FORMULACION DE UN BALANCED SCORECARD EN UN ESTABLECIMIENTO EDUCACIONAL

ESTRATEGIA DE DIRECCIÓN PARA UNA ESCUELA PRIVADAPOR LAWRENCE P. GRAYSON

TRADUCCION DEL INGLÉS POR RODRIGO ARRIAGADA NORAMBUENASANTIAGO DE CHILE - 2008

Un Ejemplo de Balanced Scorecard (BSC): Estrategia de Dirección para una Escuela Privada.

Por: Lawrence P. Grayson

<Traducción del inglés por Rodrigo Arriagada Norambuena - CHILE)

INTRODUCCIÓN Y RESEÑA

Para establecer, organizar y dirigir cualquier organización es necesaria una estrategia. Sin ella, la gente que dirige la institución tendría que operar por intuición y las circunstancias puntuales determinarían el curso de acción. Una nueva organización enfrenta un sinnúmero de problemas, y si una definida estrategia es fácil focalizar el interés en lo que ocurre en el plazo inmediato, sin tener una idea sobre cómo las acciones tomadas realmente contribuyen al éxito en el largo plazo de la organización. El resultado es que hay falta de claridad acerca de qué debiera hacerse, no existen prioridades para las acciones a tomar, se malgastan recursos financieros, hay un gran número de esfuerzos que no contribuyen al logro de las pocas áreas que son críticas para el éxito de la escuela y, por último, frecuentemente todo falla.

En este documento, se presenta una manera de desarrollar una estrategia. Ella está basada en el enfoque del Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard), una técnica que busca asegurar que las diferentes perspectivas claves con las cuales se analiza la organización serán tomadas en cuenta. Esta presentación incluye una identificación de la misión y visión del futuro de la organización, se focaliza el análisis en los resultados deseados, y busca el equilibrio de los esfuerzos realizados por los interesados en la empresa, por el manejo financiero, por los procesos internos y por las capacidades organizacionales. Los elementos claves en cada una de estas perspectivas son claramente definidos y se muestra cómo cada una de ellas afecta a las otras. El flujo de estos elementos claves y su interconexión constituye la estrategia.

Con el propósito de realizar una discusión de las perspectivas señaladas, este modelo se ilustra en términos de una escuela ficticia llamada Academia del Monte de Robles. Este ejemplo proveerá al lector una aplicación que será desarrollada a través de varias etapas. El primer resultado de la etapa de Planificación de este ejemplo será la elaboración del mapa estratégico de la organización, que se presenta al final de este documento. El mapa es una representación gráfica de la estrategia de la organización. Este mapa presenta un dibujo con las relaciones de causa-efecto que deberán ser consideradas desde las diferentes perspectivas para lograr el cumplimiento adecuado de los pocos y seleccionados elementos críticos que determinan el éxito de la organización.

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VISIÓN Y MISIÓN

El proceso comienza con la definición clara de la misión y visión de la institución. Esto es esencial puesto que ellas proporcionan la focalización y dirección para todo lo demás que debe ser hecho. Si una persona va a realizar un viaje, más que vagar sin rumbo fijo, ella tiene un destino preciso. Si uno está por emprender un programa de educación, más que tomar algunos cursos interesantes, uno debe tener un propósito y una idea acerca de lo que tal programa educativo le va a proporcionar. Si uno pretende renovar su casa, debe tener una razón para comenzar ese trabajo y una idea de cómo se verá su casa una vez que los trabajos estén terminados. Si una persona quiere satisfacer un propósito en su vida, este propósito debe ser conocido. En cada caso, para alcanzar un final, debe haber un propósito, una meta, un destino. Sin un punto final no hay manera de realizar decisiones apropiadas, no hay una guía para las acciones, no se puede determinar el progreso que se ha alcanzado, ni tampoco conocer cuando el fin deseado es alcanzado.

La dirección de una escuela, requiere no menos que las acciones de nuestra vida personal. Si el propósito de una escuela es satisfacer un propósito educativo, incrementar las utilidades, o satisfacer a los padres de sus alumnos, entonces ese propósito, objetivo o fines deseados deben ser conocidos. Sin ellos la escuela sólo irá a través de una serie de actividades que pueden o no ser significativas, y ella puede o no ser conducida hacia los resultados deseados. Los fines que la escuela pretende alcanzar están expresados en la misión, en la visión y en los objetivos estratégicos. La misión especifica el propósito por el cual la escuela existe; ella identifica el valor que la escuela va a proveer. La visión expresa qué es lo que se espera para el futuro; es una descripción del futuro deseado. Los objetivos estratégicos, también llamados resultados, especifican los propósitos de largo plazo de la escuela; ellos reflejan fines específicos que están alineados con la visión y con la misión. Cada uno de ellos es importante, y los tres son complementarios.

La misión determina cuál es el propósito que la escuela desea alcanzar, cuál es el valor que ella va a generar. La misión es la razón fundamental por la cual existe la organización. Es clara, inequívoca y perdurable, y expresa el corazón o esencia de la organización. Ella dice relación con los “por qué” de la organización, y no con lo que ella hace o cómo lo hace. Las políticas, procedimientos, actividades, productos, servicios y la estructura de la organización podrán evolucionar en el tiempo, respondiendo a las circunstancias cambiantes, pero la misión, si ella está bien establecida, permanece igual, inalterable. La misión raramente cambia, sin embargo, las estrategias para alcanzarla pueden variar en el tiempo. La misión sirve como la Estrella del Norte para la organización – un propósito definido de ser, que sirve para guiar las decisiones y las acciones.

Consideremos la siguiente misión para la Academia del Monte de Robles: “Educar estudiantes para que posean rigurosas aptitudes académicas, y caracteres virtuosos de forma que ellos puedan llevar una vida plena y

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productiva”. La misión es una manifestación clara de porqué existe la escuela. Ella establece en términos gruesos qué es lo que la escuela quiere lograr, pero no dice cómo lo irá haciendo para obtenerlo. Los fines por los cuales ella existe pueden ser considerados ideales. Quizás, ellos no serán nunca plenamente alcanzados. Sin embargo, expresan importantes propósitos y qué es lo que la escuela desarrollará hacia delante.

Mientras una misión describe por qué existe una organización, una visión debiera indicar cómo el futuro será mejor a causa de la existencia de la organización. La visión provee un cuadro imaginado del futuro deseado. Ella describe qué es lo que puede ser alcanzado debido a la existencia de la escuela., y puede incluir lo que la escuela hará para alcanzar los resultados finales. Ella trata de posibilidades y describe un estado final entre varios que puede satisfacer la misión. Una de las más famosas visiones es la que establecida por Martin Luther King cuando dirigió un discurso desde las escalinatas del Monumento en memoria de Abraham Lincoln el 28 de Agosto de 1963. El señaló: “Tengo un sueño en que mis cuatro hijos podrán vivir un día en una nación donde ellos serán juzgados no por el color de su piel, sino por el contenido de sus caracteres”. Qué poderosa declaración. Ella proporciona una visión de lo que el país puede llegar a ser. Es una declaración atractiva, inspiradora, significativa, ambiciosa, duradera, y comunicable fácilmente. Expresa un resultado deseado, no la manera para obtenerlo, y así permite varios enfoques para enfrentar condiciones cambiantes. Si bien es un ideal y quizás nunca pueda ser alcanzado totalmente, es bastante importante que la gente pueda continuar trabajando hacia su logro. Más aún, la visión es el hito hacia el cual la gente puede guiar sus decisiones.

El desafío en crear una buena visión es equilibrar una declaración que sea desafiadora, lograble, estimulante de la imaginación y lo bastante tangible para poder identificarse con ella, que es lo suficientemente específica para que permita estrategias que sean desarrolladas, tan amplia como para quede espacio para que dichas estrategias pueden ser cambiadas al enfrentar las cambiantes circunstancias externas.

La visión puede ser focalizada en el exterior, estableciendo cómo las vidas de los que caen dentro de la misión de la escuela pueden ser mejoradas debido a lo que ella hace. También, a menudo, las escuelas desarrollan visiones que dicen qué serán ellas en el futuro, por ejemplo: <nosotros seremos una institución de alta calidad educativa que ofrece una instrucción efectiva en atención personalizada>, o lo que ella hará: <proporcionaremos una educación en ciencias clásicas, entregaremos a nuestros alumnos un entorno seguro>. Estas son declaraciones muy laudatorias, y pueden ser desde luego fines que la escuela desea alcanzar. Desde luego, pueden ser parte de la declaración de la visión. Pero, ellas se hallan focalizadas interiormente y por sí mismas, no reflejan cómo los alumnos, las familias y los terceros interesados para los cuales la escuela fue creada, pueden ver incrementados su satisfacción y bienestar.

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Aunque estas declaraciones pueden ser parte de una visión, ellas por sí solas no reflejan el valor que puede proveer la escuela. Si la escuela está estructurada y operativa para alcanzar la visión interna solamente, será difícil alcanzar los fines focalizados externamente. La escuela podría ser un lugar agradable para trabajar y estudiar, pero inefectiva en crear mejoras en el mundo exterior para el cual fue establecida.

Como un ejemplo de declaración de visión, considere la siguiente visión para la Academia del Cerro de Robles:

La Academia del Cerro de Robles proporciona una educación distintiva y de alta calidad en las artes liberales tradicionales, conjuntamente con el desarrollo de una clara orientación moral. Los estudiantes desarrollarán caracteres virtuosos, los que se reflejarán en su vida diaria, y recibirán una educación académica integral que los preparará para la universidad y más allá de ella. Trabajos de campo y excursiones proporcionarán realismo al currículum, mientras que el atletismo será usado para el desarrollo del sano desarrollo físico, como para enseñar el valor del esfuerzo, trabajo en grupo y camaradería. Los propósitos son introducir a los alumnos en los grandes logros de la Civilización Occidental, inculcar en ellos valores virtuosos, fomentar el respeto por cada persona, y desarrollar el deseo de mejorar la sociedad en la cual ellos viven. Competencia y carácter ayudarán a los alumnos a tener vidas plenas, ricas y significativas. La escuela reconoce que los padres tienen la responsabilidad primaria por el desarrollo de sus hijos, y la escuela es sólo un colaborador escogido para este propósito. Por lo tanto, la escuela ayudará a crear una comunidad de padres a través de eventos sociales y encuentros de grupo, para asistirlos en el desarrollo intelectual, moral, físico y espiritual de sus hijos. Profesores dedicados, aulas pequeñas y un entorno seguro permitirán a los alumnos recibir atención individual y ser estimulados con la excitación del aprendizaje.

Esta declaración proporciona una clara visión de lo qué es lo que la Academia del Monte de Robles espera llegar a ser y cómo lo irá haciendo para lograrlo. Cualquiera que lea la descripción tendrá un entendimiento de qué es lo que la escuela está tratando de alcanzar, el tipo de entorno que este establece, y cuál es la expectativa de los alumnos y padres. Aunque muchas personas prefieren una declaración de visión más corta – quizás sólo las dos primeras de las sentencias de más arriba – este autor se inclina por expresiones más largas para describir mejor el futuro. Con la descripción más larga en mente, los padres, estudiantes, profesores, administradores, y otros, tendrán una idea más completa de lo que espera la escuela llegar a ser y hacer y cómo pueden ellos contribuir a ese logro. Es una mejor guía para la toma de decisiones, especialmente cuando emergen los problemas o cuando surgen oportunidades contrapuestas.

Para desarrollar una visión apropiada, empiece por recordar la misión e identifique el valor que la escuela puede proveer. Luego, desarrolle una descripción o visión de cómo la misión puede ser alcanzada, de qué puede ser mejorado y cómo debe ser hecho a causa de al existencia de la escuela.

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Como la misión es amplia, debe existir una variedad de maneras de cómo ella puede ser cumplida. La visión es una sola y señala un único camino.

Una visión es importante para dar a toda persona una idea de lo bueno que el futuro nos puede deparar. Si la visión es atractiva, puede motivar a la gente para consolidar el liderazgo de la organización y para trabajar para alcanzar esa visión. Si la visión no es atractiva, ella puede desmotivar a la gente, y ellos trabajarán con la intensidad y llegarán tan lejos como sean obligados, sin tener el deseo de ir más lejos de lo esperado para alcanzar un fin significativo.

La visión y la misión se complementan una a la otra. La misión especifica el propósito fundamental para la existencia de la escuela, mientras que la visión es más específica en señalar cómo será el futuro. La visión y misión juntas proporcionan directrices, anchos caminos que la institución debe seguir para determinar si los programas y las actividades de la escuela son apropiadas, para desarrollar metas y una estrategia para alcanzarlas y para medir el progreso de cómo tan bien las metas han sido alcanzadas. Ellos son el fundamento de todas las políticas, acciones y actividades respecto de las cuales debe alinearse la escuela. Si algo está en línea con la misión y ayuda a cumplir la visión, debe ser mantenido; si no, debe ser eliminado. Una gran cantidad de discusiones se ha dedicado al establecimiento de la misión y de la visión, porque ellas son los fundamentos para cualquier cosa que deba hacerse. Estos dos ítems establecen el destino para el gran viaje organizacional y gerencial de la escuela.

Entonces, debe ser desarrollada una estrategia para colocar un curso hacia los fines deseados. Deberá ser un mapa de lo que deberá ser hecho para alcanzar el éxito. Indicadores deberán ser desarrollados para cada uno de los elementos en el mapa estratégico, el cual puede ser usado para determinar el progreso alcanzado. Los indicadores proveen una base para gerenciar la estrategia tomando acciones apropiadas cuando el progreso satisfactorio no haya sido alcanzado. Finalmente, la estrategia es ejecutada seleccionando y dirigiendo actividades específicas asociadas con cada uno de los elementos. Esta es la manera que tiene la gente de la escuela para seguir el mapa estratégico hacia el destino.

METAS, TEMAS Y ACTIVIDADES CLAVES

Con una idea de qué se puede esperar en el futuro, uno se puede preguntar qué resultados o metas deben ser puestas a todos cuyo desempeño se ha demostrado importante para que la misión y visión puedan ser alcanzadas. Así como uno especifica estos resultados y los variados elementos que guiarán su cumplimiento, uno debe también considerar cómo el éxito en estas metas puede ser determinado, esto es, cómo pueden ellos ser medidos. Sin una manera de medir el progreso, uno no puede gerenciar efectivamente la operación.

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Para la Academia del Monte de Robles, la misión establece que los alumnos serán educados de dos formas: Para poseer rigurosas herramientas académicas y para poseer caracteres virtuosos. El primer aspecto puede ser asumido que será alcanzado si los alumnos dominan el currículum que es desarrollado. Este aspecto puede ser medido por medio de una variedad de métodos: exámenes basados en el currículum, tests estandarizados nacionales de desempeño, como el National Assessment of Educacional Progress, el éxito en pruebas nacionales o regionales de comprensión y de matemáticas, y competencias locales con alumnos de otras escuelas.

El segundo aspecto relativo al desarrollo de caracteres virtuosos puede estimarse que será alcanzado si los estudiantes practican ciertas virtudes en su vida diaria. Por ejemplo, ello puede ser medido comprobando si los estudiantes son corteses con las personas de edad, honestos, humildes y demás otras cualidades. Estas virtudes son demostrables y pueden ser observadas por los profesores, padres, y por otras personas que estén en contacto con los alumnos. Pueden usarse encuestas a los padres para indagar si ellos están satisfechos de que sus hijos estén desarrollando las actitudes morales apropiadas que ellos desean. El primer grupo de resultados dice relación con el éxito de los alumnos. Este es, por sobre todo, la razón por la cual la escuela fue creada. Ella, sin embargo, no puede lograr esto si no continúa existiendo. Así, debe existir un segundo grupo de resultados relativos a la escuela misma. Si la escuela prospera, entonces el reclutamiento de alumnos continuará incrementándose en cada año exitoso. Nuevas familias y alumnos adicionales serán atraídos por la escuela. Una variedad de indicadores pueden ser usados para medir este crecimiento efectivo, así como también, el incremento potencial. Estas mediciones incluyen el número de alumnos matriculados, el número de familias que tienen hijos matriculados, el número de nuevas familias agregadas al año anterior, el número de familias que tienen preescolares y el número de consultas acerca de la escuela, entre otras.

Adicionalmente al reclutamiento, los recursos de la escuela, especialmente los recursos financieros, deben crecer continuamente. Esto puede lograrse a través de la recepción de más matrículas y colegiaturas que el mayor reclutamiento proporciona, el aumento de las donaciones y con un manejo prudente de los fondos que están disponibles. Mientras esto último no necesariamente implica grandes recursos, puede reducir los gastos generales y procurar más recursos a la misión propiamente educativa de la escuela. Una estrategia dada debiera poner énfasis en una o más de estos caminos. En la práctica, los directores de las escuelas probablemente utilizarán todos estos medios. Algunos Indicadores de seguimiento para evaluar los recursos pueden incluir el monto de las matrículas y colegiaturas, el nivel de las donaciones, el tamaño del presupuesto, el porcentaje del presupuesto que está destinado a cubrir los costos fijos, como cuotas de créditos y remuneraciones del personal, y el porcentaje de los costos fijos cubiertos por las matrículas y colegiaturas.

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Los dos tipos de resultados están relacionados. La continuidad y el crecimiento de la escuela dependerán de lo bien que lo hagan los actuales alumnos. Si la escuela está produciendo egresados que tienen fuertes competencias académicas y que han logrado el desarrollo del carácter propuesto, habrá nuevos padres deseosos de matricular a sus hijos en la escuela. Así, adicionalmente al incremento de las recursos y al marketing efectivo, el rendimiento de los alumnos presentes es la clave para el crecimiento futuro de la institución. Las interrelaciones de los dos grupos de resultados se hayan ilustrados en el mapa estratégico mostrado en este artículo.

Estas dos tendencias, los logros de los alumnos y la prosperidad institucional debieran ser consideradas dos temas que atraviesan cualquier cosa que se haga en la escuela. Las políticas, las actividades, las contrataciones de profesores y administradores, la clasificación de los padres en grupos objetivos para una política de marketing, las aproximaciones a posibles donantes y demás actividades, deben ser todas ellas alineadas con uno de estos dos grandes temas. Si algo no está alineado o no contribuye al logro de uno o más de los resultados propuestos, debiera no ser considerado o discontinuado si ello estuviera empleándose.

Perspectiva Organizacional

Una organización consiste en una variedad de relaciones y condicionantes que pueden ser visualizadas desde distintas perspectivas. Una organización a menudo comprende ambos de los siguientes dos elementos: los elementos tangibles, tales como las edificaciones, amoblado, libros, insumos materiales y recursos financieros; y los elementos intangibles, tales como la calidad de los alumnos, motivación de los profesores, dedicación de los padres, entre otros. Algunas de estas condicionantes son de corto plazo, como el pago de la nómina mensual de cuentas, asegurarse que las clases comiencen según el horario establecido, y la mantención de los edificios e instalaciones limpios y libres de peligros para los alumnos. Otras condicionantes son de largo plazo, como el asegurarse que los estudiantes son educados en un grado que permita que ellos sean admitidos en competitivas instituciones de nivel superior, el incrementar la captación de alumnos para un nivel educacional determinado, y ganar una reputación institución de alta calidad educativa en la región o área de influencia.

Así, es necesario desarrollar una estrategia para visualizar la institución educativa y sus objetivos desde varias perspectivas. Las maneras más comunes de ver una institución, sin embargo no las únicas, son la perspectiva de los interesados directamente en dicha institución, esto es, imaginarla desde el punto de vista de los estudiantes, de sus padres y apoderados y los donantes o benefactores de ella. Desde un punto de vista financiero, la perspectiva de sus retornos o rentabilidades, de sus gastos y costos, de su contribución económica y valor agregado generado y otras más dimensiones económicas y financieras.

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Desde el punto de vista de los procesos de instrucción y de los procesos administrativos que son necesarios para operar una institución educativa. Y desde la perspectiva de la capacidad de la organización, esto es, la calidad de sus profesores y administrativos, las facultades y habilidades de su plana directiva y su liderazgo, y los tipos de cultura organizacional que se ha establecido. Estas diferentes perspectivas serán explicadas a continuación:

La Perspectiva de los Interesados Principales (Clientes)

Una escuela posee una variedad de interesados principales en su desarrollo y evolución. Si hacemos un símil con un negocio o industria, esos interesados serían vistos como los consumidores. Primero, están los estudiantes que están en la escuela para aprender y constituyen el centro del propósito por el cual la institución educativa fue creada. Luego, están los padres y apoderados de los alumnos, los que han seleccionado dicha escuela para sus hijos, pagan sus matrículas y mensualidades e incluso realizan trabajos voluntarios en ella. A continuación, están las personas que realizan donaciones porque ellas concuerdan y son leales a la misión y al tipo de educación que la escuela proporciona. En algunos casos, hay representantes de la comunidad y agencias autorizadas que tienen un interés en la escuela y en la calidad de la educación que ella ofrece. Cada grupo tiene diferentes intereses y cada uno de ellos debe ser satisfecho si la escuela quiere continuar y prosperar.

Para la Academia del Monte de Robles, los primeros interesados son los estudiantes, los padres y los donantes o benefactores. Para los estudiantes, es importante que el clima escolar esté focalizado en el aprendizaje académico y en la inculcación de valores morales personales. Los dos aspectos de este elemento son esenciales si los estudiantes van a dominar el curriculum y desarrollar virtudes que lleguen a ser parte de su vida diaria. Cumplir sólo una parte de esta misión no será suficiente. La Academia del Monte de Robles es un tipo especial de institución, comprometida con el desarrollo integral de los estudiantes: en la parte intelectual y en la parte del comportamiento. Si la escuela posee excelencia en lo académico, pero no desarrolla el carácter, sería como la mejor de las escuelas públicas, pero no superior a ellas. Si ella tiene éxito en modelar el carácter de los alumnos, pero provee una tibia preparación académica, está funcionando como una organización juvenil como los Boy Scouts o Girl Scouts. La Academia del Monte de Robles debe ser excelente en ambos aspectos del desarrollo escolar si quiere cumplir exitosamente su misión. El grado en que el clima escolar es apropiado puede ser medido a través de consultas a los padres, por medio de la magnitud del tiempo empleado en inculcar valores a los estudiantes y por la manera cómo los aspectos del desarrollo del carácter personal son parte del currículum entero y de la vida diaria en la escuela.

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Los padres son un grupo clave que debe ser satisfecho, puesto que ellos han escogido esta escuela a causa de su completo enfoque educativo. Ellos desean una sólida preparación académica para sus hijos, así como desean que sus hijos aprendan y practiquen sólidos valores morales personales. Considerando que todos los padres están involucrados en la clase de educación que sus hijos reciben, a su vez, los padres de los alumnos de la Academia del Monte de Robles están más dispuestos a monitorear activamente el progreso de sus hijos para los cuales ellos han escogido libremente un apoyo integral a la educación representado por la escuela. Los padres también están más dispuestos a involucrarse en sus actividades, sirviendo como voluntarios y cooperando con los profesores para brindar el tipo de educación que ambos buscan para los alumnos. Como se encuentra expresado en la Visión, la escuela deberá hacer un fuerte esfuerzo para involucrar a los padres, creando una comunidad de padres, promoviendo eventos sociales y discusiones en grupo para ellos.

Así como están interesados acerca de la calidad de la educación que sus hijos van a recibir, los padres también están preocupados del costo que para ellos representa la educación. Los aranceles y demás costos educacionales deberán estar dentro de sus posibilidades. Una mayoría de los padres que seleccionan una escuela como la Academia del Monte de Robles están dispuestos a hacer los sacrificios económicos necesarios para que sus hijos estén bien atendidos pero, al mismo tiempo ellos, están arriesgando mucho. Es común que estos padres tengan varios hijos que estén asistiendo a la escuela al mismo tiempo. Entonces, las matrículas y aranceles debieran ser razonables. Cuán bien los padres están involucrados y satisfechos del servicio educativo puede ser medido por el número de padres que voluntariamente dedican horas de su tiempo a colaborar con la escuela ya sea aportando continuamente nuevas ideas para la mejora de la escuela o bien matriculando niños adicionales.

El tercer grupo de principales interesados en la escuela, son las personas que hacen donaciones a ella. Los donantes son muy importantes para facilitar el financiamiento de los altos costos que implica la fundación de una escuela como también en el mantenimiento de los aranceles escolares en niveles asequibles por los padres. Los donantes a menudo son partidarios de los principios con los cuales la escuela fue fundada y son entusiastas partícipes de la visión que la escuela debe lograr. Ellos tienen la voluntad de procurar dinero y otros recursos durante el tiempo que sea necesario para alcanzar el éxito de la visión. Su grado de satisfacción y dedicación puede ser medido por la cantidad de donantes existentes, el cambio en el número de ellos, el tamaño de las donaciones y por las encuestas y conversaciones directas con ellos, individualmente o en grupos a través de asambleas de donantes.

La Perspectiva Financiera

La mayoría de las nuevas empresas tienen un capital limitado para lograr lo que ellas desean alcanzar. El caso de una escuela no es diferente. De ahí que es importante definir y obtener los recursos financieros que están disponibles para el logro de las metas que se han propuesto.

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El buen manejo financiero es siempre importante, pero es esencial especialmente en los años de inicio. En la Academia del Monte de Robles, cada peso que es gastado debe ser considerado por su efecto en uno de estos dos aspectos principales: En el mejoramiento de los logros de los estudiantes o en el incremento de la fortaleza financiera de la institución por medio del crecimiento en la captación de alumnos o en el incremento de las donaciones.

Los padres y los donantes, como interesados claves, están muy motivados acerca de la eficiencia del manejo financiero. Los padres desean asegurarse que las matrículas y aranceles se mantengan a niveles razonables, pero adecuados para proveer el tipo de educación que la Academia promueve. Los donantes buscan asegurarse que sus aportes no sean malgastados, y que cuando ellos hacen una donación ella sea utilizada en la forma más efectiva posible. La precisión en el manejo financiero puede ser medida por las variaciones entre los pronósticos presupuestarios y los gastos efectivamente realizados, los estados de fuentes y usos de fondos, el monto de los gastos imprevistos y el grado de confianza de las donaciones externas para gastos operacionales.

Hay también una variedad de actividades, distintas de aquéllas que están directamente relacionadas con la instrucción, que deben ser financiadas y que son consideradas correctas desde el punto de vista del manejo fiscal tributario. Por ejemplo, un aumento del alumnado puede requerir espacios de salas de clases adicionales y así, un aumento en los edificios e instalaciones, puede significar una inversión apropiada. Similarmente, podría se necesario un gasto adicional en financiar una cena especial con los donantes más significativos, con la expectativa de que podrían llegar donaciones adicionales. Sin embargo, gastar en una cena para celebrar el fin del año escolar podría no ser un uso apropiado de fondos que son limitados.

Un manejo preciso y armonioso del financiamiento debiera incorporar a lo menos uno de dos objetivos, y usualmente, ambos. Primero, el manejo financiero debe estar focalizado en la eficiencia o en la productividad, ya sea mejorando la estructura de costos, eliminando todo gasto superfluo e innecesario, o bien, reduciendo los costos por medio de licitaciones y compras competitivas; o también, incrementando el uso de los activos, por ejemplo, rotando entre un número de docentes los recursos pedagógicos de uso ocasional. Segundo, el manejo financiero debe procurar nuevas fuentes de retornos, quizás arrendando algunos espacios mientras ellos no sean ocupados por la escuela. Por ejemplo, un salón podría estar disponible para reuniones de la comunidad durante los fines de semana o podría ser ocupado para realizar ceremonias religiosas los días Domingo. Por medio de éstas y otras medidas, se pueden obtener ingresos adicionales.

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La Perspectiva de los Procesos Instruccionales y Administrativos

Las actividades claves desde el punto de vista de los procesos instruccionales y administrativos dicen relación con la generación de valor para los alumnos, como también para promover la institución escolar a una audiencia más vasta como los padres y apoderados y los potenciales donantes. Un primer objetivo es aquel que procura que el currículum sea el adecuado. Esto puede ser juzgado analizando cuán bien puede éste compararse con los de escuelas que tienen similares objetivos que la Academia del Monte de Robles y haciendo que el currículum sea revisado por un grupo de expertos externo. El segundo objetivo es que la instrucción sea efectiva. Este puede ser determinado verificando cuán bien los estudiantes aprenden las materias bajo estudio por medio de tests, cuán bien preparados están cuando acceden al siguiente nivel escolar y qué perciben los padres acerca de la calidad de la enseñanza entregada a sus hijos.

Un tercer objetivo es que las instalaciones estén a salvo y bien mantenidas. Esto puede ser juzgado por medio de inspecciones periódicas realizadas por el Directorio de la escuela, por el número y tipo de los requerimientos de mantención aplazados y por los informes de inspecciones requeridas por grupos externos como las autoridades de incendio y las de permisos de funcionamiento.

Otro importante ítem comprendido en esta categoría general es el desarrollo y ejecución de un plan de comunicaciones y de marketing. Si las incorporaciones a la escuela se están expandiendo, es necesario identificar a los padres de los futuros alumnos a incorporar y realizar todas las acciones para mantener su interés por matricular a los hijos en esta escuela. Esto no significa realizar una campaña de publicidad masiva destinada a un gran número de personas indiferenciadas muchas de las cuales no tienen interés en la escuela. Las comunicaciones masivas y no diferenciadas son caras y no muy efectivas. Más bien, las comunicaciones dirigidas específicamente al grupo objetivo implican identificar claramente a los padres que realmente tienen un marcado interés en los servicios que la Academia del Monte de Robles ofrece, determinando las mejores acciones para alcanzarlos, preparando información adecuada acerca de los propósitos fundamentales de la escuela y haciendo un seguimiento preciso de los padres más interesados en la escuela.

La imagen corporativa es muy importante. La mayoría de la gente está muy ocupada, y reciben una gran cantidad de comunicaciones no deseadas. Si ellos van a leer una comunicación y luego desean contactarse para recibir información posterior, se necesita que esa comunicación apele rápidamente a sus particulares intereses y preocupaciones. En este caso, la imagen y apariencia son tan importantes como necesarias para lograr la satisfacción de los usuarios.

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La Academia del Monte de Robles deberá diseñar un logo que visualmente represente el motivo por el cual la escuela se creó. Un ejemplo simple podría ser una antigua lámpara de aceite griega rodeada por ramas de olivo, que representa el aprendizaje académico y el valor de la virtud. Estos elementos podrían estar circunscritos por las palabras verdad, sabiduría y virtud, que claramente indicarían los valores que dominan la creación de la escuela. Un buen logo es aquel que es fácilmente reconocido, que comunica un mensaje, que es recordado y que identificará rápidamente las futuras comunicaciones de la escuela.

La Perspectiva de la Capacidad Administrativa

La base sobre la cual descansa todo es la capacidad de la organización para ejecutar la estrategia que se ha creado, ser capaz de desarrollar y operar efectivamente las instrucciones y los procesos administrativos., asegurar que el manejo financiero es armónico e involucrar y satisfacer a los distintos grupos de interés. La capacidad administrativa debe ser continuamente establecida y mejorada. Estas últimas condiciones consisten en una serie de aspectos interrelacionados:

Primero, las personas que están involucradas – como los miembros de la Junta Directiva, administradores, profesores, o personal de apoyo – deben poseer las herramientas apropiadas, entrenamiento, conocimiento y deseo de cumplir cabalmente sus respectivos roles, y deben ser cuidadosamente informados y comprometidos con los deberes que deben cumplir. Los miembros de la Junta Directiva deben ser capaces de proveer un efectivo liderazgo estratégico para la escuela. Los profesores deben ser dedicados, con sólidos conocimientos en sus materias y especialidades, deben dominar las metodologías pedagógicas y generar satisfacción por el cumplimiento de sus roles y deberes. Los administradores deben ser competentes, capaces de lograr el respeto de los profesores, personal de apoyo y padres de los alumnos, y deben estar alerta a los medios de mejorar continuamente la operación de la escuela.

Segundo, debe hacerse un uso efectivo de los sistemas tecnológicos y de la información. Esto es muy cierto en la sociedad actual. La escuela puede determinar cómo, y eventualmente si se requiriere o no, usar tecnologías en la sala de clases para propósitos de instrucción. Pero, independientemente de que la tecnología sea o no parte del currículum, ella debe ser usada efectivamente para la búsqueda de datos, en las comunicaciones entre el personal directivo y los padres, en el uso de la red Internet para promocionar a la escuela entre los potenciales padres de futuros alumnos y en una variedad de tareas administrativas y de apoyo docente.

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Tercero, hay una serie de intereses intangibles que deben estar presentes para que una escuela sea efectiva. Ellos pueden estar referidos como el capital organizacional, incluyendo aquí la capacidad de todos los recursos de la organización de estar alineados hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales. Esto significa que todo lo que sea hecho en la escuela debe contribuir al cumplimiento de las metas deseadas, llámense políticas, gastos, modificaciones curriculares, nuevos procedimientos, decisiones de la Junta Directiva, la contratación o promoción de los profesores y personal de apoyo, las comunicaciones con los padres, y otras actividades semejantes. Debe haber una cultura en la escuela que promueva la misión y la visión. En el caso de la Academia del Monte de Robles, la cultura debe avanzar en inculcar valores y desarrollo del carácter en los estudiantes, promoviendo alianzas entre profesores y padres para la mejor educación de los estudiantes y asegurando una focalización en las artes liberales, no solamente como una materia a ser estudiada, sino como una guía en la vida de cada uno. La cultura debe ser un elemento que deber ser desempeñado y evaluado para alcanzar con éxito las metas deseadas por los estudiantes y por la escuela.

La Estrategia

No hay una sola estrategia que asegure el éxito en el cumplimiento de la misión. Más bien hay varias estrategias apropiadas que podrían ser efectivas si ellas son ejecutadas con propiedad. Un camino para desarrollar una estrategia es conectar los principales elementos claves que han sido identificados para asegurar que ellos están alineados y dirigidos hacia los resultados deseados. Por ejemplo, en la Academia del Monte de Robles, las metas escolares de expandir el reclutamiento de alumnos e incrementar los recursos no pueden ser alcanzadas mientras no se logren previamente las metas de los estudiantes de alcanzar un adecuado aprendizaje del currículum académico y la obtención de virtudes ejemplares. Mientras las metas a alcanzar con los alumnos son la primera razón de la existencia de la escuela, ambas metas anteriores son fines en sí mismas y en ellas convergen otros resultados deseables.

Los resultados de la escuela y de los alumnos, sin embargo, son dependientes de que los interesados principales estén satisfechos e involucrados. Los docentes y personal de apoyo deben crear un clima en la escuela que esté focalizado en el aprendizaje y en el desarrollo de las virtudes. Los padres no solamente deben estar satisfechos con la marcha de la escuela sino que deben involucrarse y comprometerse con lo que la escuela está haciendo. Los padres son los mejores promotores de la escuela y generadores de que otros padres accedan a la escuela. Por último, los donantes deben estar satisfechos de la dirección de la escuela y de los logros de ella, de manera que ellos continúen apoyando a la escuela.

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Los donantes y otros interesados en la escuela, estarán más cerca de lograr satisfacción con la escuela si el manejo financiero de ella es armonioso y eficiente. Nadie desea aumentar sus aportes si aprecia que el dinero donado ha sido usado inapropiadamente. interesados también estarán satisfechos si la escuela está operando como se ha establecido, esto es, si el currículum es apropiado, el aprendizaje es efectivo y los medios educativos están bien protegidos y mantenidos. También debe existir un sistema de comunicaciones bien concebido y un plan de marketing acorde con la captación de nuevos padres y alumnos y con la promoción integral de la escuela.

Finalmente, la capacidad de la organización para implementar la estrategia debe estar plenamente disponible. La Alta Dirección debe proveer un liderazgo efectivo. Los profesores deben estar dedicados y satisfechos con lo que están haciendo. Los administradores y personal de apoyo deben ser competentes, y todos deben estar alineados con el logro de la misión.

La lógica es simple. Es sólo cuando hay personal de apoyo dedicado y competente operando con efectivos y apropiados procesos dirigidos a satisfacer las necesidades de todos los interesados, que todas las metas de la escuela podrán ser alcanzadas. La lógica estratégica de la Academia del Monte de Robles está ilustrada al final de este documento. Ella se presenta como un mapa estratégico, en el sentido que muestra no solamente las metas claves y las actividades esenciales que deben hacerse bien para alcanzar aquellas metas, sino que también muestra las relaciones con los interesados en cada perspectiva.

Los Pasos Siguientes

Si las personas que establecieron la escuela conducen su planificación hasta el punto de desarrollar un mapa estratégico de lo que debe hacerse, como se grafica en el ejemplo señalado, ellas habrán dado un gran paso en el establecimiento de un sistema para tomar decisiones que más ajustadamente logre alcanzar las metas definidas para la escuela. Esas personas también habrán sentado las bases para un sistema gerencial que pueda ser usado tanto por la Alta Dirección como por los administradores claves en el manejo de la escuela.

El siguiente paso es el establecimiento de medidas e indicadores para cada uno de los principales elementos del mapa estratégico. Algunas medidas típicas para algunos de éstos son señalados a continuación. Por ejemplo, para discutir el mantenimiento de la infraestructura, la cantidad de requerimientos de mantención debe ser una de las medidas analizadas. Los requerimientos de mantención pueden ser catalogados según la seriedad o urgencia de la necesidad: no serio (no urgente), serio (urgente) y muy serio (requiere acción inmediata). Una acción necesaria podría ser que todas las mantenciones muy serias deban ser resueltas dentro del plazo de un día.

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Similares acciones pueden ser establecidas para las otras categorías. Así, el número de requerimientos de cada categoría y el promedio de demora antes de actuar para solucionar esos problemas, puede ser calculado y utilizado en la administración de los inventarios.

Una vez que se han establecido las mediciones y los puntos focales, pueden proponerse acciones claves para cada elemento. Por ejemplo, para el elemento de asegurar que el manejo financiero sea armónico, pueden establecerse políticas y procedimientos para: registrar los ingresos, el tipo de los ingresos que debe ser guardado, el lapso de tiempo de retención de los registros, los niveles de gastos a partir de los cuales habría que llamar a licitaciones competitivas, las firmas autorizadas, las personas que tendrán acceso a los registros, la frecuencia de las auditorias y otras medidas para cada caso. En este sentido, las acciones deben estar alineadas con los elementos de la estrategia y, a la vez, con los resultados que deben ser alcanzados.

A medida que la escuela avanza, el actual rendimiento puede ser apreciado en relación con los indicadores. Esta es la manera en que todos los que están a cargo de tareas conocerán si se ha hecho un progreso satisfactorio. Si no es así, entonces deben realizarse variadas acciones correctivas. Las mediciones proporcionan la base para una administración efectiva y un mejoramiento a través de continuos cambios en qué y quiénes no están cumpliendo con las metas establecidas.

Conclusiones

Una vez que una estrategia es desarrollada no permanece inamovible. Más bien, su implementación es dinámica siendo revisada regularmente para determinar si continuar su actual aplicación. La misión y la visión deben permanecer fijas sino el destino que imaginan no será significativo. Pero, la manera de alcanzar ese destino puede variar. Problemas imprevistos pueden surgir y pueden presentarse nuevas oportunidades, especialmente al progresar la marcha de la escuela. Por ejemplo, si el reclutamiento de alumnos sigue incrementándose, será necesario ampliar la infraestructura añadiendo una nueva ala a los edificios iniciales. Esto requiere contar con la asesoría de un arquitecto, desarrollar planes para dicha ala, controlar la nueva construcción para que ella no interfiera con los edificios ya existentes, contratar un préstamo hipotecario y demás otras actividades. A medida que el cuerpo de alumnos se incrementa, podría decidirse incorporar un bus escolar o proveer de colaciones adicionales a los alumnos. Estos son elementos nuevos que deben agregarse al mapa estratégico. Por otra parte, algunos elementos pueden tornarse menos críticos y podrían ser removidos.

El procedimiento presentado en este documento es una manera lógica de desarrollar una estrategia para establecer y conducir una escuela privada. Sin embargo, éste no garantizará el éxito, si no contempla también los cambios y mejoras para asegurar este éxito.

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MAPA ESTRATÉGICO PARA LAACADEMIA DEL MONTE DE ROBLES

MISIÓN: Educar estudiantes que posean rigurosas herramientas académicas y sólidas virtudes personales, de manera que ellos puedan liderar sus propias vidas en forma plena y productiva.

ELEMENTOS DE LOS ESTUDIANTES ELEMENTOS DE LA ESCUELA

LOS ESTUDIANTES DOMINAN EL CURRICULUM

LOS ESTUDIANTES DAN EJEMPLO DE VIRTUDES

LA CAPTACIÓN DE ALUMNOS

CRECE

LOS RECURSOS SE

INCREMENTAN

LOS ESTUDIANTES ESTÁN

COMPROMETIDOS EN APRENDER Y EN

DESARROLLAR EL CARÁCTER

LOS PADRES ESTÁN INVOLUCRADOS Y

ENTUSIASTAS

LOS DONANTES ESTÁN SATISFECHOS

Y CONFIADOS

SE HA DESARROLLADO Y

EJECUTADO UN PLAN DE MARKETING

LOS MIEMBROS DEL RQUIPO DE

APOYO SON COMPETENTES

LOS MEDIOS EDUCATIVOS ESTÁN CUIDADOS Y BIEN

MANTENIDOS

LA INSTRUCCIÓN ES EFECTIVAEL CURRICULUM

ES ARMÓNICO

LOS PROFESORES ESTÁN DEDICADOS Y

SATISFECHOS

LA ALTA DIRECCIÓN PROVEE UN LIDERAZGO

EFECTIVO

EL MANEJO FINANCIEROES ARMÓNICO

RESULTADOS

PERSPECTIVA DE LOS CLIENTES

PROCESOS INSTRUCCIONALES Y ADMINISTRATIVOS

PERSPECTIVA FINANCIERA

CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

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