Financijska pitanja u programu Obzoru 2020. - ITN

Tematski informativni dan:MARIE SKŁODOWSKA-CURIE ACTIONS

ITNZagreb, 21.11.2014.

Ana Grdović

NCP za financijska pitanja u programu Obzor 2020.

Agencija za mobilnost i programe EU, Odjel za mobilnost

istraživača

Sadržaj:

ITN financijska pravila:

• Troškovi koji pripadaju

istraživaču

• Troškovi koji pripadaju

instituciji

• Primjer CERN-a

• Uplate od EK

• Revizija

Obzor 2020. financijska pravila:

• Prihvatljivi troškovi

• Stope sufinanciranja/Budžet

• Vrste troškova

• Direktni/indirektni troškovi

• Kalkulacija troškova osoblja

• Financijsko izvještavanje

ITN - EC contribution:

A) Troškovi koji pripadaju

istraživaču:

1. Naknada za troškove života

(Living allowance)

2. Naknada za mobilnost

(Mobility allowance)

3. Naknada za obitelj (Family

allowance)

B) Troškovi koji pripadaju

instituciji:

1. Troškovi istraživanja,

treninga i umrežavanja

(Research, training and

networking costs)

2. Troškovi menadžmenta i

indirektni troškovi

(Management and indirect

costs)

Primjer planiranog budžeta u sustavu

A - Troškovi koji pripadaju istraživaču B - Troškovi koji pripadaju instituciji

Ukupno

Naknada za troškove života

Naknada za mobilnost

Naknada za obitelj

Troškovi istraživanja, treninga i umrežavanja

Trokovi menadžmenta i indirektni troškovi

Godina 1 55.980,00 10.800,00 4.500,00 32.400,00 21.600,00 125.280,00

Godina 2 111.960,00 21.600,00 9.000,00 64.800,00 43.200,00 250.000,00

Godina 3 111.960,00 21.600,00 9.000,00 64.800,00 43.200,00 250.000,00

Godina 4 55.980,00 10.800,00 4.500,00 32.400,00 21.600,00 125.280,00

Ukupno 335.880,00 64.800,00 27.000,00 194.400,00 129.600,00 751.680,00

• Fiktivni budžet za tri istraživača zaposlena u Belgiji, na 36 mjeseci.• 250,00 eura mjesečno je korišteno za naknadu za obitelj.• Izračun uzima u obzir korekcijski faktor (Belgija – korekcijski faktor 100)

Naknada za troškove života (Living allowance)

– Referentne stope i korekcijski faktor navedeni u Radnom

programu

– ITN – samo ESR

– U slučaju stipendije, istraživač dobiva samo 50% iznosa

Researchers categories

EUR/year EUR/month

Early stage researchers (ESR)

37.320,00 3.110,00

Experienced researchers

55.800,00 4.650,00

Naknada za troškove životaMonthly living allowance

Primjer: • Monthly living allowance – Austria: 3.110,00 x 104,8%=3.259,28 eur• Monthly living allowance – Portugal: 3.110,00 x 89,1%=2.771,01 eur

Naknada za mobilnost i obitelj

– Naknada za mobilnost (Mobility allowance)

• Fiksni iznos od 600,00 eura/mjesečno/po istraživaču

• Plaća se svakom zaposlenom istraživaču

– Naknada za obitelj (Family allowance)

• 500,00 eura/mjesečno/po istraživaču za istraživače s obitelji:

– Brak

– Zajednica koja je ekvivalentna bračnoj zajednici prema nacionalnom

zakonodavstvu zemlje gdje je zajednica formalizirana

– Uzdržavana djeca

Troškovi istraživača

Važno:

– Plaćaju se direktno istraživaču (bruto iznos)

– Određuju se na početku projekta i tijekom projekta se ne mijenjaju

– Korekcijski faktor se primjenjuje samo na naknadu za životne

troškove

– Minimalan iznos mora biti plaćen istraživaču:

• Tijekom projekta (ne nužno mjesečno isti iznos)

• Za iznose plaćene u valuti različitoj od eura, paziti da se plati minimalni iznos

– Paziti da se uzimaju iznosi i korekcijski faktori primjenjivi na taj

natječaj

Troškovi istraživanja, treninga i umrežavanja

– Dio su troškova koji pripadaju instituciji

– Fiksni iznos od 1.800,00 eura mjesečno/po istraživaču

– Može se koristiti za:

• Objavu natječaja

• Troškove odlaska na treninge

• Troškovi izvršenja programa treninga

• Troškove istraživanja, organizaciju konferencija, sudjelovanje na konferencijama itd.

• Koordinacija između partnera uključujući i troškove sastanaka za umrežavanje

• Školarinu

– Konzorcij se mora dogovoriti oko potrošnje tih sredstava

– Revizori će tražiti dokaze o nastanku aktivnosti plaćenih iz te stavke

Primjer CERN:

Raspodjela kategorije „Troškovi istraživanja, treninga i umrežavanja”

(1.800,00 eura):

1) Troškovi povezani sa sudjelovanjem istraživača na treninzima:

– 600,00 eura/mjesečno/po istraživaču

2) Troškovi vezani uz troškove istraživanja, izvođenje treninga i

troškovi povezani s koordinacijom između partnera

– 1200,00 eura/mjesečno/po istraživaču (uključuje tzv. “common

pot”)

Zajednički fond konzorcija

• Svi partneri kontribuiraju u tzv “Common pot” kojim upravlja koordinator

• “Common pot” služi za plaćanje zajedničkih troškova poput organizacije

treninga

• Osigurava da partneru koji organizira trening budu nadoknađeni troškovi

nastali za cijeli konzorcij

• Na kraju svakog perioda partner prijavljuje stvarne troškove koordinatoru

koji mu nadoknađuje te troškove iz „Common pot-a”

• To je puno lakše (i transparentnije) implementirati u okviru konzorcijskog

ugovora

Zajednički fond - primjer Inicijalni budžet Novi budžet

Troškovi istraživanja, treninga i umrežavanja

Iznos zadržan poresearchers-month

Broj researcher-month

Ukupno zadržaniznos od partnera

Novi budžet po partneru

Koordinator 64.800,00 300,00 36,00 10.800,00 54.000,00

Partner 1 129.600,00 300,00 72,00 21.600,00 108.000,00

Partner 2 108.000,00 300,00 60,00 18.000,00 90.000,00

Partner 3 64.800,00 300,00 36,00 10.800,00 54.000,00

Partner 4 108.000,00 300,00 60,00 18.000,00 90.000,00

Partner 5 64.800,00 300,00 36,00 10.800,00 54.000,00

Partner 6 64.800,00 300,00 36,00 10.800,00 54.000,00

Partner 7 64.800,00 300,00 36,00 10.800,00 54.000,00

Partner 8 64.800,00 300,00 36,00 10.800,00 54.000,00

TOTAL 734.400,00 300,00 408,00 122.400,00 612.000,00

Troškovi menadžmenta i indirektni troškovi

• Kategorija koja propada instituciji

• Fiksno 1.200,00 eura/mjesečno/po istraživaču

• Može se koristiti za:

• Organizaciju „kick-off” sastanka i ostalih konzorcijskih sastanaka

• Administrativno upravljanje konzorcijem kroz projekt

• Održavanje konzorcijskog ugovora (obavezno za EID)

• I bilo koji drugi indirektni troškovi

• Konzorcij mora odrediti kako će se ovaj novac koristiti

Uloga koordinatora

Osigurati:

– dnevno tehničko i administrativno upravljanje projektom

– da su izvještaji (financijski i znanstveni) poslani na vrijeme u EC za sve partnere

– da svi partneri poduzmu mjere da se osigura ravnopravni tretman (spolna

zastupljenost)

– da ne raspodijeli više od 40% ukupnog budžeta u jednu državu

– sastanke sa svim partnerima, partnerskim organizacijama i REA-om

– da se osnuje supervizijsko tijelo mreže zajedno sa partnerskim organizacijama

– da se Project Officer-a informira o bilo kakvoj redistribuciji “researcher -months”

Kako pošteno raspodijeliti budžet?

• Budžet MTG i indirektnih troškova će predstavljati 15-20% ukupnog

budžeta!

• Konzorcij može odlučiti da:

• Da kreira drugi „Common pot” i nadoknađuje realne troškove iz

njega

• Da realocira budžet unaprijed, npr.:

– 50% koordinatoru

– Ostatak distribuira između partnera po PM

• Ovo se mora definirati u konzorcijskom ugovoru

Predfinanciranje

• Plaća se koordinatoru unutar 30 dana od početka projekta ili

stupanja ugovora (Grant Agreement) na snagu

• Obično 60-80% od ukupne EU kontribucije

• 5% u jamstveni fond

• Koordinator vrši uplatu partnerima

Ostale projektne uplate

• Za projekte koji imaju više od jednog izvještajnog razdoblja

• Plaća se koordinatoru nakon što REA odobri prethodni

izvještaj

• Maksimalno 85% EC kontribucije do kraja projekta

• Koordinator uplaćuje partnerima prema dogovoru u

konzorcijskom ugovoru

Partnerske organizacije – podsjetnik:

• Sudjeluju u organizaciji treninga

• Pružaju dodatne transferabilne vještine i mogućnosti secondment-a

• Ne zapošljavaju istraživače

• Ne potpisuju ugovor

• Ne mogu direktno potraživati sredstva na projektu

– Ako oni organiziraju neki trening, izdaju nam račun za organizaciju

treninga

Revizija:

• Nema prijave stvarnih troškova – nema provjere

• Pravilna kalkulacija EC kontribucije (fiksni mjesečni iznos x broj mjeseci)

– Pripaziti da je iznos predviđen ugovorom i isplaćen istraživaču

– Cijela EC kontribucija je ograničena na:• 540 researcher-months za sve ETNs i EJDs, kao i za EIDs s više od dva partnera

• 180 researcher-months za EIDs sa dva partnera

• Ugovor o radu sa istraživačem

– U slučaju stipendije, pripremiti dobro objašnjenje

• Ispunjavanje uvjeta (istraživač!):

– CV

– Godine iskustva

– Mobilnost

Revizija (2)

• Dokaz o uplatama plaća istraživaču

– Provjeravat će se i uplate za mirovinsko i zdravstveno osiguranje

• Dokaz o iznosima iz ugovora

• Dokaz o radu istraživača na projektu:

– Nije nužno voditi vremenike

– Može se dokazati dnevnicima rada, konferencijskim sažecima i sl.

• Nije nužno voditi vremenike za administrativno osoblje

Savjeti

• Savjeti za sve:

– Na vrijeme krenuti sa zapošljavanjem istraživača

– Uključiti administraciju u vođenje projekta

– Upoznati administraciju s pravilima ITN-a

• Savjeti za koordinatore:

– Redovna komunikacija s Project officerom

– Menadžment budžet – iskoristiti za zaposlenje osobe koje će raditi na projektu

– Ne očekivati da svi partneri znaju pravila

– Kontrolirati sve financijske izvještaje partnera

Korisni linkovi za MSCA:

• Work Programme:http://ec.europa.eu/research/participants/portal/doc/call/h2020/common/1617603-part_3_msca_v2.0_en.pdf

• Guide for applicants:http://ec.europa.eu/research/participants/portal/doc/call/h2020/h2020-msca-itn-2015/1625120-itn_2015_-_guide_for_applicants_v2_corrigendum_30_09_2014_en.pdf

• Annotated Grant Agreement:http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf

OBZOR 2020. - OSTALA NAJVAŽNIJA PRAVILA

Annotated Grant agreement:

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h20

20-amga_en.pdf:

• Article 4: Estimated budget and Budget transfers

• Article 5: Grant amount, Form of Grant, Reimbursement rates, Forms of

costs

• Article 6: Eligible and ineligible costs

• Article 8: Resources to implement the action

• Article 21: Payments

• Article 22: Checks, Reviews and Audits

Vrste aktivnosti/stope sufinanciranjaVrsta aktivnosti Stopa financiranja Kriterij za prijavu

Istraživačke aktivnosti (Research and Innovation Actions)

• financiranje do 100% prihvatljivih troškova

Min 3 pravne osobe iz različitih zemalja članica ili pridruženih zemalja

Aktivnosti usmjerene na inovacije (Innovation Action):

• financiranje do 70% prihvatljivih troškova

• izuzetak: neprofitne institucije i ovdje imaju pravo na 100% EC kontribucije

Min 3 pravne osobe iz različitih zemalja članica ili pridruženih zemalja

Aktivnosti koordinacije i podrške(Coordination and Support Actions)

• financiranje do 100% Min jedna pravna osoba iz zemlje članice ili pridružene zemlje

MSP instrument Financiranje : 70% od ukupnog budžeta (flat rate 50.000,00 eura)

Minimalno jedno MSP iz zemlje članice ili pridružene zemlje

ERA-NET sufinanciranje • Financiranje do 33% Javno-javna partnerstva; 3 istraživačke institucije

Predkomercijalna nabava (PCP) Javna nabava inovativnih rješenja(PPI)

- Predkomercijalna nabava/javna nabava inovativnih rješenja

Vrste troškova

• Stvarni troškovi (actual costs)

• Stvarno nastali troškovi knjiženi u poslovnim knjigama

• NOVO: Porezno nepriznati iznos PDV-a također prihvatljiv trošak

• Troškovi po jedinici (unit costs)

• Fiksni iznos po jedinici određen od strane EK (npr. troškovi po jedinici za vlasnike malih is srednjih poduzeća)

• Za prosječne troškove osoblja izračun se bazira na uobičajenoj računovodstvenoj praksi

• Jedinstvena stopa (Flat rate)

• Određeni postotak od prihvatljivih direktnih troškova – npr. Indirektni troškovi: 25% od direktnih bez troškova podugovaranja

• Paušalni iznos (Lump sum)

• Fiksni iznos sredstava koji pokriva jedan ili više troškovnih kategorija – npr. SME instrument u Fazi 1 (50.000,00 eura)

Radi lakšeg snalaženja:

Personnel Subcontracting

Financial

support to 3rd

parties

Other

Actual costs ���� ���� ���� ���� � ����

Unit costs

Yes for - Average personnel

costs

- SME owners &

natural persons

without a salary

� � � �

Yes if foreseen by

Comm.

Decision

Flat-rate

costs � � � � ���� �

Lump sum

costs � � � � �

Yes if foreseen by

Comm.

Decision

INDIRECT

COSTS

DIRECT COSTS SPECIFIC

CATETORIES

OF COSTS

FORMS OF

COSTS

BUDGET CATEGORIES

Prihvatljivi troškovi

DIREKTNI + INDIREKTNI = PRIHVATLJIVI TROŠKOVI

Direktni troškovi:

• Stvarno nastali od strane partnera na projektu

• Nastali za vrijeme implementacije projekta (formalno trajanje projekta)

• Navedeni u planiranom budžetu prilikom pisanja projektne prijave

• Postoji veza s aktivnostima navedenim u Dodatku 1 (Annex 1)

• Moraju se moći utvrditi i provjeriti, te moraju biti evidentirani u poslovnim

knjigama

• U skladu s nacionalnim zakonodavstvom vezanim uz poreze, radno pravo i

socijalno osiguranje

• Razumni i opravdani

Indirektni troškovi

• Računaju se kao postotak od direktnih troškova (25% flat rate) MINUS:

• Podugovaranje

• Troškovi u naravi nastali od trećih strana izvan prostora partnera

• Troškovi nastali od trećih strana

• Popratna dokumentacija za indirektne troškove koja se čuva (flat rate):

• Adekvatna dokumentacija koja dokazuje nastanak i prihvatljivost troškova na koje se primjenjuje postotak za indirektne troškove

• Nije potrebno dokazivati stvarne indirektne troškove

Direktni troškovi osoblja

… su troškovi osoba koje su:• zaposlene preko ugovora o radu (ili nekog drugog ugovora koji je

ekvivalent ugovoru o radu prema nacionalnom zakonodavstvu) i

• sudjeluju u provedbi projekta

• Troškovi osoblja su obuhvaćaju:• Plaću (uključujući i plaće tijekom porodiljnog dopusta)

• Socijalno osiguranje

• Poreze

• Ostala davanja poslodavca

����BRUTO II.

… ako te obaveze poslodavca proizlaze iz nacionalnog zakonodavstva, ugovora o radu ili nekog drugog odgovarajućeg akta

Kalkulacija troškova osoblja

[Satnica] X

[broj stvarnih sati utrošenih na projektu] +

[dodatna naknada (additional remuneration)]

Izračun satnice:• Satnica mora biti izračunata na bazi FINANCIJSKE GODINE - 12 mjeseci• Za ona izvještajna razdoblja gdje financijska godina još nije završena,

koristi se prethodna financijska godina • Izuzetak: osobe zaposlene tijekom financijske godine

Postupak izračuna troškova osoblja: • KORAK 1: Izračun satnice• KORAK 2: Množenje satnice sa brojem stvarno odrađenih sati na

projektu• KORAK 3: Za NEPROFITNE institucije � Dodatna naknada, ako

postoji

Dodatna naknadaOdnosi se samo na NEPROFITNE institucije, i to u slučaju da:

• je to uobičajena praksa institucije

• naknada ne ovisi o izvoru sredstava

Prihvatljiva dodatna naknada za osobe zaposlene na projektu može iznositi najviše:

a) EUR 8 000,00 BRUTO - ako osoba radi puno radno vrijeme i samo na projektu tijekom cijele financijske godine

b) odgovarajući proporcionalni iznos od 8 000,00 eura - ako osoba radi samo za projekt, ali ne puno radno vrijeme

ili

c) odgovarajući proporcionalni iznos od 8 000,00 eura - ako osoba ne radi isključivo za projekt. Izračun je sljedeći:

{{EUR 8 000,00/

broj godišnjih produktivnih sati}, X

broj sati koje je osoba utrošila za rad na projektu tijekom godine}

Godišnji produktivni sati

Mora se koristiti jedna od sljedećih opcija:

1. 1.720 sati za osobe koje rade puno radno vrijeme (ili odgovarajući

razmjerni broj sati za osobe koje ne rade puno radno vrijeme)

2. Ukupan godišnji broj sati po osobi (individualni godišnji produktivni

sati – stvarni sati)

„Formula: annual workable hours + overtime – absences”

3. Standardni broj godišnjih produktivnih sati (uobičajena

računovodstvena praksa korisnika projekta)

– Opcija mora biti ista za sve zaposlenike na projektu

– Izračun se bazira na svim aktivnostima, a ne samo na projektnim

Podugovaranje

— Podugovaratelj se bira prema pravilu „best value for money”, tj. najpovoljnija opcija koja nije nužno najjeftinija

— Mora postojati dokaz da nema sukoba interesa

— Podugovaranje između partnera nije dozvoljeno

— Posao podugovaratelja pokriva samo dio zadataka na projektu

— Podugovaranje ne smije pokrivati GLAVNE ZADATKE na projektu

— Podugovaranje mora biti navedeno u procijenjenom budžetu (Annex 1)

Ostali troškovi:

• Troškovi putovanja

• Potrošni materijal

• Troškovi diseminacije

• Zaštita rezultata/IPR

• Trošak revizorskog izvješća za projekt (ako je potrebno)

• Prijevodi i publikacije

Tečaj:

• Financijski izvještaji predaju se u eurima

• Koristi se prosječni dnevni tečaj tijekom cijelog izvještajnog razdoblja

• Tečaj je objavljen u Službenom glasilu Europske unije (serija C)

– for average daily exchange rates:

http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

– for average monthly ER:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Kontakt:

Nacionalna kontakt osoba za financijskapitanja - Obzor 2020:Ana GrdovićAdresa: Frankopanska 26Tel: +385 (0)1 5005 961E-mail: ana.grdovic@mobilnost.hr

Korisni linkovi:• Hrvatski portal okvirnog programa:

www.obzor2020.hr

• Horizon 2020 Webpage (EC)http://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/

• Reference documents (eg. RfP, Model GA, manuals aso):

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html

• Participant Portalhttp://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html

• Annotated Grant Agreement:http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf