F&M - Factura electrónicaHacemos soluciones seguras de comercio

electrónico en la nube. Ayudándole a ser mas eficiente.

Es un modelo que permite que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados en forma electrónica, mediante una plataforma segura basada en (PKI):• Certificados electrónicos,• Firma digital y • Encriptación de datos.

La factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser: • Expedida, • Entregada, • Aceptada • Exhibida • Conservadapor y en medios y formatos electrónicos.

Introducción a Factura electrónica

En el año 2007, la (DIAN) puso en marcha la factura electrónica.

Sustentada en la Ley 527, Decreto 1929, y Resolución DIAN 14465.

Cumplimiento normativo 1/2Componente incluido en la

solución

Definición en la Ley Colombiana Impacto en la solución

propuesta

Documento legal de soporte

1. Autorización Certificado Digital

Un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. Esta es la definición de la Ley 527/1999 que en este documento se extiende a los casos en que la vinculación de los datos de verificación de firma se hace a un componente informático.

Cada filial tendrá un certificado

Digital

Autorización de la SIC para emitir certificados válidos legalmente

Documentos adjutos: ResolucionSIC.pdf y

Resolucion_76225_2011.pdf

2. Autorización Estampado cronológico

Estampado cronológico: Segun el numeral 7 del Articulo 1° del Decreto 1747 de 2000, se define como: un mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un periodo que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.

Todas las facturas cuentan con un

estampado cronológico.

Autorización de la SIC. Documentos adjutos:

ResolucionSICEstampa.pdf

3. Autorización Firma digital

La utilización del Certificado garantiza que el documento firmado es integro, es decir, garantiza que el documento no fue alterado o modificado despues de firmado por el Suscriptor. Se certifica que el mensaje recibido por el Receptor o Destino que confia es el mismo que fue emitido por el Suscriptor.

Todas las facturas son firmadas

Autorización DIAN que es solicitada al iniciar operaciones, presentando

al proveedor certificado ISO9001:2008 F&M Technology.

Ver sección Certificación ISO9001:2008 F&M Technology

4. Autorización Seguro de

responsabilidad

Gestión de Seguridad Electrónica S.A.- GSE S.A. cuenta con un seguro de responsabilidad civil de conformidad con el del Articulo 8°. Garantias, del Decreto 1747 de 2000

De acuerdo con la Declaración de

Prácticas de Certificación DPC

9.2 y 94.

Seguros exigidos por la ley validaros por la SIC y de acuerdo a

las prácticas definidas en la Declaración de Prácticas de certificación DPC 9.2 y 94.

Documentos adjutos: ac_gse_cps.pdf

Cumplimiento normativo 2/2Componente incluido en la

solución

Definición en la Ley Colombiana Impacto en la solución

propuesta

Documento legal de soporte

1. Autenticidad de un documento.

Es autentico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

Asi mismo se presumen autenticos todos los documentos que reunan los requisitos para ser titulo ejecutivo. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen autenticos.

Titulo ejecutivoLey 1465 de 2012 articulo

244

2. Factura es un titulo valor

El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de titulo valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será titulo valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.

Parágrafo. Para la puesta en circulación de la factura electrónica como titulo valor, el Gobierno Nacional se encargará de su reglamentación.

La factura electrónica como

titulo valor.

Ley 1231 de 2008 Articulo 1.

2. Factura es un titulo valor

Toda factura de venta de bienes o de prestación de servicios es titulo valor, siempre y cuando se incorporen la totalidad de los requisitos señalados en el articulo 3° de la Ley 1231 de 2008. La omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio juridico que dio origen a la factura.

La factura electrónica como

titulo valor.

Decreto 3327de 2009 Articulo 2.

2. Factura es un titulo valor

La Factura electrónica para que adquiera la calidad de titulo valor además de las disposiciones tributarias debe cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias de la Ley 1231 de 2008.

La factura electrónica como

titulo valor.

CIRCULAR No. 00096 de 2008

3. Firma electrónica

La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos juridicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos esta blecidos en el articulo 3° de este decreto.

Salvo prueba en contrario, se presume que los mecanismos o tecnicas de identificación personal o autenticación electrónica segun el caso, que acuerden utilizar las partes mediante acuerdo, cumplen los requisitos de firma electrónica.

Parágrafo. La parte que mediante acuerdo provee los metodos de firma electrónica deberá asegurarse de que sus mecanismos son tecnicamente seguros y confiables para el propósito de los mismos. A dicha parte le corresponderá probar estos requisitos en caso de que sea necesario

Aceptación electrónica de

facturas electrónicas

Decreto 2364 de 2012

4. Aceptación de facturas

El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, fisico o electrónico.

Aceptación electrónica de

facturas electrónicas

Ley 1231 de 2008 Articulo 2.

Cumplimiento normativo

Certificación ISO9001:2008

Alianza con una Autorizad de Certificación Abierta

Cumplimiento normativo1. Autorización Certificado Digital

2. Autorización Estampado cronológico

3. Autorización Firma digital

Factura Electrónica

(ejemplo Fedesoft)

4. Seguro de responsabilidad

Componentes de la solución

Windows AZURE (Infraestructura de EBILL-Factura

electrónica)

Infraestructura

Alta disponibilidad (copia de la información en dos ubicaciones fisicas –respaldo y tolerancia a fallas – DRP built-in).

Un total de 24 Datacenter a nivel mundial administrados y operados por Microsoft Corporation.

Balanceadores de carga, que permite dar respuestas más rápidas a los usuarios del sistema de facturaciòn distribuyendo el trabajo,

Trabajo por rol (servidores exclusivos procesan tareas especificas; como por ejemplo simulaciones, presentaciones de videos, procesamiento de firma digital, entre otros),

Procesamiento en paralelo de multiples solicitudes (que nos permite dar un mejor tiempo de respuesta),

Servicio de Caché para acceso rápido de datos frecuentes (que nos permite dar un mejor tiempo de respuesta),

Reconocimiento de la industria que respaldan Windows AZURE Windows Azure fue reconocida como la mejor plataforma de computación en la nube (Best Cloud sevices) en 2011, por “Cloud computing world series awards”, entregada en el foro mundial “Cloud Computing World Forum”. Ver mas información acá

Seguridad de la solución certificada por terceros

Control Descripción

Cifrado de la infromación en transito

Uso de certificados digitales para cifrar la información en el transito (tecnologia SSL emitido por Verisign).

Autenticación de usuarios con contraseñas fuertes

Uso de contraseñas que exigen un nivel de complejidad (Una mayuzcula, un digito y un caracter especial)

Autenticación de dos factores (opcional – costo

adicional)

Adicional a las contraseñas exigir autenticación mediante certificados digitales (opcional – costo adicional).

Revisión de vulnerabilidades

diariamente

Nuestra aplicación será evaluada diariamente por un tercero independiente quien nos otorga un certificado de seguridad cuando los riesgos están minimizados y controlados de una manera aceptable. Proveedor Qualys.

Pruebas de penetración periódicas (bi-anuales)

Personal interno idóneo con certificaciones CISA,CISSP, CISSM realizará pruebas de penetración dos veces al año.

Pistas de auditoría El sistema generará logs o pistas de auditoria de las actividades realizadas en el sistema.

Auditoría del centro de datos (reporte SAS70 tipo

II)

El centro de datos es evaluado anualmente y se genera un reporte de auditoria de esta evaluación (reporte SAS70 tipo II). El centro de datos cuenta con la certificación en seguridad ISO27001.

Infraestructura de alta disponibilidad

(Windows Azure)

Infraestructura de alta disponibilidad, garantizamos el 99.95% de disponibilidad en una solución de computación en la nube que incluye copias sincronizadas en dos ubicaciones fisicamente separadas (hotsite)

Infraestructura altamente escalable

Nuestra solución de factura electrónica (eBill) está soportada sobre una de las plataformas mas robustas y escalable del mundo (Windows AZURE)

Certificaciones de la solución

Certificaciones de la solución

Certificaciones de la solución

Certificaciones de la solución

BENEFICIOS

Procesos eficientes

Información para el negocio

Baje costos

Cuidado del medioambiente

Factura electrónica

• Reduzca el tiempo de cartera.

• Mejor organización y control de los documentos

• Consultas fáciles de la información

• No se preocupe por la perdida de facturas

• Mejore los tiempos de entrega y corrección de facturas.

• Genere reportes de cartera.

• Haga conciliaciones de pago de facturas de manera semiautomática.

• Reportes gerenciales de facturación

• Ahorre en costos de impresión, logistica y almacenamiento

• Menos papel más árboles.

• Menos uso de transportes aereos y terrestres

PASOS PARA INICIAR

• Paso 1: Informe a la DIAN que usará facturación electrónica.Comentarios: – Se debe diligenciar el 1301 con los datos del certificado ISO 9001:2008 de FyM Technology – Se debe llevar a la DIAN y radicar en correspondencia.

• Paso 2: Solicite numeración para facturar electrónicamente.Comentarios:– Solicitar la anulación de la numeración vigente para facturación por computador (en caso de

tenerla) y la activación de una resolución para la facturación electrónica (la numeración solicitada podrà ser usada para facturación por computador y facturación electrónica).

• Paso 3: Solicitar el mecanismo digital para servicios electrónicos (MUISCA).

• Paso 4: Firme acuerdos para facturar electrónicamente con sus clientesComentarios;– F&M provee un formato de acuerdo– EL proceso debe ser un proceso paulatino y controlado, este podrá ser automatizado con la

plataforma EBI(eBILL).

Factura electrónica

NUESTRA SOLUCIÓN

RED DE VALOR AGRGADO

NUESTRA SOLUCIÓN

Proveedor

Comprador

Envio de la orden de Compra

Envio aviso de despacho (Despatch_Advice )

Envio Aviso de recibo (Receiving_Advice )

Factura electrónica

ENTIDAD FINACIERA

Orden de PagoFactoring de facturas

electrónicas/Prontopago

Obligado a facturar Adquirente

Estado de cuenta

Certificado de retenciones

SOLUCIÓN – CASO DE ÉXITO TIGO

Cliente

Acepta o rechaza

Emite factura electrónica

Información de facturación

1

2

3

5

WS

Activación

Aceptación tácita

ó

4

SOLUCIÓN – CASO DE ÉXITO CCI

Cliente

Acepta o rechaza

Correo electrónico: Emite factura electrónica o Por computador

XLSInformación de facturación

1

23

5

WS

Portal WEB

Aceptación tácita

ó

4

iFRAME

Estado cuentaEstado de Cuenta

SOLUCIÓN – CASO DE ÉXITO ASPAEN

Cliente

Notificación por correo

Emite factura electrónica

2

4

SIIGO

ARCHIVO PLANO

3

Crear cuenta: C.C. Padre/acudienteCurso Alumna (Mayor)

NOTA: L&F configurable

1

SOLUCIÓN – CASO DE ÉXITO DAVIVALORES

Cliente

Notificación por correo o Mensaje de texto

Emite factura electrónica

2

4

ERP

HTTPS

3

Crear cuenta: Usuario: correo@electronico.com

1

contacto@fymtech.comTel: 7-498695 en Bogotá.

Cra 11 A no. 93 - 94 Oficina 205

Bogotá, Colombia www.fymtech.com