OUTIL DE GESTION URSTM

Formation sur l’utilisation de la base de données

Et autres aspects de fonctionnement de L’IRME/URSTM

Maj. 2014-01-07 MV

Plan de la formation Contexte Installation de la base sur des PCs personnels Aperçu de la fenêtre principale « Unités de base » Échantillons Demandes d’analyses Demandes de tâches Module « Remblais » Consultation des listes Mon dossier Réunions de productions Troubleshooting

Contexte L’URSTM constitue le pool de main d’œuvre de

l’IRME ainsi que des infrastructures du labo et les équipementsÉquipe techniqueLaboratoiresÉquipementsEntretien des équipements

« Clients » de l’URSTM:ChercheursÉtudiantsEntreprises locales, provinciales, nationales,

internationales

Contexte (suite)Enregistrement

échantillon(étudiant/gest. projet)

Demande d’analyse ou tâche

(étudiant/gest. projet)

Coordonnateur / réunion de productionÉquipe technique

Résultats approuvés transmis à l’étudiant ou

gestionnaire

Ou confirmation de tâche terminée

Contexte (suite) L’outil de gestion est installé sur les ordinateurs suivants

du laboratoire: Ordinateur du local D113.6 (granulomètre, pycnomètre,

surface-spécifique) Ordinateur du local D013 près de la douche d’urgence

○ Login: labo_urstm, pass: urstm_labo pour entrer dans ces PCs, mais vous utiliserez vos informations de compte dans la base.

Vous devez d’abord faire créer votre compte utilisateur par un des administrateur:1. Mathieu Villeneuve ou

2. Marc Paquin ou

3. Louise Labbé L’administrateur vous avisera lorsque ce sera

fonctionnel

Contexte (suite) Droits que vous aurez à l’intérieur de l’outil

de gestion:Création/modification/suppression d’échantillonsCréation/modification de vos demandes de tâchesConsultation des listes

○ Projets○ Employés/étudiants

Consulter et éditer votre feuille de temps (si vous travaillez pour l’URSTM)

Utiliser le module de remblai (seulement si votre projet portera sur le remblai)

Installation de la base sur les ordinateurs de l’UQAT (membres du personnel) Être certain de posséder un compte email de l’UQAT (communiquer

aussi vos infos sur ce compte à Mathieu pour création de droits d’accès au serveur URSTM)

1. Depuis Microsoft Internet Explorer, Aller vers ce lien internet : http://198.73.164.245/publish/Install.htm

2. Saisir son nom d’utilisateur sous ce format : « UQAT\Nom utilisateur » et son mot de passe de l’UQAT (le même qu’au démarrage de l’ordinateur ou pour consulter ses courriels – voir avec service informatique [poste 2525] si on l’ignore).

3. À ce moment, une page web permettant de procéder à la nouvelle installation apparaîtra. Cliquer sur « Install ».

4. Cliquer ensuite sur « Installer » et l’application sera alors installée sur l’ordinateur.

5. L’application démarrera automatiquement après l’installation; pour les fois suivantes, on peut démarrer celle-ci via le menu « Démarrer », « URSTM » et « Gestion URSTM ».

Installation de la base sur PCs personnels (étudiants) Être certain de posséder un compte email de

l’UQAT (communiquer aussi vos infos sur ce compte à Mathieu pour création de droits d’accès au serveur URSTM)

Se connecter à Symbiose en allant au https://symbiose.uqat.ca.

Entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe de votre compte UQAT (le même que pour votre courriel @uqat.ca).

Aller dans la section « Mes Outils » de gauche et cliquer sur le lien « Serveur d'application pour travailler de la maison ».

Installation de la base sur PCs personnels (suite) Enregistrez le raccourci sur votre bureau.

Note :Consultez les autres instructions sur la page au besoin. Ouvrir le serveur d’application en double-cliquant sur le raccourci

qui sera alors créé sur votre bureau. Lorsque requis, entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe

de votre compte UQAT. Un bureau virtuel Windows d’ouvrira alors sur votre ordinateur. Notes :

Cette session Windows virtuelle est la même que celle qui vous serait disponible dans les laboratoires informatiques du 3e étage de l’UQAT.

Vous y trouverez la plupart des applications essentielles à votre travail au sein de l’IRME.

Ce Windows virtuel vous permettra d’installer l’Outil de gestion URSTM et d’y avoir accès de n’importe quel endroit d’où vous avez accès à internet.

Installation de la base sur PCs personnels (suite) Depuis votre Windows virtuel, ouvrir Internet Explorer. Aller vers ce lien internet : http://198.73.164.245/publish/Install.htm Saisir votre nom d’utilisateur sous ce format : « UQAT\Nom utilisateur » et votre

mot de passe de l’UQAT. À ce moment, une page web permettant de procéder à la nouvelle installation

apparaîtra. Cliquer sur « Install ». Cliquer ensuite sur « Installer » et l’application sera alors installée sur votre

Windows virtuel. L’application démarrera automatiquement après l’installation. Pour les utilisations suivantes, il sera nécessaire de vous faire un raccourci sur le

bureau virtuel. Ouvrir le menu « Démarrer », « URSTM ». Faites bouton droit et laissez le enfoncé pour glisser « Gestion URSTM » vers le

bureau. Choisir « Créer un raccourci » ou « Copier ». Lors de vos prochaines utilisations du serveur d’application, l’icône apparaîtra

sur le bureau virtuel et lorsque vous double-cliquerez, la base s’installera à nouveau et sera lancée automatiquement.

Aperçu de la fenêtre principale

Pour administrateurs seulement

Module de création/gestion d’échantillons

Module de création/gestion des demandes de tâches ou d’analyses

Module pour les remblais cimentés en pâte

Consultation de la liste des projets IRME/URSTM

Pour administrateurs seulement

Consultation de la liste des employés/étudiants

Module abandonné

Module « personnel »

Pour administrateurs seulement

Feuille de temps pour les gens qui feront du travail sur des projets de l’URSTM

Tâches qui vous sont actuellement attribuées

Tâches dont vous avez fait la demande

Ouverture/fermeture de session (changer d’utilisateur)

Messages du serveur Compte actuellement connecté à la base

Les signes « + / - » permettent d’afficher ou masquer l’arborescence des sous-modules

« Unités de base » À l’URSTM, il existe deux unités de base

principales:Le numéro de projet

○ Numéro de projets étudiants: PI-prénom nom étudiant (ex: PI-Aurélie Chopard)

○ Numéro de contrat de service pour clients externes : PU-aaaa-mm-xyz (ex: PU-2013-05-805)

Le numéro d’échantillon○ Numéro séquentiel attribué par l’outil de gestion lors de

l’enregistrement d’un échantillon

Toute demande de travaux ou analyse doit faire référence à ces « unités de base »

Échantillons Tout échantillon, solide ou liquide, peut importe sa

taille, doit être enregistré dans la base de données et avoir un numéro unique (numéro séquentiel généré par l’outil de gestion)

Aucune analyse ne pourra être réalisée sur des échantillons sans numéro

Notez l’emplacement de vos échantillons dans vos demandes d’analyses

Infos à écrire sur vos contenants: Numéro de projet Numéro d’échantillon Nom d’échantillon Date de création physique de l’échantillon

Échantillons (suite)

Concept d’échantillons parent/enfants

Prélèvement, séchage et/ou concassage

et/ou autre transformation où l’on

conserve l’original

Échantillon parent Échantillon enfant

Échantillons (suite)

Parents/enfants (suite)

Composite

Parent

Parent

Parent

Enfant

Échantillons (délais de conservation) Les échantillons solides et secs peuvent être

conservés durant 6 mois (sacs hermétiques à T°.P.)

Les échantillons de pulpe ou humides: 6 mois à 6 °C, sauf pour certains paramètres

Les échantillons d’eau:

Paramètre Délais conservation à 4 °C

pH 1 j

ICP métaux 180 j (2% HNO3 à T°. P. – max avant acidification : 24 h)

Acidité, Alcalinité 14 j

Conductivité 28 j

Chromato ionique 2 j (nitrates/nitrites), 28 j autres

Échantillons (suite) Démonstration d’enregistrement d’échantillons en

direct sur projecteur Démonstration de recherche d’échantillon en direct

sur projecteur Astuces:

Utiliser un nom de groupe significatif Imprimer une feuille pour vos dossiers Exportation en tableur Excel (niveau hiérarchique « 1 »

ensuite « Entrée ») Se faire un fichier Excel de suivi de ses demandes

d’analyses Faire attention (surtout pour les liquides) que la date de

création physique est bien la date d’échantillonnage

Échantillons (fenêtre d’enregistrement)

Typiquement, on fait « nouveau », sauf si on veut ajouter nos échantillons à une « batch » existante

Si l’échantillon a un/des parents, on les écrit séparés d’une virgule et on clique « valider », sinon, « 0 », « valider »

Choisir votre numéro de projet en cliquant « choisir »

Date d’échantillonnage

Lieu d’entreposage dans nos labos (liste de choix*)« Groupe » est un repère pour vous, champs libre

Lieu d’échantillonnage (liste de choix*)

Remarques sur l’échantillon au besoin

Nom représentatif (champs libre)

Nature de l’échantillon (liste de choix*)

Format du contenant de l’échantillon (liste de choix*)

Cliquer « ajouter » place l’échantillon dans la liste de création du bas

Mettre un échantillon de la liste du bas en surbrillance, modifier les infos incorrectes et cliquer « modifier » pour corriger

Mettre un échantillon de la liste du bas en surbrillance et cliquer « supprimer » enlève l’échantillon de la liste du bas

Cliquer « Approuver » enregistrera les échantillons de la liste et vous aurez alors leur numéro

*: les listes de choix peuvent être modifiées par Mathieu

Enregistrement : création d’étiquettes Lorsque vos échantillons sont créés, il est fortement

recommandé de faire produire une étiquette pour ces derniers.

Exportez votre liste d’échantillons créés en Excel (voir plus loin) et les envoyer email à: Janie (échantillons liquides) Patrick (échantillons solides)

Étiquette pour liquide vierge

Cocher les analyses à faire

Analyses réalisées sont biffées

Enregistrement : création d’étiquettes Il est fortement recommandé de fonctionner avec des

étiquettes. Si vous ne faites pas produire d’étiquettes et/ou en

attendant celles-ci, vos échantillons doivent avoir les infos suivantes dessus : Au moins:

○ Numéro de projet○ Numéro Uxxxxx (que vous aurez généré dans le logiciel)○ Les analyses à réaliser○ Signaux de dangers (Amiante, As, Pb, etc., voir Patrick pour

étiquettes) Mieux:

○ Date d’échantillonnage○ Nom ou initiales

Échantillons solides : entreposage Pour des besoins d’entreposage seulement (ie

aucune analyse demandées pour l’instant), chaque étudiant se verra attribuer un partie d’armoire aux locaux D012 et D012.1

Faites la demande à Patrick Bernèche et les portes seront marquées à votre nom.

Remarque: ce sont pour des échantillons seulement, il est donc interdit d’y stocker :OutilsRéactifsVêtementsEPIs

Échantillons : dépôt pour analyses (solides) Solides:

Classés par #Uxxxxx Dans les boîtes bleues au-dessus de la balance analytique (D113.6)

Les analyses demandées doivent figurer sur les étiquettes ou les sachets

Les analyses réalisées sont biffés sur les sachets

Le personnel technique fait le ménage et range à l’entrepôt (E018) les échantillons pour lesquelles toutes les analyses sont biffées.

Si vous ne trouvez plus vos échantillons au D113.6, demandez au personnel technique.

Seul le personnel technique a accès au E018, vous devrez être accompagnés.

Échantillons : dépôt pour analyses (liquides) Frigo (Mezzanine)

Tubes préparés pour la chromatographie ionique et en attente d’analyse Bouteilles en attente d’envoi pour l’externe (ex : Maxxam, SGS) Échantillon solide à réfrigérer Échantillon provenant de client à conserver Dans la porte

○ Échantillon à analyser pour les mini-cellules ;○ Chaque compartiment associé à un projet

Frigo #1 (D113.5 près de la porte) Échantillons en attente d’analyse ; L’étagère du haut sera priorisée pour les analyses d’électrochimie et

l’acidification en attente; L’étagère du bas sera priorisée pour les analyses d’acidité et alcalinité

en attente Le congélateur servira aux ‘’icepacks’’

Frigo #2 (D113.5 au fond) Échantillons déjà analysés en totalité Le congélateur servira aux échantillons solides à conserver

Échantillons : dépôt pour analyses (liquides – suite) Les échantillons acidifiés 2% HNO3 pour

analyses ICP sont déposés sur l’étagère du local D113.5

Lorsque vous recevez des résultats, les interpréter le plus tôt possible et demander une ré-analyse au besoin (gardez en tête les délais de conservation des échantillons)

Si les résultats vous sont satisfaisants, allez détruire vos échantillons lorsque toutes les analyses ont été réalisées.

À intervalles régulières, l’équipe technique jettera tout échantillon liquide dont le délai maximal est dépassé pour tous les paramètres analysés (selon la date de création physique).

Demande d’analyse Vous devez informer votre directeur avant de faire une

demande d’analyse (la coordination validera avec votre directeur avant que les travaux ne soient acceptés)

Délai par défaut : 2 semaines, si moindre, on doit prendre entente lors de la réunion de production

Le délai écrit dans la base ne garanti pas que les travaux seront effectués pour la date demandée : à vérifier en réunion de production

Les demandes d’analyses doivent obligatoirement faire apparaitre la liste des noms d’échantillons ET leur numéros de laboratoire.

Séparer les demandes par type d’analyse (ex: 1 pour ICP-AES, 1 pour la DRX, 1 pour le GS, etc.)

Une demande d’analyse peut contenir plusieurs échantillons.

Demande d’analyse (suite) Démonstration de demande d’analyse en direct

sur projecteur Astuces:

Copier/coller la liste de numéro d’échantillons et de noms depuis Excel (ajouter ensuite des espaces)

« Recycler » une demande en cliquant sur « Ajouter » et ensuite la modifier pour le prochain type d’analyse.

Demandes périodiques lorsque projet de type essais cinétiques ou lors d’échantillonnage périodiques (enregistrer votre liste d’échantillons d’avance, vous pourrez alors y référer dans la demande périodique)

Demandes d’analyse (fenêtre nouvelle demande)

Donner un titre informatif sur l’analyse et le nombre d’échantillons

C’est vousLaissez cette case à « Non assigné » si vous ne connaissez pas la ressource qui fait les analyses demandées

Non utilisé pour les demandes d’analyses

Cocher « Périodique » si votre demande est pour des échantillons répétitifs (ex: lixiviats d’essais cinétiques)

« Choisir », trouver son projet (PI-Votre nom) dans la liste, puis « Accepter » Les champs « # Projet » et « Nom projet » s’empliront automatiquement

Défaut : 2 semaines, à planifier en réunion de production

Écrire une description détaillée de l’analyse souhaitée, les numéros ET les noms des échantillons et les particularités au besoin

Cliquer « Ajouter » peuple la liste du bas. On peut ensuite « Modifier » des infos d’une demande en surbrillance ou la « Suprimer »

Cliquer « Approuver » enregistre la demande et la place en attente de la prochaine réunion de production

Demande de tâche Tous les travaux nécessitant l’intervention de l’équipe

technique de l’URSTM nécessite une demande de tâche avant de pouvoir être exécutée

Vous devez informer votre directeur avant de faire une demande de tâche (la coordination validera avec votre directeur avant que les travaux ne soient acceptés)

Estimez le temps nécessaire prévu et l’inscrire dans la case appropriée du formulaire de demande

Délai par défaut : 2 semaines, si moindre, on doit prendre entente lors de la réunion de production

Le délai écrit dans la base ne garanti pas que les travaux seront effectués pour la date demandée : à vérifier en réunion de production

Les demandes de tâches se font de la même manière que les demandes d’analyse

Demande de tâche (suite) Insérez une description précise de vos besoins –

plus précise est la demande, plus vous avez de chance d’avoir ce que vous voulez et dans des délais raisonnables

Une demande de précisions vous sera envoyée par email au besoin (délais supplémentaires)

Exemples de tâches nécessitant une demande de tâche (liste non limitative):Demande de formation sur un équipementDemande de réparations sur un équipementAssistance technique pour travaux au laboratoireAssistance pour travaux de terrain

Module « Remblais »

Le module « Remblais » permet de stocker et importer toutes les informations nécessaires à la production et au suivi des recettes de remblai cimenté en pâte produites au laboratoire.

Vous devrez être formé par Yvan Poirier ou Olivier Peyronnard avant de pouvoir utiliser ce module (écrire une demande de tâche à cet effet)

Consultation des listes Pour consulter la liste des:

Projets:○ Aller sous « Projets », ensuite choisir « Projets »○ Vous trouverez la liste des projets (en cours et

historiques) et des informations à leur sujet.○ Si votre projet n’apparaît pas, en aviser Louise

Labbé.Utilisateurs:

○ Aller sous « Utilisateurs », ensuite choisir « Liste avec informations »

○ Vous trouverez de l’information sur les coordonnées que vos collègues ont bien voulu partager

Mon dossier À partir de « Mon dossier », on peut:

Compiler ses heures travaillées par projet ou par demande de tâche dans « Ma feuille de temps » (pour ceux qui travaillent sur des projets URSTM)

Consulter la liste des tâches qui nous sont attribuées sous « Mes tâches à faire » et les marquer comme « Terminée » lorsque les travaux ont été réalisés (attention: les demandes d’analyses ne peuvent être cochés « Terminée » que par Marc ou Olivier)

Faire le suivi de l’état des demandes de travaux que nous avons rédigé sous « Mes demandes de tâches »

Réunions de production Les réunions de production de l’équipe

technique de l’URSTM ont lieu tous les lundis à 10h30 au local E003 (sauf en cas de congé fériés ou quelques rares exceptions qui seront toujours communiquées par email à toute l’équipe de l’IRME)

Vous devez vous présenter à la réunion si:Vous avez écrit une nouvelle demande de tâche ou

analyse dans la baseVous voulez faire un suivi sur une/des tâche(s) que

vous avez demandé(s)

Troubleshooting Outil de gestion URSTM est une application WEB,

il se peut que les « pages » ne chargent pas comme il le faut, tout comme des pages WEB Il y aura alors un message d’erreur au bas de la fenêtre

à gauche.Normalement, si vous tentez une deuxième fois

l’opération, ça va fonctionner.Après plusieurs tentatives infructueuses, contacter un

des administrateurs qui vérifiera l’état du serveur qui héberge la base:1. Mathieu Villeneuve ou

2. Marc Paquin ou

3. Louise Labbé