois-je installer d'autres logiciels ou matériels ? .................................................................................................. 5

Devrai-je utiliser ce service si mon compte est actuellement payé dans les délais ?........................................................ 6

Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ?............................................................................... 6

Que se passe-t-il si je continue d'envoyer des factures papier ? ................................................................................ 6

Quelles options de facturation électronique Tungsten offre-t-il aux fournisseurs utilisant son réseau ? ................................. 6

Puis-je joindre des justificatifs sur Tungsten lors de l'envoi de factures ? Et comment ? ................................................... 6

Quels sont les frais associés à l'inscription à Tungsten Network ?............................................................................... 7

Que couvrent les frais d'abonnement à la Solution intégrée ? .................................................................................. 7

Unilever payera-t-il les frais ? ........................................................................................................................ 7 Dois-je signer un contrat avec Tungsten Network ?................................................................................................ 7










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01/1301/1303/11

Table des matières Cette obligation de facturation électronique s'applique-t-elle à toutes les entités d'UNILEVER ?......................................... 7

Le T&C de contrat et de PO inclut-il la facturation électronique de mandat ? .............................................................. 8

Qui puis-je contacter chez UNILEVER ?.............................................................................................................. 8

J'ai déjà envoyé des données de facture directement à d'autres clients ; puis-je envoyer des factures EDI/XML

directement à Unilever ? .............................................................................................................................. 8

Je possède déjà l'équipement pour mettre des factures à la disposition de mes clients sur Internet - leur permettant

de voir l'image d'une facture sur le Web. Puis-je utiliser cet équipement au lieu de Tungsten Network ? ............................... 8

Unilever enverra-t-il les paiements via Tungsten Network ? ..................................................................................... 8

Comment le passage de la facturation papier à la facturation électronique sera-t-il géré ?............................................... 9

Puis-je envoyer des factures électroniques en utilisant Tungsten Network à tous mes clients ?........................................... 9










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01/1301/1304/11

Qu’est-ce que Tungsten Network ? Tungsten Network est un réseau de facturation électronique global. La plate-forme de facturation électronique de Tungsten Network permet aux fournisseurs d'envoyer des données de facture directement de leurs systèmes comptables sous n'importe quel format aux clients inscrits sur Tungsten Network.

Qu'attend Unilever du fournisseur quant au mandat de la facturation électronique ? Unilever a une facturation électronique de mandat pour tous ses fournisseurs facturant à des entités Unilever d'Europe, d'Amérique du Nord et de la Chaîne logistique. Nous attendons et recommandons fortement à tous les fournisseurs de s'inscrire à la facturation électronique pour améliorer et optimiser le processus de paiement de facture.

Existe-t-il d'autres moyens d'envoyer des factures qu'avec la facturation électronique ? Non, la facturation électronique est la seule option pour envoyer des factures à Unilever à partir du 1er Octobre 2016

Quelle est la date limite ou délai pour s'inscrire à Tungsten Network ? Offrant des avantages aux fournisseurs et aux clients, la facturation électronique sera le mode de facturation par défaut et le traitement des factures papier n'existera plus. À compter de la réception d'une communication, les fournisseurs des entités Unilever d'Amérique du Nord, d'Europe et de la Chaîne logistique devront être prêts à

envoyer des factures électroniques à partir du 1er Oct 2016. Unilever vous encourage par conséquent à adapter cette initiative le plus tôt possible.

Qui peut utiliser le service ? Les fournisseurs d'Unilever recevant des bons de commande payables. Les frais basés et les factures payées par carte de crédit n'entrent pas dans le cadre du projet.

Comment ça marche ? Tungsten reçoit les données de facture de votre part par Internet et vérifie certains champs de données au nom de la clé d'Unilever pour l'acheminement AP et l'approbation, puis envoie un rapport de confirmation à un contact (ou emails groupés) de votre choix. Tungsten créera ensuite une facture PDF à partir de ces données et enverra les données et l'image PDF au système de comptes créditeurs d'Unilever. Le responsable de la certification à la station disposera des données et de l'image pour la certification. Ce processus prend généralement 30 minutes.










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01/1301/1305/11

Comment puis-je commencer ? Votre compte a été créé à votre nom par Unilever avec Tungsten. Suite à cette communication, Tungsten vous contactera pour vous présenter le programme et vous faire entrer dans le réseau de Tungsten. Si Tungsten ne vous contacte pas ou si vous souhaitez accélérer le processus, veuillez envoyer un email à

[email protected] avec le nom de votre entreprise en priorité. Une fois entré, vous recevrez de Tungsten un email titré « Prêt à faire des transactions » et vous pourrez commencer à facturer Unilever.

Et si je suis déjà inscrit à Tungsten Network ? Si vous avez déjà un compte Tungsten, connectez-vous avec vos identifiants et enregistrez un ticket d'assistance demandant l'ajout d'Unilever en tant que nouvel acheteur à votre compte. Tungsten mettra le compte à jour pour autoriser la facturation après la vérification d’Unilever.

La facturation via Tungsten Network est-elle une condition pour travailler avec UNILEVER ? UNILEVER n'acceptera bientôt plus aucune facture papier pour passer à la facturation électronique et profiter des avantages qu’elle offre à ses entreprises et fournisseurs .

Quels sont les avantages de Tungsten Network ? • Fourniture de facture sécurisée et garantie - plus de factures perdues • Vous pouvez vérifier l'état de votre facture en ligne - de la fourniture au paiement • Temps de traitement réduit - nous recevons vos factures plus rapidement ce qui signifie que nous pourrons vous payer à temps • Validation de facture instantanée - Moins de retard à cause d'informations manquantes • Technologie de formatage de n'importe quelles données vers n'importe quelles données - sans logiciel ou matériel supplémentaire • Une transparence de traitement supérieure et une meilleure gestion du flux de trésorerie grâce à l'accès 24h/24 et 7j/7 et au rapport • Conformité de la TVA- indépendant du pays dans lequel vos factures sont envoyées ou reçues • Facile et rentable - envoi de factures n'importe quand

Dois-je installer d'autres logiciels ou matériels ? Tungsten Network est basé sur Internet, par conséquent tout ce dont vous aurez besoin pour accéder à la plate-forme de facturation électronique sera un navigateur et un accès Internet.










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01/1301/1306/11

Devrais-je utiliser ce service si mon compte est actuellement payé dans les délais ? Votre utilisation de Tungsten Network garantira que nous continuerons de vous payer dans les délais. De plus, vous recevrez une notification lorsque votre facture sera reçue ainsi que l'état de votre facture.

Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ? Vous n'avez besoin que d'une connexion Internet et d'un navigateur Internet standard.

Que se passe-t-il si je continue d'envoyer des factures papier ? Unilever n'acceptera plus les factures papier à partir du 1er Octobre 2016 Dès que vous commencerez à envoyer des factures via Tungsten Network vous devrez cesser d'envoyer des factures papier.

Quelles options de facturation électronique Tungsten offre-t-il aux fournisseurs utilisant son réseau ? Tungsten Network offre des options électroniques flexibles pour l'envoi de factures électroniques acceptant un large éventail de tailles, systèmes et besoins de

traitement de fournisseurs. De plus, les fournisseurs n'ont pas besoin d'installer de matériel ou de logiciel ni de modifier la manière dont leurs systèmes sont configurés. Il existe deux méthodes/options principales d'envoi de factures et de notes de crédit via le réseau de Tungsten : la Solution intégrée et le Formulaire Web :

Solution intégrée : Cette option est la mieux adaptée aux fournisseurs envoyant un volume élevé de factures et elle permet d'envoyer un fichier de données de facturation (facture ou note de crédit) de leur système financier directement à Tungsten. Formulaire Web : Cette option est la mieux adaptée aux fournisseurs envoyant un faible volume de factures et elle leur permet de créer leurs factures et/ou notes de crédit directement sur le portail en ligne de Tungsten et de les envoyer par voie électronique à leurs clients.

Puis-je joindre des justificatifs sur Tungsten lors de l'envoi de factures ? Et comment ? Les exigences relatives à la certification de la facture sont déterminées par le responsable de la certification local. Dans certains cas, un justificatif sera demandé avec la facture. Celui-ci peut être fourni en créant un fichier électronique en utilisant les pilotes d'impression sur votre ordinateur ou en scannant le document. Les fichiers actuellement pris en charge se limitent aux fichiers TIF (ou TIFF), cependant, à l'avenir Unilever acceptera les fichiers PDF générés par n'importe quel nombre de pilotes d'impression PDF gratuits disponibles sur Internet ou en tant que sortie directe d'un scanner. Une fois téléchargée, la facture est entrée dans Tungsten, le justificatif est joint de manière permanente à la facture électronique et envoyé au responsable de la certification d'Unilever.










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01/1301/1307/11

Quels sont les frais associés à l'inscription à Tungsten Network ? Tungsten Network propose deux types de fourniture ; une solution intégrée et une solution de formulaire Web.

La Solution intégrée permet aux fournisseurs d'envoyer leurs données de facture sous n'importe quel format directement à notre système comptable. Celle-ci intègre votre système de facturation au réseau de facturation électronique de Tungsten afin que les données soient transférées sans intervention manuelle ; cette solution

comporte des frais d'abonnement annuel plus des frais de transaction si vous dépassez le nombre de factures gratuites que cette solution offre.

La solution Formulaire Web vous permet d'entrer manuellement des données dans le formulaire sécurisé de Tungsten Network disponible en ligne. Si vous choisissez

d'utiliser la solution de formulaire Web, vous n'êtes pas obligé de payer des frais d'installation ou d'abonnement pour commencer à utiliser ce service. Vous recevrez 52 transactions gratuites par an ; si vos besoins de facturation dépassent les transactions gratuites, vous pourrez en acheter plus. Veuillez suivre le lien sur les tarifs de Tungsten Network suivant : http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf

Que couvrent les frais d'abonnement à la Solution intégrée ? Les frais d'abonnement couvrent le coût de la configuration de votre compte sur le réseau Tungsten Network et les frais généraux de maintenance du réseau. Les frais d'abonnement sont annuels indépendamment du nombre de clients que vous facturez via le réseau.

Unilever payera-t-il les frais ? Unilever ne paie pas les frais au nom des fournisseurs. Des études comparatives ont démontré que le passage à la facturation électronique offrait des coûts compétitifs pour l'administration des factures. Tungsten Network vous aidera à choisir l'option la plus rentable pour votre entreprise selon sa taille, complexité et selon le volume et la fréquence de factures attendues.

Dois-je signer un contrat avec Tungsten Network ? Si vous sélectionnez la Solution intégrée vous signerez un contrat spécifique du fournisseur avec Tungsten Network. Si vous choisissez la solution Formulaire Web vous devrez accepter les termes et conditions indépendantes de Tungsten Network.

Cette obligation de facturation électronique s'applique-t-elle à toutes les entités d'UNILEVER ? La facturation électronique s'applique à tous les pays d'Europe (sauf la Grèce), l'Amérique du Nord (US et Canada) et la Chaîne logistique (UASCC et USCC).











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01/1301/1308/11

Le T&C de contrat et de PO inclut-il la facturation électronique de mandat ? Oui, tous les T&C de contrats et de PO de fournisseur seront modifiés pour n'envoyer que des factures électroniques à partir du 1er Octobre 2016

Qui puis-je contacter chez UNILEVER ? L'implantation de la facturation électronique sera gérée au nom d'UNILEVER par Tungsten Network. Vous devriez en premier lieu contacter Tungsten Network pour poser

vos questions sur la Solution intégrée. Si Tungsten Network n'est pas en mesure de répondre à vos questions, vous pouvez contacter l'équipe du programme de facturation électronique d'Unilever à : [email protected]

Et si mon système ne peut pas créer de factures électroniques ? Si vous imprimez des factures générées par un système de facturation, vous pouvez envoyer les fichiers de données de facture à Tungsten Network en utilisant la Solution intégrée. Si vous créez des factures manuellement (Word, Excel etc.) vous pouvez accéder à la plate-forme de facturation électronique de Tungsten via le site

Web sécurisé et créer des factures en ligne sans utiliser le Formulaire Web. Aucune installation de logiciel n'est nécessaire ; vous n'avez besoin que d'une connexion Internet et d'un navigateur standard.

J'ai déjà envoyé des données de facture directement à d'autres clients ; puis-je envoyer des Factures EDI/XML directement à Unilever ? Non, l'EDI et le XML sont simplement des formats de données pour Tungsten ; vous pouvez donc utiliser ce format préféré pour fournir les données à Tungsten. Unilever ne peut prélever aucune facture électronique directement des fournisseurs (même si ces fournisseurs échangent déjà des informations avec d'autres programmes d'intégration de fournisseur comme e4US).

Je possède déjà l'équipement pour mettre des factures à la disposition de mes clients sur Internet - leur permettant de voir l'image d'une facture sur le Web. Puis-je utiliser cet équipement au lieu de Tungsten Network ? Non, le réseau de Tungsten s'assure que les données que vous envoyez puissent être téléchargées dans le système de traitement des paiements (DCIW) d'Unilever et, le

cas échéant, elles peuvent être mises en correspondance avec des registres de reçus de marchandises. L'offre à Unilever d'une image de la facture ou d'une option de téléchargement des données dans un format fixe ne répond pas à cette exigence.

Unilever enverra-t-il les paiements via Tungsten Network ? Tungsten Network n'est pas une plate-forme de paiement. Unilever continuera d'utiliser son processus de paiement actuel.











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01/1301/1309/11

Comment le passage de la facturation papier à la facturation électronique sera-t-il géré ? Une fois que vous êtes inscrit et prêt à faire des transactions via le réseau, Tungsten Network vous enverra une alerte pour vous indiquer que vous êtes prêt à envoyer des factures à notre service comptable.

Puis-je envoyer des factures électroniques en utilisant Tungsten Network à tous mes clients ? Tungsten Network vous permet d'envoyer des factures électroniques à n'importe quel autre client utilisant le réseau une fois que vous êtes inscrit.

Puis-je envoyer des transactions pour plus d'un client dans un fichier ? Pour la Solution intégrée, Tungsten Network peut accepter des fichiers de données sous n'importe quel format couvrant autant de clients que vous le souhaitez. Tungsten Network conviendra avec vous de la manière dont chaque client sera identifié dans votre fichier de données et enverra chaque transaction au bon client.

Quelle durée de contrat sera offerte et que se passe-t-il si je cesse de fournir Unilever à ce moment-là ? Tungsten Network offrira un contrat standard de 3 ans. Vous pourrez également demander un contrat d'une durée plus courte d‘1 an. Si votre relation d'affaires avec

Unilever prend fin, vous pourrez résilier votre contrat Tungsten Network n'importe quand. Une fois que vous aurez cessé toute transaction, aucun frais de transaction ne vous sera plus facturé et aucun frais d'abonnement ne vous sera facturé à compter de la date de résiliation.

Mon entreprise envisage de bientôt changer son logiciel de facturation, dois-je attendre pour m'inscrire ? Tungsten Network accepte n'importe quel format de donnée entrant, vous devriez donc rejoindre le réseau le plus tôt possible et envoyer vos factures dès maintenant

pour être sûr que les paiements ne seront pas interrompus. Vous pouvez simplement informer Tungsten des changements lorsque vous êtes prêt à utiliser votre nouveau logiciel. Ils feront les changements nécessaires sans interrompre la fourniture des factures.

Tungsten Network peut-il fonctionner avec un personnel technique qui ne parle pas anglais ? Si vous avez besoin d'aide dans une langue particulière pour créer votre compte, veuillez appeler le +44(0)8701657420/7430 et demander une assistance dans les langues suivantes : français, allemand, néerlandais et espagnol. Tungsten Network possède également des numéros du service clientèle pour les pays suivants : France 0170708100 Allemagne 069222220290 Pays-Bas 0207121385 Espagne 0914141472 Irlande 012477709 Suède 0850578418 Finlande 800118871 Danemark 080885818










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01/1301/1310/11

Si j'envoie actuellement des factures de consignation, pourrai-je toujours le faire électroniquement via Tungsten Network ? Oui, du moment que le processus de consignation d'Unilever européen standard est suivi. Veuillez demander des détails au directeur de l'implantation ou au bureau d'aide de Tungsten Network.

Si j'utilise actuellement l'auto-facturation dans le cadre de mon processus d'affaires pour la facturation à Unilever, pourrai-je encore le faire électroniquement via Tungsten Network ? Non, l'auto-facturation n'est pas encore prise en charge dans la configuration Unilever Tungsten Network.

Quand et comment puis-je payer les frais d'abonnement ? Solution intégrée : Le paiement des frais d'abonnement annuels initiaux pour la Solution intégrée est dû à la signature du contrat. Tungsten ne commencera pas l'implantation Fournisseur tant que le paiement par carte de crédit, ACH ou autre ne sera pas confirmé. Les frais annuels incluent l'installation, le mappage, la maintenance et l'assistance pour le service couvert. Les prix sont soumis à des changements dans les 30 jours sur préavis écrit. Tous les frais sont hors taxe, qui est la responsabilité du Fournisseur intégré.

Formulaire Web : Une fois l'inscription au Formulaire Web terminée, chaque compte de fournisseur sera crédité de 52 transactions initiales gratuitement. Ces 52

transactions seront renouvelées au bout de 12 mois à compter de la date d'inscription, sauf si elles sont complètement utilisées et si d'autres transactions sont nécessaires dans la période de 12 mois. À ce moment-là, un lot de 25 sera la quantité minimum que vous pourrez acheter

Y a-t-il d'autres informations disponibles sur le service Tungsten Network ? Oui, veuillez visiter le http://www.tungsten-network.com/unilever/

Tungsten Network propose-t-il des tutoriels vidéo expliquant le processus ? Oui, veuillez suivre les liens suivants.

Comment s'inscrire au portail Tungsten Network ? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718












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01/1301/1311/11

Comment se connecter à Unilever ? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077

Comment créer une Facture et une Note de crédit ? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366

Comment ouvrir un ticket d'assistance et suivre sa progression ? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671

Comment voir l'état des factures sur le Portail Tungsten ? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961














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E-INVOICING

Domande più Frequenti Tungsten Network 01/1301/1301/11


https://www.unilever.com/Images/italian-standard-faqs-tungsten-network-reviewed_tcm244-484257_en.pdf









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01/1301/1302/11

Contenuti Cos'è Tungsten Network?................................................................................................................................. 4

Cosa si aspetta Unilever dai fornitori per quanto riguarda la fatturazione elettronica obbligatoria? ...................................... 4 Ci sono altri modi, oltre alla fatturazione elettronica, per poter inviare la fattura?.......................................................... 4

Qual è l'ultimo giorno disponibile o qual è la scadenza per potersi registrare su Tungsten Network? ...................................... 4

Chi può usare questo servizio? ......................................................................................................................... 4 Come funziona?............................................................................................................................................ 4 Come comincio?........................................................................................................................................... 5

E se mi sono già registrato su Tungsten Network? .................................................................................................. 5

La fatturazione tramite Tungsten Network è un requisito per poter commerciare con UNILEVER? ......................................... 5

Quali sono i vantaggi di usare Tungsten Network?................................................................................................... 5 Devo installare hardware o software aggiuntivi? .................................................................................................... 5

Devo usare questo servizio anche se le mie fatture vengono già pagate con puntualità?..................................................... 6 E se non ho un sistema capace di creare le fatture elettroniche?................................................................................ 6 Cosa succede se continuo a inviare fatture cartacee? ............................................................................................. 6

Quali opzioni di fatturazione elettronica offre Tungsten ai fornitori che usano questa rete?................................................ 6

È possibile allegare dei documenti di supporto su Tungsten quando si inviano le fatture? E come? ........................................ 6 Quali costi sono associati alla registrazione su Tungsten Network?............................................................................... 7 Cosa copre la quota associativa della Soluzione integrata?........................................................................................ 7 Unilever copre questo costo?............................................................................................................................ 7

Devo firmare un contratto con Tungsten Network? ................................................................................................. 7










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01/1301/1303/11

Contenuti Questa richiesta di fatturazione elettronica si applica a tutti gli enti di UNILEVER? ......................................................... 7 Il contratto e i T&C del PO implicano l'obbligo di fatturazione elettronica?.................................................................... 8 Chi posso contattare in UNILEVER?.................................................................................................................... 8 E se non ho un sistema capace di creare le fatture elettroniche?................................................................................ 8

Invio già i dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare le fatture EDI/XML direttamente a Unilever?.............. 8

Ho già gli strumenti per rendere disponibili le fatture per i miei clienti tramite Internet e consento loro di vedere

un'immagine della fattura sul web. Posso usare questi strumenti invece di Tungsten Network? ............................................ 8

Unilever emetterà i pagamenti usando Tungsten Network?........................................................................................ 8 Come viene gestito il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica? ........................................................... 8

Posso inviare le fatture elettroniche a tutti i miei clienti usando Tungsten Network? ........................................................ 9










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01/1301/1304/11

Cos'è Tungsten Network? Tungsten Network è una rete globale per la fatturazione elettronica. La piattaforma di fatturazione elettronica Tungsten Network consente ai fornitori di inviare direttamente i dati delle fatture dai propri sistemi contabili, in qualsiasi formato, ai clienti che sono registrati su Tungsten Network.

Cosa si aspetta Unilever dai fornitori per quanto riguarda la fatturazione elettronica obbligatoria? Unilever ha stabilito la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti i nostri fornitori che fatturano a Unilever Europa, America del nord e agli enti della Catena di produzione. Ci aspettiamo e consigliamo caldamente a tutti i fornitori di registrarsi al sistema di fatturazione elettronica per migliorare e ottimizzare il processo di pagamento delle fatture.

Ci sono altri modi, oltre alla fatturazione elettronica, per poter inviare la fattura? No, la fatturazione elettronica è l'unica opzione per inviare le fatture a Unilever dal 1 ottobre 2016

Qual è l'ultimo giorno disponibile o qual è la scadenza per potersi registrare su Tungsten Network? Dati i vantaggi sia per i fornitori che per i clienti, la fatturazione elettronica sarà il metodo di fatturazione predefinito e la gestione delle fatture cartacee verrà

eliminata. Dal momento della ricezione delle comunicazioni, i fornitori di Unilever America del nord, Europa e gli enti delle Catene di produzione dovranno essere pronti a inviare le fatture elettroniche dal 1 ottobre 2016. Unilever vi consiglia pertanto di adottare questa iniziativa prima di questa data.

Chi può usare questo servizio? I fornitori di Unilever a cui sono stati indirizzati Ordini di acquisto pagabili. Non vengono prese in considerazione le fatture a pagamento e quelle pagate tramite carta di credito.

Come funziona? Una volta inviati i dati della fattura tramite Internet, Tungsten ne verifica alcuni campi in base a determinati parametri di Unilever per l'indirizzamento all'AP e l'approvazione. Invia quindi un report di conferma al contatto (o a un gruppo di e-mail) che è stato scelto da voi. Tungsten crea quindi una fattura PDF da questi dati e invia un'immagine dei dati e del PDF al sistema di contabilità fornitori di Unilever. L'addetto alla certificazione ha quindi a disposizione i dati e l'immagine per la certificazione. Questo processo richiede in genere non più di 30 minuti.










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01/1301/1305/11

Come comincio? Il vostro account viene creato per conto vostro da Unilever con Tungsten. In seguito a questa comunicazione, Tungsten vi contatterà per presentarvi il programma e impostare il vostro profilo in Tungsten Network. Se non venite contattati da Tungsten o se volete accelerare il processo, inviate un'e-mail all'indirizzo [email protected] con il nome della vostra azienda come priorità. In seguito all'impostazione, riceverete un'e-mail "Pronto per la transazione" da Tungsten. A questo punto potete iniziare a fatturare a Unilever.

E se mi sono già registrato su Tungsten Network? Se avete già un account su Tungsten, eseguite l'accesso con le vostre credenziali e inserite una richiesta di assistenza nella quale chiedete che Unilever venga aggiunto come nuovo compratore al vostro account. Tungsten aggiornerà quindi l'account per consentire la fatturazione in seguito alla verifica da parte di Unilever.

La fatturazione tramite Tungsten Network è un requisito per poter commerciare con UNILEVER? UNILEVER sta eliminando attivamente l'elaborazione delle fatture cartacee per approfittare dei vantaggi che la fatturazione elettronica offre alla nostra azienda e ai nostri fornitori.

Quali sono i vantaggi di usare Tungsten Network? • Invio sicuro e garantito della fattura: non verranno perse altre fatture • È possibile controllare lo stato della fattura online: dall'invio al pagamento • Tempo di elaborazione ridotto: riceviamo le vostre fatture più velocemente il che significa che possiamo emettere dei pagamenti puntuali • Convalida istantanea della fattura: meno ritardi dovuti a informazioni mancanti • Tecnologia di formattazione di tutti i dati: non sono richiesti software o hardware aggiuntivi • Maggiore trasparenza dell'elaborazione e migliore gestione del flusso di cassa grazie all'accesso e alla creazione di report 24 ore su 24, 7 giorni su 7 • Conformità all'IVA: indipendentemente dal luogo di provenienza o di ricezione delle fatture • Facile ed economicamente efficiente: è possibile inviare le fatture in qualsiasi momento

Devo installare hardware o software aggiuntivi? Tungsten Network è basato sul web, pertanto per accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica basta avere un browser e accesso a Internet.










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01/1301/1306/11

Devo usare questo servizio anche se le mie fatture vengono già pagate con puntualità? L'uso di Tungsten Network garantisce che continueremo a pagare con puntualità. Inoltre, riceverete una notifica quando riceviamo la fattura insieme allo stato della fattura.

E se non ho un sistema capace di creare le fatture elettroniche? Basta avere una connessione Internet e un browser Internet standard.

Cosa succede se continuo a inviare fatture cartacee? Unilever non accetterà altre fatture cartacee da 1 ottobre 2016 Quando iniziate a inviare le fatture con Tungsten Network dovrete interrompere l'invio delle copie cartacee.

Quali opzioni di fatturazione elettronica offre Tungsten ai fornitori che usano questa rete? Tungsten Network offre opzioni elettroniche flessibili per l'invio delle fatture elettroniche che si adattano a diversi tipi di fornitori, sistemi e necessità di elaborazione. Inoltre i fornitori non devono installare hardware o software o modificare la configurazione dei loro sistemi. Ci sono due metodi/opzioni principali per l'invio delle fatture e delle note di accredito tramite Tungsten Network: la soluzione integrata e il modulo web:

Soluzione integrata: questa opzione è ideale per fornitori che inviano un grande volume di fatture perché consente loro di inviare un file di dati di fatturazione (fattura o nota di accredito) dal proprio sistema finanziario direttamente a Tungsten. Modulo web: questa opzione è ideale per i fornitori che inviano un basso volume di fatture perché consente loro di creare le fatture e/o le note di accredito direttamente sul portale online di Tungsten e di inviarle elettronicamente ai propri clienti.

È possibile allegare dei documenti di supporto su Tungsten quando si inviano le fatture? E come? I requisiti per la certificazione della fattura sono determinati dall'addetto alla certificazione locale. In alcuni casi verrà richiesta la documentazione di supporto in allegato alla fattura. Questa può essere fornita creando un file elettronico, usando i driver di stampa sul computer o eseguendo una scansione del foglio. I file attualmente supportati sono solo i file TIF (o TIFF), tuttavia in futuro Unilever supporterà i file PDF generati da determinati driver di stampa PDF disponibili gratuitamente sul Web, o per output diretto da uno scanner. Una volta caricata, la fattura viene inserita in Tungsten, la documentazione di supporto viene allegata in maniera permanente alla fattura elettronica e inviata all'addetto alla certificazione di Unilever.










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01/1301/1307/11

Quali costi sono associati alla registrazione su Tungsten Network? Tungsten Network offre due tipi di invio della fattura: una soluzione integrata e un soluzione con un modulo web.

La soluzione integrata consente ai fornitori di inviare i dati della fattura in qualsiasi formato direttamente al nostro sistema di contabilità. Questo integra il vostro

attuale sistema di fatturazione nella rete di fatturazione elettronica di Tungsten cosicché i dati vengano trasferiti senza l'intervento manuale; questa soluzione comporta una quota associativa annuale oltre a un costo per transazione se si eccede il numero di fatture gratuite che questa soluzione offre.

La soluzione del modulo web vi consente di inserire i dati manualmente nel sicuro modulo online di Tungsten Network. Se scegliete di usare la soluzione con il modulo web non vi verrà richiesto di pagare una quota di inserimento o associativa per iniziare a usare questo servizio. Avrete 52 transazioni gratuite all'anno; se il numero di fatture supera il numero di transazioni gratuite, potrete acquistare altre transazioni. Fate riferimento al link sulle tariffe di Tungsten Network: http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf

Cosa copre la quota associativa della Soluzione integrata? La quota associativa copre il costo di Tungsten Network per il vostro inserimento nella rete e i costi generali di manutenzione della rete. La quota associativa è un costo annuale che non dipende dal numero di clienti a cui fatturare tramite la rete.

Unilever copre questo costo? Unilever non copre alcun costo per conto dei fornitori. Gli studi di analisi comparativa hanno mostrato che il passaggio alla fatturazione elettronica offre costi competitivi per l'amministrazione della fattura. Tungsten Network vi aiuterà nella scelta dell'opzione più efficiente in termini di costi per la vostra attività in base a una stima delle dimensioni, della complessità, del volume e della frequenza delle fatture.

Devo firmare un contratto con Tungsten Network? Se scegliete la Soluzione integrata firmerete uno specifico contratto per il fornitore con Tungsten Network. Se scegliete la soluzione del Modulo web vi verrà

richiesto di accettare i termini e le condizioni standard di Tungsten Network.

Questa richiesta di fatturazione elettronica si applica a tutti gli enti di UNILEVER? La fatturazione elettronica si applica a tutti i paesi in Europa (con esclusione della Grecia), nell'America del nord (USA e Canada) e alla Catena di produzione (UASCC e USCC).











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01/1301/1308/11

Il contratto e i T&C del PO implicano l'obbligo di fatturazione elettronica? Sì, tutti i contratti con i fornitori e i T&C del PO verranno modificati per l'invio delle sole fatture elettronica a partire dal 1 ottobre 2016

Chi posso contattare in UNILEVER? L'implementazione della fatturazione elettronica verrà gestita per conto di UNILEVER da Tungsten Network. In un primo momento, dovrete contattare Tungsten Network per discutere le vostre domande sulla Soluzione integrata; se Tungsten Network non è in grado di rispondere alle vostre domande potete contattare il team di programmazione della fatturazione elettronica di Unilever: [email protected]

E se non ho un sistema capace di creare le fatture elettroniche? Se stampate le fatture generate da un qualsiasi sistema di fatturazione, potete inviare i file di dati della fattura a Tungsten Network usando la Soluzione integrata. Se generate le fatture manualmente (Word, Excel, ecc.) potete accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica di Tungsten tramite il sito web sicuro e creare le fatture online usando il Modulo web. Non viene richiesta l'installazione di un software; basta avere una connessione Internet e un browser standard.

Invio già i dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare le fatture EDI/XML direttamente a Unilever? No, EDI e XML sono proprio i formati dati di Tungsten; pertanto potete usare questo formato preferito per inviare i dati a Tungsten. Unilever non può ricevere le fatture elettroniche direttamente dai fornitori (anche se questi fornitori scambiano già le informazioni per altri programmi di integrazione dei fornitori come e4US).

Ho già gli strumenti per rendere disponibili le fatture per i miei clienti tramite Internet e consento loro di vedere un'immagine della fattura sul web. Posso usare questi strumenti invece di Tungsten Network? No, Tungsten Network garantisce che i dati che inviate vengano caricati nel sistema di elaborazione dei pagamenti di Unilever (DCIW) e dove possibile confronta questi dati con i record delle bolle di ricevimento merci. Dare a Unilever un'immagine della fattura o un'opzione per scaricare i dati in un determinato formato non soddisfa questi requisiti.

Unilever emetterà i pagamenti usando Tungsten Network? Tungsten Network non è una piattaforma di pagamento. Unilever continuerà ad usare l'attuale processo di pagamento.

Come viene gestito il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica? Una volta inseriti nel sistema e pronti per eseguire le transazioni nella rete, Tungsten Network vi invierà un avviso per notificare che potete iniziare a inviare le fatture al nostro reparto di contabilità.











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01/1301/1309/11

Posso inviare le fatture elettroniche a tutti i miei clienti usando Tungsten Network? Dopo aver eseguito la registrazione, Tungsten Network vi consente di inviare le fatture elettroniche a tutti i clienti che usano questa rete.

Posso inviare le transazioni a più di un cliente in un unico file? Per la Soluzione integrata, Tungsten Network può accettare i file di dati in qualsiasi formato, relativi a tutti i clienti richiesti. Tungsten Network stabilirà con voi come identificare i clienti nel file di dati e quindi invierà ogni transazione al cliente corretto.

Qual è la durata del contratto proposta e cosa succede se, a un certo punto, interrompete la fornitura a Unilever? Tungsten Network vi offrirà un contratto standard di 3 anni. È possibile anche richiedere un contratto più breve di 1 anno. Nel caso in cui le vostre relazioni commerciali con Unilever si interrompano, potete annullare il contratto con Tungsten Network in qualsiasi momento. Una volta interrotta la transazione, non vi verranno addebitati altri costi di transazione o altre quote associative dal momento della cancellazione.

La mia azienda sta programmando l'uso di un nuovo software di fatturazione a breve, devo attendere prima di iscrivermi? Tungsten Network accetta tutti i formati dati inviati, pertanto dovete registrarvi alla rete il prima possibile e inviare ora le vostre fatture per essere sicuri che i pagamenti non vengano interrotti. Basta avvisare Tungsten dei cambiamenti non appena siete pronti a usare il nuovo software. Saranno loro ad apportare le modifiche necessarie senza interrompere l'invio delle fatture.

Tungsten Network può collaborare con uno staff tecnico che non parla inglese? Se avete bisogno di assistenza linguistica per inserire il vostro account chiamate allo +44(0)8701657420/7430 e richiedete l'assistenza per le seguenti lingue: francese, tedesco, olandese e spagnolo. Tungsten Network dispone anche di numeri per l'assistenza ai clienti locali per i seguenti paesi: Francia 0170708100 Germania 069222220290 Olanda 0207121385 Spagna 0914141472 Irlanda 012477709 Svezia 0850578418 Finlandia 800118871 Danimarca 080885818

Se adesso invio fatture di spedizione, potrò farlo elettronicamente con Tungsten Network? Sì, fino a quando verrà seguito il processo di spedizione standard europeo di Unilever. Chiedete al responsabile per l'implementazione o al servizio assistenza di Tungsten Network per avere dettagli specifici.










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01/1301/1310/11

Se adesso uso l'auto-fatturazione nel mi processo aziendale per la fatturazione a Unilever, potrò farlo elettronicamente con Tungsten Network? No, l'auto-fatturazione non è più supportata nel sistema Tungsten Network di Unilever.

Quando e come devo pagare la quota associativa? Soluzione integrata: Il pagamento della quota di sottoscrizione annuale iniziale per la Soluzione integrata deve essere versato alla firma del contratto. Tungsten non avvierà l'implementazione del fornitore fino a quando la carta di credito, ACH o altri pagamenti non vengono confermati. La quota annuale include l'inserimento nel sistema, il mapping, la manutenzione e l'assistenza per il servizio coperto. I prezzi possono variare nel giro di 30 giorni previa notifica scritta. Tutte le quote sono al netto delle imposte, che sono di esclusiva responsabilità del fornitore integrato.

Modulo web: Al termine della registrazione del Modulo web, sull'account di ciascun fornitore saranno accreditate le prime 52 transazioni senza alcun costo. Queste 52 transazioni saranno rinnovate dopo 12 mesi dalla data di registrazione, a meno che non siano state usate tutte e siano necessarie ulteriori transazioni nel periodo di 12 mesi. In qualsiasi momento potrete acquistare un pacchetto con un minimo di 25 transazioni

Sono disponibili ulteriori informazioni disponibili sul servizio Tungsten Network? Sì, visitate il sito http://www.tungsten-network.com/unilever/

Tungsten Network fornisce dei video tutorial per comprendere il processo? Sì, fate riferimento ai link video di seguito indicati.

Come registrarsi al portale Tungsten Network? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718

Come collegarsi a Unilever? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077

Come creare una fattura e una nota di accredito? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366














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Come aprire una richiesta di assistenza e tenere traccia dei progressi? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671

Come visualizzare lo stato delle fatture sul portale di Tungsten? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961












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Häufig gestellteFragen Tungsten Network 01/1301/1301/11


https://www.unilever.com/Images/german-standard-faqs-tungsten-network-reviewed_tcm244-484255_en.pdf









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01/1301/1302/11

Inhalte Was ist das Tungsten Network? .........................................................................................................................4 Was erwartet Unilever vom Lieferanten in Bezug auf die Mandat-e-Invoicing?.................................................................4 Gibt es einen anderen Weg, außer e-Invoicing, um Rechnungen einzureichen? ...............................................................4 Was ist das letzte Datum oder die Frist, um sich beim Tungsten Network zu registrieren? .................................................4 Wer kann den Service verwenden? ...................................................................................................................4

Wie funktioniert es? ....................................................................................................................................4 Wie kann ich beginnen? ................................................................................................................................5 Was ist, wenn ich bereits im Tungsten Network angemeldet bin?...............................................................................5

Ist die Rechnungsstellung durch das Tungsten Network eine Forderung, um Geschäfte mit UNILEVER zu machen? ....................5 Was sind die Vorteile bei Verwendung des Tungsten Networks? .................................................................................5

Muss ich zusätzliche Hardware oder Software installieren? .....................................................................................5 Muss ich diesen Service verwenden, wenn mein Konto derzeit rechtzeitig bezahlt wird? ..................................................6 Was ist, wenn ich kein System habe, das die elektronischen Rechnungen erstellen kann? .................................................6 Was passiert, wenn ich weiterhin Papierrechnungen sende?.....................................................................................6 Welche e-Invoicing-Optionen bietet Tungsten den Lieferanten, die ihr Netzwerk verwenden? ............................................6

Kann ich bei der Einreichung von Rechnungen bei Tungsten Begleitdokumente anhängen? Und wie?......................................6 Welche Kosten sind mit der Registrierung beim Tungsten Network verbunden? ...............................................................7

Was deckt die Mitgliedsgebühr für die Integrierte Lösung ab? ...................................................................................7

Wird Unilever die Gebühren bezahlen? ..............................................................................................................7

Muss ich eine Vereinbarung mit Tungsten Network unterzeichnen?...............................................................................7










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Inhalte Betrifft die Anforderung der elektronischen Rechnungsstellung alle UNILEVER-Gesellschaften?............Error! Bookmark not defined.

Enthalten Vertrag- und Bestellung (PO) T&C-Bedingungen Mandat-e-Invoicing? ...............................................................8 Wen kann ich bei UNILEVER kontaktieren? ...........................................................................................................8 Was ist, wenn ich kein System habe, das elektronische Rechnungen erstellen kann? .........................................................8 Ich habe bereits einige Rechnungsdaten direkt an andere Kunden gesendet; kann ich EDI/XML- Rechnungen direkt an Unilever senden?. ............................................................................................................................8

Ich habe bereits den Service, um meinen Kunden die Rechnungen durch das Internet zur Verfügung zu stellen -

sie ermöglicht ihnen die Rechnung über das Internet anzusehen. Kann ich diesen Service anstatt des Tungsten Networks verwenden?...................................................................................................Error! Bookmark not defined.

Wird Unilever das Tungsten Network für Zahlungen verwenden?.................................................................................8

Wie wird die Änderung von Papier zu e-Invoicing organisiert? ...................................................................................9

Kann ich elektronische Rechnungen über Tungsten Network an alle meinen Kunden senden?..............................................9










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Was ist das Tungsten Network? Tungsten Network ist ein globales Netzwerk für elektronische Rechnungsstellung. Die e-Invoicing-Plattform von Tungsten Network ermöglicht Lieferanten die Rechnungsdaten direkt aus Ihren Buchhaltungssystemen in jedem Format an die Kunden zu senden, die sich im Tungsten Network eingetragen haben.

Was erwartet Unilever vom Lieferanten in Bezug auf die Mandat-e-Invoicing? Unilever hat Mandat-e-Invoicing für alle unseren Lieferanten, die an Unilever Europa, Nordamerika und den Lieferketteneinrichtungen abrechnen. Wir erwarten von allen Lieferanten, und empfehlen es auch dringend, sich für das e-Invoicing zu registrieren, um die Zahlungsprozesse der Rechnungen zu verbessern und zu optimieren.

Gibt es einen anderen Weg, außer e-Invoicing, um Rechnungen einzureichen? Nein, ab dem 1. Okt. 2016 ist e-Invoicing die einzige Option, um Rechnungen bei Unilever einzureichen.

Was ist das letzte Datum oder die Frist, um sich beim Tungsten Network zu registrieren? Aufgrund der Vorteile sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden, wird e-Invoicing der Standardweg der Rechnungsstellung sein und die Abwicklung mit Papierrechnungen wird allmählich abgebaut. Nach Eingang des Kommunikationspakets wird von den Lieferanten für Unilever Europa, Nordamerika und den Lieferketteneinrichtungen erwartet, dass Sie bereit sind, elektronische Rechnungen zu senden, und zwar ab dem 01. Okt. 2016. Unilever möchte Sie daher ermutigen, diese Initiative frühzeitig anzuwenden.

Wer kann den Service verwenden? Unilever-Lieferanten, die zahlbare Bestellungen ausgestellt haben. Gebührenbasierte Leistungen und Rechnungen, die durch Kreditkarte bezahlt werden sind nicht enthalten.

Wie funktioniert es? Tungsten erhält die Rechnungsdaten von Ihnen durch das Internet und überprüft und genehmigt spezielle Datenfelder im Namen des Unilever Key-to-AP-Routings,

danach sendet einen Bestätigungsbericht an einen Kontakt (oder Gruppen-E-Mail) Ihrer Wahl. Tungsten wird dann aus den Daten eine PDF-Rechnung erstellen und wird die Daten und das PDF-Bild in das Unilever-Kreditorensystem senden. Der zertifizierende Angestellte der Station bekommt dann die zur Zertifizierung bereiten Daten und Bild. Dieser Prozess dauert normalerweise nicht länger als 30 Minuten.










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Wie kann ich beginnen? Ihr Konto im Tungsten Network ist dann in Ihrem Namen durch Unilever erstellt worden. Nachfolgend zu dieser Kommunikation wird Tungsten Sie kontaktieren, um das Programm vorzustellen und Sie im Tungsten Network einzurichten. Wenn Sie keine Nachricht von Tungsten erhalten oder Sie den Prozess beschleunigen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected] mit dem Namen Ihres Unternehmens für den Vorrang. Nach der Einrichtung werden Sie dann eine E-Mail „Bereit zur Transaktion“ von Tungsten erhalten, an diesem Punkt können Sie mit der Rechnungsstellung für Unilever beginnen.

Was ist, wenn ich bereits im Tungsten Network angemeldet bin? Wenn Sie bereits ein Konto bei Tungsten haben, melden Sie sich bitte mit Ihren Benutzerdaten an und erstellen Sie ein Support-Ticket, mit der Anforderung, dass Unilever Ihrem Konto als neuer Käufer hinzufügen soll. Tungsten wird dann das Konto nach der Überprüfung durch Unilever aktualisieren.

Ist die Rechnungsstellung durch das Tungsten Network eine Forderung, um Geschäfte mit UNILEVER zu machen? UNILEVER baut aktiv die Verarbeitung von Papierrechnungen ab, um die Vorteile zu nutzen, die elektronische Rechnungsstellung unserem Geschäft und unseren Lieferanten bietet.

Was sind die Vorteile bei Verwendung des Tungsten Networks? • Sichere und garantierte Rechnungslieferung - keine verlorenen Rechnungen mehr • Sie können den Status Ihrer Rechnung online prüfen - von der Lieferung bis zur Zahlung • Verringerte Verarbeitungszeit - wir erhalten Ihre Rechnungen schneller, was bedeutet, dass wir fähig sind, Sie rechtzeitig zu bezahlen • Sofortige Rechnungsüberprüfung - Weniger Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen • Any-to-any Datenformatierungstechnologie - keine zusätzliche Software oder Hardware • Größere Verarbeitungstransparenz und besseres Cashflow-Management 24/7 Zugriff und Berichterstattung • Mehrwertsteuerkonform - unabhängig davon, woher Rechnungen gesendet oder empfangen werden • Einfach und kostengünstig - senden Sie zu jeder Zeit Rechnungen

Muss ich zusätzliche Hardware oder Software installieren? Tungsten Network ist webbasiert, daher alles, was Sie zum Zugriff auf die e-Invoicing-Plattform benötigen, ist ein Browser und Internet.










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Muss ich diesen Service verwenden, wenn mein Konto derzeit rechtzeitig bezahlt wird? Ihre Verwendung des Tungsten Networks wird gewährleisten, dass wir Sie weiterhin rechtzeitig bezahlen. Zusätzlich werden Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn Ihre Rechnung entgegengenommen worden ist, zusammen mit dem Status Ihrer Rechnung.

Was ist, wenn ich kein System habe, das die elektronischen Rechnungen erstellen kann? Alles, was Sie benötigen, ist eine Internet-Verbindung und ein Standard-Internet-Browser.

Was passiert, wenn ich weiterhin Papierrechnungen sende? Unilever wird ab dem 01. Okt. 2016 keine Papierrechnungen mehr akzeptieren. Sobald Sie damit beginnen, Ihre Rechnungen durch das Tungsten Network zu senden, können Sie keine Papierkopien mehr senden.

Welche e-Invoicing-Optionen bietet Tungsten den Lieferanten, die ihr Netzwerk verwenden? Tungsten Network bietet flexible elektronische Optionen für das Einreichen von e-Invoices an, die sich an eine Vielzahl von Größen, Systemen und Verarbeitungsbedürfnissen der Lieferanten anpassen. Zusätzlich müssen Lieferanten keine Hardware oder Software installieren oder die Art ändern, in der ihre Systeme konfiguriert sind. Es gibt zwei primäre Methoden/Optionen für das Senden von Rechnungen und Gutschriften durch das Tungsten Network: die Integrierte Lösung und das Webformular.

Integrierte Lösung: Diese Option ist die passendste für Lieferanten, die ein großes Volumen von Rechnungen einreichen. Es ermöglicht ihnen, eine Abrechnung (Rechnung oder Gutschrift) als Datei aus ihrem Finanzsystem direkt an Tungsten zu senden. Webformular: Diese Option passt am besten zu Lieferanten, die ein geringes Volumen an Rechnungen einreichen. Es ermöglicht ihnen, ihre Abrechnungsrechnungen und/oder Gutschriften direkt im on-line Tungsten-Portal zu erstellen und sie elektronisch an deren Kunden zu senden.

Können wir bei der Einreichung von Rechnungen bei Tungsten Begleitdokumente anhängen? Und wie? Die Anforderungen für die Zertifizierung der Rechnung werden durch den lokalen zertifizierenden Angestellten festgelegt. In einigen Fällen wird eine Begleitdokumentation, die mit der Rechnung gesendet wird, erforderlich sein. Dies kann durch das Erstellen einer elektronischen Datei mittels Druckertreiber auf Ihrem Computer oder durch Scannen des Papiers vorgenommen werden. Derzeit unterstützte Dateien sind begrenzt auf TIF (oder TIFF) Dateien, in der Zukunft wird Unilever jedoch PDF-Dateien, die durch eine Anzahl von kostenlosen PDF- Druckertreiber, die im Web verfügbar sind, generiert werden oder als direkte Ausgabe von einem Scanner Wenn die Rechnung hochgeladen wird, wird sie bei Tungsten eingegeben. Die Begleitdokumentation ist dauerhaft an die elektronische Rechnung angehängt und wird zum zertifizierenden Angestellten bei Unilever gesendet.










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Welche Kosten sind mit der Registrierung beim Tungsten Network verbunden? Tungsten Network bietet zwei Arten von Rechnungslieferung an, eine Integrierte Lösungen und eine Webformular-Lösung. Die Integrierte Lösung ermöglicht Lieferanten ihre Rechnungsdaten in jedem Format direkt in unser Buchhaltungssystem zu senden. Dies integriert Ihr derzeitiges Abrechnungssystem in das e-Invoicing-Netzwerk von Tungsten, sodass die Daten ohne manuelle Intervention übertragen werden; diese Lösung hat eine jährliche Mitgliedsgebühr plus eine Transaktionsgebühr, wenn Sie die Anzahl der kostenlosen Rechnungen mit dieser Lösung überschreiten.

Die Webformular-Lösung ermöglicht Ihnen, die Daten manuell in das sichere Onlineformular beim Tungsten Network einzugeben. Wenn Sie die Webformular-Lösung wählen, müssen Sie keine Registrier- oder Beitrittsgebühr zahlen, um mit diesem Service zu beginnen. Sie werden 52 kostenlose Transaktionen pro Jahr erhalten;

wenn Ihre Rechnungsstellungsanfordungen diese kostenlosen Transaktionen überschreiten, können Sie mehr kaufen. Bitte schauen Sie den Tungsten-Netzwerk Preis-Link an: http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf

Was deckt die Mitgliedsgebühr für die Integrierte Lösung ab? Die Mitgliedsgebühr deckt die Kosten für das Tungsten Network für das Einrichten in deren Netzwerk und die allgemeinen Kosten der Instandhaltung des Netzwerks ab. Die Mitgliedsgebühr sind jährliche Kosten, unabhängig von der Anzahl der Kunden, denen Sie durch das Netzwerk eine Rechnung erstellen.

Wird Unilever die Gebühren zahlen? Unilever zahlt keine Gebühren im Namen von Lieferanten. Benchmark-Studien haben gezeigt, dass der Umstieg auf e-Invoicing wettbewerbsfähige Kosten für die Rechnungsadministration bietet. Tungsten Network wird Sie dabei unterstützen, die kostengünstigste Option für Ihr Unternehmen zu wählen, basierend auf Größe, Komplexität und dem Volumen und der Häufigkeit der erwarteten Rechnungen.

Muss ich eine Vereinbarung mit Tungsten Network unterzeichnen? Wenn Sie die Integrierte Lösung wählen, müssen Sie eine lieferantenspezifische Vereinbarung mit Tungsten Network unterzeichnen. Wenn Sie die Webformular-Lösung wählen, müssen Sie die Standard- Geschäftsbedingungen vom Tungsten Network akzeptieren.

Betrifft die Anforderung der elektronischen Rechnungsstellung alle UNILEVER-Gesellschaften? Elektronische Rechnungsstellung wird in allen Ländern in Europa (außer Griechenland), Nordamerika (USA und Kanada) und der Lieferkette (UASCC und USCC) angewendet.











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Enthalten Vertrag- und Bestellung (PO) T&C-Bedingungen Mandat-e-Invoicing? Ja, alle Lieferanten-Verträge und Bestellungen (PO) T&C werden abgeändert, um ab dem 1. Okt. 2016 nur elektronische Rechnungen zu senden.

Wen kann ich bei UNILEVER kontaktieren? Die Implementierung des e-Invoicing wird im Namen von UNILEVER durch Tungsten Network verwaltet. Zunächst sollten Sie Tungsten Network kontaktieren, um Ihre Fragen zur Integrierten Lösung zu diskutieren; wenn Tungsten Network nicht fähig ist, Ihre Fragen zu beantworten, dann können Sie das e-Invoicing Programm-Team von Unilever kontaktieren: [email protected]

Was ist, wenn ich kein System habe, das elektronische Rechnungen erstellen kann? Wenn Sie Rechnungen, die mit irgendeinem Rechnungssystem erstellt wurden, ausdrucken, können Sie die Dateien mittels der Integrierten Lösung an das Tungsten Network senden. Wenn Sie Rechnungen manuell erstellen (Word, Excel etc.), können Sie auf die e-Invoicing-Plattform von Tungsten durch die sichere Webseite zugreifen und Rechnungen online mittels Webformular erstellen. Es ist keine Software-Installation erforderlich; alles, was Sie benötigen, ist eine Internet-Verbindung und ein Browser.

Ich habe bereits einige Rechnungsdaten direkt an andere Kunden gesendet; kann ich EDI/XML-Rechnungen direkt an Unilever senden. Nein, soweit es Tungsten betrifft, sind EDI und XML nur Datenformate; daher können Sie dieses bevorzugte Format verwenden, um die Daten an Tungsten zu liefern.

Unilever kann keine elektronischen Rechnungen direkt von den Lieferanten annehmen (auch nicht, wenn die Lieferanten bereits Informationen über andere Integrationsprogramme für Lieferanten wie e4US austauschen).

Ich habe bereits den Service, um meinen Kunden die Rechnungen durch das Internet zur Verfügung zu stellen - sie ermöglicht ihnen die Rechnung über das Internet anzusehen. Kann ich diesen Service anstatt des Tungsten Networks verwenden? Nein, das Tungsten Network stellt sicher, dass die Daten, die Sie senden, in das Zahlungsverarbeitungssystem (DCIW) von Unilever hochgeladen werden und wo es möglich ist, können Sie dann mit einem Wareneingangsdatensatz abgeglichen werden. Das Anbieten eines Bildes der Rechnung oder eine Option zum Herunterladen der Daten in einem festen Format für Unilever erfüllt diese Anforderungen nicht.

Wird Unilever das Tungsten Network für Zahlungen verwenden? Tungsten Network ist keine Zahlungsplattform. Unilever wird weiterhin den derzeitigen Zahlungsprozess verwenden.











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01/1301/1309/11

Wie wird die Änderung von Papier zu e-Invoicing organisiert? Sobald Sie eingerichtet und bereit sind Transaktionen durch das Netzwerk durchzuführen, wird Tungsten Network Ihnen einen Alarm senden, um Sie zu benachrichtigen, dass Sie Rechnungen an unsere Buchhaltung einreichen können.

Kann ich elektronische Rechnungen über Tungsten Network an alle meinen Kunden senden? Sobald Sie sich eingetragen haben, ermöglicht Ihnen Tungsten Network elektronische Rechnungen an alle anderen Kunden zu senden, die das Netzwerk verwenden.

Kann ich Transaktionen für mehr als einen Kunden in einer Datei senden? Für die Integrierte Lösung kann Tungsten Network Dateien in jedem Format akzeptieren und so viele Kunden abdecken, wie Sie benötigen. Tungsten Network wird mit Ihnen vereinbaren, wie jeder Kunde in Ihrer Datei identifiziert wird und wird dann jede Transaktion an den korrekten Kunden senden.

Welche Vertragslaufzeit wird angeboten und was passiert, wenn Sie in dieser Zeit die Lieferung an Unilever einstellen? Tungsten Network wird einen Standard-Vertrag für 3 Jahre anbieten. Sie können auch eine kürzere Vertragslaufzeit von 1 Jahr anfragen. Für den Fall, dass unsere Geschäftsbeziehung mit Unilever endet, dann können Sie Ihren Vertrag mit Tungsten Network zu jeder Zeit kündigen. Sobald Sie die Transaktionen beenden, werden keine weiteren Transaktionsgebühren mehr in Rechnung gestellt und vom Zeitpunkt der Kündigung werden keine weiteren Mitgliedsgebühren mehr in Rechnung gestellt.

Meine Organisation beabsichigt, die Rechnungsstellungssoftware bald zu ändern. Sollte ich mit der Registrierung warten? Tungsten Network akzeptiert jedes eingehende Datenformat, daher sollten Sie dem Netzwerk so schnell wie möglich beitreten und Ihre Rechnungen jetzt senden, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlungen nicht unterbrochen werden. Sie können Tungsten einfach über die Änderungen informieren, wenn Sie bereit sind, Ihre neue Software zu verwenden. Sie werden die notwendigen Änderungen ohne Unterbrechung der Rechnungslieferung vornehmen.

Ist es möglich, das technische Team vom Tungsten Network in einer anderen Sprache als Englisch zu kontaktieren? Wenn Sie eine Sprachunterstützung benötigen, um Ihr Konto einzurichten, rufen Sie bitte +44(0)8701657420/7430 an und fragen Sie nach Unterstützung in den folgenden Sprachen: Französisch, Deutsch, Niederländisch und Spanisch. Tungsten Network hat auch lokale Kundenservice-Nummern für die folgenden Länder: Frankreich 0170708100 Deutschland 069222220290 Niederlande 0207121385 Spanien 0914141472 Irland 012477709 Schweden 0850578418 Finnland 800118871 Dänemark 080885818










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01/1301/1310/11

Wenn ich derzeit Lieferrechnungen einreiche, werde ich dies immer noch elektronisch durch Tungsten Network tun können? Ja, solange der europäische Standard-Lieferrechnungen-Prozess von Unilever befolgt wird. Bitte fragen Sie den Implementierungsmanager vom Tungsten Network oder den Support-Desk nach spezifischen Details.

Wenn ich derzeit Selbstfakturierung als Teil meines Geschäftsprozesses für die Rechnungsstellung an Unilever verwende, werde ich dieses dann auch noch elektronisch durch das Tungsten Network machen können? Nein, Selbstfakturierung wird bis jetzt noch nicht bei der Unilever Tungsten Network Einrichtung unterstützt.

Wann und wie bezahle ich die Mitgliedsgebühr? Integrierte Lösung: Die Zahlung der anfänglichen jährlichen Abonnementgebühr für die Integrierte Lösung ist nach Vertragsunterzeichnung fällig. Tungsten wird die Lieferanten-Implementierung nicht beginnen, bis die Kreditkarten-, ACH- oder andere Zahlung bestätigt ist. Die jährliche Gebühr(en) enthält die Einrichtung, Zuordnung, Instandhaltung und Support für den abgedeckten Service. Bei Preisen sind Änderungen vorbehalten, mit einer 30 Tage vorherigen schriftlichen Benachrichtigung. Alle Gebühren sind exklusive Steuern, das ist die alleinige Verantwortung des integrierten Lieferanten.

Webformular: Bis zur Vervollständigung der Webformular-Registrierung werden jedem Lieferanten-Konto anfängliche 52 Transaktionen ohne Gebühr gutgeschrieben. Diese 52 Transaktionen werden nach 12 Monaten, ab dem Datum der Registrierung, erneuert, es sei den, sie wurden vollständig verwendet und innerhalb des 12-Monate-Zeitraum werden zusätzliche Transaktionen benötigt. Zur Zeit ist ein Posten von 25 Stück die minimale Menge, die Sie erwerben können.

Gibt es weitere Informationen über den Service Tungsten Network? Ja, bitte besuchen Sie http://www.tungsten-network.com/unilever/

Bietet das Tungsten Network irgendwelche Tutorial-Videos, um den Prozess zu verstehen? Ja, bitte schauen Sie die Video-Links unten.

Wie kann man sich beim Tungsten Network registrieren? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718












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Wie kann man sich mit Unilever verbinden? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077

Wie erstellt man eine Rechnung und Gutschrift? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366

Wie kann man ein Support-Ticket öffnen und dessen Fortschritt verfolgen? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671

Wie kann man im Tungsten-Portal den Status der Rechnungen einsehen? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961














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E-INVOICING

Najczęściej Zadawane Pytania Tungsten Network 01/1301/1301/11


https://www.unilever.com/Images/polish-standard-faqs-tungsten-network-revised_tcm244-484259_en.pdf









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01/1301/1302/11

Treść Czym jest Tungsten Network? ..........................................................................................................................4

Jakie są oczekiwania Unilever wobec dostawcy dotyczące obowiązkowego e-fakturowania? ..............................................4

Czy jest jakiś inny sposób przekazywania faktur niż e-fakturowanie? .........................................................................4

Jaki jest ostatni dzień lub ostateczny termin zarejestrowania się na Tungsten network?...................................................4

Kto może korzystać z tej usługi?......................................................................................................................4 Jak to działa? ............................................................................................................................................4

Jak zacząć? ..............................................................................................................................................5

Co jeśli zapisałem się już do Tungsten network?...................................................................................................5

Czy fakturowanie przez Tungsten Network stanowi wymóg prowadzenia interesów z UNILEVER? .........................................5

Jakie są korzyści związane z używaniem Tungsten Network? ....................................................................................5

Czy muszę instalować dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie? .................................................................................5

Czy będę musiał korzystać z tej usługi, jeśli obecnie płatności na moje konto wpływają terminowo?....................................6

Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych?.........................................................6

Co się stanie, jeśli w dalszym ciągu będę przesyłać faktury papierowe?.......................................................................6

Jakie opcje związane z e-fakturowaniem Tungsten oferuje dostawcom korzystającym z ich sieci? .......................................6

Czy przesyłając faktury, możemy załączyć na Tungsten dokumenty uzupełniające? A jeśli tak, to jak to zrobić? ......................6

Jakie koszty wiążą się z rejestracją w Tungsten Network? .......................................................................................7

Co obejmuje opłata członkowska za Zintegrowane Rozwiązanie?................................................................................7

Czy Unilever pokryje te opłaty?........................................................................................................................7

Czy muszę podpisać umowę z Tungsten Network? ..................................................................................................7










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01/1301/1303/11

Treść Czy wymów e-fakturowania dotyczy wszystkich podmiotów UNILEVER? ....................................................................... 7

Czy warunki umów i zamówień obejmują obowiązkowe e-fakturowanie? ..................................................................... 8

Z kim w UNILEVER mogę się skontaktować?.......................................................................................................... 8

Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych?......................................................... 8

Wysłałem już trochę danych do faktury bezpośrednio do innych klientów; czy mogę przesłać faktury EDI/XML

bezpośrednio do Unilever? ............................................................................................................................. 8

Mam już narzędzie pozwalające na udostępnianie moim klientom faktur przez Internet - pozwalające im na

przeglądanie obrazu faktury w Internecie. Czy mogę korzystać z tego narzędzia zamiast z Tungsten Network?......................... 8

Czy Unilever będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Tungsten Network? ............................................................ 8

Jak dokona się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie?............................................................................. 9

Czy mogę przesyłać e-faktury za pośrednictwem Tungsten Network wszystkim moim klientom? .......................................... 9










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Czym jest Tungsten Network? Tungsten Network jest globalną siecią elektronicznego fakturowania. Platforma e-fakturowania Tungsten Network umożliwia dostawcom przesyłanie danych do faktury bezpośrednio ze swoich systemów księgowych w jakimkolwiek formacie klientom zarejestrowanym w Tungsten Network.

Jakie są oczekiwania Unilever wobec dostawcy dotyczące obowiązkowego e-fakturowania? W Unilever e-fakturowanie obowiązuje wszystkich naszych dostawców rozliczających się z Unilever w Europie, Ameryce Północnej oraz podmiotów Łańcucha Dostaw. Oczekujemy, że wszyscy dostawcy zarejestrują się na e- fakturowanie, aby ulepszyć i zoptymalizować proces płatności faktur i zdecydowanie zalecamy to wszystkim dostawcom.

Czy jest jakiś inny sposób przekazywania faktur niż e-fakturowanie? Nie, od 1 października 2016 r.e-fakturowanie stanowi jedyną możliwość przekazywania faktur Unilever.

Jaki jest ostatni dzień lub ostateczny termin zarejestrowania się na Tungsten network? Biorąc pod uwagę korzyści zarówno dla dostawcy, jak i dla klienta, e-fakturowanie będzie domyślną drogą fakturowania, a obsługa faktur papierowych zostanie wycofana. Oczekuje się, że po otrzymaniu pakietu komunikacyjnego, dostawcy Unilever w Ameryce Północnej i Europie oraz podmioty Łańcucha Dostaw będą gotowi do wysyłki faktur elektronicznych od 1 października 2016 r. Dlatego też Unilever zachęca, aby wdrożyć tę inicjatywę wcześniej.

Kto może korzystać z tej usługi? Dostawcy Unilever, którym wystawiono zamówienie do zapłaty. Nie dotyczy to [usług] świadczonych za opłatą oraz faktur opłacanych kartą kredytową.

Jak to działa? Tungsten otrzymuje od ciebie przez Internet dane do faktury i weryfikuje określone pola danych, kluczowe dla routingu przez punkt dostępuoraz zatwierdzenia, w imieniu Unilever. Następnie przesyła raport z potwierdzeniem do wybranej przez ciebie osoby do kontaktu (lub na -email grupowy). Następnie Tungsten utworzy z tych danych plik PDF z fakturą i przekaże dane oraz obraz PDF do systemu rozliczeń z dostawcami Unilever. Urzędnik dokonujący poświadczenia w stacji otrzymuje dane i obraz, gotowe do poświadczenia. Proces ten zwykle trwa nie dłużej niż 30 minut.










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01/1301/1305/11

Jak zacząć? Twoje konto w Tungsten zostało utworzone w twoim imieniu przez Unilever. Po otrzymaniu tej wiadomości, Tungsten będzie kontaktować się z tobą w celu przedstawienia programu i zdefiniowania twoich ustawień w Tungsten network. Jeśli nie otrzymasz wiadomości od Tungsten lub chcesz przyspieszyć cała procedurę, napisz na adres [email protected], podając nazwę swojej firmy, aby uzyskać pierwszeństwo. Po zapisaniu ustawień otrzymasz od Tungsten wiadomość e-mail „Gotowość do przeprowadzania transakcji”. Od tego momentu możesz zacząć wystawiać faktury dla Unilever.

Co jeśli zapisałem się już do Tungsten network? Jeżeli masz już konto w Tungsten, zaloguj się, używając swoich danych do logowania i zarejestruj zgłoszenie z prośbą o dodanie Unilever do twojego konta jako nowego kupującego. Następnie Tungsten zaktualizuje konto, aby umożliwić fakturowanie, po dokonaniu weryfikacji przez Unilever.

Czy fakturowanie przez Tungsten Network stanowi wymóg prowadzenia interesów z UNILEVER? UNILEVER aktywnie wycofuje rozliczanie faktur papierowych, aby skorzystać z możliwości, jakie daje naszej firmie i naszym dostawcom fakturowanie elektroniczne.

Jakie są korzyści związane z używaniem Tungsten Network? • Bezpieczne i gwarantowane przekazanie faktury - koniec ze zgubionymi fakturami • Możesz sprawdzić status swojej faktury przez Internet - od momentu jej przekazania do opłacenia • Krótszy czas rozliczania faktur - otrzymujemy twoje faktury szybciej, co oznacza, że możemy zapłacić ci w terminie

• Natychmiastowe sprawdzanie poprawności danych faktury- Mniej opóźnień związanych z brakującymi informacjami • Technologia formatowania danych "any-to-any" (jakikolwiek format zamieniany na jakikolwiek inny) - bez dodatkowego sprzętu komputerowego lub

oprogramowania • Większa przejrzystość rozliczania i lepsze zarządzanie przepływem gotówki dzięki całodobowemu dostępowi i raportowaniu 7 dni w tygodniu • Zgodność z VAT - niezależnie od tego, skąd lub dokąd wysyłane są faktury • Łatwy i tani sposób -wysyłaj faktury, kiedy chcesz

Czy muszę instalować dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie? Tungsten Network jest systemem internetowym, dlatego jedyne, czego potrzebujesz, aby uzyskać dostęp do platformy e-fakturowania to przeglądarka i dostęp do Internetu.










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Czy będę musiał korzystać z tej usługi, jeśli obecnie płatności na moje konto wpływają terminowo? Korzystając z Tungsten Network będziesz mieć pewność, że w dalszym ciągu będziemy płacić ci w terminie. Ponadto, w momencie, kiedy odbierzemy twoją fakturę, otrzymasz powiadomienie, wraz z informacją o statusie faktury.

Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych? Wystarczy dostęp do Internetu i standardowa przeglądarka internetowa.

Co się stanie, jeśli w dalszym ciągu będę przesyłać faktury papierowe? Od 1 października 2016 r. Unilever nie będzie już przyjmował żadnych faktur papierowych.

Kiedy już zaczniesz przesyłać faktury przez Tungsten Network, będziesz musiał zaprzestać przesyłania kopii papierowych.

Jakie opcje związane z e-fakturowaniem Tungsten oferuje dostawcom korzystającym z ich sieci? Tungsten Network oferuje elastyczne opcje elektronicznego przesyłania e-faktur, odpowiadające na całą gamę potrzeb dostawców związanych z ich wielkością, systemami oraz rozliczaniem faktur. Ponadto, dostawcy nie muszą instalować żadnego sprzętu komputerowego lub oprogramowania, ani zmieniać sposobu

konfiguracji ich systemów. Istnieją dwie podstawowe metody/opcje przesyłania faktur i not uznaniowych przez Tungsten network: Zintegrowane Rozwiązanie i Formularz Internetowy:

Zintegrowane Rozwiązanie: To opcja najlepsza dla dostawców przesyłających duże ilości faktur. Pozwala im ona na przesyłanie plików danych rozliczeniowych

(dla faktur lub not uznaniowych) z ich systemu finansowego bezpośrednio do Tungsten. Formularz Internetowy: To opcja najlepsza dla dostawców przesyłających niewielkie ilości faktur. Pozwala im ona na tworzenie faktur do rozliczenia i/lub not uznaniowych bezpośrednio na portalu internetowym Tungsten oraz przesyłanie ich drogą elektroniczną swoim klientom.

Czy przesyłając faktury, możemy załączyć na Tungsten dokumenty uzupełniające? A jeśli tak, to jak to zrobić? dokumentację uzupełniającą. Można ją przekazać tworząc plik elektroniczny, korzystając ze sterowników druku na swoim o komputerze lub skanując dokument. Obecnie obsługiwane są jedynie pliki TIF (lub TIFF), jednak w przyszłości Unilever będzie obsługiwał pliki PDF utworzone przy pomocy dowolnej liczby bezpłatnych sterowników druku d PDF dostępnych w Internecie lub bezpośrednio ze skanera. Kiedy już dokumentacja uzupełniająca zostanie przesłana, w momencie przekazywania faktury do sieci Tungsten, będzie ona dołączona na stałe do faktury elektronicznej i przesłana do urzędnika poświadczającego Unilever.










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Jakie koszty wiążą się z rejestracją w Tungsten Network? Tungsten Network oferuje dwie możliwości przekazywania faktur: zintegrowane rozwiązanie i formularz internetowy. Zintegrowane Rozwiązanie umożliwia dostawcom przesyłanie danych do faktury w dowolnym formacie, bezpośrednio do naszego systemu księgowego. Oznacza to

włączenie twojego aktualnego systemu rozliczeń do sieci e-fakturowania Tungsten, a więc dane są przekazywane automatycznie: rozwiązanie to objęte jest roczną

składką członkowską, do której dochodzi opłata za transakcję, jeżeli przekroczysz liczbę bezpłatnych faktur w ramach tego rozwiązania.

Formularz Internetowy pozwala ci na ręczne wprowadzanie danych do bezpiecznego formularza internetowego Tungsten Network. Jeśli zdecydujesz się na formularz internetowy, nie będziesz musiał dokonać płatności za wprowadzenie ustawień lub dołączenie do programu, aby zacząć korzystać z tej usługi. Otrzymasz możliwość

przeprowadzenia 52 bezpłatnych transakcji rocznie; jeżeli będziesz musiał wystawić więcej faktur i przekroczysz limit bezpłatnych transakcji, będziesz mógł dokupić więcej. Sprawdź cennik Tungsten Network, klikając w link: http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf

Co obejmuje opłata członkowska za Zintegrowane Rozwiązanie? Opłata członkowska obejmuje koszty Tungsten Network związane z wprowadzeniem twoich ustawień dosieci oraz ogólne koszty utrzymania sieci. Składka członkowska stanowi roczny koszt, niezależny od liczby klientów, którym wystawiasz faktury przez sieć.

Czy Unilever pokryje te opłaty? Unilever nie pokrywa żadnych opłat za dostawców. Badania benchmarkingowe wykazały, że przejście na e- fakturowanie wiąże się z najbardziej konkurencyjnymi kosztami zarządzania fakturami. Tungsten Network pomoże ci wybrać najkorzystniejszą pod względem cenowym opcję dla twojej firmy, w oparciu o szacowane rozmiary, złożoność, ilość i częstotliwość wysyłanych faktur.

Czy muszę podpisać umowę z Tungsten Network? Jeśli wybierzesz Rozwiązanie Zintegrowane, podpiszesz z Tungsten Network umowę właściwą dla dostawcy. Jeśli zdecydujesz się na Formularz Internetowy, będziesz musiał wyrazić zgodę na standardowe warunki świadczenia usługi przez Tungsten Network.

Czy wymów e-fakturowania dotyczy wszystkich podmiotów UNILEVER? E-fakturowanie dotyczy wszystkich krajów w Europie (z wyłączeniem Grecji), Ameryce Północnej (USA i Kanada) oraz w Łańcuchu Dostaw (UASCC i USCC).











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Czy warunki umów i zamówień obejmują obowiązkowe e-fakturowanie? Tak, do wszystkich warunków umów z dostawcami i zamówień zostanie wprowadzony zapis, aby od 1 października 2016 r. przesyłać wyłącznie faktury elektroniczne.

Z kim w UNILEVER mogę się skontaktować? Wprowadzeniem e-fakturowania w imieniu UNILEVER będzie zarządzać Tungsten Network. Aby przedstawić swoje pytania dotyczące Zintegrowanego Rozwiązania, należy w pierwszej kolejności skontaktować się Tungsten Network. Jeżeli Tungsten Network niebędzie w stanie udzielić odpowiedzi, można wówczas skontaktować

się z zespołem ds. programu e-fakturowania Unilever: [email protected]

Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych? Jeśli drukujesz faktury tworzone w systemie do fakturowania, możesz przesyłać pliki z danymi do faktury do Tungsten Network, korzystając ze Zintegrowanego Rozwiązania. Jeśli wystawiasz faktury ręcznie (Word, Excel, itp.) możesz przejść do platformy e-fakturowania Tungsten poprzez bezpieczną stronę internetową i tworzyć faktury w Internecie, korzystając z Formularza Internetowego. Nie jest wymagana instalacja żadnego oprogramowania; wystarczy połączenie z Internetem i standardowa przeglądarka.

Wysłałem już trochę danych do faktury bezpośrednio do innych klientów; czy mogę przesłać faktury EDI/XML bezpośrednio do Unilever? Nie, jeżeli chodzi o Tungsten, EDI i XML są jedynie formatami danych; możesz więc korzystać z preferowanego przez ciebie formatu, aby przekazywać Tungsten dane. Unilever nie może przyjmować żadnych faktur elektronicznych bezpośrednio od dostawców (nawet jeśli dostawcy ci wymieniają już informacje w innych programach integrowania dostawców, takich jak e4US).

Mam już narzędzie pozwalające na udostępnianie moim klientom faktur przez Internet - pozwalające im na przeglądanie obrazu faktury w Internecie. Czy mogę korzystać z tego narzędzia zamiast z Tungsten Network? Nie, Tungsten network gwarantuje, że dane, które przesyłasz, zostaną przekazane do systemu rozliczenia płatności Unilever (DCIW) i tam, gdzie to możliwe, zostaną

połączone z zapisem o odbiorze towaru. Udostępnianie Unilever obrazu faktury lub opcji pobrania danych w ustalonym formacie nie spełnia tego wymogu.

Czy Unilever będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Tungsten Network? Tungsten Network nie jest platformą płatniczą. Unilever będzie w dalszym ciągu korzystać ze swojego obecnego systemu przetwarzania płatności.











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Jak dokona się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie? Po wprowadzeniu twoich ustawień, kiedy będziesz już mógł dokonywać transakcji przez sieć, Tungsten Network prześle ci powiadomienie o tym, że możesz już

przesyłać faktury do naszego działu księgowości.

Czy mogę przesyłać e-faktury za pośrednictwem Tungsten Network wszystkim moim klientom? Kiedy już się zarejestrujesz, Tungsten Network umożliwi ci przesyłanie e-faktur wszelkim innym klientom korzystającym z sieci.

Czy mogę przesyłać transakcje dla więcej niż jednego klienta w jednym pliku? W przypadku Zintegrowanego Rozwiązania, Tungsten Network akceptuje pliki z danymi w jakimkolwiek formacie, obejmujących dowolną liczbę klientów. Tungsten

Network uzgodni z tobą, w jaki sposób identyfikować każdego z klientów w twoim pliku z danymi, a następnie dostarczy każdą z transakcji odpowiedniemu klientowi.

Jaki okres obowiązywania umowy zostanie zaproponowany i co się stanie, jeśli przestanę w tym okresie realizować dostawy na rzecz Unilever? Tungsten Network oferuje standardowy, 3-letni okres obowiązywania umowy. Możesz również poprosić o krótszy okres trwania umowy, wynoszący 1 rok. Jeżeli twoja relacja handlowa z Unilever zakończy się, możesz w każdej chwili anulować swoją umowę z Tungsten Network. W momencie, kiedy przestaniesz realizować

transakcje, od momentu anulowania nie będą już pobierane żadne dalsze opłaty za transakcje i członkostwo.

Moja organizacja planuje wkrótce zmienić swoje oprogramowanie do wystawiania faktur; czy powinienem wstrzymać się z tym przed rejestracją? Tungsten Network akceptuje wszelkie formaty danych przychodzących, dlatego powinieneś dołączyć do sieci jak najszybciej i przesyłać swoje faktury już teraz, aby mieć pewność, że nie nastąpi przerwa w płatnościach. Możesz po prostu poinformować Tungsten o tych zmianach, kiedy będziesz już mógł rozpocząć korzystanie ze swojego nowego oprogramowania. Tungsten dokona odpowiednich zmian bez wprowadzania przerw w przekazywania faktur.










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Czy Tungsten Network współpracuje z personelem ds. technicznych znającym inne języki niż angielski? Jeśli do wprowadzenia ustawień konta potrzebna ci pomoc językowa, zadzwoń pod numer +44(0)8701657420/7430 i poproś o pomoc dostępną w następujących językach: francuski, niemiecki, holenderski i hiszpański. Tungsten Network posiada również lokalne infolinie obsługi klienta dla następujących krajów: Francja 0170708100 Niemcy 069222220290 Holandia 0207121385 Hiszpania 0914141472 Irlandia 012477709 Szwecja 0850578418 Finlandia 800118871 Dania 080885818

Czy jeśli obecnie przesyłam faktury konsygnacyjne, będę mógł nadal robić to drogą elektroniczną za pośrednictwem Tungsten Network? Tak, o ile przestrzegany jest standardowy, europejski proces konsygnacyjny Unilever. Zapytaj o szczegóły menedżera Tungsten Network ds. wdrożeń lub dział obsługi klienta.

Czy jeśli obecnie korzystam z opcji samofakturowania w ramach mojego procesu biznesowego wystawiania faktur dla Unilever, będę

mógł nadal robić to drogą elektroniczną za pośrednictwem Tungsten Network? Nie, samofakturowanie nie jest już obsługiwane w ustawieniach Unilever Tungsten Network.

Kiedy i jak mam uiścić opłatę członkowską? Zintegrowane Rozwiązanie: Płatności za pierwszą roczną subskrypcję Zintegrowanego Rozwiązania należy dokonać po podpisaniu umowy. Tungsten nie rozpocznie procesu wdrażania dostawcy, dopóki nie otrzyma potwierdzenia płatności dokonanej kartą kredytową, ACH lub w innej formie. Opłata (opłaty) roczne obejmuje wprowadzenie ustawień, mapowanie, utrzymanie i serwis świadczonej usługi. Ceny mogą ulec zmianie, za uprzednim, 30-dniowym pisemnym powiadomieniem.

Żadne z opłat nie obejmują podatków, które stanowią wyłączną odpowiedzialność Zintegrowanego Dostawcy.

Formularz Internetowy: Po zakończeniu rejestracji w Formularzu Internetowym, każde konto dostawcy otrzyma na początek 52 transakcje do bezpłatnego

zrealizowania. Po 12 miesiącach od daty rejestracji, dostawca otrzyma kolejne 52 transakcje i, o ile poprzednie nie zostały całkowicie wykorzystane i w ramach 12-miesięcznego okresu niezbędne jest dokupienie dodatkowych transakcji. Minimalna liczba transakcji możliwa do dokupienia w tym czasie to partia 25 transakcji.










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Czy można uzyskać dodatkowe informacje na temat usługi Tungsten Network? Tak. Sprawdź stronę http://www.tungsten-network.com/unilever/

Czy Tungsten Network udostępnia filmy instruktażowe, pomagające zrozumieć ten proces? Tak, kliknij w linki do filmów, znajdujące się poniżej.

Jak się zarejestrować na portalu Tungsten Network? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718

Jak się połączyć z Unilever? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077

Jak utworzyć fakturę i notę uznaniową? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366

Jak otworzyć zgłoszenie i śledzić jego status? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671

Jak przeglądać status faktur w portalu Tungsten? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961
















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Preguntas más Frecuentes Tungsten Network 01/1301/1301/11


https://www.unilever.com/Images/spanish-standard-faqs-tungsten-network-reviewed_tcm244-484261_en.pdf









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Contenido ¿Qué es la Red Tungsten? .............................................................................................................................. 4

¿Cuál es la expectativa de Unilever por parte de los proveedores con respecto a la Facturación electrónica obligatoria? .......... 4

¿Existe alguna forma alternativa para la presentación de facturas que no sea la Facturación electrónica?............................ 4

¿Cuál es la última fecha límite para registrarse en la Red Tungsten? ......................................................................... 4

¿Quién puede usar el servicio? ...................................................................................................................... 4

¿Cómo funciona?....................................................................................................................................... 4

¿Cómo empiezo? ...................................................................................................................................... 5

¿Qué sucede si ya estoy suscrito a la Red Tungsten?............................................................................................. 5

¿Es la facturación a través de la Red Tungsten un requisito para realizar negocios con UNILEVER?...................................... 5

¿Cuáles son los beneficios de usar la Red Tungsten? ............................................................................................. 5 ¿Preciso instalar hardware o software adicional?................................................................................................. 5

¿Precisaré usar este servicio si se le paga a mi cuenta a tiempo en la actualidad?.......................................................... 6

¿Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? .................................................................. 6

¿Qué sucede si continúo enviando facturas en papel?............................................................................................ 6

¿Qué opciones de facturación electrónica ofrece Tungsten a los proveedores que usan su red? ......................................... 6

¿Podemos adjuntar documentos de respaldo en Tungsten cuando presentamos las facturas? ¿Y cómo? ..................................6

¿Cuáles son los costos asociados con el registro en la Red Tungsten? ......................................................................... 7

¿Qué cubre la tarifa de membresía para la Solución integrada?................................................................................ 7

¿Abonará Unilever las tarifas? ....................................................................................................................... 7 ¿Preciso firmar un acuerdo con la Red Tungsten? ................................................................................................ 7










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Contenido ¿Aplica el requisito de facturación electrónico a todas las entidades de UNILEVER? ........................................................ 8

¿Incluyen el Contrato y los Términos y condiciones de la PO (Orden de compra) la facturación electrónica?........................... 8

¿A quién puedo contactar en UNILEVER?............................................................................................................. 8

¿Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? ................................................................... 8

Ya envié algunos datos de facturación directamente a otros clientes; ¿Puedo enviar Facturas EDI/XML directamente a Unilever?............................................................................................................................... 8

Ya tengo la aplicación para realizar facturas disponible para mis clientes a través de Internet, les permite ver una

imagen de una factura en la Web. ¿Puedo usar esta aplicación en vez de la Red Tungsten? ............................................... 9

¿Realizará Unilever pagos utilizando la Red Tungsten? ........................................................................................... 9

¿Cómo se maneja el cambio del papel a la Facturación electrónica?.......................................................................... 9

¿Puedo enviar facturas electrónicas usando la Red Tungsten a todos mis clientes? ......................................................... 9










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¿Qué es la Red Tungsten? La Red Tungsten es una red de facturación electrónica global. La Red Tungsten es una plataforma de facturación electrónica que les permite a los proveedores enviar datos de facturas directamente desde sus sistemas de contabilidad en cualquier formato a los clientes inscritos en la Red Tungsten.

¿Cuál es la expectativa de Unilever por parte de los proveedores con respecto a la Facturación electrónica obligatoria? Unilever tiene facturación electrónica obligatoria para todos nuestros proveedores que facturan a Univeler Europa, América del Norte y las entidades de la Cadena de proveedores. Esperamos y recomendamos firmemente a todos los proveedores que se registren con la facturación electrónica para mejorar y optimizar el proceso de pago de facturas.

¿Existe alguna forma alternativa para la presentación de facturas que no sea la Facturación electrónica? No. La Facturación electrónica es la única opción para presentar facturas a Unilever a partir del 1 de octubre de 2016

¿Cuál es la última fecha o fecha tope para registrarse en la Red Tungsten? Dado el beneficio que implica tanto para el proveedor como el cliente, la Facturación electrónica será la ruta de facturación predeterminada y se eliminará la facturación en papel. Una vez recibido el paquete de comunicación, se esperará que los proveedores de Univeler de América del Norte, Europa y de las entidades de la Cadena de suministro estén listos para enviar las facturas electrónicas a partir del 1 de octubre de 2016. Por lo tanto, Unilever le alienta a adoptar esta iniciativa cuanto antes.

¿Quién puede usar el servicio? Los proveedores de Unilever a quienes se les emitan Órdenes de compra abonables. No se contempla el pago de las facturas y honorarios por tarjeta de crédito.

¿Cómo funciona? Tungsten recibe los datos de la factura de su parte a través de la Internet y verifica ciertos campos de datos de parte de Unilever para el direccionamiento y aprobación de AP, y envía un informa de confirmación a un contacto (o correo electrónico grupal) de su elección. Tungsten creará una factura en PDF a partir de dichos datos y hará que los datos y la imagen en PDF sean entregados al sistema de pago de cuentas de Unilever. El oficial certificante en la estación puede hacer que los datos y la imagen estén disponibles para la certificación. Este proceso normalmente no toma más de 30 minutos.










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¿Cómo empiezo? Unilever ha creado su cuenta en Tungsten de su parte. Después de esta comunicación, Tungsten se pondrá en contacto para presentarle el programa y configurar su cuenta en la red Tungsten. Si no sabe de Tungsten o desea acelerar el proceso, envíe un correo electrónico a [email protected] con el nombre de su empresa

para que le demos prioridad. Luego de la configuración, recibirá un correo electrónico indicando que "Está listo para realizar transacciones" de Tungsten en cual se le indica que puede comenzar a facturarle a Unilever.

¿Qué sucede si ya estoy suscrito a la Red Tungsten? Si ya tiene una cuenta con Tungsten, inicie sesión con sus credenciales, y registre un ticket de soporte solicitando que Unilever sea añadido como un comprador nuevo a su cuenta. Luego Tungsten actualizará la cuenta para permitir la facturación después de la verificación de Unilever.

¿Es la facturación a través de la Red Tungsten un requisito para realizar negocios con UNILEVER? UNILEVER está eliminando de modo activo el proceso de facturación en papel para aprovecharse de los beneficios que proporciona la facturación electrónica a nuestro negocio y a nuestros proveedores.

¿Cuáles son los beneficios de usar la Red Tungsten? • Entrega de facturas de modo seguro y garantizado: no habrá más facturas perdidas • Usted puede comprobar el estado de su factura en línea: desde la entrega hasta el pago • Tiempo de procesamiento reducido: recibimos sus facturas más rápido lo que significa que podremos abonarle a tiempo • Validación de la factura instantánea: menos retrasos debido a falta información • Tecnología de formateo de datos de cualquier tipo a cualquier tipo: sin software o hardware adicional • Una mayor transparencia de procesamiento y un mejor manejo del flujo de efectivo debido a un acceso y presentación de informes 24 horas al día, los 7 días

de la semana • Cumple con la normativa sobre el IVA: indistintamente de desde dónde se envían o reciben las facturas • Fácil y eficiente desde el punto de vista del costo: envíe facturas en cualquier momento

¿Preciso instalar hardware o software adicional? La Red Tungsten tiene una base sólida, por lo que todo lo que requiere para acceder a la plataforma de Facturación electrónica es un navegador y acceso a Internet.










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¿Precisaré usar este servicio si se le paga a mi cuenta a tiempo en la actualidad? Su uso de la Red Tungsten garantizará que continuemos pagándole a tiempo. Además, recibirá la notificación cuando su factura haya sido recibida por nosotros con el estado de su factura.

¿Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? Todo lo que precisa es una conexión a Internet y un navegador de Internet estándar.

¿Qué sucede si continúo enviando facturas en papel? Unilever no aceptará más facturas en papel a partir del 1 de octubre de 2016 Una vez que comience a enviar facturas a través de la Red Tungsten, deberá dejar de enviar copias en papel.

¿Qué opciones de facturación electrónica ofrece Tungsten a los proveedores que usan su red? La Red Tungsten ofrece opciones electrónicas flexibles para la presentación de facturas electrónicas que admiten una variedad de tamaños de proveedor, sistemas y necesidades de procesamiento. Además, los proveedores no precisan instalar hardware o software o cambiar la forma en que sus sistemas están configurados. Existen dos métodos/opciones principales para el envío de facturas y notas de crédito a través de la Red Tungsten: la Solución integrada y el Formulario web:

Solución integrada: Esta opción es la mejor para los proveedores que presentan una gran cantidad de facturas y les permite enviar un archivo de datos de facturación (factura o nota de crédito) de su sistema financiero directamente a Tungsten.

Formulario Web: Esta opción es la mejor para los proveedores que presentan un número menor de facturas y les permite crear sus facturas y/o notas de crédito directamente en el portal de Tungsten en línea y enviarlas electrónicamente a sus clientes.

¿Podemos adjuntar documentos de respaldo en Tungsten cuando presentamos las facturas? ¿Y cómo? Los requisitos para la certificación de la factura son determinados por el oficial certificante local. En algunos casos, se requerirá que documentación de respaldo

acompañe la factura. Esto puede ser proporcionado creando un archivo electrónico utilizando las unidades de impresión en la computadora o de escaneado el papel. En la actualidad, los archivos admitidos se limitan a archivos TIF (o TIFF). Sin embargo, en el futuro, Unilever admitirá archivos en PDF generados por cualquier número de unidades de impresión de PDF gratis en la web, o como producto de un escáner. Una vez cargada, la factura se ingresa en Tungsten, la documentación de respaldo se adjunta de modo permanente a la factura electrónica y se envía al oficial certificante de Unilever.










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¿Cuáles son los costos asociados con el registro en la Red Tungsten? La Red Tungsten ofrece dos tipos de presentación de factura; una solución integrada y una solución de formulario web.

La Solución integrada les permite a los proveedores enviar los datos de su factura en cualquier formato directamente a nuestro sistema de contabilidad. Esto integra su sistema de facturación actual en la red de Facturación electrónica de Tungsten para que los datos sean transferidos sin intervención manual. Esta solución tiene

una tarifa de suscripción anual además de una tarifa de transacción si usted excede el número de facturas gratis que ofrece esta solución.

La solución del Formulario web le permite ingresar datos manualmente en el formulario en línea seguro de la Red Tungsten. Si usted escoge usar la solución del

formulario web, no se le requiere que abone una tarifa de configuración o registro para comenzar a usar este servicio. Recibirá 52 transacciones gratis al año. Si sus requisitos de facturación exceden las transacciones gratis, podrá adquirir más. Consulte el enlace de precios de la Red Tungsten: http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf

¿Qué cubre la tarifa de membresía para la Solución integrada? La tarifa de suscripción cubre el costo a la Red Tungsten para registrarlo en la red y los costos generales de mantenimiento de la red. La tarifa de suscripción es un costo anual indistintamente del numero de clientes que usted factura a través de la red.

¿Abonará Unilever las tarifas? Unilever no abona tarifas de parte de proveedores. Los estudios de evaluación comparativa han demostrado que el cambio a la Facturación electrónica ofrece costos competitivos para la administración de la factura. La Red Tungsten lo asistirá con la selección de la opción de costo más efectiva para su negocio en base al tamaño, complejidad y volumen y frecuencia esperados de las facturas.

¿Preciso firmar un acuerdo con la Red Tungsten? Si usted selecciona la Solución integrada, usted firmará un acuerdo específico del proveedor con la Red Tungsten. Si usted selecciona la solución de Formulario Web, se requerirá que acepte los términos y condiciones estándar de la Red Tungsten. ¿Aplica el requisito de facturación electrónico a todas las entidades de UNILEVER? La facturación electrónica aplica a todos los países en Europa (excluyendo a Grecia), América del Norte (EE. UU. y Canadá) y la Cadena de suministro (UASCC y USCC).











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¿Aplica el requisito de facturación electrónico a todas las entidades de UNILEVER? La facturación electrónica aplica a todos los países en Europa (excluyendo a Grecia), América del Norte (EE. UU. y Canadá) y la Cadena de suministro (UASCC y USCC).

¿Incluyen el Contrato y los Términos y condiciones de la PO (Orden de compra) la facturación electrónica? Sí, todos los contratos del proveedor y los Términos y condiciones de la Orden de compra serán enmendados para enviar solamente las facturas electrónicas a partir del 1 de octubre de 2016

¿A quién puedo contactar en UNILEVER? La implementación de la facturación electrónica será administrada de parte de UNILEVER por la Red Tungsten. En primera instancia, usted debe contactar a la Red Tungsten para conversar acerca de sus dudas sobre la Solución integrada. Si la Red Tungsten no puede solucionar sus dudas, entonces puede contactar al equipo del programa de Facturación electrónica de Unilever: [email protected]

¿Qué sucede si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? Si usted imprime las facturas generadas por cualquier sistema de facturación, puede enviar los archivos de datos de la factura a la Red Tungsten utilizando la Solución integrada. Si usted ingresa facturas de modo manual (Word, Excel, etc.), usted puede acceder a la plataforma de Facturación electrónica de Tungsten a través del sitio web seguro y crear facturas en línea utilizando el Formulario Web. No se requiere la instalación de software; todo lo que precisa es una conexión a Internet y un navegador estándar.

Ya envié algunos datos de facturación directamente a otros clientes; ¿Puedo enviar Facturas EDI/XML directamente a Unilever? No. EDI y XML son solamente formatos de datos en lo que respecta a Tungsten. Por lo tanto, usted puede usar este formato preferido para entregar los datos a Tungsten. Unilever no puede aceptar facturas electrónicas directamente del proveedor (aún si fuesen proveedores que ya han intercambiado información de otros programas de integración del proveedor como e4US).











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Ya tengo la aplicación para realizar facturas disponible para mis clientes a través de Internet, les permite ver una imagen de una factura en la Web. ¿Puedo usar esta aplicación en vez de la Red Tungsten? No. La Red Tungsten garantiza que todos los datos que usted envía puedan subirse al Sistema de procesamiento de pagos de Unilever (DCIW) y cuando corresponda pueden hacerse coincidir con un registro de recibo de mercaderías. Ofrecerle a Unilever una imagen de la factura o una opción de descarga de datos en un formato fijo no cumple con este requisito.

¿Realizará Unilever pagos utilizando la Red Tungsten? La Red Tungsten no es una plataforma de pago. Unilever continuará usando su proceso de pago actual.

¿Cómo se maneja el cambio del papel a la Facturación electrónica? Una vez que configura y está listo para realizar transacciones a través de la red, la Red Tungsten le enviará un alerta para notificarle que está listo para presentar las facturas a nuestro departamento de cuentas.

¿Puedo enviar facturas electrónicas usando la Red Tungsten a todos mis clientes? La Red Tungsten le permite enviar facturas electrónicas a cualquier otro cliente que está usando la red una vez que se haya registrado.

¿Puedo enviar transacciones a más de un cliente en un archivo? Para la Solución integrada, la Red Tungsten puede aceptar archivos de datos en cualquier formato cubriendo tantos clientes como sean necesarios. La Red Tungsten estará de acuerdo con usted sobre cómo se identifica cada cliente en su archivo de datos y entregará después cada transacción a su cliente correcto.

¿Cuál será la duración del contrato que se ofrecerá y qué pasa si usted deja de brindar suministros a Unilever en dicho momento? La Red Tungsten ofrecerá un contrato estándar durante 3 años. También puede solicitar un contrato de una duración más corta de 1 año. En el caso de que su relación comercial con Unilever finalice, entonces usted puede cancelar su contrato con la Red Tungsten en cualquier momento. Una vez que deja de realizar transacciones, no se cobrarán más tarifas de transacción ni tarifas de suscripción a partir del punto de cancelación.










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Mi organización planifica cambiar su software de facturación pronto: ¿debería esperar antes de suscribirme? La Red Tungsten acepta cualquier formato de datos entrantes por lo que debe unirse a la red ni bien pueda y enviar sus facturas ahora para asegurarse sus pagos no se interrumpan. Puede simplemente informar a Tungsten acerca de los cambios cuando esté listo para usar el software. Realizarán los cambios necesarios sin interrumpir la entrega de la factura.

¿Funciona la Red Tungsten sin personal técnico de habla inglesa? Si precisa asistencia con el idioma para obtener su cuenta, llame al +44(0)8701657420/7430 y solicite asistencia para los siguientes idiomas: francés, alemán, holandés y español. La Red Tungsten también tiene números de asistencia al cliente locales para los siguientes países: Francia 0170708100 Alemania 069222220290 Países Bajos 0207121385 España 0914141472 Irlanda 012477709 Suecia 0850578418 Finlandia 800118871 Dinamarca 080885818

Si en la actualidad presento facturas en consignación: ¿podré seguir haciéndolo electrónicamente a través de la Red Tungsten? Sí, siempre y cuando siga el proceso de consignación europeo de Unilever estándar. Pregunte al administrador de implementación de la Red Tungsten o al servicio de atención al cliente para obtener detalles específicos.

Si en la actualidad uso un sistema de facturación propio como parte de mi proceso del negocio para facturarle a Unilever: ¿podré

hacerlo electrónicamente a través de la Red Tungsten? No. Todavía no se admite la facturación propia en la configuración de la Red Tungsten de Unilever.

¿Cuándo y cómo abono la tarifa de Suscripción? Solución integrada: El pago de la tarifa de suscripción anual inicial para la Solución integrada se abona a la firma del contrato. Tungsten no comenzará la implementación del Proveedor hasta que la tarjeta de crédito, ACH u otro pago sea confirmado. El cargo anual incluye la configuración, mapeo, mantenimiento y soporte del servicio cubierto. Los precios están sujetos al cambio con una notificación previa por escrito de 30 días. Todas las tarifas excluyen impuestos, que son responsabilidad exclusiva del Proveedor integrado. Formulario Web: Una vez completado el registro en el Formulario web, se acreditará la cuenta de cada proveedor con 52 transacciones iniciales sin cargo. Estas 52 transacciones serán revisadas después de 12 meses desde la fecha de registro, a menos que sean usadas por completo y se precisen transacciones adicionales dentro de un periodo de 12 meses. En dicho momento, un conjunto de 25 será la cantidad mínima que pueda adquirir










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¿Existe más información disponible sobre el servicio de la Red Tungsten? Sí, visite http://www.tungsten-network.com/unilever/

¿Tiene la Red Tungsten algún tutorial en video para entender el proceso? Sí, consulte los enlaces a los videos debajo.

¿Cómo registrarse en el portal de la Red Tungsten? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718

¿Cómo conectarse con Unilever? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077

¿Cómo crear una Factura y una Nota de crédito? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366

¿Cómo abrir un ticket de soporte y realizar un seguimiento de su progreso? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671

¿Cómo ver el estado de su factura en el Portal de Tungsten? http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961
















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