Financijska pravila za FP7 projekte

Filozofski fakultetSveučilišta u Zagrebu,

30.11.2012.Ana GrdovićNacionalna kontakt osoba za FP7 financijeAgencija za mobilnost i programe EUGajeva 22, Zagrebe-mail: ana.grdovic@mobilnost.hrtel.: 01 5005 961

Sadržaj

• Vrste projekata – sheme financiranja• Vrste aktivnosti u projektima• Direktni troškovi• Indirektni troškovi• Financijsko izvještavanje• Ostala financijska pravila

Terminologija

Budget – ukupna vrijednost projekta Grant - iznos koji pokriva Europska komisija - obično definiran kao % prihvatljivih troškova Eligible costs (prihvatljivi troškovi) = direktni troškovi + indirektni troškovi Funding regime (troškovni modeli) - način na koji se obračunavaju indirektni

troškovi; određeni posebno za svaku instituciju Grant Agreement – Ugovor o darovnici National Contact Point (NCP) - Nacionalne kontakt osobe Project officer – osoba u Europskoj Komisiji zadužena za projekt

Ključne stavke za uspješan projekt

Koordinator:• Koordinator mora dogovoriti pravila financijskog vođenja projekta na

samom početku• Dogovoriti periodično izvještavanje (mjesečno, kvartalno, polugodišnje...)• Kontaktirati „project officer”-a za sve nejasnoće, pitanja i savjete

Svi partneri na projektu:• Pročitati financijska pravila za FP7 projekte• Osigurati adekvatno osoblje za rad na FP7 financijama• Sve događaje/troškove kontinuirano i pravovremeno računovodstveno

knjižiti

Grant je...

...financijski doprinos Europske komisije

• Određen je:a) Shemama financiranja – „Funding schemes”b) Tipovima aktivnosti (npr. RTD, Demonstration,

Management, Training itd.)c) Kategorijom sudionika

Sheme financiranja:Vrste projekata:1. Kolaborativni projekti2. Mreže izvrsnosti3. Aktivnosti koordinacije i podrške

• Vrste projekata unaprijed su definirane od strane Europske komisije za svaki poziv

Korak 1Research Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/

Korak 2

Korak 3

b) Vrste aktivnosti unutar projekta

1. Menadžment - upravljanje projektom - vođenje administrativnih, financijskih, pravnih i etičkih aspekata projekta

2. RTD – istraživanje i tehnološki razvoj 3. Demonstracijske aktivnosti - npr. testiranje prototipa koji će

se uskoro plasirati na tržište4. Ostale aktivnosti - diseminacijske aktivnosti - trening - networking

c) Kategorija sudionika

• Državne institucije• Ustanove za srednje i visoko obrazovanje• Istraživačke organizacije• Mala i srednja poduzeća• Velike kompanije

a) Vrste projekata – financijske shemeSheme financiranja Minimalan

broj partnera

Optimalan broj partnera

Doprinos EC Trajanje Svrha Ciljne institucije Aktivnosti

Kolaborativni projekti (Integrirani projekti)

3 10-20 4-25 mil. EUR 3-5 godina • Ciljano istraživanje• Rješavanje različitih pitanja

putem „programskog pristupa”

• Industrija• SMEs• Istraživačke

institucije• Sveučilišta

• Istraživanje• Demonstracija• Trening• Aktivnosti vezane za inovacije• Menadžment

Kolaborativni projekti (STREP - Small or medium scale focused research actions)

3 5-10 1-4 mil. EUR 2-3 godine • Ciljano istraživanje, fokusirano na određenu problematiku

• Industrija• SMEs• Istraživačke

institucije• Sveučilišta

• Istraživanje• Demonstracija• Trening• Aktivnosti vezane za inovacije• Menadžment

Mreže izvrsnosti 3 6-12 4-10 mil. EUR 4-5 godina

• poticanje dugoročne suradnje istraživačkih resursa i kapaciteta

• Industrija• SMEs• Istraživačke

institucije• Sveučilišta

• Istraživanje• Menadžment• Other activities (npr. trening,

diseminacija)

Aktivnosti koordinacije

3 13-26 0.5-2 mil. EUR 1.5-3 godine

• Koordinacija• Umrežavanje• Koordinacija istraživačkih

aktivnosti i politike

• Industrija• SMEs• Istraživačke

institucije• Sveučilišta

• Menadžment• Organizacija događaja• Razmjena osoblja

Aktivnosti podrške 1 1-15 0.03-3 mil. EUR 9 mjeseci -3 godine

• Podrška istraživačkih aktivnosti i politike

• Priprema budućih aktivnosti

• Industrija• SMEs• Istraživačke

institucije• Sveučilišta

• Menadžment • Konferencije• Seminari• Radionice• Studije• Ekspertne skupine• Informacijske i komunikacijske

aktivnosti

Maksimalne stope sufinanciranja prema subjektima i aktivnostima

Kategorija sudionika Državne institucije, ustanove za srednje i visoko obrazovanje, istraživačke

organizacije, mala poduzeća (SMEs)

Sve druge organizacije (npr. velika poduzeća)Aktivnost

Istraživanje i tehnološki razvoj (RTD)

75% 50%

Demonstracijske aktivnosti

50% 50%

Aktivnosti koordinacije i podrške

100% 100%

Menadžment, revizija i ostale aktivnosti

100% 100%

Financijski doprinos EC (grant)

• ne može biti viši nego je prethodno ugovoreno, iako su ponekad nastali troškovi veći od predviđenih

Transfer budžeta između partnera i WPa na projektu je dozvoljen:• bez službene izmjene Grant Agreement-a ako je posao izvršen

prema planu u GA• sa službenom izmjenom Grant Agreement-a ako je došlo do

velikih promjena

Financijski doprinos EC (grant)

• Financijski doprinos EC uključuje:1. Prvu isplatu na početku projekta (predfinanciranje)2. Periodične isplate koje prate svaki izvještajni period3. Završnu isplatu na kraju projekta – nakon završnog izvješća –

EC ima 105 dana da izvrši isplatu

• Postoje dva ograničenja predfinanciranja:1. 5% u garancijski fond2. 10% EC zadržava do posljednje isplate

Predfinanciranje• U roku od 45 dana od potpisivanja ugovora2 vrste predfinanciranja:1. Za projekte s 1 ili 2 izvještajna razdoblja: predfinanciranje = 60 do 80% od ukupnog doprinosa

Europske komisije

Primjer 1.Trajanje projekta 3 godineFinancijski doprinos EK (Grant) 3.000.000,002 izvještajna razdoblja

PredfinanciranjePredfinanciranje (60%-80%) 1.800.000,00

Garancijski fond (5% od ukupnog financijskog doprinosa EK ) 150.000,00

10% EK zadržava do zadnjeg izvještaja 300.000,00

Predfinanciranje 1.350.000,00

Predfinanciranje1. Za projekte s trajanjem dužim od dva izvještajna razdoblja, predfinanciranje iznosi

160% u odnosu na prosječni financijski doprinos EK za jedno izvještajno razdoblje

Primjer 2 .Trajanje projekta 3 godineFinancijski doprinos EK (Grant) 3.000.000,003 izvještajna razdoblja

PredfinanciranjeProsječni iznos 3.000.000,00/3 = 1.000.000,00

160% od prosječnog iznosa 1.600.000,00

Garancijski fond (5% od ukupnog financijskog doprinosa EK )

150.000,00

10% EK zadržava do zadnjeg izvještaja 300.000,00

Predfinanciranje 1.150.000,00

Prihvatljivi troškovi

... moraju biti:• stvarni• izvršeni od strane ugovaratelja• utrošeni tijekom trajanja projekta (izuzetak: završni izvještaj i

završna revizija)• izvršeni u svrhu postizanja projektnih ciljeva• utrošeni u skladu sa standardnim računovodstvenim pravilima

koje primjenjuje ugovaratelj• sačuvani u računovodstvenim arhivama ugovaratelja

Neprihvatljivi troškovi

• indirektni porezi, uključujući PDV (postupak oslobođenja od plaćanja PDV – zamolba MZOŠ-u:http://public.mzos.hr/Default.aspx?art=11562&sec=2668)• kamate • provizije• gubitci na tečaju• troškovi nastali u vezi sa drugim projektom koji je financiran

od EU• dugovi ili usluge servisiranja dugova

Prihvatljivi troškovi:

A) Direktni B) Indirektni troškovi

A) DIREKTNI troškovi:• Trošak osoblja • Oprema• Materijali - potrošni - direktno za projekt; ako nije inače dio indirektnih

troškova u instituciji• Putovanja• Podugovaranje (subcontracting) – samo za aktivnosti koje ne možete sami

provesti: revizija, tiskanje, izrada mrežnih stranica...

B) Indirektni troškovi

• Troškovi koji se ne mogu direktno povezati sa projektom:a) Korištenje infrastrukture: npr. ureda ili laboratorijab) Režije (voda, električna energija, održavanje)c) Telefonski troškovi, fotokopiranje, uredski pribord) Mjesečne pretplate, lokalni porezi, knjige za knjižnicu…

• Ne trebaju se pravdati računima! • Ne obračunavaju se na podugovaranje!

Obračun indirektnih troškova1. Standardna fiksna stopa - “flat rate”• stvarni direktni troškovi• fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 20% direktnih troškova isključujući

podugovaranje;• industrija2. Posebna prijelazna fiksna stopa - “flat rate”• stvarni direktni troškovi• fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 60% direktnih troškova isključujući

podugovaranje;• javne ustanove; srednjoškolske i visokoškolske institucije, istraživačke organizacije3. Obračun stvarnih indirektnih troškova – “full cost model” • stvarni direktni i indirektni troškovi• koriste institucije koje posjeduju analitički računovodstveni sistem i mogu

identificirati i dokazati indirektne troškove – za sada RIJETKO• mogućnost dobivanja većeg iznosa indirektnih troškova

Indirektni troškovi – Aktivnosti koordinacije i podrške

• Kada su u pitanju aktivnosti koordinacije i podrške iznos pokrića prihvatljivih indirektnih troškova iznosi maksimalno 7% od ukupnih prihvatljivih direktnih troškova isključujući podugovaranje

• Sufinanciranje EC je do 100%

Troškovi

Prihvatljivi Neprihvatljivi

Direktni Indirektni PDV kamate provizije gubitci na tečaju troškovi nastali u vezi sa

drugim projektom koji je financiran od EU

dugovi ili usluge servisiranja dugova

Trošak osoblja Oprema Materijali - potrošni - direktno za

projekt; ako nije inače dio indirektnih troškova u instituciji

Putovanja Podugovaranje (subcontracting) –

samo za aktivnosti koje ne možete sami provesti: revizija, tiskanje, izrada mrežnih stranica...

Korištenje infrastrukture: npr. ureda ili laboratorija

Režije (voda, električna energija, održavanje)

Telefonski troškovi, fotokopiranje, uredski pribor

Mjesečne pretplate, lokalni porezi, knjige za knjižnicu…

Troškovi osoblja

Za izračun efektivne satnice potrebno je odrediti:• Ukupan broj produktivnih sati odrađenih u jednoj godini• Bruto iznos primitaka

• Produktivni sati – od ukupnog broja radnih dana oduzmu se državni praznici, dani godišnjih odmora, bolovanja i ostali izostanci

Prekovremeni sati ne ulaze u izračun i ne mogu se evidentirti kao trošak osoblja za projekt!!!

Bruto iznos primitaka uključuje:

Bruto II. Prijevoz Regres Božićnica Topli obrok Dodatke na plaću

• Uključuje sve primitke koji su u skladu s uobičajenom praksom institucije

Izračun satnice

• Bruto primitak zaposlenika (ukupan trošak poslodavca) u izvještajnom razdoblju podijelimo s brojem produktivnih sati u izvještajnom razdoblju = satnica

• Trošak na projektu:(Ukupan trošak poslodavca / Ukupni produktivni sati ) x ( EU evidentirani sati )

Produktivni dani/sati – prosjek produktivnih sati prema EC

Dani Sati (8 sati dnevno)

Broj dana godišnje 365

Vikendi -104 (52 x 2 )

Broj radnih dana 261 = 2.088

Državni praznici 15 = 120

Godišnji odmor 21 = 168

Bolovanje 15 = 120

Produktivno vrijeme 210 = 1.680

Prosječan broj sati mjesečno 140

Vremenik (timesheet)

• Vremenik je potrebno voditi za 8-satni radni dan

• Vremenik obuhvaća sve poslove/projekte koje ta osoba obavlja:

a) rad na osnovnim djelatnostima – nastava i priprema za nastavu, ispiti i priprema ispita, rad sa studentima, projekti MZOŠ-a

b) (europski) projekti;c) ostale djelatnosti (npr. administracija)

Vremenik (timesheet)/primjer

Man month

• „Man months“ – potrebni mjeseci rada na projektu• Prosjek produktivnih sati mjesečno po osobi (s punim radnim

vremenom; bez bolovanja, godišnjeg odmora itd.) - obično oko 140 sati mjesečno

• npr. na 140 produktivnih sati mjesečno – 70 sati rada na projektu = 0,5 MM

Trošak putovanja

...prihvatljiv direktan trošak ukoliko je u skladu s planiranim budžetom i aktivnostima kod prijave projekta

Prihvatljivi troškovi: • Trošak prijevoza• Dnevnice – prema pravilima institucije • Smještaj

• PDV neprihvatljiv!

Podugovaranje• Pravna osoba koja nije potpisnik GA niti partner na projektu• Obavlja poslove/usluge za projekt koje partner nije u mogućnosti izvršiti• Ispostavlja račun za obavljen posao/uslugu• Prava pripadaju partneru projekta• Podugovaratelj za izvršeni posao/uslugu odgovara partneru na projektu, a

ne EC

Podugovaranje = prihvatljiv trošak ako: posao ne može obaviti partner posao je nužan za projekt posao nije temeljni zadatak u provođenju FP7 projekta je navedeno u Aneksu I. GA, uključujući financijsku procjenu (za velike

poslove) prilikom izrade budžeta

Primjer budžeta (fakultet)

Aktivnost Direktni prihvatljivi troškovi

Indirektni troškovi (60%)

Ukupni prihvatljivi troškovi

Stopa sufinanciranja

Sufinanciranje

RTD 250.000,00 150.000,00 400.000,00 75% 300.000,00

Demonstration 50.000,00 30.000,00 80.000,00 50% 40.000,00

Management 80.000,00 48.000,00 128.000,00 100% 128.000,00

Other 20.000,00 12.000,00 32.000,00 100% 32.000,00

TOTAL 400.000,00 240.000,00 640.000,00 - 500.000,00

Ukupno sufinanciranje EK iznosi 78%

Financijsko izvještavanje

a) periodično izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana od kraja perioda (12 ili 18 mjeseci) – Form Cb) završno izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana nakon završetka projekta - Europska komisija u roku od 105 dana treba izvršiti evaluaciju i isplatu

Revizija: obvezna kad financiranje partnera dosegne 375.000 € - osim ukoliko projekt traje do 2 godine → onda na kraju projekta

Form C• Obrazac za predaju financijskog izvještaja• Svaki partner ispunjava zasebni FORM C• Financijsko izvještavanje = u eurima

FORM C sadrži:1. Općenite informacije (o projektu, broj projekta, izvještajna razdoblja)2. Informacije o partneru (ime, PIC broj, stopu sufinanciranja za RTD aktivnosti, stopu indirektnih troškova)3. Nastale troškove 4. Deklaraciju o prihodima5. Deklaraciju o kamatama6. Certifikat o metodologiji7. Certifikat o financijskom izvještaju

FORM C

Tečaj

• Koristi se tečaj Europske centralne banke: Prema datumu nastanku troška Prvi radni dan nakon izvještajnog razdoblja

http://www.ecb.int/stats/eurofxref/

Korisne informacije i pomoć:

Finance HelpDesk:http://www.finance-helpdesk.org/Front/ShowCategory.aspx?CatId=30

Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions

ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf

Guidance note on project reporting:http://ec.europa.eu/research/participants/portal/ShowDoc/Extensions+Repository/General+Documentation/Guidance+documents+for+FP7/Project+reporting/project_reporting_en.pdf

Ana Grdović Agencija za mobilnost i programe EUGajeva 22 (savjetovanja u Frankopanskoj 26)Tel: 01 5005 961E-mail: ana. grdovic@mobilnost.hr