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¿Cómo organizar eventos? – www.solehernandez.com
Serie Comunicación Corporativa
¿Cómo organizar un evento?
Francesc Hernández García2013
Otros ejemplares gratuitos:
- ¿Cómo organizar una rueda de prensa?- ¿Cómo redactar notas de prensa?
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Antes de empezar
Acerca de Francesc Hernández García
Mi nombre es Francesc Hernández García y soy socio fundador dehttp://www.solehernandez.com
Tengo 41 años, nací en Barcelona y vivo en la población costerade Castelldefels (en la provincia de Barcelona).
Soy licenciado en Publicidad y Relaciones Públicas, Máster enRelaciones Relaciones Públicas y Postgrado en CommunityManager & Social Media.
Trabajo desde hace más 18 años en el mundo de la comunicacióncorporativa, y desde octubre de 2006 soy Director Adjunto de laagencia de comunicación y gabinete de prensa SOLÉ &HERNÁNDEZ Consultors de Comunicació.
¿En qué puedo ayudarte?
Si eres empresario o trabajas en departamentos de marketing ocomunicación, y deseas organizar eventos corporativos o dar aconocer tus productos, servicios u otras actividades corporativas,puedo ayudarte en la definición de la estrategia comunicativa ylas acciones tácticas necesarias para convertir tus actividades y tuempresa en noticia. Somos expertos en comunicacióncorporativa, actuamos como agencia de comunicación,
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especializada en gabinete de prensa de corporaciones y todo tipode entidades privadas y públicas, organizamos todo tipo deeventos, ruedas de prensa, visitas corporativas, convenciones,nos pasamos el día redactando comunicados para nuestrosclientes, gestionamos entrevistas corporativas, organizandoaniversarios corporativos, inauguraciones, presentaciones, etc.
Puedes visitar algunos ejemplos de diversos eventos corporativosque hemos organizado en nuestro portfolio:http://www.solehernandez.com/ca/portfolio-category/esdeveniments-corporatius/
El ebook Cómo organizar eventos
Como podrás observar, he elaborado un ebook eminentementepráctico. En el mercado ya existen diversos manuales teóricos,pero este breve ebook es más un compendio de grandesnecesidades, así como un planteamiento general de todo evento,que he dividido en tres grandes bloques (antes, durante ydespués del evento).
También he añadido un resumen de aspectos a tener en cuenta ala hora de organizar una conferencia o presentación. Finalmentehe añadido un checklist que te puede servir como guía o repasoprevio sobre las necesidades que puedan plantearse en laorganización de todo tipo de evento.
Espero que este documento sea de tu interés y resto a tudisposición para cualquier consejo o servicio de comunicación quepuedas necesitar.
Sinceramente, espero que sea de tu utilidad.
Un cordial saludo,Francesc Hernández GarcíaDirector Adjunto SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicació [email protected]
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SUMARIO
1) Organización: pautas generales
2) La organización paso a paso:
• Pre-act
• Define los objetivos• Analiza los públicos objetivos• ¡Cuidado con Murphy!• Haz un listado de necesidades• Realiza un presupuesto previo
• Act
• Plan de acción al minuto• Ensayos• Timing
• Post-act
• Dossier de valoración• Dossier de archivo• Agradecimientos• Cierre de presupuesto
3) Checklist para organizar eventos
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1) O RGANIZACIÓN: PAUTAS GENERALES
La complejidad de la elaboración de cualquier acto, su
programación y ejecución, requieren de toda nuestra atención y
planificación. A continuación tienes unas pautas generales a
seguir en la organización de un evento, ya sea de carácter
interno o externo:
1. Idea general del evento/acto a organizar:
• Determina la necesidad del acto.
• Precisa sus objetivos y finalidades.
• Especifica cuáles son las zonas de influencia (o públicos)
• Elabora el presupuesto previo.
2. Organización del acto:
• Distribución del tiempo.
• Planificación general.
• Ensayo.
3. Invitados:
• Selección. Listado.
• Creación y envío de las invitaciones.
• Confirmación de la asistencia.
• Desplazamientos y alojamiento.
4. El lugar donde organizaremos el evento:¿Cómo organizar eventos? – www.solehernandez.com
• Capacidad.
• Climatología.
• Servicios diversos.
5. Seguridad:
• Exterior e interior.
• En los desplazamientos.
• Listado y / o credenciales.
6. Transportes:
• Viajes.
• Organización y reservas.
• Caravana de vehículos.
• Aparcamiento.
7. Materiales gráficos:
• Material de papelería: cartas y sobres timbrados.
• Dípticos, trípticos, carteles, etc.
• Invitaciones.
• Menús.
8. Técnicas de ordenación de los asistentes:
• Colocación de los invitados.
9. Logística:
• Planos.
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• Itinerarios y rutas alternativas.
• Cronometraje de los recorridos.
• Ornamentación general.
• Colocación de banderas.
• Capacidad.
10. Personal:
• Coordinador / a del evento.
• Auxiliares de relaciones públicas y protocolo.
• Traductores e intérpretes.
• Azafatas.
• Servicio de catering.
11. Medios de comunicación:
• Confección del dossier de prensa.
• Redacción y envío de los comunicados de prensa.
• Organización de ruedas de prensa.
• Coordinación y atención a los diferentes medios de
comunicación.
• Seguimiento de prensa.
12. Presupuesto general del acto.
13. Acciones posteriores al acto:
• Valoración de los resultados del acto.
• Dossier-archivo de todo el material utilizado.
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• Agradecimientos especiales.
• Cierre del presupuesto.
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2) L A ORGANIZACIÓN PASO A PASO : PRE-ACT, ACT Y
POST-ACT .
La organización de cualquier evento necesita mucho tiempo de
preparación por muy simple que sea. Se utilizan gran diversidad
de servicios y debes controlar el buen funcionamiento general
del mismo y de todos los detalles.
En primer lugar debes tener en cuenta que todo envento está
dividido en tres partes o bloques:
1. Las actividades previas al acto/evento (pre-act).
2. La preparación del acto/evento (act).
3. Las actividades posteriores al acto/evento (post-act).
El pre-act:
1. Define los objetivos:
Elabora un informe escrito y detallado que contenga los
objetivos que pretendes alcanzar con el acto que estás
organizando, especificando aspectos como:
• La asistencia prevista.
• La difusión prevista en los medios de comunicación.
• La promoción que querrás hacer.
• Las posibles colaboraciones o patrocinios.
2. Analiza los públicos objetivos del evento.
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Es muy importante que estudies con detenimiento los públicos a
los que quieres dirigirte, tanto a nivel interno como externo, ya
que el éxito de asistencia dependerá de la correcta elección del
público objetivo.
Por ejemplo:
Público interno: empleados, socios, accionistas, etc.
Público externo: público en general, medios de comunicación,
administración pública, líderes de opinión, etc.
3. ¡Cuidado con Murphy!
Podemos resumir las leyes de Murphy diciendo "si algo puede ir
mal, irá mal ". Cuando organices cualquier evento tenlo muy
presente. Analiza cualquier situación o inconveniente que pueda
surgir y que, además, comprometa el éxito del acto. A
continuación, te muestro unas normas o consejos generales que
deberías tener en cuenta:
- Si el acto es al aire libre, ten siempre un lugar alternativo
protegido por si llueve.
- No organices un acto en las mismas fechas en que se realizan
otros actos importantes en tu población o que puedan influir en
la asistencia de su público objetivo.
- Vigila que ese día no coincida con un acto social o deportivo
importante: partidos de fútbol importantes, finales de la Copa,
partidos de la Champions League, etc.
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- Si crees que asistirá un gran número de personas, tal vez
debas contratar un servicio médico o de socorrista.
- En la mayoría de los actos conviene (o te obligan) a contratar
un seguro de responsabilidad civil (consulta con tu
Ayuntamiento).
- Si se necesitan medios audiovisuales, conviene tener aparatos
de repuesto.
- Facilita al máximo el aparcamiento o llega a algún acuerdo
económico con alguno cercano.
- Contrata seguridad, especialmente si el acto es al aire libre, se
prevé un elevado número de personas o si está abierto a todos.
Recordando algunas de las leyes de Murphy, también debes
recordar que:
- Todo requiere más tiempo de lo que piensas.
- Sin control y seguimiento, las cosas tienden a ir de mal en
peor.
- Es imposible satisfacer a todo el mundo.
- Si aprecias que hay cuatro formas posibles de que algo salga
mal y las evitas, no tardará en surgir la quinta.
- Si las posibilidades de éxito son del 50%, las de fracaso son
del 75%.
- Cuando algo sale mal, siempre habrá alguna persona que ya lo
sabía.
4. Haz un listado de las necesidades.
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Estudia cuáles son las necesidades para cada acto, tanto las
materiales (sillas, tablas, megafonía, identificadores ...) como
las de personal (seguridad, azafatas, speakers, conductores,
coordinación, traducción, etc.). Al final del documento, te facilito
un checklist (estándar) que te ayudará a efectuar este relación.
De todos modos, deberás crear tu propio checklist, en función de
las necesidades y tipologías de eventos que organices.
5. Elaboración del presupuesto.
Una vez definidas las necesidades que requiere el acto, elabora
un presupuesto detallado, lo más aproximado a la realidad.
Sobre este presupuesto conviene que añadas entre un 10 y un
15% para gastos imprevistos.
Act
1. Plan de acción en el minuto (o programa).
Todo evento tiene un Plan de Acción en el Minuto (también
llamado “PAM”) propio, que consiste en agrupar todas las
actividades del acto por minutos. En ocasiones también es
conocido como “Programa” del evento.
Por ejemplo:
PAM de una inauguración:
11:30 Convocatoria de los invitados.
11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la entidad.
11:55 Breve discurso del Alcalde.
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12:05 El Alcalde, junto con el Presidente, descubren una placa
conmemorativa.
12:10 Firma en el libro de honor de la entidad.
12:15 Visita al local que se acaba de inaugurar.
12:20 Se sirve a los asistentes un refrigerio.
12:55 Final de la inauguración.
2. Ensayos
Siempre hay que hacer uno o dos ensayos antes del inicio del
evento, mucho mejor si se pueden hacer días antes. Esto nos
permite ver las posibles dificultades y inconvenientes y
solucionarlos con tiempo.
Comprueba con suficiente tiempo todo el material que vayas a
utilizar durante cada acto: megafonía, iluminación, audiovisuales,
climatización, etc. Si contratas azafatas, personal de apoyo,
catering o seguridad, es muy importante que los responsables
conozcan previamente el lugar donde se hará el acto. Deben
saber cuáles serán sus tareas y responsabilidades y dónde deben
ubicarse.
3. Timing general del acto.
El timing o calendario es la ordenación de todas las actividades en
coordenadas acción-tiempo. Se lo más preciso posibles y, sobre
todo, procura cumplirlo.
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Siguiendo el ejemplo anterior de la inauguración, el posible timing
sería:
Actividades Junio Julio Agosto
selección invitados
enviar invitaciones
confirmar invitaciones
invitación Alcalde
confirmar Alcalde
contratar catering
comprar placa
conmemorativa
Colocar placa como.
Día del acto 28
Post-act (actividades posteriores al evento)
1. Dossier de valoración.
Después de haber organizado el evento, conviene que elabores
un informe-dossier final con todas las conclusiones positivas y
negativas del mismo. Procura ser lo más sinceros posible.
Este dossier (físico o digital) debería incluir toda la información
principal utilizada para este evento, como por ejemplo:
• Modelos de cartas utilizadas (en la prensa, a las autoridades, los
invitados, etc.)
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• Modelos de invitaciones.
• Permisos.
• Contratos.
• PAM y timing del acto.
• Listado de las personas asistentes.
• Patrocinadores y colaboradores.
• Etc.
2. Dossier archivo.
Este dossier incluye todo el material que se haya generado para
el evento:
• Dossier fotográfico (selección de las mejores fotografías).
• Grabaciones de vídeo (si dispones de diferentes vídeos
grabados).
• Material promocional (modelos de trípticos, carteles, anuncios,
etc.)
• Grabaciones de todas las entrevistas en la radio, tv, internet...
• Dossier de las apariciones en la prensa escrita.
• Etc.
3. Agradecimientos.
Los agradecimientos son uno de los aspectos más importantes y
al mismo tiempo más olvidados en la organización de todo acto.
No se debes olvidar agradecer la participación a toda persona o
entidad que haya colaborado en la organización del evento.
Por ejemplo:
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• A las personas asistentes (o en las más importantes o
representativas).
• Al personal contratado o a los responsables de sus empresas
(azafatas, seguridad, limpieza, etc.)
• A los patrocinadores y colaboradores.
• A los medios de comunicación.
• A los proveedores de material.
• Etc.
Los agradecimientos se suelen realizar mediante una carta (o
email) personalizada firmada por la persona más relevante de la
empresa o institución organizadora del acto. En ocasiones se
puede adjuntar algún detalle, como fotografías u obsequios
conmemorativos.
4. Cierre del presupuesto.
Una vez finalizado el evento, estudia todos los gastos e ingresos
producidos por mismo y comprueba las desviaciones existentes
respecto al presupuesto inicial.
Es importante saber, si ha sido necesario la utilización del
porcentaje destinado imprevistos (entre un 10 y un 15 por ciento
del total) calculado en el presupuesto inicial.
Procura que en las campañas que organices, el presupuesto final
no supere el presupuesto inicial más sus imprevistos, lo contrario
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indicará que no se calculó con suficiente precisión desde sus
inicios.
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3 ) C HECHLIST PARA ORGANIZAR EVENTOS
A continuación les ofrecemos un checklist o lista orientativa para
que no nos olvidemos los aspectos más importantes a la hora de
organizar un evento.
Cada entidad debe prepararse su propio checklist, en función de
sus necesidades y de la tipología de eventos que organiza.
ACTO: _____________________________________
REF._____________
LUGAR: Municipio: _____________________
Dirección: ___________________________
Código Postal: ________________________
Teléfono: ____________________________
Fax: ________________________________
E-mail _______________________________
FECHA: ________________ HORA: _____________
ORGANIZADO POR: __________________________
COLABORACIONES: __________________________
__________________________________________
AUTORIDADES:
1. ________________________________________
2. ________________________________________
3. ________________________________________
4. ________________________________________
5. ________________________________________
Sala VIPS: Si_ No_
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Presidencia: _______________________________________
Otras autoridades a la presidencia ________________________
_________________________________________________
Rótulos Si_ No_ Número de rótulos:
Aguas: Si_ No_
Hojas / lápices: Si_ No_
Rótulos: Si_ No_
NÚMERO TOTAL DE ASISTENTES: __________
MATERIAL GRÁFICO:
Díptico o tríptico: Si_ No_ Tirada: ____________
Cartel: Si_ No_ Tirada: ____________
Programa: Si_ No_ Tirada: ____________
Invitación: Si_ No_ Tirada: ____________
Otros:
______________ Si_ No_ Tirada: ____________
______________ Si_ No_ Tirada: ____________
______________ Si_ No_ Tirada: ____________
DIFUSIÓN:
1. ________________________ Número: ___________
2. ________________________ Número: ___________
3. ________________________ Número: ___________
4. ________________________ Número: ___________
COMUNICACIÓN:
Rueda de prensa: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______
Lugar: ___________________________________________
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Responsables: _____________________________________
Comida prensa: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______
Nota de prensa: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______
Confirmación: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______
Dossier de prensa: Si_ No_ Día: _______ Hora: _______
Lugar: ___________________________________________
Espacio para los MCM: Sí No Dónde: ____________________
Lugar para entrevistas: Sí No Donde:____________________
RESTAURACIÓN:
Tipo de comida: __________________
Número de asistentes: _____________
Lugar: ______________ Día: ___________ Hora: ________
Presupuesto: __________ Facturar a: __________________
Tipo de comida: __________________
FOTOGRAFÍA:
Responsable: ____________________________________
Material necesario: ________________________________
FILMACIÓN:
Responsable: ____________________________________
Material necesario: ________________________________
GRABACIÓN:
Responsable: ____________________________________
Material necesario: ________________________________
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BANDERAS:
Privadas: _______________________________________
Orden de colocación: ______________________________
Lugar _________________ Medidas __________________
ORNAMENTACIÓN:
Plantas: ___________ Cantidad ____ Lugar ____________
Flores: ____________ Cantidad ____ Lugar ____________
Alfombras: _________ Cantidad ____ Lugar ____________
Faldones: __________ Cantidad ____ Lugar ____________
TARIMA: Si_ No_ Cantidad __________
SILLAS: Si_ No_ Cantidad __________
PANELES: Si_ No_ Cantidad __________
PIZARRA: Si_ No_ Cantidad __________
PANCARTA: Si_ No_ Cantidad __________
SEÑALES: Si_ No_ Cantidad __________
ILUMINACIÓN:
Tipo:_____________________________________________
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Lugar: ___________________________________________
Empresa suministradora: ____________________________
MEGAFONÍA:
Material necesario (micros, pies, altavoces, amplificadores ...):
_________________________________________________
_________________________________________________
Potencia necesaria:
_________________________________________________
Empresa suministradora: _____________________________
PROYECCIÓN:
Material necesario (proyectores de diapositivas, de
transparencias, vídeo, TV ...):
__________________________________________________
__________________________________________________
Empresa suministradora: ______________________________
TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA:
Idiomas: ___________________________________________
Empresa suministradora: ______________________________
OBSEQUIOS:
Tipo: _____________________________________________
Cantidad: ______________
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Personas que deben recibir:
1. _______________________________
2. _______________________________
3. _______________________________
4. _______________________________
5. _______________________________
DOCUMENTACIÓN:
Número de personas que la recibirán: _____
Elementos que componen la documentación:
1. _______________________________
2. _______________________________
3. _______________________________
4. _______________________________
5. _______________________________
APARCAMIENTO:
Lugar más cercano para estacionar: ____________________
Privado o público: __________________________________
Lugar para las autoridades: __________________________
SEGURIDAD:
Credenciales: Si_ No_ Cantidad __________
Listados: Si_ No_ Cantidad __________
Cruz Roja: Si_ No_ Cantidad __________
Policía: Si_ No_ Cantidad __________
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Botiquín: Si_ No_ Cantidad __________
Salidas de incendios: Si_ No_ Cantidad __________
Otros: Si_ No_ Cantidad __________
TRANSPORTES:
Autocar: Si_ No_ Cantidad __________
Coches: Si_ No_ Cantidad __________
EQUIPO ORGANIZATIVO:
Responsable general: ________________________________
Conductor: _________________________________________
Técnicos de RR.PP.: __________________________________
Responsables secretaría: ______________________________
Jefe de mantenimiento: _______________________________
Azafatas: Si_ No_ Cantidad __________
OTROS ELEMENTOS:
Sitios alternativos: __________________________________
Calefacción-aire acondicionado: ________________________
Servicios: _________________________________________
Servicio de limpieza y mantenimiento: ___________________
Teléfono móvil: _____________________________________
Otros
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
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____________________________________________________
OBSERVACIONES:
____________________________________________________
____________________________________________________
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