Folktandvården Stockholms län AB · Folktandvården har på granskade områden i huvudsak en god...

ÅRSRAPPORT 2013

N

Folktandvården

Stockholms län AB

Vad gör Landstingsrevisorerna?

Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets

nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal

verksamhet. Landstingsrevisorerna omfattar både de förtroendevalda revisorerna

och revisionskontoret.

Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklig-

het och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande

uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar.

De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instru-

ment för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den

lokala självstyrelsen.

Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva,

anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genom-

föra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer

samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsstäl-

lande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande rä-

kenskaper.

I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den

granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redo-

visas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas

hemsida www.sll.se/rev. De kan också beställas från revisionskontoret. Det går

även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstings-

revisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsreviso-

[email protected].

Revisorsgrupp II

2014-04-03 Diarienummer:

RK 201306-0049

Landstingsrevisorerna

Box 22230

104 22 Stockholm

Telefon: 08-737 25 00

Fax: 08-737 53 50

E-post: [email protected]

Säte: Stockholm

Org.nr: 23 21 00 - 0016

www.sll.se/rev

Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset

Styrelsen för

Folktandvården Stockholms län AB

Årsrapport 2013 Folktandvården Stockholms län AB

Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade 2014-04-03 att överlämna rapporten till styrelsen

för Folktandvården Stockholm län AB för kännedom och med möjlighet till yttrande

senast 2014-09-15.

Paragrafen justerades omedelbart.

Göran Hammarsjö

ordförande Agneta Fohlström

sekreterare

RK 201306-0049

Revisionskontoret

1

Sammanfattning Folktandvården Stockholms län AB

I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från

ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den

interna styrningen och kontrollen är tillräcklig.

Bedömning för år 2013: Tillfreds-

ställande Inte helt till-fredsställande

Otillfredsställande

Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat

X

Tillräcklig Inte helt till-räcklig

Otillräcklig

Intern styrning och kontroll

X

Rättvisande Inte rätt-visande

Räkenskaper X

Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Folktandvårdens ekonomiska resultat överstiger fullmäktiges resultatkrav med 110 mnkr,

vilket motsvarar cirka 8 procent av omsättningen. Revisionen noterar att bolagets styrelse

har beslutat om ett resultatmål som överstiger fullmäktiges ekonomiska resultatkrav.

Bolaget uppvisar överlag en hög grad av måluppfyllelse vad gäller merparten av övriga

mål och uppdrag. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms sammanta-

get som tillfredsställande.


Folktandvården har på granskade områden i huvudsak en god intern styrning och kontroll

och bolaget har under året aktivt arbetat för att förbättra sin riskanalys och interna kon-

trollplan. Bolaget har i allt väsentligt system och rutiner för att säkerställa att verksamheten

fungerar och utvecklas. Bland förbättringsområdena återfinns viss förstärkning av inform-

ationssäkerhetsarbetet, en tydligare uppföljning av omhändertagandet av barn med sämst

tandhälsa och en förbättrad användning av nyckeltal. På det senare området har ett arbete

inletts. Den interna styrningen och kontrollen bedöms utifrån den granskning som genom-

förts av revisionskontoret sammantaget vara tillräcklig.

Räkenskaper Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landsting-

ets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning.

Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande.

Revisionskontoret 2014-03-24

INNEHÅLL

1 ÅRETS GRANSKNING .................................................................. 1

REVISIONSKONTORETS GRANSKNING .............................................. 1

2 EKONOMISKT OCH VERKSAMHETSMÄSSIGT RESULTAT .............. 1 2.1 Ekonomiskt resultat ................................................................ 2 2.2 Verksamhetsmässigt resultat ................................................... 3

2.2.1 Tillgänglighet ............................................................... 3 2.2.2 Produktion ................................................................... 4 2.2.3 Förebyggande arbete .................................................... 5 2.2.4 Kvalitet ....................................................................... 5 2.2.5 Personal/medarbetare ................................................... 6 2.2.6 Miljö ........................................................................... 6

2.3 Bedömning ............................................................................ 7

3 INTERN STYRNING OCH KONTROLL ............................................ 7 3.1 Verksamhetsstyrning .............................................................. 7 3.2 Nyckeltal ............................................................................... 7 3.3 Systematiskt informationssäkerhetsarbete ................................. 8 3.4 Hälsofrämjande arbetsmiljö ................................................... 10 3.5 Folktandvårdens styrning av det statliga tandvårdsstödet .......... 10 3.6 Tandvård för utsatta grupper ................................................. 11 3.7 Övrigt ................................................................................. 12 3.8 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer .................. 12 3.9 Bedömning .......................................................................... 12

AUKTORISERAD REVISORS GRANSKNING ....................................... 12

4 INTERN STYRNING OCH KONTROLL .......................................... 12 4.1 Ekonomistyrning ................................................................... 12 4.2 Intäkter ............................................................................... 12 4.3 Ledningsnära kostnader och representation ............................. 13 4.4 Oegentligheter ..................................................................... 13 4.5 Risken för skadestånd i samband med upphandling .................. 13 4.6 IT ....................................................................................... 14 4.7 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer .................. 14 4.8 Bedömning .......................................................................... 14

5 RÄKENSKAPER .......................................................................... 14 5.1 Årsredovisningen .................................................................. 14 5.2 Räkenskaper ........................................................................ 14

5.2.1 Anläggningstillgångar .................................................. 14 5.2.2 Intäkter ..................................................................... 15 5.2.3 Personalkostnader ...................................................... 15 5.2.4 Pensioner .................................................................. 15 5.2.5 Upplupna personalrelaterade kostnader ......................... 15 5.2.6 Koncernmellanhavanden.............................................. 15

5.3 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer .................. 15 5.4 Bedömning .......................................................................... 15

Bilaga 1 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer

Bilaga 2 Bedömningsmål och bedömningskriterier


1

1 Årets granskning

I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekono-

misk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna

styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedöm-

ning inom följande områden:

Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat


Räkenskaper

Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvis-

ningar, riktlinjer för bolagsrevision och samordnad revision inom SLL samt god revisionssed

för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revi-

sorsgrupperna och revisorskollegiet.

I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen

har genomförts av granskningsansvarig Camilla Salomonsson vid revisionskontoret. Parallellt

med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad

revisor Johan Rasmusson vid Deloitte AB.

Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och

från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räken-

skaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och

kontrollen granskas gemensamt.

Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lek-

mannarevisorer och dess auktoriserade revisor.

Revisionskontorets granskning

2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat

I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått full-

mäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som

gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser

står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna fram-

går av bilaga 2.


2

2.1 Ekonomiskt resultat

Budget 13 Bokslut 13 Bokslut 12

Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter 1 455 1 536 1 468 Verksamhetens kostnader (inkl. avskrivningar och finansiella poster)

-1 435 -1 364 -1 390

Resultat före bokslutsdisposition och skatt

20 172 78

Erhållna koncernbidrag 59 Lämnade koncernbidrag -42 -22 Justerat resultat 20 130 115 Lämnade koncernbidrag (skatt) -110 -127 Resultat efter boksluts-disposition och skatt

20 20 -12

Balansomslutning (mnkr) - 952 818

Årsarbetare 1 792 1 819 1798

Justerat resultat på 130 mnkr visar bolagets resultat rensat för poster av engångskaraktär för att

göra utfallet jämförbart med 2012 och budget 2013. Posterna uppgår sammanlagt till 41,9 mnkr

och består av dels 22,8 mnkr i återbetalning av försäkringspremier från AFA avseende 2005

och 2006, dels minskade pensionskostnader med 19,2 mnkr på grund av att Finansinspektionen

under hösten 2013 beslutat om en ökning av diskonteringsräntan1. Landstingsledningen har

beslutat att bolag inom LISAB-koncernen ska lämna koncernbidrag med motsvarande belopp,

vilket för FTV innebär 41,9 mnkr.

Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen ska bolaget lämna ett koncernbidrag

på 110 mnkr. Det lämnade koncernbidraget uppgår totalt till cirka 152 mnkr när hänsyn tagits

till lämnat koncernbidrag för poster av engångskaraktär.

Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till 20

mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet, som är jämförbart

med fullmäktiges resultatkrav.

Folktandvårdens justerade resultat på 130 mnkr överstiger fullmäktiges resultatkrav med 110

mnkr. Det motsvarar 8,5 procent av omsättningen. Revisionen noterar att det råder stor diskre-

pans mellan landstingsfullmäktiges och styrelsens resultatkrav. Landstingets resultatkrav mots-

varar cirka 1,3 procent av omsättningen, medan styrelsen beslutat om ett avkastningskrav på 7

procent2. Då bolaget de facto styrs mot ett annat ekonomiskt mål än det av fullmäktige beslu-

tade, blir förklaringar av avvikelser mot prognos respektive budget irrelevanta. Revisionen

noterar att en fråga om Folktandvårdens resultatkrav väckts i landstingsstyrelsens produktions-

utskott i mars 2014.

Enligt förvaltningsberättelsen förklaras årets intäktsökning av en kombination av höjda taxor3

inom vuxentandvården (2,8 procent i genomsnitt) och ett ökat antal vuxenpatienter inom såväl

1 Delbeloppen 22,8 mnkr respektive 19,2 mnkr blir vid summering 41,9 mnkr p.g.a. av avrundningseffekt.

2 Folktandvårdens styrelse har under ett antal år satt mål för lönsamheten som överstiger landstingsfullmäktiges resul-

tatkrav. 3 Folktandvårdens höjning av taxorna inom vuxentandvården beslutas av fullmäktige i samband med att budgeten

antas. Beslutet föregås av ett äskande om genomsnittlig uppräkning av prislistan från Folktandvården.


3

allmäntandvården (+4,8 procent) som specialisttandvården (+5,3 procent). Sammantaget har

vuxenintäkterna ökat med nära 59 mnkr eller 5,7 procent. Intäkterna från Försäkringskassan har

ökat med 5 procent. Detta beror enligt Folktandvården på att fler patienter kommit upp i höga

behandlingskostnader och därmed över taket för ersättning via det statliga tandvårdsstödet.

Enligt uppgift ökar också intäkterna från såväl barn som vuxna som betalar sin tandreglering

själva.

På kostnadssidan har bolaget, justerat för jämförelsestörande poster, en sammantagen kost-

nadsökning på 55,2 mnkr eller 4,3 procent. Den största ökningen står verksamhetskostnader

för. Dessa har ökat med 27 mnkr eller 31 procent. Detta beror bland annat på omfattande inköp

av konsulttjänster på centrala områden som IT och upphandling. Personalkostnaderna, vilka

utgör 70 procent av de totala kostnaderna, har ökat med 14 mnkr eller 1 procent.

Folktandvården har under året överskridit sin investeringsbudget med 4 mnkr. Detta beror

främst på att Folktandvården själv investerat i byggnation av en ny klinik i Vällingby. I vanliga

fall ombesörjs denna typ av investeringar av hyresvärden.

Folktandvården har ett incitamentsprogram som beslutats av styrelsen för åren 2013-2014. Pro-

grammet består av två delar:1) en individuell prestationsersättning till tandläkare4 som uppnår

vissa intäktsnivåer. Maxersättning per tandläkare är 100 tkr; och 2) resultatdelning vilken utgår

till alla medarbetare på kliniker baserat på klinikens resultatmarginal och uppfyllande av mål

vad gäller frisktandvårdsabonnemang. Maxbeloppet vad gäller resultatdelning per anställd är

20 tkr. En förutsättning för att ersättning ska betalas ut är att fullmäktiges resultatkrav på bola-

get är uppfyllt när kostnaderna för prestationsersättning och resultatdelning belastat resultatet.

Bolagets styrelse har beslutat att totalt dela ut 22,1 mnkr i resultatdelning och prestationsersätt-

ning sammanlagt. Revisionen kan konstatera att detta belopp överstiger maxbeloppet som sti-

puleras i Folktandvårdens eget interna regelverk där det framgår att bolagets kostnad för indi-

viduell prestationsersättning och resultatdelning inte får överstiga 20 mnkr inklusive sociala

avgifter.

Revisonen menar vidare att det råder oklarhet om huruvida Folktandvården följer landstingets

regelverk, då man tolkar landstingets begränsning till 1 procent av omsättningen till att endast

omfatta bolagets resultatdelning och inte prestationsersättningen till tandläkare5. Om både pre-

stationsersättning och resultatdelning räknas in motsvarar kostnaden för dessa 1,4 procent av

omsättningen. Om endast resultatdelningen räknas in utgör beloppet drygt 1 procent av omsätt-

ningen. Landstingets regelverk på området är dock otydligt.

2.2 Verksamhetsmässigt resultat

Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och

uppdrag.

2.2.1 Tillgänglighet Ett av fullmäktiges långsiktiga mål för hälso-och sjukvården är förbättrad tillgänglighet. Folk-

tandvårdens specifika mål för tillgänglighet anges i bolagets budget för 2013. Nedan visas en

sammanställning av Folktandvårdens resultat år 2013 gällande tillgänglighet utifrån de mål som

anges i budget.6

4 Gäller tandläkare inom allmäntandvård och medicinsk tandvård.

5 Bolaget har för 2013 följande kostnader för prestationsersättning respektive resultatdelning:

1) Prestationsersättning till tandläkare: 5,4 mnkr; 2) resultatdelning till anställda: 16,7 mnkr (varav 11,5 mnkr utgörs av utbetalt belopp till anställda och 5,3 mnkr i sociala avgifter). 6 Målen i budget utgår från de krav som ställs i vårdavtal 2012-2014 med beställaren.


4

Folktandvården når år 2013 två av tre tillgänglighetsmål som formulerats i budget. Målet om

att samtliga vuxna som remitterats till specialisttandvården ska vänta maximalt sex månader

uppnås inte till följd av bristen på specialister inom bettfysiologi. Den gäller inte bara inom

Folktandvårdens verksamhet. Folktandvården har genomfört åtgärder såsom utbildning av

nischtandläkare och specialisttandläkare liksom samverkan med andra vårdgivare inom områ-

det, men det är sannolikt att problemet kommer att kvarstå under en längre tid.

Sett över en flerårsperiod har tillgängligheten, uttryckt i de mål som formulerats i budgeten, i

stort förbättrats eller varit stabil.

Ytterligare tillgänglighetsmål har beslutats av styrelsen i form av mål för telefontillgänglighet,

maximal väntetid till medicinsk tandvård samt kundens upplevelse av internetbokningen. Målet

om att väntetiderna till medicinsk tandvård ska uppgå till maximalt en vecka uppfylls. Det gör

dock inte målet om att 90 procent ska få svar i telefon inom tre minuter där utfallet var 83 pro-

cent. Styrelsen har beslutat om högre mål vad gäller specialisttandvård för vuxna, nämligen att

alla vuxna som remitterats ska få tid till specialist inom fyra månader. Detta mål uppnås inte

inom fyra av sju specialiteter (paradonti, endodonti, protetik och bettfysiologi)7.

2.2.2 Produktion

Nedan visas en översikt av antal behandlingar inom delar av Folktandvårdens verksamhet. De

senaste årens volymökning har framför allt skett inom vuxentandvården. En mindre ökning av

antal listade barn har skett under 2013 medan antal behandlade barn inom specialisttandvården

har minskat. Det minskade antalet behandlingar avseende tandvård som led i sjukdomsbehand-

ling beror på att vissa patientgrupper exkluderats ur denna grupp efter förändringar i det statliga

tandvårdsstödet.

Folktandvårdens styrelse har formulerat ett antal produktionsrelaterade mål. I sammanställning

nedan framgår att samtliga mål, undantaget antal tecknade friskvårdsavtal, uppnås för 2013.

Folktandvårdens mål för 2013 var att vid årets utgång ha 50 000 aktiva frisktandvårdsavtal.

Utfallet blev 48 937, dvs. knappt 98 procents måluppfyllelse. Detta kan jämföras med 2012 då

ökningen under året var cirka 12 000 avtal och resultatet landade på omkring 30 000 aktiva

7 Mätmetoden vad gäller tillgängligheten är inte reglerad i avtalen. Mätmetoden som Folktandvården använder är

punktmätning tre gånger per år, vid vilka tillfällen respektive klinik rapporterar in hur lång väntetiden är för den patient som stått längst tid i kön.

Måluppfyllelse tillgänglighet 2013 Utfall 2013 Mål 2013 2012

Nya vuxna patienter utan akuta problem ska

erbjudas tid för undersökning inom 4 veckor92% 80% 87%

Barn och ungdomar som remitteras till

specialisttandvård ska som längst vänta 2

månader

100% 100% 88%

93% 86% 86%

13 av 14 kliniker6 av 7 spec.

områden

6 av 7 spec.

områden

Vuxna patienter som remitteras ska som längst

vänta 6 månader

Produktion: Antal behandlade 2013 inom olika kategorier 2013 Diff 2012/2013

Antal vuxna som behandlats inom allmäntandvården 322 038 5%

Antal behandlade inom nödvändig tandvård 10 535 Oförändrat

Antal behandlade som led i sjukdomsbehandling 2 487 -5%

Antal behandlade barn inom specialisttandvården 14 562 -3%

Antal behandlade vuxna inom specialisttandvården 13 326 6%

Antal vuxna asylsökande som behandlats 1 726 6%

Antal asylsökande barn som behandlats 807 9%


5

avtal. Årets resultat på området innebär en ökning av antalet aktiva avtal med nästan 60 pro-

cent.

Folktandvården följer produktiviteten via måttet bokad tid i relation till total arbetstid. För all-

mäntandvården var detta mått 56,7 procent år 2013, vilket är en förbättring med 0,5 procenten-

heter jämfört med 2012. Specialisttandvården visar en minskning av bokad tid i förhållande till

total arbetstid med 2,1 procentenheter, från 49,9 procent år 2012 till 47,8 procent år 2013.

Denna minskning förklaras till stor del av att pedodontin (specialistområde inom tandvården

med fokus på barn och ungdomar), som har stor andel administrativ tid kring patienterna, inte

längre räknar med den administrativa tiden i bokad tid.

Folktandvården har två produktivitetsmål för 2013. Det ena är att öka antalet vuxna individer

per tandläkare inom allmäntandvården med 10 procent. Utfallet blev 4,9 procent. Det andra är

motsvarande produktivitetsmål inom specialisttandvården, vilket enligt ledningens återrappor-

tering till styrelsen inte uppnåddes.

2.2.3 Förebyggande arbete Genom landstingets specifika ägardirektiv till Folktandvården specificeras att Folktandvården i

samarbete med beställaren av vård ska sträva efter att förbättra tandhälsan inom länet. I huvud-

avtal med beställaren anges lägsta godtagbara kvalitet för det kariespreventionsprogram som

ligger i Folktandvårdens uppdrag. Målen är kopplade till viten. Mål för utförd vård samt utfall

för år 2013 anges i tabell nedan. Utöver mål för hur stor procentuell andel av gruppen som ska

omfattas av utförd vård/aktivitet finns även krav på att samtliga individer som omfattas av pro-

grammet ska ha nåtts av erbjudande om vård.

Utfallet visar att Folktandvården når de kravnivåer beträffande täckningsgrader som stipuleras i

avtal med beställaren. För tandhälsoinformationen vid BVC kan dock inte Folktandvården re-

dovisa tillförlitlig bortfallsstatistik, varför andelen barn vars föräldrar accepterat kallelse inte

kan beräknas. Programmet för tandhälsoinformation vid BVC har också varit svår att genom-

föra, dels med anledning av att många föräldrar avstår från att ta del av informationen och dels

för att samarbetet mellan Folktandvården och BVC i vissa fall fungerar dåligt.

2.2.4 Kvalitet Folktandvårdens har i sin affärsplan formulerat ett antal mål vad gäller kvalitet, nämligen föl-

jande:1) Andel kunder som är nöjda med bemötandet (mål: minst 90 procent); 2) andel kunder

som vet vad behandlingen kostar innan (mål:100 procent); 3) andel kunder som är nöjda med

webbokningen (minst 90 procent); och 4) antal fyllda/karierade ytor hos 19-åringar som fått

hos FTV under hela sin uppväxttid (mål: ska minska). Bolaget har dock av olika anledningar

inte följt upp dessa mål under året.

Uppfyllelse av mål för produktion/position Mål 2013 Utfall 2013 Utfall 2012

Antal listade barn 305 000 311 208 305 000

Antal vuxna som besökt FTV under en 3-årsperiod 530 000 Uppfyllt 307 000

Antal aktiva frisktandvårdsavtal >50000 48 174 ca 30 000

Investering i nya kliniker > 2 st Ja

Täckninsgrader förebyggande arbete (kariesprevention) Krav Utfall 2013

Fluorlackning barn 7 och 13 år 70% 83% och 84%

Tandhälsoinformation förskoleklass och åk 5 70% 96%

Fluorsköljning förskoleklass samt åk 5 70% 97%

Undersökning av 2-åringar i behovsomr 3 och 4 70% 79%

Tandhälsoinformation BVC 70% iu


6

Exempelvis har bolaget istället för den bredare kundenkät som gjordes på samtliga kliniker

under en dag i december 2012, under 2013 under en längre period under hösten genomfört så

kallade temperaturmätningar (kundundersökningar) på tre kliniker. Frågorna har besvarats av

mellan 4 600 och 7 400 personer. Enligt 2013 års temperaturmätningar är 72 procent nöjda eller

ganska nöjda med sitt besök i Folktandvården8. Vidare svarar 79 procent ja på frågan om de

skulle rekommendera kliniken till någon annan. Vad gäller information om behandlingskostnad

hade 43 procent frisktandvårdsavtal (och därmed en fast avgift per månad), 40 procent fått in-

formation i behandlingsrummet och 17 procent i receptionen. Som frågan om kostnadsinform-

ation är ställd är det dock svårt att svara på i vilken grad styrelsens mål på området är uppfyllt.

Vad gäller målet för andel kunder som är nöjda med webbokningen, så har detta inte mätts då

införandet av ett nytt webbokningssystem blivit försenat (och det därmed inte varit menings-

fullt att mäta). Vad gäller målet att antal fyllda/karierade ytor hos 19-åringar som fått hos FTV

under hela sin uppväxttid så är det svårt att få ut automatiskt systemen och har inte

Revisionen kan konstatera att det finns behov för Folktandvården att dels säkerställa former för

att följa upp resultaten av de uppsatta målen, dels säkerställa mätmetoder i patientundersök-

ningen som möjliggör jämförelser över tid. Enligt ägardirektiven ska bolagets fastlagda mål för

patient-/kundnöjdhet följas upp årligen och redovisas i årsbokslutet. Revisionen kan konstatera

att så inte skett.

I övrigt konstateras att Folktandvården under året bedrivit forskning kring äldres tandhälsa i

enlighet med sitt uppdrag i ägardirektiven. Bolaget bedriver även i övrigt ett aktivt forsknings-

och utvecklingsarbete.

2.2.5 Personal/medarbetare

Folktandvårdens övergripande resultat i medarbetarenkäten ligger kvar på samma nivå som

föregående år, dvs. på index 77 (på en skala 0-100). Genomsnittet för landstinget ligger på 75.

Andelen så kallade ambassadörer ligger på 29 procent, jämfört med 24 procent i SLL. Bolagets

mål var över 30 procent. Vad gäller delfrågor i medarbetarenkäten får gruppen (kliniken) höga

värden, medan områdena stress/tidsbrist och kränkande särbehandling visar sämre utfall.

Folktandvården hade målet att minska antalet sjukdagar till 14 dagar per år. Den genomsnittliga

sjukfrånvaron har minskat från 5,5 (17,7 dagar) till 4,6 procent (15,6 dagar). Motsvarande siffra

i hela landstinget är 5,6 procent.

Folktandvården har också haft ett internt mål att minska personalomsättningen till under 10

procent. Det övergripande resultatet låg på 10,1 procent, och bland tandläkare på 12,6 procent.

Enligt bolaget innebär varje tandläkare som slutar i Folktandvården en betydande intäktsförlust,

då många patienter följer med sin tandläkare när vederbörande slutar.

Folktandvården fortsätter att ha problem med stick-/skärskador. Under året rapporterades 144

skador, jämfört med 85 år 2012, vilket motsvarar en ökning med 70 procent. Det totala antalet

anmälda arbetsskador ökade i ungefär samma storleksordning från 242 anmälda 2012 till 428

år 2013. Problemet med stickskador hänger enligt ledningen främst samman med bristande

följsamhet till rutiner för spruthantering.

2.2.6 Miljö Folktandvården har under året arbetat vidare med miljömål i enlighet med det specifikationsdo-

kument som landstinget tagit fram till Miljöutmaning 2016 och bland annat specificerat nyckel-

tal för förbrukning av engångsmaterial (basvärden). Folktandvården har förbättrat sina resultat

8 Svarsalternativen var fyra: glatt ansikte, ganska glatt ansikte, ganska ledset ansikte och ledset ansikte. 72 procent har

kryssat i glatt eller ganska glatt ansikte. Frågan avsåg dock inte nöjdhet med bemötandet, och kan därmed inte ge svar på hur stor andel patienter som är nöjda med bemötandet i Folktandvården.


7

på flertalet av de indikatorer som bolaget har tillgängliga siffror på, exempelvis energianvänd-

ning och lustgasanvändning per patient. Bolaget har dock problem med målet kring lustgasde-

struktion, då det för närvarande saknas leverantörer som uppfyller bolagets behov på området.

Vad gäller utfasning av kemikalier kommer bolaget att presentera siffror på detta till lands-

tinget i separat ordning.

2.3 Bedömning

Folktandvårdens ekonomiska resultat överstiger fullmäktiges resultatkrav med 110 mnkr, vilket

motsvarar en cirka 8 procent av omsättningen. Revisionen noterar att bolagets styrelse har be-

slutat om ett resultatmål som överstiger fullmäktiges ekonomiska resultatkrav.

Bolaget uppvisar överlag en hög grad av måluppfyllelse vad gäller merparten av övriga mål och

uppdrag. Flera av bolagets kvalitetsmål går dock inte att uttala sig om då återrapportering av

dessa av olika anledningar inte skett. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet be-

döms sammantaget som tillfredsställande.

3 Intern styrning och kontroll

I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för

den interna styrningen och kontrollen. Bedömningen omfattar även om verksamheten bedrivs

på ett ändamålsenligt och säkert sätt så att fullmäktiges mål uppfylls samt att lagar, föreskrifter

m.m. följs. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2.

3.1 Verksamhetsstyrning

Revisionskontoret har granskat Folktandvårdens verksamhetsstyrning, genom analys av budget

och verksamhetsplan (affärsplan), styrelsehandlingar, förvaltningsberättelse samt intervjuer

med personer i ledningsgruppen och på tre kliniker.

Folktandvården har i sin budget respektive sin affärsplan i huvudsak brutit ner de av fullmäkti-

ges mål som berör verksamheten till egna uppföljningsbara strategier, mål och indikatorer.

Verksamhetsmålen bedöms i allt väsentligt vara i linje med fullmäktiges mål. Bolagets har i

stort sett samma modell för verksamhetsstyrning som 2012, med en övergripande affärsplan

som bryts ner i mål och mätetal för respektive klinik, vilka dokumenteras och följs upp i styr-

kort och chefskontrakt. Bolaget har under året genomfört förändringar i incitamentsprogram-

met, med starkare fokus på klinikernas lönsamhet och resultat beträffande tecknade frisktand-

vårdsabonnemang.

Folktandvården har under året arbetat aktivt för att nå frisktandvårdsmålet. Målet har brutits ner

på kliniknivå och respektive kliniks prestation på området utgör grund för resultatdelningen i

bolagets incitamentsprogram. Klinikerna har följts upp månadsvis i detta avseende.

Strålsäkerhetsmyndigheten har under våren 2013 inspekterat röntgenverksamheten hos Folk-

tandvården. Slutsatsen av granskningen var att bolaget arbetar aktivt med strålsäkerhet. In-

spektionen identifierade vissa brister vad gäller dokumentstyrning och utbildning, men inga av

allvarlig karaktär.

Bolaget bedöms i allt väsentligt ha en adekvat modell för sin verksamhetsstyrning och en aktiv

uppföljning i relation till klinikerna. Granskningen har inte föranlett några väsentliga notering-

ar.

3.2 Nyckeltal

Revisionen har översiktligt granskat Folktandvårdens arbete med nyckeltal. Bolaget har ett

antal nyckeltal som används för uppföljning av verksamheten på bolags- och kliniknivå. Revis-


8

ionen kan konstatera att flera av dessa nyckeltal är trubbiga och i vissa fall missvisande, såsom

nyckeltalet bokad tid och andra nyckeltal där detta mått ingår som underlag, såsom medelbe-

handlingstid. Nyckeltalet bokad tid anger hur mycket tandläkartid9 som bokats in i tidböckerna

för en viss patient. Det är dock problematiskt på flera sätt. Ett är att det bara är den planerade

patienttiden som mäts, inte utfallet vad gäller behandlingstid. Ett annat problem är att formerna

för att ”blocka” tid som bokad skiljer sig åt mellan kliniker och patientgrupper. Ibland kallas

flera (barn)patienter till mycket närliggande tider, vilket riskerar att göra nyckeltalet missvi-

sade, då utfallet i tid sannolikt skiljer sig från planerad tid. Slutligen finns vissa incitament för

att visa hög andel bokad tid då detta ”ser bra ut” vid uppföljning av styrkorten.

Då nyckeltalet bokad tid används som underlag för redovisningen av produktivitet till lands-

tinget, samt som underlag för fördelningen av kostnader mellan barn- och ungdomstandvården

vad gäller bolagets transparensredovisning, vore det önskvärt att hitta ett mer rättvisande mått. I

dagsläget saknar Folktandvården möjlighet att mäta utfallet vad gäller hur stor andel av arbets-

tiden som används för behandling av patient.

Folktandvården har under året investerat i ett datalager som ska underlätta nyckeltalsuppfölj-

ningen genom att möjliggöra mer av automatiska uttag från respektive datasystem för ekonomi,

personal och journalsystem. Bolaget har också en nyckeltalsgrupp som inrättats som ska identi-

fiera och utveckla relevanta nyckeltal för verksamheten. Revisionen avvaktar arbetet i nyckel-

talsgruppen samt utformningen av det nya datalagret och följer upp arbetet med nyckeltal under

kommande revisionsår.

3.3 Systematiskt informationssäkerhetsarbete

Revisionen har genomfört en översiktlig granskning av det systematiska arbetet med informat-

ionssäkerhet på Folktandvården. Den övergripande revisionsfrågan för granskningen är om det

sker en systematisk styrning, uppföljning och kontroll av informationssäkerhetsarbetet inom

vården, i detta fall med fokus på Folktandvården.

Revisionen konstaterar att Folktandvården bedriver ett strukturerat arbete med informationssä-

kerhet där tillämpning av de landstingsgemensamma riktlinjerna (LS 0910-0859) har genom-

förts. Dock saknas formella delar som exempelvis styrande dokument (t.ex. lokala riktlinjer,

lokalpolicy etc.). Enligt uppgift är dessa framtagna och ska implementeras i organisationen

efter det att ledningen beslutat om utformning samt plan för införandet. På så sätt kommer bo-

laget att upprätthålla en högre dokumenterad nivå gällande informationssäkerhet än tidigare.

Informationssäkerhetssamordnaren arbetar kontinuerligt med utbildningar och information för

att göra verksamheten medveten om de risker som finns i samband med hantering av informat-

ion. Vissa delar av som kan stödja ett ledningssystem för informationssäkerhet finns tillgängligt

via intranätet (t.ex. beskrivning av e-kort, behörigheter etc.).

Folktandvården har inte genomfört någon informationsklassning vilket är grundläggande för att

effektivt kunna arbeta med informationssäkerhet. Vidare finns det inga informationsägare (för-

utom för tandvårdssystemet, T4) och roller avseende informationsägande är inte heller tydligt

definierade.

Under 2013 genomfördes en intern revision10

mot de landstingsgemensamma riktlinjerna och

andra legala krav vilket resulterade i ett antal förbättringsområden som Folktandvården bör

beakta för att effektivisera och formalisera arbetet med informationssäkerhet.

9 Motsvarande nyckeltal finns också för tandhygienister.

10 Granskningen genomfördes av bolagets informationssäkerhetssamordnare.


9


10

Rekommendationer:

Ledningen bör se till att riskanalyser genomförs för kritiska system, och genomföra en

klassificering av informationstillgångar samt utse informationsägare för dessa.

Ledningen bör också implementera lokala instruktioner och riktlinjer för informations-

säkerhet baserade på de landstingsgemensamma riktlinjerna.

3.4 Hälsofrämjande arbetsmiljö

Under hösten granskade revisionen Folktandvårdens förebyggande arbetsmiljöarbete, genom

analys av interna rapporter om arbetsmiljöavvikelser och resultat från skyddsronder och proto-

koll från skyddskommittén, samt intervju med bolagets personalchef och klinikchefer.

Bolaget hade i höstas planer på att ta fram en samlad handlingsplan för arbetsmiljöarbetet efter

att man fått resultatet av 2013 års medarbetarenkät. Någon sådan handlingsplan har inte tagits

fram. Bolaget medger att man hittills inte haft ett helt systematiskt sätt att samlat angripa dessa

frågor. Däremot planerar Folktandvården en rad initiativ för att främja arbetsmiljön, såsom

samarbete med företagshälsovården för att framför allt stödja kliniker med höga stressindex i

medarbetarenkäten. Bolaget håller också på att handla upp/utveckla en ”verktygslåda” för att

arbeta med kränkande särbehandling, ett område som fick höga siffror (ju högre desto sämre) i

medarbetarenkäten. I februari inleds ett pilotprojekt med ergonomiska glasögon som gör att

behandlare slipper stå böjda för att se in i patientens mun. Vad gäller problemet med stick- och

skärskador, vilket kvarstår trots tidigare satsningar, finns ännu inga konkreta åtgärdsplaner.

Folktandvården har under året fortsatt arbetet med att minska sjuktalen genom ett aktivt arbete

med rehabilitering samt krav på förstadagsintyg vid upprepade korttidssjukskrivningar, vilket

avspeglas i sjukskrivningsnivåerna. Bolaget företrädare är samstämmiga i analysen att minskad

sjukfrånvaro är en viktig arbetsmiljöfråga i sig, då frånvaro skapar stress genom uppsplittring

av ordinarie arbetsteam, arbetsplaneringen måste göras om etc. Flera menar att förstadagsinty-

gen hjälpt till att bryta mönster med viss risk för att man kanske får viss sjuknärvaro bland per-

sonalen. Folktandvården bedriver också ett arbete vad gäller att rusta upp klinikerna, då många

är slitna och inte optimala ur arbetsmiljösynpunkt. Bolagets satsning på chefs- och arbetsledar-

utbildning bedöms också på sikt kunna bidra till att utveckla arbetsmiljön och till att medarbe-

tare stannar kvar (personalomsättning bidrar också till stress).

På kliniknivå finns rutiner vad gäller uppföljning av avvikelser och resultaten från medarbetar-

enkät och skyddsronder. Klinikerna bedöms bedriva ett aktivt arbete vad gäller att återkoppla

avvikelser vid personalmöten och förbättra arbetsplaneringen för att minska stressmoment, t ex

vad gäller planering av akutpass och barn med särskilda behov.

Revisionens bedömning är att det finns ett systematiskt arbete med frågorna såväl centralt i

organisationen som på kliniknivå där avvikelser och resultat från skyddsronder m.m. samman-

ställs och analyseras. Revisionen bedömer att Folktandvårdens arbete med arbetsmiljöfrågor i

allt väsentligt är tillräcklig.

3.5 Folktandvårdens styrning av det statliga tandvårdsstödet

Revisionen har genomfört en översiktlig granskning av Folktandvårdens hantering av det stat-

liga tandvårdsstödet, i syfte att undersöka om Folktandvården har en tillräcklig styrning och

kontroll på området. Granskning har skett av styr- och utbildningsdokument, intervjuer med

samordnare för det statliga tandvårdsstödet på huvudkontoret samt tre klinikföreträdare.

Det statliga tandvårdsstödet infördes 2008 och innebär bland annat möjlighet för patienter att få

delar av sina behandlingskostnader över vissa gränsvärden betalda av Försäkringskassan. För

behandlingsbelopp över 3 000 kronor kan man få 50 procent av behandlingskostnaden täckt,

och över 15 000 kr 85 procent. Systemet har vid utvärdering11

pekat på brister i den efterhands-

11

Kontrollen av tandvårdsstödet. Rapport 2011:18. Inspektionen för socialförsäkringen.


11

kontroll som Försäkringskassan genomför av de vårdgivare som ansöker om stöd. Vårdgivaren

gör nämligen själv förhandsbedömningen av om behandlingen berättigar till stöd eller inte.

Folktandvården har i sitt journalsystem inkluderat en funktion som gör att behandlaren är upp-

kopplad direkt mot Försäkringskassan, och i samband med att föreslagen åtgärd läggs in i sy-

stemet kan få ut information (inom 4 minuter) om huruvida ersättning kan utgå för åtgärden

samt till vilket belopp. Systemet medger också på så sätt möjlighet att testa olika behandlings-

alternativ och få veta det ekonomiska utfallet för patienten för vart och ett av dessa.

Enligt regelverket ska patienten få ett skriftligt behandlingsförslag vid mer omfattande behand-

ling, vilket ska innehålla vårdgivarens tillstånd, pris, motsvarande referenspris från tandvårds-

och läkemedelsförmånsverket (TLV), alternativa behandlingar och vald lösning. Folktandvår-

den har ett egenutvecklat system för detta, där denna information kan skrivas ut direkt och läm-

nas på papper till patienten. Systemet ger också information om karenstid, vilket möjliggör för

behandlaren att informera patienten om att avsluta en behandlingsperiod och starta en ny i de

fall då behandlingen annars blir mer kostsam för patienten. I de fall något ändå blir fel har

Folktandvården som policy att patienten ska hållas skadeslös.

Utbildning om det statliga tandvårdsstödet har skett för personal på samtliga kliniker, och upp-

följande information/utbildning har genomförts i samband med att det statliga tandvårdsstödet

förändrats. Alla nyutexaminerade tandläkare får utbildning i systemen. På intranätet återfinns

också länkar till aktuella utbildningsmaterial, regelverk och TLV:s handbok på området.

Vad gäller kvalitetsuppföljning så är detta främst klinikchefens ansvar. I detta ingår att genom-

föra regelbunden journalgranskning enligt en gemensam mall, dock inte specifikt för det stat-

liga tandvårdsstödet. Uppföljning av huruvida målet för stödet uppnås är Försäkringskassans

ansvar. Folktandvården gör inga egna granskningar av klinikers nyttjandegrader eller fakture-

ringsmönster i relation till Försäkringskassan.

Revisionen bedömer att Folktandvårdens styrning och kontroll av det statliga tandvårdsstödet i

allt väsentligt är tillräcklig.

3.6 Tandvård för utsatta grupper

Revisionen har under året i ett särskilt projekt12

granskat tandvården för utsatta grupper. Inom

ramen för denna har revisionen granskat hur Folktandvården arbetar för att säkerställa att man

når grupperna med störst tandvårdsbehov med såväl förebyggande åtgärder som tandvård.

Granskningen har visat att Folktandvården har formella styrdokument och rutiner på plats för

att bedriva verksamheten i enlighet med de riktlinjer som gäller för de utsatta grupper som

denna granskning omfattar. Granskade kliniker förefaller känna till rutinerna och bedöms ar-

beta enligt dessa. Uppföljning av barn- och ungdomstandvården sker på en övergripande nivå,

dvs. hur många barn man når totalt, sker regelbundet. Folktandvårdens kliniker bedöms leva

upp till kraven i avtalen vad gäller åtgärder för att nå olistade barn liksom barn i områden med

sämre tandhälsa.

Folktandvården följer dock inte specifikt upp hur man lever upp till sitt åtagande i relation till

utsatta grupper (såsom barn i områden med sämre tandhälsa), utan uppföljningen sker gemen-

samt för samtliga barn som hör till en viss klinik. Folktandvården följer inte heller upp effekter

av ersättningsnivåerna inom barn- och ungdomstandvården. Något som revisionen menar be-

hövs, då organisationens styrmodell förutsätter att de ekonomiska ersättningarna ger incitament

för att nå och behandla barn med stora tandvårdsbehov. Folktandvården bör skapa former för

att tydligare följa upp omhändertagandet av barnen med sämst tandhälsa, inklusive uppföljning

av ersättningsnivåernas effekt vad gäller att nå dessa barn.

12

Projektrapport 13/2013 Tandvård för utsatta grupper – hur styr ersättningsmodeller och avtalsuppföljning?


12

3.7 Övrigt

I den löpande granskningen har revisionen även granskat antibiotikaanvändning- och förskriv-

ning och upphandling. Dessa granskningar har genomförts utan väsentliga noteringar.

3.8 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer

I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna

styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår mer om hur rekommendationerna har hanterats.

2012 rekommenderades Folktandvårdens ledning att årligen genomföra en risk- och

väsentlighetsanalys som grund för att uppdatera sin intern kontrollplan samt att involvera sty-

relsen i arbetet. Bolagets ledning har under hösten utarbetat en modell för riskanalys samt en

internkontrollplan med koppling till bolagets affärsplan.

2012 rekommenderades Folktandvårdens ledning att bör komplettera sitt regelverk för bisysslor

och förstärka rutinerna på området. Bolaget har infört en ny rutin för årligt inrapportering av

bisyssla i samband med medarbetarsamtal. Komplettering av riktlinjerna återstår.

3.9 Bedömning

Folktandvården har på granskade områden i huvudsak en god intern styrning och kontroll och

bolaget har under året aktivt arbetat för att förbättra sin riskanalys och interna kontrollplan.

Bolaget har i allt väsentligt system och rutiner för att säkerställa att verksamheten fungerar och

utvecklas. Bland förbättringsområdena återfinns viss förstärkning av informationssäkerhetsar-

betet, en tydligare uppföljning av omhändertagandet av barn med sämst tandhälsa och en för-

bättrad användning av nyckeltal. På det senare området har ett arbete inletts. Den interna styr-

ningen och kontrollen bedöms utifrån den granskning som genomförts av revisionskontoret

sammantaget vara tillräcklig.

Auktoriserad revisors granskning

4 Intern styrning och kontroll

4.1 Ekonomistyrning

Auktoriserad revisor har granskat månads- och delårsrapporteringen för augusti och december

månad för att bedöma om löpande uppföljning görs av verkligt utfall jämfört med budget och

prognoser och att avvikelser analyseras. Auktoriserad revisor har även granskat styrelseproto-

koll för 2013 med tillhörande underlag för att säkerställa att bolagets ledning och styrelse be-

döms ha en tillräcklig kontroll över kostnadsutveckling och resultatutveckling inom bolaget

som helhet. Bolaget har en standardiserad modell för rapportering av ekonomi och verksamhet

till styrelsen. I samband med det konstituerande styrelsemötet 2013-05-30 så har styrelsen fast-

ställt arbetsordning, VD-instruktion samt delegations- och attestordning. I granskningen har det

inte noterats några avvikelser mot ABL. Auktoriserad revisor bedömer att bolagets ekonomi-

styrning i allt väsentligt är tillräcklig.

4.2 Intäkter

Kontrakt avseende frisktandvård tecknas för tre år i taget och intäktsförs månadsvis jämnt för-

delat över treårsperioden. Behovet av vård, och därmed kostnaderna, uppstår dock i huvudsak

senare under avtalsperioden. Bolaget har inlett ett arbete med att beräkna kostnaderna för ett

urval av avtal i varje premiegrupp. Det behövs dock åtgärder som gör det möjligt att löpande

följa det ekonomiska utfallet i dessa avtal. Auktoriserad revisor bedömer att kontrollerna på

området i övrigt är ändamålsenligt utformade.


13

Rekommendation:

- Folktandvården bör säkerställa former för att löpande följa frisktandvårdsavtalen och

göra uppskattningar av ekonomiskt utfall, för respektive premiegrupp. Bolaget bör

också överväga att bättre matcha avtalens intäkter mot dess kostnader.

4.3 Ledningsnära kostnader och representation

Auktoriserad revisor har granskat ledningsnära kostnader och representation genom stickprovs-

granskning, primärt avseende större poster. I granskningen har kontrollerats att riktlinjerna följs

på ett tillfredställande sätt, att kostnaderna är attesterade av korrekt person samt att de bedöms

vara hänförliga till verksamheten. Representation förekommer inte i någon väsentlig omfatt-

ning. Auktoriserad revisor har även genomfört en översiktlig granskning av VDs utlägg och

genom stickprov kontrollerat att det inte finns några rörelsefrämmande kostnader bland dessa

utlägg samt att de är attesterade i VDs fall av ekonomidirektör alternativt personaldirektör. I

bokslutet har auktoriserad revisor tagit ytterligare stickprov på representationskontona då dessa

ökat. Ökningen berodde i huvudsak på att bolaget i samband med Folktandvårdens 75-års jubi-

leum bjöd anställda med familj på Gröna Lund. Beslut har fattats på styrelsemötet den 30:e maj

och kostnaden är attesterad av styrelsens ordförande. I samband med granskningen av årsredo-

visningen har auktoriserad revisor säkerställt korrekta upplysningar avseende ersättning till

ledande befattningshavare i noten. Granskningen har genomförts utan väsentliga noteringar.

Auktoriserad revisors bedömning är att bolagets ekonomistyrning avseende ledningsnära kost-

nader och representation är tillräcklig.

4.4 Oegentligheter

Auktoriserad revisor har diskuterat och analyserat risk för oegentligheter med företagsledning-

en för att identifiera om det finns några väsentliga risker med avseende på oegentligheter för-

knippade med den finansiella rapporteringen. Nedanstående frågor har diskuterats i samband

med granskningen:

- Enskilda tandläkare har möjlighet att få prestationsersättning baserat på hur mycket in-

täkter som de drar in. Detta skapar incitament för tandläkare att utföra dyra behand-

lingar på patienterna för att påverka den egna ersättningen samt att manipulera med in-

täkterna. Detta fenomen stävjas genom att respektive klinikchef attesterar tandläkarnas

intäkter. Dessutom granskas inrapporterade intäkter ur ett historiskt perspektiv av con-

trollers. Den totala ersättningen (max 100 tkr) bedöms inte som så stor att den skapar

incitament för den enskilde tandläkaren att manipulera intäkterna.

- Om kliniken visar ett bra resultat samt uppfyller vissa mål uppställda av företagsled-

ningen kan resultatdelning ske till samtliga anställda på en klinik. Bedömningen är att

det innebär relativt låg risk för oegentligheter givet att ersättningsnivån kan uppgå till

maximalt 20 tkr per anställd.

- Risker med belöningsmodellen i sig. Styrelsen arbetar regelbundet med att omforma

belöningsmodeller för att försvåra att anställda etablerar system för att manipulera den

egna ersättningen.

Auktoriserad revisor bedömer att bolaget har en tillräcklig intern kontroll med avseende på

risker för oegentligheter.

4.5 Risken för skadestånd i samband med upphandling

I samband med den löpande granskningen har auktoriserad revisor gjort en bedömning om det

finns risk för skadestånd som påverkar den finansiella rapporteringen till följd av brister i ruti-

nerna. Det har framkomit att bolaget har avslutat en väsentlig upphandlingsprocess avseende

tandteknik som nu överprövas i förvaltningsrätten. Auktoriserad revisor har erhållit advokat-

brev där det framgår att det inte har framställts skadeståndsanspråk med anledning av detta.

En tidigare avsättning på 2,7 mnkr från 2010 till följd av en avbruten tandteknikupphandling

har lösts upp och intäktsförts.


14

Auktoriserad revisor bedömer att företagsledningen har vidtagit åtgärder för att säkerställa att

man har tillräcklig kompetens för att genomföra upphandlingsprocessen. Rekommendationen

från tidigare år avseende en lokalanpassad upphandlingspolicy kvarstår vilket framgår av bilaga

1. Bedömningen är att bolagets ekonomistyrning på granskat område är tillräcklig.

4.6 IT

I samband med den löpande granskningen har auktoriserad revisor gjort en översiktlig bedöm-

ning av hur kontrollen av ekonomisystem påverkar den finansiella informationen.

Under året har bolaget bytt försystem till ekonomisystemet, vilket hanterar flytt av information

mellan ekonomisystemet (Raindance) och journalsystemet (T4). Systembytet har varit fram-

gångsrikt både vad gäller funktionalitet och stabilitet. Auktoriserade revisor har granskat

dokumentation avseende hur IT organiseras men inte testat överföringar mellan systemen. Auk-

toriserad revisor bedömer att IT-avdelningen är organiserad på ett ändamålsenligt sätt för att

stödja verksamheten och för att skapa förutsättningar för en tillförlitlig finansiell rapportering.

Granskningen har genomförts utan väsentliga noteringar.

Auktoriserad revisor har också tagit del av den granskning som utförts av revisionen angående

informationssäkerhet under hösten, se avsnitt 3.3, men bedömer inte att det som framkommit i

denna granskning får en väsentlig påverkan på den finansiella rapporteringen. Bedömningen är

att den interna kontrollen av informationen i ekonomisystemet är tillräcklig.


Bolaget har två rekommendationer från 2010 respektive 2011 rörande inköp och upphandling.

Dessa har inte åtgärdats på grund av upprepade vakanser på upphandlingsområdet de senaste

åren. Bolaget har i slutet av 2013 bemannat upp upphandlingsavdelningen och planerar att se

över möjligheten att fastställa en lokalanpassad upphandlingspolicy samt införa ett elektroniskt

inköpssystem.

4.8 Bedömning

Den interna styrningen och kontrollen bedöms utifrån den granskning som genomförts av den

auktoriserade revisorn sammantaget vara tillräcklig.

5 Räkenskaper

I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens och verkställande direktörens redovisning är

upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rätt-

visande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av

bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn.

5.1 Årsredovisningen

Auktoriserad revisor har i sin planering och löpande granskning identifierat väsentliga poster i

årsredovisningen och de väsentliga processer som är kopplade till dessa.

5.2 Räkenskaper

I planering och löpande granskning har auktoriserad revisor identifierat väsentliga poster i års-

redovisningen och de väsentliga processer som är kopplade till dessa. Auktoriserad revisor har

utgått ifrån sin riskanalys i bokslutsgranskningen och på en övergripande analytisk nivå gjort

en bedömning om det finns anledning att förändra denna analys.

5.2.1 Anläggningstillgångar Auktoriserad revisor har granskat processen med utgångspunkt i nyckelkontroller i hantering av

anläggningsregistret, avskrivningar, utrangeringar etc. Stickprov har tagits för att säkerställa att

identifierade nyckelkontroller finns implementerade. Ett urval av inköp under året har gjorts för


15

att säkerställa existens, rörelsetillhörighet, korrekt avskrivningsprocent samt attest. Gransk-

ningen är genomförd utan väsentliga noteringar.

En inventering genomfördes av anläggningstillgångarna under oktober månad på samtliga kli-

niker utom Eastman. Inga väsentliga inventeringsdifferenser noterades.

Den auktoriserade revisorns bedömning är att anläggningstillgångarna i årsredovisningen i allt

väsentligt är rättvisande.

5.2.2 Intäkter

Nyckelkontroller har testats i intäktsprocessen avseende prissättning, periodisering samt mot-

partsavstämning och stickprov har genomförts för att verifierat att identifierade nyckelkontrol-

ler finns upprättade. Substansgranskning av intäkterna mot förväntade värden har genomförts.

Granskningen har genomförts utan väsentliga noteringar. Bedömningen är att intäkterna i års-

redovisningen i allt väsentligt är rättvisande.

5.2.3 Personalkostnader Auktoriserad revisor har granskat processen med utgångspunkt i nyckelkontroller vad gäller

transaktionshantering, godkännande samt arbetsfördelning. Stickprov har tagits för att säker-

ställa att identifierade nyckelkontroller finns implementerade. Substansgranskning av personal-

kostnader mot förväntade värden har genomförts. Granskningen har genomförts utan väsentliga

noteringar. Bedömningen är att personalkostnaderna i årsredovisningen i allt väsentligt är rätt-

visande.

5.2.4 Pensioner I samband med den löpande granskningen har auktoriserad revisor granskat pensionerna med

utgångspunkt i nyckelkontroller som är kopplade till de underlag som bolaget redovisar till

KPA.

I bokslutet har auktoriserad genomfört avstämning av posten mot externt underlag. Gransk-

ningen har genomförts utan väsentliga iakttagelser. Bedömningen är att pensionerna i årsredo-

visningen är rättvisande i all väsentlighet.

5.2.5 Upplupna personalrelaterade kostnader Auktoriserad revisor har granskat upplupna personalrelaterade kostnader med utgångspunkt i

nyckelkontroller kopplade till löneprocessen. I bokslutet har auktoriserad revisor genomfört

substansgranskning. Granskningen har genomförts utan väsentliga noteringar. Auktoriserad

revisor bedömer att upplupna personalrelaterade kostnader i allt väsentligt är rättvisande.

5.2.6 Koncernmellanhavanden Koncernmellanhavanden har garnskats med utgångspunkt i nyckelkontroller som är kopplade

till bokslutsprocessen. Granskningen har genomförts utan väsentliga noteringar. Bedömningen

är att koncernmellanhavanden i årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande.


Det föreligger inga rekommendationer på området.

5.4 Bedömning

Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets

anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning.

Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande.

Bilaga 1

Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer

Folktandvården Stockholms län AB

Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Kommentar

Ja Delvis

Nej

2010 (Årsbokslut)

Upphandling Bolaget rekommenderas att fastställa en lokalanpassad upphandlingspolicy.

X Bolaget är inne i en väsentlig upphandlingsprocess avseende tandteknik. Till följd av resursbrist internt (vakans) har man anlitat Rambergs advokatbyrå för att bistå i processen. Bolaget har på nytt haft en vakans på upphandlingsområdet, vilket gör att rekommendationen inte kommer att kunna åtgärdas förrän under 2014.

2011 (Löpande)

Inköp Bolaget rekommenderas att överväga att implementera ett elektroniskt inköpssystem. Detta i syfte att säkerställa att inköp inte sker utan underliggande ramavtal.

X Se ovan. Bolaget kommer med hjälp av ny upphandlingsansvarig att göra en utvärdering avseende det som framgår i rekommendationen.

2012 (Årsrapport)

Internkontrollplan Folktandvårdens ledning bör årligen genomföra en risk- och väsentlighetsanalys som grund för att uppdatera sin internkontrollplan. Styrelsen som ansvarig för den interna kontrollen bör involveras i arbetet.

X Bolagets ledning har under hösten utarbetat en modell för riskanalys samt en internkontrollplan med koppling till bolagets affärsplan. Den nya riskanalysen och internkontrollplanen för 2014 antogs av styrelsen i december 2013. Den kommer att bedömas innehållsmässigt inom ramen för delårsgranskningen 2014.

2012 (Årsrapport)

Bisysslor Folktandvårdens ledning bör komplettera sitt regelverk för bisysslor med förtroendeskadliga

och arbetshindrande bisysslor och förstärka rutinerna rörande inrapportering och uppföljning av bisysslor

X Bolaget har infört en ny rutin för årligt inrapportering av bisyssla i samband med medarbetarsamtal.

Komplettering av riktlinjerna återstår.

2013 (Årsrapport)

Intäkter Folktandvården bör säkerställa former för att löpande följa frisktandvårdsavtalen och göra uppskattningar av ekonomiskt utfall, för respektive premiegrupp. Bolaget bör också överväga att bättre matcha avtalens intäkter mot dess kostnader.

Bilaga 1 2

2013 (Årsrapport)

Informationssäkerhet Ledningen bör se till att riskanalyser genomförs för kritiska system, och genomföra en klassificering av informationstillgångar samt utse

informationsägare för dessa. Ledningen bör också implementera lokala instruktioner och riktlinjer för informationssäkerhet baserade på de landstingsgemensamma riktlinjerna.

2013 (Projektrapport)

Tandvård för utsatta grupper Folktandvården bör skapa former för att tydligare följa upp omhändertagandet av barnen med sämst tandhälsa, inklusive uppföljning av ersättnings-nivåernas effekt vad gäller att nå dessa barn.

1

BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2013

Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra.

Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav.

2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade

uppdrag.

3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns mycket allvarliga brister som måste åtgärdas snarast.

Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll som är tydligt och funktionellt. Det finns ett strukturerat arbetssätt med definierade processer och rutiner för att styra ekonomi och verksamhet. Verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt i syfte att uppfylla fullmäktiges mål och efterleva lagar, föreskrifter m.m.

Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och

verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara.

2. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.

3. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet.

4. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter.

5. Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för intern styrning och kontroll.

6. Nämnden/styrelsen genomför årligen, i enlighet med Ägarpolicyn, en systematisk utvärdering av hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar.

Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister.

2

Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns mycket allvarliga brister som måste åtgärdas snarast.

Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs.

Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala

redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar.

2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning.

Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Brister/förbättringsmöjligheter kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller väsentliga brister i förhållande till bedömningsmålen.

Folktandvården Stockholms län AB · Folktandvården har på granskade områden i huvudsak en god...

Documents

Transcript of Folktandvården Stockholms län AB · Folktandvården har på granskade områden i huvudsak en god...