FINANSE W BIBLIOTEKACH.Źródła finansowania działalności

bibliotecznej oraz zarządzanie finansami

Bogumiła Urban

Plan prezentacji

• Dlaczego sprawne zarządzanie finansami jest niezbędne w bibliotece?

• Źródła finansowania działalności bibliotecznej:- podstawowe;- uzupełniające (fundraising, sponsoring,

opłaty);• Zarządzanie finansami biblioteki;• Plan finansowy (przygotowanie, zatwierdzenie,

realizacja, korekta budżetu);• Wnioski.

Dlaczego sprawne zarządzanie finansami jest niezbędne w

bibliotece?

• Finanse stanowią kościec działania jakiejkolwiek jednostki organizacyjnej.

• W obiektywnej formie wartości liczbowych (finansowych) odbija się wszelka aktywność biblioteki.

• Nowoczesne profesjonalne zarządzanie biblioteką nie obędzie się bez prawidłowego zarządzania finansami. Plan finansowy jest jego podstawowym narzędziem. Planowanie jest jedną z podstawowych funkcji zarządzania.

Podstawowe źródła finansowania działalności

bibliotecznej (1)• Przychody w biblioteceGłównie - Środki finansowe przeznaczane na działalność biblioteki

przez założyciela. Dotacja budżetowa (bezpośrednia i pośrednia)

Biblioteka Narodowa (bezpośrednia) Biblioteki państwowych szkół wyższych (pośrednia) Biblioteki niepaństwowych szkół wyższych (właściciel) Biblioteki publiczne różnych szczebli (bezpośrednia)–

referat Pani Małgorzaty Jezierskiej Biblioteki szkolne (pośrednia) Biblioteki pedagogiczne (bezpośrednia) Inne

Podstawowe źródła finansowania działalności

bibliotecznej (2)• Dotacje budżetowe przyznawane są na

podstawie złożonego planu działalności bibliotecznej (w ujęciu finansowym) na rok następny (do 22 grudnia roku poprzedniego).

• Plan ten obejmuje grupy kosztów:- Wydatki na cele osobowe- Wydatki rzeczowe

• Dodatkowo niezależnie od planu podstawowego biblioteka może zwracać się o dotacje na cele inwestycyjne.

Dotacje dodatkowe ministerstw

• Biblioteki publiczne - Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego - Biblioteka Plus, Program Rozwoju Bibliotek - referat Pani Małgorzaty Jezierskiej

• Biblioteki szkół wyższych - Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (na przykład dopłaty do konsorcjów elektronicznych baz danych, dotacje na komputeryzację).

• Biblioteki szkolne i pedagogiczne – Ministerstwo Edukacji Narodowej.

Fundraising

• Zdobywanie funduszy na określony cel.Finanse w bibliotece. Verlag Dashhofer Sp. z o.o. Warszawa 2008

• Zewnętrzne źródła finansowania.

Fundraising mieć forma pieniężną, rzeczową, pokrycie kosztów szkolenia,

etc...

PO Innowacyjna GospodarkaPriorytet I. Badania i rozwój nowoczesnych technologii -

1 299 270 589 EUR• Działanie 1.1. Wsparcie badań naukowych dla budowy

gospodarki opartej na wiedzy  - 465 000 613 EUR• Działanie 1.2. Wzmocnienie potencjału kadrowego nauki - 70

037 029 EUR• Działanie 1.3. Wsparcie projektów B+R na rzecz

przedsiębiorców realizowanych przez jednostki naukowe - 373 880 771 EURDziałanie 1.4. Wsparcie projektów celowych - 390 352 176 EUR

Priorytet II. Infrastruktura sfery B+R - 1 299 270 589 EUR• Działanie 2.1. Rozwój ośrodków o wysokim potencjale

badawczym - 691 423 530 EUR• Działanie 2.2. Wsparcie tworzenia wspólnej infrastruktury

badawczej jednostek naukowych - 349 117 647 EUR• Działanie 2.3. Inwestycje związane z tworzeniem

infrastruktury informatycznej nauki -258 729 412 EUR

PO Infrastruktura i Środowisko

• Priorytet XIII Infrastruktura szkolnictwa wyższego - 588 235 294 EUR

• Wspierane będą wiodące ośrodki akademickie oferujące wykształcenie na kierunkach, które będą w największej mierze decydowały o konkurencyjności gospodarki i atrakcyjności dla inwestorów. Należą do nich w szczególności tzw. „kierunki priorytetowe”.

• W zakresie ograniczonym do 25% kosztów kwalifikowalnych projektu wsparcie może zostać przeznaczone na rzecz tzw. infrastruktury towarzyszącej wykorzystywanej przez studentów (np. obiekty socjalne, obiekty sportowo-rekreacyjne, biblioteki)

PO Kapitał Ludzki • Priorytet IV. Szkolnictwo wyższe i nauka -

960 366 839 EUR• Działanie 4.1 Wzmocnienie i rozwój

potencjału dydaktycznego uczelni oraz zwiększenie liczby absolwentów kierunków o kluczowym znaczeniu dla gospodarki opartej na wiedzy - 898 866 839 EURO. Programy rozwojowe uczelni będą umożliwiać podniesienie jakości oferowanych przez nie usług edukacyjnych poprzez m.in. otwieranie nowych kierunków studiów lub specjalności na istniejących kierunkach oraz realizację studiów podyplomowych. Szczególnie istotnym elementem programów rozwojowych uczelni będzie dostosowywanie kształcenia do potrzeb rynku pracy i uwarunkowań gospodarczych.

16 Regionalnych Programów Operacyjnych

• Regionalny Program Operacyjny Województwa ŚląskiegoPriorytet VIII: Infrastruktura edukacyjna Działanie 8.1. Infrastruktura szkolnictwa wyższego. Publiczne oraz niepubliczne szkoły wyższe. Budowa (w tym rozbudowa, nadbudowa, odbudowa), przebudowa i remont istniejących obiektów dydaktycznych, w tym także laboratoriów dydaktycznych, pracowni komputerowych, bibliotek w szkołach wyższych.

Fundacja Rozwoju Systemów Edukacji Program SOCRATES, Warszawa, Mokotowska 43

Programy Lifelong Learning „Uczenie się przez całe życie”

Główne komponenty Socratesa• Erasmus – 20 lat działalności – również dla

pracowników bibliotek („Inni pracownicy uczelni”) - http://www.erasmus.org.pl/

• Leonardo da Vinci – kształcenie zawodowe, innowacyjne podejście do edukacji, doskonalenia zawodowego -http://www.leonardo.org.pl/

• Grundtvig – niezawodowa edukacja osób dorosłych - http://grundtvig.org.pl/

• Inne

Sponsoring

• Sponsoring – zaniedbane źródło finansowe bibliotek.

• Sponsoring to nie jałmużna, datek ani kwesta - to BIZNES!!!

• Sponsor czerpie korzyści z udzielania sponsoringu.

• Sponsoring to budowanie długotrwałych relacji.

Opłaty

Wypracowane środki z opłat – są minimalne, należy uważać, by nie być w sprzeczności z Ustawą o bibliotekach 27 czerwca 1997, art.14

„2. Opłaty mogą być pobierane:a) za usługi informacyjne, bibliograficzne, reprograficzne oraz

wypożyczenia międzybiblioteczne,b) za wypożyczenia materiałów audiowizualnych,c) w formie kaucji za wypożyczone materiały biblioteczne,d) za niezwrócenie w terminie wypożyczonych materiałów

bibliotecznych,e) za uszkodzenie, zniszczenie lub niezwrócenie materiałów

bibliotecznych,3. Wysokość opłat, o których mowa w ust. 2 pkt .1 i 2 nie może

przekraczać kosztów wykonania usługi.”

Zarządzanie finansami biblioteki

W bibliotekach na ogół nie wykorzystuje się wszystkich narzędzi zarządzania finansami. Biblioteki pełnia specyficzną funkcje społeczną, są organizacjami non-profit. Stosuję się:

• Budżet (plan finansowy);• Płynność finansowa;• Zmiana wartości pieniądza w czasie;• Inwestycje (stopa zwrotu, okres

zwrotu, ryzyko inwestycyjne).

Plan finansowy jako podstawowy instrument zarządzania

• Dokument obejmujący w formie ilościowej i rzeczowej spodziewane przychody i koszty danej jednostki. Jest swego rodzaju prognozą, projektem... Jest planem działania ujętym w formie finansowej. Stosowane są terminy budżet, biznes plan lub rachunek wyników.

Przychody - Koszty = Wynik finansowy

(zysk lub strata)

Styczeń Luty ... .... SUMA

Przychody

7 6 50

Koszty 5,5 5 43

Wynik finansowy

1,5 1 7

Rok budżetowy (rok finansowy)

• Rok finansowy - okres 12 miesięcy, na które rozłożone są rachunki przedsiębiorstwa. Sporadycznie rok finansowy może być okresem dłuższym lub krótszym niż 12 msc. Od stycznia do grudnia, od października do września.

Leksykon Finanse. Emka, Warszawa 1997, s.200

Koszty w bibliotece

Koszty, o jakich mówimy w bibliotece to głównie koszty operacyjne (koszty działalności operacyjnej).

• Definicje:1. Koszty działalności operacyjnej - koszty

bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności (...) usługowej (...). B. Olzacka, R. Pałczyńska Gościniak

Leksykon zarządzania finansami Gdańsk, 1998, s. 143

2. Koszty operacyjne - koszty ponoszone w związku z podstawową działalnością firmy.

R. Koch Słownik zarządzania i finansów Kraków 1994, s. 114

Koszty osobowe

• Wynagrodzenie brutto, premie, nagrody, inne.• Świadczenia na rzecz pracowników: odpisy na zakładowy

fundusz świadczeń społecznych, koszty posiłków, dopłaty do biletów, ekwiwalenty, szkolenia, nakłady na bhp, podróże służbowe, odprawy emerytalne, pośmiertne;

• Ubezpieczenia społeczne (ZUS): emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe;

• Pozostałe podatki; • Odpis na Fundusz Pracy (przeciwdziałanie bezrobociu);• Odpis na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń

Pracowniczych (w przypadku niewypłacalności pracodawcy).

Jacek Kulicki Koszty zatrudnienia pracowników, Kraków 2003

Koszty rzeczowe

• Nie jest to termin z ustawy o rachunkowości, rzadko pojawia się w podręcznikach i leksykonach. Jest to swego rodzaju skrót myślowy obejmujący to, co nie jest kosztami osobowymi i finansowymi.

Przygotowanie planu finansowego

• Przygotowuje go dyrektor/kierownik biblioteki w porozumieniu z zwierzchnikiem, kwestorem (księgową), swoim zespołem i ewentualnie szefami działów technicznego, informatycznego lub innych;

• Przygotowania należy zacząć na kilka miesięcy przed wejściem danego planu finansowego w życie.

Założenia do planu finansowego

Dokument zawierający opis poszczególnych kategorii, np.:

„Inwestycje:1. Sprzęt komputerowy z przeznaczeniem na Bibliotekę Cyfrową - 1pojedynczy zestaw komputerowy

Procesor Intel 2,6 GHz x 2, 2xdysk SCSI 73 GB mirror, Kontroler 2-4 GB RAM UPS 1000W – wg cennika DELL.

2.  Regały na książki do wypożyczalni – 10 sztuk;3.  Regały metalowe (7 półek na regale) – 11 sztuk do archiwum (5 sztuk – szerokie ok.130 cm, 6 sztuk

wąskie ok. 95 cm.);5.  Gabloty na nowości na korytarzu – 2 sztuki; Zasoby biblioteczne (rubryka Książki, druki, prenumerata):1. Książki – przyjęto na podstawie ubiegłego roku, pomniejszone o koszty biblioteki cyfrowej. Przez

pierwsze miesiące (za wyjątkiem października z powodu stropu) zwiększono kwoty, bo zapotrzebowanie na początku roku akademickiego jest bardzo duże. Podstawą kalkulacji jest założenie kwotę 2,8 zł. na 1 studenta w ciągu 1 miesiąca z przeznaczeniem na zakup książek.

2. Czasopisma – przyjęto na podstawie prenumeraty za rok ubiegły z rezerwą na ewentualną konieczność zamówienia nowych tytułów;

3. Bazy danych – prenumerowane bazy: Lex dla Banków Prestige oraz Emerald, ProQuest 4. Multimedia – kategoria ta obejmuje kasety audio (głównie do nauki języków), kasety video i płyty CD.5. Pozostałe materiały – uwzględniono paski zabezpieczające do nowo zakupionych książek, tonery,

dyskietki i płyty CD, oznaczenia w bibliotece, 2 pendrive, dekoracje, podpórki do książek.”

BIBLIOTEKA

Plan finansowy na rok akademicki 2008/9

KOSZTY (wyszczególnienie) X XI XII I II III IV V VI VII VIII IXWyposażenieBIBLIOTEKA CYFROWA Zestaw komputerow y Procesor Intel 2,6 GHz x 2, 2xdysk SCSI 73 GB mirror, Kontroler 2-4 GB RAM

Regały na książki (łącznie 10 sztuk)

Regały metalow e do archiw um (łącznie 11 sztuk)

Wrzutnia na książki na korytarz

Gabloty na korytarze - 2 sztuki

Przystaw ka do biurkaObudow a parapetów w czytelni

Żaluzje do czytelniDrukarka do w ypożyczalni

Malow anie pomieszczeńZużycie materiałów i energii:

Materiały Biurowe:

Materiały biurow e:

Papier do drukarek i kserokopiarek

Środki Czystości

Książki, druki, prenumerata

Książki do biblioteki

Czasopisma

Multimedia

Bazy danych

Pozostałe materiały

Paski zabezpieczające do systemu bramekTonery

Przenośny dysk - pendrive

Podpórki do książekOznaczenia w Bibliotece (antyramy, plexi)Dekoracje (kw iaty, donice, dekoracje św iąteczne)

Usługi obce

Poczta + kurier

Pozostałe UsługiBIBLIOTEKA CYFROWA-Program dLibra (licencja, instalacja, szkolenia, serw is)

Usługi introligatorskieNapraw a sprzętu

Wynagrodzenia z umów zlecenia

Pozostałe koszty

Podróże służbowe

Reprezentacja

Promocja biblioteczna

Gadżety od NORTE i kalendarze

Roll-up

Rozwój kadry administracyjnej

Udział w konferencjach, szkoleniach, targach - ogólnie

Kurs kancelaryjno-archiw alny I stopnia

Warsztaty z formatu zapisu rekordów bibliograficznychSzkolenie w Bibliotece Narodow ej Wprow adzenie do formatu MARC21

RAZEM KOSZTY

Zatwierdzenie planu finansowego

• Zatwierdzenie planu finansowego poprzedzają negocjacje, rozmowa z mocodawcą (kanclerz?, kwestor?, dziekan?, dyrektor?). Zadaniem dyrektora biblioteki jest obronić wszystkie zaplanowane pozycje budżetowe.

• Dwie tendencje: - planować więcej, bo „i tak obetną”.- planować rzetelnie.

Realizacja planu finansowego

• Rubrykę Wykonanie uzupełnia się co miesiąc i liczy % wykonania.

Styczeń Luty

Plan Wykonanie

% Plan Wykonanie

%

Książki 18000 15000 83% 18000 18500 103%

Czasopisma

Korekta planu finansowego

• Jeżeli zaistnieje sytuacja znaczących zmian (zarówno wzrostu, jak i spadku) w zaplanowanych poziomach kosztów (przychodów) należy przygotować korektę planu finansowego, która uwzględnia nową sytuację.

Propozycja zmian do korekty budżetu 2005/2006 - Biblioteka

Było Pomniejszyć o: JestKsiążkiPrenumetaraRemont sali nr 125 (wypożyczalnia)

Wnioski• Biblioteki powinny nauczyć się w większym stopniu

pozyskiwać fundusze zewnętrzne (fundraising, sponsoring).

• Zarządzanie finansowe stanowi (powinno stanowić!) podstawę zarządzania biblioteką.

• Kompetencje z zakresu finansów dyrektora/kierownika biblioteki wpływają na jej funkcjonowanie.

• Konstrukcja i realizacja dobrego planu finansowego, a także innych narzędzi finansowych może nie jest łatwa, ale jest w możliwościach większości z nas.

• Wszyscy musimy się jeszcze dużo nauczyć o finansach, ale jesteśmy na dobrej drodze!

Serdecznie dziękuję za Państwa życzliwą uwagę.

Bogumiła Urban