files.informio.rufiles.informio.ru/files/main/...programmnoe_obe.docx · Web viewжен...

ОУ ВО «Южно-Уральский институт управления и экономики»

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Направление подготовки

230400.62 "Информационные системы и технологии"является единой для всех форм обучения

Квалификация (степень) выпускникаБакалавр-инженер

Новикова Дарья Анатольевна,преподаватель кафедры «Информационные технологии и системы»ОУ ВО «Южно-Уральский институтуправления и экономики»

Челябинск

2014

ОГЛАВЛЕНИЕ

I ВВЕДЕНИЕ................................................................................................................4II ТЕМАТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.................................................................9III СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ КУРСА........................................................32IV ОЦЕНОЧНЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ ТЕКУЩЕГО КОНТРОЛЯ УСПЕВАЕМОСТИ, ПРОМЕЖУТОЧНОЙ АТТЕСТАЦИИ ПО ИТОГАМ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ И УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ..................................................41V УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ.................140VI МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ.....141VII МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ.........................................................142

2

I ВВЕДЕНИЕ

Рабочая программа учебной дисциплины «Документационное

программное обеспечение» предназначена для реализации Федерального

государственного стандарта Высшего профессионального образования по

направлению 230400.62 "Информационные системы и технологии" и является

единой для всех форм обучения.

1 Цель и задачи дисциплины

Целью дисциплины «Документационное программное обеспечение»

является формирование у студентов представлений о возможностях

документационного программного обеспечения; формирование знаний

правовых, нормативных и организационных основ документационного

программного обеспечения, умений по составлению и оформлению отдельных

видов документов и навыков их применения для решения задач

документационного обеспечения работы предприятий.

Основные задачи дисциплины:

1. Выявление генезиса, состояния, проблем и тенденций в развитии

документационного программного обеспечения.

2. Изучение и анализ правовых, нормативных и организационных основ

документационного программного обеспечения.

3. Изучение и анализ современных требований к документированию

управленческой деятельности и организации работы с документами на

предприятиях.

4. Формирование умений по составлению и оформлению отдельных видов

документов.

5. Приобретение практических навыков применения делопроизводственной

терминологии, нормативных и методических документов при создании

документов и организации работы с ними.

3

6. Формирование целостного представления о делопроизводственном

процессе.

После изучения данной дисциплины выпускник должен решать

следующие профессиональные задачи в соответствии с видами

профессиональной деятельности:

Проектно-конструкторская деятельность:

проводить моделирование процессов и систем;

осуществлять сертификацию проекта по стандартам

качества;

проводить расчет обеспечения условий безопасной

жизнедеятельности.

2 Входные требования и место дисциплины в структуре ООП

бакалавриата

Дисциплина «Документационное программное обеспечение» относится к

циклу профессиональных дисциплин и входит в состав вариативной части

ООП, дисциплины по выбору.

Изучение дисциплины «Документационное программное обеспечение»

основывается на сумме знаний, полученных студентами в ходе освоения

информатики, информационных технологий, управления данными.

Дисциплина «Алгоритмы и структуры данных» является опорой для

изучения дисциплин: «Корпоративные информационные системы»,

«Производственная практика», «Выпускные квалификационные работы».

3 Требования к результатам освоения дисциплины

«Документационное программное обеспечение»

Процесс изучения дисциплины направлен на формирование следующих

компетенций, представленных в таблице.

4

Таблица - Структура компетенций, формируемых в результате изучения

дисциплины

Код компетенции

Наименование компетенции

Характеристика компетенции

ОК-5 - выпускник должен обладать умением применять методы и средства познания, обучения и самоконтроля для интеллектуального развития, повышения культурного уровня, профессиональной компетенции, сохранения своего здоровья, нравственного и физического самосовершенствования

В результате изучения дисциплины студент должен:знать: -

- сущность, направления и виды документационного программного обеспечения, его роль в деятельности предприятия; - стандартные термины документационного программного обеспечения;- сущность, свойства, функции и структуру документа, классификацию документов.

ПК-5 - выпускник должен иметь способность проводить моделирование процессов и систем

В результате изучения дисциплины студент должен:знать: - - формы организации работы с документами; - современные информационные технологии в документационном программном обеспечении;владеть:- навыками применения делопроизводственной терминологии, нормативных и методических документов при создании документов и организации работы с ними.

ПК-7 - выпускник должен обладать способностью осуществлять сертификацию проекта по стандартам качества

В результате изучения дисциплины студент должен:знать: - роль унификации и стандартизации документов в современном документационном программном обеспечении, состав и назначение унифицированных систем документации;- требования к документированию управленческой деятельности, оформлению реквизитов управленческих документов и организации работы с документами, установленные нормативными правовыми актами и нормативно-методическими документами;- нормы стиля документов и особенности оформления их текстов в анкетной, трафаретной и табличной форме; уметь: - оформлять реквизиты отдельных видов управленческих документов в соответствии с правилами, установленными нормативными документами, и языковыми требованиями к оформлению реквизитов документов.

ПК-8 - выпускник должен иметь

В результате изучения дисциплины студент должен:

5

способность проводить расчет обеспечения условий безопасной жизнедеятельности

знать:- основные направления государственного регулирования современного документационного программного обеспечения;- состав и назначение организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов, состав, расположение и правила оформления реквизитов отдельных видов этих документов; - порядок движения документов в учреждении, роль и организацию контроля их исполнения, порядок работы с обращениями граждан, особенности организации работы с конфиденциальными документами; уметь:- использовать законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы федеральных органов исполнительной власти при составлении и оформлении управленческих документов.

В результате изучения дисциплины студент должен:

знать:

- сущность, направления и виды документационного программного обеспечения, его роль в деятельности предприятия;

- основные направления государственного регулирования современного документационного программного обеспечения;

- стандартные термины документационного программного обеспечения;

- сущность, свойства, функции и структуру документа, классификацию документов;

- роль унификации и стандартизации документов в современном документационном программном обеспечении, состав и назначение унифицированных систем документации;

- требования к документированию управленческой деятельности, оформлению реквизитов управленческих документов и организации работы с документами, установленные нормативными правовыми актами и нормативно-методическими документами;

- нормы стиля документов и особенности оформления их текстов в анкетной, трафаретной и табличной форме;

- состав и назначение организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов, состав, расположение и правила оформления реквизитов отдельных видов этих документов;

6

- формы организации работы с документами;

- порядок движения документов в учреждении, роль и организацию контроля их исполнения, порядок работы с обращениями граждан, особенности организации работы с конфиденциальными документами;

- современные информационные технологии в документационном программном обеспечении;

уметь:

- использовать законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы федеральных органов исполнительной власти при составлении и оформлении управленческих документов;

- оформлять реквизиты отдельных видов управленческих документов в соответствии с правилами, установленными нормативными документами, и языковыми требованиями к оформлению реквизитов документов.

владеть:

- навыками применения делопроизводственной терминологии, нормативных и методических документов при создании документов и организации работы с ними.

7

II ТЕМАТИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

1 Объем дисциплины и виды учебной работы

НАПРАВЛЕНИЕ: Направление 230400.62 "Информационные системы и технологии" (бакалавр-инженер) 2013 г, 2012 г.СРОК ОБУЧЕНИЯ: 4 годаФОРМА ОБУЧЕНИЯ: очная

Вид учебной работы Всего час./зач.ед.,

форма контроля

Количество семестров

Аудиторные занятия: 48 1В том числе:Лекции 16Практические занятия (ПЗ) 32Самостоятельная работа 42Формы текущего итогового контроля (для очной формы обучения)

1) Индивидуальные задания

2) Отчёт по практическим заданиям

Вид промежуточной аттестации (зачет, экзамен)

Экзамен 54

Общая трудоемкость 144/4

2 Разделы и темы дисциплины и виды занятий


Наименование разделов и тем дисциплины

Лек

ции,

час

.

Пра

ктич

ески

е за

няти

я, ч

ас.

Лаб

орат

орны

е за

няти

я, ч

ас.

Сам

осто

ятел

ьная

ра

бота

, час

.

Пер

еатт

еста

ция,

ча

с.

Все

го, ч

ас.

Раздел 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Тема 1.1. Сущность управленческого труда. 0,5 2 2,5Тема 1.2. Документирование. Общие функции документа. 0,5 2 2 4,5

Раздел 2. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИТема 2.1. Анализ структуры документооборота 0,5 2 2 4,5Тема 2.2. Системы документации 0,5 2 2 4,5

8

Тема 2.3. Проблемы документационного обеспечения управления 0,5 2 2,5

Раздел 3. ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМТема 3.1. Основные процедуры управления документооборотом 1 2 2 5

Раздел 4. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТТема 4.1.Жизненный цикл документа 0,5 0,5Тема 4.2. Классификация документов по типам носителей 1 2 3

Тема 4.3. Работа с бумажными документами в электронной форме 1 2 2 5

Тема 4.4. Технологии электронного документооборота. 1 2 2 5

Тема 4.5. Системы правления документами 1 2 2 5Раздел 5. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ СУДТема 5.1. Принципы создания СУД 1 2 2 5Тема 5.2. Подсистемы функциональные 1 2 2 5Раздел 6. КЛАССИФИКАЦИЯ СУДТема 6.1. Классификация по методам доступа к информации и организации поиска. 0,5 2 2,5

Тема 6.2. Классификация СУД по типу взаимодействия пользователей. 0,5 2 2,5

Раздел 7. АРХИТЕКТУРА И КОМПОНЕНТЫ СУДТема 7.1. Типовые компоненты СУД. 0,5 2 2 4,5Тема .7.2 Архитектура СУД. 0,5 2 2,5Раздел 8. ВНЕДРЕНИЕ СУДТема 8.1. Внедрение платформы автоматизации документооборота. 0,5 2 2 4,5

Тема 8.2. Общие проблемы внедрения систем документооборота 0,5 2 1 3,5

Раздел 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ СУД.Тема 9.1. Основные этапы внедрения СУД. 0,5 2 2 4,5Тема 9.2. Стратегии внедрения СУД 0,5 2 2,5Раздел 10. МЕТОДЫ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ СУД.Тема 10.1. Типовые проблемы управления информационными технологиями. 0,5 2 1 3,5

Тема 10.2. Методы оценки эффективности СУД. 0,5 2 1 3,5Раздел 11. МЕТОДОЛОГИЯ AVM – ACCELERATED VALUE METHOD.Тема 11.1. Особенности методологии AVM. 1 2 1 4Экзамен 54ВСЕГО 16 32 42 144

3 Лабораторный практикум

Не предусмотрен

9

4 Практические занятия (семинары)


№ п/п

Наименование раздела (модуля) дисциплины

Наименование практических занятий

Трудоемкость (час.)

Раздел 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ1 Тема 1.2. Документирование. Общие

функции документаПрактическое занятие 2

Раздел 2. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

2 Тема 2.1. Анализ структуры документооборота

Практическое занятие 2

3 Тема 2.2. Системы документации Практическое занятие 2

Раздел 3. ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

4 Тема 3.1. Основные процедуры управления документооборотом


Раздел 4. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

5 Тема 4.3. Работа с бумажными документами в электронной форме


6 Тема 4.4. Технологии электронного документооборота.


7 Тема 4.5. Системы правления документами


Раздел 5. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ СУД

8 Тема 5.1. Принципы создания СУД Практическое занятие 2

9 Тема 5.2. Подсистемы функциональные Практическое занятие 2

Раздел 7. АРХИТЕКТУРА И КОМПОНЕНТЫ СУД

10 Тема 7.1. Типовые компоненты СУД. Практическое занятие 2

Раздел 8. ВНЕДРЕНИЕ СУД

11 Тема 8.1. Внедрение платформы автоматизации документооборота.


12 Тема 8.2. Общие проблемы внедрения систем документооборота


Раздел 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ СУД

10

13 Тема 9.1. Основные этапы внедрения СУД


Раздел 10. МЕТОДЫ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ СУД

14 Тема 10.1. Типовые проблемы управления информационными технологиями.


15 Тема 10.2. Методы оценки эффективности СУД.


Раздел 11. МЕТОДОЛОГИЯ AVM – ACCELERATED VALUE METHOD

16 Тема 11.1. Особенности методологии AVM


ВСЕГО: 32

11

III СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ КУРСА

Раздел 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Тема 1.1. Сущность управленческого труда.

Для полного и сокращенного сроков обучения

Трудоемкость работы руководителей с документами. Документационное

обеспечение управления. Основные понятия. Государственная система ДОУ

Результат (Код компетенции): ОК-5, ПК-5.

Инструмент оценки (для очной формы обучения): выполнение

практической работы.

Тема 1.2. Документирование.


Общие функции документа. Организация службы ДОУ на предприятии.

Организация работы с документами.




Раздел 2. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В

ОРГАНИЗАЦИИ.

Тема 2.1. Анализ структуры документооборота.


Управление документацией. Этапы документооборота организации.

Порядок движения документов. Проектирование рациональной системы

документооборота. Управляемые параметры документопотока. Основные цели

исследования документопотоков организации. Эффективные методы

совершенствования документопотоков.



12


Тема 2.2. Системы документации.


Понятие системы документации. Виды систем документации УСД.

Направления унификации документов. ОРД .Классы ОРД.




Тема 2.3. Проблемы документационного обеспечения управления.


Проблемы документационного обеспечения управления.




Раздел 3. ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Тема 3.1. Регистрация и индексация документов. Контроль

исполнения. Формирование дел. Сдача в архив.


Регистрация и индексация документов. Индекс документа. Атрибут

документа. Контроль исполнения. Основные задачи службы контроля

исполнения. Основные параметры контроля исполнения. Причины

неисполнения документов в срок. Формирование дел. Сдача в архив




13

Раздел 4. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Тема 4.1.Жизненный цикл документа.


Информационная система. Основные понятия. Жизненный цикл ИС.

Жизненный цикл документа. Стадии разработки документа. Стадии

опубликованного документа.

Результат (Код компетенции): ПК-5, ПК-7.



Тема 4.2. Классификация документов по типам носителей.


Электронный документ. Бумажный документ. Микрографический

документ. Аудио-документ. Видео-документ. Применение того или иного

носителя информации. Сравнение бумажного документа и электронного.




Тема 4.3. Работа с бумажными документами в электронной форме

(работа с образами).


Бумажный документ. Программное обеспечение. Возможности ПО.




Тема 4.4. Технологии электронного документооборота.


Технологии электронного документооборота. Преимущества систем

14

электронного документооборота. Документальная статистика. Основные цели

систем управления документами. Требования к системе управления

документооборотом




Тема 4.5. Системы управления документами


Система управления документооборотом. Цель внедрения систем

управления документами. Основные цели, стоящие перед системой управления

документооборотом. Требования к системе управления документооборотом:

масштабируемость, распределенность, модульность, открытость.




Раздел 5. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ СУД

Тема 5.1. Принципы создания СУД


Принцип 1. Ориентация на работу с документами. Принцип 2. Разработка

активного программного обеспечения для СУД. Принцип 3. Возможность

адаптации к конкретным условиям эксплуатации.

Результат (Код компетенции): ОК-5, ПК-5, ПК-7.



Тема 5.2. Подсистемы СУД.


Подсистема составления электронных документов. Подсистема

15

организации ввода документов. Подсистема хранения и поиска документов.

Подсистема маршрутизации и контроля исполнения документов. Разграничение

прав доступа пользователей.




Раздел 6. КЛАССИФИКАЦИЯ СУД

Тема 6.1. Классификация по методам доступа к информации и

организации поиска.


Системы 1 поколения, использующие атрибутное индексирование.

Системы 2 поколения, использующие механизмы полнотекстового поиска.

Системы 3 поколения, использующие технологию адаптивного распознавания

образов. Основными особенностями технологии ARPR для контекстного

поиска текста




Тема 6.2. Классификация СУД по типу взаимодействия пользователей.


Системы нулевого порядка. Системы первого порядка. Системы второго

порядка.




Раздел 7. АРХИТЕКТУРА И КОМПОНЕНТЫ СУД

Тема 7.1. Типовые компоненты СУД.

16


Обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов)

документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-

логику системы




Тема. 7.2 Архитектура СУД.


База данных документов. Система управления базой данных документов

Прикладное программное обеспечение. Архитектура электронного офиса.

Результат (Код компетенции): ПК-5, ПК-7, ПК-8.



Раздел 8. ВНЕДРЕНИЕ СУД

Тема 8.1. Внедрение платформы автоматизации документооборота.

Внедрение платформы для автоматизации. Список конечных приложений

автоматизации документооборота. Особенности системы управления

документами как комплекса приложений. Задача внедрения системы

управления документооборотом. Этапы внедрения. Целесообразность

внедрения платформы автоматизации документооборота. Внедрение

современных концепций управления организациями.


Критерии выбора системы управления документооборотом. Особенности

разных предприятий и видов деятельности.

Результат (Код компетенции): ОК-5, ПК-5, ПК-7, ПК-8.



17

Тема 8.2. Общие проблемы внедрения систем документооборота.


Субъективные причины: Консерватизм сотрудников. Фактор

руководства. Объективные факторы: Структурная чехарда. Отсутствие

документооборота. Придание электронному документу юридической силы.

Миграция существующих документов




Раздел 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ СУД.

Тема 9.1. Основные этапы внедрения СУД.


Основные этапы внедрения. Требования к системе управления

документооборотом. Функциональные требования. Требования к архитектуре.

Требования к открытости и интеграции с другими системами. Требования к

внедряемой СУД. Бизнес-требования. Требования к программному

обеспечению.




Тема 9.2. Стратегии внедрения СУД.


Ключевые элементы успеха. Основные варианты внедрения: описание,

преимущества, недостатки. Степень участия сторонних специалистов. Цели и

задачи проекта. Роли членов команды внедрения. Оценка степени готовности

предприятия.


18



Раздел 10. МЕТОДЫ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ СУД.

Тема 10.1. Типовые проблемы управления информационными

технологиями.

Факторы, снижающие эффективность ИТ для бизнеса. Проблема №1.

Отсутствие четкого планирования ИТ-бюджетов. Проблема №2. Слабая

организация учета технических средств. Проблема №3. Отсутствие учета

данных о лицензионных соглашениях. Проблема №4. Отсутствие

регулирования потребностей подразделений в ИТ. Проблема №5. Отсутствие

учета квалификации конечных пользователей и ИТ-персонала. ИТ-бюджет

предприятия.


Модель совокупной стоимости владения. Выгода от применения ИС.




Тема 10.2. Методы оценки эффективности СУД.


Виды методик. Методика использования выгод информации. Методика

потребительского индекса. Методика управления рисками. Сравнение.

Преимущества. Недостатки.




Раздел 11. МЕТОДОЛОГИЯ AVM – ACCELERATED VALUE

METHOD.

19

Тема 11.1. Методология AVM.

Accelerated Value Method (метод ускоренного результата). Состав метода.

Решающие факторы для успеха. Инновация процессов: Бизнес-контекст.

Бизнес-процессы. Метрика. Модели идеальных бизнес-процессов. Подготовка

плана действий. Коллективная разработка: Закон Парето и концепция

ValueFrame. Этапы коллективной разработки. Техническая поддержка.

Внедрение в масштабах предприятия. Этапы внедрения. Управление

преобразованиями: Мероприятия управления преобразованиями. Управление

обязательствами.


Инновация процессов. Коллективная разработка. Внедрение в масштабах

предприятия. Управление преобразованиями. Управление обязательствами.




20

IV ОЦЕНОЧНЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ ТЕКУЩЕГО КОНТРОЛЯ

УСПЕВАЕМОСТИ, ПРОМЕЖУТОЧНОЙ АТТЕСТАЦИИ ПО

ИТОГАМ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ И УЧЕБНО-

МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ

РАБОТЫ СТУДЕНТОВ

1. Вопросы для переаттестации

1. Раскройте понятие: делопроизводство, документирование,

документооборот.

2. Что такое документ; официальный, личный

3. Назовите основные функции документа.

4. По каким видам деятельности классифицируются документы?

5. Каковы характерные отличия индивидуальных документов от типовых?

6. Что такое оригинал, черновик, копия?

7. Какие основные законы регулируют ДОУ?

8. Какой стандарт используют для оформления организационно-

распорядительных документов?

9. Что понимается под унификацией и стандартизацией?

10.Что представляет собой Унифицированная система документов (ДОУ)?

11.С какой целью разработан и введен в действие ГОСТ Р6.30-2003?

12.Что представляет собой регистрационный номер документа , и каков

порядок его оформления?

13.Каковы назначение реквизита «Печать» и требования к простановке

печати на документах?

14.Какие реквизиты могут вноситься в документ типографским способом?

15.Каковы виды организационных документов и особенности их

оформления?

16.Каковы виды распорядительных документов и особенности их

оформления?

17.Каковы виды информационно-справочной документации?

21

18.Каково функциональное назначение коммерческих писем?

19.Назовите логические элементы письма.

20.Что такое документооборот?

21.Каковы основные функции делопроизводственного обслуживания?

22.Какие операции включает процесс контроля исполнения документа?

23.Что такое номенклатура дел? Каковы ее виды?

24.Как осуществляется оперативное хранение документов?

25.Экзаменационные материалы

По выбору студента экзамен может проведен в устной (форма билетов)

или письменной формах (форма теста).

Перечень контрольных вопросов для подготовки к экзамену

1. Сущность управленческого труда. Проблемы документационного обеспечения управления.

2. Государственная система ДОУ.3. Организация службы ДОУ на различных предприятиях.4. Основные этапы документооборота в организации.5. Анализ структуры документооборота. Основные параметры

документооборота.6. Унифицированные системы документации. 7. Основные цели и преимущества систем управления документами.8. Технологии электронного документооборота.9. Функции систем электронного документооборота.10. Функция регистрации и индексации документов.11. Функция контроля исполнения.12. Организация хранения документов в СЭД.13. Организация защиты конфиденциальной информации в СЭД14. Методы поиска документов.15. Маршрутизация документов.16. Концепция ECM. Компоненты СЭД с точки зрения концепции ECM.17. Подсистема формирования электронных документов.18. Подсистема организации массового ввода документов.

22

19. Подсистема хранения и поиска документов.20. Архитектура СЭД.21. Требования к системе документооборота.22. Основные этапы разработки и внедрения СЭД по методологии AVM. 23. Инновация процессов как этап внедрения СЭД по методологии AVM.24. Коллективная разработка как этап внедрения СЭД по методологии AVM.25. Управление преобразованиями в методологии AVM.26. Критерии выбора системы автоматизации документооборота27. Основные особенности и проблемы внедрения СЭД28. Стратегии внедрения СЭД.29. Модель совокупной стоимости владения30. Методика оценки экономической эффективности от внедрения СЭД.

Примеры тестовых заданий

1) Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы: 1. документирования, организации работы с документами и систематизацию архивного хранения документов 2. документоведения 3. документооборота и архивного хранения 4. систематизации документов 5. документирования

2) Нормативный документ, устанавливающий единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами: 1. Унифицированная система документации (УСД) 2. ГОСТ 3. Инструкция по делопроизводству 4. ГСДОУ 5. Должностная инструкция

3) Информация о событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами– это : 1. Документ 2. формуляр 3. бланк документа 4. система документации 5. компьютер

23

4) Какие функции документа являются специфическими: 1. культурная, социальная, информационная 2. управленческая, информационная, правовая, 3. управленческая, правовая, историческая 4. культурная, историческая, социальная 5. нет специфических функций

5) Деятельность по созданию документов называется: 1. делопроизводство 2. документооборот 3. документирование 4. система документации 5. документопоток

6) Установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач называется: 1. стандартизацией 2. унификацией 3. документацией 4. классификацией 5. типизацией

7) На какие виды классифицируются документы по месту составления? 1. внешние и внутренние 2. рукописные и печатные 3. личные и официальные 4. городские и районные 5. управленческие, научные

8) К какой группе документов относятся рекламные объявления, обзоры, графики, списки? 1. к распорядительным документам 2. к организационным документам 3. к справочно-информационным документам 4. финансовым документам 5. к личным документам

9) Приказы, указания, распоряжения, решения относятся к группе… 1. организационных документов 2. справочно-информационных документов 3. распорядительных документов 4. исходящих документов 5. служебной переписки

10) Какие документы называются информационно-справочными?

24

1. документы, регламентирующие структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов 2. документы, характеризующие трудовые отношения между предприятием и работником 3. документы, содержащие информацию о фактическом положении дел, служащие основанием для принятия решений, изданияраспорядительных документов 4. документы, обращенные к нижестоящим организациям, группам или отдельным лицам 5. документы, отражающие договорные отношения между предприятия

11) На какие части делится документ при оформлении? 1. заголовочную, основную и заключительную 2. заголовочную, основную и оформляющую 3. начало, середина и конец 4. первую, вторую, третью 5. текст на части не делится

12) Каким способом следует оформить дату “ 20 октября 2000г” в деловых письмах? 1. 20/10/00 2. 20.10.00 3. 20 октября 2000 4. 2000.10.20 5. 20.10.2000

13) Как называется правовой акт определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия на длительный срок времени? 1. приказ 2. положение 3. договор 4. устав 5. штатное расписание

14) Как ведется нумерация приказов по основной деятельности? 1. по порядку с момента образования предприятия 2. по порядку в пределах месяца 3. по порядку в пределах года 4. не ведется вообще 5. ведется произвольно

15) Какой документ содержит информацию о правах, обязанностях и функциях сотрудника предприятия? 1. трудовой контракт 2. трудовой договор

25

3. приказ о приеме на работу 4. должностная инструкция 5. устав предприятия

26

Содержание практических занятий

Практическое занятие №1«Нормативно-методическая база ДОУ. Основные требования к составлению и

оформлению документа»Целю, занятия является изучение:

классификаторов, регулирующих документационную деятельность в России, постановлений Госкомстата России;

состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Контрольные вопросы:Нормативно-методическая база ДОУ:

1. Что представляет собой Унифицированная система документов (ДОУ)?2. С какой целью разработан и введен в действие ГОСТ Р6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

Основные требования к составлению и оформлению документа:1. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении

управленческих документов2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового и

продольного бланков организации.

Задания, вынесенные на занятия:1. Письменная проверочная работа по пройденным темам.2. Изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения

управления включающую:

Общероссийские классификаторы:Общероссийский классификатор продукции (ОКП)Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)Комментарии к Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД)Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).Постановления Госкомстата России:Постановление Госкомстата России от 5 января 2004г. №1;Постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 1323. Изучить расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового и

27

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/granica.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/post/post25121998.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/post/post5012004.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/class/PROF.RTF

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/class/PROF.RTF

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/class/OKVED.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/comm.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/comm.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/class/OKUD.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/class/OKP1.doc

продольного бланков согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»4. Рассмотреть образцы бланков документов, представленные в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Практическое занятие №2«Основные требования к составлению и оформлению документа. Системы

документации»Целю, занятия является изучение:

состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

основных видов управленческих документов особенностей составления и оформления организационных документов

Контрольные вопросы:Основные требования к составлению и оформлению документа:

1. Разработка стандартных бланков организации.

Системы документации:1. Организационные документы: устав, положение, инструкция, штатное

расписание, правила внутреннего трудового распорядка.

Задания, вынесенные на занятия:1. Письменная проверочная работа по пройденным темам2. Самостоятельно составить и оформить следующие виды бланков

предприятия: общий бланк предприятия угловой бланк письма предприятия продольный бланк письма предприятия продольный бланк письма должностного лица

3. Изучить особенности составления организационных документов: устав положение инструкция штатное расписание правила внутреннего трудового распорядка.

28

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/Pravila.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/shat.XLS

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/inst.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/pol.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/Ustav.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/gost/6_30_2003.rtf



http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/obrazec.doc




http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/spavka/granica.doc

Практическое занятие №3«Системы документации»

Целью, занятия является изучение: основных видов управленческих документов особенностей составления и оформления распорядительных и

информационно-справочных документов особенностей составления и оформления документов по

профессиональной деятельности

Контрольные вопросы:1. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, постановление,

указание, решение.2. Информационно-справочные документы: акт, протокол, докладная

записка, объяснительная записка, справка, телеграмма.

Задания, вынесенные на занятия:1. Письменная проверочная работа по пройденным темам2. Изучить особенности составления и оформления распорядительных

документов: приказ распоряжение

3. Изучить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:Т1. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работуТ1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работуТ2. Личная карточкаТ3. Штатное расписаниеТ5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работуТ5а. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работуТ6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникуТ6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникуТ8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)Т9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировкуТ9а. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировкуТ10. Командировочное удостоверениеТ10а. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполненииТ11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника4. Изучить особенности составления и оформления информационно-справочных документов:акт

29

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Akt.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/T11.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/T10a.XLS








http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/T6.RTF



http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/shat.XLS

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Lichnaya_kartochka.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Prikaz1.doc


http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/rasporyazhenie.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Prikaz.doc

протокол5. Изучить особенности составления и оформления документов по профессиональной деятельности:ДоверенностьДоговор поставкиГосударственный договор на выполнение заказа на поставку продукцииДоговор поручения на продажу продукцииДоговор комиссии на продажу продукцииДоговор купли-продажи товаров в кредитДоговор купли-продажи товаров с условием предварительной оплатыДоговор на поставку продукции материально-технического назначенияДоговор на автомобильные перевозки грузовДоговор на поставку товаровДоговор об уступке товарного знакаДоговор складского храненияДоговор транспортной экспедицииПретензионное письмо

Практическое занятие №4"Системы документации. Общие основы деловой корреспонденции"Целю, занятия является изучение:

особенностей составления и оформления первичной учетной документации по учету торговых операций

особенностей составления и оформления служебных документов.

Контрольные вопросы:Системы документации:

1. Какие документы относятся к унифицированным формам первичной учетной документации по учету торговых операций в соответствии с Постановлением Госкомстата N 132 от 25 декабря 1998 г. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций"?

Общие основы деловой корреспонденции:1. В чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов

(на примере письма)?

2. Каково функциональное назначение коммерческих писем?

Задания, вынесенные на занятия:1. Письменная проверочная работа по пройденным темам

2. Изучить особенности составления и оформления первичной учетной документации по учету торговых операций:

30

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Pretenzionnoe_pis'mo.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_transportnoi_ekspeditsii.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_skladskogo_hraneniya.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_ob_ustupke_tovarnogo_znaka.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_na_postavku_tovarov.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_na_avtomobil'nye_%20perevozki_gruzov.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_na_postavku_produktsii_material'no_tehnicheskogo_naznacheniya.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_kupli_prodazhi_tovarov_s_usloviem_predvaritel'noi_oplaty.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_kupli_prodazhi_tovarov_v_kredit.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_komissi_na_prodazhu_produktsii.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_porucheniya_na_prodazhu_produktsii.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Gosudarstvennyi_dogovor_%20na_vypolnenie_zakaza_na_postavku_produktsii.rtf

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Dogovor_postavki.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Doverennost'.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Protokol.doc

Акт о приемке товаров (форма N ТОРГ-1)

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2)

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма ТОРГ-3)

Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма ТОРГ-4)

Товарная накладная (форма ТОРГ-12)

3. Изучить особенности подготовки служебных писем. На примере письма-просьбы и письма-подтверждения.

Практическое занятие №5"Общие основы деловой корреспонденции. Организация документооборота"

Целю, занятия является изучение: особенностей составления и оформления служебных документов.

изучение движения документов на торговом предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки.

Контрольные вопросы:Общие основы деловой корреспонденции:

1. Назовите логические элементы письма.

2. Перечислите основные требования к деловой речи.

Организация документооборота:1. Что такое документооборот предприятия, и каковы принципы его

организации?

2. Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?

3. В чем заключаются особенности работы с поступающими документами?

4. Правила и формы регистрации документов и их особенности?


2. Самостоятельно оформить следующие виды служебных писем:

письмо-просьба

31

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Pis'mo_podtverzhdenie.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Pis'mo_pros'ba.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/AKT5.xls

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/TORG12.doc





http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/TORG23.DOC





http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Akt2.xls


письмо-запрос

гарантийное письмо

письмо-подтверждение

сопроводительное письмо

письмо-приглашение.

3. Изучить особенности журнальной регистрации документов:

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Журнал регистрации приказов

Практическое занятие №6"Организация документооборота. Формирование и хранение дел"

Целю, занятия является изучение: изучение движения документов на торговом предприятии с момента их

создания до завершения исполнения или отправки.

изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению.

Контрольные вопросы:Организация документооборота:

1. Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов?

2. Опишите порядок прохождения внутренних документов?

3. Каковы задачи, виды и сроки контроля исполнения документов?

Формирование и хранение дел:1. Что такое номенклатура дел предприятия? Ее виды и значение?

2. Что Вы знаете о порядке формирования дел и расположения документов в них?

3. Каков порядок передачи дел в архив?


32

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Zhurnal_reg_prik.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Zhurnal_reg_is_kor.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Zhurnal_reg_vh_kor.doc

2. Самостоятельно заполнить следующие виды журналов регистрации:

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Журнал регистрации приказов

3. Изучить особенности составления номенклатуры дел предприятия.

4. Изучить порядок формирования дел и оформления их для архивного хранения с использованием следующих форм:

Лист заверитель дела

Обложка дела постоянного и временного хранения

Внутренняя опись документов дела

Практическое занятие №7НАСТРОЙКА РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ LO-

TUS NOTES1. Цель работыЦелью работы является ознакомление с пользовательским интерфейсом Lotus Notes, а также возможностями гибкой настройки личного рабочего пространства пользователя. 2. Теоретические сведения

Notes реализует один из способов совместного использования информации, предлагая информационный архив, который можно использовать совместно с другими людьми. Этот архив можно интерпретировать как базу данных или как электронную картотеку, в которой можно хранить и организовывать определенным образом любой вид информации.

База данных содержит совокупность документов. Документ представляет собой основной модуль информации в Lotus Notes. Пользователь, создающий базу данных, определяет, какой тип документов она может содержать и какой вид может быть у всех этих документов. Некоторые документы Notes имеют вполне определенную структуру. Другие документы могут иметь более свободный формат. Однотипные документы собираются в базу данных. Notes представляет в распоряжение пользователя несколько групп, в которые можно организовывать базы данных. Каждая из этих групп называется страницей рабочего пространства. Эти страницы используются для того, чтобы упорядочить по категориям базы данных, точно так же, как вы заполняете различные ящики своей картотеки информацией по определенным темам (рисунок 1). Можно провести простую аналогию с библиотекой.

33

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Vnutrennyayaopis'dela.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Oblozhka_dela.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/List_zav_dela.doc

http://eokd.tolgas.ru/euk/dou/form/Nomen_del.doc

Рабочее пространство – деревянная стойка с ящиками;страница рабочего пространства – ящик картотеки, в который отобрана взаимосвязанная информация;база данных – папка в ящике, содержащая информацию по определенной тематике;документ – лист бумаги в папке, содержащий информацию об определенном объекте.

Рис. 1. Организация рабочего пространства Lotus Notes.Приложения, использующие Notes, можно разделить на несколько типов.Дискуссионные – это базы данных, использующие документы для задания основной темы и документы отзыва для сбора индивидуальной информации или мнений, которые должны ассоциироваться с ними. Это наиболее общий тип баз данных, предоставляющий возможность участвовать в коллективной работе и в обсуждении текущих проблем.Приложения оповещения (или информационные службы) – позволяют пользователям получать свежую информацию по интересующим вопросам из внутренних и внешних источников, размещать личные объявления.Справочные приложения – это базы данных Lotus Notes, спроектированные для поддержки или замещения существующих документальных справочных материалов.Отслеживающие приложения – базы данных документов, связанных какой-либо проблемой бизнеса (отслеживание и оценка действий служащего или слежение за информационной поддержкой клиента).

34

Приложения потокового согласования – это базы данных документов по ведению коллективной работы.3. Порядок выполнения работы.3.1. Загрузка Lotus Notes 6.5.

3.1.1. Запустите Lotus Notes 6.5. с рабочего стола.Непосредственно после открытия Notes отображается начальная страница (рис. 2).

Рис.2. Начальная страница Lotus Notes.Начальная страница Notes обеспечивает пользователю централизованный доступ к почте, календарю, личной адресной книге, списку задач, личному журналу и средству поиска. 3.2. Работа со справочной системой Lotus Notes.

Загрузите справочную систему Lotus Notes. Для этого в верхнем меню выберите «Справка/Вызов справки». Левая половина окна содержит структуру справки, правая – содержимое текущего пункта. - ВНИМАНИЕ! Нажатие на зеленый треугольник, расположенный в начале заголовка, приводит к разворачиванию или сворачиванию вложенных заголовков (рис. 3).

35

Рис. 3. Вид справочной системы Lotus Notes.Разверните содержимое пункта «Приступая к работе» и ознакомьтесь со

справочной информацией в разделах «Что такое база данных Notes» и «Элементы Notes». Будьте готовы отвечать на вопросы к лабораторной работе.3.3. Организация рабочего пространства.

3.3.1. Найдите на панели закладок значок Databases (Базы данных) и щелкните на нем. Откроется страница рабочего пространства.

3.3.2. На эту страницу поместите закладки баз данных для облегчения доступа к ним. Для лучшего структурирования сначала создайте папку, объединяющую базы данных по какому-либо признаку. Например, в папку «Личная информация» можно поместить базы данных «Адресная книга» и «Личный журнал». Для этого проделайте следующие шаги:

1) поместив указатель мыши на закладку Databases, вызовите контекстное меню (правая кнопка мыши) и выберите команду Создать папку;

2) в появившемся окне укажите название папки – «Личная информация» и не забудьте указать место ее расположения – в папке Базы данных (рис. 4)

36

Рис. 4. Создание папки, содержащей закладки баз данных. 3) откройте созданную папку «Личная информация». Выберите в меню

команду Файл/База данных/Открыть, найдите в списке баз данных название «… Address Book», выделите его и нажмите кнопку Закладка (рис. 5).

Рис. 5. Окно открытия базы данных.4) в появившемся окне выберите место размещения закладки базы

данных в нужной папке («Личная информация») и нажмите ОК;5) в окне открытия базы данных нажмите кнопку Отмена. В этом случае

закладка базы данных разместится в рабочем пространстве без открытия базы данных;

6) разместите в той же папке закладку базы данных «Личный журнал», проделав аналогичные шаги.3.4. Настройка параметров начальной страницы.

3.4.1. Вернитесь к начальной странице, выбрав вкладку окна «Добро пожаловать». Разверните область параметров начальной страницы (рис. 6). Для этого найдите на экране фразу «Щелкните здесь для доступа к параметрам

37

начальной страницы».

Рис. 6. Варианты загрузки начальной страницы.3.4.2. Ознакомьтесь с возможными вариантами начальной страницы.3.4.3. Вернитесь к основной начальной странице.

3.5. Создание начальной страницы.Создайте две начальные страницы двумя способами.Вариант 1.3.5.1. Откройте область параметров начальной страницы. («Щелкните

здесь для доступа к параметрам начальной страницы»).3.5.2. Нажмите кнопку «Создать новую начальную страницу». 3.5.3. Задайте имя страницы.3.5.4. Выберите вариант «Использовать рамки».3.5.5. Следуйте инструкциям мастера страниц. В содержимое начальной

страницы добавьте одну из баз данных – «Адресная книга» или «Личный журнал».

3.5.6. Используйте область просмотра для настройки полученной вами страницы.

Вариант 2.3.5.7. Вернитесь к основной начальной странице и проделайте снова шаги

3.5.1. – 3.5.3.3.5.8. Выберите вариант «Использовать личную страницу». 3.5.9. Ознакомьтесь с вариантами шаблонов личных страниц и выберите

понравившийся шаблон.3.5.10. Следуйте инструкциям мастера страниц.3.5.11. Настройте полученную вами страницу, дважды щелкнув мышью в

свободном поле. Разместите на странице какую-либо фотографию и представление любой из имеющихся баз данных.

38

3.6. Удаление начальной страницы.3.6.1. Удалять созданные начальные страницы следует только ПОСЛЕ

ДЕМОНСТРАЦИИ ИХ ПРЕПОДАВАТЕЛЮ! 3.6.2. Загрузите начальную страницу и откройте ее область параметров (рис. 7).

Рис. 7. Удаление начальной страницы.3.6.3. Выберите команду Удалить.

Вопросы к практической работе №7.1. Какую архитектуру имеют системы электронного

документооборота на платформе Lotus Notes?

2. Назовите основные типы приложений, которые используются при работе с Lotus Notes.

3. Какие элементы Lotus Notes являются основными?

4. Какие сведения содержатся на начальной странице?

5. Где находится область параметров начальной страницы?

6. Какими способами можно настроить начальную страницу?

7. В чем отличие начальных страниц, созданных разными способами?

8. Для чего служит переключатель, расположенный на начальной странице?

9. Что такое панель запуска?

39

10.Где находится область навигации базы данных, область просмотра, область представления документов?

Практическое занятие №8РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ LOTUS NOTES

1. Цель работыЦелью работы является изучение особенностей работы с базами данных в среде Lotus Notes. 2. Теоретические сведенияСамой важной компонентой Lotus Notes являются базы данных. Базу данных Notes можно сравнить с некоторым информационным архивом, с которым совместно работает большое число пользователей. В этот архив можно добавить новую информацию и очень быстро отыскать необходимую. Как и любая база данных, база данных Notes хранится в файле. Этот файл имеет расширение .nsf и содержит следующие элементы:

документы с данными, которые надо хранить в базе данных;

формы – бланки, которые используются при создании и отображении этих документов;

списки документов, хранящихся в базе данных;

информация о правах доступа пользователей к базе данных;

агенты – специальные программы, предназначенные для выполнения определенных действий в базе данных.

Приведем некоторые наиболее распространенные типы баз данных Lotus Notes. Библиотеки документов. Хранят информацию, которую всегда можно напечатать на бумаге. Вы можете создавать базы данных для хранения отчетов, записок, корреспонденции заказчиков, т.е. практически любых типов документов, которые обычно составляются на бумаге. Библиотека документов может быть собранием спецификаций по технологиям, используемым производственными фирмами, или сборником стандартных контрактов в юридической фирме.Базы знаний. Это могут быть базы данных, содержащие ответы на часто встречающиеся вопросы или исчерпывающую информационную подборку по каждому продукту компании. Почтовый ящик. БД, в которую Notes помещает всю входящую почту. После поступления почты в почтовый ящик ее можно поместить в другие БД.Адресная книга. Содержит информацию обо всех сотрудниках, использующих Notes.

Основная единица хранения базы данных Notes – документ, который является фактически эквивалентом бумажного документа. Разработчик базы данных заранее определяет, какой тип документов должен храниться в базе

40

данных, и проектирует одну или несколько форм для создания этих документов.

Для удобства отображения сведений о документах, хранящихся в базе данных, служат представления и папки – определенным образом организованные списки документов базы данных Notes, с краткой информацией о содержимом этих документов. Каждая база данных должна иметь, по крайней мере, одно представление. Представление документов может содержать список всех документов базы или только некоторой части документов, отобранных в представление по определенному критерию. В представлениях и папках имеются два главных элемента: строки, отображающие документы и категории, и столбцы, отображающие определенную информацию из документов.3. Порядок выполнения работы. 3.1. Загрузите исходную начальную страницу.

Начальная страница по умолчанию содержит 5 основных баз данных, с которыми может работать пользователь Lotus Notes. В режиме автономного использования доступны базы данных «Личный журнал» и «Контакты».3.1. Работа с личным журналом.База данных личного журнала служит для хранения личных документов, которые не предполагается использовать совместно с другими пользователями. Личный журнал может использоваться как дневник, записная книжка или даже как место хранения документов, которые еще не готовы для распределения другим пользователям. База данных «Личный журнал» имеет следующий вид (рис. 1):

Рис. 1. Вид базы данных «Личный журнал».3.1.1. Ознакомьтесь с информацией об этой базе данных, выбрав команду

41

Файл/База данных/Свойства (рис. 2).

Рис. 2. Окно свойств базы данных.

3.1.2. Создайте 3-4 записи в личном журнале. Для этого нажмите на кнопку «Создайте запись журнала» и заполните поля в появившемся окне (рис. 3).

42

Рис. 3. Окно для создания записей в личном журнале.3.1.3. Обратите внимание на сортировку записей по категории и дате. 3.1.4. Создайте папку и переместите в нее одну из записей. 3.2. Работа с базой данных «Контакты».

База данных «Контакты» хранится на клиенте Notes и содержит имена и адреса всех пользователей и групп Notes. Кроме того, эта база данных может содержать сведения и о других адресатах, с которыми общается пользователь Notes. Названия базы данных «Контакты» и «Адресная книга» являются синонимами и ссылаются на один и тот же файл names.nsf.База данных «Контакты» имеет следующий вид (рис. 4):

43

Рис. 4. Вид базы данных «Контакты».3.2.1. Создайте 3-4 записи в адресной книге. Для этого нажмите на кнопку «Создайте контакт» и заполните поля в появившемся окне (рис. 5).

Рис. 5. Окно для создания записей в адресной книге.3.2.2. Обратите внимание на сортировку записей по категории. 3.3. Удаление документов из баз данных.

Для удаления документов (записей) из базы данных «Контакты»

44

(«Адресная книга») выберите нужный документ и нажмите на соответствующую закладку («Удалить контакт»). В колонке слева от документа появится значок «Помечен как удаленный». Физическое удаление производится по окончании работы с базой данных.

Если в процессе работы вы передумали удалять документ, можно его восстановить, повторно нажав на закладку «Удалить контакт». Значок исчезнет.

Если вы хотите немедленно удалить документ, не дожидаясь окончания работы с базой данных, выберите в меню команду Вид/Обновить. Notes физически удалит документы из базы данных.

Если в базе данных нет закладки или кнопки «Удалить…», документы помечаются на удаление нажатием клавиши Del. Повторное ее нажатие отменит пометку на удаление.

Чтобы пометить на удаление несколько документов, укажите на них левой кнопкой мыши, а затем нажмите Del.

3.3.1. Пометьте на удаление по одному документу из баз данных «Контакты» и «Личный журнал».

3.3.2. Отмените удаление одного из этих документов.3.3.3. Окончательно удалите другой документ, не закрывая базу данных.

3.4. Репликация баз данных.Репликация – это процесс синхронизации двух и более баз данных с

целью их упорядочивания. Другими словами, репликация – это копирование БД с сохранением всех настроек. Репликацию необходимо делать, чтобы привести в соответствие две базы данных, в которые были внесены изменения разными пользователями.Репликацию удобно использовать, находясь вне сети организации, поскольку работа в локальной реплике происходит намного быстрее, чем при внесении тех же изменений при удаленном подключении по телефонной линии. Репликация также позволяет пользователям, работающим в различных сетях и различных (физических) местах вызова, иметь общий доступ к последней версии сведений в базе данных. В Notes можно создавать локальные реплики (в автономном режиме) любой используемой базы данных.Репликация может производиться по заранее заданному расписанию.

3.4.1. Произвести репликацию базы данных «Контакты» или «Личный журнал». Для этого откройте базу данных «Контакты» - меню Файл/База данных/Открыть (рис. 6).

45

Рис. 6. Окно открытия базы данных.3.4.2. Создайте реплику этой базы данных (т.е., ее копию) – меню Файл/Репликация/Создать реплику (рис.7).

Рис. 7. Создание реплики базы данных.3.4.3. В появившемся окне изменить название файла БД. При этом название самой базы данных изменить невозможно. В итоге получатся две одинаковые базы данных с одним и тем же количеством документов. В этом можно убедиться, открыв эти базы данных. В списке названий баз данных будут два одинаковых имени баз данных с различными именами файлов.3.4.4.Нажмите кнопку Дополнительные настройки. Просмотрите возможности репликации на всех вкладках появившегося окна (рис.8).

46

Рис. 8. Дополнительные возможности репликации.Не производите никаких изменений, нажмите в этом окне кнопку Отмена, а в предыдущем окне (рис. 7) – кнопку ОК.3.4.5. Закройте текущую базу данных и откройте новую базу данных (полученную реплику). Произведите какие-либо изменения, например, добавьте еще один документ. 3.4.6. Следующий шаг – непосредственно реплицирование. В меню выберите пункт Файл/Репликация/Реплицировать. В появившемся окне выберите пункт «Реплицировать с выбором параметров» (рис.9).

Рис. 9. Запуск репликации.3.4.7. Удалите название сервера, оставив пустую строку (рис. 10). Это делается потому, что в данном случае сервер Domino отсутствует, репликация производится на локальный компьютер.

47

Рис. 10. Параметры репликации.3.4.8. Реплицирование завершено. Ознакомьтесь со статистикой репликации. Теперь в рабочей области под одной иконкой базы данных находится два файла (рис. 11). Откройте эти базы данных и убедитесь в том, что в них содержится одинаковая информация.

Рис. 11. Рабочая область после репликации. 3.5. Создание баз данных с использованием шаблонов Notes.Lotus Notes содержит несколько образцов баз данных (шаблонов), которые можно использовать в качестве исходных заготовок для создания собственных баз данных. Одни и те же команды используются для доступа ко всем базам данных, независимо от типа содержащихся в них данных.3.5.1. В своем рабочем пространстве создайте новую папку, в которой будет находиться закладка созданной базы данных (п. 3.3 лабораторной работы №1).

48

3.5.2. Перейдите в созданную папку и в меню выберите команду Файл/База данных/Создать. В появившемся окне (рис. 12) заполните название базы данных и выберите один из имеющихся шаблонов, например, «Библиотека документов». Шаблоны баз данных Notes имеют расширение .ntf. Обратите внимание, что имя файла базы данных и ее название совпадают, но это необязательное условие.

Рис. 12. Создание базы данных с использованием шаблона.3.5.3. Нажмите ОК. При открытии базы данных в первую очередь

открывается документ «О базе данных», в котором содержится вся необходимая информация о том, для чего предназначена эта база данных, какие документы должны в ней храниться и т.д. Кроме того, часто в этом документе есть вложенный документ – «Работа с базой данных», в котором содержится краткая инструкция для пользователей.

Рекомендуется внимательно изучить оба этих документа.3.5.4. Закрыв документы «О базе данных» и «Работа с базой данных»,

можно перейти к созданию документов. 3.5.5. Создайте несколько документов в этой базе данных.3.5.6. Закройте базу данных и поместите ее закладку в папку на странице

рабочего пространства.3.6. Определение уровня доступа к базам данных Lotus Notes.

3.6.1. В справочной системе найдите информацию об уровнях доступа пользователей к базам данных.

3.6.2. Определите ваши права по отношению к базам данных, с которыми вы работали. Для этого откройте одну из баз данных и выберите команду Файл/База данных/Управление доступом (рис. 13).

49

Рис. 13. Таблица управления доступом.3.6.3. С помощью этой таблицы определите, какие операции доступны

пользователям с разным уровнем прав.3.7. Удаление баз данных.

Базы данных в Notes можно удалить двумя способами:1. Открытую базу данных можно удалить командой Файл/База

данных/Удалить. Notes выдаст предупреждение о невозможности немедленного удаления базы данных, но отменить удаление не позволит. База данных будет удалена после ее закрытия. Перед удалением открытой базы данных настоятельно рекомендуется сначала узнать имя файла (окно Свойства базы данных – рис. 2 лабораторная работа №2). Это связано с возможным наличием реплик базы данных, которые имеют одинаковые названия, но разные имена файлов.

2. Базу данных можно удалить прямо из файловой системы после окончания работы с ней и закрытия Lotus Notes, если предварительно узнать имя файла базы данных (окно Свойства базы данных). Имя папки для хранения локальных баз данных можно узнать, выбрав команду Файл/Параметры настройки, вкладка Основные (рис. 14).

50

Рис. 14. Окно параметров настройки.При удалении баз данных следует помнить, что удаление закладки базы

данных из рабочего пространства не приводит к физическому удалению базы данных.3.8. Завершение работы.

В конце работы УДАЛИТЕ: созданные вами начальные страницы;

все созданные вами документы из баз данных «Адресная книга» и «Личный журнал»;

созданные вами реплики баз данных «Адресная книга» и «Личный журнал», ОСТАВИВ исходные (файлы names.nsf и journal.nsf).

Вопросы к практической работе №8.1. Что такое база данных Notes?

2. Какое расширение имеет файл базы данных Notes, шаблон базы данных Notes?

3. Что такое представление, документ, форма, папка, рабочая область, область просмотра?

4. В чем отличие документа от формы?

5. Что такое репликация?

51

6. Как происходит удаление документов из базы данных?

7. Какими правами обладает пользователь с уровнем доступа управляющий, разработчик, редактор?

8. В чем отличия в правах доступа у пользователя-корреспондента и пользователя-читателя?

9. Есть ли права у пользователя с уровнем доступа «нет доступа»?

10.Как происходит удаление базы данных?

Практическое занятие №9ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

1. Цель работыЦелью работы является ознакомление с пользовательским интерфейсом и возможностями программного средства Domino Designer, предназначенного для проектирования форм документов. 2. Теоретические сведенияСамой важной компонентой Lotus Notes являются базы данных. Основная единица хранения базы данных Notes – документ, который является фактически эквивалентом бумажного документа. Разработчик базы данных заранее определяет, какой тип документов должен храниться в базе данных, и проектирует одну или несколько форм для создания этих документов.Основными элементами баз данных Notes являются формы. С их помощью создаются документы с информацией, которая хранится в базе данных. Форма – это некоторый бланк, который должен заполнить пользователь, чтобы поместить документ в базу данных. Каждая база данных Notes имеет свой набор форм, подготовленных разработчиком базы. Каждая форма имеет свое имя, отображающее, как правило, какой именно документ готовится по этой форме. После открытия базы данных пользователю предоставляется возможность выбрать нужную форму из имеющихся в базе. Например, база данных «Отдел кадров» может иметь формы: «Личная карточка», «Образование», «Паспорт» и т.д. Основными элементами форм являются поля – при создании документов пользователь видит их на экране как некоторые области, помеченные уголками. В поля вводятся данные, которые должны храниться в базе. Пользователь может получить подсказку в нижней строке экрана, какие именно данные и в каком виде вводить в то или иное поле.Также в формах присутствует некоторая текстовая информация, которую в режиме заполнения формы изменить нельзя. Обычно к такой информации относятся названия заполненных полей и разные надписи в форме. Информацию этого рода называют статической, изменить ее можно лишь в режиме редактирования формы, имея определенные права для работы с базой. Форма может содержать и другие элементы, улучшающие наглядность формы

52

и удобство работы с ней – это таблицы, а также графические кнопки и объекты, нажав на которые, можно получить некоторые варианты заполнения полей, или выполнить некоторые действия над формируемым документом, или получить справочную информацию. Эти элементы позволяют выполнить определенные действия над документами и полями. В них могут быть заложены действия в виде простой операции Notes, @формулы или программы на языке LotusScript. Гиперобъекты в виде всплывающих текстов предоставляют дополнительную информацию по использованию формы или документа.Взаимодействие документов реализуется путем включения в формы вложений и связей. Вложения – позволяют присоединить к форме любой файл. Пользователи смогут в каждом документе, созданном по данной форме, извлечь файл или запустить его на выполнение. Связи позволяют обеспечить взаимодействие между документами, представлениями и другими базами данных Notes. Эти связи могут активизироваться при чтении документов и предоставлять дополнительную информацию.3. Порядок выполнения работы3.1. Создание БД без использования шаблона.1. Запустить Lotus Domino Designer.2. В появившемся окне выбрать пункт «Создать новую БД».3. В появившемся диалоговом окне (рис. 1) присвоить название базе данных, задать имя файла (по умолчанию совпадает с названием базы данных) и местоположение – на сервере или локально (при отсутствии сервера выберите «локальный компьютер»). Вместо названия шаблона выбрать –Нет-. Название базы данных должно соответствовать варианту задания, полученного от преподавателя, например, «Заявления в Пенсионный фонд», «Командировочные удостоверения».В базе данных должно быть не менее 2 различных форм документов. Вид электронной формы должен быть максимально приближен к виду бумажного шаблона документа.

53

Рис.1. Окно создания базы данных.Оболочка базы данных создана. Чтобы впоследствии ее открыть в режиме разработки, выберите пункт «Открыть существующую БД» после запуска Domino Designer. 3.2. Проектирование элементов форм.При открытии существующей базы данных или при создании новой Notes по умолчанию предлагает создать форму – открывается соответствующее окно с заголовком «Создать форму». Для создания форм также можно воспользоваться командой меню Создание/Конструктор/Форма. На экране появятся три области: область формы – чистый лист, который в процессе проектирования преобразуется в шаблон документа; область конструктора, с помощью которого создаются элементы формы; область объектов и списков, которая является вспомогательной для области конструктора. Процесс проектирования формы включает следующие основные этапы:

1. Определение атрибутов формы;

2. Проектирование элементов формы;

3. Создание панели действий.

Отладка формы с целью проверки вносимых изменений производится при помощи команды меню Конструктор/Просмотреть в Notes. Это дает разработчику возможность представить, что будет видеть пользователь на экране при работе с данной формой. 3.2.1. Определение атрибутов формы.

54

Атрибуты формы задаются путем выполнения команды Конструктор/Свойства формы (рис. 2).

Рис. 2. Определение свойств формы.На вкладке Сведения о форме можно задать следующие атрибуты:Имя формы – название формы документа (например, «акт о выполнении работ», «контракт» и т.д.);Тип формы – предназначен для выбора типа документов. Возможны следующие типы документов: Документ, Ответ на документ, Ответ на ответ. Большинство документов имеют тип Документ. Это означает, что документы, созданные с помощью данного типа формы, были созданы в качестве исходного, независимого документа. Документ типа Ответ является подчиненным документу типа Документ, документ типа Ответ на ответ является подчиненным документу типа Ответ. Notes поддерживает иерархию ответных документов до 32 уровней.Флажок «Включить в меню» - позволяет включить форму в список форм меню «Создание». В этом случае при подготовке документа пользователь может выбрать форму непосредственно из этого меню.Список Поддержка версий предназначен для выбора варианта создания и сохранения новых версий документа. Возможны следующие варианты:

55

Нет – при редактировании документа новые версии документа не создаются. Все изменения производятся и сохраняются в исходном документе.

Новые версии становятся ответами. В результате можно проследить историю изменений документа.

Старые версии становятся ответами. В этом случае новые версии документа сохраняются как основные документы, а сам документ становится ответным документом. При работе с формой несколькими пользователями возможны конфликты, так как место основного документа только одно.

Новые версии равноправны. Новые версии документов создаются на том же уровне иерархии.

Раздел «Параметры» позволяет определить, что происходит при создании, открытии и закрытии документов, использующих данную форму.Флажок Основная форма базы данных – это форма по умолчанию. Форма по умолчанию предназначена для тех случаев, когда Notes не знает, какую форму использовать при работе с документом. Например, при копировании документа из одной базы данных в другую, Notes должен привести документ в соответствие с одной из форм текущей базы. Если в текущей базе нет формы, по которой создавался копируемый документ, то Notes будет пытаться отформатировать документ по форме, используемой в текущей базе по умолчанию. Если такая форма отсутствует, Notes не сможет выполнить копирование, поэтому одна из форм базы данных обязательно должна быть основной.Флажок Сохранять в документе – эта опция позволяет сохранять копию формы вместе с документом, созданным по данной форме. Это предотвращает ситуации, когда Notes не может скопировать документы из одной базы в другую из-за отсутствия соответствующей формы.Предназначение остальных флажков выходит за рамки данной лабораторной работы, их следует оставить без изменения. Флажок Обработка конфликтов дает возможность настроить многопользовательскую работу с одним документом. Это становится возможным, если в документе разными пользователями были отредактированы разные поля. Если разные пользователи отредактировали одно поле, один из документов сохраняется как конфликтный.После задания атрибутов формы ее нужно сохранить – Файл/Сохранить. В результате выполнения этой команды имя формы появится в списке форм папки Конструктор/Формы в навигаторе базы данных Notes.

56

Рис. 3. Навигатор базы данных.При желании можно отредактировать созданные формы, дважды щелкнув

мышью на ее названии в списке форм папки Конструктор/Формы.3.2.2. Проектирование элементов формыВся информация в документе делится на статическую и динамическую. Проектирование формы можно начать с размещения статического (неизменяемого) текста. Статическая информация – это надписи, которые делают форму более удобной в использовании. Обычно это названия полей, заголовочная неизменная часть документа или некоторая справочная информация. Эта информация вносится разработчиком и в дальнейшем недоступна для редактирования пользователем при заполнении формы документа. К надписям можно применять обычные операции форматирования – выравнивание, задание цвета, типа и размера шрифта. Атрибуты статического текста можно задать в меню Текст/Свойства текста. Динамическая информация создается с помощью полей (рис. 4). Разработчик определяет формат вносимой в поля информации.

57

Рис. 4. Форма документа с различными элементами. Создание поля.Поля – это элементы формы, предназначенные для ввода и отображения данных различного типа. Поля могут находиться в любом месте формы. Они могут быть уникальными для данной формы или общими для нескольких форм базы данных. Общие поля удобно создавать отдельно от какой-либо формы, а затем вставлять в нужные формы. Можно зашифровать данные в полях, добавить электронную подпись, использовать скрытые поля для вычисления данных. Полям можно назначить определенные текстовые атрибуты (цвет, размер и разновидность шрифта), чтобы сделать данные более наглядными.Подведите курсор к тому месту формы, куда вы планируете разместить поле. Выполните команду Создание/Поле. Откроется диалоговое окно Свойства поля (рис. 5).

58

Рис. 5. Окно для задания свойств поля.Атрибуты поля:На вкладке Сведения о поле находятся следующие атрибуты:Имя - имя поля состоит из одного слова (можно использовать буквы, цифры, символ «_»). Имена полей в формах, используемых в текущей базе данных, должны быть уникальны.Тип данных: Текст – содержит текстовую информацию, допускается ввод любых символов.

Время/дата – отображает время/дату в заданном стиле (Notes или в виде стандартного календаря).

Число – содержит числовую информацию в заданном формате.

Следующие пять типов полей относятся к перечисляемым – в полях такого типа содержится несколько значений, которые заранее задаются разработчиком на вкладке Управление (рис. 6).

59

Рис. 6. Вкладка «Управление» для задания атрибутов поля.Пользователь в дальнейшем при заполнении формы выбирает нужные

значения нажатием кнопки мыши. При этом разработчик может выбрать один из 5 возможных вариантов определения списка перечисляемых слов (раздел Значения).

При необходимости можно разрешить пользователю вводить значения не из списка, включив соответствующий флажок. Рассмотрим различные форматы отображения информации в зависимости от типа поля:

1) список с окном. После выбора такого варианта в форме около названия поля появится кнопка с треугольником. При нажатии этой кнопки откроется окно со списком перечисляемых слов (рис. 7).

60

Рис. 7. Вид документа, заполняемого пользователем.2) набор флажков. Выбор этого варианта позволяет в

зависимости от ситуации включать или выключать опции (может быть выбрано несколько значений).

3) набор переключателей. Позволяют выбрать одну из нескольких взаимоисключающих возможностей.

4) список. Аналогичен набору флажков, но значения отображаются в поле с помощью скроллинга (по одному).

5) поле со списком. Аналогичен набору переключателей, но значения в поле отображаются по одному.

Имена – обеспечивает при сохранении документа преобразование введенных имен в более полный формат, позволяющий использовать эти имена в почтовых адресах.

Авторы – содержит список имен, групп, ролей и определяет, кто может редактировать документ, созданный по данной форме.

Читатели – содержит список имен, групп, ролей и определяет, кто может читать документ, созданный по данной форме.

Формат отображения информации для каждого из типов полей

61

определяется на вкладке Управление.Кроме типа поля справа необходимо указать, каким образом будет

определяться значение поля. Возможны следующие варианты: Изменяемое - указывает, что значение поля должно быть введено пользователем вручную.

Вычисляемое. Значение такого поля вычисляется каждый раз при создании документа или сохранении, а также при выполнении команды Вид/Обновить.

Вычисляемое при открытии. Значение такого поля вычисляется каждый раз при открытии документа в режиме редактирования или чтения. Такие поля используются для отображения данных, зависящих от текущего состояния документа, например, от результатов промежуточных вычислений.

Вычисляемое при создании. Значения полей такого типа вычисляются один раз при создании документа. Этот тип полей используется, если начальные значения полей должны оставаться постоянными.

Флажок «Разрешить несколько значений» позволяет указать, что поле может иметь несколько значений. (Не все типы полей позволяют вводить несколько значений).Для повышения степени дружественности интерфейса рекомендуется задавать атрибут «Справка по полю» на вкладке Дополнительно (рис. 8).

Рис. 8. Задание справки по полю.В результате при заполнении поля пользователем в нижней части экрана будет отображаться введенная фраза в качестве строки подсказки. Это может быть информация о назначении и способе заполнения поля. Для отображения строки подсказки на экране в Lotus Notes выполните команду Вид/Отобразить/Справка по полям.

62

Создание подформы.Подформы позволяют объединить постоянно используемые элементы формы в некоторую совокупность, доступную для разработки других форм. Подформу можно добавить в форму при ее проектировании. Использование подформ позволяет экономить время на разработку форм. Любые изменения в полях подформ приводят к соответствующим изменениям в формах, где они используются.Создание подформы аналогично созданию формы. Выполните следующие действия:

1. Создание/Конструктор/Подформа. Откроется окно проектирования подформы, для создания которой используются те же средства, что и для создания формы.

2. Задайте атрибуты подформы – Конструктор/Свойства подформы (рис. 9).

Рис. 9. Свойства подформы.Флажок Включить в окно вставки подформы – указывает, что созданная подформа включается в список ресурсов, который появляется в окне «Вставка подформы». Это окно открывается в результате выполнения команды Создание/Ресурс/Добавить подформу.Флажок Включить в окно создания формы – указывает, что при создании новой формы по команде Создание/Конструктор/Форма автоматически должно открываться окно «Вставка подформы».После того, как подформа создана, ее можно использовать при разработке или редактировании форм текущей базы данных. Находясь в окне проектирования формы, укажите курсором позицию, где должна находиться подформа. Выполните команду Создание/Ресурс/Добавить подформу. Для изменения расположения подформы в форме пользуйтесь буфером обмена. Создание раздела.Разделы используются в формах с большим количеством полей и статического текста, затрудняющих просмотр формы на экране. Разделы можно сделать свертываемыми и развертываемыми, что позволяет сделать форму более компактной и удобной для просмотра. Можно создать раздел с ограниченным

63

доступом.Для создания обычного раздела выполните следующие действия:

1. Откройте нужную форму в текущей базе данных.

2. В форме выделите текст, поля и другие элементы, которые будут входить в раздел.

3. Выполните команду Создание/Раздел/Обычный. В результате создается раздел с заголовком, соответствующим первой строке выбранного фрагмента формы. Если поместить курсор в пустую строку и выполнить ту же команду, будет создан раздел с заголовком «Раздел без имени».

Для редактирования раздела в главном (верхнем) меню появляется пункт «Раздел».

3.3. Создание документа «О базе данных»Каждая база данных должна содержать документ, позволяющий получить определенные сведения о ней – какого типа информация содержится в базе данных, кому она предназначена, кем разработана. Для создания подобного документа проделайте следующие действия:

откройте базу данных в Domino Designer;

в области навигатора выберите Другие/Ресурсы базы данных;

создайте документ «О базе данных».

При открытии базы данных пользователем Lotus Notes именно этот документ должен отображаться в первую очередь. Для этого в Domino Designer выберите команду Файл/База данных/Свойства (рис. 10).

64

Рис. 10. Окно свойств базы данных.Затем на вкладке Запуск выберите из списка «При открытии в клиенте Notes» пункт «Открыть документ «О базе данных».3.4. Создание закладки и значка БД.Каждая база данных должна иметь значок, который помогает быстро отыскать ее в рабочем пространстве. Для этого служит закладка базы данных. Закладка содержит псевдоним базы данных, который по умолчанию совпадает с ее названием, и значок. Можно отредактировать значок, который присваивается по умолчанию, или создать новый. Для редактирования существующей закладки проделайте следующие действия:

щелкните правой кнопкой мыши в области навигатора вашей базы данных и выберите команду «Переименовать закладку…»;

убедитесь, что название базы данных, имя файла и закладка разные;

щелкните правой кнопкой мыши в области навигатора вашей базы данных и выберите команду «Сменить значок закладки…»;

в появившемся окне (рис. 11) вы можете выбрать картинку из предложенного списка, а можете создать свою в GIF-, JPEG- или BMP-формате;

Рис. 11. Окно создания значка базы данных. разместите вашу закладку на «Панели закладок», перетащив ее

мышкой (область панели закладок – узкая серая полоска – располагается слева от области навигатора).

3.5. Заполнение форм (создание документов).Спроектированные и сохраненные формы предназначены для создания

65

документов пользователями. Заполнение форм возможно только в режиме Lotus Notes при выполнении команды Создание/<Имя формы> (рис. 12).

Рис. 12. Вид документа, заполняемого по спроектированной форме.Контрольные вопросы.

1. Что такое форма документа?

2. Из каких элементов состоит форма?

3. Где находится область навигатора базы данных в Domino Designer и что она содержит?

4. Какие типы данных могут содержать поля формы?

5. Для чего служит закладка базы данных и где она располагается?

6. Для чего предназначена подформа?

7. Для чего служит раздел в форме?

8. Какими способами можно создавать документы (заполнять формы)?

9. Какие сведения содержит документ «О базе данных»?

Практическое занятие №10ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЙ И ПАПОК

1. Цель работыЦелью работы является изучение особенностей разработки представлений базы данных с использованием программного средства Domino Designer.

66

2. Теоретические сведенияПредставление и папки – это определенным образом организованные списки документов базы данных Notes, с краткой информацией о содержимом этих документов. Каждая база данных должна иметь, по крайней мере, одно представление. Представление документов может содержать список всех документов базы или только некоторой части документов, отобранных в представление по определенному критерию. По сути, представление – это результат фильтрации всех документов, содержащихся в базе данных, по группе признаков.В представлениях и папках имеются два главных элемента:

1) строки, отображающие документы и категории;

2) столбцы, отображающие определенную информацию из документов.

Какая конкретно информация из документов, и в каком виде она отображается, зависит от того, как спроектированы представления. В представлениях не могут отображаться данные из форматируемых полей, а также графические объекты, за исключением предопределенных значков, указывающих на тип информации.Процесс проектирования представления включает следующие этапы:

1) определение свойств представления;

2) создание столбцов и определение их свойств;

3) определение содержимого столбцов;

4) задание критериев отбора документов.

3. Порядок выполнения работыПрежде чем приступить к выполнению лабораторной работы,

необходимо создать документы (не менее 5-6) в базе данных, разработанной на предыдущей лабораторной работе.1. Отредактировать представление «Без имени», созданное в базе данных по умолчанию. 2. Спроектировать 3 новых представления базы данных таким образом, чтобы в них отображалась информация с разных точек зрения.

3. Использовать при разработке представлений разные стили для оформления заголовков и данных.

4. Использовать при разработке представлений сортировки и простые функции Notes. Использовать разные стили для отображения категорий и документов.

5. Разработать 2 папки и поместить в них документы. Удалить один из документов из какой-либо папки.3.1. Определение свойств представления.3.1.1. Откройте в Domino Designer разработанную вами базу данных (см. лабораторную работу №1).

67

3.1.2. Выберите в области навигатора базы данных строчку Представления. На экране появится строчка с параметрами представления, создаваемого в базе данных по умолчанию (рис. 13).

Рис. 13. Представление базы данных по умолчанию.Это представление «Без имени», в котором содержится только один столбец – порядковый номер документа в базе данных. В этом представлении отображаются все документы, имеющиеся в базе данных вне зависимости от формы, в которой они разработаны. Синий значок слева от имени представления означает, что это представление по умолчанию, его удалить нельзя. 3.1.3. Для редактирования представления дважды щелкните мышкой на его названии. Появится окно свойств представления, аналогичное окну свойств формы (рис. 14).

Рис. 14. Окно свойств представления.Окно свойств представления содержит 6 вкладок, на которых содержатся различные атрибуты и параметры представления. Изменения, сделанные в окне свойств представления, распространяются на все представление в целом.

68

На вкладке Сведения о представлении задаются имя представления, его псевдоним (служит для задания синонимов имени представления и предназначены только для разработчиков), заметки (для напоминаний разработчику), а также тип представления (стандартный – в виде иерархии документов и в виде календаря). Вкладка Параметры содержит следующие флажки:

Использовать при первом открытии базы данных – указывает, что это представление по умолчанию, оно загружается по умолчанию при первом открытии базы данных. Каждая база данных должна иметь представление по умолчанию.

Использовать для новых папок/представления – указывает, что структура данного представления наследуется по умолчанию для создания новых представлений.

Свертывать все при первом открытии базы данных – все категории сворачиваются до самого верхнего уровня, все ответные документы сворачиваются под главными.

Отображать в меню - указывает, что это представление нужно включить в меню Вид. Перечень представлений, включенных в меню Вид можно увидеть только из Lotus Notes.

Также можно задать, какие действия должны происходить при открытии и обновлении базы данных.Вкладка Стиль позволяет настроить внешний вид столбцов и отображаемых данных в представлении – цвет, размер и стиль шрифта, высота строк, обрамление.В дальнейшем к окну «Представление» можно перейти, выполнив команду Конструктор/Свойства представления. 3.1.4. Задайте имя представления и перейдите к пункту «Определение атрибутов столбцов представления».

3.2. Создание столбцов представления и определение их свойств.В столбцах представления находится информация, помогающая пользователю определить нужный документ. В разных базах в столбцах представления может отображаться различная информация. Одни и те же столбцы могут быть использованы в разных представлениях.

После задания имени представления откроется окно проектирования представления, аналогичное окну проектирования формы. Оно состоит из двух основных частей (рис. 15).

69

Рис. 15. Окно проектирования представления.В верхней части находится область столбцов представления. В ней можно добавить или удалить столбец, настроить его размер, задать или изменить атрибуты заголовка столбца и атрибуты текста отображаемых документов. Если в базе уже есть документы, то можно во время проектирования следить за тем, как они отображаются в представлении. Для этого нужно выполнить команду Вид/Обновить или нажать на стрелку, расположенную в крайнем левом столбце. В нижней части экрана находится область конструктора, в которой задаются критерии отбора документов и определяются значения столбцов. Область конструктора делится на две части: в левой части отображаются объекты базы данных, списки существующих полей базы данных, функций и команд, правая часть представляет собой поле для записи формул на языке Lotus Script. Для создания столбцов можно использовать команду Создание/Вставить столбец (столбец добавится перед выделенным в данный момент столбцом) или Создание/Добавить столбец (столбец добавится после выделенного в данный момент столбца). Можно пользоваться правой клавишей мышки, как в Windows. Для удаления столбца нужно выделить его и нажать клавишу Del. Для определения свойств столбца предназначено окно «Столбец» (рис. 16). Чтобы открыть это окно, выделите столбец и выполните команду Конструктор/Свойства столбца или дважды щелкните мышкой по пустому заголовку столбца.

70

Рис. 16. Окно свойств столбца.Окно свойств столбца имеет 6 вкладок.На вкладке Сведения о столбце находятся следующие атрибуты:Заголовок – заголовок столбца (может и не совпадать с названием поля базы данных, откуда берется информация для заполнения столбца). Ширина – для установки ширины столбца (можно пользоваться мышью для выравнивания ширины столбца по размеру заголовка).Флажок Изменяемый размер – если не выбрать этот флажок, пользователь при открытии представления не сможет изменить размер столбца мышью. Список Разделитель значений используется для выбора разделителя, если в столбце отображается какой-либо список.Флажок Показать только ответы – устанавливается только в одном столбце, если в представлении должна отображаться иерархия ответных документов.Флажок Выводить знак развертки, если строка расширяемая – позволяет поместить в представление специальные значки в виде треугольников, указывающие, что строку можно развернуть или свернуть.На вкладке Сортировка (рис. 17) задаются параметры, определяющие все, что связано с упорядочиванием списков документов в представлении, а также параметры, позволяющие отображать некоторые результаты итоговых вычислений по столбцам.

71

Рис. 17. Сортировка информации в столбце. Требует пояснения флажок Щелчок заголовка. Установка этого флажка обеспечивает сортировку столбца «на лету». После его установки в заголовке столбца появляется треугольник, при нажатии на который происходит сортировка документов. При установке этого флажка становится доступным список вариантов направления пересортировки: сортировка по возрастанию, сортировка по убыванию, сортировка в обратном порядке, смена представления.При выборе одного из первых трех вариантов пересортировки становится доступным список Вторичная сортировка по столбцу. При выборе варианта Смена представления можно переключаться в другое представление, просто нажав мышью по соответствующему значку.Вкладка Шрифт задает атрибуты текста документов при отображении содержимого столбцов.Вкладка Заголовок позволяет задать атрибуты текста для заголовка столбца. Вкладка Дополнительный формат (рис. 18) позволяет настраивать формат вывода данных в соответствии с их типом. Можно настроить дополнительный формат для трех типов данных – Число, Дата/время, Имена.

72

Рис. 18. Настройка формата вывода данных в столбце.На последней вкладке Дополнительно есть флажки, позволяющие сделать столбец невидимым для пользователя.3.3. Определение содержимого столбцов.После создания столбца нужно определить его содержимое (какая информация о документе или из документа будет в нем отображена). Для этого в правой нижней части области конструктора в окне ***(Столбец): Значение столбца установите переключатель Показать в одно из следующих состояний (*** - имя столбца): простая функция, поле или формула.Простая функция – в столбце будет отображаться результат выполнения простой функции Notes. При этом в списке в области конструктора появятся 13 предопределенных простых функций (см. таблицу):Таблица 1 - Простые функции NotesПростая функция Возвращаемый результатАвтор(ы) (составное имя)

Полное составное имя автора документа, например, Denis Ivanov\ Intertrust corp.\RU

Автор(ы) (простое имя) Имя автора документа, например, Denis IvanovВложения Количество вложенных файловДата изменения Дата и время последней модификации документаДата создания Дата и время создания документаДлины вложений Список размеров вложенных файловИмена вложений Список имен вложенных файловПорядковый номер Номер документа в представленииПоследнее чтение/правка

Дата и время последнего доступа

73

Размер (байт) Размер документа в байтахСвернуть/развернуть Развертываемость категорииЧисло ответов (1 уровень)

Количество ответных документов 1 уровня

Число ответов (все уровни)

Количество всех ответных документов

Поле – в столбце будет отображаться содержимое некоторого поля из имеющейся в базе данных формы. При этом в списке в области конструктора появятся имена всех полей всех форм базы. Выберите название поля, значение которого вы хотите отобразить (достаточно просто указать на нужное поле мышкой).Формула – в этом случае в столбце отразится результат вычисления по некоторой формуле, введенной в том же самом окне.

3.4. Задание критериев отбора документов в представление.При создании представления в нем по умолчанию будут отображаться все

документы базы данных. Однако можно задать один или несколько критериев отбора документов для отображения их в представлении. Критерий отбора документов определяется в области конструктора в левом нижнем углу окна проектирования представления – в небольшом окне «Объекты и списки».

Выберите вкладку Объекты, далее – строчку Отбор документов. В правой нижней части области конструктора появится окно *** (Представление): Отбор документов.

Существует два варианта использования этой области для задания критерия отбора документов в представление:

1. Простой поиск. В этом случае на экране внизу появляется кнопка Добавить условие. При нажатии на нее открывается окно диалога, с помощью которого можно задать условия отбора документов (рис. 19).

74

Рис. 19. Окно задания условий отбора документов. Например, в представление можно отобрать только документы, созданные по определенной форме. Для этого из списка Условие нужно выбрать вариант По форме и нажать кнопку Добавить.

2. Формула. В этом случае в поле ввода можно задать формулу отбора документов. По умолчанию в этом поле находится формула SELECT @All, в соответствии с которой выбираются все документы. Нужную формулу отбора документов можно выбрать из списка функций и полей в окне «Объекты и списки» на вкладке Списки/@-функции в формуле.

3.5. Создание нового представления. Для создания нового представления перейдите в область навигатора базы данных и щелкните мышкой на строчке Представления. Появится окно со списком представлений. Щелкните по кнопке Создать представление. Появится окно для задания свойств представления и критерия отбора документов (рис. 20). Если в базе данных уже имеется сформированное главное представление, то Notes предложит вам создать новое представление по его образцу.

75

Рис. 20. Окно создания нового представления.Задайте или измените параметры представления:Имя – должно отражать суть отображаемой информации;Список Тип представления определяет возможности просмотра создаваемого представления пользователями Notes. Личное – представление доступно только своему создателю. Автор представления такого типа имеет на него все права. Общее – представление доступно для просмотра всем пользователям, но модифицировать его могут только пользователи с правами управляющего или разработчика, а также пользователь с правами редактора, для которого в таблице прав доступа установлен флажок Создание общих папок и представлений.Установление флажка Общее, личное при открытии означает, что пользователь, открыв представление, автоматически создает свою копию представления и в дальнейшем оно никак не связано с оригиналом. Выберите место для нового представления – позволяет создавать иерархию представлений. Выделите то представление, которое будет являться главным для создаваемого представления. Для размещения представления на верхнем уровне иерархии выберите самую верхнюю строчку. Таким образом, можно создавать иерархию представлений для лучшего упорядочения информации в базе данных. Например, на верхнем уровне иерархии находится представление Приказы, где отображается некоторая общая информация об этом классе документов. На следующем уровне иерархии приказы могут быть сгруппированы в два представления: Приказы\По дате и Приказы\По подразделениям. В Domino Designer при размещении представления на нижнем уровне иерархии в имя представления автоматически копируется имя

76

вышестоящего представления и добавляется значок «\». В Lotus Notes пользователь видит значок развертки (зеленый треугольник) возле вышестоящего представления в области навигатора базы данных (рис. 23). Далее вам предлагается скопировать стиль из представлений, уже имеющихся в базе данных. Это облегчает работу по созданию нового представления. Задайте условия отбора документов в представление (аналогично предыдущему пункту). Кнопка Добавить условие вызывает появление окна «Условия поиска» (рис. 19), с помощью которого также можно задать критерий отбора документов. Эта кнопка становится доступной при неустановленном флажке Отбор по формуле.Установка флажка Отбор по формуле добавляет в окно «Создание представления» две кнопки: Поля и функции (рис. 21) и Окно формул (рис. 22). Эти кнопки открывают окна, с помощью которых можно задать критерий отбора документов посредством формул Notes и с использованием имеющихся полей.

Рис. 21. Окно полей и функций. Рис. 22. Окно для создания формул.

Кнопка Сохранить и настроить позволяет перейти к проектированию нового представления (пп. 3.1-3.4).3.6. Сортировка и использование категорий.При разработке представления целесообразно определить хотя бы один столбец, по значению которого будут упорядочены списки документов. В противном случае документы в представлении будут располагаться в том порядке, в котором они добавлялись в базу.Если на вкладке Сортировка окна «Столбец» (рис. 17) выбран тип сортировки По группам, то Notes позволяет сгруппировать документы, имеющие в столбце одинаковые значения, в группы, у которых появляется общий заголовок – категория. В представлении категории отводится отдельная строка, под которой будет помещен список документов, относящихся к данной категории. Для повышения читабельности столбец, по которому группируются документы, надо расположить первым. Например, в базе данных «Практика» можно сгруппировать списки студентов по месту прохождения практики (рис. 23). Это означает, что все документы со значением столбца, в котором отображается база практики, имеют одинаковое значение. В то же время можно эти же самые документы сгруппировать по

77

признаку руководителя практики, затем по форме обучения студентов (коммерческая или бюджетная), а затем по специальности. Таким образом, может быть получена иерархия категорий до 32 уровней вложенности.

Рис. 23. Вид представления базы данных при использовании категорий.Для создания категории в представлении необходимо выполнить следующие действия:

1) Выберите в представлении место для столбца, по значению которого будут группироваться документы.

2) На вкладке Сортировка (рис. 17) для столбца выберите значение переключателя Сортировка – По возрастанию или По убыванию.

3) Выберите значение переключателя Тип – По группам.

4) На вкладке Сведения о столбце установите флажок Выводить знак развертки, если строка расширяемая.

Для создания иерархии категорий нужно включить в представление несколько столбцов, по значениям которых будут группироваться документы. При этом

78

следует учитывать порядок размещения этих столбцов в представлении, т.е., столбец, который содержит более общую категорию для всех документов, должен стоять первым.3.7. Проектирование папок и работа с документами в папкахПапки аналогично представлениям содержат некоторые списки документов и имеют два основных элемента: строки, отражающие документы, и столбцы, содержащие некоторую информацию из этих документов.Основное отличие папок от представлений заключается в отсутствии критерия отбора документов в папку. В начальном состоянии папка пуста, но в любой момент времени любой документ может быть добавлен в папку, удален из папки или перемещен из одной папки в другую. Перемещение или добавление документов в папку можно осуществить с помощью мыши или команд меню Действия. При этом набор команд меню Действия отличается в зависимости от того, находитесь ли вы в представлении или в папке.Проектирование папок отличается от проектирования представлений только отсутствием необходимости определения критерия отбора документов. Для создания новой папки в области навигатора базы данных щелкните мышкой на строчке Папки. Откроется окно с перечнем папок. Дальнейшие действия и возникающие окна для проектирования папок ничем не отличается от действия и элементов аналогичных окон для проектирования представлений (рис. 24).

Рис. 24. Окно создания папки.Перемещение документов в папку может осуществляться только пользователем в Lotus Notes. Для перемещения документов нужно, находясь в области представления, выбрать мышью один или несколько документов (при наличии категорий в представлении курсор должен указывать на нижний уровень иерархии). Затем выбрать в меню команду Действия/Папка/Переместить в папку (рис. 25).

79

Рис. 25. Перемещение документов в папку.Документы можно также перемещать и копировать из папки в папку. Удаление документов из папок осуществляется в окне соответствующей папки по команде из меню Действия/Удалить из папки. При этом документ удаляется из папки, а в представлении он только помечается на удаление. Контрольные вопросы.

1. Что такое представление базы данных?

2. В чем отличие представления от папки?

3. Что такое категория?

4. Сколько уровней вложенности может иметь иерархия категорий?

5. Приводит ли к физическому удалению документа удаление его из папки?

Практическое занятие №11ДЕЙСТВИЯ, ФУНКЦИИ И КОМАНДЫ NOTES

1. Цель работыЦелью работы является изучение некоторых наиболее распространенных функций и команд Notes, применяемых при разработке базы данных, а также возможностей автоматизации работы пользователей в процессе ведения базы данных. 2. Теоретические сведенияФункции представляют собой оператор, который определенным образом обрабатывает данные и присваивает значения переменной.

80

Функции можно объединить в следующие основные группы:Текстовые - позволяют управлять текстом и преобразовывать данные, представленные в текстовом формате, в другие форматы и наоборот. Позволяют контролировать длину поля, выделять любое количество символов из поля.Математические - работа с числовыми данными.Время и дата - действия над значениями времени и даты. Очень полезны для вычислений значений по умолчанию.Логические - позволяют осуществить выбор. @IF - позволяет строить достаточно сложные логические конструкции, т.к. обладает свойством вложенности.Функции обработки документов – позволяют проводить статистическую обработку документа (например, сколько присоединений имеет документ).2.1. Как получить информацию о функции или команде. При разработке в DominoDesigner форм, представлений, агентов в левом нижнем углу экрана появляется область объектов и списков. На вкладке Списки находится выпадающее меню с тремя опциями:

поля базы данных;

@-функции в формуле;

@-команды в формуле.

Открыв нужный список, найдите функцию или команду, укажите на нее мышкой и нажмите F1 или клавишу Справка. Вы получите подробные инструкции на английском языке о синтаксисе команды или функции с примерами ее применения.2.2. Некоторые функции Notes1. @If(условие1;действие1;условие2;действие2;...;условие99; действие99;иначе_действие)Оценивает условия: если условие истинно (TRUE), Notes выполняет действие, указанное сразу же после условия. Если же условие не истинно (FALSE), Notes переходит к проверке следующего условия и т.д. Если ни одно из условий не истинно, Notes выполняет "иначе_действие". Можно указать до 99 условий и соответствующих им действий, и только 1 действие, которое выполняется, если не соблюдается ни одно из указанных условий. Как только находится условие, оцененное как истинное (TRUE), Notes выполняет связанное с ним действие и игнорирует оставшуюся часть выражения.В своей простейшей форме функция имеет вид: @If(условие; действие; иначе_действие)Примеры @If(CostOfGoods>=12.45;"Сверх бюджета";"Соответствует") Просматривает значения в поле CostOfGoods. Если значение больше или равно 12.45, условие истинно (TRUE), и возвращается строка Сверх бюджета. Если

81

значение меньше 12.45, условие ложно (FALSE) и возвращается строка Соответствует. @If(CostOfGoods>=12.45;"Сверх бюджета";"") В этом примере, если CostOfGoods меньше 12.45, возвращается нулевая строка.@If(CostOfGoods>12.45;"Сверх бюджета";CostOfGoods<12.45;"Соответствует"; "На пределе допустимого") В этом примере @If просматривает значения в поле CostOfGoods; если значение больше 12.45, возвращается строка Сверх бюджета; если нет, Notes переходит к следующему условию. Второе условие также рассматривает значения в поле CostOfGoods, и, если значение меньше 12.45, условие истинно, и возвращается строка Соответствует. Если же значение равно 12.45, Notes выполняет действие "иначе" и возвращает строку На пределе допустимого. 2. @IsNewDoc Осуществляет проверку на новизну документа. Если документ новый, возвращается значение TRUE, если документ уже сохранен в базе данных, возвращается FALSE.Эту функцию можно использовать в сочетании с функцией @If, чтобы задавать заголовок окна создаваемого документа Notes. Пример@If(@IsNewDoc;«Новый документ»;ФИО)В этом случае при создании документа в заголовке окна будет надпись «Новый документ», при сохранении этого документа Notes подставит в заголовок окна содержание поля ФИО.3. @SetEnvironment(переменная;значение) Устанавливает или возвращает значение переменной среды в файле NOTES.INI пользователя. @Environment возвращает текстовое значение; чтобы использовать возвращенную строку для арифметических действий, необходимо преобразовать ее в число с помощью функции @TextToNumber. Имя переменой должно заключаться в кавычки. Если указан перечень переменных, Notes возвращает значения всех переменных в перечне.@Environment удобно использовать для сохранения специфических установок пользователя. Это единственный способ передачи значений из одной макропрограммы в другую. Такая необходимость может возникнуть при заполнении двух форм документов, в каждую из которых требуется ввести одинаковую информацию.ПримерВ базе данных «Рецензии на дипломный проект» содержится 2 формы – «Отзыв рецензента» и «Анкетные данные рецензента». При написании рецензии информация о рецензенте должна появиться в обеих формах, но вводить ее нужно только один раз. Для этого в одной форме, по которой заполняется исходный документ, создается поле изменяемого типа (например, ФИО_рецензента). В другой форме, по которой автоматически заполняется порождаемый документ, создается поле вычисляемого типа (например, ФИО_рецензента_1). Кроме того, в исходном документе нужно поместить кнопку, при нажатии

82

которой будет происходить автоматическое заполнение порождаемого документа. Кнопка должна содержать следующие команды и функции:@SetEnvironment("n"; ФИО_рецензента); - присвоение переменной «n» значения поля ФИО_рецензента.@Command([FileSave]); - команда сохранения исходного документа.@Command([Compose]; ""; "Анкетные данные рецензента") - команда создания порождаемого документа (форма «Анкетные данные рецензента» должна быть создана заранее).Каждая команда и функция начинается с новой строки, каждая строка отделяется друг от друга точкой с запятой. После выполнения указанных команд и функций переменная «n» содержится в файле Notes.ini.В вычисляемом поле порождаемого документа должна находиться следующая формула:@Environment(«n») - для данных текстового типа.Эта функция выбирает из файла Notes.ini переменную «n», считывает присвоенное ей значение поля ФИО_рецензента и подставляет в соответствующее поле порождаемого документа. 3. Порядок выполнения работы.

1. Создать панель действий для формы (использовать как минимум одно системное действие и одно собственное, например, кнопку с командой Сохранить документ (@FileSave)).

2. Создать панель действий для представления (использовать как минимум одно системное действие и одно собственное, например, кнопку с командой Редактировать документ (@EditDocument)).

3. Создать агента для базы данных, который изменял бы значение какого-либо поля в документе или перемещал бы документы из представления в папку.

4. Использовать функцию @If для задания заголовка окна документа и проверки какого-либо условия.

5. Связать два документа в одной базе данных, используя функции и команды Notes и гиперобъект-кнопку.

6. Вложить документ MS Word в документ Notes.

7. Связать два документа из разных баз данных, связать документ с представлением из другой базы данных, связать документ с другой базой данных.

3.1. Панель действий для формы.При проектировании форм можно создавать действия – специальные кнопки, которые расположены на панели действий, расположенной в верхней части

83

окна с документом (рис. 12).Панель действий присутствует на экране постоянно, она не прокручивается вместе с текстом документа. Набор действий в панели является специфичным для каждой формы и определяется разработчиком. Следует помнить, что панель действий для формы определяет только те действия, которые можно производить с текущим открытым документом.Если открыть окно проектирования формы и выполнить команду Вид/Область действия, то справа появится область со списком действий (рис. 26). Если область пуста, в ней нужно щелкнуть правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать команду Добавить системные действия. В Notes есть шесть стандартных предопределенных действий (они помечены звездочкой), которые нельзя удалить. Назначение предопределенных действий Notes сведено в таблицу 2.

Рис. 26. Форма документа с областью действий.Таблица 2.Назначение предопределенных действийДействие НазначениеИзменить документ

Переключение между режимами чтения/редактирования документа

Группировать Классификация выбранных в представлении документовПереслать Отправка почтой изображения документа (открывается

форма почтового сообщения и все выбранные в представлении документы копируются в поле Body этой

84

формы)Переместить в папку

Перемещение выбранных документов в папку

Удалить из папки Удаление документов из открытой в данный момент папки

Отправить документ

Отправка выбранных документов почтой

Для вынесения на панель действий нужного действия из этого списка выделите его и выберите команду Конструктор/Свойства действия (рис. 27).

Рис. 27. Окно свойств действия.Для отображения действия в документе на вкладке Сведения о действии щелкните на флажок Поместить на панель действий. ВНИМАНИЕ! Кнопка с нужным действием отображается только в документе, с которым работает пользователь в Lotus Notes, для разработчика в форме Domino Designer она не видна. Для проверки правильности действий нужно выполнить команду Конструктор/Просмотреть в Notes.В область действий можно добавить свои, разработанные только для этой базы данных. Для этого нужно проделать следующие действия:

1) Откройте форму, в которой надо создать действие.

2) Выполните команду Создание/Действие/Действие….

3) Определите, что нужно сделать при нажатии кнопки. Для этого в области конструктора выберите простое действие

85

либо напишите формулу с использованием @-функций и @-команд.

4) В окне «Свойства действия» на вкладке Сведения о действии задайте основные атрибуты действия – название, значок для кнопки, включите флажки Включить в меню Действия и Поместить на панель действий, укажите позицию в списке.

Вид панели действий можно настроить, выбрав команду Конструктор/Свойства панели действий (рис. 28).

Рис. 28. Окно свойств панели действий.3.2. Панель действий для представления.При проектировании представлений можно создавать действия, расположенные в панели действий представления (рис. 25).Панель действий представления – это непрокручиваемая область в верхней части окна представления. Для каждого представления разрабатывается свой набор кнопок действий. Следует помнить, что панель действий для представления содержит только те действия, которые можно выполнить над документами, не открытыми в данный момент. Панель действий представления создается аналогично панели действий формы.3.3. Агенты

Каждая база данных имеет в области навигатора папку «Агенты». В этой папке перечислены агенты, к которым пользователь имеет доступ в соответствии со своим уровнем. Агент – это программа, написанная разработчиком на языке Lotus Script, автоматизирующая выполнение каких-либо действий в базе данных. Они могут служить для модификации полей сразу

86

нескольких документов, отправки почтовых сообщений, поиска специфической информации, архивирования устаревших документов и т.д. Простейшие агенты могут быть созданы любым пользователем Notes.

Агенты могут запускаться: из меню;

из других агентов;

при нажатии кнопок;

при выполнении действий;

в зависимости от наступления определенного заранее события (например, при поступлении новой почты, создании документов);

по расписанию.

Агенты могут быть личными и общими. Агенты используют те же виды действий, которые применимы к представлениям и формам. Однако, если в случае представлений и форм действия выполняются только в контексте открытого представления или формы, действия агентов распространяются на все документы во всей базе данных.

Создавать агентов можно либо путем копирования и модификации ранее созданных агентов, либо путем использования конструктора агентов.

При создании нового агента нужно в области навигатора базы данных развернуть папку Общий код и щелкнуть мышкой на строчке Агенты или выбрать из меню команду Создание/Конструктор/ Агент. Появится область проектирования агентов (рис. 29), состоящая из двух частей – окна объектов и окна действий, содержащего команды, выполняемые агентом. Далее нужно проделать следующие действия:

1) В окне свойств агента на вкладке Общие задайте имя агента, стараясь, чтобы оно отражало назначение агента или выполняемые действия.

2) Задайте тип агента – общий или личный. Общих агентов могут создавать пользователи с уровнем доступа не ниже Разработчика. После сохранения агента тип изменить нельзя.

87

Рис. 29. Область проектирования агентов.3) В разделе Запуск выберите, когда агент должен запускаться – по

наступлению события или по расписанию. Оставьте по умолчанию опцию При выборе из меню Действия. Установите, с какими объектами будет работать этот агент – со всеми документами в базе данных, только с новыми документами и т.д. (выберите из списка возможных объектов).

4) Закройте окно свойств агента и перейдите к описанию действий, которые должен выполнить агент, в окне (Агент): Действия (правая часть области проектирования агента).

Если вы выберете Простые действия, нажмите кнопку Добавить действие и укажите необходимое действие из выпадающего списка предопределенных действий (рис. 30). Можно выбрать только одно из 14 простых действий. Если вы выберете Формула, то должны будете написать соответствующую формулу с использованием функций и команд Notes, которые можно взять из соответствующих списков окна Объекты (левая часть области проектирования агента).

88

Рис. 30. Окно добавления действия, выполняемого агентом.5) Сохраните и закройте агент.

В результате в области навигации базы данных в папке «Агенты» появится запись об агенте, состоящая из нескольких колонок.Первая колонка содержит флажок для автоматического запуска агентов при наступлении определенных событий.Во вторую колонку – Имя/Заметки в одну строку заносится имя агента, а в другую – комментарий, поясняющий функцию агента.Колонка Триггер содержит краткую информацию о триггере – событии, запускающем выполнение агента. Возможны следующие варианты значений триггеров (табл. 3):Таблица 3Триггер НазначениеМеню Агент запускается из меню командами ДействияСкрытый Агент запускается либо из папки «Агенты», либо из @-

формулыМодифицированные Агент обрабатывает либо новые документы, либо

документы, модифицированные с момента предыдущего запуска агента.

Новая почта Агент запускается при доставке в базу почтовых сообщений

Вставленные Агент запускается при вставке документов в базу из буфера обмена

89

По расписанию Агент запускается по расписанию, и для него определен интервал запуска (от 30 минут до 1 месяца).

Колонка Владелец содержит либо слово «общий», либо имя автора, если агент является личным.3.4. Создание кнопок в форме (задание 5)Кнопки, так же как действия и агенты, позволяют автоматически выполнять набор действий, определенный разработчиком. Разница между кнопкой и действием заключается в способе использования – действия имеет смысл применять, когда необходимые операции должны выполняться над всем документом и запускаться независимо от того, какой фрагмент документа находится на экране. Если же надо определить операции над полем или фрагментом формы, целесообразнее использовать кнопки.При выполнении задания №5 используйте пример №3 из раздела «Некоторые функции Notes».Для создания кнопки выполните следующие действия:

1) Поместите курсор в форме там, где вы планируете разместить кнопку, и выполните команду Создание/Гиперобъект/Кнопка. Откроется окно «Кнопка» со свойствами этого объекта (рис. 31).

Рис. 31. Окно свойств гиперобъекта-кнопки. 2) Задайте параметры кнопки – имя, атрибуты текста и т.д.

3) Определите, какие действия будут выполняться в результате нажатия на кнопку. Для этого в области конструктора для кнопки выберите один из способов – Простые действия или Формула.

4) Дальнейшие шаги по созданию гиперобъекта-кнопки аналогичны шагам, выполняемым при создании агентов.

Есть некоторые особенности запуска простых действий. Все действия Запустить агента происходят в первую очередь. Действие Отправить аннотацию выполняется в самую последнюю очередь и один раз для всей совокупности документов. Остальные действия выполняются в промежутке

90

между этими двумя, причем сначала выполняются все действия для одного документа, затем – все для второго и т.д. Действие Копировать в базу данных выполняется всегда раньше действий, связанных с отправкой почтовых сообщений и модификацией полей документа. Действие Удалить из базы данных выполняется в конце.3.5. Обмен информацией с другими приложениями.При создании документа Notes может понадобиться обращение к дополнительной информации, хранящейся либо в базах Notes, либо во внешнем источнике информации.Если нужная информация содержится в другом документе Notes, можно предоставить возможность пользователю просмотреть ее, читая подготовленный вами документ. Если информация содержится в файле, можно вложить файл в документ таким образом, чтобы читатель документа мог просмотреть содержимое файла или скопировать его.Способы обмена информации, поддерживаемые Notes:

копирование данных в документ Notes;

вложение файла в документ Notes;

импорт файла в документ Notes;

экспорт документа Notes в файл;

внедрение данных в документ Notes и связывание документа Notes с данными из других приложений.

Выбор того или иного способа определяется как возможностями, так и преследуемыми целями.3.5.1. Вложение файла (задание 6)Технология вложения файла используется тогда, когда:

Вы не хотите, чтобы данные становились частью документа Notes.

Файл данных сжат или является системным.

Пользователи могут предпочесть использовать файл с приложением-источником, а не с Notes.

Приложение-источник не поддерживает OLE-технологию.

Чтобы вложить один или несколько файлов, нужно выполнить следующие действия:

1) Установить курсор в любое место формы в режиме проектирования и выбрать Создание/Вложение. На экране появится окно диалога «Создание вложения».

91

2) В окне отобразится список файлов. Выбрать нужный файл (если несколько, использовать клавишу Ctrl).

3) Notes вставит в документ соответствующие пиктограммы по одному на каждый присоединяемый файл.

Теперь при работе с каждым документом, созданным по этой форме, пользователю Lotus Notes будет доступно вложение либо в режиме просмотра, либо в режиме редактирования.3.5.2. Связывание (задание 7).Создавая связь в документе Notes, вы тем самым вставляете указатель на информацию во внешнем файле. Поскольку связь указывает на оригинальные данные, любые изменения в связанном файле отражаются в документе Notes.Связывание имеет смысл в следующих случаях:

Вы хотите централизовать хранение конкретной информации, которой могли бы пользоваться другие.

Исходный файл не будет перемещаться или удаляться (иначе связь придется переустанавливать).

Все пользователи, которым потребуется редактировать информацию, будут иметь доступ к приложению-серверу и исходному файлу на файл-сервере.

Создание связи с документом, представлением и базой данных.Вы можете создать связь с документом, представлением или базой данных Notes, работая в своей базе данных Notes, путем создания соответствующего объекта.Для создания объекта связи документов Notes из разных баз данных выполните следующие действия:

1) откройте в Lotus Notes ту базу данных, с которой вы хотите связать документ в вашей базе данных;

2) выберите связываемый документ;

3) выполните команду Правка/Копировать как связь/С документом;

4) вернитесь в вашу базу данных в DominoDesigner;

5) выберите форму, в которую вы хотите вставить указатель на связываемый документ и откройте ее для редактирования;

6) установите курсор в том месте, где должен находиться указатель;

7) выполните команду Правка/Вставить. В результате Notes поместит в указанном вами месте объект (значок документа той базы данных Notes,

92

связь с которой вы создаете), дважды нажав на который, вы откроете документ;

8) закройте и сохраните форму.

Теперь используемая форма будет содержать значок связи с выбранным документом из другой базы данных, и каждый вновь создаваемый документ также будет включать эту связь. Для проверки попробуйте создать документ по этой форме. По щелчку на объекте связи с документом на экране откроется связанный документ из другой базы данных. Чтобы вернуться в исходный документ, достаточно нажать Esc.Аналогичные действия проделываются, если необходимо связать документ в вашей базе данных с представлением из другой базы данных или с другой базой данных целиком. Для этого нужно выбрать представление или базу данных в рабочей области, а в п. 3) выбрать команду Правка/Копировать как связь/С представлением или команду Правка/Копировать как связь/С базой данных соответственно.

Практическое занятие №12-13«Анализ рынка систем электронного документооборота для заданной

предметной области»Цель: осуществить анализ рынка систем электронного документооборота, осуществлять выбор оптимальной системы для заданной предметной области.Задание:

1. В соответствии с вариантом задания провести анализ рынка современных средств управления документооборотом для заданного типа предприятия/организации.

2. Отобрать наиболее подходящие системы управления документами, выбрать оптимальную с использованием метода анализа иерархий.

3. Подтвердить правильность выбора (привести примеры предприятий схожего профиля, где была внедрена данная система управления документами).

Вариант задания Исполнители (ФИО)

Предприятие легкой промышленности

Коммерческий банк

Некоммерческая организация регионального уровня

93

Государственное учреждение (Пенсионный фонд, налоговая инспекция)

Министерство регионального или общероссийского уровня

Предприятие сферы услуг

Редакция газеты/журнала

Медицинское учреждение стационарного типа (больница)

Образовательное учреждение среднего специального образования

Научно-производственное предприятие

Фирма-туроператор

Конструкторское бюро

Предприятие связи

Автотранспортное предприятие

Строительная компания

Список сайтов фирм-разработчиков некоторых систем электронного документооборота.

1. www . directum . ru 2. www . cognitive . ru 3. www . evfrat . ru 4. www . eos . ru 5. www.inttrust.ru

94

http://www.inttrust.ru/

http://www.eos.ru/

http://www.evfrat.ru/

http://www.cognitive.ru/

http://www.directum.ru/

Практическое занятие №14Инструментальные средства САДД

Евфрат OfficeЦель работы: познакомиться с назначением, составом и основными инструментальными средствами работы с документами в САДД Евфрат Office. Научится создавать папки, картотеки и заполнять их документами.Общие сведенияУправление организациями и предприятиями (фирмами) основано на следующих процессах:• получение информации и ее обработка;• анализ, подготовка и принятие решений;• выполнение решений;• учет и контроль принятых решений.Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как совокупность методов и средств, обеспечивающих и отражающих процессы управления.Программные системы автоматизации ДОУ решают следующие основные задачи:• документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. Их подготовку, оформление, согласование и изготовление);• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);• систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).Евфрат Office - локальная версия Электронного Архива ЕВФРАТ, представляющая возможности для комплексного ведения электронного архива организации. Обеспечивает легкий ввод документов из различных источников, удобную регистрацию и быстрый поиск необходимой информации. Обладает гибкой настройкой, дружественным интерфейсом, системой оптимизированного хранения информации с возможностью переноса базы на другой компьютер. Позволяет работать с документами в локальной сети. Идеальное решение для малого и среднего офиса.Евфрат @SOHO - персональный электронный архив,

95

позволяющий создавать домашнюю базу данных пользователя. Это идеальный недорогой продукт для индивидуального использования, обладающий основными возможностями Евфрат Office. Основное отличие от версии Евфрат Office заключается в максимальном количестве зарегистрированных документов - не более 2000.Евфрат Office версия v9 имеет следующие функциональные возможности:• различные режимы ввода документов в электронный архив;• регистрация и индексация;• средства просмотра и печати;• подсистема поиска;• экспорт данных;• создание, редактирование и печать стандартных форм документов;• создание пользовательских электронных архивов;• контроль исполнительской дисциплины.Главное менюГлавное меню содержит набор основных команд, которые используются при работе в системе Евфрат. Оно расположено вдоль верхнего края главного окна программы и имеет следующие команды:Файл ввод документов и создание новых объектовВид команды управление внешним видом окна и просмотр объектовСервис команды управления рабочим столом, архивации и контроля исполненияПоиск команды поиска документов по заданным реквизитамОпции настройки системы ЕвфратОкна команды управления окнамиПомощь доступ к справочной системеМеню ФайлМеню Файл содержит команды ввода новых документов и создания новых объектов в системе Евфрат:Мастер создания документаВызов пошаговой процедуры ввода новых документов в системуНовый документ Вызов диалогового окна для ввода новых документов в системуНовая картотека Создание новой картотекиНовая папка Создание новой папкиНовый запрос Создание нового запроса для поиска документовНовый реквизит Создание нового реквизита системыОткрыть Ctrl-O Открыть выделенный объектДобавить на сервер Переместить результаты работы на сервер (активна только при работе с серверной базой в режиме клиента)Запустить script Автоматическое добавление новых документов в системуВыход Выход из системы

96

Меню ВидМеню Вид содержит команды управления объектами Евфрата и внешним видом рабочего стола:Панель инструментов Включение и выключение панели инструментовСтрока состояния Включение и выключение строки состоянияДерево папок Включение и выключение окна структуры вложения папок на рабочем столеКартотеки Просмотр и редактирование картотек ЕвфратРеквизиты Просмотр и редактирование реквизитов ЕвфратМеню СервисМеню Сервис содержит команды обслуживания рабочего стола:Выровнять иконки Упорядочивание пиктограмм на рабочем столеОчистить корзину Удаление содержимого корзины (активна, если в корзину помещен хотя бы один объект)Перерисовать окно Обновление окна программыКонтрольная точка Сохранение содержимого базы на текущий момент работыРезервное сохранение в журналЗапись протокола сведений о новых документахВосстановить по журналу Обновление базы по протоколу сведений о новых документахКонтроль исполнения Выполнение запроса контроля исполненияПроверить папки-образы Выполнение проверки изменения документов в папках-образахМастер архивирования Запуск пошаговой процедуры архивирования документов Евфрат с подсказкамиАрхивирование Помещение документов системы Евфрат в архивЗапись в Script Сохранение сведения о документах в script-файлеИзменить пароль Изменение пароля доступа к текущей базе документов (новый пароль вступает в силу при следующем открытиибазы)Меню ПоискМеню Поиск содержит команды поиска документов в системе Евфрат по заданным значениям реквизитов:Расширенный поиск Вызов диалогового окна поиска по сложным запросамПростой запрос Вызов диалогового окна поиска по одному реквизитуПосле выполнения операции поиска создается новая папка с результатами поиска - псевдонимами найденных документов. Если же поиск завершился безрезультатно - ни один из зарегистрированных в системе документов не соответствует критериям поиска – выдается сообщение ”Не найдено ни одного документа”.Меню ОпцииМеню Опции содержит команды настройки системы Евфрат:Настройка Вызов диалогового окна настройки основных параметров системыПеремещенные файлы Настройка директорий для поиска “потерянных”

97

файловНастройка автоиндексацииНастройка автоматического выделения значений реквизитов типа «Дата» из текста документаНастройка вводадокументовНастройка параметров ввода новых документовМеню ОкнаМеню Окна содержит команды управления окнами:Каскад Размещение окон на экране каскадомЗакрыть все Закрыть все открытые окнаСписок окон Переменное (в зависимости от числа открытых окон) количество имен окон. Выбор имени из списка активизируетданное окно (переход в другое окно)Выбор активного окнаМеню ПомощьМеню Помощь даёт доступ к справочной системе:Индекс Вызов справочной системы ЕвфратКак пользоваться помощью Вызов подсказки об использовании системы помощи MS Windows™О программе Евфрат Сведения о версии, регистрации и авторских правах системы ЕвфратВвод пароля Ввод пароля при регистрации системы ЕвфратПанель инструментовПанель инструментов (Рисунок 1) представляет из себя набор кнопок, соответствующих наиболее часто используемым командам меню.

Рисунок 1 – Панель инструментовКнопки инструментов на панели позволяют одним нажатием запустить эти команды вместо обращения к меню. На панели инструментов расположены следующие инструменты:создание нового документасоздание новой папкисоздание новой картотекизапуск поиска документовнастройка режимов работы системызапуск пошаговой процедуры архивирования документовконтроль исполненияочистка корзинырасположение всех активных окон каскадомвыравнивание иконок в активном окнеЕвфрат Office позволяет осуществлять следующие режимы вводадокументов в электронный архив:• единичный и потоковый ввод электронных документов с любого

98

носителя;• импорт из программ MS Office, MS Internet Explorer, NetscapeNavigator и некоторых других;• сканирование бумажных документов и регистрация ихграфических образов, распознавание их фрагментов (поддерживаютсярусский, английский и украинский языки);• интеграция с OCR CuneiForm для одиночного или потоковогосканирования и последующего распознавания бумажных документов(поддерживаются 15 языков);• создание документов по форме;• создание составных документов, состоящих из нескольких разныхпо формату файлов;• автоматическое отслеживание всех изменений (появление новыхфайлов, их изменение, удаление), происходящих с документами вуказанных директориях на локальных и сетевых дисках.Создание нового документаКнопка Новый документ Панели инструментов предназначенадля регистрации в системе новых документов. Нажатие кнопки открываетдиалоговое окно Внесение новых документов. После завершения операциив системе появляются новые зарегистрированные документы (и, возможно,папки), доступные для поиска и любых других действий, предусмотренныхсистемой.При добавлении нового документа появляется диалоговое окно(Рисунок 2) в котором нужно выбрать источник для ввода новогодокумента. Его можно внести: из файла хранящегося на диске локальногокомпьютера или сети, загрузить из глобальной сети Интернет, внестибумажный документ со сканера, создать новый документ в редакторе MSWord или создать новый документ по форме (если они существуют).10

99

При выборе добавления документа из файла хранящегося налокальном компьютере (Рисунок 3) или в локальной сети появляетсядиалоговое окно, в котором указывается путь к файлу.

Рисунок 2 – Окно создания документа

Рисунок 3 – Окно создания документа из файлаСоздание новой папкиКнопка и пункт Новая папка меню Файл создаёт новую папкуна рабочем столе или внутри другой папки, когда она открыта. Привыполнении этой команды открывается диалоговое окно, в котором можно

100

ввести имя для создающейся папки (по умолчанию – "Папка сдокументами"), и создается пустая папка с таким именем.Создание новой картотекиКнопка и пункт Новая картотека меню Файл открываютдиалоговое окно создания новой картотеки (Рисунок 4), пункт Составменю правой кнопки мыши на существующей картотеке открываетдиалоговое окно модификации картотеки. Эти окна выглядят одинаково ислужат одной цели: сформировать требуемый список реквизитов длякартотеки и, возможно, выбрать форму для документов картотеки.Различие только в том, что в результате работы с первым окном будетсоздана новая картотека, а со вторым – изменена ранее созданная.В поле ввода имени картотеки, расположенном вверху диалоговогоокна, можно задать или изменить имя картотеки.В поле Путь к форме показано имя файла формы, используемой длядокументов картотеки, а в поле Имя формы имя, присвоенное этой формепри создании. Если форма не выбрана, то в первом из этих полей отмеченоНет формы, а второе поле пусто. Чтобы выбрать форму, следует нажатькнопку Выбрать и в появляющемся окне выбора формы указать файлформы, связываемой с документами картотеки. Если форма выбрана, тоимена полей вывода этой формы становятся реквизитами документовкартотеки. Эти реквизиты являются обязательными, их невозможноудалить из списка (кнопка Убрать при выборе такого реквизитастановится недоступной). Избавиться от таких реквизитов можно тольковместе с формой, их привнесшей, нажав кнопку Удалить.В правой панели находится список всех реквизитов, имеющихся в

101

системе, а в левой панели – список реквизитов, которые используются вкартотеке. Для новой картотеки он пуст.

Рисунок 4 - Созданная картотекаНеобходимо перенести сюда нужные реквизиты из правого списка,содержащего все имеющиеся в системе реквизиты, с помощью кнопкиДобавить либо двойным щелчком мыши по реквизиту в правом списке, иудалите ненужные с помощью кнопки Убрать либо двойным щелчком пореквизиту в левом списке. Добавленные реквизиты переходят из правогосписка в левый; удалённые – из левого в правый. Кнопка Добавить всепереносит все реквизиты из правой панели в список реквизитов картотеки,а кнопка Убрать все очищает его.Можно также перетаскивать выделенные реквизиты из одногосписка в другой методом Drag-and-Drop. Для этого следует указать навыделенный реквизит курсором мыши и, не отпуская левую кнопку мыши,переместить курсор в другой список.

102

При создании картотеки необходимо внести реквизиты в систему,для этого нужно выбрать пункт Новый реквизит меню Файл, пунктРеквизиты меню Вид открывает диалоговое окно реквизитов системыЕвфрат (Рисунок 5). Реквизиты служат признаками, используемыми припоиске документов, зарегистрированных в системе.В этом окне можно просматривать реквизиты, уже имеющиеся всистеме, редактировать их и создавать новые. Каждый реквизит, помимоимени, имеет тип: текст, число, дата или деньги, и признакоднозначный/многозначный (многозначный реквизит позволяетприсваивать документу несколько различных значений данного реквизита,а однозначный – только единственное). Выбрав реквизит из списка слеваможно увидеть его свойства.

Рисунок 5 – Окно РеквизитыСоздание нового реквизитаКнопки Новый и Модифицировать диалога Реквизиты открываютдиалоговое окно создания нового (Рисунок 6) или изменениясуществующего реквизита.

103

Рисунок 6 – Окно создания реквизитаС помощью этого диалога происходит создание и модификацияреквизита. При модификации не позволяется менять тип и многозначностьреквизита, чтобы не нарушать информацию по уже проиндексированнымпо этому реквизиту документам.При создании нового реквизита укажите его имя, тип (Текст/Целоечисло/Дата/Деньги), Однозначность/ Многозначность (разрешаетзадавать несколько значений или нет). Имя создаваемого реквизитадолжно отличаться от имен уже имеющихся реквизитов, в противномслучае будет выведено предупреждение, что это имя уже использовано, ипока оно не будет изменено, создание реквизита невозможно.Если Вы хотите, чтобы при индексации по этому реквизитуавтоматически подставлялось какое-либо значение в случае, когда Вы самине задали его, нажмите кнопку Значение по умолчанию и введите нужноезначение.Чек-боксы способов индексации реквизита типа Текст позволяютвыбрать, будет ли при индексации учитываться всё Поле целиком какодно значение, и По словам внутри поля, составляющим значениереквизита. Чек-бокс Фиксированный словарь разрешает использовать

104

для реквизита только заранее определенные значения, включенные всловарь. Словари разных реквизитов совершенно независимы. Словарьданного реквизита можно заполнить, нажав кнопку Словарь.Чек-бокс Счетчик позволяет создать специальный реквизит,значение которого формируется автоматически и недоступно дляизменения пользователем. Счетчик может быть создан только дляреквизита типа Текст - Однозначный, и формируется системой Евфратпри индексации каждого нового документа, имеющего данный реквизит,из трех частей: фиксированного префикса, переменного числа ификсированного суффикса. Число при индексации каждого последующегодокумента увеличивается с заданным шагом. Префикс, суффикс и шагзадаются нажатием кнопки Свойства счетчика (эта кнопка появляется наместе кнопки Значение по умолчанию, когда отмечен чек-бокс Счетчик).Чек-бокс Обязательное заполнение означает, что индексациядокумента не будет выполнена, пока реквизиту не будет присвоенозначение. Если этот чек-бокс очищен, то значение реквизиту присваиватьне обязательно.Чек-бокс Включать значение реквизита в имя документа задаетдля индексируемого документа новое имя, являющееся значением,присвоенным реквизиту при индексации.Порядок выполнения работы1. Изучить теоретическую часть лабораторной работы.2. Произвести загрузку САДД Евфрат Office.3. В соответствии с заданием (приложение А) создать систему папок изаполнить её документами.4. Создать реквизиты и картотеки с внесенными в их составреквизитами.

105

5. Предъявить разработанный электронный архив преподавателю дляконтроля.6. Составить отчет по работе. В отчет включить распечаткусозданного рабочего стола САДД Евфрат Office.Контрольные вопросы1. Объясните смысл термина "документационное обеспечениеуправления (ДОУ)"?2. Объясните назначение и основные функциональные возможностиЕвфрат Office?3. Какие существуют режимы ввода документов в электронный архив?4. Какие опции Евфрат Office используются при создании папок,документов, картотек?

106

Практическое занятие №15Создание архива электронных документов в САДДЦель работы: познакомиться с методами создания

электронного архива документов (ЭА) в САДД Евфрат Office. Научиться индексировать документы и заполнять ими картотеки.

Общие сведенияДля осуществления скоростного поиска в системе Евфрат

вся поступающая информация организуется некоторым образом во внутренней базе данных. Эта процедура называется индексацией, и пока документ не проиндексирован, поиск по нему не будет приносить результатов.

ЭА Евфрат Office предназначен для ввода, хранения, поиска и просмотра текстовых и графических документов. Для организации работы в ЭА Евфрат Office применяются регистрационные картотеки и реквизиты документов.

Евфрат Office позволяет осуществлять регистрацию и индексацию, а именно:

• автоматическую полнотекстовую регистрацию (индексация) текстовых документов по всем словам текста с учетом русской морфологии;

• реквизитную регистрацию любых электронных и бумажных документов по любому набору реквизитов (картотеке);

• реквизитную разметку по графическому образу нераспознанного текста (распознавание осуществляется при перемещении мышью фрагмента изображения в реквизит);

• создание любых пользовательских реквизитов и их наборов (картотек);

• создание реквизитов разных типов: с фиксированным словарем;

обязательный для заполнения; реквизит-счетчик (с заданием формата);

реквизит-дата; реквизит-деньги;• средства автоматизации заполнения реквизитов.В делопроизводстве существуют единые требования и

правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, упрощает разработку и внедрение компьютерных информационных технологий

107

документационного обеспечения управления.Реквизиты ⎯ обязательные данные (дата, текст, подпись и

т.д.), установленные законом или положениями для документов; отсутствие в документе хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ для той цели, для которой он предназначен.

Список всех реквизитов для документов управления приведен в приложении Б. Каждый вид документа имеет свой (обычно меньший по объему списка) набор реквизитов. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, печать, которые придают документу юридическую силу. С точки зрения расположения реквизитов, в документе можно выделить три основные части: заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста), основную (реквизиты "текст" и "приложение") и оформляющую (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Различают списки реквизитов картотеки и реквизитов системы.

Список реквизитов картотеки содержит те реквизиты, которые используются в данной картотеке. Если создается новая картотека, то этот список должен быть пуст. В списке реквизитов системы находятся те реквизиты, которые не использованы в текущей картотеке. Когда реквизит добавляется к картотеке, он исчезает из списка реквизитов системы — это сделано для того, чтобы в одну картотеку дважды не попал один и тот же реквизит. Если список реквизитов системы пуст, это значит, что в картотеке уже использованы все реквизиты системы или что в системе не создано новых реквизитов.

Некоторые из реквизитов: "Все слова", "Аннотация объекта", "Имя объекта", «Имя исполнителя», «Имя файла», «Отметка об исполнении», «Оператор создания документа», «Оператор индексации документа» — являются системными и присутствуют всегда, даже если в систему не внесено ни одного документа и не создан ни один новый реквизит.

Присвоение реквизитам документов их значений производится в режимах индексации и автоиндексации. При этом осуществляется регистрация документов в ЭА Евфрат Office.

Пункт меню Индексировать правой кнопки мыши на пиктограмме документа запускает индексацию выбранного документа.

При индексации документов необходимо вначале

108

произвести настройку индексации (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Окно настройки индексацииЧек-бокс "Автоиндексация" ("Индексация по всем словам")

является состоянием по умолчанию соответствующего чек-бокса в диалоге "Создание и корректировка документа" (меню Файл, подменю Новый документ).

Стоп-словарь это словарь общеупотребительных слов,⎯ предлогов и наречий, по которым, как предполагается, вести поиск бессмысленно из-за их наличия в любом документе. Слова из стоп-словаря не включаются в базу, экономя память, но если необходимо искать документ, например, по слову "хорошо", стоп-словарь лучше отключить.

При включенном режиме "Без глаголов" те слова, которые система распознает как глаголы, не включаются в базу.

Диалог настройки (Рисунок 8) автоматически выделяемых реквизитов происходит при выборе пункта Настройка автоиндексации меню Опции.

109

Рисунок 8 – Окно настройки автоиндексацииИдея автоматического выделения значений реквизитов

состоит в том, что в процессе полнотекстовой индексации документа в его тексте возможно по некоторым признакам выделить информацию определённого вида – в данном случае, даты. Когда программа встречает в тексте документа слова «одиннадцатое января», она вносит в список значений заданного реквизита типа «дата» для этого документа значение 11/01/1999.

Данный диалог как раз и управляет этим процессом, именуемым автоиндексацией. Чтобы активизировать автоиндексацию, необходимо отметить чек-бокс Автоиндексировать в реквизит и выбрать в выпадающем списке реквизит, в значения которого будут заноситься обнаруженные даты. Внимание! Этот реквизит должен иметь тип Дата и быть многозначным.

Ниже располагается набор чек-боксов, представляющий различные форматы дат. Отключение/включение в автоиндексацию определённого формата происходит посредством этих чек-боксов. Формат Даты списка представляет из себя набор дат, выраженных посредством заданных выражений.

Если в тексте обнаруживается год, записанный двумя цифрами («в мае сорок пятого»), то к нему автоматически добавляется префикс года. Он должен быть обязательно задан для распознавания года, указанного двумя цифрами. Допускается задание префикса двумя цифрами (для XX века –

110

19) либо четырьмя (1900).Перечисленные типы дат считаются независимыми,

поэтому необходимо отмечать все интересующие типы. Исключение составляют типы «начало, середина...» и «половина, треть...», автоматически включаемые при подключении пунктов «месяц-год», «год», «год-число», «век» и «тысячелетие». Если в тексте встречается временной период, концы которого отмечены датами разных типов, то для его распознавания достаточно, чтобы хотя бы один из этих типов был включен.

Индексировать также можно и по реквизитам картотеки. Для этого необходимо «бросить» пиктограмму документа или папки на пиктограмму картотеки. При этом открывается диалоговое окно (Рисунок 9).

В левой части окна находятся кнопки команд, в средней – список реквизитов и их значений, в правой – панель просмотра документа. В списке реквизитов справа от кнопок введите их значения (выделите реквизит и нажмите на кнопку Новый для создания нового значения).

Значения можно «перетаскивать» мышью из панели просмотра документа в строку реквизита, при этом можно переносить как фрагмент текста из текстового документа, так и фрагмент изображения текста из документа графического – в этом случае выполнится распознавание текста в выделенном фрагменте.

При потоковой индексации, когда индексация выполняется для группы документов или для папки с документами, активны также кнопки Вперед, Назад и Переход, которые позволяют переходить от одного документа к другому.

По окончании ввода значений реквизитов нужно нажать на кнопку Индекс, чтобы выполнить индексацию документов, или Выход, чтобы закрыть окно без индексации документов.

Рисунок 9 – Окно индексации документа по реквизитамПосле индексации документ отображается в картотеке в виде

111

документа со стрелкой .Если при индексации какой либо реквизит был указан неверно тодокумент можно переиндексировать, для этого нужно вызватьконтекстное меню, щелкнув правой кнопки мыши на пиктограммедокумента и запустить повторную индексацию выбранного документа.Для контроля исполнительской дисциплины в Евфратепредусмотрена функция Контроль исполнительской дисциплины. Этафункция позволяет:• постановка заданий исполнителю на контроль• уведомление исполнителя о заданиях, стоящих на контроле• простановка отметки об исполнении• автоматическое фиксирование в реквизитах документаконтрольной и фактической дат исполнения• различные варианты фильтрации документов (исполненные снарушением срока; исполненные в срок; просроченные (неисполненные);документы, которые должны быть исполнены сегодня; документы,которые должны быть исполнены в указанный срок)• отчеты по исполнительской дисциплинеКонтроль исполненияКнопка Контроль исполнения Панели инструментовпредназначена для проверки состояния документов, поставленных наконтроль исполнения. Открывает диалоговое окно контроля исполнения(Рисунок 10), в котором задаются признаки проверки (срок, исполнитель,напоминание).Диалог задаёт параметры поиска, используемого для напоминания одокументах, поставленных на контроль исполнения. Контрольисполнения – это механизм, позволяющий пометить некоторыедокументы и напоминающий пользователю о необходимости совершить сними какие-либо действия (написать ответ, передать документ другомусотруднику). Характер действий может быть указан в аннотациидокумента.

112

Постановка документа на контроль осуществляется помещением(“перетаскиванием”) его в специальную картотеку Контрольисполнения, которая всегда находится на рабочем столе. Чтобыпосмотреть документы, уже стоящие на контроле, нужно открыть этукартотеку, установив на ней курсор и дважды нажав левую кнопку мыши.При постановке документа на контроль ему могут быть присвоенысистемные реквизиты «Дата исполнения», «Имя исполнителя»,«Фактическая дата исполнения», «Отметка об исполнении». Значения этихреквизитов служат признаками для последующей проверки исполнениянеобходимых действий.

Рисунок 10 – Окно настройки контроля исполненияРезультатом выполнения проверки является новая папка спсевдонимами документов, удовлетворяющих заданным условиям. Еслитаких документов не найдено, папка не создается и выдается сообщениеДокументы не найдены. Запуск проверки можно выполнять однократно спомощью вызова данного диалогового окна, или автоматически череззаданные интервалы времени, отметив чек-бокс Напоминать каждые ххх

113

минут.Поставленному на контроль документу можно присвоить признак”Фактическая дата исполнения”, после чего он будет считатьсяисполненным, а также совсем снять с контроля (команды меню правойкнопки мыши на документе).Порядок выполнения работы1. Изучить общую методику выполнения работы.2. Получить у преподавателя задание по лабораторной работе.3. Загрузить САДД Евфрат Office.4. Заполнить картотеки документами и провести их индексацию.Перенести копии документов в картотеку. При переносе каждогодокумента произвести индексацию в соответствии с установленнымиреквизитами. (Заполнить поля реквизитов. Если данных по реквизиту нет,то он не заполняется.)5. Установить автоиндексацию по реквизиту "Дата документа".6. Переиндексировать все документы. Проверить содержаниереквизитов документов, особенно реквизита, созданного приавтоиндексации.7. Исследовать как зависит результат автоиндексации от наличия ирасположения дат в документе и корректность автоматическогоизвлечение реквизитов дат из индексируемого текста. С этой цельюавтоматически проиндексировать в различных вариантах документ,содержащий в тексте несколько групп цифровых данных (например,несколько различных дат). В вариантах индексации изменятьпоследовательность расположения групп цифровых данных в текстедокумента. Результаты индексации сравнить и сделать выводы.8. Предъявить созданные картотеки документов преподавателю дляконтроля.9. Составить отчет по работе. В отчет включить распечатки картотек

114

и реквизитов.Контрольные вопросы1. Что такое индексация?2. Какие виды индексации позволяет осуществить Евфрат Office?3. Какие системные реквизиты вы знаете?4. Какие существуют режимы индексации?5. Как осуществляется настройка индексации и автоиндексации? Объясните назначение и порядок работы в режимах индексации и автоиндексации документов ЭА Евфрат Office?6. Для каких целей в ЭА Евфрат Office применяется стоп-словарь и режим индексации "Без глаголов"?7. Что позволяет осуществить функция контрольисполнительской дисциплины?8. Каким образом происходит постановка документов на контроль и снятие с контроля? Где расположены документы, стоящие на контроле?

Практическое занятие №16Работа с архивом электронных документов в САДД

Цель работы: познакомиться с методами работы с электронным архивом документов (ЭА) в САДД Евфрат Office. Научиться выполнять поиск документов.Общие сведенияПодсистема поиска в Евфрат Office позволяет осуществлять:- полнотекстовый и реквизитный поиск документов по запросу любой сложности с использованием логических операций "И", "ИЛИ", "НЕ"- контекстный поиск - запрос моментально строится по выделенным словам документа в режиме просмотра его текста - скорость поиска в независимости от количества зарегистрированных документов и сложности запроса составляет 3-5 сек.Меню Поиск содержит команды поиска документов в системеЕвфрат по заданным значениям реквизитов:Расширенный поиск Вызов диалогового окна поиска по сложным запросамПростой запрос Вызов диалогового окна поиска по одному реквизитуПосле выполнения операции поиска создается новая папка срезультатами поиска - псевдонимами найденных документов. Если жепоиск завершился безрезультатно - ни один из зарегистрированных всистеме документов не соответствует критериям поиска -

115

выдаетсясообщение ”Не найдено ни одного документа”.Пункт Простой запрос меню Поиск открывает диалоговое окнопоиска (Рисунок 11) с упрощенными возможностями.Возможен поиск только по одному реквизиту, который можновыбрать из выпадающего списка реквизитов в верхней части окна.Для выбранного реквизита можно задать одно значение, еслизаполнить только левое поле ввода (от), или диапазон значений, еслизаполнить оба поля ввода (от и до). В первом случае поиск будет вестисьтолько по одному заданному значению, а во втором – по всем значениям,попадающим в заданный диапазон. Например, диапазон для слов - это все слова, которые в алфавитном порядке находятся между первым и вторымсловами.

Рисунок 11 – Окно осуществления простого поискаЧек-бокс Нормализовать запрос задает способ преобразования словперед выполнением поиска. Если он отмечен, то поиск будет вестись сучетом всех словоформ, соответствующих словам запроса. Если же чек-бокс не отмечен, то будут искаться только точные вхождения указанныхслов.Кнопка Искать запускает выполнение поиска с заданным условием,кнопка Отмена закрывает диалоговое окно с отказом от поиска.Кнопка Расширенный поиск позволяет перейти к окнурасширенного поиска, которое позволяет точнее сформулироватьпоисковый запрос, сочетая несколько реквизитов и логические

116

связкимежду ними.Для создание нового или изменения существующего запроса ивыполнение поиска необходимо нажать на кнопку панелиинструментов, выбрать пункт Новый запрос меню Файл или пунктРасширенный поиск меню Поиск.Диалог поиска (Рисунок 12) служит для составления и запускакоманд поиска по документам системы Евфрат. Возможно сохранениекоманды в виде запроса на рабочем столе с возможностью дальнейшегоиспользования и редактирования с помощью данного диалога.

Рисунок 12 – Окно осуществления расширенного поискаВ левом нижнем углу диалога находится список, содержащий всеприсутствующие в системе реквизиты. Некоторые из них - "Все слова"(слова, содержащиеся в тексте документа), "Аннотация объекта", "Имяобъекта" - являются системными и присутствуют всегда, даже если вы несоздавали ни одного нового реквизита.Верхняя часть диалога содержит собственно запрос в виде

117

спискастрок Реквизит — Диапазон значений. Вставить новую строку можно,выбрав реквизит из списка и нажав кнопку Добавить, либо двойнымщелчком мыши по реквизиту в списке. Строки соединяются между собойлогическими операциями И, ИЛИ и НЕ.Можно вводить значения для диапазона поиска вручную, а можновносить их (двойным щелчком мыши) из списка имеющихся в базе,находящегося в нижнем правом углу. Значения могут быть объединенылогическими операциями И, ИЛИ, и НЕ (КРОМЕ), -- можно использоватьсоответствующие кнопки для вставки операций или вводить их символы:&, | и ~, а также круглые скобки. Пробел приравнивается к операции И; этаоперация имеет больший приоритет, чем ИЛИ. Так, сочетание«СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ | ЛОГИКА» будет воспринято как«(СИСТЕМНЫЙ & АНАЛИЗ ) | ЛОГИКА ».Символ * (звёздочка) имеет смысл «все значения», то есть, если Вызададите для поиска выражение «СИСТЕМ*», то будут найдены всезначения реквизита, начинающиеся с СИСТЕМ... . Символ * вставляетсянажатием кнопки По началу.Можно задать диапазон поиска начальным и конечным значениями.Для текстовых реквизитов в этом случае поиск будет вестисьлексикографическим сравнением, для числовых – численным. Для датсравнивается временной интервал, отмеченный датой, содержащейся вдокументе, и интервал поиска; пересекающиеся интервалы отмечаются,после чего отбрасываются даты, в которых интервал поиска занимаетменее 3/5. (Реально это значит, что, скажем, задав поиск по 1998 году, Выне найдёте документов с датой типа «двадцатый век»). Можно

118

задать * какзначение «бесконечности» одной из границ диапазона: так, «от 100 до *»будет значить «больше 100», а «от * до 100» -- «меньше 100». Смешиватьдиапазон и логические операции не рекомендуется.Кнопка Словарь доступна только при работе в клиентском режиме.Она предназначена для загрузки с сервера значений выбранного реквизита,если этот список достаточно велик. Если значений реквизита немного, топри выборе данного реквизита все его значения загружаются с сервераавтоматически, поскольку это не занимает много времени и незадерживает работу пользователя. Если же значений реквизита больше,чем помещается в списке в нижнем правом углу, то при выборе этогореквизита сначала в списке значений появляется сообщение Словарь незагружен, и чтобы увидеть весь список значений, следует нажать кнопкуСловарь. Тогда эти значения будут загружены с сервера и появятся всписке.На результаты поиска существенно влияет чек-бокс Нормализоватьзапрос. Если он отмечен, то поиск будет вестись с учетом всех словоформ,соответствующих словам запроса. Если же чек-бокс не отмечен, то будутискаться только точные вхождения указанных слов.Если отмечен чек-бокс Сохранить, то команда поиска будетсохранена в виде запроса. Отличие запроса от обычной команды поиска заключается в том, что он сохраняется для последующего использования, его можно впоследствии редактировать и запускать не только для поиска по всем существующим документам, но и для поиска по выделенному подмножеству документов. Для такого поиска, например, среди документов одной папки, достаточно "бросить" эту папку на пиктограмму запроса. Тогда Евфрат будет искать документ, отвечающий условиям запроса только в тех документах, которые были "брошены" на запрос.

119

Порядок выполнения работы1. Изучить общую методику выполнения работы. Получить у преподавателя задание по лабораторной работе.2. Загрузить САДД Евфрат Office.3. Составить запросы на поиск по следующим критериям: а) поиск по значению одного слова в тексте документа; б) поиск по группе слов в тексте (в том числе и при заданной близости слов); б) поиск по одной дате документа; г) поиск по диапазону дат документа; д) поиск по совокупности значений реквизитов документа; е) поиск при сложных логических условиях, используя логические операторы И, ИЛИ, КРОМЕ (условия поиска сформулировать самостоятельно).4. Исследовать, как зависит результат поиска от составления запроса. С этой целью составить несколько различных вариантов запроса и произвести поиск. Сравнить результаты поиска.5. Сохранить и распечатать результаты запросов на поиск документов.6. Составить отчет по работе. В отчет включить распечатки результатов выполнения запросов.Контрольные вопросы1. Какие виды поиска позволяет осуществлять подсистема поиска в Евфрат Office?2. Объясните способы настройки режима поиска документов в Евфрат Office.3. Как осуществить простой поиск?4. Как осуществить расширенный поиск?

120

Индивидуальные задания для самостоятельной работыПрактическая часть

1. Оформить справку о заработной плате с места работы с указанием средней заработной платы в месяц.

2. Составить письмо-напоминание о задолженности.

3. Составить приказ о назначении на должность главного бухгалтера ЗАО «Донстрой» Петрову А. Г., ввиду увольнения главного бухгалтера Иванова Т. П. по собственному желанию. Приказ вступает в силу в 01.01.2014г. Расположить на бланке приказа, завизировать, подшить в дело.

4. Написать заявление о приеме Вас на работу юристом в коммерческую фирму.

5. Составить протокол заседания профкома АО Сарсинский ДОЗ о нарушении трудовой дисциплины начальником цеха 3 Вилисовым А. И. Присутствовали члены профкома Иванов А. Г., Сидоров Г. Д., Гилев С. П. Приглашенные - директор АО Сарсинский ДОЗ Кривоногов Г. Д. и зам. директора Бикурин Е. А. По вопросу выступил председатель профкома Сидоров Г. Д., в своем выступлении он доложил, что начальник цеха 3 неоднократно находился на своем рабочем месте в нетрезвом состоянии, показывая дурной пример своим подчиненным. Предложил объявить выговор Вилисову А. И. с занесением в личное дело, а при последующем нарушении трудовой дисциплины отстранить его от занимаемой должности. Расположить на общем бланке. Подшить в дело.

6. Оформить акт списание имущества.

9. Составить докладную записку о том, что инженер предприятия «Пермнефть» Попов И. К. прибыл из командировки в филиал этого предприятия в г. Чернушка. Командировка имела цель проверки выполнения техники безопасности. В ходе проверки установлено, что не все рабочие обеспечены касками и рукавицами. Расположить на общем бланке предприятия «Пермнефть». Поставить на контроль, наложить резолюцию. Подшить в дело с отметкой об исполнении.

10. Оформить приказ о приеме Вас на работу.

11. Составить объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины. Юрист фирмы «Сириус» Конева И. И. опоздала на работу на 1 час, так как автобус, на котором она ехала на работу, попал в «пробку», а затем сломался.

12. Оформить телефонограмму.

121

13. Составить договор купли-продажи партии газированной воды «Тархун» в количестве 22 ящиков (4000 бутылок) по цене 3 руб. за бутылку сроком на 14 дней, в котором продавец обязуется обеспечить товар сертификатом качества и доставить его на склад покупателя в течение двух дней после предоплаты. Покупатель обязуется обеспечить предоплату в размере 75% от общей суммы до 01.03.2003 и 25% - в течение десяти дней после получения товара, плюс 1% от суммы за каждый день просрочки платежа. За нарушение условий договора сторонами предусмотрен штраф в размере 30% от всей суммы договора, плюс 3% от суммы за каждый день просрочки доставки товара. При условии форс мажорных обстоятельств стороны претензий друг к другу не имеют. Споры рассматриваются в существующем порядке: продавец ЗАО «Лира»; покупатель АО «Русь».

14. Оформить свое резюме.

15. Составить акт на списание материальных ценностей в АО «Велта». Основанием служит приказ директора АО «Велта» № 64 от 25.12.2013 г. о про-ведении инвентаризации материальных ценностей, находящихся на ответст-венном хранении у материально-ответственного лица Петрова С. П. Комиссия провела инвентаризацию и установила, что в связи с износом, поломкой и не-возможностью дальнейшего использования следует списать запасные части к автомобилю ВАЗ-21099: лампочку в фару 1 шт. по цене 10 рублей; ремень ге-нератора 1 шт. по цене 30 рублей; фильтр масляный 1 шт. по цене 30 рублей.

16. Составить справку о том, что В. И.Павлов работал в ЗАО «ВЕНС» технологом с 15.01.2000г. по 01.09.2013г. Его средний заработок за последний год работы составил 15000тыс. руб. в месяц. Адресовать в отдел социальной защиты населения по Московской области. Расположить на бланке для письма, отметив, что имеется приложение на двух листах.

17. Составить гарантийное письмо на имя первого руководителя банка «Заря» с просьбой о предоставлении беспроцентного кредита в 5 млн. руб. сро-ком на один год для приобретения трех автомобилей «ГАЗ-3110».

18. Протокол собрания трудового коллектива.

19. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.2013 по 01.09.2013г. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном со-стоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л. Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход, припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П. И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом

122

уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

20. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о непра-вильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

21. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по про-верке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета до-веренностей.

22. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2013 г. в ОАО «Вымпел». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

23. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

24. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об ито-гах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в вычислительном центре завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и вычислительного центра, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

25. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г. И. письма-запроса, по-ступившего в адрес предприятия два месяца назад.

123

26. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую про-дукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

27. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю пред-приятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

28. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного пред-ставления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

29. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела, руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

30. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Право» о приеме вас на работу помощником юриста.

31. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое место жительства.

32. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего пред-приятия для поступления его в аспирантуру Российской академии правосудия.

33. Напишите заявление о приеме вас на работу ведущим специалистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

34. Напишите заявление о предоставлении вам административного от-пуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите само-стоятельно.

35. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

36. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по соб-ственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

37. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

38. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

124

39. Составьте доверенность от собственного имени на получение заработной платы в кассе предприятия другим лицом.

40. Составьте письмо – просьбу (информация по Вашему усмотрению).

125

V УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

Рекомендуемый список литературы

Основная литература

1. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и

делопроизводства : учебник для бакалавров : учебник для студ. вузов / И. Н.

Кузнецов. - М. : Юрайт, 2012. - 576 с.

2. Правовая информатика. Теория и практика : учебник для

бакалавров / ред. В. Д. Элькин. - М. : Юрайт, 2013. - 334 с. - (Бакалавр. Базовый

курс). - Гриф МО

3. Рассолов, И. М. Информационное право : учебник для студ. вузов /

И. М. Рассолов. - М. : Юрайт, 2011. - 440 с. - (Магистр). - Библиогр. в конце

глав. – ГРИФ

Дополнительная литература

1. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное

обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение

документов: Учебное пособие. - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2003. - 67 с.

Электронный ресурс. Режим доступа: http://window.edu.ru/resource/901/36901

2. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного

обеспечения управления: Конспект лекций. - Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та,

2008. - 159 с. Электронный ресурс. Режим доступа:

http://window.edu.ru/resource/751/59751

126

VI МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ДИСЦИПЛИНЫ

1 Требования к аудиториям (помещениям, местам)

для проведения занятий:

Стандартно оборудованные лекционные аудитории для проведения

интерактивных лекций: видеопроектор, экран настенный (переносной) и др.

оборудование.

2 Требования к оборудованию рабочих мест

преподавателя и обучающихся:

Видеопроектор, ноутбук, переносной экран.

Программное обеспечение: пакет офисных программ; LotusNotes,

DOMINO DESIGNER, ЕФРАТ.

3 Средства обеспечения освоения дисциплины

Средства обеспечения Вид средства1. Обучающие программы на компьютере2. Оценочные контроль-тесты3. Тесты самоконтроля4. Динамические слайды

Компьютерная программаПакет документовПакет тестирующих материаловКомплект схем

127

VII МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Данные методические рекомендации необходимы студентам для

эффективного изучения дисциплины и организации самостоятельной работы.

Прежде всего, студентам необходимо ознакомиться с тематикой дисциплины, а

также со списком литературы. После лекционных/практических занятий и

ознакомления с предлагаемой литературой студентам необходимо попробовать

ответить на вопросы, а также обсудить ситуационные задачи.

Планирование времени на самостоятельную работу, необходимого на

изучение данной дисциплины, студентам лучше всего осуществлять на весь

семестр, предусматривая при этом регулярное повторение пройденного

материала. Материал, законспектированный на лекциях, необходимо дополнять

сведениями из литературных источников, представленных в рабочей

программе.

Для расширения знаний по дисциплине рекомендуется использовать

Интернет-ресурсы: проводить поиск в различных системах и использовать

материалы сайтов, рекомендованных преподавателем на занятиях.

128

files.informio.rufiles.informio.ru/files/main/...programmnoe_obe.docx · Web viewжен...

Documents

Transcript of files.informio.rufiles.informio.ru/files/main/...programmnoe_obe.docx · Web viewжен...