Főiskolai szakdolgozat a protokolláris rendezvényekről 2003
-
Upload
nikolett-farago -
Category
Documents
-
view
42 -
download
5
description
Transcript of Főiskolai szakdolgozat a protokolláris rendezvényekről 2003
Budapesti Gazdasági FőiskolaKÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR
GAZDASÁGDIPLOMÁCIA ÉS NEMZETKÖZI MENEDZSMENT SZAKNappali tagozat
Szakdiplomácia és Nemzetközi Menedzsment Szakirány
PROTOKOLLÁRIS RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSEA WELLINGTONIA KFT. RENDEZVÉNYEI
BEMUTATÁSÁVAL
Készítette: Kovács Nóra
Budapest, 2003
3
TARTALOMJEGYZÉK
Tartalomjegyzék....................................................................................................................3
I. Bevezetés ..................................................................................................................5
I.1. Témaválasztás ...........................................................................................................5
I.2. A Wellingtonia Kft. bemutatása................................................................................5
I.3. A rendezvényszervezésről általában .........................................................................6
I.4. A rendezvényszervezés szempontjából legfontosabb szervezetek ...........................8
I.4.1. Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége .....................................................8
I.4.2. Magyar Kongresszusi Iroda .............................................................................9
I.5. A legfontosabb budapesti helyszínek és kapacitásaik...............................................9
II. Protokolláris rendezvények bemutatása..................................................................12
II.1. Rendezvények csoportosítása többféle szempont alapján...............................12
II.1.1. Jellegük szerint .......................................................................................12
II.1.2. Funkcionális szempontok szerint............................................................12
II.1.3. Egyéb szempontok szerint ......................................................................13
II.1.4. Nemzetközi rendezvények......................................................................14
II.2. Protokolláris vendéglátási alkalmak................................................................16
II.2.1. Álló alkalmak..........................................................................................16
II.2.2. Ültetéses alkalmak ..................................................................................18
III. Protokoll alkalmazása a rendezvények során .........................................................19
III.1. Rangsorolás ....................................................................................................19
III.2. Meghívó .........................................................................................................20
III.3. Névjegyhasználat ...........................................................................................21
III.4. Öltözködés......................................................................................................22
III.4.1. Hivatalos megjelenés .............................................................................23
III.4.2. Alkalmi megjelenés................................................................................25
III.5. Illem, viselkedés a rendezvények során .........................................................26
IV. Rendezvények szervezése .......................................................................................30
IV.1. Rendezvények szervezésének menete............................................................31
IV.2. Forgatókönyv .................................................................................................32
4
IV.3. Nemzetközi Rendezvények szervezése..........................................................34
IV.3.1. Delegációs rendezvények szervezése....................................................34
IV.3.2. Multilaterális rendezvények szervezése ................................................36
IV.3.3. Az 50. Európa Nap rövid ismertetése .................................................39
V. Rendezvények szervezésének bemutatása a Magyar Épületgépészek
Napja (2002.11.22., Budapest, Hotel Inter-Continental) alapján ...........................42
V.1. A rendezvény bemutatása................................................................................42
V.2. A 2002-es Épületgépészek Napja szervezésének lépései és
sajátosságai..............................................................................................................45
V.3. Megfigyelések, javaslatok a szervezést illetően..............................................52
VI. Összegzés ................................................................................................................54
Irodalomjegyzék..................................................................................................................56
Mellékletek..........................................................................................................................57
5
I. Bevezetés
I.1. Témaválasztás
Szakdolgozatom témája a rendezvényszervezés. Azért választottam ezt a
témát, és azért kerestem olyan céget szakmai gyakorlatom letöltéséhez, amely
rendezvényszervezéssel foglalkozik, mert ezzel szeretnék foglalkozni az
elkövetkező éveim során. Úgy gondolom, hogy meglehetősen jó
szervezőképességgel vagyok megáldva, szeretek is szervezni, és ezen a területen a
nyelvtudásomat is hasznosíthatom. Ezen kívül napjainkban egyre nagyobb teret
tölt be a PR tevékenység, mind hazai, mind nemzetközi szinten. Ezzel egyenes
arányban egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek az olyan jellegű rendezvények
szervezésére, melyek az emberek közötti kapcsolatok elmélyülését, fejlődését
szolgálják.
A Wellingtonia Kft., ahol szakmai gyakorlatomat töltöm, nagyszabású
rendezvények szervezésével foglalkozik, hazai illetve nemzetközi szinten, ezáltal
én is betekintést nyerhetek ezen rendezvények lépésről lépésre való
megszervezésébe. Ezt szeretném bővebben kifejteni a szakdolgozatomban,
valamit szeretnék bemutatni egy nemzetközi, illetve egy belföldi rendezvényt,
mely a Wellingtonia Kft. szervezésében jött létre.
I.2 A Wellingtonia Kft. bemutatása
A 2001 szeptemberében alakult Wellingtonia Kft. rendezvényszervezői és
fordítói tevékenységet végez. Az egyszemélyes Kft. közel húsz alvállalkozóval
dolgozik, állandó alkalmazottja nincs. Az ügyvezető igazgató kimondottan csak a
főszervezői feladatokkal foglalkozik: megszervezi, összefogja, és kézben tartja az
alvállalkozóknak kiadott kisebb munkákat. A cégalapító a Kereskedelmi,
Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Főiskola Idegenforgalmi és Szálloda szakán
végzett, majd a Grundfos Hungária cégnél dolgozott fordítói és tolmács
munkakörben. Legtöbb alvállalkozója, valamint megbízásainak egy része is az itt
6
szerzett szakmai ismeretség által származik. A többi megbízását pályázatok útján
nyerte el.
A Wellingtonia elnevezést, ami a mamutfenyő angol megfelelője, a cég a
közelében elhelyezkedő két mamutfenyőről kapta, melyből összesen négy darab
van az egész országban. A Kft. székhelye Budakeszin van, gyönyörű
környezetben.
A Wellingtonia Kft. által szervezett rendezvények:
- Épületgépészek Napja (2001. november 30., Budapest, Hotel Inter-
Continental)
- Családi Nap (2002. május 1. Budapest, Csepeli Papírgyár Sportpálya)
- I. Magyar Numetál Fesztivál (2002. május 31., Budapest, Almási Téri
Szabadidőközpont)
- 50. Európa Nap - a magyar nemzeti kultúra bemutatása (2002 június 7-10,
Keszthely)
- Épületgépészek Napja 2002 (2002. november 22., Budapest, Hotel Inter-
Continental)
I.3. A rendezvényszervezésről általában1
A rendezvényszervezés előre meghatározott célból, adott helyen és időben
tartott összejövetelekkel kapcsolatos teljeskörű előkészítő, szervező, összehangoló
munka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos
infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást. A
rendezvényszervezésnek többféle célja lehet: társadalmi, politikai, tudományos,
szakmai, kulturális, sport, stb.
1 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartottelőadása, valamint a Protokoll kézikönyv (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület,2000) alapján
7
A rendezvények szervezését meghatározó tényezők:
- alapinformációk: időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma
- események: főesemény, mellék esemény, kiegészítő esemény,
protokolláris esemény
- arculat: jelmondatok, jelképek
- résztvevők
- közreműködők
A rendezvények közreműködői és feladatkörük:
Itt külön kell választanunk a nemzetközi rendezvényeket, hiszen azok
szervezése bonyolultabb. Többoldalú nemzetközi rendezvények szervezése esetén
létre kell hozni albizottságokat, melyek a következők: szervezési albizottság,
pénzügyi albizottság, személyi albizottság, sajtó albizottság és műszaki
albizottság. Ezeket a nemzetközi rendezvények szervezésénél bővebben
ismertetem, az alábbi közreműködők azonban minden rendezvény résztvevői:
- Főszervező: felelős a rendezvény teljeskörű szervezési feladataiért.
- Protokollosok: a program szervezőjeként felelősek a zökkenőmentes
lebonyolításért, személyük meghatározó, de nem állnak az események
központjában. Jó kapcsolatteremtő képességgel, illetve kommunikációs
képességgel rendelkeznek, illemtudóak, ápoltak, viselkedésük
kifogástalan.
- Hoszteszek, hosztok: ők a rendezvény helyszínén regisztrálják,
útbaigazítják a vendégeket, közreműködésükkel segítenek a programok
lebonyolításában. Idegen nyelvtudással kell rendelkezniük.
- Tolmácsok: amennyiben szükség van rájuk, feladatuk kizárólag az
elhangzott szöveg idegen nyelvre való fordítása. Amennyiben a
fővendégnek tolmácsolásra van szüksége, úgy a tolmács a fővendég balján
foglal helyet.
8
- Testőrök: a biztonsági személyzet feladata a rendkívüli események
megelőzése, illetve bekövetkeztük esetén azok kezelése. Ők felelősek a
rendezvény, illetve a vendégek biztonságáért.
- Újságírók: a sajtó képviselői tájékoztatják a közvéleményt a rendezvény
eseményeiről.
I.4. A rendezvényszervezés szempontjából legfontosabb szervezetek
I.4.1. Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége2
A MaReSz 1994-ben alakult meg a rendezvényszervezői szakma hazai és
nemzetközi elismertetésére. A MaReSz-t 15 cég alapította, a taglétszám ma már
61-re emelkedett, és folyamatosan bővül. A taglétszám növekedése is jelzi a
Szövetség fejlődését, erősödését, elismertségét.
A Szövetség céljával összefüggésben törekszik a rendezvények
időpontjának, profiljának egyeztetésére, a rendezvénynaptár összehangolására, az
egyes rendezvények médiaértékének felmérésére, az egyes rendezvények
értékelésére, a rendezvényszervezői szakma etikai normáinak betartatására. Az
elnökség alapvető feladatának tekinti a rendezvényszervezői szakma minden
szintű elismertetését. A MaReSz tagjai fő profiljukat tekintve az alábbi
tevékenységi körökbe sorolhatók:
- helyszíngazdák
- kiállításszervezés, -kivitelezés
- konferenciaszervezés
- rendezvénytechnika
- vendéglátás, party-service
- sport- és egyéb rendezvények szervezése
A Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége védnöke a Compexpo
kiadásában megjelent �Rendezvényszervezői Kézikönyv�-nek, valamint a 2 www.maresz.hu (Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége honlapja) alapján, letöltésdátuma: 2002. szeptember 12
9
nagysikerű R2 Rendezvények Rendezvényének. Valamint 2002. januárjától a
Magyar Kongresszusi Irodával együttműködve évente rendezik meg az R3
Rendezvények Rendezvénye + Randevú Workshop és Kiállítást.
I.4.2. Magyar Kongresszusi Iroda3
A Magyar Kongresszusi Iroda 1990-ben alakult, és 2000. január 1. óta a
Magyar Turizmus Rt. szervezeti egységeként működik. Non-profit szervezetként
az a fő célja és feladata, hogy Magyarországon minél több nemzetközi ülést,
konferenciát, kongresszust tartsanak, és ehhez használja fel a marketing és a PR
minden lehetséges eszközét. Célja továbbá, hogy összehangolja a
rendezvényszervezők munkáját, és technikájukat egyesítse.
Tevékenységi körébe tartozik az adatgyűjtés- és szolgáltatás,
információszerzés- és továbbítás, kiadványok összeállítása és publikálása,
nemzetközi szervezetek munkájában való részvétel, segítségnyújtás pályázatok
elkészítéséhez, ötletek közvetítése. Tehát fontos tervező, piackutató, koordináló,
érdekképviseleti és információs tevékenységet lát el.
A Magyar Kongresszusi Iroda az alábbi nemzetközi szervezetek tagja:
- IACVB (Kongresszusi Irodák Nemzetközi Szövetsége)
- ICCA (Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége)
- SITE (Incentive Turizmus Nemzetközi Szövetsége)
- UIA (Nemzetközi Szervezetek Szövetsége)
I.5. A legfontosabb budapesti helyszínek és kapacitásaik
Magyarországon a legfontosabb rendezvényeket Budapesten rendezik
meg. Íme a legnagyobb befogadóképességgel bíró budapesti helyszínek (a
befogadóképesség körasztalos ültetéses elrendezésben értendő):
3 www.hcb.hu (Magyar Kongresszusi Iroda honlapja) alapján, letöltés dátuma: 2002. szeptember12
10
SAP rendezvénycsarnok4: 1500 fő ültetve. Az 1999. december 15-én leégett
Budapest Sportcsarnok, a kétezres év első harmadára már lekötött eseményeknek
adott volna otthont. Ezért kellett gyorsan cselekedni, hogy egy áthidaló megoldást
találjanak egy új csarnok építésére. Így jött létre az SAP Rendezvénycsarnok,
mely 2000. szeptember 1-én nyitotta meg kapuit. Az épület főleg kiállítások,
vásárok, sportrendezvények és koncertek szervezésére alkalmas. Az árát tekintve
(3000000 Ft + ÁFA / nap), az alapterületéhez képest (48000 m2), az olcsó
kategóriába sorolható. A többnapos vásárok időpontját minimum egy évvel a
rendezvény előtt le kell foglalni, de egynapos rendezvényeknél egy hónap is
elegendő.
Hotel Inter-Continental
520 fő ültetve. A legnagyobb bálteremmel rendelkezik a budapesti
szállodák között (777 m2). Leginkább bálok, konferenciák és kiállítások
megrendezésére szokták kibérelni báltermeit, valamint panoráma szobáit.
Hatalmas báltermét három részre lehet felosztani, melyek külön-külön is
bérelhetőek, ezen kívül öt panoráma szobával rendelkezik, melyekből gyönyörű a
kilátás a Dunára. Két-három hónappal a rendezvény előtt le kell foglalni a bérelni
kívánt helységeket. A drága kategóriába sorolható (közel 5000000 Ft/nap
büfémenüvel).
Hungexpo A pavilon
500 fő ültetve. A legnagyobb alapterületű hely Budapesten (bruttó 195028
m2). Főleg vásárokat és kiállításokat rendeznek. Egy évre szóló vásárnaptárt
adnak ki, tehát többnapos rendezvény esetén minimum egy évvel előbb le kell
foglalni az időpontot. Egynapos rendezvény esetében ez az idő minimum 3 hónap.
Bérleti díját tekintve a közepes árkategóriába sorolható.
4 www.sap.hu (SAP Rendezvénycsarnok honlapja) alapján, letöltés dátuma: 2002. szeptember 12
11
Budapest Kongresszusi Központ
400 fő ültetve. Főleg kongresszusok, konferenciák rendezésére alkalmas.
A nagyterme 1200 m2 + színpad (150 m2). Bérleti díja konferencia esetében
1400000 Ft + ÁFA / nap, mely magában foglalja a teremrendezést, a technikát, 12
öltözőt, egy fő biztonsági őrt és a takarítást. Ezek alapján az olcsó árkategóriába
sorolható. Az időpontot kb. fél évvel a rendezvény előtt le kell foglalni, ha fix
időpontunk van.
Pesti Vigadó
300 fő ültetve. Hangversenyterme a legnagyobb, 600 m2, mely előadásra van
berendezve. Bérleti díja is attól függ, hogy át kell-e rendezni a termet.
Amennyiben nem kell, úgy 550000 Ft + ÁFA / nap, átrendezés esetében (bankett
elrendezés) 1200000 Ft + ÁFA / nap, ebben az esetben a 3 folyosó is beletartozik
az árba. Ezek alapján a közepes árkategóriába sorolható. A lefoglalás időpontját
tekintve a Pesti Vigadó a legrugalmasabb. Ha van szabad helyük, elég akár egy
héttel a rendezvény előtt lefoglalni, de ha 3 hónappal előbb lefoglaljuk, biztos,
hogy lesz időpont.
12
II. Protokolláris rendezvények bemutatása
II.1. Rendezvények csoportosítása többféle szempont alapján
A protokolláris rendezvényeket a következő szempontok szerint
különböztethetjük meg egymástól:
II.1.1. Jellegük szerint5
- Társadalmi rendezvények: felvonulások, közgyűlések
- Tudományos rendezvények: konferenciák, kongresszusok
- Politikai rendezvények: felvonulások, közgyűlések
- Művészeti rendezvények: előadások, koncertek, fesztiválok,
hangversenyek
- Egyházi rendezvények: körmenetek, felvonulások, avatási ünnepségek
- Gazdasági, kereskedelmi rendezvények: árbemutatók, kiállítások, vásárok
- Sportrendezvények: versenyek, bemutatók, EB, VB
- Közművelődési rendezvények: fesztiválok, községi programok (pl.:
búcsú)
- Társasági rendezvények: cégek PR tevékenységével összefüggő
rendezvények, üzemlátogatások
- Komplex rendezvények: melyekre több kategória is igaz
II.1.2. Funkcionális szempontok szerint6
- kongresszus
- konferencia
- koncert
- színászi előadás 5 Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező Kézikönyv (Szókratész Külgazdasági Akadémia, 2001)alapján
13
- vásár
- verseny
- kiállítás
- szabadidős rendezvény
- látványfelvonulás, demonstráció
- sportesemény
- többfunkciós rendezvény
II.1.3. Egyéb szempontok szerint
- Volumenét tekintve: világrendezvények, európai rendezvények,
nemzetközi rendezvények, országos rendezvények, regionális
rendezvények, megyei rendezvények, kisebb tájegységi rendezvények
(kistérségi, városi, fővárosi, kerületi), kisebb közösségi rendezvények
(határon belüli, 50 ezer főnél kisebb számú lakosságot érintő rendezvény)
- Az érintettek társadalmi élete szerint: tervezett vagy spontán
- A szervezők jártassága szerint: amatőr vagy hivatásos
- Tartalom szerint: hivatalos vagy társadalmi
- Gazdasági célja szerint: nyereségorientált vagy non-profit
- Helyszín szerint: zárt téri, szabad téri vagy több helyszínen játszódó
- Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: kandidált
(meg kell pályázni a rendezvény szervezésének jogát), adaptált (már
bevezetett rendezvények), innovált (amelyet még sehol nem rendeztek
meg), konvencionális (továbbfejlesztett rendezvények)
6 Protokoll Kézikönyv � Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület,2000) alapján
14
II.1.4. Nemzetközi rendezvények7
A nemzetközi rendezvényeket is több szempont alapján csoportosíthatjuk:
Résztvevő országok száma szerint:
- Kétoldalú/delegációs rendezvények
- Többoldalú/multilaterális rendezvények
Látogatások minősége szerint:
- Hivatalos (ceremoniális): amennyiben hivatalos államfői és kormányfői
látogatásról van szó, a program ceremoniális rendezvényeket tartalmaz:
ünnepélyes fogadtatás, koszorúzás, díszvacsora/díszebéd.
- nem hivatalos (ceremónia mentes): nem tartalmaz ceremoniális elemeket.
Ebben az esetben a szervezés csak a vezetők találkozására terjed ki.
Látogatások fajtái szerint:
- munkalátogatás (ebben az esetben nincs hivatalos fogadtatás)
- miniszteri látogatás (államfővel vagy államfő nélkül)
- diplomáciai magánlátogatás (a fogadó ország nagykövetségét előre kell
tájékoztatni a látogatásról, a látogatás feltételeit a nagykövetség intézi)
Jellegük szerint:
- Előadás jelegű rendezvény: a megnyitót hozzászólások követik, és végül
zárszóval fejeződik be.
- Vitakör jellegű rendezvény: a megnyitót, és a hozzászólásokat vitakör
ülések követik, a végén zárszóval fejeződik be. 7 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartottelőadása, valamint a Protokoll kézikönyv (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület,2000) alapján
15
- Munkaterv jellegű rendezvény: plenáris üléssel kezdődik, melyet
szekcióülések követnek, ahol egyes témákat külön-külön részletesen
kifejtenek, átbeszélnek. Ezt ismét plenáris ülés követi, majd újabb
szekcióülések következnek, ahol elkészítik a jegyzőkönyvet. A
jegyzőkönyv elfogadása után, záró plenáris üléssel fejeződik be.
Nemzetközi rendezvények a következők lehetnek:
- Kongresszus: több témájú tárgyalássorozat 100-800 fő részvételével.
Lehet egy-, két- vagy többnapos rendezvény, plenáris és szekciós ülések
váltakozásával.
- Konferencia: egy témájú összejövetel kb. 100 fő részvételével. Egy
konferencia lehet tudományos, politikai vagy szakmai, de jellegét tekintve
lehet sport-, kulturális vagy szociális jellegű is.
- Vándorgyűlés: ismétlődő időpontban végrehajtott multilaterális
rendezvény, melyet egy, két vagy háromévente rendeznek meg más és
más helyszínen.
- Közgyűlés: többnyire szervezeti szabályzat alapján hívják össze.
Létszáma lehet 10-20 főtől kezdve, akár 1000 fő is. Lebonyolítására
mindig forgatókönyv alapján kerül sor.
- Ankét: olyan 50-100 fős, nyilvános értekezlet, melynek előadói és
vitavezetői vannak.
- Szimpózium: körülhatárolt szakmai témát vitató értekezlet, 30 vagy
kevesebb fő részvételével.
- Vitaülés: szűk körű, előadás nélküli vita
- Kerekasztal beszélgetés: azonos szakmai felkészültséggel rendelkező
szakemberek (maximum tíz fő) részvételével zajló, egy-két órán át tartó,
egy adott témát felölelő beszélgetés. A résztvevők egyenrangú
partnerekként tekintendők. A kerekasztal beszélgetés során a tízperces
bevezetőt ötperces hozzászólások követik.
16
- Munkabizottsági értekezlet: 10-15 fős értekezlet a közös vélemény
kialakítása érdekében, a döntéselőkészítés segítéséhez.
II.2. Protokolláris vendéglátási alkalmak8
II.2.1. Álló alkalmak
Fogadás
Az állóalkalmak legünnepélyesebb formája. A fogadásokat általában este,
késő délután rendezik, időtartamuk másfél-két óra. A meghívás nem kötelez a
részvételre, de távol maradás esetén illik lemondani, illetve kimenteni magát a
meghívott személynek. Az alkalom ünnepélyessége az időponttól függ, ez alapján
a napközbeni fogadások félünnepélyes, míg az este rendezettek ünnepélyes
alkalomnak minősülnek. Az öltözködés is ez alapján történik. Néhány perc késés
megengedett, de 15-20 percnél többet nem illik késni. Az italkínálat a
töményitalokkal kezdődik, tartalmaz legalább kétféle bort, esetleg sört, a végén
kávéval zárul. Fontosabb alkalmakkor pezsgőt is felszolgálnak. Az ételeket
általában a terem közepén elhelyezett asztalokra készítik elő, ahol a hidegtálaktól
kezdve a speciális melegételeken keresztül, a desszertig minden megtalálható, ám
fontos, hogy olyan ételek szerepeljenek az ételkínálatban, melyeket könnyen lehet
állva fogyasztani. Székeket nem helyeznek a helyiségbe, asztalokat is csak a
hamutartóknak és a szennyes evőeszközöknek.
Koktélparti
A fogadás szerényebb formája, az egyik legkötetlenebb vendéglátási
alkalom. Neve az amerikai cocktail fantázianevű italkeverékből származik, mely
olyan népszerű volt, hogy nem csak a rendezvény vette át a nevét, hanem a
hasonló eljárással készülő italkeverékek gyűjtőneveként is elterjedt. Az
öltözködés viszonylag kötetlen, a hivatalos megjelenésétől a félünnepélyesen
17
keresztül az ünnepélyesig terjedhet. Nevével ellentmondásban, italkínálata
szerényebb, mint a fogadásé. A röviditalok közül általában csak a hazai
specialitásokat kínálják, rendszerint kétféle bor van és üdítőitalok (koktélokat nem
kínálnak). Az ételválaszték egyszerű, a felállított asztalok helyett, pincérek viszik
körbe és kínálják az apró szendvicseket, pálcikára szúrt falatkákat. Időtartama
másfél-két óra, időpontja általában kora délelőttre illetve késő délutánra tehető.
Garden-parti
Kerti társasági összejövetel. A név csak a helyet jellemzi, az alkalom
maga lehet fogadás is és koktélparti is. A lényege az, hogy szabadban rendezendő,
de mindig olyan helyre kell megszervezni, ahol lehetőség van fedett helyre menni,
ha az időjárás ezt megköveteli. A szokások az alkalom jellegétől függően
megegyeznek a fogadáséval, illetve a koktélpartiéval.
Buffet-dinner
Az álló és az ültetéses alkalom keveréke. Olyan összejövetel, ahol a
meghívottakat büfékínálattal várják vacsorára. Az ültetéses vacsorát helyettesíti,
kötetlenebb körülmények között. A meghívottaknak nincs kötött helyük, általában
csak étkezni ülnek le, az italokat állva fogyasztják. Az étel és italkínálat
megegyezik a fogadás során kínált étel és italkínálattal, azzal a különbséggel,
hogy több meleg étel közül lehet választani. Időpontja a kora esti órákra tehető,
időtartama másfél-két óra. A vendégeknek nem illik elmenni, amíg a fővendég
nem távozik.
8 Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991) című könyvealapján
18
II.2.2. Ültetéses alkalmak
Díszétkezés
Lehet ebéd, illetve vacsora. Jellege ünnepélyes, megjelenés ennek
megfelelő öltözetben. Érkezésnél a pontosság elvárás, csupán egy-két perc késés a
megengedett. Időtartama általában két óra. Az eseményt különteremben tartják.
Az ünnepélyes protokolláris vendéglátás szabályai érvényesek: ültetésrend,
ültetőtabló, ültetőkártya, díszes menükártya, asztaldísz, pohárköszöntő. Az
ültetésrendet a protokollos elkészíti, és a vendégek számára jól látható helyen az
elhelyezi az ültetőtablót, melyen tisztán látszik, hogy ki hol ül. Az ültetőkártya a
teríték mellé kerül. A menü előre meg van rendelve, és több fogásból áll, az
italválasztékok között pedig többféle bort, pezsgőt, esetleg sört és rövid italt is
találhatunk. A vendégeknek nem illik addig távoznia, amíg a díszvendég jelen
van.
Munkaebéd, munkavacsora
Általában étteremben rendezett kislétszámú étkezés. Protokolláris ültetési
rend nincs, a megjelenést általában a hivatalos öltözet jellemzi, hiszen ezek az
alkalmak rendszerint munka közben (ebédidőben), vagy munka után a kora esti
órákban történnek. Időtartama egy-két óra.
Villásreggeli
Jellege szerint a munkaebéd és a díszétkezés közé sorolható, időpontja
azonban délelőtt 10-11 órára esik. Tartamát tekintve körülbelül egy óra. A
megjelenés jellege hivatalos illetve félünnepélyes. A menün hidegtálak
szerepelnek, esetleg meleg falatkák, az italválaszték a borra és a sörre
korlátozódik.
19
III. Protokoll alkalmazása a rendezvények során 9
A protokoll a rendezvényszervezés és rendezvényeken való részvétel
tekintetében a hivatalos érintkezésekre, rendezvényekre, meghívásokra,
megbeszélésekre vonatkozó íratlan szabályok, illetve az érvényben lévő szokások
összességét jelenti.
III.1. Rangsorolás
A hivatalos rangsorolást a protokolláris, ünnepélyes rendezvények során,
illetve hivatalos tárgyalások során használjuk, abból a célból, hogy meg tudjuk
határozni az államférfiak, diplomaták, a magas szintű küldöttségek, illetve a
társadalom által kiváltságosan megkülönböztetett személyek egymást követésének
rendjét. A rangsorolás első számú szempontja a betöltött pozíció, rang.
Amennyiben ez alapján nem tudunk dönteni, mert azonos rangú felek között kell
rangsort felállítani, a következő szabályok érvényesek:
- Egyenrangú delegációk esetében: a konferencia nyelvének ábécé
sorrendje a mérvadó
- Külföldi és hazai egyenrangúság esetében: hazai terepen a külföldié az
elsőbbség
- Azonos nemű egyenrangú személyek esetében: a kor a mérvadó
- Azonos korú, különböző nemű egyenrangúság esetében: a hölgyeké az
elsőbbség
A hivatalos személyeknek, közjogi méltóságoknak állandó rangsora van
hazai viszonylatban, mely Magyarországon a Miniszterelnöki Hivatal és a
Külügyminisztérium által kiadott protokoll-lista alapján lett létrehozva.
9részben Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991),valamint Protokoll Kézikönyv � Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja OrszágosEgyesület, 2000) alapján
20
Delegációk esetében megkönnyíti a rangsorolást, ha a külföldi partner
elküldi saját delegációjának rangsorát, hiszen lehet, hogy a fogadó országban
nincsenek olyan rangok, mint a küldő országban. Hazáját különleges
megbízatással képviselő diplomata rangja, a megbízó rangjával azonos. Célszerű a
két ország között kölcsönösen egyeztetett rangsort felállítani. A rangsort nem a
rendezvényszervező állítja fel, hanem azt a résztvevők listájával együtt kézhez
kapja. Amennyiben olyan protokolláris rendezvényről van szó, ahol a rangsorolt
személyek kísérőt hoznak magukkal, úgy a kísérő a meghívott személy rangjának
megfelelően rangsorol. Ilyen rendezvények során az ültetésrend a rangsor alapján
készül. Az ültetésrendre nem szeretnék bővebben kitérni, hiszen alapja a
rangsorolás, és leginkább csak ábrákkal lehet jól illusztrálni.
III.2. Meghívó
A protokolláris rendezvényekre való meghívás mindig írásban történik.
Telefonon legfeljebb a visszajelzés elmulasztása esetében lehet érdeklődni afelől,
hogy a meghívott részt kíván-e venni a rendezvényen, vagy sem. Személyes
megállapodás esetében is szükséges meghívót küldeni. A meghívónak valamilyen
módon tükröznie kell a rendezvény arculatát is.
A meghívónak mindenképpen tartalmaznia kell:
- a meghívó nevét és hivatalos rangját
- a meghívott nevét (néhány nagylétszámú rendezvény esetében csak a
borítékon szerepel a meghívott neve és a meghívón szereplő megszólítás
általános, nem pedig névre szóló)
- a meghívás tényét (a meghívási formula mindig első szám harmadik
személyben áll)
- a rendezvény pontos helyét és időpontját (a meghívott személynek
minimum két héttel a rendezvény előtt kézhez kell kapnia a meghívót)
- a részvételi díjat (amennyiben van ilyen)
- a meghívás alkalmát
- a rendezvény jellegét
21
- az öltözetre vonatkozó elvárásokat
- visszajelzésre való felkérést, és erre alkalmas elérhetőséget
- a rendezvény szponzorait (amennyiben vannak)
Ezen kívül a meghívó tartalmazhatja:
- amennyiben cég a meghívó, a cég rövid ismertetését
- a rendezvény rövid leírását
- a helyszín rövid ismertetését
- a menüt
- a konkrét programokat
III.3. Névjegyhasználat
Rendezvényekkel kapcsolatban két esetben használjuk névjegykártyáinkat.
Először akkor, amikor megérkezünk a rendezvényre, melyre hivatalosak vagyunk,
ilyenkor belépéskor átadjuk a névjegykártyánkat, a könnyebb regisztráció
érdekében. Egy másik eset, amikor megismerkedünk valakivel a rendezvény
során. Ilyenkor teljesen mindegy, hogy ki adja át először a névjegykártyáját, ám
aki átveszi, annak illik elolvasnia ott helyben, és átadni a sajátját.
A hivatalos névjegy tartalmazza tulajdonosának:
- teljes nevét
- pontos beosztását
- elérhetőségét ( cég címe, telefonszáma, faxszáma, mobil telefonszáma)
- a cég nevét, és emblémáját
A magán névjegykártyán a tulajdonos nevét, lakáscímét, telefonos
elérhetőségét, esetleg végzettségét szokás feltüntetni, de a beosztást, és a
munkahelyet nem szükséges.
22
Amennyiben valamilyen különleges alkalomból névjegyet küldünk, azon
fel kell tüntetni ennek okát. Ezt a francia etikettből származó kisbetűs
rövidítésekkel tesszük, melyeket a névjegy bal alsó sarkába ceruzával írunk.
Névjegyeken használatos rövidítések:
- a.c. (avec compriment): üdvözlettel
- p.c. (pour condoléances): részvétnyilvánítás
- p.f. (pour féliciter): szerencsekívánat
- p.f.c. (pour faire connaissance): bemutatkozás
- p.f.f.n. (pour féliciter fête nationale): szerencsekívánat nemzeti ünnep
alkalmából
- p.f.n.a. (pour féliciter nouvelle année): szerencsekívánat újév alkalmából
- p.p. (pour présenter): bemutatás
- p.p.c. (pour prendre congé): búcsúzás
- p.r. (pour remercier): köszönetnyilvánítás
III.4. Öltözködés
A viselkedéstechnikai elemek passzívái azok az elemek, melyek cselekvő
közreműködésünk nélkül is jellemzik ismereteink színvonalát, azaz semmit nem
kell verbálisan mondanunk vagy manuálisan tennünk ahhoz, hogy mások
megítélhessék, tudunk-e viselkedni. A megjelenés is ide tartozik. A megjelenés
alapja az öltözködés, ami nem más, mint:
- az ápoltság
- ruháink színének, anyagának, szabásának jellemzői
- ruhadarabok száma, és divatossága
- öltözékünk tartozékai
- az ékszerviselet
- smink, illatszerek, kozmetikumok alkalmazása
- testi higénia; fogak, körmök rendszeres kezelése
- és mindezek összhatása.
23
Az ápolt, tiszta külső bizalmat ébreszt az üzleti partnerben. Az illem
megköveteli a kifogástalan öltözetet, ami az alkalomhoz illő megjelenést jelenti.
Alkalomhoz illően öltözködik valaki, aki meg tudja találni a fokozatosságot a
munkahelyi viselettől az estélyi megjelenésig a ruházkodás, a smink, és az
ékszerviselet tekintetében. Elegánsnak az egyéni jó ízlést tükröző, esztétikus
megjelenés minősül.
A rendezvényeken való megjelenés a rendezvény jellegétől függ. Az
informális, vagy a napközben rendezett félünnepélyes alkalmakkor megengedett a
hivatalos megjelenés, ám az ünnepélyes jellegű rendezvényeken kötelező az
alkalmi öltözet.
III.4.1 Hivatalos megjelenés
Hivatalos megjelenésünkkel tükrözzük egyrészt a munkatársak, látogatók,
vendégek iránti megbecsülést, másrészt az embernek magával és másokkal
szembeni igényességét. A hivatalos öltözet stílusában és színeiben, valamint a
divat követésének mértékében jelzi, hogy egy intézmény milyen értékeket
képvisel az üzleti és a társadalmi életben. A hivatalos megjelenés néhol nemcsak
kívánatos, hanem kötelezően előírt is.
Nők hivatalos öltözete
A nőknek több lehetőségük van az öltözködés terén, mint a férfiaknak,
ezért a hölgyeknek mindig meg kell tartaniuk az egyensúlyt a hivatásuk és a
nőiességük között, szemelőtt tartva az alkati adottságaikat, a színharmóniát, az
egyéniség kifejezését, és az alkalomhoz való igazodást. A hölgyek hivatalos
öltözéke a következőképp alakulhat:
- klasszikus stílusú kosztüm (szoknya minimum térdközépig érő) színben
hozzá illő blúzzal, vagy
- szoknya hozzáillő blúzzal,
24
- egybeszabott ruha,
- nadrágkosztüm (van, aki szerint mindenhol elfogadott, de van, aki szerint
csak ott indokolt, ahol az intenzívebb mozgás a szakma, vagy a végezendő
feladat velejárója.)
Amire oda kell figyelni:
- Az illat legyen visszafogott, ne legyen túl feltűnő.
- A ruha mérete mindig legyen megfelelő.
- A kiegészítők feldobják az öltözéket: mellény, sál, top, kalap, ékszerek,
divatkiegészítők.
- Az ékszerezés legyen visszafogott, ízléses, nőies. Maximum három gyűrű
megengedett a két kézen, egy nyaklánc, hozzá illő fülbevalóval, egy
karkötő.
- A cipő legyen félmagas- vagy magassarkú és mindig passzoljon a táskához
színében és anyagában.
- Harisnya viselete mindig kötelező.
- Nem megengedett a fehérneműt látni engedő ruhanemű, a miniszoknya, és
a sportos viselet.
Férfiak hivatalos öltözete:
A férfiak öltözködésénél is elengedhetetlen szempont az alkati adottságok
figyelembevétele, a megfelelő méret kiválasztása, és a színharmónia. A férfiak
hivatalos öltözéke a következő:
- Öltöny, mely lehet a világos színűtől a sötétig bármilyen, de semmiképp
sem fekete.
- Vagy eltérő színű nadrág és zakó, melyeknek mindenképpen összhangban
kell lenniük.
- Az ing lehet fehér vagy pasztellszínű, esetleg ízlésesen mintás, hozzáillő
nyakkendővel. (Mintás inghez, az egyszínű nyakkendő passzol.)
25
Amire oda kell figyelni:
- A cipő színe egyezzen meg az öv színével és harmonizájon a többi
ruhadarabbal.
- A zokni színének is harmóniában kell lennie a többi ruhadarabbal.
- Az ékszerezés legyen visszafogott. Két gyűrűn (egy jegygyűrű, és egy
pecsétgyűrű), és egy órán kívül más ékszer nem viselhető.
- Nem megengedett a farmer, a pulóver, a garbó, a nadrágon kívül hordott
ing, a sportos megjelenés.
III.4.2 Alkalmi megjelenés
A protokolláris alkalmakon való megjelenés, a rendezvény jellegétől
függően három csoportba sorolható: informális, félünnepélyes, és ünnepélyes.
Informális öltözet
Ha a meghívón az öltözettel kapcsolatban az �informal �, vagy a �tenue de
ville� kifejezés olvasható, a hölgyek számára hivatalos öltözetet, kiskosztümöt,
kosztümöt, kétrészes ruhát jelent. A vállnak minden esetben fedettnek kell lennie.
A férfiaknál az informális öltözet megegyezik a hivatalos megjelenéssel, az
évszakhoz igazodó színben.
Félünnepélyes öltözet
A félünnepélyes öltözetet megkívánó rendezvények általában a napközben,
illetve a kora esti órákban rendezett protokolláris alkalmak. Ez a fajta öltözet a
férfiaknál sötét árnyalatú öltönyt jelent fehér inggel, szolid nyakkendővel és
sötétbarna vagy fekete cipővel. A hölgyek esetében a napközbeni rendezvényeken
ez megegyezik a hivatalos megjelenéssel, az esti alkalmakkor azonban a kisestélyi
a megfelelő viselet.
26
Ünnepélyes öltözet
Ha a meghívón nincs külön feltűntetve a Black Tie vagy a White Tie
megnevezés, akkor az ünnepélyes öltözet a férfiaknál a fekete öltönyt, fehér inget,
szürke vagy sötét mintás nyakkendőt, és a fekete cipőt jelenti. A nőknél
napközben kosztümöt este nagyestélyit értünk ez alatt. Amennyiben ez nincs
külön feltüntetve a meghívón, este hat óra előtt nem elfogadott a White Tie
megjelenés. Az ünnepélyes megjelenést ezen felül két csoportba soroljuk:
Black Tie (fekete csokornyakkendő)
- Férfiaknak: szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete cipő,
fekete kalap (nem kötelező)
- Nőknek: kisestélyi (pasztellszínű hosszú ruha) vagy hosszú ruha,
selyemharisnya, a ruhához illő selyemszerű körömcipő vagy estélyi
szandál
White Tie (fehér csokornyakkendő) � a legünnepélyesebb öltözet
- Férfiaknak: frakk, fehér mellény, fehér ing, fehér csokornyakkendő, fekete
cipő, cilinder és fehér kesztyű (ez utóbbi kettő nem kötelező)
- Nőknek: nagyestélyi vagy báli ruha (élénk színű, bokáig érő, ujj nélküli,
mélyen dekoltált, nehéz anyagú ruha), selyemharisnya, a ruhához illő
selyemszerű körömcipő vagy estélyi szandál, hosszú kesztyű (előírás
szerint fehér, de nem kötelező)
III.5. Illem, viselkedés a rendezvények során
Ismerkedés, társalgás
Ha egy rendezvényen ismerőst fedezünk fel, akkor könnyebb helyzetben
vagyunk, mert üdvözlése után ő bemutat minket a társaságában lévő embereknek.
27
Abban az esetben, ha nincsenek ismerőseink teljesen elfogadott, ha egy velünk
hasonló helyzetben lévő személyhez, vagy akár egy csoporthoz odamegyünk,
bemutatkozunk és beszélgetést kezdeményezünk, hiszen mindannyian egy
társasághoz tartozunk, így ebben semmi kivetnivaló nincs.
Amennyiben ültetéses alkalomról van szó, mindig a mellettünk levő, és a
velünk szemben ülő személyekkel beszélgetünk. Egymáson keresztül, vagy
egymás háta mögött nem illik beszélgetést kezdeményezni.
A társalgás során két fontos íratlan szabályt kell betartanunk. Az első a
tiszta, világos, kulturált, jól érthető kommunikáció, a másik pedig a tabu témák
kerülése.
Tabu témák:
- egészségi állapot
- pénzügyi helyzet
- családi ügyek
- magánéleti problémák
Dohányzás
Nem kétséges a dohányzás lehetősége amennyiben a dohányzást tiltó
jelzés fel van tüntetve a teremben. Ha nincs ilyen jelzés, akkor is vannak olyan
szituációk, amikor nem illik dohányozni. Ezek a következők:
- bemutatkozás
- folyosón
- terembe való belépés
- terem elhagyása
- étkezés közben
- tánc közben
Állófogadásokon általában kötetlen a dohányzás, ilyenkor illik a
hamutartó közelében tartózkodni, és égő cigarettával az asztalt elkerülni. Ültetéses
28
alkalmakkor az étkezés közben nem gyújtunk rá, és étkezés után is csak akkor, ha
a házigazda erre jelt ad, akár szóban, akár azzal, hogy rágyújt. Bizonyos
rendezvényeken csak a dohányzásra kijelölt teremben lehet rágyújtani.
Amennyiben rágyújtunk, illik megkérdezni, hogy nem bánják-e ezt a körülöttünk
levő személyek, illetve illik őket is megkínálni.
A tűzadásra az a szabály vonatkozik, hogy egy gyufával maximum két
embernek adunk tüzet, illetve, ha öngyújtót használunk, akkor mindenkinek külön
meg kell gyújtani a lángot. A cigarettával megkínált személy tűzadással
viszonozza a szívességet.
Étkezés
Álló alkalmakkor a tányérunkra szedünk az asztalokon elhelyezett
ételekből, és azt evőeszközzel, vagy az étel jellegétől függően kézzel,
elfogyasztjuk. Szendvicsekhez, apró, pálcikákra szúrt falatkákhoz, főtt virslihez,
pogácsához, száraz süteményhez, lángoshoz és egyes gyümölcsökhöz nem
használunk evőeszközt, minden egyéb más ételhez igen. A tányérunkra nem illik
túl sok ételt halmozni, csak annyit tegyünk rá, amennyi biztos, hogy nem okoz
kellemetlenségeket (pl.: leesik a tányérról), legfeljebb miután megettük, újra
szedhetünk.
Ültetéses alkalmakkor a teríték árulkodik az étkezés jellegéről.
Ünnepélyesebb teríték esetében többféle pohár és evőeszköz van kitéve az
asztalra, ez jelzi, hogy több fogás lesz. Egy ilyen menüben szerepelhet hideg
előétel, leves, meleg előétel, főétel, sajtok, desszert, gyümölcs és a végén kávé. Az
aperitif elfogyasztása után az ölünkbe fektetjük a szalvétát, és a megfelelő
evőeszközzel elfogyasztjuk az elénk tett ételt. A pincér mindig új tányért hoz a
következő fogásokhoz, és újabb pohárba tölti a fogáshoz illő italt. Az asztalnál
nem illik dohányozni, és a fogpiszkáló használata, még kéz mögé rejtve is
kerülendő.
29
Italfogyasztás
Az italfogyasztás első számú szabálya a mértékletesség. Nem illik
társaságban túl sokat inni, mert berúghatunk és ezáltal magunkat, esetleg
kísérőnket kellemetlen helyzetbe hozhatjuk. Étkezés előtt először a házigazda
emeli meg a poharát (esetleg pohárköszöntő után, melyet koccintás követ), és csak
azután a többi vendég.
Pohárköszöntőt először mindig a házigazda mond, őt követi a fővendég,
majd utánuk bárki más is mondhat kedve szerint. Ha valamelyik meghívott
személy tiszteletére mondanak pohárköszöntőt, azt illik viszonozni. A
pohárköszöntőt mondó személy feláll, köszönti a jelenlevőket, megnevezi az
alkalmat, amire poharát emeli, elmondja jókívánságait, majd koccintás
(poháremelés) következik. Koccintani csak azokkal szokás, akik kartávolságban
elérhetőek, a többiek felé jelképesen megemeljük poharunkat. Koccintás közben
illik a partner szemébe nézni.
30
IV. Rendezvények szervezése
A rendezvények szervezését meghatározó tényezők:10
- alapinformációk (időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma, várható
látogatók száma)
- események (főesemény, mellékesemény, kiegészítő esemény, protokolláris
esemény)
- arculat (jelmondatok, jelképek)
- résztvevők (előadok, küldöttek, műsoros szereplők)
- közreműködők (szervezők)
- Egyéb meghívottak (látogatók, VIP vendégek, sajtó)
A rendezvény három fő pontja:
Időpont
Fontos, hogy egy rendezvény időpontjának kitűzése előtt tájékozódjunk
más nagyszabású rendezvények időpontjáról. Nem lenne szerencsés, ha a
rendezvényünk egy időpontban lenne egy másik nagy rendezvénnyel, mert így
kevesebb látogatóra, vendégre számíthatunk. Mindennek utána tudunk nézni
egyes Rendezvénynaptárakban (pl.: Hungexpo) vagy az MTI-n keresztül. A
minisztériumok szakmai rendezvényeiről is tudnunk kell. Ezen kívül figyelembe
kell venni az ünnepeket, és azt, hogy legyen elég idő a szervezésre.
Helyszín
Fel kell mérni a helyszínválasztás előtt, hogy mekkora látogatottságra
számíthatunk, és elsősorban ez alapján kell kiválasztani a helyszínt. Fontos
szempont továbbá az, hogy a helyszín könnyen elérhető legyen mindenki számára,
10 Protokoll Kézikönyv � Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület,2000) alapján
31
és a létszámnak megfelelő parkolási lehetőséggel rendelkezzen a környéken.
Egyeztetni kell továbbá a program helyigényével, és az ehhez szükséges technika
igényével.
Program
A program mindig a rendezvény jellegétől függ, és mindig ehhez kell
igazodnia. Fontos, hogy a rendezvény programja a jelenlévők érdeklődési körének
megfeleljen, és lehetőséget adjon a személyes kapcsolatra a résztvevők között
egymás jobb megismerésének, illetve kapcsolatuk elmélyítésének céljából.
A program összeállítása függ:
- a rendezvény jellegétől
- a résztvevők körének nagyságától
- a vendégek és a vendéglátó kapcsolatának mélységétől
- az ügy nemzetközi jelentőségétől
- az ügy politikai fontosságától
IV.1 Rendezvények szervezésének menete
Rendezvények előkészületei
- rendezvény helyének, időpontjának kitűzése
- tervezett létszám meghatározása
- költségvetési tervezet készítése
- programok összeállítása, megszervezése
- megfelelő helyszín lefoglalása
- körlevelek küldése jelentkezési lappal
- visszaigazolások regisztrálása, létszám pontos meghatározása
- technikai feltételek létrehozása
- szolgáltatások biztosítása
- protokolláris vendéglátás szervezése
- program-egyeztetés
32
- munkarend meghatározása
- forgatókönyvek készítése
- ellenőrzés
Rendezvény lebonyolítása
- vendégek regisztrálása
- programegyeztetés a vendégekkel
- programok zökkenőmentes végrehajtásának folyamatos ellenőrzése
- személyzet koordinálása
- rögtönzések kielégítése
Utólagos tennivalók
- számlák ellenőrzése, rendezése
- utókalkuláció végzése (végleges költségvetés egyeztetése a tervezett
költségvetéssel)
- bérelt / kölcsönzött agyagokkal való elszámolás
- rendezvény értékelése, jelentés elkészítése
IV.2. Forgatókönyv
Minden rendezvény szervezésénél kétféle forgatókönyvet kell készíteni. A
szervezés forgatókönyve a szervezőket segíti a szervezés menetének, és az
időpontok betartásában, a lebonyolítás forgatókönyve a résztvevőknek szól,
pontos tájékoztatást adva a programok helyéről és időpontjáról. Illusztrálásképpen
mellékelem az 50. Európa Nap forgatókönyvét (1.sz. melléklet).
A szervezés forgatókönyve
A rendezvény sikeres megvalósításának minden egyes apró részletét
tartalmazza:
- résztvevők, vendégek létszáma
33
- egyes feladatok felelőseinek névsora elérhetőséggel
- szervezők, kiegészítő személyzet névsora elérhetőséggel
- vendégek névsora és egyéb adatainak listája (beosztása, neme, szállodai
szobaszáma, stb.)
- előadók, fellépők névsora elérhetőséggel
- programok pontos helye, időpontja, időtartama, felelősei
- a szervezés előkészítésével kapcsolatos ütemterv pontos időadatokkal, és a
felelősök nevével
- érkezések és távozások adatai (névre, időpontra, szállítási eszközre
lebontva)
- transzferrel kapcsolatos információk (gépjárművek, sofőrök, biztosítások)
- parkolóhelyek
- helyszínek adatai
- termek adatai
- technikai adatok (tolmácsberendezések, hangosítás, mikrofonok,
technikáért felelős személyek, beszerelés időpontja, stb.)
- biztonsági előírások (személyzet, beléptetési rendszer, stb.)
- sajtó és hírközlő szervek adatai
- nyomdai munkák adatai
- dekoráció, teremberendezés adatai
- ajándékok (mappák, tollak, stb.), kitűzők listája
- pénzváltási lehetőségek
- szolgáltatások intézésének adatai (nevek, cégek, telefonszámok, stb.)
- orvosi ellátás adatai
- büfémenü adatai
- éttermek, programok helyszíneinek adatai
A lebonyolítás forgatókönyve
A rendezvény forgatókönyve a programok pontos helyszínét és időpontját
tartalmazza, hogy mindenki számára egyértelmű legyen, és segítse az időpontok
betartását. Főbb elemei:
34
- összefoglaló információk (időpont, időtartam, helyszín, létszám)
- események (főesemény, mellékesemények, kiegészítő események,
protokolláris események) pontos helyszínei, időpontjai, időtartamai,
események leírása, programok leírása, felelősök megnevezése
- a rendezvény szervezeti rendszerének és folyamatának leírása (szervezeti
felépítés, szervezeti egységek felsorolása, hatáskörük, rendezvény
folyamatának leírása)
- rendezvény arculata (jelmondat, jelképek)
- a rendezvény eseményein résztvevők listája, protokolláris személyek
IV.3. Nemzetközi Rendezvények szervezése11
IV.3.1. Delegációs rendezvények szervezése
Előkészítés
Az előkészítés a szervezés megkezdése előtti feladatokat foglalja magába.
Ebben a szakaszban tisztázni kell:
- a delegáció összetételét (hány fő, milyen beosztás, milyen nemű, rangsor)
- az érkezést és távozást (mikor, mivel, honnan, hová)
- a szállodafoglalás körülményeit (nekünk kell-e intézni, vagy ők intézik)
- a költségviselést (ki mit fizet, ezt általában kétoldalú egyezmény
szabályozza, melynek alapja a kölcsönösség)
- a sajtónyilvánosság kérdését (akarnak-e sajtókonferenciát tartani)
Érkezés előtti szervezés
- szállodafoglalás (beosztásnak megfelelően, lehetőleg egy szállodába
helyezzük el a delegációt, és ha lehet egy szinten)
11 Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartottelőadása alapján
35
- VIP váró, kormányváró foglalása
- szállítóeszközök biztosítása
- tárgyalóterem biztosítása
- szolgáltatások biztosítása
- üzemlátogatás, szakmai látogatás megszervezése
- szakmai fogadások szervezése
- protokolláris vendéglátás szervezése
- kirándulás, városnézés, kulturális program szervezése (figyeljünk oda arra,
hogy, ha már járt nálunk ez a delegáció, akkor ne ugyanazokat a helyeket
mutassuk meg nekik, mint amit már láttak)
- éttermi programok szervezése
- hölgyprogram szervezése (a hölgykísérők számára kell biztosítani, amíg a
férjeik tárgyalnak)
- program-egyeztetés (nem lehet időcsúszás)
- munkarend meghatározás
- jegyzőkönyv aláírásának megszervezése
- forgatókönyv készítése (a programok szervezésének forgatókönyve, illetve
a vendégek számára pontos forgatókönyv)
- eligazítás ellenőrzés
Lebonyolítás
- érkezésnél segédkezés
- programegyeztetés a vendégekkel
- végrehajtás ellenőrzése
- rögtönzések kielégítése
- programváltozások megoldása
- búcsúztatás (addig tart a lebonyolítás szakasza, amíg fel nem száll a
repülőgép, rajta a delegációval)
36
Utólagos feladatok
- számlák ellenőrzése, rendezése
- utókalkuláció végzése (költségvetés egyeztetése az előkalkulációval)
- bérelt / kölcsönzött agyagokkal való elszámolás
- jelentés, értékelés elkészítése
- udvariassági zárás (köszönőlevél)
IV.3.2. Multilaterális rendezvények szervezése
Többoldalú nemzetközi rendezvények esetén szervezőbizottságot kell
létrehozni, mely egy főszervezőből és hat albizottságból áll.
Albizottságok feladatai
Szervezési albizottság
Felméri a résztvevők várható létszámát, döntés után felkéri a rendezvény
díszvendégeit a részvételre. Feladata továbbá a vendégek, résztvevők számára
előkészíteni:
- az érkezés és az elutazás körülményeit, a szállodafoglalást, a szállításukat
- az étkezéseket (protokollétkezések, munkaebédek, reggelik)
- a kulturális és más programokon való részvételt
- az információs szolgálatot
Pénzügyi albizottság
- anyagi fedezet biztosítása, keretek betartása
- árajánlatok bekérése, megrendelések intézése
- számlák ellenőrzése, költségvetés betartásának ellenőrzése
- számlák rendezése
37
Személyi albizottság
Feladata a kiegészítő személyzet (hoszteszek, tolmácsok, fordítok,
protokollosok) biztosítása, időbeosztásuk elkészítése. További feladata:
- korház, orvos, mentők biztosítása
- kapcsolattartás a biztonságért felelős személyekkel
- országon belüli utaztatások biztosítása
- pénzváltás
Biztonsági albizottság
Feladata a rendezvény biztonságos kimenetelének, valamint a résztvevők
életének, testi épségének, személyi szabadságának és vagyonának megfelelő
személyekkel való biztosítása.
Műszaki albizottság
Feladata a következő dolgok biztosítása:
- a rendezvény helyszíne
- megfelelő technikai felszereltség (hangosítás, tolmácsberendezés, erősítők,
mikrofonok stb.)
- dekoráció, segédeszközök (virág, feliratok, zászlók, mappák tollak,
poharak, üvegnyitók, üdítők és kávé kínálata)
- takarítás
- zökkenőmentes közlekedés (parkolás, rendőrség)
- ültetési rend kidolgozása
38
Sajtó-albizottság
Feladata a sajtóterv kidolgozása, és ez alapján a sajtó értesítése. Értesíti
továbbá az MTI-t és a rendezvény jellegétől függően a megfelelő tévé- és
rádióállomásokat. Előkészíti a sajtó számára fenntartott munkaszobát, és
gondoskodik a fotózásról.
A szervezés lépései
Érkezés előtti szervezés
- időpont és helyszín kiválasztása
- program elkészítése (szakmai tárgyalások, találkozások más üzletfelekkel,
üzemlátogatások, városnézés, díszétkezések, kulturális programok)
- programfüzet készítése
- jelentkezési lapok kiküldése (adatai: név, beosztás, cím, telefonszám,
érkezés / távozás időpontja és módja, kísérő személyek, szállodaigény,
fakultatív programokon való részvételi igény, fakultatív programokon való
részvételi díj összege, regisztrálási díj és ennek tartalma, fizetési feltételek
/ határidő, lemondási határidő)
- résztvevők visszaigazolásának regisztrálása
- költségvetési terv készítése
- szállásfoglalás
- kiegészítő személyzet lefoglalása (tolmácsok, hoszteszek, protokollosok,
biztonsági emberek�)
- VIP váró lefoglalása
- nyomdai kapacitás lefoglalása
- sajtókapcsolat felvétele
- étkezési helyek, rendezvények helyeinek lefoglalása
- szállítóeszközök biztosítása
- tárgyalótermek, és különtermek biztosítása
- teremberendezés, dekoráció, technika biztosítása
- büfészolgáltatás megszervezése
39
- menük egyeztetése
- szolgáltatások biztosítása
- közlekedésbiztonság megszervezése
- orvos, korház, mentő biztosítása
- ajándékok biztosítása (mappák, tollak)
- pohárköszöntők megírása
- szankcióvezetők kijelölése
- forgatókönyvek elkészítése
- ellenőrzés
Lebonyolítás
- résztvevők fogadása (fogadóbizottság), és eljuttatása a helyszínre
- a program egyeztetése a résztvevőkkel
- végrehajtás folyamatos ellenőrzése
- programváltozások megoldása
- búcsúztatás
Utólagos feladatok
- adminisztratív előírások betartása (kölcsönzött tárgyak visszajuttatása,
ideiglenes építmények lebontása, takarítás, stb.)
- pénzügyi elszámolás
- rendezvény értékelésének elkészítése, tapasztalatok levonása
IV.3.3. Az 50. Európa Nap (2002.06.07, Keszthely) rövid ismertetése
A rendezvény besorolása a csoportosítási szempontok alapján:
- Jellegét tekintve: komplex rendezvény, ugyanis több helyszínen játszódik
és több rendezvényből áll
- Funkcionális szempont szerint: többfunkciós
40
- Volumenét tekintve: nemzetközi rendezvény
- Az érintettek társadalmi élete szerint: előre eltervezett
- A szervezők jártassága szerint: hivatásos
- Tartalom szerint: társadalmi
- Gazdasági célja szerint: non-profit
- Helyszín szerint: több helyszínen játszódó
- Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: kandidált,
adaptált és konvencionális is egyben
Nyolc éven belül az 50. alkalommal került megrendezésre az Európa
Napok elnevezésű eseménysorozat, amelynek ezúttal Keszthely adhatott otthont.
A Balaton parti városra, mint házigazdára azért esett a választás, mert 1998-ban itt
nyílt meg az ország első Európai Információs Pontja.
Az 1994 óta egyre nagyobb népszerűségnek örvendő Európa Napok célja,
hogy az európai integrációról szóló ismeretek minél közérthetőbb formában
jussanak el a lakosság széles rétegeihez. Az Európa Napok kihangsúlyozzák a
vidék és egyúttal a regionalizmus fontosságát, hiszen a jövő Európája a régiók
Európája is lesz. A rendezvények fő támogatója a Külügyminisztérium és a
kormányzati közvélemény-felkészítési program. A rendezvényre számos EU-
diplomata és kormányzati képviselő volt hivatalos.
A hagyományoknak megfelelően a keszthelyi Európa Nap is ünnepélyes
megnyitóval, a tagországok nagyköveteinek részvételével vette kezdetét, majd
politikai vitafórum következett. A délután folyamán a régiót érintően több
szakmai beszélgetés is zajlott párhuzamosan: legnagyobb érdeklődés a turizmus, a
mezőgazdaság, valamint a fiatalok uniós lehetőségei iránt mutatkozott. Ha valaki
a szellemi táplálékon túl valami �materiálisabb� betevőre is vágyott, akkor őt 15
tagállam gasztronómiai csemegéi várták az Európai Ízek utcájában, illetve
megismerkedhetett a hazai borokkal a Borutcában. Este teltházas koncerttel
zárult az 50. Európa Nap.
41
Az 50. Európa Nap szervezési jogát a Külügyminisztériumnál kellett
megpályázni. Az esemény megrendezését Keszthely város önkormányzata nyerte
el (pályázatát a 2.sz. melléklet tartalmazza), a szervezésért pedig a Keszthelyi
Európai Információs Pont volt a felelős, aki szintén pályázatot írt ki három
rendezvény megszervezésének jogára. A Wellingtonia Kft. nyerte el a Borutca és
a Kézművesek utcája megszervezésének jogát. Az Európai Ízek utcája rendezvény
szervezését pedig egy catering cég valósíthatta meg.
Az eseményről beszámoló is készült a Külügyminisztérium felé (3.sz.
melléklet).
42
V. Rendezvények szervezésének bemutatása a Magyar
Épületgépészek Napja (2002.11.22., Budapest, Hotel Inter-
Continental) alapján
V.1. A rendezvény bemutatása
A Magyar Épületgépészek Napja idén hetedik alkalommal került
megrendezésre 2002. november 22-én. Az évenként ismétlődő rendezvény két
főeseményből áll, az egyik az épületgépészeti kiállítás, amely reggel tíz órától tart
délután négyig, majd ezt követően kerül sor az Épületgépész Bálra hét órai
kezdéssel. A rendezvény célja az épületgépész szakmában érdekeltek közötti
kapcsolattartás, illetve az épületgépészet legújabb vívmányaival való
megismerkedés. Mindkét főesemény a budapesti Hotel Inter-Continental
báltermében került megrendezésre. A Wellingtonia Kft. a rendezvény
megszervezésére szóló megbízást a Magyar Épületgépészeti Koordinációs
Szövetségtől kapta.
A rendezvény sajátosságai a csoportosítási szempontok alapján:
- Jellegét tekintve: komplex rendezvény, ugyanis áll egy kiállításból, és egy
bálból, melyek két különböző kategóriájú rendezvénytípusba tartoznak
jellegük szerint
- Funkcionális szempont szerint: többfunkciós, szintén az előbbi okok miatt
- Volumenét tekintve: országos rendezvény
- Az érintettek társadalmi élete szerint: előre eltervezett
- A szervezők jártassága szerint: hivatásos
- Tartalom szerint: szakmai
- Gazdasági célja szerint: nyereségorientált
- Helyszín szerint: zárt téri
43
- Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: adaptált (már
bevezetett rendezvény) és konvencionális (továbbfejlesztett rendezvény)
Az Épületgépészek Napja rendezvény lebonyolításának menete:
November 21.
- 20:00 a kiállítási eszközök beszállítása a szállodába, a gazdasági
bejáraton keresztül
November 22.
- 4:00 kiállítási standok berendezése, díszítés
- 9:00 regisztrálás előkészítése (számítógépek beüzemeltetése, személyzet
betanítása)
- 10:00 kiállítás megnyitása
- 12:00 quick lunch ebéd biztosítása a kiállítóknak, melyet a szálloda
kávézójában fogyaszthatnak el 14:00-ig
- 13:00 Kontroll Kft. bemutatója a Panoráma I. teremben (14:00-ig)
- 14:30 Víz Gáz Fűtéstechnika című szaklap bemutatója a Panoráma I.
teremben, melyet állófogadás követ
- 16:30 standbontás
- 17:00 - Bálterem: terítés
- Duna Boardroom: kerekasztal beszélgetés, melynek témája az
épületminőség
- 19:00 gyülekezés a bálra, welcome drink körbekínálása
- 20:00 bál megnyitása, díjkiosztó
- 20:30 vacsora a Hangár zenekar élőzenéjével kísérve
- 21:30 program: Gerendás Péter, Koós Réka � Buch Tibor, Botafogó
Táncegyüttes
- 22:00 tánc (zene: Hangár zenekar)
- 02:30 asztalok leszedése, takarítás
44
Az Épületgépészeti Kiállítás
Az idei év bizonyult a legsikeresebbnek a kiállítás szempontjából, ugyanis
idén 53 cég képviseltette magát a szakmai kiállításon, mely az eddig valaha elért
legnagyobb kiállítói létszám ezen a rendezvényen. A rendezvénynek 6 kiemelt
támogatója, és 3 médiatámogatója volt. A látogatók száma elérte a 2000 főt.
A kiállítás elsősorban a tervezéssel, a termékek méretezésével,
kiválasztásával kapcsolatos legújabb számítógépes programok bemutatására
szolgál, nem pedig a kézzel fogható termékek bemutatására, ami persze nem zárja
ki konkrét épületgépészeti eszközök bemutatását sem. A kizárólag újdonságokat
bemutató kiállítás látogatása mindenki számára ingyenes.
Ezen kívül minden évben sor kerül egy, a szakmát érintő, téma bővebb
kifejtésére kerekasztal beszélgetés formájában, melyen az épületgépészeti szakma
jeles képviselői fejtik ki véleményüket egy adott témával kapcsolatban. Az idei
kerekasztal beszélgetés témája az épületminőség volt. Minderre a kiállítás után,
délután öt órakkor került sor.
Az idei Épületgépészek Napja nemcsak abban emelkedett ki az idáig
megrendezettek közül, hogy kiállítói létszámával megdöntötte az eddigi rekordját.
Idén az épületgépész szakma jótékony célú gyűjtést indított a beteg gyermekek
javára, melynek eredményeként a kiállítást követő Épületgépész Bálon egy
speciálisan felszerelt gyermekmentő gépkocsit adott át az Országos
Mentőszolgálatnak.
Az Épületgépész Bál
A bál szempontjából is az idei év volt a legsikeresebb, hiszen minden jegy
elkelt, így közel 500 fő volt a résztvevők létszáma. Az esti rendezvény nagyszerű
hangulatban telt. A bált Dr. Penninger Antal, a BME Gépészmérnöki Kar dékánja
45
nyitotta meg, melyet az Év embere díjkiosztó műsor követett. Ezután következett
a vacsora, 500 főre készült svédasztalos menüvel. A vacsorát híres művészek
fellépései követték (Gerendás Péter, Koós Réka � Buch Tibor, Botafogó
Táncegyüttes), majd a műsor megtekintése után tánc következett, melyhez a
Hangár együttes szolgáltatta az élőzenét a bál végéig.
V.2. A 2002-es Épületgépészek Napja szervezésének lépései és sajátosságai
Az idei kiállítást a Wellingtonia Kft. kb. három hónappal a rendezvény
időpontja előtt, azaz szeptember elején kezdte el szervezni.
Az előkészítés
A rendezvény előkészítési szakaszában volt a legtöbb teendő. A legelső lépés
a szerződés megkötése volt a megbízóval, azaz a Magyar Épületgépészeti
Koordinációs Szövetséggel. Miután a tervek egyeztetése megtörtént, a
Wellingtonia Kft. elkészítette az előzetes költségvetést. A költségvetés a
következő tételeket tartalmazta:
- a helyszín bérleti díját (mely magában foglalja a büfémenüt, és a báli
menüt is) � 40%-a a költségvetésnek
- a tervezett akvizíciós költségeket (ez tartalmazza a címjegyzék
felújításával kapcsolatos költségeket, a nyomdai kiadásokat, a postai
költségeket, a grafikai tervezés díját, az adminisztrációs segítséget) �
19%-a a költségvetésnek
- irodaszerek várható kiadásait � 1%-a a költségvetésnek
- a báli műsor költségét (fellépők tiszteletdíja) � 8%-a a költségvetésnek
- a műszaki kiadásokat (hangosítás, világítás) � 3%-a a költségvetésnek
- a serlegek és az oklevelek beszerzésének árát � 0.5%-a a költségvetésnek
- a dekorációra szánt összeget � 2.5%-a a költségvetésnek
46
- a standok beszerzési árát, és az építési költségeket � 20%-a a
költségvetésnek
- a tervezett telefonszámla összegét � 2%-a a költségvetésnek
- a rendezvény honlapjának fenntartási költségeit, illetve az Internet és e-
mail használat várható kiadásait � 2%-a a költségvetésnek
- a személyzet munkabérét � 0.5%-a a költségvetésnek
- egyéb költségeket (parkoló, banki költségek, előre nem tervezhető
költségek, stb.) � 2.5%-a a költségvetésnek
A Wellingtonia Kft.-ről szóló leírásban már említettem, hogy a cég nem
alkalmazottakkal, hanem alvállalkozókkal dolgozik. A második lépés tehát a már
bevált alvállalkozók felkeresése, és megbízása volt. A kiállítás és a bál
kivitelezéséhez idén összesen nyolc kategóriában volt szükség alvállalkozók
alkalmazására. Ezek a következők:
- helyszín felelőse: jelen esetben ez a Hotel Inter-Continental szálloda
- műszaki felelősök: feladatuk a kiállítók számára biztosítani az áramellátást
a standokon, ezen kívül további feladatuk a hangosítás, és a világítás
biztosítása az esti bálon.
- tervezők: ez alatt tervezőmérnököket kell érteni, akiknek két feladatuk
volt. Az egyik a standok elhelyezésének megtervezése, a másik az esti bál
becsült létszámához igazodó asztalok formájának, illetve elhelyezésének
megtervezése.
- dekoratőr: az ő feladata a kivitelezés, azaz asztalosok segítségével standok
beszerzése, építése.
- grafikus: képzőművész, aki megtervezi a rendezvény arculatát, ami
tükröződik a körleveleken, a meghívókon és a báli belépőkön is.
- programfelelős: ebben az esetben egy programiroda. Az esti bál
programjára árajánlat biztosítása, és a megfelelő programok kiválasztása
és összeállítása után azok kivitelezése.
47
- vendéglátás felelőse: a catering tevékenységet a Hotel Inter-Continental
biztosítja: büfészolgáltatás a kiállítás ideje alatt, illetve a báli menü
biztosítása. Mindezt a bérleti díj magában foglalja.
- adminisztratív segítség: jelen esetben én.
Miután megtörtént a szerződéskötés az alvállalkozókkal, a következő lépés az
volt, hogy felkerestük a kiállításban érdekelt cégeket, lehetőséget adva nekik a
kiállításra, az esti bálon való részvételre, vagy szponzori tevékenységre. Ez a
folyamat általános esetben a megfelelő, naprakész címlista beszerzésével történik,
melyet a rendezvényszervező cégnek kell megvásárolnia. Ebben az esetben ez
azonban már rendelkezésre állt, hiszen a tavalyi évben is a Wellingtonia Kft.
rendezte az Épületgépészek Napját, tehát idén csak frissíteni kellett a tavalyi
címlistát. Ezután kerülhetett sor a körlevelek, azaz a kiállítói meghívók
megírására, megterveztetésére, és terjesztésére. A kiállítói meghívót a 4.sz.
melléklet tartalmazza. A meghívó megszerkesztésénél a következő szempontokat
kellett szem előtt tartani:
- a meghívó tükrözze a rendezvény arculatát,
- legyen figyelemfelkeltő és csalogató,
- tartalmazza a meghívott, illetve a meghívó nevét és elérhetőségét
- pontos információk szerepeljenek a rendezvény napjáról, időpontjáról, és
jelentkezési feltételeiről,
- írja le a rendezvény jelentőségét, a kiállítás lényegét, és a bál szakmai
fontosságát
- tartalmazzon leírást a szakmai programokról,
- tartalmazza a kiállítói díj és a báli belépők árát,
- adjon lehetőséget feltételekhez kötött kedvezményekre (pl.: aki október
31.-ig megrendeli a standot, vagy a báli belépőt úgy olcsóbban juthat
hozzá ezekhez),
- fontos, hogy tartalmazza az összes elérhetőséget a rendezvénnyel
kapcsolatban,
48
- tartalmazza a jelentkezési lapot, melyen kiállítóknak lehetőséget lehet
adni, kiállításon való részvételre, báli jegyek rendelésére, vagy szponzori
tevékenység folytatására
A meghívókat 2-3 hónappal a rendezvény előtt szét kell küldeni, és legalább
tízszer több példányt kell kiküldeni, mint amennyi kiállítót szeretnénk, hogy
megjelenjen. Mi 500 db kiállítói meghívót küldtünk ki szeptember elején és 53
cég jelentkezett kiállítás céljából november 20-ig.
Miután a meghívók kimentek, már egy héten belül várhatóak az első
visszajelzések. A jelentkezések több héten át tartanak, így azokat folyamatosan
regisztrálni kell, és a kiállítói díjakról illetve a báli belépőkről számlákat kell
kiállítani. Fontos, hogy ez a folyamat pontos legyen és gyors, hiszen a
rendezvényszervező cég a kiállítóktól, illetve a báli belépők árából tudja fedezni a
költségeit.
A regisztrálással és a számlázással egy időben történik az apróbb részletek
megszervezése, mint például:
- A báli műsor megszervezése (árajánlatkérés a műsorirodától, majd a
megbízóval való egyeztetések után a megfelelő művészek felkérése). A
műsor megszervezésénél figyelembe kell venni a vendégek számát,
átlagéletkorát és érdeklődési körét.
- A szállodával való egyeztetések a büfémenüvel, programokkal,
hangosítással, szobafoglalással kapcsolatban (sok vidéki látogató volt
jelent a bálon, így ők a rendezvény alkalmából kedvezményes áron
kaphattak szobát aznap éjszakára).
- A kiállítás és a bál közötti idő pontos beosztása (ez jelen esetben 3 órát
jelentett). Mivel a kiállítás és a bál ugyanabban a teremben volt, ezért ezt
az időt nagyon praktikusan kellett felhasználni, hogy a standok lebontása
után a bálterem előkészítése is időben megtörténhessen.
- A szakmai lapok értesítése a rendezvényről. A rendezvényt három
szakmai lap támogatta, melyből kettő nagymértékben hozzájárult a
49
kiállítás sikeréhez, ugyanis ketten együtt húszezer látogatói meghívót
tettek közzé.
- A biztonsági emberekkel, hoszteszekkel, és egyéb kisegítő személyzettel
való egyeztetések a feladatukat illetően.
- Szükséges eszközök beszerzése (például a látogatók regisztrálásához
szükséges számítógépek, az előadáshoz szükséges felszerelések, stb).
- A pontos díszlet megterveztetése, egyeztetése a szállodával.
- A várható létszám megbecsülése a szálloda felé (a büfémenü és a
svédasztal miatt fontos).
- Ültetés megszervezése.
- Jelölőlapok (5.sz. melléklet) terjesztése. Ez az Év Embere díjak
elnyerésére alkalmas neves szakemberek jelölésére vonatkozik. A
jelölőlapok szakmai szövetségeknek, egyetemeknek és főiskoláknak lettek
szétküldve. Miután az erre feljogosított emberek öt személyt megjelöltek
minden kategóriában, a jelöltek névsora felkerült az Internetre, és ezután
következett a szavazás.
- Díjak, oklevelek beszerzése az Év Embere díjátadó kivitelezéséhez.
- Egyeztetés a kiállítókkal különleges elvárásaikkal kapcsolatban.
- Potenciális látogatók körében ismertté kell tenni a rendezvényt. A
látogatók számára készült egy másik körlevél, melyet a 6.sz. melléklet
tartalmaz. A látogatói meghívókat október elejétől folyamatosan
terjesztettük november közepéig, összesen 26000 példányt. A látogatói
meghívó szerkesztésénél hasonló szempontokat kellett figyelembe venni,
mint a kiállítóknak szóló meghívó esetében. A különbség az, hogy ez a
meghívó nem tartalmazza azokat az információkat, melyek csak a kiállítók
számára érdekesek (pl.: kiállítói díj).
Az előkészületi teendők utolsó szakaszában, azaz egy-két nappal a rendezvény
előtt eldől a végleges létszám, így ezekre a napokra maradnak a következő
feladatok:
50
- Egyeztetés a kiállítókkal a bepakolás módját és a standbontást illetően.
- Végleges ültetési rend kidolgozása, melyet a bálterem előtt ki kell
függeszteni. Itt figyelembe kellett venni a vendégek előre jelzett kéréseit,
arra vonatkozóan, hogy melyik cég asztalánál szeretnének ülni.
- Pontos, végleges és részletes forgatókönyv készítése, melyet a kiállítók
közt szét kell osztani, illetve a lebonyolítás forgatókönyvének megírása a
szervezésben résztvevők számára.
- Végleges kiállítási térkép elkészítése, melyet szintén ki kell függeszteni a
kiállítás alatt, hogy minden látogató megtalálhassa az őt érdeklő kiállító
cég pontos helyét.
- Egyeztetés a szponzorokkal a reklámfelület elhelyezését illetően.
- Fellépő művészekkel való egyeztetés, igényeik felmérése a műsorral
kapcsolatban.
A lebonyolítás
A lebonyolítás során nagyon fontos a teljes figyelemmel való részvétel. A
rendezvényszervezés komoly összetartó, koordináló, és felügyelő munkát foglal
magában, főleg a Wellingtonia Kft. esetében, amikor egy személynek kell
összetartania és ellenőriznie ezt a sokrétű munkát. A rendezvény lebonyolítása
során a legfontosabb tennivalók a következők:
- vendégek regisztrálása: a kiállítás során a látogatókat egyenként
regisztrálni kellett. Ezt a munkát két hosztesz végezte, a kiállítás helyszíne
előtt. A regisztrálás több szempontból is fontos. Először is megtudhatjuk,
hogy pontosan hány fő látogatott el a kiállításra, így esetleges becsléseket
tehetünk a jövőben megrendezendő eseményekkel kapcsolatban.
Másodszor a regisztrálás által saját magunk bővíthetjük a címlistánkat, így
legközelebb nem kell arra költenünk annyit.
- programegyeztetés a vendégekkel: célszerű a programot kifüggeszteni a
helyszínen, a többi térképpel, ültetési renddel, és esetleg a kiállítók
névsorával együtt.
51
- programok zökkenőmentes végrehajtásának folyamatos ellenőrzése: a
főrendezőnek mindenhol ott kell lennie, és mindenről tudnia kell ahhoz,
hogy a rendezvényt teljes biztonságban tudja felügyelni. Mivel ez
természetesen lehetetlen, célszerű erre olyan segítő munkatársat
alkalmazni, akiben ő teljes mértékben megbízik, mind emberileg, mind
szakmailag.
- személyzet koordinálása: a főszervezőnek nem csak a programok
zökkenőmentes végrehajtását kell figyelemmel kísérnie, de a személyzet
fellett is folyamatos kontrollt kell gyakorolnia, ahhoz hogy minden
rendben menjen.
- rögtönzések kielégítése: az előre nem látható események azonnali
lereagálása, és a probléma megoldása. Egy rendezvényszervezőnek
rendkívül kifinomult problémamegoldó képességgel kell rendelkeznie,
ahhoz, hogy meg tudja oldani az előre nem tervezhető kellemetlen
helyzeteket.
Utólagos tennivalók
Egy rendezvény megszervezése nem lehet teljes az utólagos munkák
nélkül. Ezek a következők lehetnek:
- Számlák ellenőrzése, rendezése. A számlák kiegyenlítése előtt, azok
ellenőrzése nagyon fontos, mert az esetleges túlszámlázást csak így
kerülhetjük el.
- Utókalkuláció végzése: végleges költségvetés egyeztetése a tervezett
költségvetéssel, az így kapott következtetéseket felhasználva,
legközelebb még pontosabb költségvetést tudunk készíteni.
- Bérelt eszközökkel való elszámolás, hiányok, károk megtérítése
- Adminisztratív feladatok elvégzése: ebben az esetben ez a kiállítás
látogatóinak utólagos regisztrációját jelenti, ugyanis a helyszínen nem
volt elég idő arra, hogy az összes látogatót számítógépre vigyük, így a
begyűjtött névjegykártyákat utólag kell feldolgozni.
52
- Rendezvény értékelése, jelentés elkészítése a megbízónak.
- Udvariassági zárás: köszönőlevél a kiállítóknak.
V.3. Megfigyelések, javaslatok a szervezést illetően
A Wellingtonia Kft. önköltségen szervezi a rendezvényeit, ami azt jelenti,
hogy a megbízóval megegyezik az előre lefixált rendezvényszervezői jutalék
összegében, melyet a sikeres lebonyolítás után kap meg. A cég tehát a szervezés
összes költségét saját maga állja, és amennyiben a rendezvény során bármiféle
anyagi kára keletkezik, azt saját pénzügyi forrásaiból kell fedeznie. Az
előkészületek során felmerülő költségeket (szálloda bérleti díja, alvállalkozók
kifizetése, adminisztratív kiadások, stb.) a kiállítói díjak, illetve a báli belépők
értékesítésének összegéből tudja kiegyenlíteni. Éppen ezért a kockázatok
minimalizálása végett nagyon fontos az előkalkuláció elvégzése, illetve az, hogy
az alvállalkozókkal olyan megállapodást kössön a fizetés határidejét illetően, amit
biztosan be tud tartani.
A Magyar Épületgépészek Napja során két hiányosság keltette fel a
figyelmemet. Az első az volt, hogy a kiállítás során több látogató is hiányolta,
hogy nincs olyan lista, amin fel van sorolva az összes kiállító cég neve és
elérhetősége. Úgy gondolom, hogy kellett volna készíteni egy brosúrát, mely több
szempontból is hasznos lehetett volna. Ezen fel lehet tüntetni a kiállítók adatait,
képekkel lehet fűszerezni, melyek a tavalyi rendezvényről készültek, a bálra is fel
lehet hívni ily módon a figyelmet, és ezen kívül remek alkalom a cég hirdetésére
is.
A másik probléma a báli belépőkkel volt kapcsolatos. Sok bonyodalmat
okozott az, hogy a báli belépőket csak a helyszínen lehetett átvenni a rendezvény
napján. Szerintem a báli belépők átadását korábban kellett volna megoldani, így
olyan információkat is fel lehetett volna tüntetni rajtuk, melyeket fontos tudni a
bál napja előtt. Ilyen információ például az öltözködésre vonatkozó előírás.
53
Nagyon hiányoltam, hogy egy ilyen, nagyszabásúnak számító, protokolláris
rendezvényen nem adtak előírást a megjelenéssel kapcsolatban. Véleményem
szerint ez nem helyes, mert így fennáll a kockázata annak, hogy nem lesz
egységes a vendégsereg, és többen esetleg kellemetlenül érezhetik magukat
alulöltözöttség, vagy túlöltözöttség miatt.
54
V.I. Összegzés
Dolgozatom célja az volt, hogy olyan összefogó, átlátható, egységes, és
példákkal illusztrált képet adjak a rendezvényszervezésről, melyben a szervezés
minden egyes szakasza lépésről-lépésre végigkövethető, és átlátható olyan
emberek számára is, akik nincsenek otthon a szakmában. Célom volt továbbá,
hogy e dolgozaton keresztül saját magamban rendszerezzem, és bemutassam a
szakma felépítését, rendszerét és a rendezvényszervezés menetének legapróbb
részleteit. Úgy gondolom, hogy ebben a szakmában a részleteken van a hangsúly,
és nagyon fontos ezek alapos kidolgozása, mert egy rendezvény sikere egy apróbb
figyelmetlenségen is megbukhat. Szakamai gyakorlatom alatt jöttem rá arra, hogy
milyen nagymértékű összpontosítást, és teljeskörű figyelmet igényel egy
rendezvény tökéletes megszervezése, annak minden részletével.
A másik nagyon fontos dolog az, hogy egy rendezvényszervezőnek
magabiztosnak és kreatívnak kell lennie, valamint kiváló komunikációs kézséggel,
és villámgyors problémamegoldó képességgel kell rendekeznie ahhoz, hogy a
rendezvények lebonyolítása során felmerülő előre nem látható nehézségeket
rögtönzéssel meg tudja oldani.
A Wellingtonia Kft. nagy segítséget nyújtott nekem mind a
szakdolgozatomhoz szükséges információk beszerzésében, mind a szakmába való
részletes betekintésben, mindpedig a rendezvényszervezés során felmerülő emberi
kapcsolatok kezelésében. Mindezért szeretnék köszönetet mondani a Wellingtonia
Kft. ügyvezető igazgatójának, egyben külső konzulensemnek, Bakonyvári
Andreának.
A céggel kapcsolatban három olyan terület van, amin változtatásokat
javasolnék. Az egyik egy állandó alkalmazott felvételére, a másik a
marketingtevékenységre, a harmadik pedig a helyszínválasztásra vonatkozik.
Mivel a kft. nem foglalkoztat állandó alkalmazottat, így fennáll a veszélye
annak, hogy a már bevált alvállalkozók éppen nem érnek rá, és esetleg újakat kell
keresni. Ez időigényes és kockázatokkal jár. Úgy gondolom, hogy a vállalat
55
csökkenthetné költségeit, ha legalább egy állandó alkalmazottal dolgozna, egy
főállású kreatív munkatárssal, aki többféle munkát el tud végezni. Ezáltal
megtakaríthatná azt a pénzt, amit olyan alvállalkozóknak fizet ki, akiket azért
alkalmaz, mert, vagy nincs ideje azzal a feladattal foglalkozni, vagy nem tartozik
a hatáskörébe (pl.: adminisztrációs feladatok, arculattervezés, dekoráció, hosztesz
tevékenység, stb.)
Egy alkalmazott segítségül szolgálhatna a kft. reklámkampánya
kidolgozásához is, ugyanis ez az, amit legfőképpen hiányoltam a cég
működéséből. A Wellingtonia Kft. ugyanis (a konkrét rendezvény meghirdetésén
kívül) nem végez semmiféle marketingtevékenységet. Véleményem szerint
nagymértékben növelhetné a vállalat megrendeléseinek számát, ha megfelelő
reklámhadjáratot indítana. Hirdethetne például újságokban, bérelhetne
reklámfelületeket, felajánlhatna kedvezményeket, vagy akár apró promóciós
ajándékokat osztogathatna rendezvényei során, melyeket a cég logojával látna el.
A helyszín kiválasztásával kapcsolatban az a meglátásom, hogy a kft.
nagymértékben csökkenthetné kiadásait, ha egy olyan szerződést kötne
valamelyik budapesti helyszínnel, melyben garanciát vállal arra, hogy évente adott
számú rendezvényt szervez a helyszínen a bérleti díj csökkentésének fejében.
56
IRODALOMJEGYZÉK
- Adriana Hunter: Etikett (Novella Könyvkiadó, 1994)
- Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó,
1991)
- Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező Kézikönyv (Szókratész Külgazdasági
Akadémia, 2001)
- Inge Wolf: Nagy Illemkódex (Trivium Kiadó, Budapest, 1995)
- Jacqueline Dunckel: Üzleti Illemkódex (Park Könyvkiadó, Budapest, 1994)
- Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című
tantárgyból tartott előadásának jegyzetei
- Ottlik Károly: Protokoll � viselkedéskultúra a mindennapok gyakorlatában
(Protokoll �96 kiadó, 1993)
- Ottlik Károly: Protokoll plussz � viselkedéskultúra a mindennapok
gyakorlatában (Protokoll �96 kiadó, 1995)
- Protokoll Kézikönyv � Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja
Országos Egyesület, 2000)
- Információszerzésre felhasznált Internet címek:
o www.hcb.hu (Magyar Kongresszusi Iroda honlapja), letöltés dátuma:
2002. szeptember 12.
o www.maresz.hu (Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége
honlapja), letöltés dátuma: 2002. szeptember 12
o www.sap.hu (SAP Rendezvénycsarnok honlapja), letöltés dátuma:
2002. szeptember 12
57
MELLÉKLETEK
- 1. sz. melléklet: az 50. Európa Nap forgatókönyve
- 2. sz. melléklet: az 50. Európa Nap szervezési jogát elnyerő pályázat
- 3. sz. melléklet: beszámoló az 50. Európa Napról a Külügyminisztérium felé
- 4. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött kiállítói
meghívó
- 5. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött jelölőlap
- 6. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött látogatói
meghívó