PDCA (Plan-Do-Check-Act) merupakan cara yang sisitematik untuk menambah

pengetahuan Anda mengenai proses pemecahan masalah dalam perbaikan program. Jadi

hakikatnya, PDCA cycle adalah suatu metode untuk melakukan perbaikan program secara

terus-menerus. Dalam PDCA terdapat siklus yang mengikutimya. Siklus tersebut dapat

dijelaskan dibawah ini melalui contoh manajemen proses dan sistem informasi pendukung.

Keterangan dibawah ini adalah siklus PDCA dalam manajemen proses (mengenai

juga project) berdasarkan pada model siklus PDCA:

Plan: desain atau meninjau kembali proses untuk mencapai hasil sesuai keinginan

Do: alat perencanaan dan perhitungan peforma

Check: analisis metrik dan review hasil

Act: menentukan apa perubahan yang dibutuhkan untuk memperbaiki proses.

Siklus diperlihatkan pada gambar berikut ini

Gambar 1. Siklus PDCA

Adapun siklus PDCA pada konteks sistem informasi pembangun diartikan sebagai

berikut berserta siklus yang dilaluinya :

Perencaan desain atau meninjau kembali pembangun sistem proses untuk mencapai

sistem informasi yang diinginkan

Melakukan pembangunan sistem informasi dan mengitung performa

Mengecheck analisis metrik dan menreview hasil pembangun

Melaksanakan kemungkinan apa yang dibutuhkan untuk memperbaiaki proses

pembangun.

Ekspresinya digambarkan pada gambar selanjutnya:

Gambar 2. Siklus PDCA pada konten informasi sistem pembangun.

Dari dua siklus PDCA yang digambarkan pada tinjauan yang berbeda maka dibawah

ini akan dijelaskan detail dari siklus PDCA secara lengkap. Dalam siklus yang akan

dijelaskan dibawah ini terkait langkah apa saja yang ada didalamnya. Penjelasan dan grafik

dari gambar dijelaskan sebagai berikut:

Gambar 3. PDCA siklus

Keterangan

1. Pemilihan poyek

Ketika memilih proyek berfikir kira-kira bagaimana dapat identifikasi area yang

dibutuhkan perbaikan. Apa input yang membantu mengenali jika area tidak

menyesuaikan diri untuk standart yang dibutuhkan.

2. Menjelaskan alasan

Mencapai product yang telah disetujui, statment pembersihan masalah, penggunaan

fakta dan tidak menyebut beberapa tindakan balasan.

3. Merencanakan tujuan

Pintar memilih tujuan yang diinginkan dari tiap-tiap kemungkinan

4. Melakukan perencanaan

Pokok-pokok aksi spesifik untuk penyelesaian. Kunci perencanaan adalah batas waktu

dan pembelian keluar oleh pemimpin yang relevan

5. Penggumpulan data

Pengumpulan data memungkinkan mengerti arus situasi untuk menemukan luas

masalah. Data menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk analisis masalah

6. Analisis fakta

Penting penggunaannya alat pengoleksi untuk definisi masalah. Hanya dapat data

relevan yang dikumpulkan pada bentuk yang tepat untuk memenuhi solusi hasil dan

tinjauan efektif.

7. Pembangunan solusi

Membuat suatu solusi dari banyak kemungkinan dan analisisnya.

8. Menguji solusi

Suatu tindakan balasan untuk identifikasi dan meprioritaskan, mempunyai ujian

taksiran dan keefektifan.

9. Menjamin tujuan yang memuaskan

Menaksir keberhasilan test tindakan memuaskan oleh perbandingan dengan tujuan

yang di set pada langkah 3.

10. Implementasi Tindakan balasan

Menjamin semua hal yang yang dilakukan membuat sukses tindakan balasan menjadi

standart baru

11. Monitoring Tindakan balasan

Secara berkelanjutan kumpulan data dan analisis fakta untuk monitor efektifitas

implementasi tindakan balasan

12. Perbaikan kontinyu

Definisinya siklus meningkatkan dan pernah meningkatkan standart yang tidak pernah

berhenti

Dari siklus diatas dapat dibuat sebuah konsep dari PDCA sendiri. Konsep ini terkait

penjelasan secara detail titik berat dalam PDCA. Konsep ini merupakan inti utam dari PDCA.

Dalam sebuah pebuatan PDCA tanpa konsep maka akan hampar tanpa adanya penetapan

tertentu. Adapun konsep PDCA dapat dijelaskan dibawah ini:

Plan

Membuat objektif dan kebutuhan proses untuk mengantarkan hasil pada kebutuhan dengan

ekpestasi output (target atau tujuan). Membuat ekspetasi output fokus, hal berbeda dari teknik

lainnya pada kelengkapan dan akurasi spesifikasi juga bagian perbaikan.

Do

Implementasi proses baru, sering pada skala kecil jika mungkin, untuk menguji efek

kemungkinan. Penting untuk mengoleksi data untuk chart dan analisi untuk mengikuti

langkah “Check”

Check

Menghitung proses baru dan mencampurkan hasil (mengkoleksi pada “do” diatas berlawanan

hasil ekpentasi (target atau tujuan dari “Plan”) untuk mengetahui beberapa perbedaan. Data

chart dapat membuat menjadi mudah untuk dilihat pada perintah untuk merubah koleksi data

kedalam informasi. Informasi yang dibutuhkan untuk langkah selanjutnya “Act”.

Act

Analisis perbedaan untuk menentukan alasan. Beberapa akan bagian satu ke lainnya langkah

PDCA. Menentukan bagaimana aplikasi perubahan akan termasuk perbaikan. Ketika pas

jalan empat langkah tidak hasil kebutuhan untuk penganti, menyaring kesempatan ketika

PDCA diaplikasikan kedalam rencana termasuk perbaikan.

Setelah adanya konsep maka dapat dilakukan adanya implementasi dari konsep

PDCA itu sendiri. Adapun implementasi adalah penerapan PDCA itu sendiri dalam hal apa.

Konsepnya bagaimana dan apakah dapat berjalan semestinya. PDCA harus berulang kali

dilaksanakan di spiral meningkatkan pengetahuan sistem yang berkumpul ditujuan akhir, setiap

siklus lebih dekat dari sebelumnya. Satu dapat membayangkan suatu coil spring terbuka, dengan

setiap loop menjadi satu siklus dari metode ilmiah - PDCA, dan setiap siklus lengkap yang

menunjukkan peningkatan kami pengetahuan tentang sistem yang diteliti. Pendekatan ini

didasarkan pada keyakinan bahwa pengetahuan kita dan keterampilan yang terbatas, tetapi

meningkatkan. Terutama pada awal proyek, informasi kunci mungkin tidak diketahui; itu –scientific

PDCA metode-memberikan umpan balik untuk membenarkan dugaan kami (hipotesis) dan

meningkatkan kami pengetahuan. Daripada masukkan "kelumpuhan analisis" untuk

mendapatkannya sempurna pertama kalinya, lebih baik untuk menjadi sekitar benar daripada persis

salah. Dengan pengetahuan ditingkatkan, kita dapat memilih untuk memperbaiki atau mengubah

tujuan (negara ideal). Tentu saja, pendekatan PDCA dapat membawa kita lebih dekat ke tujuan apa

pun yang kita pilih.

Tingkat perubahan, yaitu, tingkat perbaikan, merupakan faktor kunci yang kompetitif di

dunia saat ini. PDCA memungkinkan untuk utama 'melompat' kinerja ('terobosan' sering diinginkan

dalam pendekatan Barat), serta Kaizen (perbaikan kecil sering). Di Amerika Serikat pendekatan PDCA

biasanya dikaitkan dengan yang cukup besar proyek yang melibatkan waktu banyak orang, dan

dengan demikian manajer ingin melihat besar 'terobosan' perbaikan untuk membenarkan usaha

yang dikeluarkan. Namun, metode ilmiah dan PDCA berlaku untuk segala macam proyek dan

kegiatan perbaikan.

5 - PDCA DI PERUSAHAAN IT

Perusahaan IT global menggunakan beberapa proses, metode dan teknik yang diadopsi dan

diterapkan untuk datang dengan produk yang berkualitas tinggi yang memenuhi dan melebihi

harapan pelanggan. PDCA Pendekatan di dunia IT compaines di tingkat yang lebih tinggi dapat

diadopsi dan diterapkan di 4 tingkat yang berbeda sebagai diklasifikasikan di bawah

a) tingkat Individu- Setiap asosiasi dapat menggabungkan PDCA untuk menyelesaikan kegiatan

sehari-hari

b) tingkat Program- Setiap program dapat mengadopsi PDCA untuk setiap scrum dan non-scrum

program berbasis.

c) line level Produk- Setiap lini produk dapat menganalisis tujuannya dengan menggunakan periodik

konsep PDCA

d) tingkat Organisasi.- Perusahaan secara keseluruhan dapat meninjau kinerja secara keseluruhan

dari waktu ke waktu.

Idenya adalah untuk pertama berhasil mengadopsi konsep PDCA di dua tingkat pertama

untuk memulai dengan, yang, di Individu Leval dan Program Tingkat. Berdasarkan keberhasilan

pelaksanaan pada dua tingkat ini, pelaksanaan nantinya dapat diterapkan di tingkat garis produk dan

tingkat Organisasi untuk memastikan bahwa kami mencapai perbaikan menyeluruh dari dasar ke

atas akhirnya membuat perbedaan untuk perusahaan tujuan tahunan keseluruhan, target, tujuan

keuangan dan juga bertemu dan melebihi expecations pelanggan. "Kualitas adalah Raja", ini adalah

mantra keberhasilan di Tektornix metode moving PDCA maju dan akan pasti membantu dengan cara

yang hebat di keberhasilan pelaksanaan mantra ini.

Contoh lain dari penerapan PDCA dijelaskan dibawah ini. Untuk lebih jelasnya akan

disajikan tahap-tahap dalam melakukan proses perbaikan program dengan menggunakan

metode PDCA cycle adalah sebagai berikut:

1. Tahap Plan (Buat Rencana Perbaikan Program)

a. Pertama-tama Anda harus dapat menentukan proses yang perlu diperbaki atau dipecahkan.

Proses yang perlu diperbaiki adalah proses yang terkait erat dengan keseluruhan program dan

tuntutan kebutuhan sponsor atau audiens (peminat, pemakai, pelanggan) yang merupakan

orang yang secara langsung atau tidak langsung berurusan dengan evaluasi. Dalam

menentukan proses yang perlu diperbaiki tersebut, manajer program perlu mengidentifikasi

kegiatan lintas-fungsional proses itu. Pilih masalah atau proses yang akan lebih dahulu

dipecahkan/diperbaiki, dan jelaskan factor-faktor yang memungkinkan dilakukannya

perbaikan proses. Identifikasi hasil-hasil yang merugikan, bentuk dan dukung tim yang tepat.

Tinjau data yang berkaitan dengan masalah yang terjadi. Membatasi permasalahannya

sehingga terfokus pada intinya. Rumuskan maksud dan tujuan usaha perbaikan atau usaha

pemecahan masalah yang akan dilakukan. Cara dan alat yang dapat dipakai dalam perbaikan

program pendidikan: (1) curah pendapat (brainstorming), (2) affinity diagram, (3) check

sheet, (4) control chart, (5) histogram,(6) interrelationship diagraph, (7) pareto chart, (8)

prioritization matrices, (9) process capability, (10) radar chart, dan (11) run chart.

b. Uraikan proses yang dilakukan berkenaan dengan hal tersebut di atas. Anda perlu

menentukan perbaikan apa yang akan dilakukan terhadap proses yang dipilih berdasarkan

peristiwa-peristiwa yang terjadi.

c. Uraikan semua hal yang menjadi penyebab timbulnya masalah, sesuai dengan akar

permasalahannya.

d. Kembangkan cara pemecahan atau perbaikan yang efektif dan dapat dikerjakan.

2. Tahap Do (Kerjakan). Laksanakan solusi dan perubahan proses yang sudah ditentukan.

Disarankan agar mencoba solusi itu pada skala kecil lebih dahulu. Ikutilah rencana dan

pantaulah proses dan hasilnya. Adakan penyesuaian pada cara atau proses bila keadaan

memerlukan demikian.

a. Langkah pertama yang harus Anda lakukan pada tahap “Do” ini adalah mengumpulkan

“baseline information” untuk menentukan keadaan yang nyata sekarang mengenai jalannya

proses. “Baseline information” ini dapat diperoleh dari data historik atau teknik-teknik

pengumpulan data yang lebih canggih.

b. Sesudah “baseline information” dikumpulkan, maka perbaikan yang dikehendaki dapat

diimplementasikan. Dalam tahap ini, Anda dapat menguji hipotesis atau asumsi dengan

menggunakan “baseline information” tersebut. Untuk melakukan uji hipotesis terlebih

dahulu pada skala kecil program untuk menghindari kerugian-kerugian yang tidak kita

kehendaki.

c. Akhirnya, dalam tahap “Do” ini, Anda harus mengumpulkan data lagi untuk mengetahui

apakah perbaikan yang Anda lakukan dengan hipotesis itu membawa perbaikan tau tidak.

d. Alat yang biasanya dipakai adalah (1) activity network diagram, (2) gantt chart, (3) check

sheet, dan (4) control chart.

3. Tahap Check (Evaluasi). Buatlah alat atau cara untuk memantau (memonitor) pelaksanaan

proses dan hasilnya. Konfirmasikan bahwa cara atau alat itu absyah untuk digunakan. Apakah

solusi itu mendatangkan efek yang diinginkan ? Apakah ada konsekwensi yang tidak

diharapkan ?. Alat yang biasa dipakai adalah (1) check sheet, (2) control chart, (3) flowchart,

(4) pareto chart, (5) run chart.

Dalam tahap ini “check” ini, manajer program harus dapat menafsirkan informasi yang baru

dikumpulkan untuk mengetahui apakah perubahan yang dilakukan membawa perbaikan atau

tidak. Untuk dapat ditafsirkan, biasanya data yang dikumpulkan itu disusun dalam grafik

yang lazim dipakai dalam perbaikan mutu program secara terpadu. Dalam langkah ini harus

dapat diketahui apakah yang diperbaiki itu persoalan yang benar atau bukan. Langkah ini

penting untuk menjaga jangan sampai Anda memperoleh solusi yang benar, tetapi dari

persoalan yang salah.

Disamping itu, Anda harus meninjau dan mengevaluasi hasil dari perbaikan yang dilakukan

dengan membuat: (1) alat atau cara untuk memantau (monitoring) pelaksanaan proses dan

hasilnya; (2) konfirmasikan bahwa cara atau alat itu absyah untuk digunakan; (3) apakah

solusi itu mendatangkan efek yang diinginkan ?; dan (4) apakah ada konsekuensi yang tak

diharapkan ? (Margono Slamet, 2001).

Jadi dalam tahap “check” ini, manajer harus dapat melakukan analisis (memisah, memilih

dan membahas data), mengadakan synthesis (merangkum data) dan menafsirkan data serta

informasi sebagai kesimpulan pendapat. Dalam kesimpulan pendapat tersebut harus dapat

digeneralisasikan dalam skala yang lebih besar di dalam organisasi atau tidak. Dengan

demikian, dalam tahap check ini, manajer memperoleh pengetahuan baru mengenai proses

yang berada dalam tanggung jawabnya.

4. Tahap Act (Tindak Lanjut). Nilailah hasil-hasil yang dicapai demikian pula proses

perbaikan dan perubahan proses yang direkomendasikan. Teruskan perbaikan proses bila

diperlukan, bakukan bila memungkinkan. Rayakan keberhasilan yang dicapai. Alat atau cara

yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah affinity diagram dan branstorming.

a. Keputusan untuk perbaikan mana yang akan diimplementasikan. Pada langkah ini, manajer

dihadapkan pada dua pilihan: (1) mengimplementasikan perubahan yang sudah diuji, pada

skala yang lebih luas, atau (2)

menyempurnakan hipothesis untuk diuji kembali. Yang juga perlu diperhatikan dalam

langkah ini adalah efek dari pada perubahan yang dilakukan terhadap SDM dan biaya untuk

diperbandingkan dengan keuntungan yang diantisipasikan.

b. Apabila perubahan yang dilakukan itu berhasil bagi perbaikan proses, maka perlu disusun

prosedur yang baku.

c. Agar supaya perubahan untuk perbaikan berjalan baik, perlu dilakukan pelatihan ulang dan

tambahan bagi karyawan terkait.

d. Dalam langkah ini manajer juga perlu mengkaji apakah perubahan yang dilakukan itu tidak

mempunyai efek negatif terhadap bagian program lain.

e. Pelaksanaan perubahan tersebut perlu dimonitor terus untuk menjaga agar seluruh

karyawan melaksanakan apa yang ditetapkan dalam prosedur yang telah digariskan.

Dengan telah diperolehnya pengetahuan atau informasi baru dari satu siklus PDCA, maka

Anda harus mengulangi siklus dalam tahap berikutnya secara berkelanjutan sehingga terjadi

perbaikan secara terus-menerus (kontinu).

Dapus

Project Execution, Monitoring and Control (IS PM 8. Lecture; 2012 Spring)

KaizenPDCA ( Plan / Do / Check / Act )Training

K.A.CHANDRAKANTH. PLAN DO CHECK ACT (PDCA)IMPROVING QUALITY THROUGH AGILE ACCOUNTABILITY. TEKTRONIX ENGINEERING DEVELOPMENT INDIAPRIVATE LIMITEDNO.4/2, SAMRAH PLAZA,ST MARK’S ROAD,BANGALORE – 560 001email – k.a.chandrakanth@tektronix.com

Fernandes, H.J.X. (1984), Evaluation of Educational Programs. Jakarta: National Educational Planning and Curriculum Development. Isaac S, & Michael, W.B. (1983). Handbook in Research and Evaluation, San Diago, California. Morris, Lynn Lyons, Carol Taylor Fitz Gibbon, Marie E. Freemen. (1987), How to Communicate Evaluation Findings, Center for the Study of Evaluation. University of California, Los Angeles, Beverly Hills: Sage. Stuffebeam, D.L & Shinkfield, A.J. (1987), Evaluation and Enlightment for Decion Making, Columbus, OH: Ohio State University, Evaluation Center. Tayibnafis, Farida Yusuf, (2000), Evaluasi Program, Jakarta: Rineka Cipta. Torres, Rosalie T., Preskill, Hallie S & Piontek, Mary E. (1996). Evaluating Strategis for Communicating and Reporting; Enchancing Learning in Organizations, International Educational and Professional Publisher Thousand Oaks London New Delhi: Sage Publications. Patton,M.Q. (1987), How to Use Qualitative Methodes in Evaluation. Center for the Study of Evaluation, University of California, Los Angeles, Beverly Hills: Sage ---------------.(1986). Utilization-Focused Evaluation, The International Proffesional Publishers

Newbury Park London New Delhi: Age Publications.