Proyecto Remodelacin Minimarket Cosmtico

TtuloI. Introduccin 1.1 Descripcin de la situacin por resolver 1.2 Justificacin 1.3 Anlisis de Situacin:1.3.1 Situacin actual1.3.2 Situacin prevista 1.3.3 Situacin deseada 1.4 Finalidad 1.5 Anlisis de stakeholders y definicin de poblacin objetivo1.5.1 Valoracin de los stakeholders 1.5.2 Poblacin objetivo1.6 Anlisis de causas y efectos (rbol de Problemas) 1.7 Planteamiento de fines y determinacin de medios para la solucin (rbol de Objetivos) 1.8 Anlisis de las alternativas y seleccin de alternativa2. Estudios de factibilidad (social, ambiental, tcnico, financiero, organizacional, poltico, legal)2.1 Matriz de Marco Lgico del proyectoII. Plan de implementacin 3. Desglose de actividades del proyecto (EDT)4. Cronograma del proyecto (MS Project)5. Presupuesto6. Matriz de responsabilidades7. Plan de monitoreo y gestin de cambios. 8. Estrategias de sostenibilidad (sobre la base de los riesgos identificados, qu estrategias se adoptarn para garantizar la sostenibilidad del proyecto en trminos de sus efectos).

1.IntroduccinPara vender un producto, ya no basta con precios bajos y calidad total, es un hecho que existe un componente psicolgico y relacional entre compradores, vendedores y su entorno.El Merchandising es una de las tcnicas que tiende a sustituir la presentacin pasiva del producto o servicio, por una activa, eliminando su dependencia respecto a un vendedor y apelando a todo lo que pueda hacerlo ms atractivo.El tipo de comercio, la forma y la superficie del local, la ubicacin de la entrada, el sentido de circulacin del cliente, es un factor importante en esta nueva estrategia de venta y se habr de tener en cuenta a la hora de vender un producto.Es por este motivo principalmente que nuestro proyecto se enfocara en la remodelacin y presentacin de un nuevo concepto de tienda, en donde un factor de xito determinante es su diseo interior y exterior, que junto al personal calificado pueda ofrecer las herramientas necesarias capaces de lograr un excelente servicio, la fidelizacin del cliente e incrementar los ingresos.1.1.Descripcin de la situacinEn la actualidad es muy frecuente encontrar que prcticamente todas las tiendas de cosmticos de la ciudad manejan el mismo concepto en sus almacenes, tanto en su planta fsica como en su orientacin en las ventas, es decir que se enfocan en la venta de los productos dentro del tpico almacn de cosmticos. Nuestro proyecto enfocara esfuerzos en realizar una remodelacin en el interior de la tienda de cosmticos y a su trmino, reabrir las puertas del almacn, logrando con esto cambiar la concepcin de los usuarios de la tienda tradicional por algo novedoso, adems de que puede resultar muy rentable para la empresa pues se vera incrementado el flujo de clientes.1.2.Justificacin.Este proyecto tiene por objetivo cambiar la imagen de la tienda en el mercado, ya que como se explic con anterioridad, el xito de la tienda de cosmticos no solo depende de la calidad y el personal calificado que la compone, tambin es necesario contar con una infraestructura adecuada, capaz de brindar las herramientas necesarias, buscando as la satisfaccin del cliente desde la pre-venta. Para tener xito en el mercado de la lnea cosmtica tambin es necesario contar con alto grado de innovacin que genere un valor agregado, ya que se deben buscar un factor diferenciador que la haga ms competitiva pues con ella se atraera gran flujo de clientes nuevos y se fidelizaran a los anteriores, vindose reflejado esto en los ingresos y utilidades de la empresa.

1.3.Anlisis de la situacin 1.3.1.Situacin actualEmpresa que comercializa productos cosmticos ubicada al sur de la ciudad de Cali, con ms de 12 aos en el mercado, ha venido presentado en los ltimos meses un decrecimiento en las ventas mensuales de la compaa. La gerencia afectada por esta situacin ha decidido hacer un pequeo estudio para saber la razn principal de la disminucin de las ventas para de esta manera poder combatirla. Este estudio arrojo como resultado que a pesar de que la empresa cuenta con excelentes productos y vendedores, los clientes no eran repetitivos; es decir, un cliente compraba una vez y no volva. El estudio revelo a partir de un acercamiento a los clientes, que las razones de esta situacin se deben principalmente a que los usuarios de productos cosmticos demandan ms que un vendedor, un asesor que le brinde mayor informacin y tcnicas de uso de los mismos productos, ya que la mayora de usuarios que participaron del estudio, manifestaron que por el desconocimiento de los productos, les daban un uso inadecuado y no obtenan los resultados esperados. Lo anterior afecta rotundamente su experiencia de compra, uso de los productos y por lo tanto la fidelizacin hacia determinada marca o empresa.

1.3.2.Situacin previstaDe no tomar una medida para fortalecer el proceso de venta de la compaa y lograr implementar una estrategia de fidelizacin de clientes contundente, la empresa puede comprometer su existencia en el mercado, principalmente porque destinaria sus recursos exclusivamente en captacin de nuevos clientes lo cual es entre seis y ocho veces ms costoso que fidelizar los existentes.

1.3.3.Situacin deseadaTener una gran masa de usuarios fieles con los cuales las ventas mnimamente puedan mantenerse en el tiempo, sin necesidad de destinar la mayora de recursos en captacin de nuevos clientes.1.4.FinalidadRemodelacin de Minimarket cosmtico.

1.5. Anlisis de los Stakeholders Gerente: Crea nuevas estrategias comerciales, soluciona problemas de los clientes, negocia con proveedores, busca obtener las mejores negociaciones, da las ordenes a seguir en la empresa. Clientes: Buscan productos de Calidad, informacin al respecto, les gusta conocer y probar las propiedades del producto antes de comprar. Proveedores: Buscan vender sus productos, posicionar marcas, introducir nuevas lneas, ofrecer promociones. Asistente Administrativa: Recibe rdenes del Gerente, las trasmite al resto de la empresa, realiza funciones administrativas Asesora Categora Snior: Experta en temas de salud y belleza, asesora a los clientes frente a calidad de los productos y marcas. Asesora Categora Junior: Asesora a los clientes pero requiere supervisin de la asesora categora Snior en algunos temas. Bodeguero: Mantener estricto control sobre el inventario, estar pendientes de los agotados, hacer pedidos a proveedores, proveer de mercanca a los almacenes. Cajera: Empacar productos y recibir los pagos de los mismos. Impulsadoras Externas: Son facilitadas por los proveedores, cumple funcin de asistencia a las asesoras pero buscan principalmente mostrar nuevas lneas y productos.

1.5.1. Valoracin de los StakeholdersEn el siguiente recuadro se valora el poder y el inters de los stakeholders en una escala de 1 a 5; donde 1 es el rango ms bajo y 5 el rango ms alto.StakeholdersPoderInters

Gerente55

Clientes23

Proveedores34

Asistente Administrativa31

Asesora Snior44

Asesora Junior34

Bodeguero32

Cajera21

Impulsadoras Externas24

Matriz de Valoracin de los Stakeholders

En esta matriz de valoracin vemos que a la gerencia, a los proveedores, a las asesoras senior y junior, a las impulsadoras externas y el bodeguero, es necesario administrarlas de cerca, pues de ellas depende en gran medida el xito del proyecto. A los clientes hay que mantenerlos satisfechos ya que el proyecto gira en torno a ellos y de la medida en que ellos lo asimilen, as mismo se darn los resultados finales.La cajera, al ser una funcionaria operativa de la compaa debe monitorear sin mucho esfuerzo en la demostracin del producto. La asistente administrativa al cumplir funciones netamente de asistencia para la gerencia debe mantenerla informada para que sepa que directrices ha tomado la compaa.

1.5.2.Poblacin objetivo La poblacin objetivo directa del proyecto es la empresa en general, esencialmente la gerencia, debido a que es la principal interesada en la optimizacin de las ventas, la fidelizacin del cliente y el reconocimiento de la empresa.El segundo grupo poblacional al que est dirigido el proyecto corresponde a las asesoras de categora senior y junior que son las encargadas de mostrar a los clientes la calidad del producto y su uso.La poblacin objetivo indirecta de este proyecto son los clientes, ya que con el mejoramiento del servicio y del punto de venta en el cual se hace la prueba del producto, estos podrn tener una mejor experiencia en el momento de la compra.1.6 Anlisis de causas y efectos (rbol de Problemas)

1.7 Planteamiento de fines y determinacin de medios para la solucin (rbol de Objetivos)

1.8. Anlisis de las alternativas

Examinando de manera integral los resultados para cada alternativa sopesando las fortalezas y debilidades de cada una de las alternativas se han evaluados los criterios definidos en el cuadro anterior y se ha decidido escoger y aplicar la alternativa 3, la cual corresponde a la remodelacin total del espacio fsico debido a que soluciona a cabalidad el problema planteado. Adems de ello, el impacto econmico generado por esta alternativa es mayor al de las otras, y su tiempo y costo representan una opcin viable para su realizacin, debido a que hoy en da las tcnicas en el sector de la construccin han bajado costos y tiempos gracias a la utilizacin de nuevos materiales y tiempo y procedimientos.Matriz de Planificacin del Proyecto

Proyecto Remodelacin Minimarket Cosmtico21 de noviembre de 2014

2. Estudios de factibilidad (social, ambiental, tcnico, financiero, organizacional, poltico, legal)

2.1 Matriz de Marco Lgico del proyectoJERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

INDICADORES DE VERIFICACIN

MEDIOS DE VERIFICACION

SUPUESTOS

FIN (Objetivo Global)Crear un nuevo concepto de tienda de cosmticos que permita retener y fidelizar a los clientes, generando un incremento escalonable de las ventas al mediano plazo.Porcentaje de incremento de ventas & fidelizacin de clientes, valorados mensualmente. 80% estimado.

*Base de datos con registro de fidelizacin de clientes. *Nmero de ventas registradas en el libro contable. *Observacin directa de afluencia en el punto de venta.

PROPOSITO (Objetivo Especifico)Adecuar y mejorar las instalaciones de la tienda de cosmticos, en la distribucin de los espacios fsicos, el acondicionamiento del almacn, lo cual incluye estanteras y mostrador, por otra parte brindar capacitacin al personal*Metros cuadrados de infraestructura fsica con intervencin arquitectnica. *Metros Cuadrados De Infraestructura Fsica Con Intervencin Estructural *Porcentaje de Recurso Humano Capacitado: 94%*Plano de la obra. *Obras de intervencin estructural y arquitectnica ejecutadas en la tienda de cosmticos. * Informes de ejecucin. Listado de Asistencia y Certificacin de la Capacitacin

Los involucrados directos (Gerencia & asesoras de categora snior y junior) consideran como prioritario, el tema de crear un nuevo concepto del almacn.

COMPONENTES (Resultados) 1-. Remodelacin total del espacio fsico (punto de venta).2-. . Capacitacin y entrenamiento del personal bajo el nuevo concepto de minimarket cosmtico.3-.Inversin en materiales e insumos modernos.a) Nuevo Diseo arquitectnico 100 % del lugar b) El recurso humano del Minimarket cosmtico realiza capacitacin en atencin al usuario. Duracin: 3 Dasc) Acuerdos y buenas relaciones con proveedores.*Evidencias Fotogrficas antes y despus de la remodelacin.*Listado de Asistencia. *Registro de capacitacin.*Facturas *Cotizaciones.

*La infraestructura antigua se puede intervenir y modificar con los recursos asignados en el presupuesto para esta tarea.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOSINDICADORES DE VERIFICACIN

MEDIOS DE VERIFICACION

SUPUESTOS

ACTIVIDADES1. Diseo1.1 Estudio de Mercado para captar necesidades y/o requerimientos de los clientes.1.2 Realizar Diseo Arquitectnico del nuevo almacn1.3 Revisin Propuestas de Diseo, de Mano de Obra y Materiales a Utilizar.2. Proceso de Compra de Materiales.2.1. Recepcin de Cotizaciones.2.2 Evaluacin de Cotizaciones2.3. Compra de Materiales2.4 Recepcin de Materiales2.5 Pagos a Proveedores3. Obras de Remodelacin3.1 Contratacin del Personal para la obra.3.2 Desmonte del Antiguo almacn3.3. Adecuacin General3.4 Obras de Remodelacin4. Entrega del Minimarket Remodelado4.1 Labores de Mantenimiento4.2. Inventario y Surtido de Mercanca4.3 Pruebas Finales4.4 Capacitacin del personal.*Se realiza estudio de mercado con la poblacin objetivo: 200 personas*Propuesta de Diseo aprobada por los involucrados directos ( Gerencia & asesoras de categora snior y junior)

Para dar cumplimiento a estas actividades, se cuenta con el siguiente presupuesto: $980.8002.1. $201.2002.2. $424.8002.3. $120.0002.4. $120.0002.5. $114.8003. $12.885.500 3.1. $210.0003.2. $235.2003.3. $ 2.361.5003.4. $10.078.8004. $856.4004.1. $33.6004.2. $43.2004.3. $141.6004.4. $539.600

*Entrevistas, encuestas, focus group.*Informe consolidado sobre Diseo de Proyecto Aprobada.

*Registros contables de la Unidad Ejecutora. *Auditorias.

*Contratos firmados.*Informe de actividades realizadas*Lista de asistencia.

*Material multimedia (fotografa y video)*Reporte de inventario*Registro de Asistencia, *Certificado de Capacitacin.*Informe Entrega de Proyecto Aprobado.

Los involucrados indirectos (clientes potenciales, clientes fijos) participo activamente en el estudio de mercado.

3. EDT

4. MATRIZ DE EVALUACION DEL RIESGO

Evento de RiesgoProbabilidadImpactoDificultad de deteccionMomento

Errores en el diseo arquitectonico344Adecuacion

Faltantes de materiales para la remodelacion333Adecuacion

Requerimiento de materiales adicionales233Adecuacion

Contratacion de personal No capacitado242Remodelacion

Rotacion o ausencia de personal232Adec. Y Rem.

Roles y funciones sin definicion clara333Adec. Y Rem.

Daos durante el desmonte del antiguo almacen452Desmonte

Problemas con conexiones electricas442Adecuacion

Problemas con conexiones Hidraulicas342Adecuacion

Estanterias y gondolas defectuosas144Remodelacion

Instalacion de estanterias de manera inadecuada353Remodelacion

Daos definitivos en los montajes y materiales253Adec. Y Rem.

Perdidas y averias en Inventarios433Surtido

Falta de personal capacitador321Capacitacion

MATRIZ DE GRAVEDAD DEL RIESGO

5

4Perdidas y averias en InventariosProblemas con coexiones electricasDaos durante el desmonte del antiguo almacen

PROBABILIDADFalta de personal capacitador1. Faltantes de Materiales 2. Roles sin definicion clara 1. Errores en Diseo Arq. 2. Problemas con instalaciones hidraulicasInstalacion de Estanterias de manera Inadecuada

21. Req. De Materiales Adicionales 2. Rotacion de PersonalContratacion de Personal no capacitado Daos definitivos en los montajes y los materiales

1Estanterias y Gondolas Defectuosas

12345

IMPACTO

Riesgo MenorRiesgo ModeradoRiesgo Mayor

5. PresupuestoPresupuesto

ActividadDuracinValor totalImprevistos

Estudio de Mercadeo15 $ 1.800.000 $ 180.000

Realizacin del diseo arquitectnico15 $ 600.000 $ 60.000

Revisin de propuestas de diseo y materiales7 $ 1.120.000 $ 112.000

Recepcin de cotizaciones7 $ 201.200 $ 20.120

Evaluacin de cotizaciones3 $ 424.800 $ 42.480

Compra de Materiales3 $ 120.000 $ 12.000

Recepcin de Materiales3 $ 120.000 $ 12.000

Pago a Proveedores3 $ 114.800 $ 11.480

Contratacin del personal de la obra1 $ 210.000 $ 21.000

Desmonte del antiguo almacn7 $ 235.200 $ 23.520

Adecuaciones Generales15 $ 2.361.500 $ 236.150

Obras propias de remodelacin7 $ 10.078.800 $ 1.007.880

Pruebas preliminares y Ajustes1 $ 98.400 $ 9.840

Labores de Mantenimiento General1 $ 33.600 $ 3.360

Ubicacin de Mercanca en Estanteras2 $ 43.200 $ 4.320

Pruebas Finales1 $ 141.600 $ 14.160

Capacitaciones al personal en servicio al cliente3 $ 539.600 $ 53.960

Total: $ 18.242.700 $ 1.824.270

Presupuesto De Riesgos

ActividadValor total

Daos durante el desmonte del antiguo almacn $ 912.135

Problemas con conexiones elctricas $ 364.854

Instalacin de Estanteras de manera Inadecuada $ 182.427

Daos definitivos en los montajes y los materiales $ 912.135

$ 2.371.551

6. Matriz de ResponsabilidadesMatriz de Responsabilidades

TareasPatrocinador del proyecto ( Dueo de la empresa)Director del proyecto (Arquitecto)Auxiliar proyecto (Secretaria)Equipo de Trabajo

1. Diseo

1.1 Estudio de Mercado para captar necesidades y/o requerimientos de os clientesRIA

1.2 Realizar Diseo Arquitectnico del nuevo AlmacnCRI

1.3 Propuestas de Mano de Obra y Materiales a UtilizarCRI

2. Proceso de Compra de Materiales

2.1. Recepcin de CotizacionesICRA

2.2 Evaluacin de CotizacionesICRA

2.3. Compra de MaterialesIAR

2.4 Recepcin de MaterialesRAI

2.5 Pagos a ProveedoresIR

3. Obras de Remodelacin

3.1 Contratacin del Personal para la obra.RIA

3.2 Desmonte del Antiguo AlmacnCIR

3.3. Adecuacin GeneralCIR

3.3.1 Resanar ParedesIR

3.3.2 Arreglos ElctricosIR

3.3.3 Arreglos HidrulicosIR

3.3.4 PinturaIR

3.4 Obras de RemodelacinIR

3.4.1 Instalacin de LucesIR

3.4.2 Distribucin de los espacios segn el diseoICR

3.4.3 Instalacin de EstanterasICR

3.5 Pruebas Preliminares y ajustesRA

4. Entrega del Minimarket Remodelado

4.1 Labores de MantenimientoICR

4.2. Inventario y Surtido de MercancaIR

4.3 Pruebas FinalesCAR

4.4 Capacitacin del personal en Servicio al ClienteRA

R=Responsable; A=Apoyo; C=Consulta; I=Informar

7. Planeacin para contingencias

Evento de RiesgoRespuestaPlan de ContingenciaDesencadenanteQuien es el Responsable

Daos durante el desmonte del antiguo almacenRetencin (Aceptar)Destinar personal capacitado y recursos para la inmediata solucion del inconveniene. Hacer llamado de atencion al trabajador.Se empiezan a detectar daos por avances en las obras de desmonteJefe de Proyecto, Obrero

Problemas con conexiones electricasRetencin (Aceptar)Autorizar un asistente para el electricista para solucionar el problema de conexin elctricaSe descubre un mal funcionamiento o problema de la conexin electricaElectrisista

Instalacion de Estanterias de manera InadecuadaMitigadora (Reducir)Vigilar y controlar el momento de instalacin de estanterias. (dueo y arquitecto)inconformidad del dueo por la instalacin de las estanteriasContratista

Daos definitivos en los montajes y los materialesTransferencia (Transferir)Llamar a los contratistas y exigir una clausa de cumplimientoNo aprovacion del proyecto por parte del dueoJefe de proyecto

8. Estrategias de sostenibilidadA partir de los riesgos identificados, evaluados y catalogados en la matriz de gravedad de riesgos, se han planteado las siguientes estrategias con el objetivo de hacer sostenible el proyecto, previniendo y mitigando los riesgos dependiendo de su impacto y probabilidad de ocurrencia.Las estrategias pilares del proyecto se fundamentan en: Contratar personal con mucha experiencia y cualificacin en el desmonte y montado de interiores, redes elctricas, diseo y arquitectura; esto debido a que la mano de obra y planificacin son transversales desde el inicio hasta el final del proyecto. Errores pueden generar gastos y tiempo adicional que retrasan y hacen ms costoso el proyecto. As como el personal contratado debe tener experiencia y cualificacin, los productos y herramientas utilizados en el proceso deben contar tambin con altos estndares de calidad con referencia a lo funcional y esttico, debido principalmente a que es un negocio con cara al cliente final y lo esttico hace parte fundamental del nuevo concepto de minimarket cosmtico.

RECOMENDACIONESEntre las recomendaciones para el proyecto sugerimos las siguientes:

1. En la etapa de planificacin, evaluar de manera objetiva las propuestas realizadas por el arquitecto, ya que de ello depende en gran medida el xito del proyecto. En esta se originan gran parte del alcance del proyecto, los costos, los tiempos y los riesgos. 2. Hacer principal nfasis y constante vigilancia de las actividades crticas, ya que el 98% de las actividades de este proyecto son de este tipo y cualquier tipo de percance o retraso con ellas podra significar en retrasos y alteraciones del cronograma propuesto.3. Contratar nicamente personal certificado y capacitado, y comprar materiales de Calidad reconocida, ya que por la naturaleza de las actividades del proyecto, fallas en estos aspectos se pueden ver reflejadas en retrasos en la totalidad del proyecto.4. Inspeccionar frecuentemente al personal contratado en el desarrollo de sus actividades, para analizar si los resultados de estas son los que estaban planteados inicialmente y tomar los correctivos necesarios en el momento adecuado.5. Designar un a alguna de las personas contratadas como lder de proyecto, el cual har las veces de canal de informacin entre el equipo de trabajo y el propietario. Sugerimos que este sea el Arquitecto.6. Realizar reuniones cada 15 das con los contratistas para mirar el avance en el proyecto, evaluar presupuestos, tiempos, riesgos y descartar imprevistos.7. Establecer un presupuesto para imprevistos, pues en proyectos de este tipo es muy comn la aparicin de situaciones no esperadas o previstas durante las actividades de ejecucin del mismo, por ende para evitar retrasos con situaciones que son fcilmente solucionables, lo ideal es tener a la mano unos recursos que permitan la rpida solucin del mismo.8. Despus de terminar el proyecto, socializar resultado del mismo entre los clientes antiguos y clientes potenciales como estrategia para mejorar las ventas.

CONCLUSIONES

Con este proyecto ha sido posible concluir que:

1. Antes de iniciar un proyecto es necesario llevar a cabo una planeacin de lo que se quiere realizar y que se espera obtener cuando se lleve a cabo el proyecto, por ende se debe desarrollar una evaluacin correcta de las posibles alternativas que se tengan antes de iniciar cualquier actividad, tanto de los productos que se van a adquirir as como tambin de los posibles caminos para hacer la implementacin.2. Los proyectos de este tipo deben ser orientados a los clientes, es decir tener en cuenta sus necesidades, sugerencias, observaciones y de esta manera integrarlos a una solucin que permita la plena satisfaccin del cliente.3. Si bien los recursos son aspectos fundamentales de un proyecto y en los cuales se debe tener especial cuidado, para este tipo de proyectos es necesario no escatimar demasiado en ellos, pues de la mano de obra contratada y de los materiales utilizados, depende en gran medida el resultado del mismo.4. Debe existir un lder de proyecto designado con el cual entenderse en temas referentes al proyecto, esto agiliza la comunicacin entre las partes, sirve como medida para la solucin de problemas y para la evaluacin del proyecto.5. El xito de un proyecto depende en gran medida del conocimiento de las actividades que lo integran y del pleno cumplimiento del plan maestro del proyecto.6. Los riesgos son aspectos inherentes a todos los proyectos sin importar su naturaleza, por ende ms que tratar de evitarlos, es necesario preverlos y tener una estrategia o plan de contingencia claramente definido que permita la solucin efectiva del mismo.7. La capacitacin y socializacin del proyecto entre empleados y clientes es fundamental para cambiar la percepcin que ellos ya tenan. Por el lado de los clientes constituye una estrategia comercial y por el lado de los empleados implica una nueva forma de trabajar.

Bibliografa

Metodologa del marco lgico para la planificacin (1-67)Solarte, L. (2002). Manual de gestin de proyectos. Identificacin (pp. 1-10)PMI (2004). Procesos de Direccin de Proyectos para un Proyecto (35-70)Gido, J & Clements, J. (1999). Planeacin (Cap. 9) (pp 187-207)Solarte, L. (2002). Diseo de las actividades y programacin del proyecto. (pp 8-24)PMI (2004). Procesos de Direccin de Proyectos para un Proyecto (pp 77-102).