FONDOS MUSEOGRÁFICOS DOCUMENTALES (ELEMENTOS …f21da64b-5e54...de expediente de ingreso...
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3.FONDOS
MUSEOGRÁFICOSy DOCUMENTALES
(ELEMENTOSCOMUNES)
El hecho de haber considerado como conjuntosconceptualmente diferenciados lo que hemos denominado Fondos MuseográfJCos y Fondos Documentales. noquiere decir que esta división responda a dos realidadesy conceptos netamente separados. sino que se tratade una opción arbitraria.
Ya he mos insistido en apartados anteriores en larelativkjad del concepto Fondo Museográficodependiendo de la~gfa de los objetos que formanlas colecciones de un museo, pudiendo una co/ecci6nde grabados, 00 ibro o una fotografia pertenecer tantoa laeategoria de lo que se considera "objeto museable"como a losfondos de labiblioteca O. como es desgraciadamente frecuente. permanecer arrinco nado e ind usoi\ocallzab\e esperando que la OJrlosidad de algún técnicodelmuseo lo saque del oJviclo. Esta relatividad no implicaque este tipo de documentos históricos no de ban tenerel mismo cont ro l que lo que tradicionalme nte se hanconsiderado fo ndos museográficos. Es por esta razónpor la que hemos considerado necesario individualizarla categoría de Fondos Documentales.Noot=n""I'oodooH=ogn1\cos yI'oodooDo<umentales comparten la drcunstanda de tratarse en lamayoria de los casos de ejemplares únicos., no frutode una edición en serie a partir de un o riginal (siexceptuamos museos en que los 6bros o las estampasconstituyen el contenido fundamental de sus colecciones). Por ello merecen el mismo nivel de proteccén,estudio. cataloga<::l6n y diMión.Además pueden existir importantes conexiones entredetenninados items pertenedentes a una u otracatego ría, como es el caso de una me moria de una
".
excavaó6n arq ueológica y los materiales obtenidos enla misma. la grabación sonora o en imágenes de un
de termi nado acontedrniento y los objetos con élrelacionados., o los planos previos a la construcd6n deuna máquina y la máquina misma. Por ello. aunquehemos optado por separarlos procesos de numeraciónycatalogad6n de estos eemeotce rncsecgrétccs, existirálaopción de relacionarlos a través de una base camónde control de conjuntos.Debemos señalar que todos los mecanismos de control
y gestlén, desde su ingreso hasta su eventual baja enel museo. son absolutamente comunes. com partiendopor ello las mismas bases de datos de gestión dep-ehgresos, entradas temporales,movimientos mterros,
exte rnos y bajas. conservación y restauración.documentad6n grafica y repnxlucdones. Además deser necesaria una gestión común. podremos disponer
de informes htst6ricos sobre todos estos procesos. conindependencia de que los items referendados hayansido utalogados romo fondos masecgráfcos odocumenta Jes.
3.1.Conjuntos museográficosy documentales
Seconsideran Conjuntos Museográficos. aq uelloso bjetos que, hab iendo sido concebidos con identidadpropia. fonnan parte de una agrupación más ampliade piezas. entre las que existen relacio nes:
- de carácter funcionaJ (vajilla,cubertería, ...).- de presentación (guamid6n de chimenea, mueblesy enseres de una sala. ...).- de contexto (objetos procedentes de un haDazgocerrado: ajuar funerario. tesoro••••).• de elementos de un proceso de producción decaracterfsticas especificas (d ibujo preparatorioy pintura; plano. maqueta y modelo industrial; láminay estampa. ••.). o• de ser fruto de una misma praducd6n (serie degrabedcs, •••l.Se consideran Conjuntos Documentales todos
aquelos items que aparecen asociados a eventos o temas
NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
especñcos, pero por causasdiversas no presentan dichaagrupación en el archivo (diarios, fotografias y dibujosde una excavación: una tesis doctoral y sus materialespreparatorios; ...).Conjuntos museográfico • documentales: Si tosfondos museográñcos,y losdocumentales por su parte.pueden presentar asociaciones en forma de conjuntos.el mismotipo de relaciones pueden establecerse entrefondos museográflcos ,y fondos documentales (losmateriales procedentes de una excavación arqueológicacon los diarios de campo. dibujos. fotcgreñes, etc, delos trabajos; fondos procedentes de una expedicióncientifica con las memorias y documentación gráficacomplementaria: etc).Segúnla conveniencia de cada museo pueden definirsecuantas relaciones se consideren necesarias para ladeterminación de conjuntos. siempre y cuando éstasno se refieran a elementos o partes constitutivas de unobjeto o a su procedencia administrativa (donaciones.colecciones. etc.), o no procedan de informacionesrecuperables por otros campos. De igual forma nuncapueden establecerse relaciones entre objetos entre losque no haya existido una vinculación debidamenteacreditada.
TRATAMIENTO INFORMÁT/eO
la diversidad de las posibles formas de relación (unfondo con un documento / un fondo con variosdocumentos / variosfondos con un documento / variosfondos con varios documentos) impide utilizar comoelemento de relación directa tanto los números deinventario o c6c1igos de identifICación como los númerosde expediente de ingreso respectivos que figuran enlas bases de datos de catalogación.Por ello. los Conjuntos Museográficos o Documentales.y los r-fusecgráñcc-Documentales. se controlarán pormedio de una base de datos auxiliar conectadaexclusivamente con BD Catalogación de Fondost-luseogréñcos y BDCatalogación de Fondos Documentales.Creación de conjuntos museográficos o documentales:• Desde el campo Conjunto de un registro de cataloga-
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ción podrá solicitarse el establecimiento de un conjunto.El sistema. previa confirmación, creará un registro enBDConjuntos, asignando Código de reJad6n y solicitandoel resto de los datos descriptivos.A cada nueva ficha de catalogación en la que se anoteun número de conjunto ya existente. pedirá confirmación(mostrando en una línea de pantalla la Descripcióndel conjunto) antes de proceder a su inclusión ymodificar el campo Elementos museognificas / Elementosdocumentoles del registro .Creación de relaciones museográflCO-documentales:• Para establecer una relación entre fondos yaexistentes en ambas bases de datos:Se solicitará el establecimientode la relación partiendo.en cualquiera de las bases,· de un número de inventario/identificación (en casode que la relación parta de un solo elemento),· un número de expediente (en caso de que la relaciónafecte a la totalidad del mismo).· un número de conjunto (en caso de que la relaciónafecte a la totalidad del mismo) o· un lote de búsqueda (en caso de que los criterios deselección no puedan definirse con los anterioresparámetros).El sistema solicitará· una etiqueta descriptiva de la relación, y· una información equivalente en la base contraria: unnúmero de inventario/identificación. un número deexpediente o un número de conjunto. o en su defectopermitirá acceder al módulo de búsqueda para que seseleccione un lote por los criterios deseados, y• generará un registro en BD Conjuntos. asignando unCódigo de relación.Tras confinnar que ambos bloques de infonnaciónestándefinidos. marcará los campos correspondientes detodos los registros con su código de relación. ycompletará la información pertinente sobre númerode elementos. etc, en BD Conjuntos.• A cada nueva ficha (o lote) de catalogación en la quese anote un número de relación ya existente. pediráconfirmación (mostrando en una linea de pantalla laDescripción de la relación) antes de proceder a suinclusión y modificar los campos Elementos ... de lregistro .
Fondos museogrilficos y documentales: conjuntos
Consulta de relaciones:El campo Conjunto de cada BD Catalogación contendráexclusivamente un código de orden {ej.: -42"). desdeel cualse tendrá acceso a BD Conjuntos (campo Códigode reladón) para tener una más amplia información sobreel conjunto. lógicamente. realizando una búsqueda enBD Catalogación a través del código de conjunto seráposible recuperar las fichas catalcgráñcas de todos loselementos. pero además será posible listar en formatopredefinido. desde BD Conjuntos. las fichas decatalogación de todos sus elementos componentes.
1,Base de datos: Conjuntos
Nota: Aunque el campo correspondiente en cada basede datos se ha definido como indexable con claves. enprevisión de que un objeto o documento puedapertenecer a dos o más conjuntos, debe establecersela máxima precisión en las definiciones para nomultiplicar el número de conjuntos innecesariamente.En particular debe analizarse la inconsistencia de definirconjuntos en diferentes niveles del mismo asunto (p.e.•los materiales arqueológicos de un yacimiento; los deuna campaña determinada; los de una cata específica;los de una tumba particular dentro de esa cata; ...).
Archivo. auxiliar de BD Catalogación de Fondos Museográficos y BD Catalogación de Fondos Documentales. decontrol de los elementos de aquelias series de ambos tipos de fondos vinculados por diversas razones. y de cuyarelación se considera necesario mantener constancia. evitando largas frases descriptivas. o relaciones de númerosde inventario. en cada ficha de catalogación.
Mantendrá conexión con. Catalogación Fondos Museográficos. Catalogación Fondos Documentales
NUMERO INTERNO SISTEMA
CÓDIGO DERELACIóN
DESCRIPCIÓN
ELEMENTOS MUSEOGRÁF1COS
ELEMENTOS DOCUMENTAlES
OBSERVAOONES
CAMPO NUMERO INTERNO SISTEMAContenido
Único
Introducción
Automática
Información
No re ible
Indexación
Clave Obll atona
Defin;ción
CAMPO
Código de relación del registro dentro de lobasede datos, asignado porel sistema ;nfonnótico.
CÓDIGO DE RELACiÓN
Contenido
Único
Introducción
Automática
Informodón
No re tibie
Indexadón
Clave
lmentodón
Obli atona
DefiniciónLC¡TH580s Re/'
Notos,Ejemplos
Número de ordende la relación entre fondos museogróficos y/o fondos documentales.Tabla de códigos de conjuntos.CATALOGAOÓNFONDOSDOCUMENTALES (Conjunto)CATALOGAa6N FONDOSMUSEOGRÁFICOS (Conjunto)
Campo contador.25
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NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE HUSI!OS
=-1:::--I~DESCRIPCiÓN
Ie..- 1"- I "~Unlco MiIIlUaI No repetll*
~ somerode lo moción que mwIa a losfondos.Tabla de desaipci6n de conjuntos.Vajilla Carlos IV(CE324 56-CE32556)Uniforme Ca pitán CabaJleria
Expedición del Padfkc
DePnidónLCfTHSE¡.mpI",
CAMPO
Definidón
LCfTHSN ot",
ELEMENTOS MUSEOGRÁFICOS
l~~ 1:= I':~-::=--·'-· ---I~ 1N:::Wc&Indicodón del número de registros museográficos que indl1Yf! /o reIodón.Tabla de descripei6n de conjuntos.Setrata ee lrl campo contador que contro lael número de veces que cada Cócftgo dI!! reladón apareceen el campo Conjunto de BD CatalogaOón de Fondos MuseogriflCOS.20
CAMPO
Definidón
LCfTHSNotas
Ejemplos
ELEMENTOS DOCUMENTALES=--- _
I :~ 1= 1;:; I~ 1N:::t46MIndicodón delnúmerode registros documentales que incluye /orekKión.Tabla de descripción de conjuntos.
Se trata de un campo contador que controla el número de veces que cada Código de relodón aparecee n e l campo Conjunto de BD Catalogación de Fond os Documentales.
S
CAMPO OBSERVACIONESContenido Introducción In(orm<><ión IndeJlcJC;ión limentcu;/ón
Único Manual Re tlble Texto Necesaria
Definidón
Lc¡msEjemplos
Cualquier otro infonnodón de interes sobre la reladón re(erendodo, que no hoyo tenido cobida en loscomposanteriores.Tabla de descripclén de conjuntos.
El conjunto se estableció en 1981 a consecuencia del estudio y catalogación de los fondos para laexposición ·Joy~ria rnedlterránea",
m
Conjuntos. Relaciones
1 Número Interno Mstem.
C6d1JO relad6n
I Duaipdón
1 Elementos museo¡rifkol
1 Elementos documentales
IObMl"tKiones
80 CATALOGACIóN F. M.
BOCATALOGACIóN F. O.
Ejemplos de cumpUmentadón
Conjunto
Conjunto
f,
... Ine.-.....-: 01"1 ...C6cIP-NIIIId6n 15
o.crIpd4n ' TesorlJ1o de monedas1!1...... 1INIWOIf6ftOOl 10
O~_ El cántaro que contenla las monedas en e/lugar de hallazgo está en depósito en el Museode Huelva. por un período de cinco años de 1993 a 1998.
N' lIte.rtto SIItMnI: 02
-. qcIsD 1"8IlIdH' 16'.' ~ , . . .".,w::; ¡ • ,,'Delcrtpcl6nji Viaje Fragata Arapiles
~t· ..' . ,...niuI"¡zilll- 314l ' '1 ' . •........socurn.n.... 40, ','O~_ Existe mAs doamentadón relativa alvta¡e de la Fragata, que por no habersido generada
durante elviaje no forma parte de este conjunto (v. exp. 521/1978/8. conjunto 36).
~tne:.moa.ma' 03C6dIp nllId6n 17
~ Cuadernos de Slret
~"l';';'~~ 6, "; - - . .~ ~ " ' I : ,
'... .'.' >':O'*"-d_ El Museo de A1merfa conserva los cuadernos ue faltan en la serie a uf relacionada.
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NORHAUZAaóN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Conjuntos museogréfkc-dccurrentaes. Secuencia
BO CAT.FMjFD
soCONJUNTOS
sJii.,., no._!!I
I
FIN PRoceso
.¡ no i,_o .
17'
FondO$ mllseográflcO$ y docllment:ales: movimientos.
3.2.Movimiento de fondos
museográficos y documentales
Se considera movimiento de un objeto o docu mentoen un museo cualquier cambio de ubicació n de carácterte mporal. tanto a largo como a co rto plazo, con undestino pre fijado. l as razones por las que un bienmodlñca su emplazamiento son variadas y sus destinospueden responder a muy distintas necesidades.la gestión material de todos los movimientos de lascolecciones es co mpetencia del Departamento deConservación. pero. con independenciade su duración.destino. tramitaciónadministrativa u otras características.todo movimiento requiere siempre de un mínimotratamiento documental, que asegure su localizaciónfísica bajo cualquier circunstancia.la faltade un estricto control para algunosmovimientosen los museos. en particular los internos. se haconvertido en lacausa más habitual de lasdesaparicionestemporales de losobjetos, al haber sufiido desplazamientos "incontrolados".
3.2./.MoYimientos internos
Movimiento intemo es el producido en el interior dela propia sede del museo.El punto de origen para cualquier movimiento internode un objeto serán siempre las salas de exposición olassalasde reserva; cualquier otra ubicación de l objetodentro del museo tendrá un carácter temporal y nuncadeberá ser considerada como una-signatura to pográficade origen o estable del objeto.El punto de destino podrá ser cualquiera de lasdependencias funcionales del museo.los movimientos intemos pueden ser clasificados porsu duración: a largo plazo o corto plazo. los primerosse rán aquellos que llevan lmplkltc un cambio de lasignaturatopográfica en la ficha de catálogo y que suelencorresponder a un traslado del objeto de ntro de lassalas de exposición o reserva, o entre ambas áreas.
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Por el contrario, los movimientos a corto plazo nuncarequerirán un cambio de signatura topográfica ya quela nueva ubicación tendrá un carácter provisional yresponderá a su estancia temporal en el taller derestauración. laboratorio de fotografia, salade Investigadores. sala de exposiciones temporales, Gabinete dedibujo etc.los movimientos intemos no necesitan permisos ot ramitaciones administrat ivas particulares. por lo quesu con t rol y documentación se limita a la establecidapor el propio centro. En cualquier caso, el documentoindispensable y básico para el correcto control es elboletín de desplazamiento, en el que se deberá recogerla siguiente información:
• Datos básicos de identificaciónde la pieza (nombre,n2 inventario, departamento. etc)· Causa del movimiento· Destino· Signatura topográfica de origen· Fecha de salida· Fecha prevista de retorno· Nombre y firmas de quien entrega y recibe losobjetos (yen su caso de la persona o cargo queautoriza el mo~¡miento).
El boletin de desplazamiento se emite por duplicado:una copia quedará en poder del Departamento deConservación, o de la persona o sección encargada delco nt ro l, y la segunda acompañará a los objetos a sudestino y retomará con ellas al finalizar el movimiento.Suplementariamente, la emisión de boletines dedesplazamiento incluirá testigos individuales, o carte las,para situar en el lugar habitual de cada uno de losobjetos desplazados.
3.2.2.MoYimientos externos
El movimiento externo es el producido por la salidade un objeto de la sede del museo. los movimientosa corto plazosuelen tener como destinos más habitualesexposkiones temporales, tratamientos de restauración.análisiso reproducción. asícomo cualquier otro surgidode las actividades propias del museo .
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Los mc:wimientos de larga d...-adón son los ocasionadospor eldepósito de las coIecdones en otras instituciones.Al contrario que los movimient os internos. suelennecesitar pennisos administra tivos por parte del titulardel centro. que conIevan una tramitación más o menoscompleja y la cumpli~ntaci6n de una serie de
requisitos.la tramitad6n más común incluye las siguientes etapas:- SorodWd de salida de la peza por parte del petccnerc.-Valora ción e informe sobre la petki6n por parte delosdepartamentos de Conservaci6n e Investigación de lmuseo.• Aprobadón de l Director o Consejo de Dirección delmuseo.- Autorizaci6n de l propieta rio, cuando se trata de unobjeto en depósito.- Re misión de la documen taci6n al órgano encargadode e mitir la auto rización correspondiente.él el caso de losmuseos de tituIariclad estatal, tal comoesta blece el Reglamento de Museos en su art, 6.3, esreq uisito ndispensable para cualquier salida de objetosde un museo la e~n de una Orden Ministerial, previaconformidad del Subdirector Ge neral de los Museos
Estata les y aprobadón de l Director General de Be llasArtes y C.R.B.C.Dicha Orde n Ministerial debe recoger la siguienteinform ación:a) Lugar y un plazo de tiempo por el que se oto rga laautorización (cualquie r prórroga de l plazo establecidoob liga a re iniciar el trámite administrativo y emitir nuevaOrden Ministerial o la consiguie nte autorización).b) Garantías exigidas por el director del museo.e) Alusión a la obligatoriedad de firma de actas dee ntrega y recepci6n o dev olución.d) Suscripción de una póliza: de seguro que cub ra todoslos riesgos de "clavo a davo", por parte de l prestatario,debiendo constar como be nefkíaríc el Estado Españo~
Ministerio de Educac ión y Cultura.f) Remisió n de co pia de la póliza de l seguro y de lasactas a laSubdirecd6n Gene ral de los Museos Estatales .• Traslado de laauto rización a prestador y prestatario.Complementariamente. ciertos destinos pueden exigirtrámites y requisitos especeles.Asípor ejemplo. los préstamos temporales o depósitos
de bienes asignados a museos de titularidad eninstituciones no museistlcas requieren, además de laOrden Ministe rial antes mencionada. el ¡nfonnefavorable de la Junta Su~ de Museos, y en casode que la institución de positaria no sea de titu laridadestatal deberá formaizarse mediante contrato administrativo .la entidad depositaria estará obligad a a:1. Cum plir las presa+pciones señaladas en la O rdenpor la que se autoriza el depósito .2. Hace-se cargode los gastos ordinarios derivad os dela conservación y exhibici6n de laobra.3. No someter al ob jeto a ningún tratamiento derestaurecéo sin previo consentimiento .4. Permitr la il"\Specci6n del depósito.5. Restituir e l depósito cuand o se pida.6. 8 incumplimiento de e stas o bligaciones dará lugaral inmedia to evantamenec del d~p6sito. sin perjuiciode las responsablldadesque puedan derivarse de dichasactuaciones.Los préstamosparaexposiciones que se celebren fueradel territo rio español necesitan sup1ementariamente
(y al margen en esta OCASión de que los museos seande titularidad estat al) un permiso de exportación
tempo ral (ley PHE. art, 5. Y R.D. 111/1986. arto52 ).previo informe de laJunta de Calificación.
La validez del permiso es de seis meses. Si el eventotuviera mayor duración deberán solicitarse las pró rrogascorrespondientes .Todos los de rechos. tasas y cargos que sea necesarioabonar para la exportación temporal corre rá n a cargode la entidad organizadora de la exposición. así comolos necesarios trámites de transportes y ad uanas.
3.2.3.Levantamiento temporal de depósitos
Un ca so partic:Vlar de movimiento de fondos es e l"levanta miento temporal de depósito- por parte delcentro de o rigen (por ejemplo, un cuadro del Museo
del Prado. depositado en el Museo de Oudad Reeí, queessolicitado para unaexposici6n temporal en Barcelona,tras Ip cual volverá a su depósito en G udad ReaQ.Administrativamente aparecen tJ'"árMes y consecuencias
,,,
Fondos muSAlOgráflo;os y dOQJmentales: movimientos
muy diferentes según que lagestión de dicho préstamola realice el museo depositante o el depositario:Si la realiza el museo depositario, se trata de unmovimiento"normal"de una pieza en depósito (previaautorización de su titular) autorizado por O.M. Si larealiza el museo depositante, deberá procederse enprimer lugar a levantar el depósito existente, y ensegundo a autorizar el movimiento, es decir, seránnecesarias dos gestiones.
3.2.4.MoYimiento conjunto de (ondosmuseográficos y documentales
En caso de que un movimiento incluyaconjuntamentefo ndos museográfkos y documentales, se actuará delmodo descrito más adelante para la inclusión de unasegunda selección de elementos en un movimiento: trasgenerar un expediente de movimiento desde FondosMuseográficos, se pasará a seleccionar los documentoscorrespondientes y alsolicitar su movimientose indicaráel número de expediente ya creado.
3.2.5.Bajas = MoYimiento
Otro tipo particular de "movimiento" que gestionaráBD Movimientos es la baja de fondos.Ocasionalmente, y por circunstancias muy diversas.puede producirse lareordenadón, deseparícón, pérdida,robo o destrucción de los bienes custodiados por losmuseos.Aunque la infonnación relativa al objeto se mantendráen los archivos, el acaecimiento de una baja necesitaun control documental y administrativo que. en ciertomodo, podemos considerar opuesto al proceso deIngreso.En colecdón estable y en depósito las bajas se puedenproducir por:- Destrucción: Se considera que un objeto estádestruido. cuando por cualquiersiniestro(incendio. actovandálico, etc) se produce la desaparición del mismoen toda su integridad flslca, o un grado de deteriorotal que en ningún caso sea posible su recuperación
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mediante tratamiento de restauración.- Desaparición: Cuando un objeto no se encuentraen su emplazamiento ordinario. sin motivo conocido.se considera una desaparición, que puede ser debidaa robo o a movimiento incontrolado del objeto.En caso de evidencia clara de robo. debe hacerse lacorrespondiente denuncia ante la Pcllda, así como lanotificación pertinente al titular del museo. a la entidadgestora, y a los propietarios en caso de depósito.Ahora bien. los objetos robados. o desaparecidos sincausa conocida. nunca podrán ser considerados bajadefinitiva en las colecciones... Reintegración: Baja producida en caso de que apartir de diversosfragmentos o elementos previamenteinventariados, pueda reconstruirse el objeto original.&1/0coIec:ión estable pueden producirse bajas tambiénpor:- Ordenación de fondos: Cambio en la adscripciónde los fondos por parte del titular de las instituciones.En el caso de los museos de titularidad estatal, y si setratar de museos de gestióntransferida a las Comunidades Autónomas. su realización exige informe favorablede laJunta Superior de Museos así como audiencia dela Comunidad Autónoma afectada.- Pennuta: Transmisión de bienes entre lasAdministraciones Públicaso entre Estados.En caso de bienes de titularidad estatal exige informefavorable de la Real Academia de la Historia. de la RealAcademiade Bellas Artes de San Fernando, y de laJuntade Calificación.En/0 co/ecdón en depósito además por:- Usucapión: V. apartadoFandos museogrdticos. Formasde ingreso.- Levantamiento de depósito: Al finalizar el plazoestablecidopara un depósito se levantará acta/contratode levantamiento de depósito.De manera general, la tramitación que conlleva elacaecimiento de una baja es la siguiente:1a) Informe del director del Museo notificando la baja.previo informe del Departamento de Conservación,o bien1b) Traslado al Museo de la Orden Ministerial delcambio de asignadónde la pieza (en caso de ordenadóno permuta).
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
2) Elaboració n de l certificado de baja po r tri plicado,que se remitirá al Organismo competente junto conlos informes anteriormente citad os.3) Anotación de la baja en e l Libro de Registro decolección estable o depósito. dependiendo de suadsoipci6n.
4) Anotaciónde labajaen los nstrunentos docume ntales.La baja en li bro de Registro de be hacerse anotandola palabra BAlA en rojo. junto con e l motivo y fechade lamisma, en el epfgrafe Observadones. Nunca pod ráncc nslgnerse las bajas por desaparición.Nunca deben reutilizarse los núme ros de inventa riode piezas que han sufrido baja en las colecciones.
TRATAMIENTO INFORMAneo
Tanto para e l control efectivo de los movimientosactivos. como para dejar co nstanc ia de todos aquello sque cada objeto haya pod ido sufrir con anteriorid ad.se ha esta blecido una base de dato s de Movimientosde Fondos, que se convie rte en un auténtico núcleode lagestión docunental, ya que desde ella se controlantanto los movim~ntos n te rncs de trabajo ordinario.
corno los préstamos para~ depósxcs . 1Mgoplazo en otras instituciones, e incluso las bajas de losfondos.• Ca da movimiento de cada número de inventari ogenerará un registro propio e independ iente en la basede datos.
• Desde la opción Edición de lapropia BD Movimientoso . más usualme nte. desde opción Búsqueda en BOCatalogación. una vez seleccionado un registro oconjunto de eaos, podrá so licitarse el inicio de unmovrníento. o la ndusión del objeto en un expedientede movimiento ya iniciado.
• El sistema pregunta rá por e l tipo de movimiento y.en su caso. po r el número de piezas a move r y/o e lnúmer o de ex pedien te:· Seg ún que el mo vimiento sea Interno o exte rno.aparecerán distintos formatos de panta lla. y se prod ucirán distinto tipo de docume ntos y re laciones entre lasbases de datos.
• Tras la creación de los registros correspondiente s.
'"
· so licitará los datos re lativos al mov imiento, quelógicamente habrán de se r comunes. t rátese de unoo varios objetos.• creará en BO Ardlivo Administrativo un registro paraguardar ladocumentaci6n generada por el movimiento.asignando e l número de ex pediente correspondiente .que figurará en todos los documentos a emitir. y· (en caso de que el desti no sea Restaurac ión oFotografla) podrá crear los correspondientes registrosen BD Conservación o SD Docu mentación Gráfica.
• Podrán añadirse nuevo s objetos a un expediente demovimiento ya iniciado. so licitando e l mov imiento de
la segunda selección. e Indicando (Manualmente) elnúmero de expediente .Al co mprobar que dicho número ya está asignado auna gestión. el sistema pedirá confirmación de suinclusión.
• Previaconfirmación. co n los datos contenidos en losregistros r otros puntos del sistema (incorporando. p.e.•los datos jderrtífkatfvos del objeto que se solicite n desdeBD Catalogación), tras la confirmación de l mov imiento,generará en formato predefinido boletines (y te stigos)de desplezamentc ", actas de salida y retomo de losobjetos 12
••••
Siesuna sola pieza inprine texto en formato predefinido intercalando la información pertinente de loscamposestablecidos; si se trata de un ex pediente co n variaspiezas, imprimir á texto prefijado intercalando lainfo rmación perti nente de los campos establecidoscomunes, y acumu lando la informació n de los camposparticulares a cada objeto (datos que lee rá en SDCatalogación).• Una vez confnnado un movimiento activo, marca ráel reg istro correspondiente al objeto en SD Catalogación, no admitiendo nuevas soliOtudes de movimiento.
11 8 fonT1lJario de movimiento será único para cada expediefl.te. aunque incluya varios ob jetos; en cambio los testigos (quecontendrán el numero de expediente del movimiento , losdatos básicos de l ob jeto , y la signatura top ográfica del mismo)deberán ser siempre Individualizado s para su distribucl6 n enlos diferentes puntos topog ráfICos; deberá a.rnplimenta rsetanto en movimientos Internos como externos para mantenerun control efectivo de los almacenes.
11 Siempre 16l ejemplar más en caso de dq:I6sitos.
•
con e l mismo fin u otro difere nte: Si un usuario solicitael mo vimiento de una pieza que se encuentra ya enmovimiento activo. apa rece rá un me nsaje en pantallade l tipo: "O bjete no disponible: restaurad ón / fotografla
/ depósito / ...".• Con tecla de fund6n u otro código de pantalla esta ráaccesible la infon'l'ldd6ntanto sobre el rrcvenento actualcomo sobre los "histérkos" de cada objeto.
• la base de datos gestionará igualmente previsionesde préstamo (Estado movimiento " "R" Y Fecha sarrdoposterior a la fecha actual), vencimientos de plazos(Estado movimiento ., "A" YFecha retomo anterior a lafecha actual). generando los correspondientes formularios o escritos de solicitud de informe o reclamación.etc. En caso de depósitos a largo plazo. periódicamentela institución rece ptora debe rem itir informes so breel estado de co nservación de l ob jeto o cualquier otraincidencia. co ntrol que puede reforzarse co n solicitudde dichos informes desde el centro de origen13 .
• Dado que pueden producirse varias gestiones demovimiento. cada una con su propio número deexpediente, pero asociadas a \rla misma aa:i6no evento
de cuya relación puede interesar constancia. la BD
incluye un campo especfko (Expediente origen) en elque andicar dicha causa común.
Un ejemplo: 8 Departamento de Difusión planifICa unaexposición te mporal en e l propio museo. y abre unexpediente (serie documenta l 62 . Exposiciones) paracontrolar la docu me ntación que irágenerando el evento .
A lo largo de l proceso. pod rán producirse movimientosde estud io (serie documental 5324) para la selecciónde los fondos adecuados; movimientos a fotografia (serie
5323) de los fondos seleccionados; mo vimientos arestauració n (serie 5322) de parte de dichos fondos:as! como el propio movimiento a exposición (serie5321 ) cuando se inicia e l montaje. La indicación de l"exped iente de origen· (62/199x/ x) e n todos e llospermitirá rea.perar conjlntamente la información sobre
" 8~T¡po~fI'lOIo'irnkntD-.~. perrnrtiril al sistemagenerar perlédlcemente solicitudes de Informad6n sobreestado de conservación. etc. para remitir a la entidad depositaria. cuyos resultados podrán inscribirse en los campos Indde~
dos u ObservocionH del registro de BD Movimientos. ademásde engrosa r el expediente administrativo del depósito.
'"
la expcskí én sin recurrir a la co nsulta de expedientes
relacionados en el Archivo Admin istrativo.
• Trasel retomo de los objetos. se eliminará la marcade movimiento activo del registro de BD Movimientos.que a su vez desbloq ueará el registro de catalogación.y tras la fll'TTla del acta de re cepción o la reu nión de lascopias del boletín de desplazamiento interno (y sust~gos). la documentación pasa alexpediente ya creadoen Archivo Administrativo. y (en su caso: incidencias.bajas. ._) se remitri ladocumentación ccrrespcodentea la Subdirección General de Museos Estatales .
• Existi"á la posbilidad de eliminar e l movimiento activode solo parte de un expediente con múltiples piezas(recepción incompleta, e nvfos fracccnados, etc).emitiendo e l número de actas de recepdón que seannecesarias (movimientos exte rnos) o grapando lostestigos de cada o bjeto dev ue lto a la co pla de l boletínde desplazamiento que guard a e l Departamento deConservación (movi miento s internos).
• Una pe tición de ampliación de los plazos asignadosa un movimiento obf.gaa repetí" e l proceso admintstrati-ve de autorizaciones, etc. que no necesita e n sí mismoln reflejo info rmático. pud iéndose hace r lasgestionesnecesarias co n la referencia del movimiento actual. Encasode autorización positiva. la consignación de datosen el campo Fecho rertO\ot2ÓÓn permitirá generar formularios/actas/contratos de prórroga. etc.• Po r último. e n caso de que no se haga efectivo unmovimiento cuyas gestiones ya han sido re alizadas.podrá anu larse el reg istro de forma que su contenidono pase al Whistórico" de l objeto. si bie n se mantendrá
vigente el número de ex pedien te par a archivar ladocumentadón generada .Levantamiento te mporal de depósitos: Talcorrose se ñalaba en el apartado 1.5. 3.• existen diferenciassegún que la tTamitad6n la reasce el museo depcsnanteo depositario. que se traducen en un djfe~nte tratamiento informático de La gestión.Gestión por el museo depositante: Para el museo deorigen. la pieza consta en su BD Movimientos como"movimiento active", por lo que• Deberá dar de baja e l movimien to. ano ta ndo enObseMlOones como causa: "Levantamiento de depósito".· Generar un nuevo registro para el evento que provoca
NORHAUZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS
ellev3ntamiento. indicando en Condidones u Observaciones la necesidad de renovar el depósito una vezfinalizado el movimiento. y el número de expedientede origen.· Una vez finalizado el movimiento. crear un nuevoregistro de depósito en el museo depositario.El museo deposita rio deberla dar de baja en su BDCatalogación la pieza que cesa de estar en depósito.y volver a darla de alta una vez retornada.Gestión porelmuseo depositario: Para el muse o deposita
rio. que tendrá la pieza inscrita en sus Libros de Registrode Depósitos, es un movimiento normal, que com o ta lgestionará en su BD Movimientos.8 museo de origen, que debe ten er interés en guardarco nstancia de este evento inte rmed io. sin perderconstancia de la duración real del depósito. puede• Dar de baja -provisionalmente- e l depósito (EstadomoWniento = -Hj. anotando en ObSffll(lcionesla causa.
• Generar un nuevo regseo para elevento que provocael jeventamentc. indicando. en su caso, en Condicionesu Observaciones la necesidad de reactivar e l reg istroante r ior. ya que la pieza se encuentra en depósito. y
e l número de expediente de origen.· Una vez finalizado el movimiento inte rmedio . semodiflCMá el registro original (Estado mollimiento =< -Ajpara que siga controlando el depósito .
Ba ja s: Aunque un objeto haya causado baja porcualquier causa en las colecciones del museo. semantiene el interés por conse rva r la información sobre
I Base de datos: Movimiento de fondos
el mismo. por 10 que. para la gestión de los reg istrosn formáticos de obetos que han causado baja., la opdónmás viable parece ser:- considerar lasbajas como una forma de "movjme nto"
de los objetos.- crear un reg istro en BD Movimientos para consignarlainfonnad6n pertinente sobre la baja. 10 que ma rcaráel registro correspondiente en BD Cata logación com o"no dispon ible",- generar un registro en Archivo Administrativo paraasignar un número de expediente en el que almacenarla documentac ión corres po ndiente . y- mantener los registros íntegros en BD Cata logación.sin que las búsquedas. órdenes de impresión. etc, lesafecten. salvo orden específica.Deeste modo. siempre constará la información de losobjetos que han fonnado parte de las colecdones delMuseo y. si por cuejquer crcunstanca, al cabo deltiempo el objeto pud iera recuperarse. bastaría coneliminar e l "movímlentc activo· de baja para dejar la
información nuevamente accesible.Salvo en el caso de las bajas por desaparición. tras la
cumplimentadón del registro. el sistema emitirá e lco rrespondiente certificado de baja. En todo caso . e lpunto de mayor interés en este aparta do es un estrictocontrolde acceso almódulo que permitirá realizar unabaja. que deberá quedar limitado a la figura o cargoque cada centro determine (administrado r de l sistema.director. Departamento de Docu me ntació n....).
Archivode control de movimientos de fondos rraseográfkcs y docume nta les. activos o histó ricos, con la estructuraadecuada para caracterizar el tipo y causa del desplazamiento. y controlar de modo genera l sus incidendas.Mant endrá conexión con
· Catalogación de Fondos Museográfk os• Catalogación de Fo ndos Documentales (id.).de las que toma datos básicosde sus registros (a parti r. p.e.• del nll de inventario o el cód igo de identifIcaCión).y en las que marca movimientos activos.
• Conserva ción· Documentación gráficaen las que genera la o-eación de nuevos registros.• Archivo administrativo. en la que genera la creaci6n de nuevos registros. y de la que toma la asignadón de
180
Fon dos museogP'áficos J docum efttaJes: mo"'imlefttos
los números de expediente .• D irectorio, para no mbres de pet icion arios externos e institudones.
Al igual que en la base de gestión de prelngre sos, como una ayuda para controlar el avance de las gestiones. cadavez que se edite un registro de esta base de datos aparecerá un "campe suplementario" denominado~g~erodo en el que se irán anotando los documentos emit idos o recibidos referentes al expedien te en marcha.
(Dicho campo es realmente el de ContMido del registro correspondiente al expediente en BD Archivo Administrativo.por lo que será común a tod os los reg istros ccrrespondentes a cada expediente ).
r
tM
"~'!'l~ M.E. M.l. Bala
t'!'!~ p'~~OVlM I ENTO •• ** ** ' Institución ..I ESTADO MOVIMIENTO .. .. .. FECHA SALIDA u .. u
¡ EXPEDIENTE .. u .. FECHA RENOVAOóN u .. .., EXPEDIENTE ORIGEN •• .. .. FECHA RETORNO •• .. ..! INVENTARlOj COD. IDENTIACAOON .. .. .. AUTORIZACIÓN .. ..IUBICACIÓN I TiDO documento .. ..
•• I I CódI20n~rico .. u~~atura¡ Fecha •• h".. .. ..' E_ u TRANSPORTI ..
SOUClTANTI ,=~ ........., •• u .. .,...., ..-
I c.n.o .. .. .. R""""" ••.-Identificación .. .. .. H...- ••
REPflESENTANTE Now .. INombn .. u .. VALORAOÓN u
I c.n.o .. .. .. V;aIorxiOn ..Identifkacl6n .. .. .. T.,..." ..
INSTrTUOÓN .. .. 'K'" ..EXPOSICiÓN Netas ..
Titulo u .. SEGURO ..Comtsaríoy resconsable .. .. Ase¡turador ..Centro .. Ni 06l1za ..Localidad .. Fechainicial ..Feen.a ifliciaJ .. .. Fecha final ..Fecha ftnal u •• Now u
I únoI. .. .. I CONDICIONES ESPECIAL.fS .. u
CORREO I INCIDENClAS .. .. ..i _ .. I OBSERVACK>NES .. .. ..
CAMPO
De/inidón
NUMERO INTERNO SISTEMA
I::m 1:= I=e I~ I=~ INúmero de ordm del ~stro dentro de lo baSe de dotos, osignado por el sistema infonnótico.
'"
CAMPO
De(inidónlCjTHSNotos
EJemplos
CAMPO
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
TIPO DE MOVIMIENTO
Contenido Introducción In(ormaclón 'rldexadón e imentaOOn
Único ManuaI-LC Re tible Clave Obll atona
Intemo: restourodón, fotogrofio, consulta investigadores• .••; externo: exposición, depósito, etc;bajo.Lista de control de tipos de movimiento de fondosLaeumplimentación inidal de este campo podrá da r lugar a la asignación de números de expediente.
diferentes formatos de pantalla. etc.Interno: restauración
Baja: ordenación de fondos
ESTADO DEL MOVIMIENTOContenido
Único
Introducción
ManuaJ-LC
Información
Re etible
Indexación
Clave
e limentadón
O bli atorla
De(inidón
lCfTH5Notos
Ejemplos
CAMPO
fndicod6n sobreel carácter activo o no del movimiento.Listade control de estados de movimiento de fondosDestinado a mantene r un control efectivo sobre la finalizaci6n real de los movimientos, se limitará
a indicar si el movimiento es activo (A). histórico (H), existe una "reserva" (R), o se trata de unagesti6n que no desembocó en movimiento real (N).R
EXPEDIENT E
Contenido
Único
Introducdón
Automática
Información
Re tibie
Indexación
Oave
imentación
Obll atarla
Definidón
lCjTH58DsReJ.
NotosEjemplos
CAMPO
Númerode expediente administrativo (series "Movimientos. Fondos Museográficos y Documentoles", "FondosMuseográficos. &jos","Fondos Doasmentoles. Bajos") que guardo lo documentodón pertinente en el ArchivoAdministrativo.Tabla de números de expediente administrativo.
ARCHIVOADMINISTRATIVO (Expediente)CONSERVACiÓN (Expediente)DOCUMENTACIÓN GRÁFICA (Expediente)
Cumplimentación automática tras la indicación del tipo de movimiento.
531/ 1994/34533/19951246
EXPEDIENTE ORIGENContenido
Único
Introducción
Manual
Información
Re tibie
Indexación
Clave
e imentadán
Necesaria
Definidón
lCjTH58DsRel.Notos
Número de expedienteadministrativo de losgestiones o eventosque generan el movimiento, en coso deexistir.Tabla de números de expediente administrativo.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO (Expediente)
El movimiento de un objeto puede producirse a consecuencia de una gesti6n distinta de la propia
finalidad del movimiento en si. Por ejemplo. un objeto puede ir a restauración o fotografla con motivo
182
E¡emplos
CAMPO
8Ds Re/.
Notas
Ejemplos
CAMPODor_Notos
~os
Fondos m&neográf~, documentale s:- movlmientoll
de una exposición. El registro que controla el mo vimiento sólo informará del desplazamiento al ta llerde resta uració n, sin señalar la vina Jlad6n co n la organización de la exposición. Consignando el"expediente origen" de ésta, quedará consta nda del vínculo y. complementariamente. desde otrospuntos del sistema se rá posible recupe rar todas las gestiones realizadas con motivo de la citad aeXposición.
62/ 1995/1713/1995/23
INVENTARIO/CÓDIGO IDENTIFICACiÓN
I ::~ I ~=~ I ~= I~ I=~NUmero de inventoriodel objeto o docurnMto referenciodo.Tabla de números de inventarioTabla de códigos de ident ificaciónCATALOGACIÓN FONDOS MUSEOGRÁFICOS(Inventario).CATALOGACiÓN FONDOS DOCUMENTALES (Cód igo identifICación).CONSERVAa Óf'.l (Inventario).DOCUMl:NTACIÓN GRÁRCA(lrM' rrtario)'
Conecta con 80s Catalogación para obtener informació n detallada so bre el o bjeto. Cuando elmovimiento se genere desde los módulos de búsqueda de las bases de catalogación. su cumplmentaei6nserá automática.
CE5412 1fD OO546
UBICACiÓNUbicociónque tMdrá el objeto duranteel mOllimiento.Campo para uso exclusivo en movimientos inte rnos., y que tendr-á un interés variable en funcióndel tamaño de los cen tros. su distribución inte rna. etc.Consta de tres elementos: signatura topográfica. fecha. y estado. Por defecto el sistem a asociarála fecha actual y un código de actividad (sólo visibles en caso de interés) a la signatura. En caso deque posteriormente se modificara. se realizará una segunda entrada (tambi én con su fecha y códigode actividad asociados). laanterior quedará como "histórica", sóloaetesibIe en consultas especializadas.
guardando así constancia tanto de lasignatura aetuaI como de las anteriores que haya te nido el objeto.Sala de Investigadores / (19951004}HA2-13-f2-C3 / (19951210}-A
5UBCAMPO SIGNATURAConwnido
Mültl UD
Introducción
Manual-TBL
Información
Re tibie
Indexación
Clave Ne<esarla
LCfTH5Notos
Ubicodón octuoI de la pieza (y en SLl ceso In(annodón histórica sobre ubicodones anterioresduranteelmovimiento) dentro deI~.
Tab la de signat1J ras tcpcgráfkas.Se ildicarán todos kxi datos reewos a ediflÓO. sala, armario. vitrina. etc. en lo posiblesegún códigos nonnalizados.
183
EJemplos
NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
P1 53 PdN4A2-13 -F2-C3
5UBCAMPO FECHA (UBICACiÓN)Contenido
Múltl le UD
/nttoducdón
AutCll'lUlllca
In(onnooon
Re tibie
Indexación
Clave
Cwn limen/ación
Neceserta
DefiniciónLC¡TH5NotasEjemplos
Fecha en que hasido asignada la signatura topogrófico recogido en el campo anterior.Tabla de datadones absolutas '* Tabla de signaturas topográficas.Asignada automáticamente po r el sistema.198 302 10
5UBCAMPO ESTADO (U BICA CiÓ N)Cont enido Introoucc.On /n(orlTKl(ión Indexación e 'j~todón
Múlti le UD Automática Re tibie Clave Necesaria
Definición
LC¡TH5Notas
Ejemplos
Úlmpo lógico que indicará la vigendo de lo signatura consignado en /0$ epígrafes anteriores(A = Activo, H " Histórico). .Tabla de signaturas topográficas.
Cada vez que se modifique la signatura topográfica de un objeto. el sistema asignarála fecha actual al nuevo dato. así como una indicación de Estado = "A". cambiandoelestado de la anterior anotación a "H". Por defecto. en la visión habitual de las fichassólo apa recerá la signatura "A" .A
CAMPODefinición
Notas
Ejemplos
SOLICITANTENombre propio (y documento de identificación y cargo. en coso necesorio) del investigador que consulto,del personal delcentro en su coso, o delrepresentame de lo institución solicitante.Debe figurar siempre un nomb re propio. no uno institucional. empresas de transporte. etc, ya queel contenido de este campo se utilizará para cump limentar automáticamente las actas de entregay recepción . y demás documentación ad ministrativa. que requerirán firma del interesado .RODRiGUEZ SAN JUAN. Antonio / DNI: 123456789FEVRE. lucien / Director
SUBCAMPO NOMBRE (SO LIC IT A NT E)Contenido Incrodu«lón Información Indexadón limentodOn
Único Auto anual Re tlble Clave Obli atoria
DefiniciónLC¡THSBo, Rol.Ejemplos
Nombre propio de lo persona responsablede lo solicitud de movimiento.Tabla de nombres propios.DIRECTORIO (ApellldosjNombre).
AISA PÉREZ. Maria de l Mar
SUBCAMPO CARGO (SOLICITANTE)Contenido InformadOn Indexodón lmentadón
Único Auto anual
,..,
Re tibie Clave Necesaria
De/Wción
l CfTHSBD>Re/.E¡.mplo<
SUBCAMPO
De(inid ón
lCfTH5BD>Re/.NotasEj<mpIos
Fondos museogr;U\t;OS J documental es : movim Iento.
Puesto~ desempeña en la institución so/idtaYte. en SUcoso. lapersono que reofiZD la dtdWdck movimiento.Tabla de nombres propiosDIRECTORIO (Car¡o).
DirectorJefe Departamento Pintura Española.
IDENTIFICACiÓN (SO LIC ITA NTE)
l~~ I:~ I :~ I~ l N:S:"t~ IDocumento de identifkodOO del so/idton te.
Tabla de no mbres propios
DIRECTORIO ( ldeflti1kadón).
Su consignación puede obviarse si la persona figura ya e n la tabla de nombres propios.DNI, 34444221
CAMPO0._Notas
Ejemplos
REPRESENTANTENomln propio (y doamento de identifiaJdón y cargo.en coso necesario) del representante de la instituciónsolidtonte. cuando las gestiones se realicen por persono interpuesto.
la representación debe estar convenientemente acreditada. y debe conslgnarse siempre un nombre
propio. no uno instituciona~ empresas de transporte, etc, ya que el contenido de este campo seutilizará para cumpimentar automáticamente lasactas de entrega y recepci6n, y demás documentación
administrativa que genere el movimiento, que requerirán firma del Interesado.NEGRILLO LLORENTE. losé / ComisarioPARDO TARDON. Manuel/ Transportes TIS / DNI: 9876543 21
SUBCAMPO NOMBRE (REPRESENTANTE)Comen/do Inuoducdón In(ormoc;lón Inde.mdón /imentación
Único Auto anual Re tibie Clave Obll atorla
OefinldónlC/THSBOs Rel.Ejemplos
SUBCAMPO
lCfTH580s Re/.E¡.mp1as
Nombre propio de la persona que actúa como representante en la solicitud de movimiento.Tabla de no mbres propi os.
DIRECTORIO(ApellidosjNombre).
SANZ SEBASTIAN. Cristina
CARGO (REP RESENTA NT E,-) r-r- -r-r ....,
I~~ 1:ua1 I ~= I~ lN:S:"úDn IPuesto quedest·.mpeii:::J en la i'lstitudáI soGdtante. o empresa o institudón (J la que pertenece,ensucoso, lo persono que odlio como representante en lo soIidwdde movimiento.Tabla de nombres propios
DIRECTORIO (ApellkbsjNombre).
Transportes nsJefe Departamento Conservad6n
18'
NO RHAU ZACIÓ N DOC\JMENTAL DE MUSEOS
~-I~- I1:;:,-IDENTIFICACiÓN (REP RESENTA NTE)
I ","'m.. Im~ 1m'","",,""Único Auto~ua1 Repetible
Documtnto de identifiClJÓÓf1 del representante.Tabla de nombres propiosDIRECTORIO (Apelidos¡Nombr?).
Su consignación puede obviarse slla persona figura yae n la tabla de nombres propios.
DN1: 3444422 1
De/inidónLCfTH S80. Re/.NotosEjemplos
SU8CM1PO
CAMPO INSTITUCiÓNCorlterlido Inlfoducción Información indexación Cum lím.mtadó n
Único Hanual Re tibie Clave extc Necesaria
Definición
LCfTHS8DsRe/.Notos
Nombre de la instituoón solicitante/receptora.Tabla de nombres prop ios.DIRECTORIO (Inslit\l(lOn)
Encaso necesa rio , tras e lla y entre paréntes is se indicará localidad y pais.En mo vimientos internos no será necesaria su cumplimentación. Si se tratara de una exposiciónitinerante. este epígrafe recogerá la i"Istituci6n orgaNzadora. o la primera en que se realice la exhibición:
los sucesivos lugares de la muestra podrán se ñalarse en el apartado Ceoe-c (Exposición).Museo Arqueológico Nacional (Atenas)
Caja de Ahorros de San Femando (Sevilla)
CAMPODefinidOnNotas
Ejemplos
EXPOSICiÓNInfOfTrloción sobre lo exposición a evenlo quemotivoel moYimiento.
En rnc wne ntos internos. y en aquellos de carácter "técnko" (restauración. etc) no será necesariasu cumplimentad6n. Ante la posibilidad de que una exposició n sea itinerante. cambiando indusode título y respon sables en cada presentación. podrán realizarse las entradas necesarias a todos lossubcampos para reflejar la información de la forma más exhaustiva." El cardo en la pintura moderna" / Musée de La Roquette / 19920515-19920710Acto presentación de credenciales de nuevos embajadores / Palacio Real (Madrid) / 19 910312
SU8CAMPO TITULO (EX PO SICiÓ N)Conl~nido Inuoducción ¡"(ormadón Indexación toOOn
M(¡1l, L5 Manual-TBL Re -ble Oave 00" atarla
De(Wlióón
LCfTH SE¡empJo,
Título de lo exposición, o brew descripción ckl evento, queg enel"O elmoWnienlo.Tabla de exposiciones"El cardo en la pintura moderna"Acto presentación de credenciales de nuevos embajad ores.
SU8CM1PO COMISARIO/RESPONSABLE (EX PO SICi Ó N)
Definición
IComm" I ·~ l·''''"''''"" 1·-- I~-MUlliple L5 ManuaJ.TBl Repetible Clave ~
Nombre propio delcomisario o pmono responsable de lo organización de la exposición.
' 86
LC¡THSNotas
Ejemplo.
Fondos rm.Iseo¡rállcos y documentalesl movimientos
Tabla de nombres propios # Tabla de exposiciones
Su co nsignación podrá o bviarse cuando coincida con el solicitante.
TIRADO BLANCO. RodolfoJefe Departamento de Estudios Africanos
Contenido
Múlt l le LS
Introducción
Manual-TBL
/n(ormadón
Re tibie
Indexación
Texto
limentadón
Necesaria
De(inidónLCfTHSNotas
Ejemplos
En exposidonesitinerantes. codo una de los jnrotudones donde se presento la exposición.Tabla de nombres propios # Tabla de exposicionesPodrá realizarse el número de entradas necesarias. tanto de este eplgrefe como enlos relacionados (Fechas de realización, Comisario/responsable• ...)..Museo Arqueológico Nacional
Contenido
Múlti e l S
Introducción
Manual-THS
Información
Re bit
Indexodón
Oave
limentadón
Necesarla
Definidón
LC¡THSNotas
Ejemplos
Definición
LC¡THSEjemplos
En coso deexposiciones itinerantes, locoNdod enqueseencuentra coda unade fas institucionesreseñados en ef epigrafe anterior.Tesauro de nombres geográficos # Tabla de exposicionesPodrá realizarse el número de entradas necesarias. tanto de este epigrafe como enlos relacionados (Fechas de realización. Comisorio/responsable• ..,Atenas
Fecha inicial de desarrollo del evento, fecho de inauguración de la exposición, ...• en codaunode lossedes previstos.Tabla de dataciones absolutas # Tabla de exposiciones19920304
SUBCAMPO FECHA FINAL (EXPO SICiÓ N)Conle<Jirfo InlToducción Infonnadón Indexación limeII!oWl>
Multi le LS Manual-TBL Re tibie Clave Necesaria
Definidón
LCfTHSEjemplos
SUBCAMPO
Fecho final de desarrollo del evento, fecha de clausura de laexposición, ..., en cada uno delos sedes previstos.Tabla de dataciones absolutas # Tabla de exposiciones19920710
CARTELA (EXPOSI CiÓ N)Contenido Inlroducción
Múlti le LS Manual
187
Información
Re tibie
Indexación
Texto
imenlaoon
Necesaria
NOIlHAUZAa6N DOCUMENTAL DE MUSEOS
L(fTHSNotos
Ejemplos
Texto literal que la institución prmodora deseaque figure acompañando o la obrodurantesuexposkión piJblico.Tabla de descripción de movimientos de fondos.
Su utilización puede deriva r del deseo de la institución de que la obra quedeco nvenientemente docu mentada. y ocasionalmente de imposiciones legales oadmi1istrativas (depósitos. donaciones condicionadas. etc). 8 contenido de este epígrafe
podrá trasladarse automáticamente a los e pígrafes de condiciones en las actas o contratos
de préstamo.RUFAUT. C. "Azucenas", 1922 / Donación Madelelne l ópez. Viuda de Rufaut
CAMPODefinid ón
Ejemplos
CORREODatos básicos de lo persono que actúocomo "'correo" del museoprestador.TIRADO BLANCO. Rodolfo / Museo de América
I=-NOMBRE (CO RREO)
1<00'_ I"~ 1"-Múltiple LS Manu. TBl flepetible
Nombrepropio de /o persono que octúocomo correo .
Tabla de nombres propios.TIRADO BLANCO, Rodolfo
De('lfIidón
L(fTHSEjemplos
SUBCAMPO
SUBCAMPO
De/ini6ónLC/THSNotasEjemplos
INSTITUCiÓN (CORREO)
1""""''' 1"- I"r_ 1...."""'" I~. ..... IM6!ttp!e LSManual-TBL Repetible ~a~~,,- ,~_ ,
Institución (1 loque pertenece lo persono que octüo como corno.
Tablade nombres propios.Su COnsignación pod rá obviarse cuando pe rtenezca a la pro pia institución prestadora.
Museo de Amé rica
CAMPO FECHA SALIDAContenido Introducción In(ormodón Indexación knentadón
Único M;snual-TBL Re bit Obll atona
LC/THSNoto>
Ejemplos
Fecha en que el objeto so/e efectivamente del museo, de su ubicación ordinario (movimientosinternos), se
~~w~~o~~q~n~~m~~en~(~~
Tabla de datadones absolutas.
Cam po a utilizar (junto con Fecho Retomo. e n su caso) para la ge neración de actas de salida, etc.No confund ir con (echas de expcscén, etc.
19941010
CAMPO FECHA RENOVACiÓN
I<00_" I=....""""'''-=----· - 1"- I:":."'"" I"""""""""""Múltiple LS , Manual-l'Bl " Repetible , ........., ""N,,"""""""'- _
Fechafs en q~ se autoriza. en su coso. UJlO ampIiadón delplazode movimiento delobjfto.
'88
LC¡THSNotasEjemplos
CAMPO
Fondos museográficos y documental esl movim ie ntos
Tabla de datadones absolutas.La cump limentaci6n de este campo supone una mo dificación inmed iata del campo Fecho Retomo.19941210
FECHA RETORNOContenido
Único
Introducción
Manual
Informadón
Re tibie
Indexación
Clave
Cum {ómentockín
O bli atorla
DefiniciónLC¡TH5Notas
Ejemplos
CAMPODefiniciónNotas
Ejemplos
Fecho en que el objeto retoma efectivamente almuseo, o a su ubicación ordinario.Tabla de datacio nes abso lutas.Co n antelación a ese momento puede, lndicat ivamente, contener la fecha prevista de regreso. Noconfundir con fechas de ex posición, etc.19950215
AUTORIZACiÓNTipo de documentos, códigos y fecha, que autorizon el movimiento, su renovación, etc.En movimientos intemos no será necesaria su cumplimentació n. Podrán generarse sucesivas entradaspara dejar constancia de todos los documentos que puedan ser necesarios.Acuerdo Patronato (19920116) I Orden Ministe rial 16-92 (19920221)Perm iso exportación temporal 94-E31
5UBCAMPO TIPO DOCUMENTO (AUTORIZACiÓN)Contenido
Múlti le l S
Introducción
Manual
Información
Re tibie
Indexoción
Texto
Cu Jimentadón
Necesar ia
DefinidónLCfTHSEjemplos
TIPO de documento que autorizo lo gestión referendada y, en su coso, órgano que lo emite.Tabla de autorizacio nes.Orden MinisterialAcuerdo Patronato
5UBCAMPO CÓDIGO NUMÉRICO (AUTORIZACiÓN)Contenido Introducción Información Indexaciin Cum limentación
Múlti le LS Manual Re tibie Texto Necesaria
DefinidónLCfTH5Ejemplos
Numero o código alfanumérico. ensucoso, del documentoqueautorizo logestiónreferenciado.Tabla de autorizaciones.17/ 951-23974B
DefiniciónLC¡TH5Ejemplos
Contenido Introducción Información Indexación
Múlti e LS Manual-TBl Re etible Clave
Fecho de emisión deldocumentoque autorizo logestión referendada.Tabla de datadones absolutas # Tabla de autorizaciones.19820912
'89
!imentadón
Necesa ria
CAMPODefinición
NotosEjemplos
N ORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEO S
TRANSPORTEfnfOlmOdón relativo 01movimiento flSko de los objetos: formo de transporte, nombre de la/ s personolsy/o empresa!s que realizaron el movimiento, horarios previstos. etc.En movimientos intern os no será necesaria su cumplimentaci6n.
SIT: Cam ió n. Zaragoza-Madrid / Avió n (Iberia 3425) , Madrid·Amsterd am .
vehículo particular del comisario de la exposkl6n.
SUBCAMPO
OeflflidónLCfTHSE¡.mpIo,
EMPRESA/RESPONSABLE (TRANSPORTE)
I"""mido 1m....... Imr~ 1-- I~-.M(jQpI! LS . Manual " RepeUble , Cbve "
Nombre ck fa persona o empresa que realizo el transporte.
Tabla de nom bres pro pios *Tabla de descripción de movimientos de fondos.SITCorreo
SUBCAMPO MEDiO DE TRANSPORTE (TRANSPORTE)
De(inidón
LCjTHSEjomplo,
SUBCAMPO
Contenjdo Introduccl6n Informodón
MúlU e LS Manual Re tíble
TIpo/ s de transportea tJtj/izor.Tabla de descripción de movimientos de fondos.
Camión
Avión / Vehículo particular
RECORRIDO (TRANSPORTE)
Texto Necesaria
Definiciónl CfTHSEjemplos
I ::~s I~~ 1= I~ I=:: 1DetoNes delrecorrido o reouzar, l!n porticulorcuando no se reofi<e un viaje directo.Tabla de descripción de movimientos de fondos.Zaragoza-Madrid / Mad rid-Amsterdam
Madrid (Mo ntalbán. 14 - Avda Jua n de Herrera. 2)
SUBCAMPO
De(inidón
l CfTHSEjemplo,
HORARIOS (TRANSPORTE)
Horarios previstos paro losdesplazamientoS.Tab la de de scripció n de movimientos de fo ndos.
19951010 (1M S) - 19951012 (OB O)19951010 (H30 - 14:00)
1::-
SUBCAMPO NOTAS (TRANSPORTE)Contenido Inrroducdón Información Indexación
Múlti le LS Manual Re tibie Texto
ftntadón
Necesaria
Definidón Cuolquier Otro observadoo relativo 01desplazamiento.
,,.
LCfTHSEjemplo,
Tabla de desoipó6n de movim ientos de fondos.
Escolta policial entre Zaragoza y Madrid
Matricula: M·3456-ZZ; conductor: Rafael Perea González
CAMPODeflltición
Notos
Ejemplos
VALORACiÓNValoradón del objeto o efectos de seguro. etc.En movimientos inte rnos no será necesaria su cumplimentaeión. l a infonnación se consignará co nelmáximo detalle posible jnduyendc: valor. e n pesetas y en moneda extranjera en su caso; tasador;fecha; y observacio nes.
300.000 pts; seguro desplazamiento; CRISA DO LÓPEZ, Felipe. Co nservador de Pintu ra.
200.000.000 pts; seguro desplazamiento; Ministerio de Economíay Hacienda;valoradón condicionadapor la realizad a, a efectos tributarios. por e l titular de la o bra.
SUBCAMPO
DefiniciónLCj1HSNotas
VA LO RA CiÓ N IN DIVID UA L
I",",...., I"'""""""" I=-:-"'''~---::-· · - 1....- Iúmp!m<nN- --., -. IUnko Manual , Repetible ,~T~,,="" .=_=_=''--__
VoIor<k tasodón delobjeto o ereeros del mollimiento a realizar.Tabla de valoraciones .La información se ind icara en primer lugar e n la moneda nacional y. a continuacióne n su caso. en moneda extranjera,Ante los habituales problemas de tral"lSCripción de los slmbolos especiales utíllzadcspara abreviar las monedas de los diferentes países ($, v. ~.l.. ...) parKe preferi bleconsignar este dato con su nombre completo ("pesetas") o abreviaturas alfabéticas
("pIS").17.000.000 pesetas (925 .000 fra ncos fra nceses)
SUBCAMPO TASADORConlenidO Introducción Información Ind<!xodón limentación
Único Manual-TBL Re ble Clave Necesar ia
DefinidónLCf1HSEjemplo,
SUBCAMPO
De/inidónLCj1HSNotes
Persona, órgano o institudón que harealizado la valoración delobjeto re(erendado.Ta bla de no mbres propios #"Tabla de va lora ciones.
LUCAS MAYOR, PedroMiniste rio de Cultura. Junta de Ca lifICación. Co misió n de Valoració n
FECHA (VALORACI Ó N)
l::m 1= 1:= I~ l:=~FKha en que ha sidoreoIizodo kJ vo1oroción consignada en los epígrafes anteriores.Tabla de datadones absolutas ~ Tab la de valoraciones.
Se considerará como fecha de valoración la q ue conste en el docume nto especifico:en caso de no existr. la que conste en el documente de autorizad6n del movimiento .19830210
,,,
NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
SUBCAMPO NOTAS (VALORACIÓN)Contenido
Único Manual
Información
Re tibie
IndexodOn
Texto
Cu imentación
Necesaria
Definición
LC¡THSEjemplos
Cualquier observadón complementaria relativa a la valoración consignada en los epígrafesanteriores.Tabla de valoraciones.valoración condicionada por la realizada, a efectos t ributarlos. por el propietario.
CAMPODefiniciónNotosEjemplos
SEGURODatossobreempresa aseguradora. fecha y número de la póliza, etc.En movimientos inte rnos no será necesaria su cumplimentaci6n.
Unión y Fénix (Delegación de Segovia). Póliza n2 23-456/ep 1995101 0-19951210Garantía de l Estado. Resolución Dirección General de BellasArtes (199509 12)
SUBCAMPO ASEGURADORCentenldo
Múlti le L5
Introducoon
Manual
In(ormadcln
Re tibie
Imkxación
Clave
Cum limentación
Necesaria
Definición
LC¡THSEjemplos
Nombre de lo empresao institución que cubreel volar asegurado.Tabla de descripción de movimientos de fondos.Ocaso S.A.Ministerio de Educación y Cultura (garantía del Estado)
SUBCAMPO NUMERO PÓLIZAContenido Información Indexación ¡mentación
Múlt i le L5 Manual Re tibie Clave Necesaria
Definición
LC¡THSEjemplos
Númerode la póliza de coberturo del valor asegurado (o código de losórdenes de autorizaciónen coso de garantías de organismos públicos).Tabla de descripción de movimientos de fondos.123789·z
SUBCAMPO FECHA INICIAL (SEGURO)Cantenida Información Indexación Cum limentadc\n
Múlti le L5 Manual-TBL Re tibie Clave Necesaria
DefiniciónLC¡THSEjemplos
Fecha inidal de lo póliza de cobertura del volar asegurado.Tabla de dataclcnes absol utas19830210
SUBCAMPO FECHA FINAL (SEGU RO)Contenido !nformación IndexaciOn imentación
Múlti le L5 Manual-TBL Re tibie Clave Necesaria
DefiniciónLC¡THSEjemplos
Fecho final de Jo póJiza de cobertura del valor asegurado.Tabla de dataciones abso lutas19831012
19'
Fondos m use ográfico s y doc umentales: movimie ntos
Contenido Inlroducc.ión Información Indexación limentad ón
Definidón
LC¡THSEjemplos
Múlti le l S Manual Re tibie Texto
Cualquier observación complementario relativo 01 seguro consignado.Tabla de descripción de movimientos de fondos.
Es continuación de la póliza n~ 1 23 788~z
Pólizacorrespondiente al desplazamiento Lon dres-Amsterdam
Necesaria
CAMPO CONDICIONES ESPECIALESContenido
Único
Introducción
Manual
Información
Re tibie
Indexación limentoción
Necesaria
Definición
LC¡THSNotas
Ejemplos
CAMPO
Umitadones o nonnasporticulares impuestas en cuanto a embalajes o transporte, condiciones de exposición,tiempo de préstamo. personas que acompañan el envío y su retomo, etc.Tabla de descripción de movimientos de fondos.El co ntenido debe referirse a las condiciones "rea lmente especiales". evitando la consignación delas condiciones habituales de los formularios oficiales.La tabla de be permanecer siempre. incluso en exposición, en una caja "c1imabox".El desembalaje en destino deberá realizar lo la misma persona que fijó los soportes a la partida.
INCIDENCIASContenido
Único
IntrodlKOOn
Manual
In(ormoOOn
Re tibie
Indexación
Texto
C imentación
Necesaria
Definidón
LC¡THSEjemplos
CAMPO
Cualquieranomalía producida a lo largo delproceso del movimiento y estancia exterior.Tabla de descripción de movimientos de fondos.El sensor de la caja no funcionaba ya en el momento de l embalaje.199304 15: l a pieza presenta una fractura que ha desp rendido el asa.
OBSERVACIONESContenido
Único
IntrodlKOOn
Manual
In(ormodón
Re tibie
IndexaOOn
T",'"e imentoción
Necesaria
Definidón
LC¡THSNotos
Ejemplos
Cualquier otrainformación sobreel proceso de movimiento queno tengo cabida en los camposanteriores.Tabla de descripción de movimientos de fondos.A efectos de delimitación. puede reservarse el campo Incidencias para aquellas cuestiones que afectenalpro pio objeto o a aspectos técnicosdel préstamo (problemas.con embalajes, transportes, condicionesambie nta les, roturas o deficiente conservación al retorno, etc), mientras en Observaciones podránreferenciarse, entre otras, las derivadas de la gest ión (retrasos. problemas adm inistrativos,levantamientos temporales de depós ito, etc).Ante la eventualidad de problemas a largo plazo. en ambos campos cada anota ción deberá iracompañada de la fecha en que se realiza.19921 010 : Ante la premura de los plazos. no ha sido posible tramitar la renovación de l préstamopara la fecha prev ista.19931012: A pesa r de reiteradas solicitudes, que constan en el expediente adm inistrat ivo. la piezano ha sido devuelta.
193
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Fondos t-lusecgré ñccs. Movimientos. Relaciones
Número interno ,i,tema
TIpo movimiento
Estado movimiento
Expediente BO ARCHIVO AOM. Expediente
BO CONSERVACiÓN Expediente
BO DOC. GRÁFICA Expediente
Expediente origen H BO ARCHIVO AOM. H Expediente
Inventarlo/código identif. BO CATALOGACiÓN F. M. Inventarlo
BO CATALOGACiÓN F. O. Código Identificación
BD CONSERVACiÓN Inventarlo/ COd. Identificación
BD DOC.GRÁFICA Inventarlo/Cód. Identificación
Ubicación ISignatura IFecha IEstado I
Solicitante INombre H BD DIRECTORIO H Apellklos/Nombre
e..... H BD DIRECTORIO f-----1 Cargo
Ident ificación H BD DIRECTORIO H Identificación
RepresentanteI
Nombre H BD DIRECTORIO H Apellidos/Nombre
C....o H BD DIRECTORIO H Cargo
Identificación BD DIRECTORIO Identificación
In,titución H BD DIRECTORIO H Institución
,,,
Exposición IT itulo ICo mi sari o/respon so ICe ntro ILocalidad IFecha inicial IFecha final Jc .....1a I
Correo INombre IInsti tución I
Fe cha salida IFe cha renovación I~cha retorno I
Autorizac ión ITipo documento ICódigo numérico IFe ch a I
T ransporte IEm p resa1respo ns. IMed~o transporte IRecorrido IHorario IN o"",, I
Valoración I
Fondos museogníficos y documentales: movimientos
' 95
Fecha
AsoeJUr:ador
Ni' póliza
Fecha 5nidaf
Condicio ne$ es.peciafn
Ind de ndu
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
,,,
BDCATFM
i-"~;"~ J,
BDMOV
ITIpo movimiento
I
Fo ndos t-luseog ráfkcs. Movimientos . Secuencia
fl BOAROi. ADM."J
D;¡~d6n"';'-'lr para. cada~. .
J,/ ,
" '"¡Mov. exte enet ../-'
--lSolicitud ¡nfo . comp! .
~¡--_-l
¡ .~-= J1 ~---,!Informe Co nservación I. ,
_ _ .~_---J
' -,{ no I-----~
Movimiento efectivo
",
Be CONS¡'!1, GIl. I~
_J
NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Informe Investigación Fin movimientoBDMOV
RN PROCESO
¡Aprob. Direc.l no \--------------------~':::::::_-.
·Aprob. Patronato!
~
( si
r::)-- ---- -
~
Aprob. Pll3Pietario no )------ - - - - - ------ - - - - - - --- - --1
Remisión SGME
./
¿Museo?
[~Orden Ministe rial
00 )------------ - - - - - - - ----,
198
}.Jota Calificación
" .. "-
( no ')- ; ."
Ij4-- - - - - - -- - ----- - ---'!
j
I__;~~...LI-.-,- -,! ( f rutado dooJment.
movimiento -.--¡ _
NoUflCadón museo
NotifKad6n soIld L
/ /< ¿Mov. efectivo?
BDMOV
Cumplimentadón
~){ArchivoexpedIente I --------------~¡¡¡;~r;;¡
Bolean despIazam.
(."", ..1Ida
Contrato admlnlstr.
Informes periódicos
".
NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
[ - Finalización moyo
Repetición proceso~
¿Aprobación? N ot ificación soliclt.
200
Fondos museográficos y documentales: movimi entos
Movimientos históricos de fondos museo r áfkcs documentales. Secuencia
ti. FM,'fQI
Selecd6n registros
ISolicitud anotad6n
movimiento nlst.
BOMOV
TIpo mov -"H-
EdId6n
/<.., ¿Gene rar ex po?
l Ng registros?
lnfo. común
Cread6n registros
lnfe. espedfIc.a
BD ARCH. ADI'.1.
AN PROCESO
20'
Comun1cad6n baja
Informe Conservacl6n
Informe Investigaci6n
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Balade fondos museo ráfkos documenta les. Secuencia
libro Registro- "Baja"
Remisión SGME
ANPROCESO
BO ARCH. ADM.
Certificado baja
Generadón expediente
202
Fondos m useogriflc;os y dDc;\lmental....e m ov Imientos
Ejemplos de cumpt imentaci6n
, """
TIPO MOVIMIENTo
ESTADO
INVENTARIO/CO D.ID.
UBICACiÓN
Externo: exposición temporal
A
CE1925150¡ 1(1)
S1snatunl """
~ EXPEDIENTE
, EXP.ORfGEN
.....531/' 995/40
......SOLICITANTE
R!J"RESENTAN1'E
........PÉREZGARcI.~. José MI, . .,
N"""'"'
e...._--~,-'1~:::::~¿s=jal Cultura DNI: 234567890... C.,. ldendftaclÓft
19 950710--19950401II'l.dWdÓft
Loc:aIldad
Jerez F.
INSTITUCiÓN AY'::Intamiento de Jerez de la Frontera (Cádlz). Delegación de Pro mocl6n de la O udad
EXPOSICiÓN Titulo El trabajo de la mujer a través de la historiaCo mlsviolPupons.
""""" Oaustro Sto. Tomás
1995072 5C'''''"0
npo~numto CódlKQ
Orden Ministerial 2/ 95,Emprua Medito .........A. Miguel Cami6n Madrid-Jerez F.N....
" - ~Valor T.....M .""'.1.000.000 pts...........M N· p611:u FOKbucobertura N....
Guardaespald as 1234567 19950 3-199507SEGURO
VALORAC iÓ N
TRA NSPO RTE
CART ELA:
FECHASALIDA 19950325
FECHAftENOVACló J
FECHA RETORNO:'
AUTORJ%AClÓN
CO N DICIONES ESP.
INCIDENCIAS
O BSERVACIO NES
203
NORMALlZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS
TIPO MOVIMIENTO Intemo: investigación EXPEDIENTE 534/1 996/1 23ESTADO A EXP. ORIGEN
INVJ!NTARJOfCOD. ID. CE1945/ 5/ 'UBlCACI6N Signatura Fecha E,tacto
~
Sala de investigadores 19960625 ASO UCITANTE Nombr. e.... Identftkadón
LÓPEZ ARREGU I. Jullán ONI: 234567890REPRESENTANTE Nomb~ c.,.. I<lendftéadón
INSTlTUCI6N Universidad de Extremadura. Facultad de HistoriaEXPOSICl6N TItulo
COrn" .....oJrespon..
e._ ,LocalI ..... F..cha InlchlJ F.chaClnal
CORREO N~ In,t1tudón
CARTELA
FECHASAUDA 19960525FECHA RENOVACiÓN
FECHA ReTORNO 19960525AUTORlZAclON TIpo documento C6dflo F.cha
TRANSPORTE Emp,.... M.dlo _d. Honri~
N....
VALORACiÓN Valor Tasador., Fech. _ Notu
Fech.. cob.m;raSEGURO Aseprador N''''''' ,N....
CONDfCIO~SESP.
INCIDENCIAS
OBSERVACIONES Alumno de D. Pedro Navazo, que realiza su tesis doctoral sobre cerrajería gallega delsi lo XVII.
20-1
fondos museoa:ráflcos y doalmentaJ.s: movIml.... tos
TIPO MOVJMIENTO Externo : exposición temporal
ESTADO H
INVENTARIO/caD. ID. DE1976/J.5j 11UlltCACfÓN $111'__
EXPEDIENTE
EXP.ORlGEN
.....531/1 995/22
.......14wotHlcad6n
DN l:1 334567...............001: 987 654 32
..........19950 83019951 0151995121 5
ea,..Directorea,..Subdirector
N.......
APARlOO BENGOA. RomualdoN.......
eARATE RODRlGUEZ. Luis
Museo de la MúsicaAfricana
TItulo Cuarto de tono: música árabe en la España Medieval
CombarioI....- ZAPlCO PEREZ. Badioc:.ntro I __Pad Fedl. InIdaI
Museo Música Africana MAlaga 19950601AyUntamiento Cómpeta 19950915Museo Etnológico Rural To rre del Mar 199511 01- ............GAROA REBOLlO. M. Antonia Museo de la Múslca Africana
CORREO
INSTTTUClON
EXfI'OSlCION
SOUClTANTE
REPRESENTANTE
CAom.A
RCHASAUDA 19950520
fECHA R!NOVACIÓN
FECHAIU!TORNO 19951 220
AUTOkl'ZACIÓN TIpo dowmMlto
Orden Conse jeriaTRANSPOkTE Emp,....¡,...ponsabl..
FIT S.A.Co mlsrloN....
VALORACiÓN Valor
MedIo
Cami6nVehlculo propio
Códl..
Prest, 32/95_d.Madrld-MAlagaRecorridos locales
.....
.....19950422H.......
100.000 ptsSEGURO AlIeaurador N- p6l1xa Fechas CGberblra Notu
Seguros Andaluces 9 87 65-e:v/ 95 199 50 5-199512 30
CONDICIONES ESP, B instrumento debe no debe exponerse a menos de 30% HR (sI no fuera posible debeutilizarse el humiditkador de la caja armónic a que se acompaña). y de ningún modo amás de 45% HR.
INCIO!NClAS 19951 22 3: A pesarde lascondiciones estabIeddas. el cuero de la tapa de la caja armónicaha regresado destensado y con numerosos focos de moho, y dos de las incrustacio nes.del mAstiI se han fracturado po r la dilataci6n de la madera,
OBSERVACIONES
20S.
NORMAUZACIÓN DOC UMENTAL DE MUSEOS
3.3.Conservación de fondos
museográficos I documentales
los bienes custodiados en los museos son objeto de
re iterados informes y análisis sobre su estado deconserv ación. como actuación ordinaria en el cumplimiento de las funciones del museo. como req uisito parasu préstam o a ex posiciones. etc; y pued en presenta ra lolargo del tiempo distintos tipos de alteració n ñslce.debidos muchas veces a causas naturales. pero tambiéna accidentes u otros imprevistos. En consecuencia. alo largo de su vida mu serstka, los fondos pueden sufrirmúltiples tr atamientos de conservación preventiva.resau-ecéo, etc, de losque debe guardarse constanciaexhaustiva. ya que pueden afecta r a la vida del objetoo condicionar futuras actuaciones so bre ellos.
Por su número y extensión. la descripción de lostratamientos acaba teniendo habitualmente un reflejosrnpIiflCado e nsuf'¡eiente en los sistemas documentalesManu ales: en particular en las fIChas de catalogación,donde tiene un interés muy re lativo la transcripciónexhaustiva de lostratamientos Yanálisis. y las tradicionales anotaciones "Buena" I -Regular" I ' Defldente"resultan de esca sa utilidad po r su indefinición yrelatMdad. Ensulugar. ha parecido preferible estableceruna base de datos para describir con eldetaRe necesariolos informes y actuaciones de conservación. inform acióna la que podrá accederse desde BDCatalogadón cuandosedesee obtener datos sobre el estado de un determinado objeto o el histori al de sus tratamientos.Igual consideraó6n puede hacerse respecto a los fondosdocumentales. cuyos tratamientos presentan las mismasnecesidades descriptivas por lo que puede plantearseun em pleo común de la base de datos prevista.
TRATAMIENTO INFORMAneo
Se ha establecido una base de datos de Conservaciónpararecoger. y mejorar la acc~birlClad a. jos informesso bre el estado de conservación y los aná lisis ytr ata mientos sufridos por los objetos o documentosque forman parte de las colecdcnes del museo .
' 06
• Sus registros.se crearán automáticame nte desde BDMovimientos con el fin de controlar losdesplazamientosde los o bjetos.
• En reIac:ión con las BOs Catalogadón, BO Conservación tendrá un funciona miento para lelo al de BOMovimientos. en cuanto a consulta de información.emisión de listados histórico s o vigentes. etc.• Cada tratam iento o informe de conservación realizadopara cada numero de inventa rio generará un registropropio e independiente en BD Co nservación.La ficha prev ista contiene tres bloques paralelos.relat ivos a Informes de Conservació n. Análisis ' yTratamientos. que pueden ser de utilización simultáneao independiente :
· Puede eumplimentarse un registro sólocon un info rmedel estado de ccnservecén, tal como se ejemplifICa en
el punto siguiente. o con un análisis que no ha desembocado en un tratamiento espedfkc :• puede darse un infOfTne sobre el estado de conservad6n como introducd6n a ladesaipó6n del tratamientode conservadón;
· o puede utilizarse la secuencia completa cuando undeterminado problema de conservación (informe) hadado lugar a la realización de análisis. y a partir de susresultados se ha realizado un tratamiento particular.Cada uno de estos pasos puede haber sido realizadopor una persona y en una Institud6n distinta. lo quese reflejará en losepígrafes correspondientes. pudiéndosesimplificar su consignadón a unosólo de los apartadoscuando el mismo técnico haya realizado todas las
actuaciones.• En el momento del ingreso de un objeto. al tiempoque se le asigna numero de inventa rio durante suproceso de reg istro. se creará un registro en BOCo nservación. y se abrirá una venta na con el campoEstado de conservadón pidiendo que se consigne unprimer informe sobre el estado del objeto en elmomento de su entrada en el centro (anotación quepodrá r desde la desoipción de su falta de integridad.indicación de roturas. presencia de plagas. etc, hastae l simple -Regular-, ya que: habitualmente quiencumplimente este registro Manual no será un especialistaen la materia).(Nota: Laperennidad de este registro inidal puede ser
Fondos museogrificos y documenbJes: conservación
variable. En aquellos centros que reciben ingresos muyespadados. y que cuentan con restauradores en plantilla,que previsiblemente podrán analizar con prontitud losinformes de fondos que ingresan. podrán modificarsey perfeccionarse. En otro caso, si los tratamientos oinformes técnicos se demoran respecto a la fecha deingreso, será preferible mantener el registro en suesquematismo. ya que a largo plazo supondrá unareferencia temporal más. por somera que sea, en lahistoria de la conservación del objeto] .• Posteriormente, a medida que se produzcanactuaciones se irán generando nuevos registros.• En edición, al recibir la orden de grabar, el sistemapreguntará: "¿Hafinalizado el proceso?".· Si la respuesta es negativa (se trata de una actualizaciónde losdatos de análisis, tratamientos, etc. a medida quese realizan). grabación simple de la modificación.
IBase de datos: Conservación
· Si la respuesta es afirmativa. se imprimirán las fichascorrespondientes al tratamiento.• También desde edición. pod rá solicitarse la aperturade BD DocumentaciónGráfca para incluir la anotaciónde las fotografías. etc. realizadas durante el proceso:Aunque como norma BD Documentación Gráficacontendrá un registro por cada imagen o documento,en el caso de restauraciones. ante la unidad y especificidad del material. puede estudiarse que un solo registroreúna toda la información gráfica de cada tratamiento.• Desde BDCatalogación será accesible BD Conservación para información detalladasobre los tratamientos,y viceversapara conocer losdatos generales del objeto.• Desde ambas bases de datos será posible listar (enformato predefinido)lostratamientos sufridos por cadanúmero de inventario. seleccionando los campos queinteresen de cada una.
Archivo técn ico con la est ructura adecuada para reflejar las caracterfsticas e incidencias de los tratamientos deconservación y restauración que sufran los fondos museográfkos y documentales.Mantendrá conexión con
· Cata logación de Fondos Museográficos· Catalogación de Fondos Documentales· Movimientos· Documentación Gráfica· Archivo Administrativo (a través de los números de expedientes de movimiento y de conservación).
l-NUMERO INTERNO SISTEMA Fecha Inicial--!NVENTARIO / CÓDIGO IDENTIFICACiÓN Fecha fi nal
I EXPEDIENTE (MOVIMIENTO) Institución
i . ~XPEDI ENTE (CONSERVACIQ.N) Asesor técnico
INFORMES TRATAMIENTOS
Estado conservación Tino tratamiento
Autor Descrtpdén--Fecha Productos
Institución Autor
Motivo Fechainicial
Asesor técnico Fechafinal-
\ ANÁLISIS Institución
Tipoanálisis Asesor técnico
Resultados ---.f...C?NDICIONES ESPECIALES
Autor OBSERVACIONES
207
CAMPO
CAMPO
DefiniciónLC¡TH580s Re/.
Notos
CAMPO
DefU1iciónLCfTH5BDsRel.
Notos
Ejemplos
CAMPO
DefrniciónLCfTH5BD.R".fjomplos
NO~HAUZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS
NUMERO INTERNO SISTEMA
I ~:"" 1:= I~r:::::. 1:;:- 1=-Número deorden delregistro dentro de lo bese de dotos, asignado por elsistemo informQtico.
INVENTARIO/CÓDIGO IDENTIFICACiÓN
I~IeIIJdo IInUoduuión I'"(onnacio)n IlndPodón I~lOCiinUnlco Automf¡tka , Repetible Clave 0bíiat0ríá
Númerode inventario/identificación del objeto/documento referendodo.Tabla de números de inventario / Tabla de códigos de identifi cación
CATALOGACiÓN DE FONDOS MUSEOGRÁFICOS (Invenlarlo)CATALOGACl6N DEFONDOS DOCUME NTALES (CMeo identificación)MOVIMIENTO DE FONDOS(~ntalÍo/C6digo ldentl rteaeión)DOCUMENTACIÓN GRÁf ICA (Inventarie/Código identlllcación)
Su escritura automática se genera desde 80 Movim ientos (solicit ud de -Movimiento interno:
Restauración"). o desde e l proceso de ing~so de cclecocnes. Conecta con BD Cata logación parainfonnaci6n detallada sobre el objeto.DOO3457CEOO358
EXPEDIENTE MOVIMIENTO
I~- 1:= I ~= 1:;:- 1=-Número de expeditnte del tipo de mo~miento (Il'ltemo ) o m trodo temporcd.
Tabla de núme ros de ex pediente administrativo.ARCHIVO ADMIN ISTRAn v c (Expedierrte)
MOVIMIENTOS (Expediente)DOCUMENTAa ON GRÁFICA(Exped iente)
Campo de esoitura automática generado desde Archivo Administrativo tras la solkitud de movimiento.Dicha información debe ser repetible . ya que un mismo expediente puede agru par varios objetospara su tratamiento (lo que gene rar á un número variable de registros en 80 Co nservación).532/ 1993(23542/1 995/1
EXPEDIENTE CONSERVACiÓN
I~"' I~:;;wJ I~=~~--:",,-:. - - 'I"r-:_---·,-----TI:::7.-...,......- --:.,----
N Ütnero de ~¡ente del tipo de oewodónde conservodón (informe. ona/isis, tratamiento) o realizar.Tab la de números de expediente administrativo.ARCHIVO ADHl NlSTRAnvo (Expediente)
422/ 1993(2341/1 995/ 1
INFORMESOescripd 6n de los sucesivos in(~s sobre el estado de conservación del objeto. fJ primer registro
20.
Notas
Fondos museogl'iflcos y documentalest consel'YadÓl"l
correspondiente o codo objeto recogerá una descripción básica del estado de conservación, integridad,restouraciones anteriores, etc, que presenta el objeto en el momento del ingreso o creación del registro decatalogoción.Consta de seis elementos: Descripción del estado de conservación, autor del informe, fecha, lugaro institución a que pertenece el autor, mot ivo del informe y, en su caso, asesor técnico.Tras su ingreso en el museo (o al cumplimentar la ficha de catalogación en caso de fondos antiguos)se creará automáticamente un primer registro que recoja una somera información en este campo.
SUBCAMPO ESTADO CONSERVACiÓN
úmtenido
Único
Introducción
Manual
Información
Re tibie
Indexación
Texto
Cu limentadón
Necesaria
Definición
LC(THSEjemplos
Descripción textual delestado de conservadón quepresenta elobjeto o documenta, incluyendoanteriores intervenciones que puedamostrar.Tabla de descripción de informes de conservación.Pintura craquelada con importantes pérdidas de pigmento en el tercio superior.Completo. Fragmentado. Focos de corrosión en superficie.
SUBCAMPO AUTOR (IN FO RME CONSERVACiÓN)
Contenido Introducción In ormoción 'ndexación
Únit:o Manual-TBl Re ible Clave
Cum limenta dón
Necesaria
DefiniciónLC(THSEjemplos
Nombre propio de la persona que realiza el infanne de conservación.Tabla de nombres propios # Tabla de descripción de informes de conservació n.NiCOLÁS SANROMAN, Dorotea
SUBCAMPO FECHA (IN FO RM E CONSERVACiÓN)
Contenido Introducción Información Indexación limentoción
Único Manual-TBL Re ble Clave Necesaria
DefiniciónLC(THSEjemplos
Fecha de emisión delinfonnede conservación referenciodo.Tabla de dataciones absolutas # Tabla de descripción de informes de conservación.19820912
SUBCAMPO INSTITUCiÓN (INFORME CONSERVACiÓN)Contenido Introducción Información Indexación Cum fimentadón
Único Manual-TBL Re ble Clave Necesaria
DefiniciónLC/THSNo""Ejemplos
Lugar,o institución, en quese realiza elinfonne.Tabla de nombres propios # Tabla de descripción de informes de conservación.Su eumplimentaci6n puede obv iarse cuando el informe se realice en el propio museo .Museo de Guadalajara
SUBCAMPO MOTIVO (IN FO RME CONSERVACiÓN)Contenido
Único
Introducción
Manual
Información
Re tibie
Indexación
Texto
Cum limentación
Necesa ria
. DefiniciónLC(THS
Causode emisión delinforme referenciado.Tabla de descripción de informes de conservación.
209
Ejemplos
NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Ingreso
Solicitud préstamo 531/1996123
SUBCAMPO ASESOR TÉCNICO (INFORME CONSERVACiÓN)Contenido
Ún ico
Introducción
Manual-TBL
Informac ión
Re etible
Indexación
Clave
e limentación
Necesaria
Definición
LCjTHSEjemplos
Nombre propio del asesor técnico del infonne referenciado.Tabla de nombres pro pios # Tabla de descripción de informes de conservación.JARA l Ó PEZ. Rafael
CAMPODefinición
Notas
ANÁLISISDescripción (y resultados) de los anriJisis de laboratorio, f1sicos, químicos, etc, realizados porael tratamiento.Consta de siete elementos: t ipo de análisis. descri pción de resu ltados. autor, fechas . inst itución aque pertenece el autor, y. en su caso, asesor técn ico. Si se realizan varios análisis de diferente t ipo
para un mismo tratamiento, se rea lizarán sucesivas entradas en este bloque, en otro caso cada análisisocupará un reg istro independiente.
SUBCAMPO TIPO ANÁLISISContenido
Múlti le LS
Introducción
Manual-TBl
Informoción
Re tibie
Indexación
Clave
Cu limentoción
Necesaria
DefiniciónLCjTHSNotasEjemplos
TIpo de análisis a queha sidosometidoel objeto.Tabla de tipos de aná lisis # Tabla de descripción de aná lisis de co nse rvació n.
Aconsejable e l establecimiento de una ta bla de tipos básicos de aná lisisRad iografía
SUBCAMPO RESULTADOS (ANÁLISIS CONSERVACiÓN)
Contenido
Múlti le l S
Introducción
Manual
Información
Re tibie
Index<1ción
Texto
Cu limentación
Necesaria
DefiniciónLCjTHSEjemplos
Descripción de los resultados del análisis referenciado.Tabla de descripción de aná lisisde conservación.Lacapa negruzca superior se caracteriza como sulfato de calcio con partfculasde carbón.Elementos constituyentes: Pb, Ag, Au.
SUBCAMPO AUTOR (ANÁLISIS CONSERVACiÓN)Contenido
Múlti le l S
Introducción
Manual-TBl
Información
Re tibie
Indexación
Clave
Cum limentación
Necesar ia
DefinidónLCjTHSEjemplos
Nombre propio de la persona que realiza el análisis.Tabla de nombres pro pios # Tab la de descripción de aná lisis de conservación.
PÉREZ DOM íNGUEZ, Juüén
SUBCAMPO FECHA INICIAL (ANÁLISIS CONSERVACiÓN)
Definición
Contenido Introducción InformoJción
Múlti le LS Manual-TBl Re etíble
Fecha inidalde realizadón del ancilisis referendado.
210
Indexación
Clave
limentadón
Necesaria
LCfTHSE¡ompI",
SUBCAMPO
Definición
LC¡THSEjemplos
Fondos m useogrificos y docum..ntales, _.,."ación
Tabla de dataocnes absolutas " Tabla de descripción de análisis de conservación.19820912
FECHA FINAL (A N Á LISIS CONSERVACiÓN)
I",",~.. I"''''''''''''"' I "" "".""'" 1.::..:.:l1n<l<uKión--::-·· -1?"!!:""""MúItip!eLS "Man ual-TBL " R!f'!tible ,~C~,~"'" . ~,_""_""_"- _
Fecho finol de realizacióndel otlÓlisis ~(erendado.
Tabla de dataciones absolutas " Tabla de descripción de análisis de conservación.19820919
SUBCAMPO INSTITUCiÓN (A N Á LISIS CONSERVACiÓN)Concomido Introduccíón Informodófl Indexoción Cum linlentadón
Multl le l S Manual-TBl Re tibie Clave Necesaria
Definidó n
LCf1HS
No""Ejemplos
SUBCAMPO
Def¡nid ón
LCf1HSE¡empIo,
Lugor, O institudón, en que se realiza elondlisis.Tabla de nombres pro pios # Tabla de descripción de análisis de conse rvación.Su cumplimentación puede obviarse cuando el análisis se realice en el propio museo.
ICRBC
AS ESOR T ÉCNICO (A N Á LISIS CONSERVACiÓN)
l ~~::s I=: 1= l~ I¿:~ INombre propiodel asesor técnico del anólisis T'f!ferMÓodo.Tabla de nombres propios #' Tabla de descripción de análisisde conservación.GONZÁLEZ G6MEZ. Ped ro
CAMPODefiniciónNotos
TRATAMIENTOSDescripción (y resultados) de los fntervencones realizados sobre el objeto.Consta de ocho elementos: tipo de t ratamiento, descripción de su pro ceso y resultados, descripciónténninos normalizados de los productos utilizados en el tratamiento. autor. fecha. institución a quepertenec~ , y, en su caso, aseso r técnico del t ratamiento.
SUBCAMPO TIPO TRATAMIENTO
Únito· Manual-TBl R tibie
Indexod Ófl
De(lflidón
LC¡THSNotosEjemplos
SUBCAMPO
DefinióÓf1LC¡THS
rtpo de tratamiento o que ha sidoso~do el objeto.Tablade tiposde tratamiento 1# Tabla de descripción de t ratamientos de'conservaciónAconsejable el establed miento de una tabla de tiposbásicos de tra tamientos.Umpieza sope:rfJcial l Desalinizad6n
DESCRIPC iÓN (TRAT A MIENT OS CONSERVACiÓN)
I ~n:w I ~~ I ~= l~ 1¿:[oQ;n IDescripción detoNado del trata miento realizado.Tabla de descripción de tratamientos de conservación.
21 1
Ejemplos
NORHAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Eliminación de cloru ros po r baños sucesivos de agua desionizada. Secado en estufade laborato rio.
SUBCAMPO PRODUCTOS (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenida Introducción Información IndexadOn e limentaciOn
DefinidónLc¡mSE.jemplos
Múlti le LS Manual-TBL Re tibie Clave Necesa ria
Descripdón, con ténninos nonnalizodos, de losproductos utilizados en el tratamiento.Tabla de productos de restauración # Tabla de descripción tratamientos de conservació nAgua desionizada / Alcoho l/ Par aloidCo la polivlnllica
SUBCAMPO AUTOR (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenido
Único Manual-TBL
Información
Re tibie
Indexación
Clave
limentación
Nec esa ria
DefinidónLC¡THSEjemplos
Nombre propio de lo persona que realiza el tra tamiento.Tabla de nom bres propios fF Tabla de descri pción de tratamientos de conservación.PÉREZ DO MíN GUEZ. Julián
SUBCAMPO FECHA INiCiAL (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenida
Único
IntroducdOn
Manu al-TBL
Información
Re tibie
Indexación
Clave
limentación
Necesaria
DefinidónLc¡mSE.jemplos
Fecha inicial de realización del tratamiento referenciado.Tabla de dataciones absolutas -#Tabla de descripción de tratamientos de conservación.19820912
SUBCAMPO FECHA FINAL (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenido
Único
Introducción
Manua l-TBL
Información
Re b1e
Imkxadó n
Clave
limentadOn
Necesaria
DefiniciónLc¡m SEjemplos
Fecha finalde realización del tratamiento re(erendada.Tabla de dataciones absolutas -#Tabla de des cripción de trata mientos de co nservación.19B30B1S
SUBCAMPO INSTITUCiÓN (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenida Introducción Indexación e imentación
DefiniciónLc¡mSNotasEjemplos
Único Manual-TBL Re rble Clave Necesaria
Lugar, o institución, en que se realiza el tratamiento.Tabla de nombres propios -# Tab la de descripción de tratamientos de co nse rvació n.Su cumplimentadón puede obviarse cuando el tratamiento se realice en el pro pio museo .ICRBC
SUBCAMPO ASESOR TÉCNICO (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenido
Ún ico
/ntroducc.i:il1
Manual-TBL
212
/n(ormodón
Re tibie
Indexación imenfOCión
Necesar ia
Definición
LCjTHSEjemplos
Fondos m useogl'áflt;OS y documentales: conservadón
Nombre propio del asesor técnico del tratamiento referendado.Tabla de nombres propios #" Tabla de descripción de tratamientos de conservación.GONZÁl EZ GÓMEZ. Pedro
CAMPO CONDICIONES ESPECIALESContenido
Único
Introducción
Manual
In(ormación
Re tibie
Indexación
Texto
Cu limemoción
Necesaria
Definidón
LCjTHSNotas
Ejemplos
CAMPO
Descripdón de los condiciones particularesde conservación, manejo, exposición, etc, que en su coso puedapresentar el objetoo resuhennecesarias como consecuencias de los actuaciones realizadas.Tabla de descripción de informes de conservación.Dado que dichas condiciones pueden ser permanentes, a pesa r de los sucesivos tratamientos quepueda sufrir el objeto. su contenido se copiará automáticame nte en los sucesivos registros que puedancrearse para e l mismo número de inventario, de modo que si las particularidades dejan de ser necesariastras una restauración, etc, su contenido deberá ser borrado manualmente en el registro correspondientepara evitar la pe rpe tuación de datos innecesarios.
La pieza debe ser sie mpre transportada y expuesta con e l soporte particular que se ha diseñado.
OBSERVACIONESContenido
Único
Introducción
Manual
Información
Re tibie
Indexación
Texto
Cum Umentadón
Necesaria
Definición
LCjTHSCualquier otro doto de interés que no tenga cabida en el resto de los campos establecidos.Tabla de desc ripción de info rmes de conservación.
21l
Núme ro Intemo sistema
Inventario/có digo ldentlf.
Expediente movimie nto
Expedient e co nsel"Yació n
Infonnes
Estado conservación
Autor
Fecha
Insti t ución
Motivo
Asesor t é cn ico
Anál isis
T ipo anál isis
Re sultados
Autor
Fecha Inicial
Fecha final
Institución
A se sor técnico
NORMALIZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS
Conservación. Relaciones
BD CATALOGACiÓN f . M.
BD CATALOGACiÓN f . D.
8D MOVIMIENTO f . M.
8D DOC. GRÁfiCA
BD ARCHIVO AOM.
MOVIMIENTOS
BD DOC. GRÁFICA
BD ARCHIVO ADM .
Inventarlo
Cód igo Iden tlflcaclón
Inventario/ Cód igo ldentlflcación
Inventarlo/ Cód igo Identlfkacl6n
Exped iente
Expediente
Expediente
Expediente
T ipo tratamiento
Produ«os
Fecha Iniciill
F6Cha final
Insdtuclón
ConcfidonoH espedaIes
IObsen<adones
215
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Ejemplos de eumpllmentaelón
INVEN1"AAIO CE17706
~""CDnM""d6.R ;'~-- - -~ - --,~::;;
. 41/1995/1
BERGUASEVlL.Eduardo 19950106 In&,"",
Fragmentado e Incompleto. presentando grandes concreciones terrosas fuertemente adheridastanto en el Interiorcomo en elexterior con restosde ralees. Presenta alteración de cloruros.
AnálIsis ftuorescenciadisperstva RX Kevex
19940812 Fljaclón/ Umpieza/Reintegración
Fijado de la pieza por saturacl6n utilizandoresinassintéticas.Umpleza mecánica (bisturi yláptz de fibra de vidrio). Biminaci6n de loscloruros por baf\os sucesivos de agua desionlzada.Secado de la cerámica en estufa de labcratcric provista de termostato y aire forzado .
I EnsarrbIado de losfragmentos con 1rI adhesivo cellJ6sico reversibleen acetona.Reconstrued6n, de laslag..nas con escayola. Reintegraci6n con pigmentos natlrales Ub1izando como aglutinanteresinas sintéticas.
"'''''"",'' Agua desipnlzada / Resina sintética
_' ,, ' O,'
,:TRATAMIINTO ;,AutiDr
PÉREZ, Ellsa
! " ' : , / ;~~Im-'f
.--> - CONDICIONES ESP. '
OBSERVACIONES 8 número que llevaba sigladoha desaparecido parcialmente.
216
INVENTARiO DE1985j2j1
CÓDIGO IDENTIF.
INFORME Autor
532/'995/13
AREJULA OLlVAN. C. 1995031 5 Préstamo exposi ció n
E.~ ClOMerfM:l6n Superficie de la piedra extremadamente suda y polvorienta. con depósitos de polvo y hollfnen los Intersticios. Algunas zonas se hallan cubiertas por una capa gris muy quebrantable.que al contraerse ha arrastrado con ella un estrato de la piedra subyacente. desintegradapor la migración de sales.
ANAuSIS Autor
CAQ-fONAVARRO.A. 19950318~ "'''• •;i
PetrograliajRayos X
Re.ultado los análisis petrográficos y rayos-X caracterizan la piedra como caliza sñlcea, con un 40%de silicatos, principalmentecuarzo. dmentado con caJcita. Otros minerales presentes Induyen
'j' ' micas, rutilo . óxido de hierro y feldespato .los análisis de la capa negruzca superflclal Identifican el sulfato de calcio como principalconstituyente. con pequeñas partículas de carbón. que te oto rgan su coloración.
TRATAMIENTO Autor
GARclA. Angeles
fecMs lnld.ufl"¡ ; lMdtud6n
19951030
DMcrfpd6It Umpieza con brocha blanda y aspiradora para eliminar la suciedad superficial. la fragilidaddel estado de la piedra eliminó la posibilidad de utilizar soluciones limpiadoras acuosas .Aplicación de un prec onsolidante para estabilizar la superficie de la piedra previamente alco nso lidante final. las escamas fueron manipuladas con espátula caliente. Eliminación dela capa superllcial y co mpe nsació n de las diferencias de color en las áreas desfiguradas porpérdidas de superllcie.
CONDIC~NES ESP.
OBSERVACtONES las necesidades de higiene y seguridad han exigido la utilización de ventiladores de gasesen eltecho de la gaJerfa. l os restauradores han sido provistos de trajes y guantes resistentesa las sustancias qulmicas, as! como de máscaras de respiración artificial.
217
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
INV!NTARIO
CÓDIGO ID"""•. .019854
INJlOAME ---Autor
' --'-' - ,
~~IItO'-'h ~ : :
--41/1995/32
BIELSA ORTIN. Amparo 19950821 Revisión archivo
W"'l.~ Pérdidas de grandes zonas. grietas, desgarros, arrugas. suciedad general y grandes manchasde humedad . Para consolidar el soporte se efectuó W"Ia n.Jdlmentaria restauración consistenteen adherirlo a un pap el.
ANÁUSIS-.
MORALES. M. PIlAR 19950825
RNu~ Positivo
Solubilidad tintas
T1IA1rAM"!NTO .......
PÉREZ, Ricardo 19951013 Limpieza/ Hidrata-
ción/ Reconstrucción
8imlnad6n del segundo soporte por medio de LrIa espátula ayudada por un hisopo Impregnadode agua. Limpieza mecánica con abrasivos suaves. Limpieza por baño de agua y etanol.Tratamiento de hldratad6n del pergamino por medio de un masaje con poUetllenglicol. Porla fragilidad del soporte, que habla llegado en algunas zonas a la pulverización, se laminóManualmente por el reverso con crepel1na natural, utilizando como adhesivo una cotapofrvinUica. RecCJOStnJed6n de lagunasdel soporte con pergamlno de las mismas cerecteñsucasque el original. por medio de la técnica del bisel. dejando una pequeña pestaña rebajadahasta su total transparencia.
PioduCtcioS Etanol / Polietilengl1col / Cola pollvlnrlica
CONDICIONES ESP. Eldocumento no debe ser sometido a variaciones de HR superiores al 5%.
OBSERVACIONES
218
3.4.Documentación Gráfica
Entre la docume ntación que genera la gestió n de losfondos rrwseogréfcos y documentales se enc uent ranlas rep roducciones gráficas. imprescindibles en losprocesos de identiftcadón de los o bjetos y algunos tipos
de doc umente s. as! como co mpleme nta rias en otrosprocesos que afectan a los fondos (exposición,investigación. publicaciones. restauración, atención a
investigadores etc .). Destacanpor su especial frecuencialas reproducciones fotog ráficas. au nque también esnecesario conta r entre la documentación grátca lasfilmaciones. dibujos. imágenes digitalesere,Es importante señalar que nos estamos refiriendo atodas aquellas reproducciones gr éfces de los fondosdel museo realizad as por razon es de gestión. no a
aquellas con valer doanlental en si mismas. generarnente de contenidos diferentes a la estricta reproducciónde las coecccoes, aunque si reIadonadas con la temáticageneral del museo, 't que hemos considerado Fo ndosDocumentales.No obstante. somos conscientes de la relatividad de
esta separad6n, ya que una fotografaa o dibujo realizadosen un de te rminado momento como instrumento degest i6n e kíentjfkacjón de un objeto. con e l paso delos años pueden llegar a conve rtirse en inte resantesdocumentos y ser objetos de catalogación y estudio co nvalor en sI mismos. pasando a integrarse en lascolecciones de Fondos Documen tales. Por ello. ladlfe rencia conceptual de Documentación Gráfk a yFondos Docume nta les no implica.que en \o re feridoa suconservación flska, muchos de estos doc umentospueden compartir unas mismas condiciones de
a lmace naje y man ipulación. si bien los segundospresenta rán mayor complejidad por tratarse gene ralmente de materiales de mayor antigüedad y sobre una
gran dive rsidad de soportes.Ya hemos señalado que la documentación gráfka esuna gestión fundamental en el proceso de ingreso delas colecciones en el museo. junto co n la tramitaciónadministrativa. e l registro. e l siglado y la asignación de
signatura to pográfica.. Es un instnJmento de identiflCad6nde los objetos y. por lo ta nto. debe da rse tantaimportancia a su ágil y correcta recuperación como alade los datos textuales utilizados para. inventariar los
fo ndos. EUo sin tener en cuenta e l resto de funcio nesya mencionadas a las que puede prestar un estimableapoyo este tipo de docu mentaci6n. que se irá generandoprogresivamente a partir del momento de ingreso yprimera aproximación alobjeto musecgréfcc, conformevaya siendo o bjeto de estudio. ex pos ición. análisis,tr atamientos de restauración. publlcadó n etc.Para una eficaz ut ilización de la documentación gráfica
es necesario que la organización y cata logació n delarchivo de fctcgra ñes. d ibujos. imágenes digítales...• y
cua lquier o tro t ipo de reproducciones gráficas seadesa rrollada de un modo independiente de l resto detipos doc ume nta les del museo. lo que no quiere decir"que no se establezcan relaciones co n e llos.Además de la pu ra organizaci6n de este archivo. ésteconstituye un servicio público, y como tal realizadiariamente gestiones de reproducti6n de sus doo.nlentos gráficos para servir a investigadores e institucionesexternas. editoriales etc. la necesidad de con trol. tan tode los docunentos gráficos originales corno de la gestiónde su reprod ueci6n. ha llevado a desarrollar un módulo
independiente de las fichas de cata logación de fondosmuseográficos y documentales, por las mismas razonesex puestas en el apartado 3.3. Conserv ación.Cada documento gráfico debe ser co nside rado en simismo, con sus propiascaracte ríst icas físicas y técnicas.drcu nstancia que se hace muy ditldl cuando se pretendeinsertar esta información en la ficha de catalogacióndel objeto de referencia, ya que cada uno de e llos puededisponer de lIl3, dos o decenas de fotogra fias, d ibu¡OS.imágenes digitales, ñlmaocres, etc: a su vez, undocumento gráfico pued e refe rirse a uno o varioseleme ntos meseográñc os.Todo ello constituyen razones para individuaUzar elcontrol de estos documentos.
TRATAMIENTO INFORMÁneo8 módu lo de Documentaci6n Gráfica de Fondos contarácon una base de datos de control de las ilÑgenes que
21.
NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
reproducen cada número de inventario (SO Documentación Gráfica). estrechamente relacionada con otra(SO Repro duccio nes). que gest ionará y guardaráconstancia de las reproducciones o copias que se hanservido de cada imagen con fines externos. y esta ráconectada con Administración a efectos de controleco nómico.• En relación con SOs Catalogación, BD DocumentaciónGráfica ten drá un funcionamiento para lelo al de BDMovimientos (localización de registros po r búsqueda.creación automática de registros, consignación deinformació n com ún, ...).• Cada docu mento gráfico que reproduce el objetoo doc umento contará con un registro individualizado(sa lvo en el caso excepcional de las secuencias quecorresponden a un mismo tratamiento de restauración.dada la unidad y especificidad de l mate rial).• Sus registros se crearán a parti r de BD Movimientosy. excepciona lmente. para imágenes de tratamientosde restauración. a partir de BD Conservación.Enel primer caso. se creará paralelamente un registroen Archivo Administrativo para asignar número deexpediente y almacenar la documentación genera da(sea simplemente los boletines de movimiento interno,sea la documentación relativa a la solicitud externa que
IBase de datos: Documentación Grdfka
genera la reproducción. etc). En el segundo, constarácomo número de expediente el relativo a la actuaciónde conservación que ha motivado la toma de imágenes.• En el momento de l ingreso de un objeto. se crearáun registro en BO Documentación Gráfica con sunúmero de inventario. en el que todos los camposobligatorios llevarán laanotación "Nuevo ingreso" hastaque se cumplimenten adecuadamente. como recordatorio para la Sección correspond iente de la necesidad deoperar con ese material (Nota: Esta operación seráoptativa en caso de fondos documentales].• Del mismo modo, desde BDCatalogaciónel personalautorizado podrá solicitar la realización de una imagenparticu lar. consignando las caracterfsticas técnicasdeseadas en el registro que el sistema creará al efecto.Todos loscampos no cumplimentados, y en part icularel epígrafe Número de control. llevarán una anotaciónautomática de "Nueva imagen" hasta que se realice latoma y se cumplimenten adecuadamente los datos.• Desde las bases de datos de Cata logación seráaccesible BD Documentación Gráfica para informaciónde ta llada sobre los objetos o documentos; y en BDDocumentación Gráfica será posible listar todas lasimágenes ~ue ex isten de cada núme ro de inventario.formato, soporte, etc.
Archivo técnico con la est ructura adecuada para reflejar las caracterísucas de cada una de las reproducciones(fotografías. dibujos o asimilables) de los fondos museográficos o documenta les. rea lizadas con posterioridad alingreso de los mismos en el museo.Mantendrá conexión con
· Catalogación de Fondos Museográficos· Catalogación de Fondos Documentalesde las que toma datos básicos de sus registros (a partir de l número de inventario/código identificación).
· Movimientos· Reproducciones· Conservación• Archivo Administrativo. a través de los números de expediente de la doc umentación generada.
NUMERO INTERNO SISTEMA
TIPO DOCUMENTO
EXPEDIENTE
220
CAMPO
Fondos museográficos y doo:umentaies: dOC\lmentación gráfica
NUMERO CONTROL
INVENTARIO /CÓDIGO IDENTI FICACIÓN
AUTOR
DESCRIPCiÓN
FECHA
SOPORTE
FORMATO
DATOS TI:CNICOS
DISPOSICiÓN
SIGNATURA
OBSERVACIONES
NUMERO INTERNO SISTEMAContenido
Únk:o
IntrodlJ(oon
AutcmáucaInformación
No re tibie
Indexación
Oave
Cum limenta dón
Ob/I atoria
Definidón
CAMPO
Número de ordendel registrodentrode lo base de datos, asignado por elsistemainformático.
TIPO DOCUMENTO
Único Manual-lC
Información
Re tlble
Indexación
Claveimentación
Obll atoria
Definidón
LCfTH5Ejemplos
CAMPO
Indicadón delárea o que perteneceel documento, yde su tipo de soporte básico (fotografío / dibujo / ...J.Lista de control de tipos de documentos.Negativo BNMicrofilm
EXPEDIENTEContenido
Único
Introducción
Autom4tlca
Información
Re tibie
Indexación
Clave
imentll ción
Ob/i atorra
Definidón
Lc¡m58Ds Re/.
Notas
Ejemplos
CAMPO
Número de expediente administrativo del documento grcifko, en su caso, o de la gestión que genera sureaDzadón.
Tabla de números de expediente administrativoARCHIVO ADMINiSTRAnvo (Expediente)MOVIMIENTO FONDOS (Exped iente)CONSERVACiÓN (Expediente)
Campo de escrltura automática generado desde Archivo Administrativo al crearse el registro traslasolicitud del movimk:nto. Dicha información debe ser repetible. ya que un mismo expediente puedeagrupar varios objetos (lo que generará un número variable de registros). y a su vez un objeto puedeser reproducido en varios documentos gráficos como resultado de una única gestión de movimiento.
533/1994/3
NUMERO DE CONTROLContenido
Único
Inuoducdón
Auto anu al
In rmodón
No re b1e
Indexación
CI~
imentadón
ObI i atoria
Definidón Número.de identificadón, registro, etc, del documento gráfico referendado.
221
NORHAUZActON DOCUMENTAL DE MUSEOS
lc¡TH560s Rol.Ejemplo<
Tabla de números de control de documentadón gráficaREPROOUCOONES(Número centrol)
DGl145
CAMPO
DefinidónlC¡TH580s Re/.
Notas
INVENTARIO/CÓDIGO IDENTIFICACIÓN
1Conten ido 1 1n~ 1"'- Ilndewdón I~ ..Múltiple lS . AlItI:lfnitiu. , Repetible , Clave Otlíiiat;iafDOOn
Número de inventario o identificación del/de los objetos o documentos referendodos.Tabla de números de inventario / Tabla de cód igos de identificaciónCATALOGACiÓN f O NDOS MUSEOGRÁFICOS (Inven tarlo)CATALOGACION FONDOSDOCU MENTALES (COdIgo ldentíñcaclón)MOVIMIENTOS (Inventario/Código)REPRODUCCIONES(Inventarlo/Código)CONSERVACiÓN (Inventario/código)
Su carga auto mátka se genera desde BD Movimientos. A través de este campo podrá co nectarsecon BDs Catalogació n para obtener infonnad6n detallada sobre el objete.CE21345
CAMPO AUTOR
DefiniciónlCj1HSEj<mplo<
1<00·..... I/"~Unic:o l'1anuaI-TBl
Nombre del fotógrafo. dibujante. etc.Tabla de nombres propiosPÉREZ GONZÁlEZ. Manuel
~_I~="",--· · -
CAMPO
Definición
lc¡m5NotosEiemplos
DESCRIPCiÓN
1~Ietlido I/" rroducdó:I I",(gtmoo:lM 1""'''''''''''......'''·''''-- --1~.......Unico , M<nJaI , ~R~"""E!!!!"'"~, ~T~''''~o'-- ,Descripción literaria o desglose del contenido del documMto.Tabla de descripció n de documentos gráficosReferencia some ra al modo en que se reprod uce el o bjeto.Vista generalDetalle de la firma
..!!!I!!!!!!!!,-_ _ I.,,::.=- _· "'''''''''--_ _I~FECHA
I ~~ 1 ~~00nU"1co Manual-T8L
Fecm de ~zoóón del documento.Tabla de dataelones absolutas19951 109
CAMPO
CAMPO SOPORTE
Deftnid ÓllI ~:-'" 1= 1==CoroctMsticos ftSkas bOsicos del documento.
222
lCfTH5E¡<mplo<
CAMPO
Definidónl C¡TH5Ejemplos
CAMPO
Deflflidón
lCfTH5Ej<mpIo,
CAMPO
lCfTH5EfrmpIos
CAMPO
Fon do. mut.eoeráficos , documental_ docu......tadón rriJlca
Tahla de scpcrtes documentalesVidrioPapel
FORMATO
19>""""" IIouodu<O<in I~Io_=-------I """"":::-,,,-----. -1~ .., Unico " ManlW-lC , Repettbl! , ............ 0bliPt0riáCOOOn
Tamaño o sistema réceco nonno/izodo deldocumMto.Tabla de formatos documentales9x12cm
112" VH5
DATOS TÉCNICOS
ICoo~ido I=',"od'-~-"'--I /"_ I:::- Iúmpf-"""'"MlI/tiple L5 ManuaJ-tc R~ , ............ Nect'Salia="-"---
Otros informOÓOMS tknicos del documento (e(ertos~o/~ velocidad, sistema de reprodu<óón, etc).Tabla de sistemas técnicosdocumentalesRetoques / Viraje sepiaImagen estereosc6pica
DISPOSICiÓN
I ~: I~ 1::= I~ l;:::toOOnIndicación sobre' /o existencia de limitaciones para /o consulto o utilización del documento (visión, tiraje tkcopias, difusión pUblico, ere).Tabla de descripción de documentos gr áñc c s.
Negativo no utilizable para reproducciones po r la fragilidad de la emu lsión.Necesario citar el nombre del autor en caso d~ publicaci6n .
SIGNATURA
Definidón
lCfTHSEj<mpIo,
ÚnicO ManuaH8l Re tlble C~
Ubicación dentro del archivo del documl!'nto original conservado.Tabla de signatu ras tcpcgréñcasP1 53 Pl3 Cj6
Obl atona
CAMPO OBSERVACIONES
I~ 1:::;"""::uodu<O<in-'--'-··- - -I;:= 1~ I;:::~ÚJa/q1Mr otro dato ck inr~ sobre- ~ documMtO q~ no hayo tMido cabido en loscampos anteriores.
Tabla de descripci6n de documentos graüccs,
Rotura en la esquina inferior derecha de la placa.
'"
Numero intemo sistema
T ipo documento
Expediente
Número control
Inventario/código identif.
Autor
Descripción
Fe<ha
Sopo","
Fonnato
Datos técnicos
Disposición
Signatura
Observaciones
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Docum entación Gráfica. Relaciones
8D ARCHIVO AOM. Expediente
80 MOVIMIENTOS """"'-8D CONSERVACiÓN expediente
H BOREPRODU CCIONES H NOmero control
SO CATALOGACiÓN f . M. Inventario
SO CATALOGACiÓN f . o. Código Identlflcad6n
SO MOVIMIENTOS Inventar io/ Código Identíf.
80 REPRODUCCIONES Inventar lo/ c6cllgo Identlf.
SO CONSERVACIÓN inventarlo/Código \dentlf.
224
Ejemplosde eumpllmentadón
...,- 01npo docull'WMO fotografla: positivocolor--.. 533/ ' 995/8
...- 0123
tr.~c6dIJ'Ow..tft CE21345
"- GONZÁLEZ. Ángel
o.atpd6n VISta lateral derecha...... 19950712....... Tríacetatc celulosa
FOf"~ 35~----0Ia~ p,¡blica
-~-.. 1+350 ........._
...,- 02npo .............. Dibujo: tinta_....
533/ ' 982/ 958
...- 0023
IlWtlntVlolc6dlp Idotntlr. CE1980/28/ 6
Au_ l 6 PEZ REDONDO. Aurora
Dooalpd'" Desarrollode ladecoración geométrica del hombro....... 19221015....... Papel milimetrado......... 18 x.wcm---Dl-.....S1~ blpoj.6fta, 1-2-30
ObH"Yachw'..
ID
NORHAUZACl6N DOCUMENTAL DE MUSEOS
3.S.Reproducciones
Un aspecto importante de gestión documental yadministrativa del museo el control de todas aquellasreproducciones de sus colecciones que se e laboran condistintas técncas, soportes Y finalidades. Estas reprcducdones pueden ser de tipográfICo (fotográfICas. dibujos.filmaciones. facslmi\es. ..) o plástlco (vaciados, moldes ...).Además de la pura gestión de l servicio, es importa ntee l control de los derechos intelectuales y económicosque se derivan de estas reproducciones.Por esta razón se ha considerado necesa rio establece run instrumento espeeffico de control de estas reproducciones, para faditar su administración. y su seguimiento
posterior.
TRATAMIENTO INFORMÁneo
l a base de control de reproducciones podrá generarregistros tanto a parti r de BD Docu mentación GráfICa(reproducción de una i'nagen ya existente en arch ivo).como desde etpropio módulo de búsqueda de lasbasesde datos de catalogació n (solicitud de una imagen deca racte rísticas particulares que no existe en arch ivo);permitirá el t rabajo con lotes, etc, como el resto delas bases de gestión; y tr as consignar la entrega de lost ra bajos solicitados. penni tirá la anotadó n de losimpo rtes en BD Conta bilidad. asi como la emisión delascorrespondientes facturas.
Arch ivo técnico con la estructura adecuada para reflejar las características de cada una de las reproducciones delos fondos musecgrérccs y documentales.Mantendrá conexión con
· Documentación GráfICa· Catalogación Fondos Museográficos· Catalogación Fondos Doc umentales
• Directorio· Archivo Administrativo. a través de los números de expediente de la documentadón generada
NUMERO INTERNO SISTEMA
EXPEDIENTE
NUMERO CONTROL
~NVENTARlO/c601GO lDENTIFlCAa ÓNSOLICITANTE
FECHASOUClTUD
FECHA ENTREGA
FECHA DEVOlUCIÓN
ANAUDAD
CONDICIONES ESPEC1Al...ES
Y1PO DOCUMENTO
SOPORTIFORMATO
DATOS'rta-Icos
OESCRlPQÓN
IMPORTE
OBSERVACIONES
' 26
CAMPO
F Dn d os m useDgr áficos y d <>cum entales: r .. producci one s
NUMERO INTERNO SiSTEMA
(onlenido
Único
Imr odlKóón
Automática
Información
No re et ible
Indexoción
Clave
C imentación
Obli atorra
Definición
CAMPO
Numero de orden del registro dentro de la base de dotas. asignado por el sistema informático.
EXPEDIENTEContenido
Ún ico
Introducción
Automát ica
Inf01moción
Re et ible
IndexQción
Clave
e limentoción
Obli atoria
Definición
LC¡THS80s Rel.
Notos
Ejemplos
CAMPO
Número de expediente de Ja solicitud de reproducción.Tabla de números de exped iente administrativo .
ARC H IVO ADMINISTRATIVO (Exped iente)
Campo de escritura automática generado desde Archivo Administrat ivo al cre arse el regist ro trasinscribir lasolicitud. Dicha infonnación debe ser repet ible. ya que un mismo expediente puede agruparvarios objetos o documentos (lo que generará un núme ro variable de registros).3133 /1 994/324
NUMERO DE CONTROLConten ido
Único
Introducción
Auto Mal'lual
Inform ación
Re tibie
Indexación
Clave
C limentadón
Obll atorla
DefiniciónLC¡THS80s Rf'J.Ejemplos
CAMPO
Numero de control del documento grafico a reproducir.Tabla de números de controlDOCUMENTACIÓN GRÁ FICA (Número cor1trol)
DG1234
INVENTARIO/CÓDIGO IDENTIFICACiÓNContenido
Único
introdu cción
Matlual
Información
Re tibie
Indexación
Clave
el' limentación
Obl i aterra
Definición
LC¡THS
80s Re/.
Ejemplos
CAMPO
Número de inventario/códigode identificoción del objeto/documento referendodo.Tabla de números de inventario.Tabla de cód igos de identificación.CATA LOGACIÓN f O NDOS MUSEOGRÁflCOS (lrwen taric)
CATA LOGACIÓN FONDOS DOCUMENTA LES (Código identificació n)
CE3456FD0342
SOLICITANTEContenido
Único
Introducción
Manual-TBL
Información
Re tíble
Indexación
Clave
Cum limentación
Obli atoria
Definición
LCfTHSBOs Re/.Ejemplos
Nombre de lo persono o instiwdón que solicita /0 reproducción, y documento de identificación en su coso.Tabla de nombres propiosDIRECTOR IO (Apell id05/nombre / Institución)
GO NZÁl.EZ PÉREZ. FernandoCentro Cultural de Guadalajara
227
CAMPO
NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
FECHA SOLICITUD
Contenido
Ún ico
Introdocoon
A uto Manual-TBL
Información
Re tibie
Indexación
Clave
Cu limentodón
übli atona
Definición
LC¡THSNotas
Ejemplos
CAMPO
Fecha en que se recibe Jo solicitud de reproducción.Tab la de dataciones absolutasPor defecto el sistema asignará la fecha actual, dato que podrá modifi carse manualmente.1994 120 8
FECHA ENTREGAContenido
Único
In!m dlXción
Man ual
Información
Re ettble
Indexación
Clave
Cum Ijm~nloción
Obli ataría
Definición
LC¡THSEjemplos
CAMPO
Fecha en que se entregao remite la reproducción al solicitante.
Tabla de dataciones absolutas199502 13
FECHA DEVOLUCiÓN
Contenido
Ú nico
Introducción
Manual
Informacio n
Re tibie
Indexació n
Clave
Cu Umentación
Ne cesaria
Definición
LC¡THSEjemplos
CAMPO
Fecha en que se devuelve (o está prevista qUE" se devuelvo) el documento, en caso de préstamo, alquiler,etc.Tabla de dataciones absolutas19950810
FINALIDADContenido
Único
In troducción
Manual
In(ormoción
Re tibie
Indexoción
Texto
e limentación
I Obl i atoria
Definición .
LC¡THSEjemplos
CAMPO
Indicación sobre Jo finalidad de uso de las reproducciones que acredita el solidtonte.Tabla de descrip ción de reproduccionesIlustración de un articulo en "CHINA. Revista ilustr ada".Tesisdoctoral: "Cosmovisión y organización política en el mundo ibérico: las cerámicas sin decorar".
CONDICIONES ESPECIALESContenido
Único
Introducción
Manual
Información
Re etible
Indexación
Texto
Cu l!mentoción
Nece saria
Definición
LC¡THSEjemplos
CAMPO
Indicación sobre condiciones impuestos al solicitante (limitaciones de uso de las reproducciones, remisión
de ejemplares de la publicación, ...).Tabla de descripción de reproduccionesDebe citarse la pro cedencia del objeto con su número de inventario .Necesario citar e l nomb re del autor, al pie de la imagen, en la pub licación.
TIPO DOCUMENTOCon~nido
Único
Introducción
Manual-l C
In(ormaciónRe tibie
228
Indexación
Clave
Cu limentación
übl l atoria
Definición
LCfTHSEjemplos
CAMPO
Fon dos muse o¡rrificos JIdoalnw ntales: reproducdon~
Indicación del dfl'O documental a que pertenece el docum~to, y de su tipo de soporte bdsica (fotografia/ dibujo / ...).Tabla de t ipos de documentosPositivo ColorImagen digital PCX
SOPORTE(pnteniOO
Único
f" v ooucdón
Manual-LC Re tibie
Jndexacii<1
Claveú.m " t"dé"Obll atorla
DefiniciónLC¡THSE.jemplos
Caracteristicos fisicas bdsicosdel documento.Tabla de soportes documentalesPape lDisco flexible
CAMPO FORMATOCollteniOO
Único
Inva du«ión
Manual4.C ~Re nble
roción
Obli atona
DefiniciónLCfTHSEjemplos
CAMPO
Definición
LC¡THSEjemplos
CAMPO
DefltliciónLCfTHSEjemplos
CAMPO
Definición
Tomono O sistema t~ico normalizado del documento.Tabla de formatos docu mentales13 x 18 cm3 VI- HD
DATOS TÉCNICOSContelliOO IntroclucdDn Información It!dexadón todón
Multi le LS Manua\.lC Re t ibie Clave l"kc esana
Otros informociClfles técnicas sobre el documento (efectos especiales, velocidad, sistema de reproducción,etc).Tabla de sistemas t écnicos documentalesViraje sepiaCompresión: 75%
DESCRIPCIÓNCofl{eniOO Inll'Odt.<cdón Informadón Indtxoción roción
Único . Manual Re IIble Texto Necesa ria
Descripción de particularidades de lo reproducción solicitada (porte o reproducir, detalles de interés,. ...).Tabla de de scrípd ón de re produccionesDetalle de la deccrao ón central del cuenco .Marcas de fábrica de l asa.
IMPORTE
Ic...~"", 1'0_ 1~("""""'o I-"'o",...",~",.·"-----1~ .Unico , Manual , Repetible , Numerlto 0bííf;í0íiatoaon
Coste de lo reproducción poro el solicitante, segUn los tarifas vigentes.
229
LCjTHS8Ds RelNotos
CAMPO
NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Tabla de descripc ión de rep rod uccionesCONTABILIDAD
Aunque no se ha desarrollado. pod ría establecerse una tabla de tarifas. asociada a las característicastécn icas. de modo que la cump limentación de este campo pueda ser automática. En caso de quepor cualquier razón la repro ducció n se realice gratuitamente, el campo recoge rá "O pesetas".
OBSERVACIONES
Contenido
Único
Introducción
Manual
Inform ación
Re etible
Indexoción
Texto
Cu limentoc;,;n
Necesaria
DefiniciónLC¡THS
Cualquier otro doto de interés sobre el documento que no hoya tenido cabido en los cam pos anteriores.
Tabla de descripción de reproducciones
230
Fondos museog~á.ficos y dOCllmentales: ~eprodllccJone s
Reprodu cciones. Relaciones
Número Interno sistema IExpe die nte H BD ARCHIVO AD MIN ISTR. f- Expediente
Nú m er o control H BD DOC. GRÁFICA f- Número control
Inventario/Código BD CATALOGACIÓN F. M. Inventar io
BD CATALOGACiÓN F. D. Código ídentifkacíón
So licitante H BD DIRECTORIO f- Ape llidos y nombreylnstltvcón
Fech a solicit lld
Fe cha entrega
Fe cha devolución
Finalidad
Con diciones especiales
Tipo docu mente
Soporte
Fo nnat o IDato s técnicos IDescripción IIm po rte H BDCONTABILIDAD f-Observaciones I
231
NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS
Eje mplos de cumplimentaci6n
N" Interno sistema 4587
.......... 3133/1994/ 45N*controI 98645
InventariolCócllso CE1951189/32
Solldtarlte FERNÁNDEZ ROBRA. José Manuel / NIF: 123456789-Z
Fecha wIIdtud 19940219
Fech. entrep , 19940 612
Fee;h. devolución
Flnlllldsd Ilustración articulo "Revista Arqueológica Abulense"
Condld-. "iM'd*!" Remisión de dos ejemplares de la publicación a la biblioteca del museo
npo documento Positivo Color
Soporte Po liéster
Formato 35 mm.
""---o.scrlpclón
Importe ooסס1 pesetas
Obset'VllClones
212