Flux général avant-vente
Transcript of Flux général avant-vente
Support de formation
Date de dernière mise à jour : JJ/MM/AAAAVersion du produit : S9-VX
Rédacteur : Laurent Martinez
Flux général avant-vente
Date de dernière mise à jour : 02/10/2019Version du produit : S9-V5
Rédacteur : Ludovic Gaboreau
Support de formation
Objectifs / Sommaire
SommaireFlux général
Opportunités et actions commerciales
Entités concernées
Définitions
Eléments propres à l’entité : Opportunité
Activités annexes Eléments rattachés à l’entité opportunité
Eléments propres à l’entité : Actions commerciales
Eléments propres à l’entité : Suspect
Activités annexes Eléments rattachés à l’entité suspect
Objectif : Appréhender le flux avant-vente dans sa globalité
Flux général
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GRC
Opportunité
Offre de prix
Suspect
Client
Commande
Actionscommerciales
Prospect
OutlookInterface Outlook
Tiers commercial
Opportunités et actions commerciales
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OpportunitéTiers commercial
Sourcesd'opportunités
Etats d'avancementd'opportunité
Tailles d'opportunité
Motifs de clôtured'opportunités
Types d'actioncommerciale
Offre de prix
Actionscommerciales
OutlookInterface Outlook
Types d'offre de prix
Entités concernées
Optionnelle
Nécessaire
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Clients / prospects
Comptes bancaires
Contacts
Frais et réduction
Suspects
Adresses
Contacts
Adresses
Sourcesd'opportunités
Etats d'avancementd'opportunité
Tailles d'opportunité
Motifs de clôtured'opportunités
Types d'actioncommerciale
Types d'offre de prix
Définitions
➢ Suspect : toute personne ou entité n'étant pas encore référencée comme prospect ou client.
➢ Prospect : tiers vers lequel une offre de prix a été émise mais encore aucune commande n’a été passée. Un prospect est un client avec un statut « Prospect ».
➢ Opportunité : c'est la connaissance d'une information commerciale concernant un tiers commercial (suspect, prospect ou client).
➢ Actions commerciales : Une action commerciale peut être associée à une opportunité. Elle permet de définir une action planifiée dans le temps. Au niveau de l’opportunité il est ainsi possible de suivre l’intégralité des actions menées sur le tiers commercial
➢ Offre de prix : Une offre de prix est une proposition de prix / délai envoyé à un tiers commercial.
➢ Commande : Une commande est un acte de vente. Elle est forcément associée à un client.
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Eléments propres à l’entité : Opportunité
Opportunité : Etat d’avancement
➢ Dans Sylob, un état d’avancement permet de mesurer la probabilité de réussite d’une opportunité. L’état d’avancement est directement lié à la taillé d’opportunité, pourcentage de réussite et délai de contractualisation.
➢ Exemple des états d’avancement standard :
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Opportunité : informations générales
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Tiers : Suspect, Prospect ou client
Source : Permet d’identifier la source de l’opportunité par une table annexe
Référence et description : Permet d’identifier l’opportunité de manière générale
Opportunité : informations générales
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Etat d’avancement : L’état d’avancement permet de définir automatiquement le % de réussite et le délai de contractualisation. (reste toutefois modifiable manuellement)
Taille : Permet de donner un montant par défaut au dossier. Peut être lié à l’état d’avancement (reste toutefois modifiable manuellement)
Opportunité : contacts & actions commerciales
➢ Contacts : Il est possible d’associer plusieurs contacts sur l’opportunité voire d’en créer directement sur l’opportunité.
➢ Actions commerciales : Toutes actions commerciales liées à l’opportunité se retrouvent dans celle-ci.
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Opportunité : clôture
➢ Lorsque l’opportunité ne s’est pas vu affecter d’offre de prix et qu’il est certain que l’opportunité n’a plus lieu d’être, il convient de faire avancer son état d’avancement.
➢ Ainsi, il est possible d’ajouter un motif de clôture ainsi qu’un commentaire.
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La clôture de l’action commerciale est
visible uniquement si l’état
d’avancement est de type « perdue »
ou « gagnée »
Si l’opportunité a donné lieu à une offre de
prix, son avancement se met à jour en
fonction de la réponse sur l’offre de prix
(gagnée ou perdue).
Gérer les opportunités
➢ L’activité « Gérer les opportunités »récapitule l’ensemble des opportunités (en cours et clôturées)
➢ Des codes couleurs permettent d’analyser les opportunités en cours.
➢ Les fonctionnalités de filtre permettent d’optimiser le suivi des opportunités.
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Gérer les opportunités
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➢ Boutons d’actions :
Actions classiques agissant sur l’opportunité : Consulter, Modifier, Dupliquer, Supprimer, …
Créer une offre de prix (ou offre de prix hiérarchique)
Répondre à l’offre de prix (Lorsque l’offre de prix est déjà existante)
Activités annexesEléments rattachés à l’entité opportunité
Paramètres société liés
➢ Gestion de la prospection commerciale : (case à cocher) Doit être coché pour avoir accès aux opportunités et aux actions commerciales.
➢ Etat d’avancement de l’opportunité créée automatiquement depuis une offre de prix et Source de l'opportunité crée automatiquement depuis une offre : Il est possible de choisir l’état d’avancement et la source de l’opportunité qui se crée automatiquement à la saisie d’une offre.
➢ Etat d’avancement de l’opportunité mise à jour depuis une offre de prix : Choix de l’état d’avancement (celui-ci sera mis par défaut lorsqu’une offre de prix est créée depuis une opportunité).
➢ Autoriser la saisie dans l'offre de prix d'un tiers différent de celui de l'opportunité : Permet de sélectionner un tier différent au passage en offre de prix.
➢ Unité de temps pour le délai de la contractualisation : Choix de l’unité entre Jour / Semaine / Mois
➢ Type d’action automatique de relance d’offre : Si renseigné, permet de générer automatiquement une action commerciale lors d’une relance d’offre de prix.
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Chainages d’attributs et de documents (opportunité)
Attributs - Vers l’opportunité Attributs - Depuis l’opportunité
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Documents - Vers l’opportunité Documents - Depuis l’opportunité
Tables annexes
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Statut : Il sera par la suite mise à jour dans l’opportunité par l’état de l’offre de prix (Gagnée et Perdue doivent avoir un état unique)
Taille : Il est possible de définir une taille d’opportunité par défaut
Délai de contractualisation : Permet de calculer la date de signature potentielle
➢ L’état d’avancement permet de situer l’opportunité dans le pipeline commercial. Plus le pourcentage de réussite est élevé, plus l’opportunité à des chances de passer en commande.
Tables annexes
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➢ La source d’opportunité permet d’identifier d’où vient l’opportunité. La finalité étant des reportings permettant de mesurer l’efficacité de certaines sources d’opportunité (Exemple : taux de transformation d’opportunité émise d’un salon comparé à celui émis d’un démarchage téléphonique).
➢ La taille de l’opportunité permet de définir un montant par défaut. Cela permet également de catégoriser et d’avoir des approches commerciales différentes
➢ La motif de clôture d’une opportunité permet de catégoriser les raisons d'un échec et d'analyser plus facilement les actions à mener pour s'améliorer.
Eléments propres à l’entité : Actions commerciales
Informations sur le tiers
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Opportunité commerciale
Code du tier
Une action commerciale est toujours
liée à une opportunité. Si celle-ci
n’existe pas, elle sera créée depuis
l’action.
Informations sur l’action
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Dates prévisionnelles : Dates auxquelles l’action doit être traitée.
Date de fin réelle : Date de traitement de l’action (champs mise à jour automatiquement si l’action est cochée à « terminée »)
Etat d’avancement : Défini si l’action est en cours ou terminée
La notion d'heure permet de
créer des évènements
(rendez-vous) dans Outlook.
Prochaines actions
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➢ Depuis une action commerciale, il est possible de définir sa prochaine action. Celle-ci peut être réalisée par un autre employé.
➢ La prochaine action sera automatiquement créée à la clôture de l’action initiale.
Activités annexesEléments rattachés à l’entité action commerciale
Paramètres société liés
➢ Type d’action commerciale pour les relances : Choix du type d’action par défaut pour les relances d’offre de prix (voir diapo sur offre de prix)
➢ Type d'action commerciale pour les évènements de calendrier importés d'Outlook : Dans l’interface Outlook, les évènements seront créées avec ce type d’action par défaut.
➢ Type d'action commerciale pour les tâches importées d'Outlook: Dans l’interface Outlook, les tâches seront créées avec ce type d’action par défaut.
➢ Sens de synchronisation avec Outlook: Pour les actions commerciales, il est possible de définir que l’interface agit dans les 2 sens. Pour les contacts, le sens est uniquement depuis Sylob vers Outlook.
➢ Mode de rattachement à une opportunité d'une action commerciale importée d'Outlook : Défini comment une action commerciale doit être rattachée à l’opportunité lors de l’import.
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Chainages d’attributs et de documents (Action commerciale)
Attributs - Vers l’action commerciale Attributs - Depuis l’action commerciale
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De l’action commerciale vers l’action commerciale permet de
faire transiter une information d’une action commerciale à la
suivante (prochaine action prévue).
Synchronisation avec Outlook
➢ Pour les actions commerciales et lescontacts, il est possible de définir une interface entre Sylob et Outlook.
➢ Cette interface doit être paramétrée par poste. Un fichier Zip est présent dans la GED Sylob. Il contient une notice d’utilisation et l’interface à installer sur le poste client.
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InterfaceSylob/Outlook
Contacts
Evènements decalendrier
Contacts
Actionscommerciales
Tâches Outlook
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Synchronisation avec Outlook
Eléments propres à l’entité : Suspect
Informations générales
➢ Dans Sylob, l’entité suspect est proche de l’entité client. En résumé, le suspect est un client « simplifié ». L’objectif est de pouvoir le créer rapidement sans avoir à renseigner d’information comptable ou d’ADV.
➢ Si la codification des clients est automatique, le code sera également incrémenté pour les suspects.
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Suspect vers Prospect
➢ Il existe plusieurs façons de faire évoluer un suspect en prospect :
- Une offre de prix est créée depuis l’opportunité liée au suspect.
- Une offre de prix est créée avec le suspect comme tiers.
- Manuellement, depuis l’activité gérer les suspects, il est possible de basculer le suspect en prospect.
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Activités annexesEléments rattachés à l’entité suspect
Chainages d’attributs et de documents (suspect)
Attributs - Vers le suspect Attributs - Depuis le suspect
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Documents - Vers le suspect Documents - Depuis le suspect
Suivre les suspects
➢ L’activité « Suivre les suspects » permet de récapituler les informations présentes à la fois dans les actions commerciales et dans les opportunités.
➢ Exemple :
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On peut visualiser rapidement, par suspect, les
dernières actions menées. A partir de cette
activité, des raccourcis sont disponibles vers les
actions / opportunités / dossier pour le suspect.
Autres entités utilisables en CRM
Appels des tiers
➢ En complément de la GRC, il est possible d’utiliser l’activité « Gérer les appels des tiers » habituellement utilisée dans le flux SAV.
➢ Actions possibles :Création d’un appel
Lancement d’un scénario de diagnostic (permet d’identifier l’appel)
Gestion de la clôture/réponse de l’appel
Lien possible avec opportunité / actions commerciales par un AS
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Produits de la concurrence
➢ Cette activité permet de répertorier l’ensemble des produits de la concurrence.
➢ Utilisations possibles :Suivi SAV de machines concurrentes
Benchmarking
Suivi de l’ancienneté des produits concurrents pour proposer des renouvellements.
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